Cours de Relations Prof. Internes 1 Et 2

IUSTY COURS DE RELATIONS PROFESSIONNELLES, NIVEAU
ENSEIGNANT
II : M. NDZANA ALPHONSE.
INTRODUCTION GENERALE
Dans toutes entreprises ou institution, il existe toujours en situation de travail,

des échanges du personnel : Relations Professionnelles Internes. Ces échanges
sont le plus souvent constants entre d’une part, les employés et leur hiérarchie
ou leurs collaborateurs (TITRE I) et d’autre part, des échanges
professionnels avec son employeur (TITRE II) Ces échanges se font pour la
plupart de temps par lettre La lettre est donc un véritable entretien par écrit. Les
échanges par lettres en entreprises sont fonction des motifs, c’est ainsi qu’on
peut distinguer : les lettres à titre d’information, de demande d’information, de
sanction, de félicitation, d’observation…. Ainsi, mieux s’exprimer par écrit dans le
cadre des relations professionnelles est un pari que tout apprenant doit
absolument gagner.
TITRE I : LE COURRIER INTERNE
Les échanges professionnels sont de plus en plus constants entre les employés et
leur hiérarchie ou collaborateurs. Dans la pratique, ces échanges écrits sont
matérialisés aussi bien par des comptes rendus (CHAPITRE I), les rapports
(CHAPITRE II), les procès-verbaux (CHAPITRE III) que les circulaires (CHAPITRE
IV), les convocations et invitations (CHAPITRE V) et les notes (CHAPITRE VI). Il
convient pour plus de maitrise de passer en revue chacune de ces
correspondances.
ENSEIGNANT
CHAPITRE I : LE COMPTE RENDU
INTRODUCTION
Le compte rendu est un écrit dans lequel l’auteur relate d’une manière
détaillée et concise un évènement, une situation de fait, une discussion…. Il
peut être établi soit au cours de l’exposé, soit à posteriori en utilisant des
données recueillies (notes prises, enregistrements). Rendre compte, c’est
exprimer objectivement, exactement, concrètement ce dont on a été témoin.
En somme, le compte rendu est un document descriptif, qui sert à rendre
compte des faits ou évènements que le rédacteur a pu constater ou d’activités
qu’il a accomplies ou auquel il a été mêlé.
I) OBJECTIFS ET CARACTERES GENERAUX D’UN COMPTE RENDU
Il importe d’examiner ses différents objectifs (A) avant d’envisager ses principaux
caractères (B)
A) Les objectifs d’un compte rendu
Le compte rendu permet de :
- Rappeler les points essentiels qui ont été abordés et les décisions prises
(compte- rendu des assemblées générales) ;
- Informer l e s p e r s o n n e s q u i n ’ o n t p a s a s s i s t é sur un
évènement. (Compte-rendu de conférence ou visite…) ;
- Informer le responsable et lui permettre de suivre et de contrôler la
réalisation d’une mission. (Compte-rendu de mission).
En somme, le compte rendu obéit principalement à un objectif de relation ou
d’information. Il est fréquemment responsable de l’exécution de la tâche qui lui
a été confiée.
B) Les caractères généraux des comptes-rendus
Il fait appel aux procédés de la description et sa relation respecte de ce fait,
les principes déterminés. Le rédacteur d’un compte rendu-rendu doit faire preuve
de qualité morale.
1- Les qualités morales du rédacteur :
Le rédacteur doit reporter les faits objectivement sans prendre parti, sans
interpréter, sans formuler des conclusions personnelles ou de manière directe à
l’intention des destinataires, proposition d’action. S’il lui arrive de commenter les
faits exposés, c’est pour mieux les définir ou les situer.
2- Qualités de fond et forme :
Le compte-rendu doit être sobre, complet, précis, exacte et détaillé autant que
nécessaire, mais sans remplissage inutile. L’objet du compte-rendu est de
renseigner celui qui le lit. Il est essentiellement descriptif. Le compte-rendu peut
être oral ou écrit ; il n’existe pas de forme particulière.
ENSEIGNANT
Le compte-rendu écrit est toujours signé ; il est établi au cours de l’évènement
ou à posteriori grâce à la mémoire, aux notes ou à l’enregistrement du
déroulement des faits. Mais, il est utile de rédiger le compte-rendu dès que
possible afin d’en relater exactement les circonstances, car on oublie les détails
importants lorsqu’on attend trop longtemps
La rubrique ‘’divers’’ dans un compte-rendu de réunion n’est développée que si
elle l’a été effectivement.
II) LA STRUCTURE D’UN COMPTE-RENDU
Le compte rendu a trois parties à savoir :
A) Introductio
n
Les éléments d’introduction varient selon qu’il s’agit d’un compte rendu de
réunion, de mission, d’activité etc. pour le compte rendu de réunion, il doit être
très bref et doit préciser les circonstances qui ont motivé la rédaction du compte-
rendu (lieu, date, personne, présentes et absentes, raisons de l’absence,
président de séance, rapporteur, intervenants, l’ordre du jour, programme…)
B) Le développement
On expose les faits sans les interpréter ; l’exposition des faits est relatée selon
l’ordre du jour, le programme, l’ordre d’exposition selon le cas peut être :
- Analytique ou chronologique : Les questions examinées point par point
et selon l’ordre de participation des intervenants. C’est ce que l’on appelle
compte rendu exhaustif ou in extenso
- Synthétique : Il regroupe ici les principales idées débattues sans tenir
compte de l’ordre d’intervention des orateurs, ce qui permet une
compréhension plus facile et plus rapide du compte-rendu.
- Mixte : Encore appelé la formule intermédiaire ; dans certains cas, la
relation littérale de certaines interventions s’imposent : on les cite entre
guillemets en indiquant l’auteur.
C) Conclusio
n
Elle est constituée par l’exposé du dernier fait relaté. Par exemple : la levée de
la séance par le président ou la fixation d’un nouveau rendez-vous. La conclusion
d’un compte-rendu n’est jamais le résumé de ce qui est écrit. Quelque fois cette
conclusion n’est pas utile.
III) PRESENTATION MATERIELLE
Cette présentation est fonction de la forme (A) et du fond (B)
A) La forme
Il n’existe plus de forme de présentation, celle-ci varie en fonction du
compte rendu ; toutefois, on y retrouve les mentions ci-après :
- Le service émetteur (contre la marge de
gauche)
ENSEIGNANT
- Mention « compte-rendu » suivi de l’objet et de la
date
- La date (après le texte)
- Le bloc signature
- Le nom et fonction des
participants
B) le fond
Il peut être rédigé sur papier libre ou à en-tête. Il n’a pas de règles de
présentation et s’annonce par son titre de « compte rendu ». Il précise la
séance et ne comporte pas d’objet, lorsqu’il est rédigé sur papier en-tête. Sa
présentation doit être aérée et comporter des titres de paragraphe pour
faciliter la lecture et les annexes si nécessaire. Le style est narratif et
généralement impersonnel.
IV) LES TYPES DE COMPTES RENDUS
On en distingue trois types :
A) Le compte rendu d’évènement ou de faits
L’événement peut être un accident, une visite ou tout autre fait. C’est généralement
un témoignage à postériori, c’est-à-dire après l’évènement. Le rédacteur n’a pas eu le
loisir de prendre quelques notes ou enregistrement pendant l’événement. Il est alors
conseillé de rédiger le compte rendu, dès que possible pendant que les faits sont bien
présents à la mémoire. Nous avons deux variantes qui sont : Le compte-rendu
d’accident (1) et le compte rendu de visite (2).
1) Le compte rendu d’accident :
Il indique :
Les circonstances de l’accident, le lieu, l’heure, la date
Le renseignement sur la victime : qualité, emploi, état
civil
Les conséquences et mesures résultant de l’accident
Noms des témoins (s’il y en a eu)
La photo et signature du rédacteur
Certains c o m p t e s rendus sont établis sur des imprimés, c’est le cas des
déclarations de sinistres dans les compagnies d’assurance.
2) Le compte-rendu de visite
Il décrit avec exactitude les différentes articulations d’une visite, de même que
les faits saillants.
B) Compte rendu de mission :
On peut également l’appeler compte-rendu d’activité ou d’exécution.
Il est détaillé et chronologique : c’est la narration par un agent ou supérieur de
l’activité, la gestion du travail qui lui a été confié. C’est donc pour le supérieur, un
moyen de s’informer. Pour le rédacteur, le moyen de justifier son activité. Le
ENSEIGNANT
compte-rendu de mission, c’est la rédaction du déroulement d’une mission ou
tournée.
Le compte-rendu de mission indique
:
Les conditions (date, lieu, partenaire…)
La réalisation (moyen, méthode…)
Les résultats
Le rédacteur du compte-rendu de mission est motivé par l’ordre du supérieur
qui lui a confié la mission. L’usage veut que l’on garde trace écrite de cette
mission particulière comme de l’activité générale ainsi que les distinctions légales
qui fixent la périodicité des comptes rendus. La présentation est à peu près la
même que celle des comptes rendus de réunion ; la rédaction se fera sous
forme d’une synthèse.
C) Le Compte Rendu de réunion
Il a un double objectif :
1) Pour ceux qui ont participé à la réunion
il est une « aide-mémoire », il garde la trace des débats et décisions prises.
2) Pour ceux qui, invités, n’ont pas pu participer à la réunion
Il informe de ce qui s’est dit, ce qui a été décidé. Il peut être plus ou moins long.
Ainsi distingue-t-on :
- Le compte rendu IN EXTENSO ou intégral qui reproduit intégralement les
paroles prononcées. Exemple : compte-rendu des débats à l’assemblée
nationale.
- Le compte rendu Analytique, bien qu’il résume plus ou moins
substantiellement les débats et les interventions des participants, mais il
reproduira intégralement les vœux, les décisions, les résolutions adoptées
et résultats des votes.
- Le compte rendu détaillé qui reproduit littéralement, totalement ou
partiellement les principales i n t e r v e n t i o n s .
V) METHODES POUR REALISER UN COMPTE-RENDU
Pour réaliser un compte rendu, il faudra décider du type :
A) Compte-rendu exhaustif :
Pour ce type de compte rendu, il faudra :
1. Préparer u n m a g n é t o p h o n e o u c a m é s c o p e e t le nombre de
cassette nécessaires.
2. Arriver avant le début de séance, choisir une place où l’on voit et entend
mieux.
3. Enregistrer la séance
4. Après la séance transcrire ce qui a été enregistré en la dactylographiant.
ENSEIGNANT
B) Compte-rendu condensé
Ce type exige à son autour de :
1. Préparer papiers et crayons
2. Arriver avant le début de séance, choisir une place où l’on voit et entend
mieux.
3. Prendre de notes
4. Après la séance, relire ses notes, rédiger, dactylographier.
C) Conseils pratiques à retenir
On rend compte pour informer et non pour juger dont le compte-rendu
présente tous les aspects évoqués et non pas seulement ceux qui plaisent au
rédacteur. Il représente ce qui a été dit et non pas nos impressions personnelles.
Exercice d’application : La réunion de bureau de l’Association Saint Denis
Jeunes vient de se dérouler. Analysez-en le compte-rendu ci-après.
ASSOCIATION SAINT DENIS JEUNES
COMPTE RENDU DE LA REUNION DE BUREAU Du 14

