UNIVERSITÉ LIBRE DES PAYS DES GRANDS LACS

B.P. 368 GOMA

FACULTÉ DES SCIENCES ÉCONOMIQUES ET DE GESTION

UE : COMMUNICATION 3, ECUE : RAPPORTS ECONOMIQUES, CREDIT : 3
Dispensé par :
Dr MUHINDO UHURU Michael
Professeur Associé

Cours (ECUE) présenté à l’intention des étudiants de la troisième année de licence,

semestre 2

FILIERE : GESTION.

Appartenant à ……………………………………………………………….

2022-2023
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SOMMAIRE

1. INTRODUCTION……………………………………………………………….3.
2. QUELQUES NOTIONS SUR LE RAPPORT…………………………………..5.
3. COMMENT REDIGER LES DIFFERENTES PARTIES D’UN RAPPORT ?...11.
4. REGLES A RESPECTER……………………………………………………….15.
5. CONCLUSION………………………………………………………………….20.
6. BIBLIOGRAPHIE ……………………………………………………………...20.
7. CAS PRATIQUES……………………………………………………………....21.
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1. INTRODUCTION
Il est difficile d’imaginer une vie sociale sans la communication. Dans toutes les formes d’organisations, même les plus primitive,
communiquer constitue un passage obligé. En ce qui concerne les organisations possédant des objectifs, plus particulièrement les
entreprises, elles doivent, aussi bien à l’intérieur comme à l’extérieur, chercher comment faire circuler l’information. En effet,
communiquer permet de transmettre ou d’échanger des informations. Les partenaires, les associés, les décideurs, les agents, ont tous
besoin d’être informé afin de rendre des décisions. Il en est de même pour la constitution des réseaux, des cadres de collaboration, des
alliances, etc. Cependant, communiquer n’est pas toujours chose aisée dans une entreprise comme on peut l’imaginer. La communication
est facilitée par des éléments matériels et relationnels ; ceux-ci peuvent aussi au contraire la rendre difficile, voire l’empêcher. Plusieurs
moyens, outils, formes de communiquer existent, mais dans les entreprises, dans les administrations, la rédaction d’un rapport s’impose
pour rendre compte d’une mission effectuée, d’une activité réalisée, d’un travail abattu. Il fait partie des éléments à la base desquels les
décisions sont prises par la hiérarchie, par les conseils d’administration, etc. Quel que soit le type de rapport à rédiger, le rédacteur doit
être conscient du fait qu'il cherche à établir une relation avec ses destinataires. Comme tout document rédigé, un rapport présuppose un
lien entre rédacteur et lecteur. La première intention de l’auteur d’un rapport est précisément de rapporter une entreprise à un destinataire
spécifique, de rendre compte de ce qui a eu lieu.
Dans la vie courante, le mot rapport peut avoir plusieurs sens parmi lesquels nous pouvons retenir : celui d’un récit ou d’un témoignage
fidèle de ce qu’on a vu ou entendu lors d’un évènement donné ou d’une situation donnée. Le témoin d’une situation vue ou entendue doit
rapporter fidèlement le fait. Le rapport doit de ce fait décrire, expliquer, justifier des choix et présenter des résultats, faire progresser la
réflexion sur l'activité en question et faciliter la formation d’opinion chez le lecteur. C'est donc en partie un compte rendu au sens propre
du terme : vous rendez des comptes du temps (et parfois de l'argent) que vous avez employé à une certaine activité qui a pu être décidée
en accord avec le mandataire. C’est le cas d’un fonctionnaire de l’administration publique ou d’une organisation privée qui, de retour
d’une mission de service, doit toujours faire part de ce qu’il a effectué comme travail à son chef hiérarchique, avant de déposer un rapport
écrit.
La détention des connaissances donne de la valeur à l’être humain, il en est aussi de même pour sa capacité de communiquer ses idées
ou ses découvertes. Il est ainsi très important de commencer dès ses études à améliorer sa communication à la fois verbale et écrite. La
rédaction de rapports est un élément important de communication écrite pour le gestionnaire que vous êtes et c’est pour cette raison
que ce document vous est adressé, il vous permet de connaitre quelques bonnes règles pour la rédaction de rapports.
Vous devez savoir donc qu’en dehors des qualités que vous possédez en tant que gestionnaire notamment la maitrise de la gestion des
stocks, de la comptabilité, de la gestion financière, du marketing et du fait de posséder un esprit d’équipe, il existe d’autres qualités non
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négligeables qui vous permettront de nouer vos relations d’affaires, de présenter les activités que vous avez effectuées, bref, la manière
de rédiger le rapport dans le cadre de sa profession.
Un rapport est un écrit, un récit, un compte rendu, un témoignage, ou un exposé synthétique des faits et arguments permettant au
responsable d’une entreprise de prendre des décisions de service en toute connaissance de cause. Par exemple un rapport comptable
permettra au directeur financier de savoir comment orienter ses décisions de financement ou d’investissement.
Les rapports ont une importance pratique et évidente au service de l’entreprise. Ils intéressent précisément l’étude du choix des facteurs
de production, la politique de vente des produits, les matériels de transports, le recrutement et la formation de la main d’œuvre,
l’organisation de différents services. A l’intérieur comme à l’extérieur, l’entreprise entretient de nombreuses relations qui nécessitent
l’élaboration des divers rapports dont la rédaction doit être faite consciemment, en ce sens que ce document (rapport) engage la
responsabilité du rapporteur. Un rapport mal rédigé peut créer des préjugés défavorables à l’égard de son rédacteur.
Le but premier d’un rapport est de fournir une information de manière brève et claire. La brièveté est importante, un rapport n’est pas un
roman. La clarté est obtenue en subdivisant le rapport en chapitres, sections, sous-sections, titres, etc. ayant chacun un rôle précis à jouer.
Il n’y a évidemment pas une seule manière de rédiger un rapport, mais la structure exposée ici se veut valable pour le plus grand nombre
de rapports techniques. Cette structure peut bien entendu être modifiée en fonction du type de rapport à rédiger.
1.1. But et Objectifs
Dans l’exercice de ses fonctions, tout agent de n’importe quelle entreprise ou administration est souvent amené à fournir des rapports à
ses supérieurs et à entretenir diverses relations avec différents partenaires. Le but de ce document est de donner aux étudiants des règles
de bonnes pratiques lors de la rédaction de rapports. Les objectifs spécifiques sont :
• Justifier l’importance de rapports bien structurés ;
• Décrire et expliquer la structure d’un rapport technique ;
• Donner aux apprenants un ensemble des concepts et formules de style propre ou jargons du gestionnaire.
1.2. Compréhension du cours et Evaluation
Dans le cadre de ce cours, il sera ainsi demandé aux apprenants de faire une analyse concise (de 18 pages minimum à 30 pages
maximum) et originale, centrée sur un problème de Gestion particulier, écrite par chaque étudiant. Ceci leur permettra de
s’adapter plus tard à ce qui se passe dans le monde professionnel en ce qui concerne la rédaction des rapports.
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2. QUELQUES NOTIONS SUR LE RAPPORT

