SOMMAIRE

Les Notes 2

Exercices 6

De la prise de note au compte-rendu 7

Réussir ses comptes rendus 9

Les cinq types de comptes rendus 11

Les principales lois servant de base à la rédaction d’un compte-rendu 15

Comment prendre ses notes utiles ? 22

Entraînez – vous ! 27

Exercice d’application 28

Les Rapports 30

Exemple de rapports 34

Exercices 37

Bibliographie 41

1
 LES NOTES
Objectifs
La note d'information ou de service est un document interne qui émane d’une autorité
hiérarchique et qui circule dans le sens descendant, c’est-à-dire vers les échelons subalternes,
ou dans le sens latéral, vers les collaborateurs. Elle s'adresse à une ou à plusieurs personnes.
C'est un écrit court pour information ou pour action

En général, elle ne comporte qu’un sujet. On distingue quatre principaux types de notes : notes
d'information, notes de service ou d'instructions, notes d'étude ou de synthèse, communiqué.

LA NOTE D’INFORMATION
Elle a pour but d’informer, de fournir une information générale, d'annoncer un événement
soit à l’ensemble du personnel, soit à un service ou à une personne.

Exemples :
Date d’entrée en vigueur du décompte individuel des temps de récupération
Date des élections des délégués du personnel

LA NOTE DE SERVICE OU D’INSTRUCTIONS

Elle a pour but de donner un ordre, des directives :
Travail à exécuter,
Modalités d’exécution d’une tâche,
Comportement à adopter dans une circonstance, consignes de sécurité.

Exemples :
Tableau statistique des ventes du nouveau produit
Nouvelle date de remise de l’état des stocks de fournitures
Consignes à respecter en cas de coupures de courant

LA NOTE D’ETUDE OU DE SYNTHESE

Elle a pour but de transmettre le résultat d’un travail. Elle circule plutôt dans le sens
ascendant.

Exemple :
Enquête sur l’aménagement du temps de travail

LE COMMUNIQUE
C'est un document par lequel une autorité politique ou administrative porte à la
connaissance du public soit les résultats d’une conférence ou d’une étude, soit les
modalités d’une décision, soit des informations d'intérêt public.

2
 NOTE INCITATIVE, INVITATION
Elle cherche à faire agir les destinataires, à les faire venir à telle manifestation, à les inciter
à telle démarche, à adopter telle méthode ou tel produit, etc.

Sont ainsi composés : les tracts, les affiches, les invitations, les informations publicitaires.

Procédés
Mise en œuvre d'une argumentation et d'effets persuasifs.
Implication directe du destinataire dans le processus de communication, par l'emploi de la 2e
personne du singulier ou du pluriel, de l'impératif. Le message cherche à le rendre bon gré
mal gré concerné.
Adaptation aux référents socioculturels du destinataire, c'est-à-dire prise en compte de ses
valeurs, de ses centres d'intérêt, de son langage, de ses codes personnels. Le message doit
donner au lecteur l'impression que le texte s'adresse vraiment à lui, qu'il est concerné
personnellement.
Utilisation d'expressions particulières : qualificatifs, superlatifs, termes évaluatifs, appréciatifs,
métaphores..., de structures, de tonalités, de sonorités recherchées, originales.

Exemple :
Les sollicitations commerciales des vépécistes, autrement dit les courriers des
entreprises de vente par correspondance.

Rédiger

Passé – présent - futur

Présent – passé - futur
Plan journalistique : information essentielle en premier
1-
Problème qui en découle
Résolution préconisée
Informations détaillées

2- La situation, les faits, le problème qui nécessitent une prise de décision.

L'action, les mesures prises.
Les modalités, les opérations à effectuer, ainsi que la date d’exécution
et la date d’application.

Exemples :

En raison d’une panne du système de gestion de la paie, les virements de salaires de mars
seront retardés d’une semaine.

Pour vous éviter d’avoir des difficultés financières, nous accorderons des avances sur
salaire.

Les intéressés peuvent se présenter à partir du 25 février, au bureau du personnel, 2 e étage,

porte 2.
3
À partir du 2 mars 2009, l'accès aux salles de formation se fera par le 22 rue de l'Arcade.
En effet, la voûte du 20 rue de l'Arcade nécessite une réfection totale.
Les travaux dureront jusqu'au 16 mars.

Sur décision de la Commission de Sécurité, la dernière phase de mise en conformité du

Système de Sécurité Incendie du Site commencera le 2 mars.