Octobre 2012.
Présents : Mme B E R T O , BOISOT, CARRIER, COURTAULT, GUERIN, VERJUS,

MM BOULANGER, MOUGIN, RAVINET
Excusée : Mme ASLAIN
Ordre du jour :
 Bilan de rentrée des activités
 Situation financière
 Questions diverses
1- BILAN DE RENTREE DES ACTIVITES
1.1. Le tennis de table

M. MOUGIN, animateur, signale qu’il a enregistré 40 inscriptions, soit 15 de
plus que l’an dernier. Il soumet l’idée de personnaliser l’association en adoptant,
pour les joueurs, des maillots aux couleurs de la commune. Après discussion du
mode de financement (parrainage ou non). Il a été décidé que le projet serait
soumis à l’assemblée générale. M. MOUGIN présentera, à la prochaine réunion,
un devis précis.
1.2. La micro – informatique :
20 inscrits :
- 4 jeunes du CES
- 12 jeunes de 16 à 20 ans
ENSEIGNANT
- 4 adultes
e
Mme CARRIER précise que le 4 micro IBM a été installé et que la qualité de
l’imprimante laser, livrée la semaine dernière, a fait l’admiration des anciens. Pour
répondre à la demande de M. RAVINET, elle ajoute qu’un logiciel de PAO a été
commandé (réception prévue à la fin du mois).
2- SITUATION FINANCIERE
M. BOULANGER, trésorier, insiste pour recevoir les derniers chèques dans la
semaine. Il établira une situation au 31 octobre et enverra aux membres du
bureau la balance correspondante.
3- QUESTIONS DIVERSES
La date de l’assemblée générale a été fixée au 4 décembre. Mme GUERIN
s’assurera auprès de la mairie que la salle de réunion est libre à cette date (sinon,
reporter d’une semaine).
- Déplacement des participants pour la rencontre UFOLEP du 28 octobre ; M.
MOUGIN téléphonera à Mme ASLAIN pour la mise au point de cette journée.
Prochaine réunion : 10 novembre à 20 h 30 – salle de la Loire –
(ordre du jour : préparation de l’assemblée générale).
EXERCICE DE CONSOLIDATION : Rédigez le compte rendu de composition du
CC de votre cours de relations professionnelles.
ENSEIGNANT
CHAPITRE II : LE RAPPORT
C’est un document dont l’objectif est d’aider à la prise de décision. Le rapport

dans le cadre d’une administration est un document écrit, de taille variable, dont
la fonction est de proposer une action à partir de l’analyse d’une situation. Il
présente donc une information après traitement (étude de faits, de
documents etc.) Il est transmis le plus souvent en montant la hiérarchie, mais
parfois en descendant la hiérarchie ou transversalement (à un collaborateur de
même niveau hiérarchique).
I) LES DIFFÉRENTS TYPES DE RAPPORT
Il y’a essentiellement deux types de rapports : le rapport d’analyse (A) et
le rapport de synthèse (B).
A) Le rapport
d’analyse
Il étudie des faits (exemples : situation juridique, accident, etc.), et à l’aide de la
réflexion et parfois d’une documentation (exemples législation, jurisprudence,
règlement intérieur…), propose des mesures à adopter.
B) Le rapport de
synthèse
Il essaye, à partir d’un ensemble de faits ou de documents sur un même thème,
d’en retirer les éléments communs (exemple : rapport sur la télécopie à partir
de coupure de presse et de documents commerciaux sur les appareils actuels).
II) LES CARACTERISTIQUES D’UN RAPPORT
La particularité du rapport est que son auteur prend position en suggérant
des solutions au problème posé, et qu’il s’engage par sa signature au bas du
rapport. Le ton est neutre pour la présentation des faits ou du problème à
résoudre, et persuasif lors de la présentation de la solution préconisée par
l’auteur. Le style est indirect pour la présentation des faits et des solutions
possibles, mais peut être direct ou indirect lorsque l’auteur présente la solution
qu’il préconise.
III) LA RÉDACTION DU RAPPORT
Pour rédiger un rapport, il faut :
A) La collecte des
informations
La collecte des informations relève de l’expérience et compétence
ENSEIGNANT
personnelles, de l’observation directe de la réalité, du recueil des témoignages, et
de la compilation de documents.
B) La sélection des faits
Il faut ici sélectionner des faits et arguments pertinents pour aboutir à une
proposition d’action.
Les FAITS suggèrent un AVIS
Un AVIS s’appuie sur des FAITS
Il faut se mettre constamment en état de recherche et imaginer tout ce
qui pourrait avoir une relation avec le problème posé. C’est seulement après cela
qu’il sera possible d’entamer la partie finale du rapport à savoir la rédaction.
C) Plan type d’un rapport
Nous observons dans les rapports :
1) Le Haut
- En-tête restreint de l’émetteur (exemple : Société
X) ;
- date de création (et facultativement le
lieu)
- le titre « Rapport » ;
- l’objet qui peut être présenté de deux façons : soit après la mention « objet
», soit dans le titre « Rapport sur…» ;
- l’auteur o u é m e t t e u r d u r a p p o r t : nom ( facultatif) e t q u a l i t é
( exemple
Directeur Administratif) ;
- le ou les destinataires : nom (facultatif) et qualité ( exemple :
Directeur général)
- les pièces jointes : « P.J » : (à moins de mettre cette mention à la fin
du rapport).
2) L’introduction
Sa fonction est de :
- rappeler la demande du supérieur (si elle existe)
;
- Préciser l’objet du rapport
;
- donner en quelques mots
la
- donner en quelques mots la raison pour laquelle ce rapport est nécessaire.
L’introduction peut être présentée de deux façons :
- Soit par une lettre introductive, dans ce cas le rapport ne reprend pas les
éléments de l’introduction ;
- Soit par le premier paragraphe du rapport, précédé d’un titre de civilité
adapté au destinataire (exemple : Monsieur le Directeur Financier).
ENSEIGNANT
NB : La solution de la lettre introductive sera choisie si l’introduction est
longue. Elle ne sera jamais choisie si le rapport est remis à main propre au
destinataire.
3)Le développement
Il convient de doser les informations utiles afin que le destinataire du
rapport cerne bien la situation et suive l’argumentation qu’elle va entraîner.
C’est une interprétation des faits et avis personnel, justifié et argumenté à partir
des informations recensées ; c’est une démonstration.
Les éléments d’analyse seront classés de manière claire et significative. Il
importe de présenter tous les facteurs susceptibles d’aider à comprendre le
pourquoi du problème. On part des idées les moins importantes pour finir avec
les plus importantes. Le plan doit être choisi avec beaucoup de soin.
Exemple de plan :
- Les faits ;
- Les solutions possibles ;
- La conclusion : résumé succinct du problème et solution préconisée
par l’auteur, ainsi que les mesures d’accompagnement nécessaire.
4) La signature
C’est celle de l’émetteur, qu’il soit ou non le rédacteur du rapport. L’émetteur
appose son paraphe au bas du dernier feuillet du rapport ; il n’est pas nécessaire
de rappeler sa qualité, qui a été indiquée dans le haut du rapport. La signature
n’est pas précédée d’une formule de politesse.
5) Les annexes
Elles sont importantes car :
- elles allègent la rédaction du rapport, en e x c l u a n t les informations
complémentaires ;
- elles justifient certaines affirmations (exemple : tableau de chiffres) ;
- elles éclairent l’argumentation
Les annexes doivent être :
- annoncées au haut du rapport (ou à la rigueur, à la fin), par la mention « P.J »,
- annoncées au fil du rapport (exemple : voir annexe 1),
- rejetées après le rapport, classées selon leur ordre d’apparition dans le
rapport, numérotées, titrées.
Présentation du rapport
Nom de la structure
Direction
Service
N° _________/_________
Lieu et date
RAPPORT
A madame /monsieur le…………
ObjetCOURS
IUSTY ________________
DE RELATIONS PROFESSIONNELLES, NIVEAU
ENSEIGNANT
1) Introduction
J’ai l’honneur…… ou comme suite à ………
2) Développement
Exposé des faits
Raisonnement et commentaire
Propositions
3) Conclusion dans laquelle on fait le résumé des propositions présentées et si
possible la demande d’instructions.
Qualité, signature et nom
EXEMPLE DE RAPPORT
Institut Universitaire des Sciences et Techniques de Yaoundé.
Faculté de Gestion
Service de scolarité
N° 03/D/SS
OMNISPORT, le 22 décembre 2023
RAPPORT
A MONSIEUR Président Directeur Général de l’IUSTY
Objet : demande de sanction

