Le procès-verbal

Le procès-verbal est considéré comme un document officiel qui relate ce qui a été discuté et décidé au cours d'une
réunion ou de toute autre séance. Il est rédigé par un ou une secrétaire de séance, dont le rôle est de rapporter les
faits le plus fidèlement possible sans exprimer Son avis personnel ni tirer de conclusions.
Le procès-verbal est un témoignage écrit et formel à caractère authentique de ce qui, selon la jurisprudence, a été
fait, dit ou constaté. Il est soumis à une forme réglementaire. Il est destiné à servir éventuellement de preuve
devant les juridictions du droit public ou privé. Le procès-verbal peut être établi par d'autres personnes que les
fonctionnaires de l’état, à différentes occasions, dans des domaines variés. Lors d'assemblées statutaires ou
réglementaires, le document rédigé est un compte rendu appelé procès-verbal. Il constitue une preuve de ce qui a
été dit et du respect des formalités obligatoires. Par ailleurs, le procès-verbal de commissions est soumis à
l'approbation par la même assemblée lors de la réunion suivante.

Un procès-verbal peut concerner une ou plusieurs personnes

Par nature, un procès-verbal est signé à minima par l’individu en charge de sa rédaction. Il peut également
être validé par la signature de l’individu concerné par le contenu retranscrit, ou par l’individu à qui le
procès-verbal est destiné. A noter qu’un même procès-verbal peut être destiné à plusieurs individus
différents.

Plusieurs types et catégories de procès-verbaux

Il existe plusieurs types de procès-verbaux. En effet, un procès-verbal s’établit en fonction d’une activité
privée ou publique. La seule caractéristique commune qu’ils partagent est : telle autorité publique est
obligée par la loi de rédiger un procès-verbal dans tel cas, ou encore, telle assemblée générale doit par
obligation légale faire l’objet d’un procès-verbal, etc.

 Par exemple, parmi les différentes catégories de procès-verbaux, on peut citer :

 Le procès-verbal de réunion de CE (Comité d’entreprise)

 Le procès-verbal de l’inspection du travail, venue constater une infraction au
Code du Travail
 Le procès-verbal d’une AG (assemblée générale ou de conseil d’administration)
 Le procès-verbal suite à une renonciation à une succession
 Le procès-verbal dans le cadre d’une infraction au Code de la route
 Le procès-verbal attestant le dépôt d’une plainte
 Le procès-verbal dans le cadre d’une enquête judiciaire, concernant l’audition
d’un témoin

Ainsi, un procès-verbal trouve tout son intérêt dans le fait qu’il est recevable en tant que preuve. C’est
notamment le cas lorsque le procès-verbal possède un caractère considéré comme officiel, et qu’il est
rédigé par une autorité publique par exemple.
La différence entre le P.V (Procès-Verbal) et le compte rendu de réunion

Les termes procès-verbal et compte rendu sont souvent considérés comme synonymes. La distinction
entre les deux termes tend à disparaître.

Le compte rendu s’apparente au procès-verbal lorsqu’il relate le déroulement d’une séance. Il se présente
le plus souvent de la même manière, mais il diffère du procès-verbal par son caractère moins officiel et
une moins grande rigidité dans la description des faits mis en cause. Il rappelle l’essentiel des discussions
et des décisions qui ont fait l’objet de la réunion. Contrairement, le procès-verbal relate de façon
succincte les délibérations et les décisions d’une assemblée. Il est étroitement lié à l’ordre du jour de la
réunion. Il est rédigé au présent de l’indicatif, sauf lorsqu’il s’agit de faits passés ou d’événements futurs.

 L'étape préparatoire
La rédaction du procès-verbal consiste à prendre des notes, aussi succinctes mais aussi complètes que
possible, concernant tout ce qui s'est dit lors du déroulement de la réunion. La qualité du procès-verbal
est dans ce cas fonction de la précision avec laquelle les notes ont été prises. Il s'agit pour le rédacteur ou
fa rédactrice de cerner l'essentiel des interventions et de le consigner par écrit de la façon la plus concise
possible.
Il faut en outre apporter une attention particulière à la manière dont les notes sont prises : notation claire
des titres et sous-titres et du système de numérotation, changement de page pour chaque idée traitée,
utilisation d'abréviations compréhensibles, recueil de tableaux ou autres documents fournis, selon le cas,
par les intervenants, etc.

 La rédaction du procès-verbal
Elle consiste, pour le ou la secrétaire de séance, à mettre en forme ces notes prises tout au cours des
délibérations. Il doit relater les faits d'une manière parfaitement objective, sans jamais prendre parti, sans
commenter ni intervenir personnellement. Il doit en outre présenter le document selon les conditions de
forme particulières exigées par ce type de communication. On note trois grandes parties.

a) L'entrée en matière, qui comprend :

 le titre (Procès-verbal de la réunion.,., tenue le... )
 la liste nominative des personnes présentes, des membres absents, et au besoin, des invités,
conférenciers, etc. Dans les assemblées, on met plutôt en annexe une liste des présences que
chaque participante et participant est invité à signer
 l'indication des noms et qualités du président ou de la présidente et du ou de la secrétaire de la
réunion.
b) Le résumé des débats, qui inclut:
 l'adoption de l'ordre du jour
 l'approbation du procès-verbal de la réunion précédente
 la synthèse des propos échangés pour chaque point inscrit à l'ordre du jour suivant
l'ordre des discussions

 Les textes des propositions et des décisions doivent toutefois être reproduits intégralement, en spécifiant
le nom des personnes qui présentent et appuient ces propositions. Dans la formulation de la proposition, il
importe de toujours faire mention du ou des motifs qui la sous-tendent ou la justifient. De plus, si l'on
procède à un vote, on fait état du nombre de personnes qui se sont prononcées pour ou contre la proposition.
On mentionne également le nombre de personnes qui se sont abstenues.
 c) Les éléments de conclusion, qui comprennent:
 l'indication de la date éventuelle de la prochaine réunion
 la mention de l'heure à laquelle la séance est levée
 la signature du ou de la secrétaire de séance
 parfois, une petite remarque placée au bas du procès-verbal, invitant les intervenants à apporter
des modifications au texte si, à leur avis, celui-ci ne reflète pas l'exactitude des propos tenus.

 Le style du procès-verbal
Il doit être simple et objectif. Le ton neutre est de mise. Toutes les idées sont bien résumées et condensées,
ne laissant percevoir aucune intervention du rédacteur. Les phrases sont simples, les mots utilisés sont
choisis en fonction de leur précision et de leur justesse et la ponctuation est appropriée.

Mentionnons enfin que le texte est rédigé à l'indicatif présent, que l'on évite l'utilisation du pronom
personnel « je » et que l'on place entre guillemets les paroles rapportées textuellement de « un des
participants ou participantes ». Dans les autres cas, on transpose dans un ton neutre les propos tenus de
façon familière ou grossière.

 La présentation matérielle du procès-verbal

Elle doit être impeccable; elle suit l'ordre logique des trois séries d'éléments fondamentaux (entrée en
matière, résumé des débats et éléments de conclusion) et accentue la structure logique du texte à l'aide
d'un bon système de numérotation et de titres et sous-titres appropriés. On veillera en outre à mettre en
évidence le texte des propositions (numérotation, encadré, caractère différent, etc.).