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LA REDACTION ADMINISTRATIVE
Chaque entité sociale a son vocabulaire et son style. Celui-ci est constitué par
des subtilités, des formules que l’usage a consacrées. Aussi la présentation des
documents de l’Administration judiciaire diffèrent-elle de celle de l’Armée. De la
même manière, l’on n’écrit pas à un membre de sa famille comme on le fait à sa
hiérarchie. Rédiger est donc un art, une technique dans laquelle transparaît la
personnalité de chaque individu. Or, si l’Etat emploie des milliers d’agents publics
en son sein, il court le risque de se retrouver avec une pléthore de styles
rédactionnels dans son Administration. On conçoit dès lors aisément qu'il soit
important, dans le souci d’une harmonie rédactionnelle des documents
administratifs que tous les agents publics ou privés s’imprègnent du style et des
spécificités dont est empreinte la rédaction administrative.
En outre, pour s’exprimer, il est indispensable d’avoir une connaissance
suffisante de la langue que l’on emploie, c’est-à-dire de son orthographe, de sa
syntaxe et de son vocabulaire.
Certes, la rédaction administrative est un art dans la pratique duquel on se
perfectionne progressivement pendant le déroulement de la carrière
professionnelle. Mais, il est plus qu’utile d’acquérir de bonnes connaissances de
base indispensables avant d’entrer dans la vie active.
Ce cours permettra d’améliorer la qualité de l’écriture des documents
administratifs et leur lisibilité, par la définition de règles simples de présentation
et de rédaction.
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A l’élargissement du champ d’action des services publics ou privés, qui couvrent les divers
aspects de la vie sociale, correspond une augmentation de l’effectif des travailleurs.
La tâche de ces derniers consiste à prendre ou à préparer, des décisions précédées d’études,
d’enquêtes, de concertations entre divers services.
Cette activité multiforme ne saurait se concevoir sans l’utilisation de documents écrits, qui
permettent soit des liaisons, soit des transferts d’information, soit la conservation d’éléments
des multiples procédures.
L’Administration dispose d’un mode de communication à travers lequel elle prépare, informe, prévoit et
exécute les décisions : c’est la rédaction administrative. Celle-ci ne diffère de la rédaction en général
que par l’emploi de certaines expressions, formules et règles de présentation.
Pour rédiger correctement les documents administratifs, il faut donc acquérir une bonne
habitude d’exprimer par écrit sa pensée, de développer ou de résumer celle des autres, de narrer
un événement, d’analyser une situation, de transmettre un message, etc.
I- Définition
La rédaction administrative peut se définir comme l’ensemble des techniques de
conception, de formulation et de présentation des documents de l’Administration dans des
formes singulières et à travers des langages particuliers et soutenus.
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3- Etablir un plan
Le plan aide à choisir et à hiérarchiser les informations. Pour le lecteur, le plan aide à
comprendre rapidement la démarche et la logique du texte. C’est un travail essentiel car de lui
découlent en grande partie la valeur et la portée de la rédaction.
Le plan comprend obligatoirement une introduction, le corps du sujet et une conclusion.
3.1- L’introduction
Le corps du sujet expose les arguments ou les faits et doit se diviser en deux, trois
ou quatre parties (maximum) afin que le plan s’impose facilement et clairement à
l’esprit du lecteur. Il faut également, dans la rédaction du corps du sujet, mettre en
application les deux principes suivants :
- L’équilibre entre les différentes parties ;
- La loi de l’intérêt croissant, en précisant d’abord les faits ou les arguments les moins
importants, pour terminer par ceux qui sont décisifs.
3.3- La conclusion
A l’instar de l’introduction, elle doit être brève. Elle doit tirer les conséquences de
ce qui est dit dans le corps du sujet : décisions, mesures à prendre, solutions adoptées,
attentes, etc. Cette conclusion doit être soignée tant dans le fond que dans la forme car
le lecteur le lecteur reste toujours sur l’impression des dernières phrases.
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passé composé. Le passé simple est de moins en moins employé, sauf dans le style
littéraire.
2- La relecture et correction
La rédaction d’un texte étant achevé, le travail n’est pas pour autant achevé. Il est
rare que le premier « jet » puisse constituer un texte définitif. Il faudra donc relire
lentement, et souvent à haute voix, pour déceler les cacophonies qui ne peuvent se
révéler qu’à l’oreille.
Il peut, à la relecture, apparaître nécessaire d’ajouter un mot, une phrase, un
paragraphe qu’on a omis et qui apporte au texte un appoint utile.
Il peut aussi être souhaitable de modifier l’ordre de la rédaction pour lui donner plus
de clarté ou de force persuasive, mais les corrections les plus fréquentes et les plus
indispensables aboutiront à des ratures, à des suppressions pour éviter les répétitions.
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Ils se manifestent par le choix des mots, de formules consacrées par les usages particuliers
de l’Administration et par la tradition générale des bureaux. Ce sont :
1- La dignité
Le délégataire de l’Autorité publique se doit d’écrire en français et sous une forme telle que
le ton du document permette au lecteur d’en identifier le caractère officiel.