Pour équiper de détecteurs tous les locaux, quelle que soit leur nature, le passage des câbles
nécessite la dépose de faux plafonds et le percement de murs.

Le planning a été établi de façon à engendrer le moins de nuisance possible.

En cas de difficultés particulières, veuillez contacter M. Dubois, poste 55 66 77.

Style

Qualités communes aux notes d’information et aux notes d’instructions :

concision : brièveté ; si possible, présentation sur une seule page ;

clarté : aucune ambiguïté des termes ;
précision : détails nécessaires à sa compréhension, à son application : dates, références, lieux, délais,
personnes concernées ; justification de la mesure, des directives.
courtoisie : style neutre, ton impératif, mais non autoritaire ; aujourd’hui, au lieu du style
indirect, de la forme passive, de la forme impersonnelle, on utilise plutôt le style direct avec des
formules atténuées.

Au lieu de : L’imprimé 47 sera utilisé pour les demandes de fournitures.

écrivez : Utilisez l’imprimé 47 pour les demandes de fournitures.

Au lieu de : Les notes de frais ne devront pas être remises après le 24 du mois.
écrivez : Remettez vos notes de frais le 24 du mois au plus tard.

Au lieu de : Le personnel devra porter son badge bien en vue sur sa veste.
écrivez : Vous porterez votre badge bien en vue sur votre veste.

Mettre en forme

Dans l’entreprise, notes d’information et notes de service sont, en général, présentées sur un
imprimé spécifique avec l’emplacement des mentions indispensables. Cet imprimé évite les
omissions, facilite la rédaction, la présentation, et la lecture.
Souvent, il n’existe qu’un seul imprimé intitulé "Note de service" ou "Note interne" ; parfois, on
distingue "Note d’information" et "Note de service".

4
Rubriques
en-tête simplifié
émetteur, service émetteur
n° d’enregistrement ou référence
date d’émission
destinataire(s)
objet ou titre
texte
signature suivie ou précédée de la fonction et du nom du signataire

Pour les notes de service servant de directives, les noms sont précédés des
mentions :
pour action : personnes devant exécuter l’ordre,
pour information : personnes simplement informées.

Diffusion
Diffusion générale : à tout le personnel,
Diffusion à une ou plusieurs personnes,
Affichage dans un ou plusieurs services.

Présentation
S’il n’existe pas d’imprimé, présentez la note comme une lettre, en supprimant formules d’appel
et de politesse.
Composez le texte en paragraphes distincts.
Détachez visuellement les mentions essentielles.
Si c’est un document à afficher, utilisez des caractères plus gros, lisibles de loin.

5
Exercices

Vous êtes dans l'entreprise PAPETERIES LAMY

10 rue Blanche
75007 PARIS

1. Rédigez la note à diffusion générale pour le personnel.

Le chef de personnel veut rappeler aux salariés qui viennent en voiture qu’ils ne doivent pas
dépasser 30 km/h, que la priorité doit être laissée aux piétons, que le stationnement ne doit
pas s'effectuer n’importe où. Il est décidé à sanctionner tous ceux qui commettront des
infractions et le badge qui autorise l’accès au périmètre de l'usine sera ôté à tous les fautifs.
Depuis un mois, plusieurs accidents se sont produits entre véhicules de salariés ou de
visiteurs, de nombreuses entorses aux règles de circulation et de stationnement ont été
signalées et certains sont des récidivistes. Cela doit cesser.

2. Rédigez la note destinée aux commerciaux.

Les commerciaux dépassent la date et l'heure limites – le vendredi soir à 18 heures - de remise
de leurs dossiers administratifs. Ils rangent les documents dans des enveloppes de format
différent, au lieu des enveloppes, référence E 9, qu'ils peuvent avoir au secrétariat. Les
dossiers ne sont pas toujours complets ; il manque tantôt un double des commandes des
clients, tantôt les comptes rendus de visite – clients habituels, prospection – qui ne doivent
pas être dans la même chemise, tantôt les justificatifs de toutes les notes de frais (bons
d’essence, tickets de péage, notes de restaurant, notes d’hôtels…).
Le directeur administratif, Pierre Vélin, veut que cessent ces nombreux retards constatés au
cours des deux mois et cette remise de dossiers incomplets ou mal rangés.

