1

INTRODUCTION

Les entreprises, sans cesse en expansion et en compétition, doivent déléguer à

plusieurs cadres de niveaux différents les tâches liées à la communication. La direction
doit être avisée des affaires courantes afin de prendre les décisions qui s’imposent pour
la bonne marche de l’entreprise. Pour ce faire, elle doit recevoir l’information
pertinente de ses gestionnaires. La rédaction technique ou administrative fait partie des
tâches de tout le personnel.

Les compétences en rédaction sont fondamentales. Le style administratif exige une

communication écrite claire, directe et rapide. Tout doit être dit sobrement, sur un ton
impersonnel (dénué de sentimentalité et de familiarité), dans un nombre minimal de
mots. Cette rédaction organisée et ordonnée doit répondre à des normes quant à la
forme, au contenu et à la langue. Elle se caractérise, entre autre par le recours fréquent
aux graphiques, schémas et tableaux. La rédaction des documents administratifs
(lettres, courriels, comptes rendus, procédures et rapports) présente de nombreuses
exigences. Les rédacteurs et rédactrices doivent aller droit au but et ne rien ajouter
pour habiller le texte, vu les horaires chargés des gestionnaires. Il n’y a pas de place
pour les figures de style, les inversions, les tournures de phrases complexes. Ils doivent
se baser sur des faits et des données vérifiables et les traiter de façon objective. En fait,
ils ont la responsabilité d’analyser l’information recueillie, d’en tirer des conclusions
et de proposer des solutions, puisque ces documents deviendront des outils de gestion.

Dans les bureaux, il revient généralement aux cadres supérieurs et intermédiaires de

rédiger des rapports. Dans les usines, cette tâche s’étend aux contremaîtres, alors que
dans les institutions gouvernementales, la rédaction revient à autant de fonctionnaires,
chefs de bureau, chefs de service, spécialistes et autres membres des cabinets
ministériels. Par ailleurs, les techniciens et techniciennes en bureautique, en éducation
à l’enfance, en logique du transport ou tout autre adjoint ou adjointe en administration
ont souvent l’obligation de rendre compte par écrit de leurs démarches et de réaliser
des analyses ou des études concernant leur travail. Ces rapports peuvent porter sur
l’achat d’équipement, la pertinence de substituer un logiciel à un autre, les besoins de
formation, les comportements en garderie, les problèmes d’accès des trains routiers
dans les villes ou tout autre sujet lié aux produits ou services de l’organisation. En fait,
on rédige des rapports sur autant de sujets qu’il existe de domaines dans le marché du
travail.

Pour atteindre cet objectif, ce cours va traiter de nombreux exercices de

communication écrite. Ils reprennent des situations courantes et réelles du monde
 2

professionnel. L’efficacité de ce cours est directement liée à des modèles que vous
pourrez utiliser comme base de départ. Il vous suffira de les retravailler pour les ajuster
précisément au profil de votre communication écrite.

I. NOTIONS GENERALES SUR LES RAPPORTS

1.1. Notions et définitions

Dans l’exercice des fonctions administratives qui nécessitent la rédaction des rapports,
toute personne de n’importe quelle administration publique ou privée (fonctionnaire,
enseignent, commerçant, étudiant, etc.) est souvent obligée de fournir des rapports à
ses supérieurs.
 3

L’expérience montre que plusieurs personnes éprouvent des difficultés à les rédiger et
o ne peut s’acquitter correctement de cette tâche que si on maîtrise les règles et les
principes qui les régissent.

Ainsi, comme l’a si bien mentionné Kika (2001), le mot « rapport » dans la vie
courante, retient plusieurs sens qu’il conviendrait de dégager rapidement avant de
proposer une définition proprement dite. Parmi ces différents sens, il y a lieu de noter :

quelqu’un a pris part à un événement ou à une conversation et qu’il en fait un récit à

d’autres personnes, on dit couramment qu’il « rapporte » ce qu’il a vu ou entendu.