à l’encontre de l’étudiant
KAMDEM Emmanuel, étudiant
en GRH niveau 3 Matricule 096603S.
J’ai l’honneur de porter à votre connaissance que M. KAMDEM Emmanuel, étudiant à la

faculté de Gestion de l’IUSTY niveau 3 de l’année académique en cours, s’est rendu récemment
coupable de plusieurs fautes graves et manifeste une attitude générale incompatible avec celle que
doit avoir un étudiant.
Pour ne relater que ses derniers manquements, je relèverai, l’incident qu’il a provoqué 21
décembre dernier : ce jour-là, il est arrivé à la salle de cours OM3 pour le cours de comptabilité, avec
plus d’une heure de retard et surtout en état d’ébriété manifeste. Comme son professeur lui en
faisait la remarque, il a levé la main sur lui et l’a grossièrement injurié devant ses camarades. Il s’est
ensuite endormi sur sa table et n’a pu recopier aucune phrase de cours du professeur.
Ce dernier esclandre (scandale) fait suite à d’autres incidents que ne m’avait pas encore
signalé l’enseignant : les 15, 17 et 19 décembre, l’intéressé s’était violemment querellé avec ses
camarades qu’il avait à chaque fois provoqués et empêcher de travailler. Le 20 décembre il a même
été jusqu’à prendre à partie au gardien qui lui demandait son badge.
De façon générale, M. KAMDEM se montre paresseux et incapable, mais son comportement
agressif semble avoir pris naissance dans sa réponse donnée à une question de cours et moqués par
ses camarades.
Qu’elle qu’en soit la cause, ce comportement est inadmissible et me parait mériter une
sanction sévère. Je me permets de vous proposer de prendre à son encontre une décision de mise à
pied temporaire, avec convocation des parents comme le prévoit le règlement intérieur de l’IUSTY.
ENSEIGNANT
Au cas où vous estimeriez que cet étudiant mérite une sanction plus grave, j’approuverai sans
réserve votre position.
LE DOYEN DE LA FACULTE DE GESTION
LE Dr ABESSOLO Philémon
Exercice : vous aviez été nommé chef de salle dans la surveillance du BEPC 2023,
après les travaux y relatifs, faites un rapport de surveillance de votre salle au chef du
centre d’examen BEPC
CHAPITRE III LE PROCES-VERBAL
Le procès-verbal est un exposé de faits constatés par une personne dans
l’exercice de ses fonctions ou d’une activité quelconque. L’objectif d’un procès-
verbal est de servir de preuve. Il a ses caractéristiques propres (I) dont la pratique
fait déceler plusieurs types (II)
I) LES CARACTERISTIQUES REDACTIONNELLES D’UN PROCES-VERBAL
Il présente les mêmes caractéristiques que celles du compte rendu. B i e n
p l u s , le procès-verbal est un document OFFICIEL et AUTHENTIFIE, raison pour
laquelle, il a un certain nombre de mentions obligatoires. Entre autres mentions,
nous avons :
- Nom de la collectivité dont les débats sont
rapportés,
- Lieu, date et heure de la
réunion,
- Objet du débat ou ordre du
jour,
- Nom et qualité du président de séance, du ou des secrétaires, des membres
du bureau de l’assemblée, s’il y’a lieu : énumération des participants, des
excusés, des absents (si l’assemblée est très nombreuse, indication du
nombre des présents pour permettre d’évaluer le quorum)
- signature du ou des secrétaires de séances.
Le PV est rédigé au style indirect, le ton est strictement neutre, l’expression
claire, précise, concise et totalement impartiale. Le vocabulaire doit être
approprié. Il ne comporte ni destinataire, ni titre de civilité, ni formule de
politesse. Il est signé par les différentes parties en présence, qui reconnaissent
ainsi l’exactitude des évènements relatés. Il doit être réalisé sans rature, sans
gommage, sans surcharge.
ENSEIGNANT
Le procès-verbal sera exhaustif ou centré sur les décisions, selon les
habitudes de l’entreprise ou de l’administration concernée.
NB : Pour être valide, le PV devra faire l’objet d’une approbation de la part des
Participants ou de leurs représentants.
Le PV n’a pas de conclusion et doit compter entre une et dix
pages.
II) Les types de procès-
verbaux
Il existe plusieurs types de procès-verbaux :
A) Le procès-verbal judiciaire
C’est le seul qui corresponde à la définition donnée plus haut de la relation par
une autorité spécialement habilité à cet effet de ce qu’elle a fait, vu ou entendu
dans l’exercice de ses fonctions.
Acte authentique destiné à servir de preuve, ce PV ne peut être établi que par
un agent commissionné par les autorités judiciaires. L’agent verbalisateur ne peut
relater que les faits qu’il a lui-même constatés ou qui lui ont été directement
rapportés et, dans ce dernier cas, l’origine de l’information doit être précisée :
c’est la déclaration faite qui a été constatée dans le PV et non les faits eux-
mêmes.
Pour ce qui est de sa présentation, il peut être rédigé sur papier libre ou sur
formulaire imprimé, il doit comporter toutes les mentions d’identification utiles
et le titre PROCES-VERBAL suivi de sa qualification. Il commence par la date en
toutes lettres suivies de l’heure.
Exemple : « L’an 2013 et le 08 janvier à 11H, … »
Cette présentation de la date est suivie du texte du PV rédigé à la première
personne du pluriel (pluriel de modestie et non de majesté) indiquant que l’agent
efface sa personnalité derrière sa fonction.
L’agent verbalisateur énoncera d’abord ses noms et qualités puis la nature,
l’origine et l’étendue du pouvoir en vertu duquel il agit ainsi que le cadre de son
intervention. S’il agit en fonction d’une commission particulière, il indiquera de
quelle autorité il la tient ; il précisera ainsi le lieu où il a accompli sa mission.
Exemple : l’an 2013 et le 08 janvier à 10h nous, (noms et prénoms) gendarme
à la brigade de… agissant en vertu d’une réquisition de monsieur le sous-préfet
de.., nous nous sommes rendus à …pour y entendre monsieur X, planteur
domicilié dans ledit village lequel nous a déclaré ce qui suit… on commence à
relater les propos entendus, les constatations faites, les opérations accomplies
ENSEIGNANT
avec mention de l’identité et de l’adresse des personnes mises en cause ou
entendues et les témoins après avoir donné lecture à ceux-ci.
B) Les procès-verbaux administratifs
Ce sont ceux que dresse un agent de l’administration à l’occasion de certains
évènements, de circonstances particulières en relation avec l’exercice de ses
fonctions. Ce sera notamment le cas lorsqu’il y a lieu de rendre compte de
l’exécution d’une mission mettant en cause des particuliers et accomplies selon
certaines règles précises, lorsqu’il y a lieu d’établir un partage de responsabilité,
de constater des droits ou des infractions à des règles administratives…
Les principaux services émetteurs de procès-verbaux administratifs sont les
services de finance, de l’inspection du travail, du contrôle des prix, des domaines.
Ces agents sont généralement dûment commissionnés à l’effet d’établir des
procès-verbaux (procès-verbal de tentative de saisie ; procès-verbal de vente …).
D’autres PV ne concernent que la vie interne des services et sont le compte
rendu plus solennel des opérations passées entre deux agents ; (leur
caractère contradictoire délimite les responsabilités de chacun et vise à éviter les
contestations ultérieures (PV de passation de service, PV de mutation de
comptable).
Pour ce qui est du cas spécifique du PV de passation de service, c’est un
simple compte rendu mais dressé et signé par ces deux agents sous le
contreseing du supérieur hiérarchique qui constate que les services et documents
s’y rapportant (dont on fait l’inventaire) ont été remis et expliqués au nouveau
titulaire et ainsi que les affaires en cours.
Pour ce qui est de la présentation, le PV administratif n’a pas besoin d’être
soumis à la même rigidité et au même formalisme de présentation que procès-
verbal judiciaire. On évitera les formules trop solennelles et le pluriel qui, même
de modestie paraîtrait ici très prétentieux. Si l’agent qui établit le PV agit seul, il
écrira à la première personne du singulier (je soussigné…). Si le PV est
contradictoire entre deux agents le style sera impersonnel.
Les PV administratifs correspondant à des missions définies sont
généralement établis sur formulaire imprimé, qui permettent d’éviter les
oublis
Les mentions Indispensables. C e p e n d a n t les PV ordinaires sont souvent
établis sur papier libre et dans ce cas on reprendra toutes les mentions
d’identification utiles qui sont :
ENSEIGNANT
- le timbre du service, la mention de l’Etat et sa
devise
- le titre « PROCES-VERBAL » de préférence en majuscule auquel on
Incorporera l’objet. Exemple : procès-verbal de vente
- la date et le lieu en introduction du texte, la date étant présentée soit sous la
forme solennelle (« l’an 2000… ») en toutes lettres, avec si c’est utile, indication
de l’heure, soit sous la forme courante et beaucoup plus simple (« le 10
janvier
2011 ») pour un PV administratif qui n’est pas destiné à être opposé à un
tiers extérieur à l’administration. Comme pour le procès-verbal authentique on
s’astreindra à la rigueur, l’exactitude et la précision dans la relation des
faits sans commentaire personnel.
- la (ou les) signature(s) sera portée à la suite de la date, présentée comme
pour le procès-verbal authentique (Fait à---------------------------- le
---------------------)
- la formule sacramentelle pourra être reprise à la fin du texte du procès-verbal
(En foi de quoi le ressent PV est établi en deux exemplaires pour servir et valoir
ce que de droit) ou simplifiée et portée à la suite de la date (Fait à --------- le -----
pour servir et valoir ce que de droit).
NB : On peut même s’en dispenser pour le PV administratif dont nous avons
dit
qu’il n’a juridiquement que la valeur d’un simple compte rendu.
Les signatures seront précédées de la qualité des signataires : leur qualité en
tant
qu’intervenant au PV et leur fonction en tant que agent de l’administration
C) Le procès-verbal de réunion
La forme générale du PV de réunion est celle du compte rendu. Comme lui il
peut être intégral ou analytique. Comme le compte rendu, il comportera les
mentions suivantes avec quelques variantes :
- Le timbre de la collectivité ou du service ;
- Le titre « PROCES-VERBAL » suivi de la désignation de l’objet ;
- La date de la réunion présentée de la façon la plus solennelle, propre au
PV
(l’an 200….) ;
- l’identité et la qualité du président, celles des personnalités
présentes
ENSEIGNANT
- L’identité des secrétaires de séances
;
- la liste des participants présents et absents, avec toutes les précisions utiles
sur la nature de leur participation (voire délibérative ou consultative) ;
- l’ordre du jour détaillé ;
- la mention du caractère public ou à huis clos
;
- la mention du quorum requis
;
- la mention de la lecture et de l’approbation de la séance précédente
avec
indication des revendications actuelles à y apporter ;
- la mention de l’ouverture, de la suspension et de la clôture de la séance
avec
indication de l’heure ;
- lorsque des décisions sont prises, il sera fait mention des votes avec la
répartition des voies pour et contre et des abstentions, mention également du
caractère secret ou non du scrutin ;
- la mention de toutes les interventions et de tous les incidents de
séance.
A la différence du compte rendu qui n’est signé que de son rédacteur, le PV doit
être signé également par le président de séance. Parfois même est requise la
signature de tous les membres de l’Assemblée ou de la commission, ou tout au
moins de ceux d’entre eux qui sont chargés de fonctions particulières. La
signature ainsi pondérée renforce le caractère officiel et l’autorité du PV.
REPUBLIQUE DU CAMEROUN
MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR
INSTITUT UNIVERSITAIRE DES SCIENCES
ET TECHNIQUES DE YAOUNDE
FACULTE DE GESTION
DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
Yaoundé le 30 Septembre 2023
PROCES-VERBAL DE PASSATION DE SERVICE