1.2.1. Qu’est-ce qu’un rapport d’abord ?
Faisant partie des écrits professionnels, le rapport est un document structuré et analytique répondant à des règles précises. C’est un
document de référence qui donne une vision complète de toutes les actions conduites au sein d’une institution ou d’une entreprise durant
une période donnée (souvent un semestre, un an) et présente les résultats atteints par rapport aux objectifs fixés dans le programme
d’activité de l’année écoulée. C’est le document clé de la prise de décision mûrie et d’orientation. Par une volonté de dépassement de la
simple information, le rapport d’activité se veut, en fait, un document convaincant ayant pour principal objectif d’appuyer la qualité de
la prise de décision.
A) Types de rapport
Les rapports peuvent être classifiés selon différents critères notamment la forme, le monde d’exposition, l’origine, l’objet, le caractère
obligatoire ou non. D’après la forme, on distingue le rapport oral et le rapport écrit. D’après le mode d’exposition, on a le rapport
descriptif et le rapport narratif. D’après l’origine, on distingue le rapport officiel et non officiel. Selon l’objet, on a plusieurs types de
rapport (il est difficile d’établir la liste complète), quelques exemples : le rapport administratif, le rapport financer, le rapport militaire,
le rapport démographique…. D’après le caractère obligatoire, on distingue les rapports légaux et les rapports libres ;
B) Distinction entre rapport, notes de service, compte rendu et procès-verbal
Note de service : c’est une communication écrite qui ne représente qu’un intérêt d’information sur un cas particulier au sein d’un service
ou un établissement. Par exemple : un chef d’entreprise rédigera les notes de service pour transmettre un ordre, une décision et
éventuellement rappelé les faits. La caractéristique essentielle de la note de service est de traduire dans un nombre limité des mots
l’essentiel d’une communication que le supérieur hiérarchique peut transmettre. C’est pourquoi la note de service doit être courte et
traitée d’un seul sujet. Elle doit être rédigée dans un style concis, à un ton ferme plus au moins impératif, à vocabulaire clair et précis.
Compte rendu : c’est un exposé écrit ou oral établissant une relation d’opinion au cours d’un débat sans se limiter seulement à narrer
ou à raconter les faits. Le rédacteur d’un compte rendu est autorisé à collecter le fait pour mieux reconnaitre ce qui a été dit ou fait au
cours d’un débat. La différence entre le compte rendu et le rapport se situe dans le fait que le premier relate objectivement le fait et
commente sans nécessairement aboutir à des propositions. En revanche, le rapport finit toujours par des propositions d’actions ou des
décisions formulées par le rédacteur.
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Procès-verbal : c’est une communication écrite en dépit de son nom, c’est la preuve des faits. Les procès-verbaux sont des documents
qui racontent exactement ce qui a été constaté, entendu. C’est aussi des actes de délibération d’un corps constitué tel que le parlement,
le gouvernement ou le jury de délibération. On parle également de PV pour indiquer une relation écrite par une personne destinée à être
liée publiquement. Exemple : PV de prestation de serment de membre d’un corps constitué comme le magistrat. Le PV désigne également
un document établi par un officier public sur ce qu’il a vu ou ce qui a été dit ou fait devant lui. Celui-ci ne peut y ajouter aucun avis
personnel. Un PV administratif constate un fait susceptible d’entrainer des conséquences administratives et juridiques. Un PV d’affaires
est un document qui constate la régularité des conventions.
C) C’est quoi un rapport d’activités individuels ou collectif
Le rapport d’activité annuel collectif présente d’une part, les résultats atteints par rapport aux objectifs fixés dans le programme d’activité
de l’année écoulée et d’autre part, les orientations futures de l’institution. C’est aussi un outil de communication entre des personnes
travaillant sur un projet commun. Il peut également être centré sur un secteur d’activité ou une branche professionnelle. Ce document est
alors fortement marqué par la volonté de présenter l’institution, l’entreprise ou le secteur sous son meilleur jour. En effet, il ne serait pas
envisageable d’en dégager des dysfonctionnements par exemple. Le rapport d’activité est donc un document de promotion.
Documents de prestige, parfois réalisés avec l’appui d’agences spécialisées, les rapports d’activité annuels doivent toujours être en accord
avec la culture de l’entreprise ou de l’institution (Culture de résultat par exemple). Si aucun professionnel de la communication
n’intervient, il faudra bien entendu soigner le texte et procéder à plusieurs relectures par des personnes différentes.
Le rapport d’activité individuel, quant à lui, est un document créé plus récemment à la suite de la mise en place du principe des entretiens
professionnels annuels. Il s’agit alors pour le rédacteur, généralement un cadre ou un expert de synthétiser pour sa hiérarchie directe ses
activités de l’année passée, tout en montrant qu’il a su remplir les objectifs fixés l’année précédente et atteindre les résultats escomptés.
Si ceux-ci ne sont pas atteints, il devra en justifier les raisons en expliquant cette apparente défaillance. Les personnes les plus
entreprenantes utiliseront ce document pour proposer des améliorations ou émettront des suggestions d’amélioration ou de
développement. Ce document favorise donc la promotion personnelle et peut aussi servir d’outils d’évaluation par la hiérarchie.
B) Pourquoi un rapport d’activités
Les objectifs d’un rapport d’activité sont les suivants : donner une vision d’ensemble des activités d’une année ; mettre en évidence les
points forts de celles-ci ; justifier ou atténuer les points faibles afin de valoriser le mieux possible l’activité menée pour donner la meilleure
impression aux lecteurs. Ces objectifs peuvent se résumer en un mot clé : valoriser. En effet, par le pouvoir de leur force argumentaire,
les rapports d’activité peuvent modifier l’opinion de leurs lecteurs.
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Pour une institution ou une entreprise, le rapport d’activité permet de rendre compte, de faire le point sur l’état d’avancement dans
l’atteinte des résultats, de donner des explications des écarts entre les prévisions et les réalisations ainsi que les actions correctives, s’il y
a lieu pour la période subséquente.
Un examen annuel de rendement rassemble tous les intervenants (Conseil d’administration par exemple) pour examiner les indicateurs
de rendement et les risques de l’environnement afin d’évaluer les progrès accomplis et de donner de nouvelles orientations. C’est sur la
base de ce rapport qu’un plan d’activité annuel pour l’année subséquente pourra être établi.
Le rapport d’activité individuel, à l’instar du rapport d’activité d’une entreprise, sanctionné par la confiance des actionnaires, se doit
d’atteindre les mêmes objectifs, cette fois vis-à-vis de sa propre hiérarchie.
Ressenti souvent par les rédacteurs comme un exercice contraignant, il n’en est pas moins un fantastique outil de promotion personnelle.
En effet, les richesses humaines déployées à un poste sont trop fréquemment ignorés par les hiérarchiques. Votre rapport d’activité
personnel peut donc être l’unique opportunité de présenter avec finesse l’ampleur de votre investissement personnel.
Devenu désormais un véritable tremplin professionnel, le rapport n’est pas à négliger ou à bâcler dans le souci de s’en débarrasser au
plus vite.
C). Aperçu des techniques de rédaction d’un rapport
Il existe de nombreuses manières de rédiger un rapport d’activité mais toutes doivent respecter les critères ci-après :
-La couverture
La couverture est un élément essentiel d'un rapport, c'est « l'accroche », elle doit donner aux lecteurs toutes les informations entourant le
rapport : Titre, Auteurs, Logos, Date de parution, Partenaires éventuels ...