3. Vous êtes responsable du personnel ; rédigez une note pour

informer de ce changement.
L'entreprise, qui tient le restaurant multi-entreprises l'Entre nous où se rend le personnel, vient
de modifier son organisation ; elle a été amenée aussi à modifier les horaires pendant lesquels
le restaurant sera ouvert.
Ces modifications prendront effet le …………… prochain.
Jusqu'à maintenant, l'espace restaurant en libre-service (le self) était ouvert à partir de
11h45 ; il ouvrira à 11h30 ; le service, comme précédemment, sera assuré jusqu'à 13h45.
Le restaurant informe les intéressés qu'ils pourront bénéficier à compter de la même date d'un
service "à emporter" (sandwiches, salades, viennoiseries, boissons) de 11h45 à 14h30. Il s'agit
là d'une nouveauté.

4. Rédigez deux notes à distribuer ou à afficher ; dans la 1re vous

emploierez un ton conciliant, dans la 2de un ton menaçant.
Le personnel chargé du nettoyage et de l'entretien dans votre entreprise est particulièrement
mécontent du manque de propreté aux abords des deux distributeurs de boissons ; cette
situation entraîne pour lui un surcroît de travail. Boissons renversées, gobelets à côté de la
poubelle… Des gobelets sont aussi retrouvés sur les bureaux, parfois encore à moitié remplis.
Il y a un risque de renverser du liquide sur les documents qui s'y trouvent.
Ces distributeurs à boissons ont été installés il y a tout juste un mois pour donner suite à une
demande formulée par plusieurs salariés.
6
 DE LA PRISE DE NOTE AU COMPTE-RENDU

Mais enfin,
Qu’est-ce qu’un compte rendu ?
Cette interrogation est celle de beaucoup de personnes confrontées pour la
première fois à la rédaction d’un compte rendu. Ce document très utile pour
stabiliser l’information est, en effet, un peu défini concrètement par les ouvrages
de référence, Beaucoup d’utilisateurs par voie de conséquence n’en cernent pas
bien les contraintes et les fonctions.

Un document rarement enseigné par les parcours de formation

Un constat peut être cependant établi. Rares sont les formations proposant une
approche pratique du compte rendu. De plus, en formation initiale, ce type de
document est rarement enseigné, même si le résumé de texte procède d’une
démarche intellectuelle similaire. Plus tard, en milieu universitaire, il est implicite d’en
avoir acquis les méthodes sans pour autant avoir rencontré l’opportunité d’être initié à
sa rédaction au cours de son cycle d’étude.
Or, la rédaction de comptes rendus est souvent un signe d’évolution en contexte
professionnel. Il est en effet fréquent de réclamer ce document aux personnes
exerçant des responsabilités, chargées de diffuser l’information au sein des services.
De plus, la situation se complique actuellement par le fait que chacun peut être amené
à transmettre par messagerie le compte rendu d’une précédente réunion. Nouveaux
supports technologique, donc nouvelles façon de faire !
Par conséquent, sans initiation préalable, les rédacteurs persistent à être mal à l’aise
face à ce document que l’on présuppose connu de tous. Contraints d’en rédiger un, ils
ressentent cette tâche comme pensum ! Certains s’en déchargent vite d’ailleurs sur
quelqu’un d’autre ! Quelques-uns, plus consciencieux, feuillettent les dossiers à la
recherche de comptes rendus existants pour trouver rapidement un modèle quand ils
ne savent comment s’y prendre. Il s’agit d’entrer dans le moule sans faire trop de
vague…Or, par manque de méthodologie et de conseils sérieux, ces rédacteurs
peuvent alors pérenniser innocemment de mauvaise habitudes rédactionnelles
lorsque les documents consultés, devenus désormais leur référence, ne sont pas en
fait de grande qualité.

La confusion entre compte rendu et rapport : un classique

Il est à noter également que le compte rendu, sans doute en raison d’absence de
définition claire, est souvent assimilé, voir confondu, avec le rapport. Il est ainsi
fréquent d’entendre le mot rapport employé à la place du mot compte rendu. Cette
incertitude lexicale prouve bien combien l’absence de définition concrète pèse sur ce
type d’écrit. Cette confusion est d’ailleurs renforcée par les professionnels eux-mêmes
qui intitulent « rapporteur » le rédacteur d’un compte rendu tandis que d’autres, lors
des réunions officielles, lui donnent en revanche le nom spécifique de « secrétaire de
séance ». Ce titre est d’ailleurs le seul existant pour décrire un rédacteur de compte
rendu mais, par son côté officiel, il apparaît comme trop pompeux pour les réunions
plus informelles comme les réunions de coordination de service.