ENSEIGNANT
Le 30 septembre 2023, de 9 h à 11h, dans l’amphi 500 sis à NYOM, il a été
procédé, conformément à la décision du PDG n° 74/CAB/REC/D/RH du 25
septembre 2023, à une passation de service entre M. NKOUTOU Edmond doyen
de la faculté de Gestion en partance pour un congé annuel et M. BESSALA Gaston
Chef de Service de la programmation dans ladite faculté, désigné intérimaire pour
la période allant du 02 décembre 2023 au 02 janvier 2024.
La passation de service portait sur les éléments ci-après :
1) Documents de service
- Archive de service dont le service de classement a été expliqué à
l’intérimaire
- Recueil des instructions permanentes
- Recueil des résultats d’examen par section des années antérieures
- Recueil des programmes et plans de cours.
2) Affaires en cours
- Préparation et mise en forme du programme des cours de l’année en cours
- Mise à jour du fichier de documentation bibliographique de la faculté
- Emplois de temps et ordre d’enseignement à achever.
Toutes les explications et informations utiles sur l’état d’avancement de ces
travaux ont été données verbalement à l’intérimaire, complétées par les notes et
les documents de service.
Fait à Yaoundé, le 30 septembre 2023
Pour l’intérimaire le Recteur de l’IUSTY le Doyen sortant
Exercice d’application : Rédiger un PV d’élection du délégué de votre classe

ENSEIGNANT
CHAPITRE IV LA CIRCULAIRE
Un même document, note ou lettre, peut être adressé individuellement à