-Le résumé
Il s'agit d'une description rapide du contenu du rapport. Le lecteur peut ainsi prendre connaissance des grandes lignes sans aller plus loin
que la première page.
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-Le sommaire
Le sommaire est particulièrement utile, notamment pour un rapport à caractère scientifique ou technique, en effet, le lecteur peut n'être
intéressé que par certaines parties et donc il voudra y accéder directement sans avoir à feuilleter un document qui peut faire une centaine
de pages.
-L'introduction
Elle sert à situer le contexte du rapport : « rapport de stage », « rapport de mission à caractère technique » ou encore « rapport d'activité
» pour une entreprise. L'introduction doit également donner le cheminement logique du rapport. Le lecteur doit être capable à sa lecture
de savoir si ce document va ou non répondre à ses attentes.
-Le corps du texte
Il s'agit du point d'orgue du document, il doit donc être à la hauteur de l'introduction et du sommaire, le développement ne doit pas être
une simple extension de la table des matières mais un texte structuré.
-La conclusion
La conclusion est le bilan de l'exposé, elle doit marquer une fin à la démonstration qui vient d'avoir lieu dans le corps du texte. On doit
donc y apporter un soin particulier. C'est la dernière impression laissée au lecteur.
D) Les autres parties
-Les annexes
Les annexes ne sont pas un fourre-tout dans lequel on regroupe tout ce qu’on ne sait pas où mettre dans le rapport. Le corps du rapport
contient tout ce qui est primordial pour la compréhension. Les annexes doivent contenir tous les éléments qui éclaircissent ou complètent
le rapport. Par exemple, les annexes peuvent contenir : des données statistiques, des démonstrations mathématiques, des figures ou
tableaux de grande taille. Il est important de donner un titre à chacune des annexes et de les présenter brièvement afin que le lecteur ne
soit pas perdu lorsqu’il les consulte. Il faut y faire référence dans le texte pour comprendre pourquoi vous les avez retenues. Si vous
n'avez pas besoin d’y faire appel, c’est qu'elles ne sont pas essentielles.
-Figures et Tables
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Les figures et tables doivent être numérotées selon le chapitre auquel elles appartiennent et placées aussi près que possible du texte qui
leur fait référence. Les figures et tables sont numérotées séparément, par exemple, Figure 3.1, Figure 3.2, etc. et Table 3.1, Table 3.2,
etc. Dans de courts rapports, les figures et tables peuvent être numérotées consécutivement tout au long du rapport plutôt que par chapitre.
Les figures et tables sont rarement numérotées par section et sous-section. Les graphiques sont repris comme figures et sont donc
numérotés comme telles. En plus d’un numéro de Figure ou de Table, il est souvent utile d’inclure également une légende décrivant la
figure ou la table. La légende doit permettre une lecture rapide de la figure ou de la table et doit donc reprendre l’information complète
présentée sous forme condensée. Il est également important de faire référence à toute figure ou table depuis le texte et ce toujours en
amont de celles-ci.
Finalement, la dernière chose à bien respecter lors de l’insertion de graphiques est de s’assurer que l’information que celui-ci doit faire
passer saute le plus directement possible aux yeux du lecteur. Pour cela, il est important de faire un bon choix d’échelle, de nommer
correctement les axes (avec leurs unités !) ou encore d’utiliser des types de tracés différents si de nombreuses courbes se superposent. A
ce propos, il est souvent conseillé de ne pas utiliser un code de couleur pour différencier les courbes car l’information du graphique serait
perdue lors d’une éventuelle photocopie. Un code se basant sur des symboles différents est le plus souvent préférable.
-Autour du rapport
La rédaction et l'orthographe du rapport doivent être impeccables : les phrases seront courtes, sans faute d’orthographe, le style précis et
clair, sans jargon ni emphase, et on évitera toute expression trop familière. En effet, un rapport est un document complet qui fait souvent
appel à des termes techniques et des références à d'autres ouvrages. Il est donc nécessaire d'une part, de citer les sources utilisées
(bibliographie) afin de ne pas s'approprier le travail de quelqu'un d'autre, et d'autre part, de faire un glossaire (placé en annexe) regroupant
l'ensemble des termes qui nécessitent une explication, le but étant de faciliter la lecture du rapport. Il faudra aussi dresser la liste des
sigles et abréviations ou acronymes à placer tout au début du rapport. En outre, pour conférer une certaine notoriété au rapport, il est
conseillé qu’il comporte une préface ou un avant-propos signé d’une autorité ou d’un responsable. La préface ou l’avant-propos situe
généralement le rapport dans son contexte, rappelle son bien-fondé et souligne son importance ou sa valeur par rapport à l’institution et
à son environnement.
S’agissant de la bibliographie, il faut savoir qu’une bibliographie de qualité n’est pas la bibliographie la plus longue possible, mais plutôt
une bibliographie ciblée dans laquelle figurent les références majeures. Il faut y faire figurer UNIQUEMENT les références citées dans
votre rapport. La correspondance entre corps du texte et bibliographie doit être parfaite. La bibliographie est placée à la fin du rapport.
Les références y apparaissent par ordre alphabétique des noms d'auteurs, puis chronologiquement et avec la forme relative à leur support.
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Relisez votre bibliographie après avoir terminé votre rapport et vérifiez qu’il n’y a pas d’erreur (de date, d’orthographe du nom des
auteurs, de références, etc.).
La bibliographie recense la liste des ouvrages ou publications que vous aurez lus ou consultés. Elle peut s'appeler « Orientation
bibliographique », « Indications ou Références bibliographiques » selon la longueur et l'ampleur des documents cités. Elle comprend une
liste de notices bibliographiques rangées par ordre alphabétique et reflète votre travail, ses orientations, son organisation. Pensez à définir
tous les termes techniques, toutes les abréviations utilisées, tous les acronymes la première fois puis utiliser ensuite les acronymes.
Exemple : Le Guichet Unique de Création des Entreprises (GUCE), est une structure de l’Etat congolais qui facilite la création
d’entreprises…… [...]. Depuis 2017, le GUCE a créé un bureau à Goma. Un rapport doit être auto-suffisant et on ne doit pas avoir besoin
de deviner de quoi vous parlez.
E) La forme du rapport
-Aspect graphique
Il faut donc choisir une police et une taille de caractères qui rendent le texte lisible. Il ne faut pas changer de police dans le corps du texte.
Le texte doit être agréable à lire, d'où l'importance de la présentation et de la police choisie. Lors de la rédaction d'un rapport technique
on peut être amené à publier des formules mathématiques, il faut donc qu'elles apparaissent clairement au milieu du texte. Certains
formateurs des textes comme LaTex sont à maitriser.
-Aspect informatique
Actuellement la transmission d'un rapport passe quasi-systématiquement par l'outil informatique. Il faut donc choisir avec soin le format
du rapport pour qu'il soit accessible à tout le monde. On préférera donc utiliser un format tel que le PDF (uniquement pour consulter le
rapport) et des formats d'images ouverts tels que JPEG. En clair, l’information contenue dans un rapport doit être ancrée dans une
structure et une langue qui soit facile à lire, convaincante et même agréable pour vos lecteurs.
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3. COMMENT REDIGER LES DIFFERENTES PARTIES D’UN RAPPORT ?

