1.

Formules et conseils généraux

a. Formules introductives
 Faisant référence à un élément précédent
 J'ai l'honneur d'accuser réception de votre lettre du...
 Comme suite à votre lettre du..., à votre demande du...
 En réponse à votre lettre du..., à votre demande du...
 Par lettre du...
 Par lettre rappelée en référence...
 Par votre communication téléphonique du...
 Conformément à la circulaire n°... du...
 Vous avez attiré mon attention sur...
 Vous avez bien voulu appeler mon attention, me signaler...
 J'ai été saisi de...
 J'ai été tenu informé de...
 Vous m'avez signalé que...

 Ne faisant pas référence à un élément précédent

La lettre peut être introduite par "J'ai l'honneur..." suivie selon le destinataire
par
 d'appeler votre attention sur...
 de vous informer de...
 De vous faire connaître que...
 La question m'a été posée de savoir dans quelle mesure...
 II a été porté à ma connaissance que...
 II m'a été signalé que...

 Pour une correspondance adressée à un supérieur

 De vous rendre compte...
 De vous faire parvenir...
 De vous exposer...
 De vous demander de bien vouloir...

 Pour une correspondance adressée à un égal ou un subordonné

 De vous adresser...
 De vous rappeler...
 De vous demander de vouloir bien...
 De vous faire connaître que...

b. Formules de demandes
On retrouve les distinctions hiérarchiques dans l'emploi des verbes

 le supérieur...
 Informe
 Fait savoir à
 Fait connaître à
 Fait observer à
 Demande à
 Prie de vouloir bien
  Engage...

 Le subordonné...
 Rend compte de
 Expose à.
 Sollicite de
 Propose de
 Prie de bien vouloir...

c. Formules d'exposition (termes précis)

 Verbes à l'indicatif présent
 J’ajoute je confirme je considère
 Je constate j'estime je note
 J’observe je précise je rappelle
 Je signale je souligne
 Ces verbes à l'infinitif sont souvent précédés de : je me permets de, je
crois devoir, je ne peux que...
 D’une manière plus autoritaire
 Je prends acte...
 Je crois devoir attirer votre attention...
 Je ne sous-estime pas... mais...

I. PRESENTATION D’UNE LETTRE

1. Définition :
La lettre administrative est un écrit adressé par l’administration à un destinataire pour
l’informer ou pour lui faire part d’une décision.
Cet écrit peut être une réponse à une demande d’un administré ou bien l’administration et son
destinataire fait partie d’un ensemble d’écrits émanant de l’administration qui permet à celle-
ci de fonctionner.

2. La forme de la lettre administrative :

Elle comporte les éléments suivants:
a. le timbre : figure dans l'angle supérieur gauche du document. Il a pour objet
d'identifier l'administration dont émane le document.
b.  Le lieu d'origine et la date figurent dans l'angle supérieur droit .
N.B. : La lettre en forme administrative n'est jamais adressée directement à un fonctionnaire
subordonné, mais à l'autorité responsable.
Une lettre en forme administrative fait apparaître la marque de la voie hiérarchique.
c.  l'objetfigure à gauche. C'est la mention très succincte de la question traitée.
Rappel: une lettre ne traite que d'un objet.
d. la référence se place sous l'objet. C'est un rappel des documents antérieurs auxquels
se reporte le rédacteur.
Rappel: ne pas multiplier les références.

3. Le fond

Quelle soit de forme administrative ou personnelle, la lettre obéit aux mêmes règles de
rédaction.
a. L'introduction :
_ Présente l'affaire, la question ou le problème que l'on va traiter, de façon rapide et complète,
résumeles idées essentielles de la demande,
_ Doit toujours reprendre l'ensemble des éléments nécessaires à la parfaite compréhension
duproblème posé, mais aussi brièvement que possible,

b. Le développement :

 Examine sur le fond, l'affaire, la question ou le problème traité. C'est dire

l'importance del'argumentation qui s'appuiera sur les textes réglementaires et
législatifs mais aussi sur les faitsréels,
 Expose les faits et les arguments de manière progressive (c'est-à-dire des moins
importants à ceuxqui justifient la décision),
 Respecte la lettre des cinq "C" : clair, complet, concis, convaincant (objectifs),
correct (poli, d'unebonne tenue).

c. La conclusion :

 C’est l'aboutissement logique de l'introduction et du développement,

 Fait connaître, d'une manière précise et sans ambiguïté possible, la décision de
l'administration (quela réponse soit affirmative, négative ou d'attente),
 Les expressions "vouloir bien" et "bien vouloir" sont souvent employées dans les
formules de conclusion.
 II est bon de préciser que :
 L’expression bien vouloir donne une idée de déférence, de courtoisie. Elle est
utilisée par lesubordonné s'adressant à son supérieur,
 Vouloir bien est un commandement caché. Celui qui l'utilise veut obtenir gain de
cause. Ainsi, c'est lesupérieur qui l'emploie en s'adressant à un subordonné. En
 effet, l'adverbe "bien" suivant le verbeaccentue la signification de celui-ci.

4. Type de lettres :
Il existe deux type de lettre :
 La forme personnelle : s’applique dans le cas d’échanges de courrier entre
administration et un particulier, étranger à l’administration
 Lettre administration : réservée à l’échange de correspondance à l’intérieur
de l’administration ou entre administrations.
 5. La forme

Zone N°01
(Désignation de l'expéditeur)

Zone N° 02
(Nom et adresse du destinataire)

Zone N° 03
(Références, objet, pièces jointes, lieu et date)

Zone N° 04
(Texte ou corps de la lettre)

Marge de gauche
Marge moyenne
de droite

Zone N° 06
(Renseignement complémentaire)