plusieurs personnes. Ce document, qui permet à l'information de "circuler" est
appelé circulaire. Les caractéristiques attachées à la lettre s'appliquent également
à la circulaire.
I) Spécificité de la circulaire
Le texte de la circulaire doit s’adresser à la fois à tous et à chacun. Le
traitement de texte permet aujourd’hui ce genre d’exploit en autorisant des
textes de portée générale dans lesquels on peut insérer des informations
différentes selon les diverses catégories de destinataires. Une circulaire peut se
percevoir aussi bien au sens administratif (A) qu’au sens de l’entreprise (B)
A) Circulaire Administrative
La circulaire est un document hiérarchique à destination collective, adressé par
une autorité administrative supérieure (chef de l’Etat, premier ministre, ministre,
ou chef de circonscription territoriale) aux autorités ou services subordonnés,
déconcentrés ou décentralisés. Elle intervient de manière circonstancielle, pour
appuyer un développement de l’action administrative. Souvent prise à la suite
de la publication d’un texte, la circulaire peut être Interprétative ou
réglementaire.
1) Les « circulaires interprétatives »
Elles se contentent de rappeler ou de commenter le texte (loi, décret surtout).
Elles ne constituent pas une décision, puisqu’elles ne créent pas de règle
nouvelle.
2) Les « circulaires réglementaires »
Elles ajoutent des éléments au texte qu’elles devaient seulement commenter et
ainsi créent des règles nouvelles.
B) Circulaire de modalités pratiques
Une circulaire peut aussi être prise pour définir les modalités pratiques de
l’action administrative face à des situations concrètes ou des éléments de faits
nouveaux.
II) Les mentions de la circulaire
La circulaire doit être claire, précise et rédigée dans un style direct ; exception
faite des circulaires interministérielles qui se rédigent dans un style indirect. Elle
comporte les mentions habituelles : timbre (cachet), devise et suscription.
A) La suscription
La suscription d’une circulaire, comporte la mention de l’autorité
ENSEIGNANT
expéditrice et celle des destinataires.
Le Ministre de….
à
Messieurs les Directeurs et les Chefs Service
La circulaire interministérielle porterait en suscription l’indication des
ministres intervenants
Le Ministre de…
Le ministre de…
à
Messieurs les Préfets et…
Messieurs let Directeurs et…
B) Éléments d’une circulaire
Ils sont divers et variés
1) Le titre
La circulaire s’annonce principalement par son titre, suivi d’un numéro
d’ordre et du sigle d’identification du service rédacteur et de la date :
CIRCULAIRE N°17/MFP/CAB du 26 janvier 2013
2) L’objet de la circulaire
L’objet peut être présenté de façon distincte comme pour la lettre ou être
intégré au titre comme pour l’instruction.
CIRCULAIRE N°5/MFP/CAB du 25 janvier 2013 relative à…
3) La référence
La circulaire peut comporter une référence. Il s’agira toujours dans ce cas de
références réglementaires ou des documents antérieurs du service émetteur ;
cela peut être fait en introduction.
4) La signature
Elle obéit aux règles de présentation habituelles, on notera toutefois la reprise de
la date en fin de texte.
III) Cas particulier de la lettre-circulaire
La lettre circulaire est un écrit essentiellement informatif et souvent sans
référence hiérarchique. c’est un document de correspondance administrative
collectivement adressé à des destinataires multiples. Cette circulaire, qui s’écarte
souvent dans sa présentation de la forme d’une lettre, émane toujours d’une
autorité hiérarchique s’adressant à des autorités ou agents subordonnés. La
mention « CIRCULAIRE » qui peut être suivie du numéro d’enregistrement et
ENSEIGNANT
d’un titre, y figure généralement en toutes lettres.
La circulaire est cependant parfois mise en page comme une lettre et ne
s’en distingue que par la mention en suscription de plusieurs destinataires au
lieu d’un seul
A) Lettre circulaire au sens de l’entreprise (circulaire courante)
Dans le contexte commercial, la lettre circulaire est souvent
utilisée :
- Par une entreprise pour informer ses clients de la sortie
d’un nouveau produit ;
- Par une banque pour annoncer à ses clients des taux de prêt
intéressants
- Pour rappeler aux habitants d’un immeuble quelques consignes du
règlement intérieur…
Appliquée à l’entreprise, les règles de fond de la circulaire apparaissent comme
étant semblables à celles retrouvées au sein de l’administration. On notera tout
de même que les règles de forme dénotent plus des usages que du respect
scrupuleux de celles-ci observées dans les circulaires administratives. Toutefois,
les usages dans les entreprises ne s’éloignent pas souvent de façon considérable
des pratiques administratives. On notera aussi qu’il n’est pas nécessaire de
reprendre la date à la fin de la circulaire.
B) Le caractère et la mention de la lettre circulaire
Le caractère et les mentions de la lettre circulaire sont à découvrir
1) Le caractère de la lettre circulaire
La lettre circulaire a souvent un caractère publicitaire et sa présentation est
entièrement libre.
2) Les mentions de la lettre circulaire
Les mentions ci-après doivent obligatoirement figurer
- Objet
- La date
- La qualité et le nom du signataire
On peut se permettre de mentionner des formules publicitaires selon l’objet
de la circulaire (exemple pour une promotion de produit se permettre d’écrire : «
vous n’y croyez pas ! » ou bien « incroyable mais vrai ! »… ou bien en
remplacement d’une formule de politesse, écrire en évidence : « venez
nombreux »…). A travers la lettre circulaire, même si elle n’est pas
personnalisée, le style employé doit laisser supposer qu’il est unique
ENSEIGNANT
ENSEIGNANT
SECRETARIAT GENERAL
LETTRE -CIRCULAIRE N°000001/LC/MFPRA/SG
MINISTRE DE LA FONCTION PUBLIQUE ET DE LA REFORME
ADMINISTRATIVE
A
- le Vice – premier Ministre ;
- les Ministre d’Etat ;
Mmes et MM - les ministres ;
- les Ministres délégués ;
- les Secrétaires d’Etat.
Objet : Mise en stage des
Fonctionnaires et Agents publics.
Par lettre circulaire n°004/CAB/PM du 23 décembre 1998, suivie

par celle n°005/CAB/PM du 31 décembre 1998, le Premier Ministre Chef
du Gouvernement a rappelé l’exigence du respect des textes régissant
l’admission dans les écoles de formation et le recrutement dans la
fonction publique, avec un accent sur ceux relatifs à la mise en stage des
fonctionnaires et agents publics.
Ces rappels qui avaient pour finalité de conjurer l’anarchie
observée dans ce domaine depuis quelque temps n’ont
malheureusement pas été suivis d’effet.
En effet, les chefs de départements ministériels continuent de
mettre leurs collaborateurs en stage sans en référer au ministre de la
fonction publique, placé généralement devant le fait accompli, et réduit
tout simplement à prendre des actes en régularisation des stages
entrepris en violation de la réglementation en vigueur.
Bien plus, il arrive très souvent que les agents publics effectuent
des stages négociés à l’insu de leurs supérieurs hiérarchiques et usent
subséquemment de manœuvres de toutes sortes à l’effet d’en obtenir la
régularisation.
Au moment où je m’emploie à déplorer des mécanismes tenant à
faire observer dorénavant les textes en vigueur en cette manière, il m’a
paru judicieux d’en rappeler l’économie.
A cet égard, le décret n°2000/697/PM du 13 septembre 2000 fixant
le régime de la formation permanente des fonctionnaires prévoit des
stages de perfectionnement ou de formation, d’une durée supérieure à
quatre jours, et des séminaires dont la durée est inférieure ou égale à
quatre-vingt-dix jours.
ENSEIGNANT
Si la procédure d’admission en séminaire ressortit exclusivement
au Ministre utilisateur, il n’en est pas de même des stages de
perfectionnement et de formation.
Aux termes dudit décret, chaque département ministériel établit
dès le début de l’exercice budgétaire, un planning annuel de formation
permanente de ses agents en fonction de ses besoins. Ce planning est
communiqué au Ministre de la fonction publique qui le soumet à
l’approbation préalable du premier Ministre.
Du reste, il convient de préciser, s’agissant des offres de bourse
pour la formation émanant des pays ou organismes étrangers, qu’elles
sont faites de façon anonyme au gouvernement qui, suivant le cas,
propose des candidatures ou en désigne les bénéficiaires. Les
candidatures recueillies sont transmises au Ministre de la fonction
publique revêtues des appréciations du Ministre utilisateur, en vue de la
sélection par une commission qu’il préside ou, le cas échéant, de la
proposition des candidats au pays ou à l’organisme donateur
Il s’en suit qu’à partir de l’exercice 2005, il ne sera plus procédé à
la signature en régularisation des stages effectués en violation de ces
principes. Toute mise en stage opérée dans ces conditions sera
considérée comme nulle et nul effet, et les agents qui en auront
bénéficié seront automatiquement placés en position d’absence
irrégulière.
Yaoundé, le 03 janvier 2005
Ministre de la fonction publique et

de la réforme Administrative
(e)
Benjamin AMAMA
ENSEIGNANT
CHAPITRE V LES CONVOCATIONS ET INVITATIONS
Dans les entreprises ou des institutions, certains services qui traitent des
affaires concernant directement les administrés peuvent envoyer
nominativement à chacun de ses administrés une convocation lui demandant de
se présenter au service à une date donnée « pour affaire le concernant » ou pour
tout autre motif plus expressément désigné. Le document servant de support à
cette convocation porte souvent le titre « convocation » et est rédigé
brièvement, clairement et courtoisement.
I) LA FICHE DESCRIPTIVE
Pour mieux présenter cet exercice l’on se doit d’apporter une réponse à chacune
des questions suivantes :
A) Qui l’écrit ?
La personne qui a la responsabilité de convoquer un groupe de personnes à une
réunion.
B) Pour qui ?
Les participants à une réunion : des collègues, des membres d’une association,
d’un comité ou d’un regroupement de gens ayant des intérêts communs
C) Pourquoi ?
Pour informer un groupe de personnes des détails d’une prochaine réunion,
rencontre, assemblée.
D) Le temps de réalisation
Une trentaine de minutes, une fois tous les renseignements recueillis (noms et
coordonnées des participants, heure et lieu de la rencontre, buts et ordre du jour
de la rencontre, etc.).
II) Contenu et structure
Les éléments à inclure dans un avis de convocation s’enchaînent
habituellement dans l’ordre suivant :
1. Date de la rédaction de l’avis de convocation (facultatif, selon les normes
en
vigueur dans l’organisation d’où émane l’avis de convocation) ;
2. Appel ;
3. Texte de convocation ;
4. Ordre du jour de la réunion convoquée (facultatif, selon la politique
de
l’organisation d’où émane l’avis de convocation) ;
ENSEIGNANT
5. Mention des documents utiles pour la réunion (facultatif, selon l’ordre
du
jour de la réunion) ;
6. Salutations (facultatif, mais conseillé) ;
7. Signature de la personne qui organise la rencontre ou de celle qui agit
comme secrétaire ;
8. Mention(s)
complémentaire(s).
NB : Les règles de présentation des convocations s’appliquent également
aux invitations
CAS PRATIQUE
Le Doyen de la faculté de Gestion de l’IUSTY a introduit dans les programmes
d’enseignement de la spécialité « Ressources Humaines » (RH) un nouveau
logiciel dénommé DELTA, utile pour la réalisation de la paie du personnel.
Malheureusement les enseignants de cette spécialité n’ont pas eu le temps de se
familiariser avec ce nouveau logiciel. Il va falloir les recycler. Une réunion
d’information relative à l’utilisation de ce programme doit être organisée le ……..
(Date à déterminer).
TAF : En votre qualité d’animateur pédagogique, rédigez la convocation à
l’intention de tous les enseignants du département RH
ENSEIGNANT
CHAPITRE VI LES NOTES
La note dans l’administration répond à diverses préoccupations. Elle