Le souci de dignité se traduira dans les documents administratifs par la politesse, la
courtoisie et la considération.
La politesse du style, corollaire de sa qualité est liée à l’exercice de l’Autorité. La politesse
et la courtoisie n’excluent pas, cependant, la fermeté.
2- Le respect de la hiérarchie
L’Administration est une structure pyramidale organisée hiérarchiquement. De la base au
sommet de la pyramide, il existe un rapport de subordination. Le respect de la hiérarchie se
traduit dans les écrits administratifs par l’emploi de formules et de mots qui marquent le respect
des positions hiérarchiques.
Ainsi certaines formules ne sont utilisées que par les supérieurs s’adressant aux
subordonnés et d’autres, par les subordonnés s’adressant aux supérieurs.
NB : D’une manière générale, on rend compte à son supérieur, on fait connaître à son
collègue et on informe le subordonné.
3- Le sens de la responsabilité
L’administration est responsable de ses écrits. Aussi, l’autorité qui signe un document
endosse-t-elle la responsabilité de son contenu.
Le sens des responsabilités implique le refus :
- de l’anonymat (tout document administratif pour être valable doit être signé) ;
- de l’emploi du pronom indéfini « on » car trop vague ;
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- du « nous » sauf exception (on le trouve dans certains textes réglementaires et dans les
procès-verbaux).
4- L’objectivité
C’est la caractéristique profonde du style administratif. Les réactions et considérations
subjectives dont les adjectifs et épithètes sont la marque prépondérante n’ont pas de place dans
les documents administratifs. L’objectivité commande que le style administratif soit impartial,
objectif et dénué de toute passion. Ainsi, le rédacteur d’un document administratif ne doit point
faire transparaître ses sentiments personnels.
L’objectivité garantit donc l’unité et la continuité administrative.
Le rédacteur évitera de même les expressions présentant un caractère personnel ou sentimental
(souhait, espoir, admiration, joie …).
Exemple : ne pas écrire : Dans l’espoir d’une suite favorable, je vous prie d’agréer, Monsieur,
…
Mais plutôt : Je vous prie d’agréer, Monsieur, …
NB : « J’ai le regret » peut être employé à la place de « J’ai l’honneur » pour atténuer une
réponse négative.
5- La courtoisie
Elle sera due aux administrés qui sont également dignes d’intérêts. De ce fait,
l’Administration évitera :
- les expressions désobligeantes, injurieuses ou péjoratives ;
- les appréciations trop sévères et blessantes pour la dignité ou l’amour propre de celui
qui en est l’objet.
Pour cela,
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6- La prudence
C’est une qualité inséparable de la responsabilité, de l’objectivité et de la courtoisie. L’écrit
administratif engage la responsabilité de toute l’Administration. Il convient donc d’utiliser le
plus souvent le conditionnel pour exprimer les appréciations et les propositions.
Pour ne pas trop engager l’avenir, et se ménager la possibilité de revoir les décisions en
fonction des données nouvelles, les souhaits devront être nuancés. Ainsi :
7- La précision et l’exactitude
Le document administratif étant essentiellement un document de travail, il doit être compris
de la même façon par tous les utilisateurs. Il doit donc éviter les quiproquos ou les
interprétations diverses ou les sigles obscures.
9- L’homogénéité
Il implique que tous les rédacteurs du document administratif doivent observer les mêmes
règles de rédaction. L’homogénéité exprime la prééminence et la permanence de
l’Administration.
Toutes ces règles constituent des normes qui s’imposent à tout rédacteur administratif.
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Elles sont employées uniquement dans les lettres à forme personnelle dont elles
constituent le commencement.
La formule d’appel est constituée de l’appellation « Monsieur/Madame/Mademoiselle »
en toutes lettres suivies de l’indication de leur titre s’il y a lieu.
Mais il y a des formules appropriées que l’on utilise selon la qualité du destinataire. Il peut
s’agir de :
❖ Les personnes privées :
➢ présidents et Secrétaires généraux de sociétés, de syndicats, d’associations: Monsieur le
Président ou Madame la Présidente, Monsieur le Secrétaire général ou Madame la
Secrétaire générale;
➢ Directeurs et Directeurs Généraux d’établissements scolaires, industriels,
commerciaux : Monsieur le Directeur/Madame la Directrice, Monsieur le Directeur
général ou Madame la Directrice générale;
➢ Membres de professions judiciaires (avocats, avoués, huissiers, notaires) : Maître ;
➢ Titulaires d’un Doctorat d’Etat: Docteur ;
✓ du culte catholique
Pape : Très Saint Père
(Nonce, Cardinal, Archevêque, Evêque, Curé, Abbé) : Monsieur le …
✓ du culte protestant
Président : Monsieur le Président
Pasteur : Monsieur le Pasteur
✓ du culte islamique
Imam : Monsieur l’Imam
Ayatollah : Monsieur l’Ayatollah
✓ Autorités Administratives
Monsieur le Gouverneur ;
Monsieur le Préfet ;
Monsieur le Sous-Préfet ;
Monsieur le Chef de canton ;
Monsieur le Chef du village.