Un bon rapport, c’est avant tout une introduction et une conclusion efficaces. L'introduction ouvre le rapport, la conclusion le clôt
et le développement occupe les pages intermédiaires. Mais la question se pose de savoir comment les rédiger – quelles informations
doivent-ils contenir, et dans quelles proportions ? Pour le résumé, il faudra aussi se poser la question de sa pertinence.
a) Écrire le résumé
Un résumé est une brève description des informations principales. Les résumés sont très utiles pour les décideurs qui veulent arriver à
l’essentiel du document le plus vite possible. Le résumé est de plus en plus souvent considéré comme un élément essentiel du rapport.
Bien que le résumé soit placé au début du rapport, ce sera la dernière partie que vous écrirez : si votre rapport est bien écrit, vous devriez
facilement extraire les idées essentielles et les inclure dans le résumé.
Le résumé doit contenir tout ce que vous voulez que le lecteur retienne. Le résumé ne doit pas obligatoirement reprendre toutes les parties
de votre document, ni respecter les proportions dans lesquelles vous les avez traitées. Cependant, il doit contenir les réponses aux
questions que se poseront les décideurs.
Il s’agit donc d’une brève présentation de l’analyse : Quels sont les objectifs ? Comment vous-y êtes-vous pris pour les atteindre ?
Qu’avez-vous obtenu ? Quelles en sont les implications ? Il se rédige à la fin et doit donner un aperçu du rapport.
Voici le type de questions à se poser :
• Quel est le problème ?
• Pourquoi doit-on le résoudre ?
• Comment peut-on le résoudre ?
.De quoi a-t-on besoin pour le résoudre ?
• Quels sont les avantages de cette solution ?
Cette liste vous aidera à décider des points à inclure dans votre résumé, mais également de ceux à laisser de côté. C’est une décision
essentielle puisque le résumé ne doit pas dépasser le plus souvent une page. Il est même conseillé, dans la mesure du possible, de les
écrire plus courts.
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b) Ecrire une introduction