peut être utilisée pour :
- Donner une information à l’instar d’une ouverte d’un restaurant d’entreprise ;
de la création d’un centre multimédia : C’est la Note D’information.
- Donner un ordre : Port des badges pour tous les étudiants au sein du
campus,
Réglementation des horaires de cours : C’est la Note de Service.
- Donner des instructions : instructions relatives à l’installation ou au mode
d’emploi d’un appareil, instructions concernant une mission : C’est la Note
D’instruction ou simplement INSTRUCTIONS.
- Donner des consignes : conduite à tenir dans certaines circonstances, en
cas
D’incendie par exemple, entretien des salles spécialisées au campus de NYOM :
C’est la Note de Consigne ou simplement CONSIGNES.
- Donner des directives générales : un supérieur hiérarchique donne des
indications générales à des responsables pour que les mesures nécessaires à
l’application d’une certaine politique soient prises. L’initiative est donc laissée à
ces responsables en ce qui concerne le choix et les modalités des mesures à
prendre. La note ne doit traiter que d’un seul objet à la fois.
I) LA NOTE D’INFORMATION
La note d’information poursuit un objectif (A) aux caractéristiques diverses (B)
A) L’objet de la note de la note d’information
La note d’information est un document écrit qui se borne à apporter une
information intéressante sur la vie de l’entreprise ou d’un service. Elle peut
émaner de tout employé de l’entreprise. Elle est souvent adressée à un collègue
ou à un supérieur hiérarchique. Elle circule donc le plus souvent dans le sens
latéral ou ascendant de la hiérarchie.
B) Les caractéristiques de la note d’information
Comprendre cette note nécessite la maitrise de sa rédaction (1), son plan (2) et sa
présentation (3)
1) La rédaction
Cette note apporte de l’information. Sa rédaction doit donc être :
a) Exacte et complète
Le rédacteur du document veillera à fournir tous les éléments
d’informations nécessaires et à vérifier toutes les informations qu’il présente.
b) Succincte
La note d’information est un document relativement court (d’une à trois pages
au maximum). Si l’étude devait être plus approfondie, un rapport serait rédigé. Il
faut donc se borner à donner les informations essentielles, sans entrer dans des
ENSEIGNANT
détails inutiles.
c) Neutre et objective
Le rédacteur de la note d’information ne doit pas prendre position. Dans le
cas où une action doit être proposée, elle doit l’être avec la plus grande
prudence.
Il sera donc prudent d’utiliser des formules nuancées (« il semble que… », « Il
apparaît que… ») et d’employer le conditionnel et la troisième personne plutôt
que le « je ».
2) Le Plan
La note sera articulée de la façon suivante
:
a) Une introduction
L’introduction est courte et rappelle l’intérêt de la note ou son contexte. Elle
définit si nécessaire certains termes. Elle doit impérativement annoncer les
différentes parties du plan.
b) Le développement
Le développement se fait en deux ou trois parties avec éventuellement des sous-
parties qui reprennent les différentes idées à présenter. Elles sont classées
rationnellement, chaque partie ou sous-partie est identifiée par un numéro et un
titre
c) La conclusion
Le paragraphe de conclusion ouvrant sur un autre problème lié à celui qui a été
étudié : proposition d’action, par exemple, ou encore conditions de mise en
place de cette action.
Remarque : Si des précisions plus importantes doivent être apportées, la
note d’information peut être illustrée par quelques annexes (tableaux,
graphiques ou imprimés). Ceux-ci doivent être en nombre limité : encore une
fois, il ne s’agit pas d’un rapport.
3) Présentation
La présentation de la note d’information n’est pas normalisée. Il suffit de
respecter les habitudes de l’entreprise. Pour être efficace, la note
d’information doit contenir un certain nombre de mentions, à savoir :
a) Les coordonnées de l’émetteur
Ces coordonnées sont constituées du nom du rédacteur, son service et sa
fonction.
b) Les coordonnées du ou des destinataires
il faudra spécifier les destinataires de la note en précisant leur nom, service et
fonction. Contrairement à la note de service, il n’y a ici que des destinataires
pour information. Il est donc inutile ici de le préciser ;
c) la date d’émission
La date d’émission et éventuellement le lieu d’émission de la note doivent être
connus.
ENSEIGNANT
d) L’objet de la note
L’objet de la note est une mention précise et concise.
e) Le titre de la note
La note porte le titre de « note d’information ».
Remarque : La signature du rédacteur n’est pas obligatoire, car
contrairement à la note de service, il n’y a pas ici de prise de responsabilité. Elle
est toutefois conseillée.
Comme la note de service, une note d’information n’est pas une lettre :
elle ne doit par conséquent pas débuter par un titre de civilité (pas de «
Monsieur », ni de « Madame ») et ne comporte jamais de formule de politesse.
Exemple de présentation de la note
Emetteur
(Service, nom, fonction)
Date (1) lieu
A
Destinataires(s)
(Service, nom, fonction)
NOTE D’INFORMATION
Objet
(2)
TEXTE
Sans titre de civilité ni de formule de
politesse
Signature facultative
Pièces
jointes
(1) La date peut également être placée en bas, en

dessous du texte
(2) L’objet peut également figurer dans
le titre.
Exercice d’application :
Vous travaillez au Fonds spécial d’équipement et d’intervention
intercommunale (FEICOM), BP 2345 Yaoundé, Téléphone 22 11 34 25 en
ENSEIGNANT
qualité d’assistant (e) de direction. Les personnels du siège et des agences
régionales devaient participer à une conférence des services centraux et
extérieurs initialement prévue du 20 au 22 février au MONT FEBE Hôtel à
partir de 10h. Suite à des contraintes administratives, le lieu, la date et l’heure
ont été déplacés du 26 au 28 février 2013 au centre Jean XXIII de MVOLYE à
8h00 précises.
Votre patron, le Directeur Général Monsieur Philippe Camille AKOA, vous
demande :
1- De rédiger une note pour mettre au courant les participants des
éventuels changements.
2- De préparer sous forme de lettre une convocation personnalisée pour

chaque destinataire qui prend en compte les changements intervenus.
NB : Date : date du jour.
La dernière note classée était référencée
n°76/FEICOM/DG/DEPCGI/CPSQ/CEA2.
Pour la lettre, insister sur la ponctualité et sur le caractère indispensable de la
présence du destinataire. De même, préciser que l’ordre du jour sera connu sur
place.
II) LA NOTE DE SERVICE
Comme dans la note d’information, nous étudierons l’objet (A) les
caractéristiques (B) et la présentation de la note de service (C).
A) L’objet de la note de service
La note de service est un document écrit destiné à transmettre un ordre à un
ou plusieurs destinataires qui devront exécuter l’action demandée.
Elle est toujours émise par un supérieur hiérarchique qui adresse ce message à
ses subordonnés. Elle circule donc toujours dans le sens descendant.
B) Caractéristiques
La note de service est l’expression d’un ordre. Elle doit donc être rédigée de
telle sorte que cet ordre soit compris sans équivoque par ceux qui doivent
l’exécuter. Sa rédaction doit donc être :
1) Claire
On emploiera des termes exacts, des phrases courtes, des énumérations. On
joindra éventuellement un schéma.
2) Précise et concise
Les ordres à exécuter seront présentés avec toute la précision nécessaire, mais
le document restera court (pas plus d’une page), pour permettre une lecture
et une exécution rapides et efficaces.
ENSEIGNANT
3) D’un langage simple
Les destinataires sont des subordonnés, le registre de langue doit être adapté.
4) Impérative
Comme la décision n’a pas à être justifiée, la note ne comporte souvent pas
de préambule ni de conclusion. Elle énonce d’emblée et simplement l’action à
exécuter et si nécessaire, les modalités d’application. Le ton est impératif :
emploi du présent ou du futur (jamais du conditionnel), de termes fermes, tels
que « devoir », « vouloir bien », « être prié de », « être invité à », sans jamais
utiliser de formes agressives.
5) Impersonnelle
Les pronoms « je » et « nous » seront souvent rejetés au profit de la troisième
personne. En effet, un style personnel est bien adapté à une communication de
type collectif et donne au message un caractère indiscutable. On utilisera, par
exemple, des expressions telles que : « il a été décidé que », « L’attention du
personnel est particulièrement attirée sur la nécessité de… ».
C) Présentatio
n
La présentation de la note de service n’est pas normalisée. Il suffit de respecter
les règles de mise en page utilisées pour ce type de document dans l’entreprise et
le service (consulter pour cela les notes de service précédemment
émises).Toutefois, il existe des habitudes communes à toutes les notes, bref, un
certain nombre de mentions indispensables (émetteur, destinataires, objet).
Les autres mentions comme la date et la signature sont obligatoires pour
donner au document une valeur juridique. Bien que non impératif, il est conseillé
de faire figurer le titre de « note de service ». Notons que l’objet peut parfois être
contenu dans le titre, par exemple « congés de Noël », « Mise en place de
l’horaire variable »…
Enfin, les notes de service sont généralement n u m é r o t é e s , car elles
sont archivées et classées chronologiquement.
Une note de service n’est pas une lettre : elle ne doit par conséquent pas
débuter par un titre de civilité (pas de « Monsieur », ni de « Madame ») et ne
comporte jamais de formule de politesse.
ENSEIGNANT
Voici un exemple de présentation
Emetteur
(service, nom, fonction) (Lieu),
date (1)
Destinataires (2) (service, nom, fonction)

- pour action
- pour information
- pour archivage
NOTE DE SERVICE
Objet
(3)
TEXTE
Sans titre de civilité ni de formule de
politesse
Signature obligatoire
Pièces
jointes
(1) La date peut également être placée en bas, en dessous du texte.