Monsieur le Directeur général ;
Monsieur le Directeur ;
❖ Autorités Militaires
Monsieur le Maréchal ;
Mon Général (Officiers Généraux) ;
Mon Colonel (Colonel, Lieutenant-Colonel) ;
Mon Commandant pour les Officiers Supérieurs ;
Monsieur pour les Officiers Subalternes (Capitaine, Lieutenant) ;
Amiral pour les Officiers généraux de la marine ;
Commandant (Capitaine de vaisseaux, frégate et corvette).
NB :
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- Par lettre en date du, n° …, vous m’avez demandé (saisi de, fait part de) … ;
- Au cours de notre entretien téléphonique du …, vous avez bien voulu appeler mon
attention sur … ;
- Comme suite à votre lettre en date du …, j’ai l’honneur de … ;
- En réponse à … ;
- J’ai l’honneur d’accuser réception de … ;
- Je viens d’être saisi de … ;
- Par communication téléphonique, ... ;
- Lors de la visite que vous avez faite à mes services ... ;
- Mon attention a été appelée sur … ;
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➢ de manière générale
➢ de manière courtoise
➢ de manière autoritaire
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En conséquence, aussi, dans ces conditions, au regard de, compte tenu de tout ce qui
précède, c’est pourquoi, par conséquent, …
- Il convient, il importe de … ;
- Il paraît donc indispensable, opportun, souhaitable de …
➢ de manière courtoise
- Il n’est pas possible pour le moment (dans les conditions ou circonstances actuelles) de
…;
- Je ne manquerais pas, dès que (le moment venu) de …
- J’ai pris bonne note de votre désir, je ne manquerai pas de ... dès que les circonstances
le permettent ...
4- Tournures utilisables
a- Entre égaux (pas de connotation de hiérarchie)
- Je vous serais très obligé de …
- J’ai l’honneur de vous informer, faire connaître, adresser, faire parvenir …
- J’ai l’honneur de vous suggérer, proposer …
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- Je vous demande de me donner votre avis (de régler cette affaire) dans les meilleurs
délais.
- Je vous envoie ci-joint pour étude …
- Je vous engage à faire preuve de circonspection à l’avenir.
- Je vous prie de veiller à la parfaite exécution de cette tâche.
- Je vous prie de bien vouloir me transmettre …
- J’attache du prix (un grand prix, le plus grand prix) à la réalisation rapide de ce
projet.
- J’attache de l’intérêt (un grand intérêt, le plus grand intérêt) aux résultats de cette
campagne. » ;
- Je vous ordonne d’être dorénavant présent à 7h 30 à votre poste.
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La complexité croissante des problèmes auxquels les administrations ont à faire face, la
multiplication des rapports entre les administrés et les services publics entraîne un
accroissement de la correspondance dont l’élément prépondérant est la lettre. En effet, la lettre
est le moyen de communication le plus couramment utilisé dans l’Administration.
L’Administration utilise deux types de lettres :
- Les lettres échangées entre un service public et une personne privée physique ou morale,
appelées lettres administratives à forme personnelle ou lettres personnelles ;
- Les lettres échangées entre services publics d’un même pays, appelées lettres entre
services ou lettres à forme administrative ou encore lettres administratives.
Etant l’une et l’autre des documents de la correspondance administrative, ces deux formes
de lettres présentent de nombreuses ressemblances en ce qui concerne la plupart des mentions
d’identification.
Elle est utilisée par les fonctionnaires et agents s’adressant à un supérieur hiérarchique pour
un motif personnel (demande de congé, autorisation d’absence, etc.) et par les supérieurs
hiérarchiques répondant à un subordonné ou lui écrivant pour un motif également personnel
(félicitations adressées à un membre du personnel changement, d’affectation, demande
d’explications, mise en garde d’un agent...).
Mais généralement, c’est la lettre que l’Administration adresse à :
- une personne privée ;
- aux représentants d’un organisme privé ;
- aux représentants d’une administration étrangère ou internationale ;
- aux représentants d’une organisation non gouvernementale (ONG) ;
- à un établissement public à caractère industriel ou commercial (société d’Etat, Société
d’économie mixte) ;
- au Président d’une institution (Assemblée Nationale, Cour Suprême, etc.).
En somme, si l’expéditeur et le destinataire de la lettre ne sont pas des services publics
appartenant à un même pays, il s’agit d’une lettre administrative à forme personnelle.
2- L’écriture
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L’envoi de lettres saisies à des supérieurs hiérarchiques est parfaitement admise et offre
aux destinataires une lecture plus facile et donc plus rapide que des textes manuscrits parfois
difficiles à lire.
Cependant, parce que la lettre manuscrite exige du rédacteur un effort personnel
supplémentaire, elle est considérée comme plus déférente. Il faut l’employer chaque fois que
l’on désire marquer sa gratitude à un supérieur ou sa sympathie (condoléances, félicitations,
etc.). Dans ce cas, il faut soigner particulièrement son écriture pour qu’elle soit lisible. Il est
très discourtois d’obliger un correspondant à des efforts de déchiffrement.
