LE PROCÈS VERBAL

I. Procès-verbal : définition

Un procès-verbal (PV) est un document écrit. Il retranscrit des échanges verbaux ou

dresse un constat. En principe, le PV est signé au moins par la personne qui l'a rédigé. Il
peut aussi être signé par la personne dont on retranscrit les propos ou les actes, ou par la
personne à laquelle le PV est destiné. Le PV peut être établi en plusieurs exemplaires,
destinés à différentes personnes.

Il existe diverses catégories de procès-verbaux. Ils sont établis dans le cadre d'activités
privées ou publiques. Normalement, leur caractéristique commune est qu'ils sont
obligatoires : telle autorité publique est tenue légalement de rédiger un PV dans tel cas,
telle assemblée générale doit légalement faire l'objet d'un PV etc.
II. L’importance du procès verbal pour la bonne gouvernance des sociétés:

Le procès verbal est un document essentiel pour l’avenir des sociétés qui doit s’attacher à
formaliser les décisions prises. Il est d’autant plus important que son absence peut être
sanctionnée par la nullité des délibérations prises, selon l’article L 235-14 du code de commerce.
L'intérêt d'un PV est qu'il peut servir de preuve. C'est particulièrement le cas quand il revêt un
caractère officiel et qu'il est établi par une autorité publique.
 III. Les règles de rédaction des procès verbaux:
 Un modèle de procès-verbal pour formaliser les délibérations du conseil:

Un procès-verbal du conseil d’administration représente la retranscription des discussions et

décisions de la séance. Il établit, à travers un document écrit, le compte rendu des points abordés
lors d’une séance. Il va ainsi servir de « mémoire » pour la société, être archivé et utilisé pour
mener des actions. Il est donc essentiel qu’il puisse à travers un certain formalisme organiser les
différents sujets évoqués par les administrateurs.
Un modèle de procès-verbal s’avère alors d’une grande aide pour définir une façon de présenter au
mieux le contenu de chaque réunion. La réglementation n’impose pas de format particulier. Il
appartient à chaque entreprise de déterminer son propre type de PV pour retranscrire avec le plus
d’exactitude possible les délibérations des membres du conseil.
 La concision, la clarté et la neutralité au cœur des règles de rédaction d’un PV:

Le PV d’une séance du conseil est un document bref, explicite et impartial. Il se doit d’éviter
toute longueur, toute ambiguïté, inexactitude et imprécision. Il ne laisse à aucun moment
entrevoir l’opinion du rédacteur. Son écriture doit chercher l’efficacité, avec des mots bien
choisis et parfaitement clairs. Sa rédaction se veut être la plus précise possible avec l’ajout
d’éléments factuels, tels que les chiffres et les dates.
Le modèle de procès-verbal doit alors servir de cadre à la rédaction pour éviter de retranscrire
l’ensemble des discussions des administrateurs et rester sur une version résumée des débats. Il est
ainsi une aide précieuse pour éviter tout texte inutile qui ne correspond pas à cette exigence de
concision et de précision. Il va accompagner le rédacteur dans la juste évocation des discussions
et des résolutions, en toute objectivité, sans interférence avec les opinions des administrateurs
exprimés lors de la réunion.
 La signature des procès-verbaux pour en figer l’élaboration:

Le modèle de procès-verbal se complète par le rédacteur après la réunion du conseil

d’administration. Il peut se référer à ses notes, voire éventuellement à
l’enregistrement audio de la séance. S’il n’est pas sûr de la bonne compréhension de
certaines interventions d’administrateurs, il peut solliciter leur éclaircissement. Le
document écrit est ensuite soumis à l’approbation du conseil d’administration lors de
sa séance suivante.
Durant toute cette phase de rédaction, le PV peut être corrigé, amendé ou amélioré.
Mais, une fois validé, il est paraphé et signé par le Président. Aucune modification ne
peut alors lui être apportée. Si le conseil souhaite tout de même en changer la
rédaction, un amendement au procès-verbal devra être établi.
 Les principaux points de l’ordre du jour à inclure dans le PV:

Grâce à un modèle de procès-verbal, il va être plus aisé d’inclure dans le texte le compte-
rendu des principales discussions et décisions prises. Pour ce faire, il doit largement suivre les
différents items de l’ordre du jour. Il ne s’agit pas de reprendre l’ensemble des échanges, mot
pour mot, mais bien de faire une sélection des sujets les plus prégnants.
Chaque société peut, selon son souhait, définir sa propre ligne en matière de rédaction.
Certaines reprennent amplement les discussions entre administrateurs afin d’encourager les
débats d’idées. D’autres, pour une efficacité maximale, synthétisent rapidement les échanges
lors des séances. Il est plus essentiel de pouvoir inclure les suites à donner aux résolutions
avec les éventuelles délégations d’autorité
 Les mentions obligatoires de l’en-tête d’un modèle de procès-verbal:

Lors de l’élaboration du modèle de procès-verbal, il faut prévoir d’y inclure certaines

informations obligatoires. Il est, tout d’abord, nécessaire de dénommer et identifier la société
ainsi que de mentionner qu’il s’agit d’un conseil d’administration. De plus, il est nécessaire
de préciser de quelle réunion il s’agit en notant sa date, son lieu ainsi que les heures de début
et de fin de la séance.
Enfin, il est indispensable de parfaitement lister le nom de toutes les personnes présentes,
représentées et excusées. Leurs arrivées et leurs départs en cours de séance doivent aussi être
parfaitement reportés. Il s’agit pour l’essentiel des administrateurs. Retranscrire avec
exactitude leur présence est un élément très important tant en matière de rémunération que
d’évaluation. L’atteinte du quorum est un élément majeur à signaler après la liste des
administrateurs présents ou représentés.
  Comment élaborer un modèle de procès-verbal ?

Pour plus de facilité à rédiger le P.V après chaque séance, il est préférable de s’appuyer sur
Le modèle de procès-verbal ci-dessous :

Procès-verbal du conseil d’administration n°X

 Désignation de la société (nom, forme juridique, montant du capital

social, adresse complète, numéro SIRET)
 Le conseil d'administration de la société s'est réuni le [date et heure de la
réunion] conformément à ses statuts.
 Le Président du conseil d’administration a convoqué les administrateurs à
la séance le [date d'envoi].
 Les personnes présentes étaient : [liste des présents]
 Les personnes représentées étaient : [liste des représentés mentionnant les représentants]
 Les personnes absentes excusées étaient : [liste des excusés]
 Le Président du conseil d’administration a constaté que le quorum était atteint et qu’ainsi
le conseil pouvait délibérer. Il a déclaré la séance ouverte assisté du secrétaire de séance.
 Le Président a rappelé qu'il convient d'approuver et signer le procès-verbal de la dernière
séance. Le conseil a approuvé le procès-verbal de la précédente réunion.

Selon l’ordre du jour de la réunion, les questions suivantes ont été examinées par les
administrateurs qui ont voté les résolutions afférentes :
Première résolution : [Texte de présentation]
Cette résolution a été adoptée par [nombre de voix] sur [nombre total de voix] ou à
l'unanimité.
Deuxième résolution : Etc.
Le Président a déclaré que l'ordre du jour était épuisé et que la séance était levée. Il ne reste
qu’à signer le procès-verbal.
Exemple de P.V