7
Pour y voir plus clair : différences entre compte rendu et rapport
Compte rendu
 Absence de problématique de
départ pouvant ne comporter
aucune introduction selon le type de
compte rendu choisi
 Document complètement objectif
n’engageant son rédacteur que sur
la qualité de la forme
 Reformulation généralement plus
synthétique d’un contenu exprimé à
l’oral ou à l’écrit sans modification
du sens
 Transmission de sujets traités de
manière informative et neutre sans
aucune analyse personnelle
 Reformulation éventuelle
d’argumentations émises par
d’autres dans l’objectif exclusif de
tenir informé
 Pas de conclusion rajoutée à la
conclusion émise oralement
 Aucun engagement du rédacteur sur
le fond mais forme sous son entière
responsabilité
8
Rapport
 Problématique de départ
comportant toujours une
introduction de contexte et
l’insertion d’une problématique ou
du moins de l’angle d’analyse choisi
 Document engageant la
responsabilité du ou de ses
rédacteurs
 Document porteur d’une réflexion
autour d’une problématique de
départ
 Analyse personnelle d’un sujet avec
proposition de solutions concrètes
 Argumentation personnelle
déployée par le rédacteur dans
l’objectif de faire adhérer, voire de
convaincre
 Conclusion pouvant modifier le
regard porté sur un sujet avec
ouverture éventuelle sur
l’environnement ou le futur
 Engagement personnel du rédacteur
sur le fond et la forme
 REUSSIR SES COMPTES RENDUS

Une définition des comptes rendus de réunions de travail

Par comparaison avec le rapport, la définition du compte rendu pourrait être la
suivante :
Le compte rendu est la retranscription fidèle du contenu de propos tenus, lors
d’une réunion, d’une rencontre de travail, entre des personnes rassemblées
provisoirement pour présenter des bilan ou discuter de besoins, problème ou
dysfonctionnements. Dans ces derniers cas, il s’agit de déterminer à plusieurs
les solutions et les actions susceptibles d’être menées pour les mettre en place.
Le texte du compte rendu, sorte de contrat officieux entre les participants, fige
et enregistre à un instant T les engagements de chacun

Lors des cursus d’étude, certains résumés de textes sont parfois appelées comptes
rendu, mais c’est une reprise des idées essentielles d’un contenu plus développé. En
effet, il s’agit de recevoir de l’information et de la reformuler de manière synthétique. Il
n’est pas question-là de la traiter dans une perspective d’action. Les techniques de
résumé ne seront donc pas le propos de ce livre. Les comptes rendus envisagés ici
auront pour origine un échange oral. Toutefois, le dernier chapitre suggérera des
méthodes pouvant être utilisées pour le compte rendu d’un texte ou d’un dossier.

Cinq types de comptes rendus pour une efficacité maximum

La forme stylique des comptes rendus peut, quant à elle, considérablement fluctuer
selon l’objectif du document tant par le vocabulaire choisi que par le volume de texte
produit. En effet, il existera des comptes rendus plus ou moins synthétiques selon la
situation en présence. EN effet, sans que vous le sachiez peut-être encore cinq types
de compte rendus sont à votre disposition pour reformuler les échanges au gré de vos
séances de travail ! Vous les côtoyez régulièrement sous plusieurs formes. Leurs
particularités, parfois très spécifiques, peuvent même vous donner l’illusion de la
présence de documents différents.
Il s’agira, au cours de ces pages, de vous offrir une vision d’ensemble des différents
types de comptes rendus, accompagnés de leur méthodologie spécifique et de
conseils issus de situations presque exclusivement professionnelles. Il est en effet
essentiel, pour votre efficacité future, de balayer l’ensemble des problèmes spécifiques
liés au différents types de compte rendu. Vous pourrez être ainsi ne mesure de devenir
force de propositions en introduisant des documents mieux adaptés aux situations que
vous rencontrerez désormais.

Ecoute, objectivité et synthèse :

Les trois mots clés des comptes rendus
Sur le plan intellectuel, le compte rendu est presque toujours un travail de synthèse,
exigeant du rédacteur une part importante d’objectivité.
Le souci permanent est, au cours de sa rédaction, d’éliminer toute forme d’implication
personnelle. Afin d’éviter la moindre distorsion, la qualité d’écoute du rédacteur doit
être par conséquent particulièrement développée.
Pour toutes ces raisons, le compte rendu est un document relativement délicat à
rédiger réclamant des qualités à la fois humaines, intellectuelles et rédactionnelles.
Veillez à ne pas le confier au premier venu.