C’est la partie qui fait connaitre de manière rapide mais précise et complète l’objet du sujet traité. Quand l’exposé est immédiatement
saisi, il peut se réduire à un simple titre porté à l’entête d’un document. Il permet de poser la question sur les raisons, l’objet et l’intérêt
du problème. Quelle que soit votre attaque, captiver l’intérêt du lecteur dans les cinq premières lignes garantit qu’il aura envie de
poursuivre. Elle constitue une sorte de carte indiquant à votre lecteur le problème abordé et l’itinéraire choisi. Une introduction claire et
convaincante est primordiale pour le succès de votre rapport. Quand le rédacteur annonce immédiatement les faits qui motivent le rapport,
l’exposé joue un double rôle : celui de définir la matière qui doit être traitée, celui de définir la tâche fixée ou assignée. Dans ce cas, il
informe ou renseigne tout de suite le lecteur sur l’objet du rapport qui doit être développé, les causes qui ont motivé, l’importance et
l’intérêt,….L’introduction doit contenir les qualités ci-après : la précision, concision, la clarté, la prudence, la courtoisie. La précision est
le fait de taper juste ; la concision est le fait d’expliquer beaucoup des mots en quelques mots ; la clarté c’est l’absence de difficultés dans
la lecture ; la prudence est le fait d’être responsable de tout ce que l’on écrit ; la simplicité est le fait de ne pas choquer celui qui vous
lira ; la courtoisie est un usage de mots de politesse.
C’est comme votre “carte de visite”. C’est votre première - et meilleure - chance d’éveiller l’intérêt de votre audience. En effet, la plupart
des lecteurs se font une idée du rapport à partir de leurs impressions à la lecture des premiers paragraphes. Elle doit capter le lecteur, lui
donner envie de lire le rapport
La question principale que vous devez vous poser quand vous préparez l’introduction est : Pourquoi est-ce que j’écris ce rapport ?
En lisant l’introduction, vos lecteurs vont aussi se faire une idée de votre style. S’ils trouvent que la langue est maladroite, ampoulée,
qu’il y a trop de détails ou des détails trop techniques, il se pourrait qu’ils ne poursuivent pas leur lecture. Elle doit capter le lecteur, lui
donner envie de lire le rapport, énonce les problèmes que vous allez traiter (problématique : les questions en lien avec le sujet auquel le
rapport se propose d’essayer de répondre) et enfin, annonce le plan que vous allez suivre pour tenter de répondre à ces questions.
Une bonne introduction conduit le lecteur du général vers le particulier. Elle doit éveiller l’intérêt du lecteur et l’amener à comprendre
les intentions de celui qui a écrit le rapport. Elle doit consister en au moins trois points :
- Créer un contexte : c’est avant tout décider d’un terrain commun au rédacteur et au lecteur du rapport. Cela signifie qu’il faut établir un
rapport avec le lecteur à partir d’un thème ou d’une situation qu’il connaît. C’est un principe de base de la communication. Pour
communiquer, deux personnes ont besoin de s’assurer qu’elles sont d’accord sur ce dont elles parlent.
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- Établir la problématique : la problématique, c’est en général la question “ à quel problème est-on confronté ?”.La problématique n’est
pas nécessairement une question, mais avant la fin de l’introduction, le lecteur doit se demander quelles peuvent être les réponses au
problème soulevé. Elle doit être claire, soyez donc particulièrement vigilants au moment de sa rédaction.
- Présenter le plan : les gens qui lisent beaucoup sont habitués à lire vite. Ils jettent tout d’abord un coup d’œil au sommaire pour voir
l’organisation des idées, et ensuite ils feuillettent rapidement l’ouvrage à la recherche des différents chapitres et illustrations. C’est
seulement après cela, qu’un lecteur expérimenté et occupé commence sa lecture. En indiquant clairement dès l’introduction, le plan de
votre rapport, vous aiderez votre lecteur à comprendre l’information plus rapidement et à se faire une idée de l’organisation de votre
réflexion.
. Les verbes peuvent être conjugués aussi bien au présent qu’au futur.
- Le présent rapport a pour objectif de comprendre... De plus, nous analyserons... À cette fin, nous étudierons...
-Dans un premier temps, nous ferons état de... Dans l'étape suivante, nous présenterons...
-Le premier chapitre situe le rôle de ... Le second chapitre décrit le déroulement de..., en mettant en évidence les ... Le troisième chapitre
précise comment ... Un tableau -synthèse complète ce chapitre.
-La première partie du rapport porte sur .... alors que .... en constitue la deuxième partie. La troisième partie contient ....
- L'analyse de... comporte quatre volets : dans le premier, nous apportons des précisions sur...; le deuxième volet trace un portrait de...;
dans le troisième, nous examinons...Le quatrième volet contient une...
-Dans un premier temps, nous procéderons à une brève analyse des principales approches de... Dans un deuxième temps, nous
proposerons une définition du concept de... Cette partie de la recherche vise à dégager une compréhension de certaines dimensions de...
Finalement, nous consacrerons la dernière partie à analyser...
-Nous apporterons d'abord des précisions sur...; nous examinerons ensuite les... Nous analyserons enfin la...
-Notre propos portera sur ... Nous commencerons par analyser... Nous traiterons ensuite de... Nous aborderons enfin...
c) Ecrire le corps du texte (développement)
C’est la partie généralement longue qui contient toutes les explications et l’argumentation permettant d’aboutir aux solutions
envisageables. Il s’agit de la démonstration et la déduction qui vise à éclairer et à convaincre le destinataire sur les propositions du
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rapport. Il est donc très important d’être attentif à la qualité du raisonnement et à l’enchainement logique de toute l’argumentation grâce
auquel le destinataire peut accepter ou rejeter le rapport. Dans un rapport, le corps du texte doit être fait d’une construction logique et
ordonnée qui, par des faits précis inévitables, les informations et les observations vérifiées. Ces informations et observations doivent
servir de base à un raisonnement rigoureux et à la démonstration méthodique conduisant à une conclusion précise. Brièvement, les
qualités d’un développement du rapport sont la rigueur, la justesse, la précision et la clarté.
Certaines remarques sont à observer :
a. Les subdivisions du développement : le développement peut être subdivisé en parties qu’il existe les points spécifiques à examiner.
Généralement le développement est organisé autour de deux parties qui sont :
• L’état de la question c’est l’étude des faits, de la situation ;
• La démonstration : c’est le développement d’une argumentation permettant d’aboutir aux solutions envisageables.
b. Les statistiques (les données, les chiffres) : si le rapport doit faire appel à des données statistiques, celles-ci doivent être ordonnées
sincères et complètes.
c. L’énoncé de grandes lignes, il est possible d’énoncer les grandes lignes d’un rapport avant le développement. Cela dépend des
circonstances. Pour un rapport portant sur un sujet élémentaire, un énoncé serait absurde. Par contre pour un rapport complexe, un énoncé
peut servir de guide aux lecteurs.
d. Le développement de plusieurs sujets : en principe, il faudrait éviter le plus possible de traiter plusieurs sujets qui n’ont pas lien entre
eux dans un même rapport. Il faut autant de rapport qu’il y a des sujets à traiter. Si néanmoins, on est obligé de reproduire dans un même
document d’ensemble d’étude demandée, il ne faut pas chercher à tout prix le lien qui serait artificiel.
d) Écrire la conclusion
La plupart des lecteurs gardent essentiellement ce qu’ils lisent en dernier. La conclusion vous donne donc une dernière chance de
convaincre vos lecteurs. Il existe différentes techniques pour arriver à une bonne conclusion :
-Appeler à l’action : C’est une des techniques les plus communes. Elle est le plus souvent combinée avec une ou plusieurs des techniques
suivantes :
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1. rappeler les points principaux : plus votre rapport sera long et compliqué, plus il sera essentiel que vous rappeliez les points principaux
;
2. résumer le rapport en entier : il n’est parfois pas possible d’extraire du rapport seulement les points principaux. Dans ce cas-là, vous
pouvez écrire un résumé qui servira de conclusion ;
3. élargir le sujet : tout en rappelant l’importance du sujet. Quelle que soit la technique que vous utilisez, il est essentiel de créer une
chute pour votre document.
- Elle doit être claire et donner au lecteur une vue exacte de la situation considérée.
- Elle doit se déduire logiquement d’une argumentation et ne peut donc contenir des arguments non justifiées auparavant.
- Elle ne peut pas contenir des nouvelles justifications ni des nouvelles propositions non développés dans le corps du rapport.
- Elle doit regrouper toutes les proposions selon leur importance ou leurs priorités dans l’ordre logique.
- Elle doit être ferme, pratique, concrète puisque le rapport doit aboutir à une action.
Cependant, certains défauts doivent être évités .Une conclusion ne doit pas être résumé du développement seulement, elle ne doit pas
non plus renvoyer le lecteur aux explications supplémentaires ou l’obliger à parcourir tous les documents pour découvrir l’essentiel.
4. REGLES A RESPECTER
-Écrire des phrases claires et concises
Les documents que vous devez rédiger doivent être à la fois clairs, concis et bien organisés. L’attention toute particulière que vous
porterez à écrire des phrases qui soient claires et concises participera à la lisibilité de votre document. Bien qu’on ne puisse pas parler de
construction idéale d’une phrase, il existe quelques principes à respecter. Afin « d’évaluer » la lisibilité de votre document, vous devez
vous poser les questions suivantes :
• Mon lecteur sera-t-il capable de comprendre ce que je viens d’écrire s’il lit la phrase rapidement ?
• Mon lecteur sera-t-il capable de comprendre ce que je viens d’écrire sans avoir besoin de revenir en arrière et d’en relire certains
passages ?
• Mon lecteur sera-t-il essoufflé à la moitié de la phrase ?
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• Ai-je utilisé un mot long alors qu’un mot court aurait suffi ?
• Y a-t-il plus d’une idée dans ma phrase ?
• Y a-t-il des mots (en particulier des adjectifs et des adverbes) que je pourrais supprimer ?
Il existe, bien sûr, de nombreuses autres questions, mais ces questions de base devraient vous aider à ne pas perdre le fil de votre propos.
Attention ! De nombreuses personnes pensent que si elles raccourcissent ou simplifient leurs phrases, elles vont en quelque sorte
compromettre le professionnalisme de leur document.
En réalité, c’est tout le contraire ! Simplifier les phrases les rend bien plus lisibles. Et vos lecteurs vous en seront reconnaissants. Bien
souvent, les personnes commencent à écrire une phrase alors que leur idée n’est pas encore parfaitement formulée dans leur esprit.
Par exemple :
« Les points essentiels sur lesquels il faut absolument se concentrer sont donc de deux sortes : premièrement la possibilité d’avoir un
accès à l’eau potable mais également la possibilité de recevoir une éducation ».
La phrase reflète la pensée, mais la pensée n’est en général pas économe.
La phrase doit être plus concise.
« Il est donc essentiel de se concentrer aussi bien sur l’accès à l’eau potable que sur l’accès à l’éducation ».
Ne pensez-vous pas que la phrase soit désormais plus claire ?
- Réviser les documents
Une fois que vous avez terminé le brouillon de votre document, vous devez attentivement le relire. Il y a au moins une douzaine
d’éléments auxquels vous devez être particulièrement attentifs lorsque vous relisez votre document:
• Les informations manquantes ;
• La clarté du message ;
• Les informations inutiles ;
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• L’enchaînement des paragraphes/idées ;