La courtoisie la plus élémentaire exige que la présentation de la lettre soit soignée (éviter
les ratures et les tâches). En effet, la présentation crée une impression – bonne ou mauvaise –
auprès du destinataire du document, impression qui peut avoir des conséquences importantes.
La formule d’appel est la manière dont on appelle le destinataire de la lettre. Elle est
constituée de l’appellation « Monsieur, Madame ou Mademoiselle » en toutes lettres suivie de
l’indication de leur titre s’il y a lieu.
Exemples :
▪ Monsieur le Directeur général,
▪ Madame la Directrice,
▪ Monsieur le Préfet,
▪ Monsieur le Ministre,
NB : En français, on ne met pas de majuscule aux titres et fonctions sauf pour le Président de
la République ou lorsqu’on s’adresse aux personnes qui en sont titulaires : un préfet, le ministre
de l’intérieur, mais Monsieur le Préfet, Monsieur le Ministre.
C’est une marque de considération de laisser un espace assez grand entre le haut de la
feuille et la formule d’appel. On placera donc celle-ci un peu au-dessus de la moitié de la feuille
à 110 mm environ du bord supérieur.
La formule d’appel et la formule de politesse vont toujours de pair. Il n’y a jamais l’une
sans l’autre.
3.2- Le traitement
C’est la manière dont on traite, dans le corps de la lettre à forme personnelle ou d’un
discours, la personne à qui l’on s’adresse.
Les formules de traitement varient selon la qualité de la personne à qui l’on s’adresse.
Exemples :
▪ Votre majesté pour un souverain ;
▪ Votre Altesse pour un prince ;
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La règle est que le traitement ne doit être employé que dans le corps de la lettre ou
du discours et non en formule d’appel.
C’est la phrase finale de la lettre dans laquelle on exprime ses sentiments au destinataire.
Elle doit correspondre à la formule d’appel. L’une et l’autre sont fonction de l’affection, de
l’attention, de l’amitié, de la considération, du dévouement, de la déférence ou du respect que
le rédacteur de la lettre éprouve à l’égard de son correspondant et commence le plus souvent
par « Je vous prie de croire.. », « Je vous prie d’agréer … », …
Ces sentiments sont, bien entendu, à nuancer selon la situation, les rapports
hiérarchiques, l’âge, le sexe, le degré d’intimité des correspondants.
Les formules de politesse peuvent varier à l’infini, cependant, un certain nombre de règles
doivent être respectées.
Elles contiennent le plus souvent soit « l’expression de », soit « l’assurance ». Les deux
formules ne sont pas équivalentes. Le premier terme est obligatoire lorsqu’on s’adresse à une
autorité d’un rang supérieur pour qui la considération, le dévouement, le respect doivent être
tenus pour acquis et que l’on n’a donc pas à « assurer de ses sentiments ».
Le terme « assurance » ne s’emploie qu’à l’égard des personnes d’un rang égal ou
inférieur au signataire de la lettre.
Sur le fond, la lettre à forme personnelle répond généralement à une demande de
renseignements, à des remerciements, à l’acceptation d’une proposition, à des interrogations,
permettant la création d’un dossier, la notification d’une décision.
La plupart des mentions contenues dans la lettre à forme administrative se retrouvent dans
la lettre à forme personnelle. Ce sont :
- l’appellation de l’Etat et la devise ;
- le numéro d’enregistrement ;
- la référence ;
- l’objet ;
- les pièces jointes ;
- les lieux et dates ;
- la signature.
En ce qui concerne les autres mentions, leur utilisation tient compte de l’origine de la lettre.
Il s’agit :
- des initiales du rédacteur-dactylographe ;
- la mention : objet ;
- la suscription ;
- la mention : ampliation ;
- le timbre.
B- La lettre entre services ou lettre à forme administrative
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Elle est, comme son nom l’indique, la lettre adressée par un service administratif à un
autre service administratif relevant d’un même Etat et d’une même structure gouvernementale.
Certains l’appellent aussi « lettre administrative ».
La lettre entre services comprend les lettres échangées soit entre les services publics
relevant de départements ministériels distincts, soit entre services relevant d’une même
administration, entre services centraux et services départementaux.
Elle est adressée pour les besoins de service.
D’une manière plus simple, si l’expéditeur et le destinataire de la lettre sont des services
publics appartenant à un même pays, on dit qu’il s’agit d’une lettre entre services.
La lettre entre services ou à forme administrative a une présentation particulière qui est
pratiquement toujours la même. Elle comporte un certain nombre de mentions spécifiques
obligatoires, facultatives et circonstancielles.
C’est l’appellation officielle de l’Etat mise sur une ligne en majuscule suivie en dessous
de la devise nationale. Elle figure sur la plupart des documents administratifs. C’est surtout le
cas pour les documents, et notamment les lettres, émanant des autorités administratives, dont
elle renforce le caractère officiel.