9
5 objectifs clés sous-tendant les comptes rendus
Le compte rendu est une force encore trop négligée au sein des structures
professionnelles, par méconnaissance de sa portée ou de sa méthodologie de
rédaction, ou pour ces deux raisons mêlée. S’il retranscrit certes des échanges
verbaux, le compte rendu est efficace sous plusieurs angles pour un manager
d’équipes.

Rédiger pour les absents

Peu de réunions sont régulièrement plénières. Il est en effet très fréquent de se réunir
en l’absence de certains, absence liée à d’autres obligations professionnelles ou à des
congés. En outre, il est également indispensable de renseigner sa hiérarchie, ses
clients, ses fournisseurs, ses partenaires, ou le public sur les thèmes abordés lors de
certaines réunions.
L’information circule ainsi, grâce à ce document pivot, vers le haut, vers le bas, vers
l’extérieur au gré des besoins… Le compte rendu en ce sens est un vecteur de
communication parfait pour une structure : objectivité et rigueur au rendez-vous. A
condition, bien entendu, qu’il soit bien rédigé !
Le compte rendu offre de surcroît la possibilité de transmettre les contenus de manière
plus ou moins synthétique selon le type de compte rendu choisi. Ainsi, certains types
de comptes rendus transcriront systématiquement la position et l’attitude des
personnes, voir le ton des débats, tandis que d’autres a contrario retiendront
exclusivement le fond des messages émis. A vous donc de choisir le document de la
situation !
Raviver la mémoire des participants
Les réunions se multiplient actuellement et, par voie de conséquence, naît le besoin
d’en posséder une mémoire écrite par souci de fiabilité. Cette dernière est d’ailleurs
toujours renforcée par un écrit commun ne laissant pas d’initiative aux dérives
possibles émanant des prises de notes imparfaites, seules références en l’absence de
ce document d’enregistrement.
De plus, si certains ressentent des difficultés personnelles à résumer une réunion, la
lecture du compte rendu leur permettra, sans aucun doute, de raviver leur mémoire en
restituant le souvenir des débats et l’atmosphère de celle-ci.

Fournir un outil de travail efficace

Le compte rendu permet de poursuivre une réflexion commune en évitant les
confusions possibles entraînées par la variété des notes prises par des personnalités
différentes, aux préoccupations parfois divergentes.
Grâce au compte rendu, chacun est désormais imprégné du même texte, facteur de
consensus. Par cette sorte de mémoire collective désormais mise en place, l’action
peut découler très rapidement avec réactivité.
Pour se convaincre de l’importance du rôle des comptes rendus, il suffit d’observer la
circulation de l’information et le rythme des prises de décision au sein de services
possédant une réelle politique de comptes rendus comparativement à ceux qui n’en
ont pas. Les résultats sont très probants. Le compte rendu, outil de communication
entre les acteurs, permet d’éviter bien des pertes de temps et beaucoup
d’incompréhension lorsqu’il s’agit d’être en phase avec ses clients, ses partenaires,
ses fournisseurs…
Créer une mémoire écrite d’un vécu collectif
Il est aussi habile de ne pas toujours tout recommencer. Les expériences vécues au
sein des services peuvent être, pour plus tard, riches d’enseignement et permettre
10
alors davantage de réactivité : efficacité oblige. En effet, les difficultés professionnelles
étant parfois les mêmes, il peut être utile à tous de posséder le moyen d’utiliser les
idées ou conclusion de situations déjà analysées et cernées.

Renforcer la qualité de la cohésion interne

Ce point est plus important qu’il n’y paraît ay premier abord. En effet, par des mots
commun structurant la mémoire de tous, une cohésion est susceptible de naître
progressivement, au-delà même des disparités individuelles et des enjeux différents
de chacun. Il arrive même, par le biais de comptes rendus de synthèse, supprimant
l’individualisation des opinions, de renforcer l’esprit d’équipe.
La méthode employée et la fluidité du style ne sont donc pas à négliger.
En effet, les qualités d’écriture sont porteuses d’envie de lire, de transmission
subliminale de sérieux, de formalisation concrète des idées en mots bien choisis. Un
compte rendu bien conduit peut devenir un véritable véhicule des idées pour un groupe
de travail. En effet, les contenus, grâce à lui désormais stabilisés, exercent un rôle de
clarification et, par là même, de stimulation des équipes.