-rendu d’une mission : au retour d’une mission de reconnaissance d’un champ de

bataille ou simplement d’une manœuvre de routine, un officier de l’armée fait toujours
un compte-rendu de sa mission à son état-major. Il en est de même des fonctionnaires
d’administration publique ou privée, après avoir effectué une mission de service, ils
doivent en faire le compte-rendu verbal à leurs chefs hiérarchiques, avant même de
déposer un rapport écrit sur la mission.

1.2. Importance des rapports dans la vie sociale et économique

Dans la vie des entreprises socio-économiques, notamment des organisations

financières et commerciales, de nombreux rapports sont d’une importance pratique
évidente. C’est précisément le cas de tous ceux qui étudient et analysent le choix des
facteurs de production, la politique de vente des marchandises, le matériel de transport
à mettre sur le chantier, le mode de recrutement et de formation de la main d’œuvre,
l’organisation des différents services de l’entreprise, etc. Celle-ci entretient en son
sein comme avec l’extérieur, de nombreuses relations de service qui nécessitent
l’élaboration des rapports dont la rédaction doit être faite très consciencieusement,
étant donné que ces documents engagent à la fois la responsabilité des rapporteurs et
des destinataires.

1.3. Distinction entre note, procès-verbal, compte rendu et rapport

Sans remettre en cause la définition générale du mot rapport donnée précédemment,

au sens plus restreint il y a lieu de distinguer ce dernier de la note, du procès-verbal et
du compte-rendu.

1.3.1. La note

La note est une brève communication écrite qui ne représente qu’un intérêt
d’information sur un point particulier. Un chef de service dans une entreprise rédigera
des notes pour mettre fin aux prestations d’un agent, le rappeler à l’ordre, ou pour
 4

apprécier son travail. Aussi, un chef d’entreprise rédigera des notes pour transmettre
des nouvelles vers l’extérieur, soit de l’entreprise vers ses clients.

1.3.2. Le procès-verbal

Le procès-verbal est un document par lequel un agent ayant des pouvoirs à cet effet
relate ce qu’il a fait, ce qu’il a vu ou ce qu’il a entendu. C’est donc un constat écrit
avec exactitude, précision et impartialité.

Le rédacteur doit être extérieur, c'est-à-dire totalement indépendant par rapport aux
événements ou déclarations qu’il est censé enregistrer.

Il sert à constater et garder un témoignage écrit et formel de certains actes importants

et à servir, le cas échéant, de document de référence ou de moyen de preuve. Le
rédacteur d’un procès-verbal n’a ni à imaginer, ni à raisonner. Il enregistre, le plus
objectivement possible, avec sincérité et impartialité, ce qui est dit, ce qui est fait
devant lui.

1.3.3. Le compte rendu

Le compte rendu est un document de communication interne à l’entreprise par lequel

on rend compte d’un événement, d’une réunion, d’un entretien auquel on a assisté ou
participé. Certains comptes rendus portent le nom de « procès-verbal » dans quelques
cas prévus par la législation.

L’objectif du compte rendu est de donner une image fidèle de l’événement. Le

rédacteur joue le rôle d’un témoin, il raconte, décrit et résume sans juger, ou prendre
parti, il doit cependant tenir compte des préoccupations du destinataire.

1.3.4. Le rapport au sens restreint du mot

Au sens restreint, le rapport désigne un document analytique et synthétique, réalisé

par une personne (un spécialiste) chargée d’exécuter une mission de service ou
d’étudier un ou plusieurs problèmes qui se posent dans

une entreprise, en vue de proposer à l’autorité hiérarchique des solutions susceptibles

d’améliorer la situation de l’entreprise.

Ce document regroupe donc les données du ou des problèmes étudiés, l’argumentation

contradictoire servant d’analyse de chaque donnée, ainsi que les solutions partielles de
cette analyse.
 5

Il finit toujours par une conclusion générale qui synthétise l’ensemble des solutions
retenues sous forme de recommandations ou de propositions de décision à l’autorité
hiérarchique.

1.4. Classification des rapports

Les rapports peuvent être classifiés d’après différents critères dont la forme, le mode
d’exposition ou l’organisation des faits dans l’exposé, l’origine, le caractère
obligatoire ou non et l’objet.