Elle est au-dessus de toutes les autres mentions. En Côte d‘Ivoire, elle figure en haut, à
droite de la page. Mais elle peut être au milieu de la page.
1.2- Le timbre
Il figure toujours dans l’angle supérieur gauche du document. C’est l’ensemble des
mentions qui indiquent la provenance d’un document administratif (Ministère, Direction, etc.).
Le timbre doit indiquer cette origine avec précision, et en respectant la hiérarchie des services.
On part de la structure la plus élevée, pour s’arrêter à la structure de l’expéditeur qui est en
même temps le signataire du document. Il sera donc plus ou moins complexe selon la position
dans la hiérarchie du service émetteur.
- très bref si le document émane des plus hautes instances hiérarchiques et s’il est signé
par la plus haute autorité responsable ;
- plus complexe si le document émane d’un service subordonné, le timbre comprendra
généralement trois parties :
✓ le nom du ministère ou de la préfecture ;
✓ l’appellation de la direction ou du service principal ;
✓ l’appellation du service ou du bureau subordonné émetteur du document.
- plus complexe encore si l’origine se situe à un niveau encore plus bas, le timbre est alors
le reflet de l’organigramme de l’administration émettrice.
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C’est la mention qui indique le lieu d’émission et la date de rédaction de la lettre. Inscrits
en toutes lettres sur une seule ligne, ils figurent en haut à droite, sous l’appellation de l’Etat et
sa devise.
Exemple : Abidjan, le 24 avril 2017
C’est la formule d’envoi au destinataire. Elle est composée de deux parties reliées par la
préposition « à » :
- la première partie indique la qualité de l’expéditeur ;
- la seconde partie indique la qualité du destinataire.
Toutefois, la première partie sera supprimée car elle serait une répétition inutile, lorsque
l’autorité signataire est déjà nommée dans le timbre.
La suscription se trouve en haut, à droite, sous le lieu et la date.
Les mots « Monsieur » ou « Madame » sont écrits en toute lettre. Ils ne s’utilisent que
pour désigner le destinataire et non l’expéditeur (on ne se dit pas Monsieur soi-même).
C’est la formule d’envoi au destinataire, manifestant le respect des principes de
hiérarchie et d’autorité, éventuellement complétée par l’indication de la transmission
hiérarchique intermédiaire (sous couvert de ou sous le couvert de …).
La suscription c’est le nom donné également à l’adresse du destinataire d’une lettre,
portée sur la lettre elle-même et sur l’enveloppe.
1.6- L’objet
C'est la mention très succincte du problème central, de la question traitée dans la lettre.
Il a pour but, de permettre au destinataire de vite avoir une idée du texte, de faciliter l’attribution
puis le classement.
L’objet se place à gauche, sous le numéro d’enregistrement, avant le corps de la lettre.
NB :
- Le mot « Objet » est toujours souligné et écrit en gras (Objet :) ;
- Une lettre ne traite que d'un objet.
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Il s’agit d’inscrire au-dessus du timbre les initiales respectives de celui (ou celle) qui a
rédigé le projet du document et de celui (ou celle) qui l’a dactylographié. Elles figurent, centrées
au-dessus du timbre.
Les initiales permettent au signataire de savoir à qui faire des remarques éventuelles.
1.8- La signature
NB : Lorsque la qualité de l’expéditeur figure déjà en haut du document et que c’est exactement
la même qualité qui doit être reprise au niveau de la signature, on s’en passe et dans ce cas, la
signature ne comprendra que deux parties, à savoir le signe propre à chaque individu et le
prénom et nom du signataire.
La signature se place au bas de la lettre sur la partie droite de la page, quelques lignes
en dessous du texte, immédiatement après la formule de courtoisie ou de politesse
On distingue :
- la signature par l’autorité compétente : c’est la signature du titulaire d’un poste.
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Nom et prénom(s)
✓ Soit les textes n’ont rien prévu et l’autorité compétente prend un acte (arrêté,
décision, note de service) pour désigner quelqu’un devant assurer la continuité
de la fonction : c’est l’intérim.
Dans cette hypothèse, deux (02) formules sont utilisées pour traduire l’intérim
de la tâche.
En cas d’absence ou d’empêchement, on écrira :
Exemple 1 : Pour le Directeur empêché,
Le Sous-Directeur chargé de l’intérim
Signature
Nom et prénom(s)
a- La référence
La référence (en abrégé Réf.) se place sous l'objet. C'est un rappel des documents
antérieurs ou précédents qui ont une certaine relation avec la lettre (lettres, message, texte
législatif ou règlementaire, etc.) auxquels le rédacteur se réfère. Autrement dit, s’il n’existe
aucun document précédent en relation avec la lettre qu’on est en train de rédiger, celle-ci ne
portera pas cette mention « Référence ».
Elle comprend le numéro d’enregistrement suivi des sigles des différentes structures.