Savez-vous qu’il existe 5 types

De comptes rendus ?

Avant d’aborder tout conseil pratique, il faut tout d’abord savoir que cinq types de
comptes rendus circulent actuellement dans le monde professionnel, avec même
quelques nouvelles tentatives innovantes liées aux nouvelles technologies. Cette
différenciation s’est progressivement mise en place pour répondre à des besoins
ponctuels, le traitement de texte ayant permis ces dernières année le développement
croissant de comptes rendus synoptique sous forme de tableaux.

Remettre en question ses habitudes

Prisonniers de nos habitudes de service, liées à la culture du milieu professionnel
immédiat, nous n’avons pas toujours la possibilité de connaître d’autres savoir-faire.
Ces limites engendrent fréquemment la création de documents mal adaptés à nos
besoins réels. C’est là que la formation continue peut jouer un rôle de miroir et conduire
à des remises en question par comparaison ou recul critique. En effet, les formateurs
ont, eux, accès à tous les terrains, à toutes les sortes de documents et de situations.
Par ce regard panoramique, ils capitalisent naturellement des expériences et accèdent
par là même à une vision plus globale.
Cette expérience permet une théorisation par typologies et par voie de conséquence
favorise l’importation de savoir-faire plus performants, issu d’autres structures.
Ce regard panoramique vous est offert à la page suivante. Par ce tableau, il vous sera
possible de percevoir en synthèse les caractéristiques de chaque type de comptes
rendus actuellement en circulation. Cette description est établie par typologies de
compte rendu, résultat d’une expérience de formatrice en entreprise dans des secteurs
très variés. Ce tableau récapitulatif sera le document de référence de ce livre, nous
devrons par conséquent nous y reporter fréquemment.
Il est à noter que, dans ce tableau, le compte rendu de visite n’est pas inclus car, selon
les besoins, il pourra être, en effet, conçu selon le type 3, 4 ou 5. Il est toutefois plus
opérationnel de le concevoir en tableau.

11
Qualités requises pour rédiger des comptes rendus
Nous venons de voir qu’il serait maladroit de confier au premier venu la rédaction d’un
compte rendu ou même de proposer, au sein d’une équipe, de le rédiger à tour de rôle
selon l’humeur. Pourtant, dans les faits, les choses se déroulent souvent ainsi, par
peur généralement de l’acte d’écriture. En effet, beaucoup évitent de rédiger par eux-
mêmes, par crainte d’être jugés. Or, là réside l’erreur. Seul les plus impliqués dans
une situation savent mettre en exergue les enjeux de la situation et le compte rendu
sera alors leur atout, outil d’efficacité.
Toutefois, pour rédiger un excellent compte rendu, la motivation ne suffit pas, il faut
également faire preuve de plusieurs qualités.

 L’objectivité de l’écoute : un point fondamental

Le preneur de notes en vue d’un compte rendu ne doit pas être quelqu’un effectuant
par tempérament une écoute sélective. Lors d’un compte rendu, il faut en effet être
capable de reformuler avec une certaine objectivité, sans déformations et rajouts
personnels : un compte rendu est écrit certes avec d’autres mots mais il ne doit jamais
altérer le sens d’origine.
Lors de la prise de notes l’écoute doit être centrée sur le fond et non sur la forme. C’est
pour cette raison que la prise de notes en sténo n’est pas bien adaptée au compte
rendu (sauf compte rendu de type 1, éventuellement de type 2n voir tableau p 14 et
15). En effet, le preneur de notes est alors axé sur la retranscription de la forme et perd
de vue le fond. Beaucoup de décideurs font ainsi l’erreur de choisir leur assistante sur
ses qualités de sténo alors que seules ses qualités d’écoute et de reformulation
seraient à prendre en compte quand il s’agit de lui confier la rédaction des futurs
comptes rendu du service. Elle peut donc bien sûr ignorer la sténo !