1.4.1. Du point de vue de la forme :

On distingue le rapport verbal ou oral du rapport écrit qui peut être manuscrit,
dactylographié, stencilé ou imprimé sur ordinateur. 1.4.2. Du point de vue mode
d’exposition :

Le rapport descriptif (inventaire, mémoire technique, etc.) peut être distingué du

rapport narratif du genre procès-verbal d’une réunion. Pour chacun de ces deux types
de rapports, on distingue également le rapport chronologique qui relate les faits dans
l’ordre où ils se sont produits, du rapport systématique dans lequel les faits sont
regroupés dans l’ordre que le rédacteur juge être le plus logique et le mieux apte à lui
faire atteindre le but recherché.

1.4.2. Du point de vue de l’origine :

On parle de rapport officiel qui émane d’un organisme à caractère public tel que le
Gouvernement, et de rapport non-officiel qui provient des particuliers ou des
organismes privés.

1.4.3. Du point de vue de leur objet :

On peut aussi distinguer de différents types de rapport. Il est cependant difficile d’en
donner une liste exhaustive, étant entendu que les sujets pouvant faire objet d’un
rapport sont multiples et diversifiés. On peut toutefois citer à titre d’exemple :

- les rapports académiques sur l’organisation des cours ; - les rapports administratifs
sur l’organisation des services étatiques ; - les rapports financiers des entreprises de
production ; - les rapports diplomatiques sur l’état des relations d’un pays avec ses
voisins, etc.

Analyse de différentes parties d’un rapport

 6

Un rapport comprend généralement trois parties d’importance inégale. Ce sont :

l’exposé ou l’introduction, le développement ou le corps et la conclusion. Chacune
d’elles a un rôle bien déterminé dans le texte.

Aussi, cette partie du cours essaye-t-il de définir chacune des trois parties d’un rapport,
et d’analyser ses caractéristiques, en examinant son utilité, ses qualités, ainsi que les
défauts à éviter lors de la rédaction.

a)L’exposé ou l’introduction

« Appelé aussi l’entrée en matière, l’exposé ou l’introduction d’un rapport est une
partie du texte qui en fait connaître de manière rapide, mais précise et complète, l’objet
ou le sujet traité ». Lorsque ce dernier peut être clairement saisi de lui-même à la
simple lecture du titre, l’exposé pourrait se réduire à un simple titre porté en tête du
document. C’est généralement le cas des rapports qui traitent de la marche des
entreprises dont les activités sont bien définies et biens connues du public. Par contre,
dans le cas des rapports mémoires qui traitent des problèmes nouveaux non encore
abordés par d’autres personnes, il est important d’exposer clairement l’objet ou la
problématique de l’étude. Et suivant l’importance de cette dernière, l’exposé sera dans
l’introduction générale ou dans un chapitre préliminaire.

b) Le développement ou le corps

« On appelle développement ou corps du rapport, la partie du texte traditionnellement

la plus longue, qui contient toutes les explications, les justifications et l’argumentation,
bref la démonstration et les déductions visant à éclairer, convaincre et persuader le
destinataire de l’opportunité des propositions d’actions concrètes qui lui sont
présentées dans le rapport ».

Il est très important de faire attention à la qualité du raisonnement et à l’enchaînement

logique de toute cette argumentation dont dépend l’acceptation ou le rejet du rapport
par le destinataire. Car, en effet, s’il est aisé d’exposer une question à étudier, l’objet
d’un rapport à rédiger, une réclamation à formuler, il n’en est pas de même pour
charpenter solennellement un raisonnement. Le développement d’un rapport exige
également un certain nombre de qualités.

c) La conclusion d’un rapport

« C’est la partie du texte qui énonce, sous une forme claire et rigoureuse, les solutions
ou les propositions du rédacteur telles qu’elles découlent logiquement du
développement ».

d) Les éléments accessoires d’un rapport

 7

Différents éléments accessoires peuvent être contenus dans un rapport complexe du

type mémoire de fin d’études, thèse de doctorat, étude de faisabilité d’un projet, etc.
Nous n’en citerons que quelques-uns, les plus habituellement rencontrés dans les
ouvrages. Ce sont :

