CHAPITRE III : LE PROCES-VERBAL

Le procès-verbal est un acte écrit qui relate un fait, une situation, un

événement, une réunion de la façon la plus objective possible. Il a force de
preuve devant un tribunal ; il devra donc porter la signature du rédacteur et être
soumis à l’approbation des parties concernées.

La production de ce document constitue une obligation pour bon nombre

de réunions, par exemple les conseils d’administration, l’assemblée générale
annuelle des actionnaires d’une société anonyme ou encore les réunions de
comités d’entreprise.

A – Les mentions obligatoires

Le procès-verbal de réunion contiendra obligatoirement les mentions
suivantes :

- La date et l’heure, le lieu, la nature de la réunion ;

- Les noms et prénoms des personnes présentes, éventuellement ceux des
personnes absentes qui se sont fait excuser ou qui ont donné pouvoir à
l’un des présents pour les représenter. Les noms sont le plus souvent
assortis de la qualité des personnes : administrateur, président, etc. ;
- L’ordre du jour, tel qu’il figurait dans la convention à la réunion ;
- Le déroulement de la séance et le détail des décisions prises.

Le procès-verbal est signé par le secrétaire de séance et quelquefois

émargé par les personnes présentes. Le procès-verbal rédigé, son texte sera
soumis aux participants pour approbation, la plupart du temps, lors de la séance
suivante.

B – La rédaction du procès-verbal
Le plan est extrêmement simple puisque le procès-verbal doit être le fidèle
reflet de la réalité, suivant la chronologie des points abordés au cours de la
réunion.

Une bonne présentation du procès-verbal est indispensable pour en

faciliter la lecture. Les titres des points à l’ordre du jour sont repris.

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La mise en évidence des textes des propositions et des décisions est
recommandée pour en indiquer l’importance et attirer le regard du lecteur. Pour
ce faire, on peut :

- utiliser des encadrés, des caractères gras ou des mises en retrait ;

-utiliser de préférence des feuilles blanches (A4) avec "en-tête" indiquant le nom
et les coordonnées (avec éventuellement le logotype) de l'organisme dont
dépend l’agent. Laisser une marge (obligatoire) d'environ 1/3 de la largeur de
chaque page ;

- rédiger avec de l'encre noire pour la qualité des photocopies et pour limiter les
possibilités d'altération ;

- paginer obligatoirement en indiquant le n° de la page en haut de chaque page ;

- traiter le texte en indiquant les chiffres (dates, nombres, heures…) en toutes

lettres (sauf dates de naissance et immatriculations). Dans le texte, ne laisser ni
blanc, ni lacune, et notamment ne pas laisser d'interligne ;

- faire des phrases courtes et simples pour la clarté du texte. Pour la description
des faits, utiliser la première personne "Je" ou le "Nous" de modestie. Pour
rapporter les faits et gestes ou citer les déclarations de l'auteur de l'infraction,
utiliser le style direct ou indirect. Par exemple : "M. X a…" ou "l’animateur de
la réunion a…") ;

- pour l'identification du PV, il doit obligatoirement être numéroté. Le numéro

sera indiqué sous le titre du procès-verbal ;

- pour les pièces jointes, si le PV comporte des pièces jointes (photos, carte de
localisation, rapports scientifiques…), il convient de les numéroter et de faire
apparaître sur chacune d’entre elles le n° du PV auquel elles se rattachent.