• Les phrases lourdes ;
• La cohérence des paragraphes ;
• Les répétitions inutiles ;
• L’enchaînement logique des phrases ;
• Les questions de tact ;
• L’orthographe ;
• La ponctuation ;
• Les erreurs grammaticales ;
• La présentation.
Sollicitez l’avis d’une autre personne, qui portera un regard neuf sur votre rapport. Il est toujours bon d’avoir des opinions et des
commentaires différents. Une bonne révision passe par trois étapes essentielles : (i) une étape structurelle ; (ii) une étape linguistique ;
(iii) une étape de relecture.
- L’étape structurelle
Le style d’un rapport doit être sobre et précis. Il doit permettre d’exposer les idées avec clarté. Il ne faut pas « sur écrire ». Idéalement,
les phrases doivent être de longueur modérée. Il est également capital d’éviter les fautes d’orthographes qui sont toujours du plus mauvais
effet. Bien que simples, les tournures de phrases doivent rester soignées et en accord avec le rapport. Par exemple, le rapport étant général,
il est important que la tournure le soit également. On privilégiera donc l’emploi du « on » par apport au « nous » et surtout au « je ». Par
modestie, lorsque l’on doit rendre compte d’un choix personnel, on peut utiliser le « nous » pour souligner ce fait. Les pages doivent être
impérativement numérotées de manière continue.
Lors de la première étape, vous devez simplement parcourir le document comme le ferait un lecteur qui veut se faire une idée du contenu
du rapport. Vous devez vous concentrer uniquement sur les points suivants :
• La clarté du message
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• Les informations manquantes