1. La préface : elle présente au lecteur le rapport ou l’ouvrage, son auteur, les raisons
qui ont motivé sa rédaction. Une préface est généralement rédigée par une personne
autre que l’auteur de l’ouvrage qu’elle présente ;

2. L’avant-propos : c’est un texte préliminaire écrit par l’auteur d’un ouvrage ou d’un
document, pour présenter les circonstances dans lesquelles ce document est réalisé, et
remercier toutes les personnes qui y ont contribué d’une manière ou d’une autre ;

3. Le résumé : placé au début ou à la fin du rapport, il donne une synthèse très

condensée et globale du problème traité. On notera particulièrement que le résumé
n’est pas un plan commenté de l’ouvrage, ni la reprise simple de la table des matières ;
4. La table des matières : elle est constituée du plan détaillé reprenant les chapitres,
sections, paragraphes et alinéas, suivant l’ordre chronologique ; tout en indiquant les
pages où chacune de ces subdivisions commence ; 5. La bibliographie : elle informe
au lecteur des sources utilisées pour qu’il puisse s’y référer en cas de besoin. Les notes
bibliographiques peuvent être reprises en bas de page (notes infrapaginales), en fin de
chapitre, ou encore à la fin du rapport ou de l’ouvrage. Dans un rapport ou ouvrage
scientifique, la bibliographie est exigée, ce qui n’est pas le cas dans les documents à
caractère non scientifique.

Tout ce qui précède vient de nous indiquer les parties essentielles d’un rapport, à
savoir : l’exposé, le développement et la conclusion. Ces parties sont obligatoires, elles
doivent donc se retrouver dans tout texte scientifique ou dans tout rapport économique.

Les éléments dits accessoires ne sont pas obligatoires. C’est la signification et le sens
même du mot accessoire. Cependant, ces éléments peuvent quelquefois être de très
grandes utilités pour donner un cachet particulier au document rédigé (cachet
scientifique, aval d’une personnalité importante, etc.). Il n’est donc pas mauvais de
faire figurer ces éléments dans un rapport, en cas de nécessité.

III. LE CURRICULUM VITAE DANS LA VIE DES ENTREPRISES

Selon Robert (1972), curriculum vitae en sigle CV ou C.V., sont des mots latins qui
signifient « course ou carrière de la vie », et qui désignent l’ensemble des indications
relatives à l’état civil, aux capacités, aux diplômes et aux activités passées d’une
personne.
 8

A ce jour, dans la vie des entreprises, le CV est un des éléments essentiels de la

recherche d’emploi. En effet, il n’est pas nécessaire d’être en rupture avec son
précédent emploi pour mettre au point son CV. L’instabilité professionnelle, les
nouvelles donnes du marché du travail axées sur la mobilité et l’adaptabilité font du
CV une pièce maîtresse dans tous les parcours, même les plus courts ou les plus
modestes.

Cela signifie qu’aujourd’hui, même si vous êtes heureux dans votre entreprise, même
si vous n’avez aucun désir ou aucune nécessité de changer, votre CV doit à tout instant
être prêt à être exploité. Votre employeur vous convoque pour vous proposer une
mutation ? On parle de remaniement dans l’entreprise ? Une fusion est à l’horizon ?
Vous ressentez le besoin de bouger ? Votre CV va vous aider à répondre aux questions
relatives à votre avenir, celles des autres et celles que vous vous posez.

IV. CONSEILS GENERAUX SUR LA CORRESPONDANCE

COMMERCIALE ET ADMINISTRATIVE

Dans la vie des entreprises, la correspondance revêt une grande importance, car elle
permet de mettre en contact les commerçants entre eux d’une part et avec leurs
fournisseurs, leurs clients et l’administration publique d’autre part.

Le règlement de certains problèmes peut amener l’entreprise à rédiger des courriers.

Les principales raisons pour lesquelles une entreprise peut être amenée à écrire une
lettre à une administration peuvent être les suivantes : demandes d’information sur un
point de la réglementation relative aux obligations de l’entreprise, demandes
d’exécution d’une prestation, réponses à des demandes de justification, mais aussi
réclamations et requêtes diverses telles que les demandes de dérogation. Pour cela,
l’entreprise va devoir s’adresser soit aux services centraux de l’administration
concernée ou plus généralement aux services régionaux ou locaux.

