LA CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE http://directeurs.scola.ac-paris.

fr Quelques conseils pralables : Faire un plan pour aider choisir et hirarchiser les informations de l'essentiel au dtail: 1. Votre introduction rappelle l'objet de la lettre (courrier prcdent, affaire concerne). 2. Le dveloppement fournit des explications ou expose vos arguments. 3. La conclusion fait apparatre la dcision prise, la solution adopte ou une proposition expose clairement. Tenir compte de votre destinataire: il n'a pas forcment connaissance de l'affaire. Reformuler votre demande dans le cas d'une rponse pour replacer les faits dans leur contexte. Pour convaincre, mieux vaut lister ses arguments des plus valides aux moins valides. Choisir ses mots en fonction de votre destinataire en vitant les termes techniques. Pour respecter la lisibilit : 1. Faire des phrases courtes 2. Dvelopper une ide par phrase. 3. Bannir le jargon du spcialiste Allger les phrases en rduisant le nombre de subordonnes 1. Veiller l'quilibre des paragraphes 2. Veiller faire apparatre la pagination et les renvois en annexe 3. Pour viser l'efficacit, allez l'essentiel limiter la redondance 4. Citez tous les faits tels que vous les avez observs : donnez des chiffres, des dates ou des statistiques chaque fois possible 5. Utilisez des formules positives

Le style administratif : la correspondance administrative Etre courtois Etre objectif Etre clair Etre logique Etre responsable Employer le vocabulaire administratif la charte graphique de la lettre administrative Le logo Le lieu et la date Ladresse Laffaire suivie par Lobjet La rfrence Les pices jointes La formule d'appel dans l'angle suprieur gauche, il permet d'identifier l'administration d'o mane le document dans l'angle suprieur droit suivi de la date d'expdition en entier sous le lieu et la date : indication de l'autorit qui adresse la lettre, l'intitul et l'adresse du destinataire, faire apparatre la marque de la voie hirarchique permet d'identifier l'interlocuteur avec le numro de poste figure gauche et mentionne la question traite (un objet par lettre) sous l'objet pour rappeler les documents antrieurs auxquels se reporte le rdacteur; leur nombre est port au bas de la premire page du texte gauche et elles sont jointes en annexe Madame..., Monsieur...,

Les formules de rdaction utiliser Signature Elle est appose en bas du document droite par le dtenteur de l'autorit ou par : 1. Signature par dlgation 2. Signature par autorisation 3. Signature par ordre 4. Dans tous les cas, le signataire fait apparatre son nom

les formules de rdaction usuelle Les formules introductives J'ai l'honneur d'accuser rception de votre lettre du... Comme suite votre lettre du... En rponse votre lettre du... J'ai l'honneur de vous faire connatre que... J'ai l'honneur de vous rendre compte... J'ai l'honneur de vous faire parvenir... J'ai l'honneur de vous exposer... J'ai l'honneur de vous demander de bien vouloir... ( un suprieur hirarchique) Les formules de demande emploi des verbes: rendre compte de, exposer , solliciter de, proposer de, prier de bien vouloir ( un suprieur hirarchique) Les formules pour exposer des faits utiliser le prsent de l'indicatif: ajouter, constater, observer, signaler, confirmer, prciser, souligner, considrer, noter, rappeler utiliser les formules: je me permets de..., je crois devoir..., je prends acte..., je crois devoir attirer votre attention... (formule autoritaire) utiliser des formules plus souples: je prends note..., je ne manque pas de..., je n'ignore pas que..., je ne pers pas de vue... Pour exprimer une impossibilit: il ne saurait vous chapper que..., vous ne sauriez ignorer que... Des mots outils d'une part..., d'autre part... ; en premier lieu..., en second lieu... ; non seulement..., mais... ; tout d'abord..., ensuite..., enfin... ;par ailleurs...; en outre... titre d'information, titre exceptionnel... cependant...; mais...; toutefois... Ds maintenant...; d'ores et dj...; sans dlai... La conclusion aussi..., dans ces conditions... , en consquence... il convient de..., il y a lieu de..., il parat souhaitable... je vous serais oblig...; je vous serais reconnaissant...;je vous saurais gr... Quelques expressions Par lettre vise ...Par lettre rappele en rfrence... Afin de...; a propos de... Je vous saurais gr... J'ai l'honneur de vous rendre compte... Rsoudre un problme Demander que...; informer que... La formule de politesse Je vous prie d'agrer, M..., l'hommage de mon respectueux dvouement.

Je vous prie de croire, M..., l'expression de ma considration distingue.

A propos de la valeur juridique d'un courriel, (Pierre PEREZ, juriste la DT) : La Loi 2000-230 du 13 mars 2000 portant adaptation du droit de la preuve aux technologies de l'information et relative la signature lectronique prcise que : La valeur probante d'un crit lectronique est quivalente celle d'un crit sur support papier. (Art. 1316-3. - L'crit sur support lectronique a la mme force probante que l'crit sur support papier). Comme tout crit, sa valeur comme preuve dpend bien entendu de la certitude sur l'identit de celui qui crit et sur le fait que son message n'est pas dform (Art.1316-1. L'crit sous forme lectronique est admis en preuve au mme titre que l'crit sur support papier, sous rserve que puisse tre dment identifie la personne dont il mane et qu'il soit tabli et conserv dans des conditions de nature en garantir l'intgrit). A dfaut de contestation sur l'identit et sur le contenu de l'crit, l'crit lectronique s'impose comme vrit (parfois comme engagement) entre les parties concernes. En cas de contestation : Art. 1316-2. - Lorsque la loi n'a pas fix d'autres principes, et dfaut de convention valable entre les parties, le juge rgle les conflits de preuve littrale en dterminant par tous moyens le titre le plus vraisemblable, quel qu'en soit le support. Le dossier joint suit le mme raisonnement. Le fichier de demande est un lment de message, sauf en cas de contestation portant sur l'identit de l'metteur et sur le contenu.

D'autres questions se posent, mais qui sont indpendante de la valeur probatoire de l'crit lectronique. Le fait que les mels se perdent en chemin ou n'arrive pas destination: Un juge peut tre amen croire celui qui prtend ne pas avoir reu le ml en question, ou qui tout simplement affirme ne pas avoir consult sa messagerie. L'accus de rception facilite l'intime conviction du juge. Le fait de certains formalismes ne soient pas respects: Par exemple, si une cession de droits d'auteurs doit se faire par crit, donc possiblement par messagerie lectronique, pour tre valable ce type de contrat quelque soit sa forme doit contenir des clauses obligatoires incontournables sous peine de nullit de contrat. NB / Le raisonnement se fait ici en termes gnraux, dans le cas d'espce, il peut exister une rglementation spcifique (que je ne connais pas) au code du travail ou au statut des personnels ne prvoyant qu'une seule et unique procdure : l'envoi par courrier.