(2) Les destinataires peuvent également figurer en bas à gauche de la note.
Précisions :
- Que les « destinataires pour action » sont ceux qui doivent exécuter l’ordre donné
-Que les « destinataires pour information » sont ceux qui doivent
simplement en prendre connaissance, sans l’appliquer ;
- Que les « destinataires pour archivage » sont ceux qui doivent
conserver, classer le document
(3) l’objet peut également figurer dans le titre.
EXERCICE D’APPLICATION :
Vous êtes Madame DILAN Roberta, secrétaire de Monsieur OUMAROU
BELLO, Directeur Commercial de la société « MIGRANGE S.A. », BP 123
Douala, Téléphone : 33.31.20.25, Fax : 33.31.20.26, e-mail :
migrangecompany@yahoo.fr. C’est une entreprise commerciale de grande
renommée qui jouit, depuis sa création, d’une extrême fluidité dans les
ENSEIGNANT
échanges commerciaux avec ses partenaires, clients et autres…

Vous avez cependant constaté depuis plusieurs mois, que la société enregistre
de plus en plus de la part des clients de nombreuses demandes de report
d’échéance.
Afin de répondre à bon escient et de manière objective à ces demandes, vous
voulez que ces clients remplissent les conditions ci-dessous :
- Être ancien et fidèle de la société,
- Ne pas avoir d’arriérés de paiement au moment où le report est demandé,
- N’avoir jamais eu de litiges d’ordre financier au service du contentieux.
TAF : Rédigez ce jour une note de service annonçant aux clients de nouvelles
mesures prises.
NB : Les ampliataires sont : le Directeur général ; le chef service du
personnel ; le chef service financier ; le chef service du contentieux.
La dernière note classée portait le n° 50/MIGRANGE/DC/SV/13
III) LES INSTRUCTIONS ET CONSIGNES
A) Les instructions
Les instructions peuvent être examinées sur trois différents aspects :
1) L’objet
Il s’agit d’un message interne à l’entreprise dont l’objet est d’expliquer une
marche à suivre pour la conduite d’une affaire ou la réalisation d’un travail. Mais,
contrairement aux consignes et au mode opératoire, les instructions n’ont pour
but que de donner des conseils, sans que ceux-ci aient un caractère obligatoire
2) Formulation
Les instructions peuvent être écrites ou orales. Dans les deux cas, elles doivent
toujours être :
- Suffisamment détaillées pour que l’intéressé n’ait aucune hésitation sur
la façon d’opérer (le message pourra donc être relativement long) ;
- Ordonnées (le plan sera celui du déroulement chronologique des
opérations)
- Formulées sur un ton impersonnel (dans la mesure où elles s’adressent à
toute une série d’utilisateurs et à aucun en particulier). On emploie le plus
souvent des verbes à l’infinitif.
- Si les instructions sont écrites, elles doivent être précédées d’un titre
apparent où figure la tâche à réaliser.
3- Présentation
Pour les i n s t r u c t i o n s o r a l e s , c ’ e s t l a v o i x ( débit, v o l u m e , t o n ,
ENSEIGNANT
p a u s e s , accentuation des termes essentiels…) qui donnera l’impact voulu au
message. Pour les instructions écrites, aucune règle de présentation n’existe. La
mise en forme du document doit être claire et permettre une consultation
rapide et efficace.
Notons :
- que n’ayant pas un caractère obligatoire, elles ne sont généralement pas
signées ;
- qu’il est parfois bon qu’elles soient datées, si les instructions doivent changer
avec le temps ;
- qu’elles sont parfois affichées sur les lieux de l’exécution de la tâche, à un
endroit commode pour les intéressés.
B) LES CONSIGNES
1- Objet
Ce document interne est destiné à donner des ordres précis et absolus, qui ont
pour la marche de l’entreprise ou le fonctionnement d’une activité un caractère
impératif. Citons, en particulier, les consignes de filtrage à l’accueil ou les
consignes en cas d’accident dans un atelier, ou encore en cas d’incendie. Ce
document, toujours écrit, est établi par un supérieur hiérarchique qui assume la
responsabilité du service ou de l’entreprise. Il circule toujours dans le sens
descendant.
2- Rédaction
Les circonstances dans lesquelles ce document va s’appliquer sont le plus
souvent des cas graves, des cas d’urgence. Par conséquent, les consignes doivent
être :
- présentées dans l’ordre chronologique des opérations à exécuter (celles-
ci sont le plus souvent numérotées) ;
- précises et suffisamment détaillées ;
- brèves (il s’agit parfois d’une simple liste d’actions citées sous forme de
verbes à l’infinitif) ;
- rédigées dans un style extrêmement clair, ne laissant place à aucune
équivoque dès la première lecture ;
- édictées sur un ton impératif.
3- Présentation
La présentation des consignes n’est pas normalisée. Il suffit de respecter les
règles de mise en page utilisées pour ce type de document dans l’entreprise et le
service (consulter pour cela les consignes précédemment émises). Toutefois, il
faut savoir
- que les consignes sont toujours signées par le responsable ;
- qu’elles comportent un titre et parfois des sous-titres très apparents, avec
utilisation de caractères gras ou soulignés ;
- qu’elles sont le plus souvent affichées à un endroit choisi pour qu’elles
ENSEIGNANT
Puissent être aisément et rapidement lues.
ENSEIGNANT
TITRE II CORRESPONDANCES ENTRE EMPLOYEURS ET EMPLOYES