• Les informations inutiles
• La répétition de l’information
• L’enchaînement des paragraphes/idées
À ce stade, vous ne devriez pas corriger les phrases ou les erreurs d’orthographe. Essayez de conserver une vision plus globale. À la fin
de cette étape, vous pourrez faire vos corrections : principalement vous devrez réorganiser vos paragraphes ou vos parties, et ajouter les
informations manquantes ou retirer les informations inutiles.
-L’étape linguistique
La révision linguistique est l’étape qui vous demandera le plus de temps. Vous devrez en effet, lire attentivement le document, mot à
mot, et vous demander : « Est-ce que j’aime la manière dont j’ai exprimé cette idée ? » Vous devrez vous concentrer sur les points
suivants :
• Les phrases lourdes
• La clarté du message
• Les questions de tact
• Les mots inutiles et les répétitions
• L’enchaînement logique
La correction de l’orthographe ou de la ponctuation est à ce stade, prématurée. Pourquoi perdre du temps à corriger des virgules ou des
erreurs d’orthographe alors qu’il se pourrait que vous changiez complètement la phrase ?
À la fin de cette étape, faites vos corrections de manière à avoir une copie propre de votre rapport, sur écran ou sur papier.
-L’étape de relecture
Lors de la relecture, vous devrez simplement faire la chasse aux erreurs. Vous devrez vous concentrer sur les points suivants :
• L’orthographe
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• Les erreurs grammaticales

• La ponctuation
• La présentation
En fonction du style que vous avez adopté, vous serez vigilants à le conserver tout au long du rapport. La vérification de la présentation
(les alinéas, la cohérence des polices de caractère, la justification des paragraphes, etc.) devra se faire en dernier. Il est difficile de se
concentrer à la fois sur l’orthographe et sur la présentation.
Si vous suivez bien pas à pas les trois étapes de la révision, vous pourrez être sûrs que votre rapport sera conforme à ce que l’on attend
de lui.
Quelques « trucs » pour la révision
• Marquez un temps d’arrêt avant de commencer la révision. Si votre délai est très court, prenez ne serait-ce que cinq ou dix minutes,
mais cela vous aidera. Plus vous pourrez prendre de temps et de « distance » par rapport au document, plus votre révision sera efficace.
• À chaque étape de la révision, veillez à commencer avec une copie propre.
• Utilisez les outils de correction automatique de l’orthographe et de la grammaire de votre logiciel pour vous accompagner pendant votre
relecture.
• Si vous devez réviser un long document (10 pages ou plus) directement sur l’écran, il est toujours préférable d’avoir également une
copie papier à vos côtés. C’est particulièrement important pour le premier stade de la révision. Il vous sera plus aisé d’avoir une vision
de la structure globale du document ainsi que des différents paragraphes et sections.
En conclusion, les règles d’or pour un rapport d’activité efficace peuvent se résumer comme suit :
• Une bonne introduction doit vous permettre d’établir un contexte commun avec votre lecteur, de clairement poser la problématique de
votre rapport et d’en présenter le plan.
• Pour conclure efficacement votre rapport vous pouvez : appeler à l’action, rappeler les points principaux, résumer le rapport dans son
intégralité, élargir le sujet.
• Un résumé est un bref descriptif du contenu principal de votre rapport. Il doit répondre aux questions que les décideurs se poseront.
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• L’attention toute particulière que vous porterez à écrire des phrases qui soient claires et concises, participera à la lisibilité de votre
document.
• Une bonne révision passe par trois étapes essentielles : une étape structurelle, une étape linguistique et une étape de relecture.
La rédaction d’un rapport d’activité peut paraître lourde et complexe, surtout quand on s’y prend en dernière minute. Un rapport ne s’écrit
en un seul jour. Il s’écrit sur la base d’informations qu’on rassemble continuellement, qu’on organise et qu’on gère au jour le jour. D’où
la nécessité de la mise en place d’un mécanisme de suivi qui doit se faire par le biais des réunions de coordination et de concertation à
intervalles réguliers (au moins une fois par trimestre).
CONCLUSION DU COURS
Un bon rapport est capital dans le monde des gestionnaires. Un rapport a pour but d’informer le lecteur d’une manière claire et précise.
Le rapport doit être structuré de manière à permettre à différents lecteurs de trouver le niveau d’information qu’ils recherchent. Une
bonne organisation du rapport aide le lecteur à trouver l’information qu’il recherche. La rédaction d’un rapport est un exercice direct qui
découlera de manière naturelle si les quelques règles énoncées ci-dessus sont respectées.