NB: Ne pas multiplier les références.
b- La pièce jointe
Cette mention sert à énumérer, en cas de besoin, le nombre et la nature des différentes pièces
accompagnant la lettre (ou tout autre document), s’il y en a. C’est une mention qui attire
l’attention du destinataire sur les documents annexes transmis avec la lettre. Elle est placée :
- soit en toutes lettres sous la référence ;
- soit en bas de la page en utilisant les initiales « PJ ».
c- L’ampliation
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C’est une mention qui permet d’adresser des copies de la lettre à des personnes
physiques ou morales autres que le destinataire principal, mais que l’on juge utile d’informer,
en précisant le nombre d’exemplaires à adresser à chacun.
Elle se place en bas à gauche de la page, légèrement sous la ligne de la signature.
d- Le sous-couvert
Cette mention s’ajoute sous la suscription lorsque le document doit suivre la voie
hiérarchique. Elle peut être montante ou descendante :
- Montante, lorsque le document part de la base au sommet ;
- Descendante, lorsque le document provient de l’autorité supérieur vers le subordonné ;
Lorsque la voie hiérarchique comporte plusieurs étapes, on utilise la formule générale de
« sous le couvert de la voie hiérarchique ».
- « URGENT » (signale au destinataire que l’affaire doit être traitée sans retard);
- « RAPPEL » (rappelle au destinataire que l’expéditeur attend encore la réponse à une
lettre précédente);
- « Vu et transmis le … » (indique que l’autorité ou les autorités concernée(s) par la
transmission hiérarchique ont pris connaissance du document transitant sous leur
couvert) ;
- « VISE le … » ou « VISA » (mention apposée dans la marge de la lettre ; elle est utilisée
lorsque le document doit obtenir l’approbation d’une autorité extérieure avant son
expédition) : visa du ministre des finances pour les mesures à incidence budgétaire ;
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3- Le corps de la lettre
3.1- L’introduction
Elle sera très brève. Elle a pour but de prévenir le lecteur pour ce qui va suivre. (une ou
deux phrases).
3.2- Le développement
C’est le corps du sujet. Il se divise en deux (02) ou trois (03) parties équilibrées alliant
clarté, précision et concision. Une lettre ne traitera que d’un seul problème. Il convient donc de
rédiger autant de lettres distinctes que de problèmes distincts.
Le rédacteur doit tenir compte de l’équilibre entre les parties et de la loi de l’intérêt
croissant qui consiste à présenter d’abord les faits et les arguments les moins importants et
parvenir à ceux les plus décisifs. Chaque idée différente fera l’objet d’un paragraphe distinct.
Le texte doit être suffisamment aéré pour aider à la clarté de son argumentation.
3.3- La conclusion
La conclusion doit être claire, précise et amenée sans brutalité. Comme l’introduction, elle
doit être brève et tirer les conséquences de ce qui est dit dans le corps du sujet. Elle comprend
l'énoncé de la décision, de la demande ou de la proposition. Elle consiste à :
- demander des instructions si on est subordonné ;
- ordonner ou demander des éclaircissements lorsqu’on est supérieur hiérarchique.
Elle ne doit pas se confondre avec la formule de politesse qui constitue un paragraphe
séparé.
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Les lettres à forme administrative peuvent être classées en fonction de leur objectif et des
circonstances qui les ont motivées. On distingue :
- la lettre d’accusé de réception ;
- la lettre de transmission ;
- la lettre de rappel ;
- la lettre d’intervention ;
- la lettre d’accompagnement.
Par lettre n° … en date du … vous avez bien voulu attirer mon attention sur … Je ne
manquerai pas de vous tenir informé de la suite qui sera donnée à cette affaire après
étude par mes services.
- Pour préciser que les documents demandés ont déjà été envoyés
Par lettre n° … du … vous m’avez demandé … J’ai l’honneur de vous faire connaître
que ces pièces ont été adressées sous bordereau (sous pli) n° … Elles devraient donc
vous parvenir incessamment.
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Entre services, on n’envoie généralement pas une lettre de transmission, mais un simple
bordereau, beaucoup plus expéditif. Cependant, lorsque l’on adresse un document à une haute
autorité ou à une personne étrangère à l’administration, la lettre de transmission doit être
préférée au bordereau.
La lettre de transmission a pour objet, de transmettre à un tiers, un document, un dossier.
Cette lettre ne se contentera pas de transmettre tout simplement le dossier ou document ; au-
delà de la simple transmission, elle doit pouvoir préciser l’intention dans laquelle cela est
transmis.
La transmission peut être faite « pour attribution », « pour information », « pour avis »
ou pour solliciter des instructions.
Exemples :
- J’ai l’honneur de vous transmettre ci-joint pour information …
- Je vous prie de bien vouloir trouver ci-joint …
Que ce soit dans l’un ou l’autre cas, l’expéditeur peut vouloir connaître la suite réservée
au dossier. Dans ce cas, à la fin de la lettre, on peut employer :
- Je serais heureux, ou j’attacherai du prix à être informé de la suit qu’il aura été possible
de donner à cette affaire.
- Je vous saurais gré des dispositions utiles que vous voudrez bien prendre en vue de me
notifier la suite qu’il aura été possible de réserver à cette affaire …
L’intervention consiste à user de son influence pour faire obtenir à quelqu’un, ce que celui-ci
estime être son droit. C’est l’acte d’une personne bien placée.
