Chapitre IV : Le procès-verbal (PV)

Le procès-verbal est un témoignage, un document écrit et formel qui relate authentiquement ce

qui a été fait, dit, vu, entendu ou constaté. Il est destiné à servir éventuellement de preuve ; il
sert à « faire foi ».
Concis et précis, il ne comporte ni jugement, ni point de vue de son rédacteur, ni encore
éléments non observés ou constatés. Il existe plusieurs types de procès-verbaux utilisables à
différentes occasions et dans des domaines variés :
 le procès-verbal de passation de service ;
 le procès-verbal d’enquête d’un agent, d’un policier, … ;
 le procès-verbal d’inspection ;
 le procès-verbal d’huissier ;
 le procès-verbal de réception ;
 etc.
Pour les conseils d’administration, les associations, les syndicats, etc. il s’agit d’un document
relatant ce qui a été dit ou fait au cours d’une réunion statutaire. On parle, dans ce cas, de procès-
verbal de réunion, procès-verbal d’assemblée, ou de procès-verbal de délibération, etc.

I. La rédaction
En raison de son caractère authentique, elle doit être très précise. Elle se présente sous la forme
d'un exposé objectif de faits précis et exacts. Il contient également les mentions obligatoires ci-
après :

La rédaction du procès-verbal obéit au plan suivant :

1. L’introduction ou l’entrée en la matière
Elle comporte les éléments ci-après : le titre (Procès-verbal) suivi de l’objet, de la phrase
introductive indiquant la date et l’heure en toutes lettres, la dénomination de l’organe en
réunion, les prénoms, nom et qualités des membres du bureau de séance, l’ordre du jour, la liste
de présences, d’absences justifiées (ou représentées) et de procuration dûment établies.
2. Le corps du procès-verbal ou le développement
Il relate, sous forme de paragraphes nettement distincts, avec précision :
- Les faits constatés, questions traitées (inscrites ou non à l'ordre du jour) ;
- Un relevé précis des décisions ou avis arrêtés par l’assemblée.
3. La conclusion
Dans le cas d'une réunion, la conclusion se borne à mentionner l'épuisement des questions
portées à l'ordre du jour, à préciser l'heure de la clôture de la séance et, éventuellement, la date
et lieu de la prochaine séance.
Pour être valide, le procès-verbal doit être lu, approuvé et signé par tous les participants.
II. La présentation du procès-verbal
Exemple de procès-verbal (à titre illustratif)

PROCES-VERBAL DE LA REUNION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE

L’UAM DU 15 JUILLET 2023.

Partie introductive

L’an deux mille vingt-trois et le quinze du mois de juillet, à huit heures, les membres du conseil
d’administration de l’Université Amadou Mahtar Mbow (UAM), légalement convoqués par
lettre n° …….. en date du six juillet deux mille vingt-trois, se sont réunis à la salle de conférence
du Rectorat, en session ordinaire, sous la présidence de Monsieur Youssouf Fall (Président de
séance), Président du Conseil d’administration.
Etaient présents :
- M. Youssouf Fall, Président du Conseil d’administration
- Pr Issa Sall, Président du Conseil académique
- Dr. Ibrahima Digane, Représentant du PER
- M. Saliou Diouf, Représentant du PATS
- M. Ousmane Sall, Représentant des étudiants
- etc.

Absents excusés :
- ………………………
- ………………………
Secrétaire de la séance : Mme Nafy Ngom

A la suite de la vérification du quorum qui est largement atteint, Monsieur le Président du

Conseil d’administration a déclaré la séance ouverte et donne lecture de l’ordre du jour ci-après:
- ……………………………………………………..
- …………………………………………………….
- ………………………………………………………

CORPS DU PV

I. Faits constatés, questions traitées

…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………...

II. Relevé précis des décisions ou Avis arrêtés par l’assemblée

…………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………………
Conclusion du PV

Le Conseil d’administration, après en avoir délibéré, approuve les décisions à l'unanimité des
membres présents ou représentés. L'ordre du jour étant épuisé, la séance est levée à 13 heures
45.