Dans toutes entreprises ou institutions, il existe toujours des échanges constants
entre les chefs et leurs collaborateurs et inversement. Ces échanges se font pour
la plupart de temps par lettre. Une lettre est un véritable entretien par écrit.
Les lettres peuvent avoir pour but de féliciter l’employé à l’occasion d’un travail
bien fait (lettre de félicitation), de faire des remarques ou observations sur
quelques aspects qui retiennent négativement l’attention (lettre d’observation),
d’obtenir des éclaircissements sur un manquement ou sur une conduite (lettre de
demande d’explication), et même pour congédier un employé (lettre de
licenciement). En outre, une lettre peut aussi être commise par un employé pour
signifier son départ de l’entreprise (lettre de démission).
ENSEIGNANT
CHAPITRE I LA LETTRE DE FELICITATION
Félicitation dérive du verbe féliciter qui signifie propos tenus pour féliciter,
c’est-à-dire reconnaître un bienfait, encourager, stimuler, congratuler… on parle
de félicitation par opposition à l’admonestation, le blâme, la correction, la
critique, la gronderie, l’objurgation, le reproche, la répression. Une des
meilleures façons d’entretenir de bonnes relations est d’adresser des lettres
de félicitations.
I) Circonstances de
rédaction
Les lettres de félicitations peuvent être envoyées à l’occasion d’une promotion,
d’une nomination, de la remise d’une décoration, d’un rendement satisfaisant au
travail, d’un mariage ou d’un anniversaire… La lettre peut être courte ou
classique, ou conviviale et spontanée selon les circonstances et la relation avec le
destinataire.
II) Comment écrire des lettres de
Félicitation ?
Ces lettres sont généralement occasionnelles dans le ton et la structure, puisque
vous ^tes susceptible de connaître le destinataire plutôt bien. Toutefois, lorsque
les félicitations sont envoyées aux partenaires commerciaux ou des clients, à des
collaborateurs de service, ces lettres devraient prendre une tournure plus
formelle :
- Eviter de trop mettre l’accent sur vos réalisations et expériences, la
majeure partie de la lettre devant louer le destinataire en évitant toute
exagération car cela peut paraître sarcastique.
- Utilisez le nom du destinataire pour que la lettre soit plus personnelle.
Pour les lettres formelles, utiliser des titres comme M., Mme ou MM. Afin
de montrer du respect.
- Ecrire une introduction à la lettre qui explique le but de la
correspondance.
Indiquer la situation exacte (fait marquant) à laquelle vous faites référence et
indiquer le cas échéant comment vous l’avez appris.
- Eviter toute imprécision ; le destinataire doit connaître la raison exacte de
votre lettre.
- Utilisez le corps de la lettre pour mieux communiquer vos louanges, exprimer
ENSEIGNANT
votre approbation et montrer l’importance de la réalisation ou de l’évènement.
Ce serait un bon endroit pour inclure votre expérience personnelle ou quelques
conseils. Gardez le ton amical et concis et limiter la lettre à une page.
- Terminer le corps de la lettre en incluant un paragraphe qui reprend votre
message de félicitations. Formuler des vœux de succès.
- Inclure votre titre si vous écrivez une lettre officielle. Insérer votre signature
au-dessus du nom dactylographié.
CAS PRATIQUE :
Les 15 et 16 mars 2013, se sont déroulées avec brio les journées portes
ouvertes organisées à l ’ I U S T Y , grâce au dévouement et au talent du
Recteur et les chefs de département de cette institution, qui n’ont ménagé
aucun effort pour la réussite dudit évènement. Vous êtes secrétaire du Recteur
de cette Institution.
TAF : Rédiger au nom de votre patron une lettre de félicitations à adresser aux
Chefs de département de l’IUSTY.
ENSEIGNANT
CHAPITRE II LA LETTRE D’OBSERVATION
C’est une lettre adressée par une autorité hiérarchique à un employé ou agent
pour lui faire part des manquements aux dispositions de la législation du travail
constatés au cours d’une période, ou d’un contrôle quelconque etc.
I) LE CONTEXTE
Elle est rédigée lorsqu’un salarié a commis des fautes légères qui se répètent,
malgré les observations verbales. Dans ce cas on lui adresse un avertissement
écrit, soit par lettre recommandée, soit par une remise en main propre contre
décharge.
II) COMMENT REDIGER CETTE LETTRE
C’est une lettre qui respecte les canons classiques de rédaction des lettres
professionnelles : vocabulaire approprié, courtoisie même s’il y a faute de
l’employé au départ…
Sans être nécessairement un exercice de style, sa rédaction doit satisfaire à
quelques qualités essentielles : la convenance, c’est-à-dire l’adaptation du style
aux circonstances de la communication, la clarté, la simplicité, le naturel, l’ordre.
son contenu doit faire apparaître exactement ce qu’on reproche à l’employé.
CAS PRATIQUE :
Vous êtes MINDOUROU Joseph, proviseur du Lycée de MINKAMA, BP 125
Yaoundé. Un de vos enseignants a très souvent brillé par des absences répétées ;
et quand bien même il est présent, il passe des heures à raconter des histoires
aux élèves plutôt qu’à faire son cours. Deux fois de suite, vous lui avez fait des
observations verbales notamment le 22 février et le 25 mars 2013, mais il
récidive.
TAF :
En votre qualité de chef d’établissement, adressez-lui une lettre d’observation
dont copie sera insérée dans son dossier disciplinaire.
ENSEIGNANT
CHAPITRE III LES DEMANDES
D’EXPLICATIONS
Une demande d’explication est une lettre adressée à un employé pour lui
demander d’expliquer un fait, un incident, un comportement, une décision, bref
une situation relative au travail ou à l’environnement du travail.
I) Contenu d’une demande
d’explication
Dans une demande d’explication on doit aller droit au but. Il s’agit non
pas d’une sanction à proprement parler, mais d’une simple lettre dans laquelle
on cherche à obtenir des éclaircissements sur quelque chose ou sur un fait. Il faut
donc préciser clairement le motif ou ce que l’on désire savoir et demander que
des explications soient données pour le motif évoqué ; tout ceci se faisant avec
une modération dans le ton et le style.
CAS PRATIQUE :
Vous ê t e s A L I S H A A B I , D i r e c t e u r G é n é r a l d e l a N o u v e l l e
P a r f u m e r i e BELLE VIE, BP 587 Douala, E-mail : noupargan@yahoo.fr;
téléphone : 39 32 14 79. Ce jour, un incendie a lieu dans l’une des pièces de
l’usine où sont gardées les matières premières pour la fabrication des produits
cosmétiques et a tout consumé, malgré la présence de toute l’équipe de
sécurité mise en place pour prévenir de telles situations.
TAF : Adressez par écrit une demande d’explication à monsieur NYAMDI
Fernand, chef de sécurité dans votre structure.
ENSEIGNANT
CHAPITRE IV LA LETTRE DE LICENCIEMENT
C’est une lettre par laquelle un employeur congédie ou rompt le contrat qui le
lie
à son employé.
I)
Contexte
Lorsque le départ du salarié est provoqué du fait de l’employeur, le licenciement
doit être notifié au concerné. Et quel que soit le motif du départ, plusieurs
documents sont à établir et doivent être remis aux salariés obligatoirement. Il
s’agit :
- du certificat de travail
- du reçu pour solde de tout compte
CAS PRATIQUE :
Monsieur BONA Richard, employé au service de maintenance des ETS GARCIA

cumule des journées d’absence depuis près d’un trimestre. Monsieur GANDI
Nelson, chef de service du personnel, l’a déjà convoqué une première fois. Le 15
mars 2013, il lui demande de préciser les motifs de son absence. Il le met en
garde sur les peines encourues au cas où son attitude ne s’améliorerait pas dès
le lendemain. Monsieur BONA n’a pu justifier ses absences et est resté sans mot
dire. Mais, a- t-il compris les avertissements du responsable du personnel ?
Malheureusement, non ! Il continue à s’absenter. Monsieur GANDI fait le compte
rendu de la situation à son supérieur et aux représentants du personnel, il leur
fournit le relevé des absences depuis le mois de février. D’un commun accord,
ce salarié va être licencié à compter du 31/04/2013. L’entretien préalable a eu
lieu le 03/04/13.
TAF :
1- Rédiger la lettre de licenciement

2- Préparer les documents à remettre au salarié au moment de son départ dans
L’entreprise (certificat de travail et reçu pour solde de tout compte)
NB : La somme due à M. BONA est de 792 000 F CFA.
ENSEIGNANT
CHAPITRE V LA LETTRE DE DEMISSION
Lorsque vous décidez de quitter une société, il est d’usage de le faire au moyen
d’une lettre formelle de démission conformément au règlement intérieur de la
société.
I) Définition
La lettre de démission est un écrit par lequel un employé avertit son
employeur de son départ de l’entreprise qui l’emploie ; en d’autres termes c’est
la lettre à travers laquelle un employé Signifie à s o n employeur q u ’ i l n e
s o u h a i t e p a s p o u r s u i v r e s a c a r r i è r e Professionnelle dans sa
structure. Il est tout de même préférable de rencontrer votre employeur pour
l’avertir de votre départ, plutôt que de lui envoyer ou remettre directement
votre lettre de démission.
II) Conseils de
rédaction
Il y’a des règles à respecter dans la rédaction d’une telle lettre et pour cela nous
indiquerons les éléments essentiels que doit contenir votre lettre. Ainsi, les
lettres de démission doivent et contenir les informations suivantes :
- Vos prénoms, noms et adresse
- Le nom de l’entreprise, les prénoms et noms ou le service du
destinataire, l’adresse ;
- Le lieu et la date du
jour ;
- L’objet de votre lettre
;
- La transmission de cette lettre : en recommandée ou une remise en
main propre ;
- Un titre de civilité : Madame ou Monsieur
;
- Votre décision de quitter l’entreprise et la date de votre départ, dans le
respect de votre délai de préavis ;
- Le poste que vous occupez et depuis quelle
date
- Uneformule de
politesse.
Il est également possible de motiver votre démission, mais ce n’est pas une
obligation, cela est recommandable si ce n’est pas de votre volonté propre. Il faut
également savoir que la durée du délai de préavis en cas de démission est
ENSEIGNANT
en général d’un mois à partir de la notification de votre démission.
Quant à sa longueur, elle doit être simple et concise : moins on dit, mieux
c’est.
NB : Si vous remettez votre lettre de démission en main propre à
votre employeur, il faut la faire tamponner et signer par le destinataire, qui
vous redonnera ensuite un autre exemplaire comme preuve de réception de la
lettre de démission. Sauf mention contraire dans votre lettre, la date de
réception de votre lettre de démission fixe généralement le début de votre
préavis. Avant de quitter votre employeur, il ne faut pas oublier de lui demander
un certificat de travail. Ce certificat de travail justifiera votre expérience et
normalement, il vous sera fourni le jour de votre départ.
CAS PRATIQUE :
Vous travaillez depuis deux ans à MTN (Mobile Télécommunication Network)
comme technico-commercial. Vous avez eu une offre plus alléchante d’une
société de téléphonie sœur à MTN. Vous devez quitter dans 1 mois c’est-à-dire
le
TAF : Rédiger votre démission.
ENSEIGNANT

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Exercice d’application : Rédiger un PV d’élection du délégué de votre classe

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Par lettre circulaire n°004/CAB/PM du 23 décembre 1998, suivie

Yaoundé, le 03 janvier 2005

Ministre de la fonction publique et

La note dans l’administration répond à diverses préoccupations. Elle

(1) La date peut également être placée en bas, en

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(1) La date peut également être placée en bas, en dessous du texte.

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