La pratique de l’intervention est contestée en raison des abus du favoritisme qu’elle provoque.
Elle a cependant l’avantage de vous obliger à bien analyser un dossier qui vous est confié, dès lors que
vous savez que d’autres personnes physiques ou morales, mieux placées, pourraient, à tout moment,
réagir par rapport au dossier.
L’intervention posera le problème avec clarté, apportera de nouveaux arguments ou fournira des
éléments utiles en vue d’une solution objective et équitable.
La réponse à une lettre d’intervention sera aimable surtout s’il n’est pas possible de donner une
suite favorable à la requête. Le rédacteur développera les raisons qui justifient cette impossibilité.
Dans le cas d’une réponse positive, le rédacteur fera apparaître les raisons qui militent en faveur
de cette heureuse solution.
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Lorsque l’on transmet à une autre autorité un document complexe ou volumineux (dossier,
rapport, étude, etc.), il est souvent utile (surtout si l’on attend un examen rapide de l’affaire par
cette autorité) de lui présenter ou de lui commenter sous forme de lettre d’accompagnement les
principaux aspects du document transmis, afin de lui en faciliter la lecture et la compréhension.
La lettre à forme personnelle et la lettre entre services sont les deux types de lettres utilisées
régulièrement par l’Administration. Elles diffèrent par la forme car chacune d’elle a ses
caractéristiques particulières au niveau de la présentation. Mais dans le fond, elles traitent
généralement des mêmes sujets. Comme tout écrit administratif, elles tiennent compte de la
hiérarchie, sont objectives, courtoises et prudentes. Elles s’attachent aussi avec un soin
particulier à la précision et à rechercher la plus grande efficacité possible.
EXERCICES PRATIQUES
2-
Dans la pratique, suivant leur forme et leur destination, il existe plusieurs types
de comptes rendus :
- le compte rendu de réunion ;
- le compte rendu de mission ou d’activité ;
- le compte rendu d’un événement ;
- le compte rendu d’un accident ;
- etc.
3- Construction et présentation
Le compte rendu exige une observation et/ou une écoute attentive ainsi
qu’une bonne prise de notes.
Avant la rédaction qui doit se faire dans la foulée, trois (3) opérations
complémentaires sont nécessaires : trier, résumer, structurer. On relit ses notes
pour éliminer les observations secondaires. Il faut résumer l’essentiel. La
structure peut s’envisager de deux façons :
- structuration linéaire : on suit l’ordre du déroulement des événements,
de la visite ;
- structuration par centre d’intérêt : c’est un travail synthétique qui
regroupe les informations par thèmes essentiels.
L’en-tête d’un compte rendu comprend les mentions suivantes :
- origine c’est-à-dire le nom du rédacteur ou de son service ;
- destinataire ;
- objet : c’est la désignation simple de l’affaire concernée
- date
La rédaction obéit aux règles de composition de paragraphes. On introduit
généralement le compte rendu par des phrases du genre : « J’ai l’honneur de porter
à votre connaissance les faits suivants … ».
I- Le compte rendu de réunion
Le compte rendu de réunion est soumis, comme les autres, aux obligations
d’exactitude, de précision et d’efficacité. Il a pour rôle de laisser des traces écrites
des échanges oraux.
Il existe deux (2) catégories de comptes rendus de réunion qui se distinguent
essentiellement par la manière de relater les faits :
- le compte rendu intégral ou « in extenso » ;
- le compte rendu analytique ou résumé.
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La difficulté de ce type de comptes rendus, c’est qu’il exige une grande rapidité
de prise de notes. On ne peut les rédiger qu’à partir de notes sténographiques, ou
d’enregistrements au magnétophone. Ces comptes rendus sont rarement utilisés
dans l’administration.
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En plus des mentions habituelles, on trouve dans ce type de compte rendu des
mentions spécifiques qui sont :
le titre, l’introduction, la liste des participants, l’ordre du jour, la formule
d’ouverture, le développement ou texte du compte rendu, la formule finale ou
formule de clôture.
Le compte rendu de réunion comprend :
- Un titre qui fait ressortir le mot « COMPTE RENDU », la nature et la
date de la réunion ;
- Un prologue qui est une phrase qui rappelle la date, l’heure, le lieu,
l’objet de la réunion, le nom et la qualité de la personne qui la préside ;
- Une liste des participants : on y mentionne le nom et la qualité de
chacune des personnes qui ont pris part à la réunion. Lorsque cette liste
est assez longue, on la met en annexe au document ;
- L’ordre du jour : il est question de faire ressortir les différents points
débattus au cours de la séance. On peut considérer les points de l’ordre
du jour comme des sous-ensembles de l’objet de la réunion mentionné
dans le prologue. Les points de l’ordre du jour doivent être en relation
avec l’objet de la réunion. Si on veut, au cours de la séance, discuter de
certains problèmes qui n’ont aucun rapport avec l’objet de la rencontre,
on va les regrouper dans un point appelé DIVERS.