 Le rédacteur doit être le responsable de la réunion ou l‘un de ses assistants

Il est indispensable de prendre en charge la rédaction du compte rendu quand on fait

partie des personnes les plus concernées par les enjeux de la réunion. En effet, il faut
bien saisir les contraintes, les nuances, pour rédiger un bon compte rendu. Le nouvel
arrivé, même rédacteur performant, ne produira pas forcément un bon compte rendu.
Il n’est ainsi pas possible, dans des domaines reliés à des contenu très techniques, à
la culture professionnelle d’un lieu, de bien comprendre le fond et d’en saisir tous les
aspects avec subtilité sans une bonne insertion dans ce milieu spécifique.
Le compte rendu est donc une plaque tournante d’enregistrement, sorte de
photographie des idées permettant de repartir, à chaque réunion, sur de bonnes bases
sans tout recommencer. Il ne s’agit pas de faire un compte rendu pour dire qu’il en
existe un. Il faut savoir en exploiter toutes les ressources.

12
 5 TYPES DE COMPTES RENDUS A VOTRE DISPOSITION

Type de comptes rendus Description

1  Présentation : comme une pièce de théâtre.

Compte rendu  Reprise littérale de la totalité des propos tenus
complètement littéral mais généralement en français « écrit »
90% du volume du texte initial en style
direct.
Plan linéaire chronologique.

2  Utilisation du style indirect à la 3e personne du

Compte rendu littéral singulier, au présent de narration.
reformulé  Reprise des paroles en français correct, de façon
synthétique
60% du volume du texte initial.
 Identification des participants par leur nom ou
leur fonction.
Plan linéaire chronologique.

3  Retranscription tout à fait synthétique en français

Compte rendu synthétique correct des propos tenu
 Apparition de titres voire de sous-titres.
 Pas de rappel systématique des noms des
intervenants
40% du volume du texte initial.
Plan thématique

4  Présentation sous forme de tableau

Compte rendu synoptique
en français courant
(généralement en 3 colonnes).
 Rédaction en français correct très synthétisé.
 Phrases très courtes (16 mots maximum)
30% du volume du texte initial.
Plan thématique.

5  Présentation sous forme de tableau.

Compte rendu synoptique
en prise de notes enrichies
 Retranscription sans verbes conjugués avec
pronoms et articles.
Utilisation de noms et de verbes à l’infinitif.
20% du texte initial.
Plan thématique