BIBLIOGRAPHIE
-Cibal Joycen Correspondance administrative : principes fondamentaux et conseils pour bien rédiger vos lettres, vos notes de service,
vos rapports, vos comptes rendus, vos procès-verbaux, etc. CNRS-Lyon, Mars 2005.
-Fayet M. et Jean-Denis Commeignes, Rédiger des rapports efficaces, 3ème édition, DUNOD, Paris 2005
-Sécurité alimentaire : rapporter l’information, Rédiger des rapports efficaces. Dossier de l’apprenant, FAO, 2007
-COURTOIS, F., Guide de la rédaction d'un rapport de stage ou de projet, 2 mars 1997 document consulté le 22.5.2002, disponible sur
http://www.ensia.inra.fr/~courtois/guiderapports.html
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CAS PRATIQUES
1. RAPPORT SUR LA PROBLEMATIQUE DE L’EAU A GOMA
2. FINANCEMENT POST-COVID DES ENTREPRISES A GOMA
3. RAPPORT FINANCEMENT DES ECOLES A GOMA
4.
1. Le rapport proprement dit (voir introduction)
Application : Rédaction et analyse d’un rapport
La société BRALIMA située à proximité du rondpoint TSUKUDU, quartier LES VOLCANS est une entreprise de production sous
licence de HEINEK International. L’effectif de son personnel (cadre et ouvrier) est de 400, résidant à HIMBI, CCLK, KATINDO,
NDOSHO, … Conformément à la législation en République Démocratique du Congo, les travailleurs ont droit de bénéficier d’un
transport gratuit pour les causes de service. Malheureusement ce service n’existe pas. BRALIMA GOMA est obligée d’organiser un
service propre de transport.
- Présenter un projet simple relatif à l’organisation matérielle du service de transport
- Rechercher les idées
- Elaborer de plan détaillé de ces rapports en respectant le résumé, sommaire, l’introduction, le corps du texte et la conclusion,
sans oublier la subdivision par chapitre et section tel qu’est vu précédemment.
Projet d’organisation d’un service de Transport à la BRALIMA/GOMA
Introduction : la problématique (le pourquoi de l’organisation du service)
-Les causes, le retard, distance, la régularité, …
Développement :
-Les considérations générales sur le projet : - la répartition du personnel, par service, par catégorie - la répartition du personnel par
centre de logement – organisation des arrêts – équipement nécessaires (camions, voitures)
-Estimation du coût du projet – la prise des équipements à acquérir, salaire du chauffeur, …
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-Conclusion : Synthèse, proposition

Ex1 : Cas d’un P.V. d’une autorité publique
Ce jour, Août 2003, nous soussignons Mr X et Y, gendarme de la brigade de zone de Goma en patrouille avons remarqué sur la route
un stationnement très irrégulier devant le Bureau de la DGDA, inspection locale de Goma, d’une camionnette immatriculée KV 0 950
B.
Refusant de nous présenter un certificat de contrôle technique, le conducteur nous a déclaré que cette camionnette a été dédouanée et
livrée aujourd’hui dans l’après-midi ‘‘Je n’ai pas encore passé mon contrôle technique’’ a-t-il ajouté.
L’identité de l’intéressé est le suivant : Mr KANZOLI, commerçant de RUTSHURU, Rue de l’Eglise, né le 21 Mai 1965 à
KIWANZA, de nationalité Congolaise. Cette identité a été vérifiée sur sa carte d’identité.
Monsieur KANZOLI était aussi porteur d’une carte rose livrée à Goma le 1er Septembre 2010. Nous lui avons retiré son permis de
conduire et les documents du véhicule en l’obligeant d’immobiliser sa camionnette dans un local loué à ses frais chez Monsieur NTABE,
Quartier HIMBI, n°25.
Nous avons déclaré à Monsieur KANZOLI pour infraction nous dressions un procès-verbal contre lui.
Fait à Goma, le 08 août 2022
Modèle2 : P.V. d’arbitrage de litige ou de tentative de réconciliation ou de compromis
L’an 2003, le 3 juillet, devant nous madame Yvette et Rose officieux, parquet secondaire de Goma s’est présenté Mr. Pascal conducteur
du véhicule Fuso de la société T.M.B.
Afin de tenter préalablement une réconciliation sur le litige qui le divise concernant le débarquement sans motif légitime du propriétaire,
Mr. Pascal expose qu’il a été débarqué à SAKE dans les conditions inimaginables et qu’il a subi un préjudice pécuniaire et surtout moral
par la rupture du contrat.
La société T.M.B. se défend qu’elle possède à une modification permanente de ses agents qu’elle n’a nullement désigné Mr. Pascal et
qu’elle lui a délivré un bon certificat de cessation d’emploi et enfin qu’elle est prête à allouer une certaine somme à Mr. Pascal à titre de
dommage et intérêt.
Après échange de vue et après les rappels des parties à la loi, la réconciliation a pu avoir lieu sur les bases suivantes :
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- La société TMB versera à Mr. Pascal une somme de 800$ correspondant au salaire qu’il aurait acquis depuis la date de son
débarque jusqu’à la date prévue jour l’expiration du contrat
- Moyennant les conventions qui précèdent, les deux parties conventionnent de mettre fin aux différents qu’ils divisaient.
- Nous avons dressé le présent P.V. qui, après lecture a été signé par les deux parties et nous-mêmes.
Modèle 3 : P.V. des élections du C.P en G1 économie 2010-2011
L’an 2011, le 16e jour du moi de Mai, nous Mr. MEDAD, Mr. BALTAZAR Avec l’autorisation des autorités facultaires, avons
organisé les élections du C.P. en premier Graduat des sciences économiques année académique 2010-2011.
-Sont éligibles tous les étudiants de G1 sauf les étudiants briseurs et les membres du bureau de vote
-Candidatures reçues : trois garçons et aucune fille. Ce qui est très décevant et traduit une attitude de l’auto-déconsidération. Ces
candidats sont : Lwanga, Mathum et Syabo
-Bureau de vote : Médad, Melchior, Mlle Mamie (démissionnaire)
-Organisation du vote :
1er Scrutin 2ème Scrutin
Nombre d’électeurs : 25 Nombre d’électeurs : 24
Voix obtenues par candidat :
1. Syabo : 10 12
2. Lwanga : 08 07
3. Mathum : 05 04
Abstraction : 02 01
C’est au cours de ce résultat et conformément au pouvoir nous conférer que nous proclamons que :
- Syabo est élu C.P avec 50%
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- Lwanga est élu C.P adjoint

- Mathum est élu 2eme C.P et conseillé
Fait à Goma, le 16 mai 2022
Pour la commission électorale
Secrétaire Membres Président