- Le corps : en prenant chaque point de l’ordre du jour, on relate tout ce
qui a été dit sur le point, en prenant soin de préciser le nom ou le titre de
l’intervenant. Mais si l’on veut rendre compte de manière générale, très
synthétique, on ne nommera pas les intervenants mais on présentera les
grandes idées qui se dégagent des interventions ;
- La fin : elle fait généralement mention de l’heure à laquelle la séance a
pris fin. Elle est souvent libellée comme suit : L’ordre du jour étant
épuisé, la séance est levée à … heures.
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Etaient absents :
Etaient excusés
Pour être sûr de n’oublier personne, il faut faire circuler en cours de séance, une
feuille de présence ou d’émargement sur laquelle chacun inscrira son nom et sa
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qualité. Cette feuille sera conservée afin d’éviter toute contestation ultérieure.
Lorsque cette liste est assez longue, on la met en annexe du document.
A. TOURE
Etant entendu que l’on doit éviter de prendre parti au moment de rendre
compte, l’on doit tout mettre en œuvre pour éviter l’emploi de la première
personne du singulier « Je » et de la première personne du pluriel « Nous »,
lorsqu’il s’agit d’un compte rendu analytique.
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- l’usage du service qui veut que l’on garde une trace écrite de toute mission
particulière comme de l’activité générale ;
- des dispositions légales ou réglementaires qui fixent la périodicité des comptes
rendus d’activités.
1- Présentation
Etabli sur du papier libre ou à en-tête, le compte rendu comportera :
- Le timbre du service du rédacteur ;
- Le titre COMPTE RENDU, suivi de la désignation de l’activité présentée et
éventuellement du nom et de la qualité de l’agent concerné s’il s’agit d’une activité
individuelle ou d’une mission.
Exemples :
COMPTE RENDU
de l’activité de Mme X. … pour la période du 1er au 31 septembre 2016
COMPTE RENDU
de la mission effectuée du 3 au 8 décembre 2014
dans le district de Yamoussoukro par un agent commercial
Exemple :
-----------------------
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COMPTE RENDU
Comme suite à votre demande, j’ai l’honneur de vous rendre compte sommairement ci-
après de la mission d’inspection que j’ai effectuée du 12 au 19 octobre 2010 dans le district
de Yamoussoukro, conformément à vos instructions du 10 octobre 2010.
J’ai été accompagné dans cette tournée par M. Eric DION, responsable de la subdivision,
qui m’avait signalé les quartiers critiques à visiter : 220 Logements, Morofè, Diouladougou.
Ces différents quartiers sont envahis par les ordures. Les voies sont presque impraticables
du fait des ordures qui les jonchent.
Le marché, à l’instar des quartiers suscités, est dans un état piteux. Les marchandises sont
même exposées sur des tas d’ordures.
En somme, la plupart des quartiers de Yamoussoukro croulent sous le poids des ordures
ménagères.
M. Denis KOFFI
Le compte rendu s’impose en cas d’accident, qu’il s’agisse d’un accident de personnes, de
véhicules ou de machines, car il s’agit principalement d’aider à la détermination des
responsabilités, et pour cela d’établir les liens ou l’absence de liens entre l’accident et le
service. La précision et l’exactitude revêtent en ce cas une importance toute particulière.
COMPTE RENDU D’ACCIDENT
Accident de la circulation du 12 décembre 2014
Route de Bassam, véhicule Peugeot 405 N° D 2605 CI (à vérifier)
Chauffeur : Souleymane BAKARI
Le texte du compte rendu devra comporter obligatoirement les mentions suivantes :
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Dans tous les cas, le compte rendu sera signé par son rédacteur et, pour un accident de véhicules,
par les parties en cause si possible.
Il s’agit de l’accident qui pourrait se produire sur le lieu du travail et dont on rend compte
au supérieur hiérarchique.
Il comprend les éléments ci-après :
- identification complète de la victime (état civil, qualification professionnelle …) ;
- circonstances détaillées de l’accident (date, heure, lieu …) ;
- relation de l’accident-même (des croquis, des photographies … peuvent toujours
faciliter et présenter cette rédaction) ;
- conséquence de l’accident ;
- indication exacte des témoins.
Ce compte rendu doit être daté et signé de son auteur.
EXERCICE PRATIQUE
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Vous avez été désigné(e) comme secrétaire de séance à la réunion de rentrée académique par le
Directeur de votre Ecole. Vous êtes donc êtes chargé(e) de rendre compte de cette réunion.
Rédigez le document.
Vous êtes l’assistant(e) du Directeur des Ecoles et vous avez pris part à la réunion de rentrée
académique qui a eu lieu le mercredi 7 novembre 2018, à l’amphithéâtre Affoussiata BAMBA-
LAMINE. Vous êtes chargé(e) de rendre compte de la réunion. Rédigez le document.
BIBLIOGRAPHIE
FAYET (Michelle), Réussir ses comptes rendus, Paris : Editions d’Organisation, 2005.
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