Si l’on veut que la demande soit traitée avec un maximum d’efficacité, on se limitera à
un seul sujet par lettre. On s’efforcera de traiter le sujet avec beaucoup de précision et
de clarté sans omettre de préciser l’identification de l’expéditeur. Dans le cas d’une
réponse à une administration, on doit rappeler les références figurant sur les lettres
auxquelles on répond.

Donc, la lettre semble être celle qui exige plus d’efforts de préparation et de rédaction.
Aussi, va-t-on lui consacrer l’essentiel de la deuxième partie de ce cours en étudiant
des cas que l’on peut retrouver dans les entreprises à travers les services commerciaux,
financiers, administratifs, des relations humaines.

V. La ponctuation
 9

1. Les éléments de séparation entre phrases ou propositions

Le point est le signe le plus indispensable. Il délimite une phrase qui doit contenir une
seule idée. La virgule marque une pause à l’intérieur de la phrase. Elle s’utilise entre
les éléments d’une série, entre des expressions ou des propositions circonstancielles
d’une certaine longueur, entre deux propositions séparées par des conjonctions.

Le point-virgule marque une pause de moyenne durée à l’intérieur d’une phrase. Il unit
des phrases complètes, logiquement associées. On ne met pas de majuscule après un
point-virgule.

Le deux-points s’emploie pour annoncer la citation d’un texte, la reproduction des

paroles de quelqu’un ou pour introduire une énumération. Il peut être utilisé pour
annoncer la cause, la conséquence ou la synthèse de ce qui précède.

Les points de suspension vont par trois. Ils indiquent qu’une phrase est inachevée. Ils
n’ont pas de raison d’être dans un courrier commercial qui doit être précis. Ils sont
inutiles après etc.

2. Les autres signes

Le trait d’union est, comme son nom l’indique, un signe d’unité. Il s’utilise dans les
mots composés (ex : compte-chèques, laissez-passer). Il s’utilise dans les expressions
interrogatives : « qu’y a-t-il ? » et entre même et le pronom auquel il se rapporte : moi-
même, vous-même, etc. Quand un impératif est suivi d’un pronom qui en dépend, on
les relie par un trait d’union : Dites-le-lui. Mais on ne met pas de trait d’union si le
pronom dépend d’un autre verbe « veuillez lui remettre ce chèque ».

Le tiret : il est plus long, quant à la typographie, que le trait d’union. Il indique une
rupture dans la pensée ou un détail que l’on veut souligner tout en l’insérant dans une
phrase. Lorsque les mots entre tirets terminent une phrase ou une sous phrase (deux
points), le second tiret disparaît.

Les parenthèses s’emploient surtout pour intercaler dans un texte des indications
accessoires. Le lecteur aura donc tendance à survoler ce qui est entre parenthèses. Il est
donc prudent, si l’on veut inclure des informations importantes, de ne pas les placer
entre parenthèses et de faire, dans ce cas, une phrase distincte.

Les guillemets s’emploient pour rapporter les paroles de quelqu’un. Si le passage entre
guillemets demande après lui un signe de ponctuation (point d’interrogation,
d’exclamation, point, deux points), celui-ci se place avant le second guillemet ; si le
passage entre guillemets ne demande pas de signe de ponctuation, la ponctuation se
place après le second guillemet
 10

CONCLUSION

Au terme de ce travail pratique , nous sommes arrivé à la conclusion suivante :

Ce cours de rapports économiques et correspondance commerciale n’est pas un

manuel de français. La question n’est pas de revoir les règles de grammaire, même si
elles demeurent essentielles. Il s’agit plutôt de se concentrer sur le « bien
communiquer à l’écrit » qui ne signifie pas la même chose que le « bien rédiger ».

BIBLIOGRAPHIE

Guehi MAYSUKU NGELO-TABIO :Notes de cours de Rapports Economiques et

Correspondance Commerciale, L3,AUK,2021-2023.