13
Objectifs de chaque compte Avantages Inconvénients
rendu
 Donner une information  Document de  Formulation trop
précise et complète sur le référence fiable. longue (éléments ou
déroulement d’une réunion détails inutiles).
 Présenter les opinions des  Non synthétique
personnes en conservant Risque de
leur forme d’expression la confusion.
plus proche de l’oral.  Fastidieux à lire.
 Informer sur les  Relativement  Limité aux réunions
interventions individuelles. détaillé. bien dirigées et
 Présenter les opinions de  Clarté de la structurées.
chacun sur un sujet. mise en page. Risque de
 Responsabiliser les  Connaissance confusion dans le
personnes par rapport à de l’opinion de cas contraire.
leurs prises de position en chacun
faisant systématiquement
apparaître leur nom.
 Faciliter la compréhension  Reformulation  Pas d’ordre
des sujets abordés. plus claire : par chronologique dans
 Effectuer pour le lecteur thèmes. la présentation.
l’effort d’analyse et de  Analyse et
synthèse. synthèse déjà
 Faciliter la lecture au moyen effectuées pour
de titres. le lecteur.
 Renforcer l’esprit d’équipe,  Ton souple
les faits étant mis en valeur
au détriment des personnes.
 Présentation du bilan par  Clair et concis :  Moins synthétique
colonnes : phrases courtes. que le compte rendu
- Des faits, des actions à  Présence de n° 5.
mener. transitions
 Donner la possibilité de voir raisonnements
apparaître des facilités.
raisonnements.  Ton souple.
 Transmettre des
informations à la hiérarchie.
 Donner une vision  Bonne  Nécessité du choix
d’ensemble immédiate. visualisation d’un vocabulaire
 Retenir les bilans compréhension précis et explicite
d’information ou d’actions à spontanée. sinon risques
entreprendre.  Souplesse très d’interprétations.
 Permettre éventuellement grande  Ton directif.
un travail en commun sur le d’utilisation.
document  Très
synthétique.
14
Les principales lois servant de base à la rédaction d’un compte
rendu
Exigences
 Reformulation plus ou moins
importante des propos tenus
 Résumé plus ou moins synthétique
des contenus à transmettre
 Plan d’ensemble construit selon la
chronologie des débat mais pouvant
être réorganisé dans certains cas
15
commentaires
 Selon le type de compte rendu
choisi, la reformulation des propos
sera plus ou moins importante tant
par le choix des mots que par le
volume des phrases
 Seul le 1er type de compte rendu est
la retranscription exacte des phrases
prononcées, les autres comptes
rendus comportent tous des
reformulations. Il faut prendre
conscience qu’un oral, même bien
maîtrisé, ne possède pas les mêmes
contraintes qu’un écrit. Le rythme
de passage de l’oral à l’écrit est donc
déterminant.
 Le texte d’un compte rendu n’est
pas aussi délayé que l’oral
correspondant Ce dernier veut
forcer l’écoute, l’écrit est, quant à
lui, toujours plus dense, plus axé sur
la synthèse. Cependant les comptes
rendus peuvent être plus ou moins
détaillé selon l’objectif recherché. Il
est donc primordial de choisir le
type de compte rendu le mieux
adapté aux besoins (voir les 5 types
de comptes rendus p 14/15).
 Il serait fort maladroit d’organiser le
texte de façon différente du plan
proposé par « l’ordre du jour ». Par
contre, il est indispensable, sans
ordre du jour, d’organiser le texte
par « thèmes abordés ». Par ailleurs,
lors de réunions mal dirigées, les
contenus éparpillés seront
regroupés dans les rubriques
sélectionnées par l’ordre du jour ou
proposés sous forme d thèmes
abordés
 Exigences
 Absence d’initiatives personnelles
autres que sur la forme ou la
construction
 Implication personnelle inexistante
par souci permanent d’objectivité
 Méthodologie voisine de celle du
« résumé de texte »
 Adaptation indispensable du compte
rendu à ses propres besoins
spécifiques
16
Commentaires
 Il serait très maladroit également
d’intervenir personnellement sur la
teneur des contenus.
 Aucun rajout personnel
d’importance ne doit être effectué,
même si d’après nous le texte
comporte des oublis ou des points
non suffisamment développés.
 Aucune introduction ou conclusion
ne doit être créée si le débat n’en
comporte pas. Il faut sans cesse en
effet jouer le jeu de l’objectivité.
 Dans cette perspective d’objectivité,
le rédacteur du texte choisit, de
façon constante, de ne pas
s’impliquer. Il bannit donc les « je »,
et même les « nous », qui
l’introduiraient, par le sens, au sein
de l’équipe de travail aux yeux du
lecteur.
 Afin de comparer le compte rendu à
un exercice scolaire bien connu, la
méthode suivie peut être
rapprochée de celle du résumé de
texte.
 La dissertation serait voisine de la
méthodologie du rapport.
 La plupart des professionnels
ignorent que cinq types de comptes
rendus sont à leur disposition. En
l’absence de cette information, ils
utilisent généralement le type de
compte rendu adopté par leur
service, sans trop d’esprit critique à
son propos. Ils s’étonnent ensuite
du peu d’impact du document sans
comprendre que celui-ci dépend
étroitement du type de compte
rendu choisi. Il est donc
indispensable de posséder une vue
panoramique des documents à
notre disposition afin de
sélectionner le document adéquat.
Réponses à vos questions lors de la rédaction d’un compte rendu

Questions Réponses
Quelle différence Le procès-verbal est en fait un
existe-t-il entre le compte rendu littéral reformulé du
procès-verbal et le type n° 1 ou n° 2 (rarement un n°
compte rendu ? 3)
Cependant, contrairement au
compte rendu où les participants
découvrent le texte achevé, les
participants ont lu au préalable le
texte, et l’on éventuellement
modifié. Le document émis est
donc diffusé avec leur approbation.
Ils ont d’ailleurs souvent signé
pour manifester leur accord sur la
teneur des contenus.
Peut-on s’impliquer Non, le rédacteur, pourtant
personnellement dans souvent professionnellement très
un compte rendu ? impliqué, doit jouer le jeu d’une
personne en retrait possédant un
certain recul. Il faudra donc éviter
systématiquement l’emploi des
pronoms personnels « je » et
même « nous ».
Par voie de conséquence, les
possessifs du type « nos
services » seront également
écartés, Afin d’accroître la
crédibilité du document, il est
indispensable de donner
l’impression d’un rédacteur neutre
vis-à-vis de la situation.
Que fait-on quand on La situation idéale serait de confier
est à la fois le la rédaction du compte rendu à
rédacteur du compte une personne parfaitement à
rendu et un participant l’écoute, ne participant pas de
actif ? manière active à la réunion.
Cependant, dans la réalité, le
rédacteur du compte rendu est
souvent un participant actif, voir le
président de séance, dans ce cas,
afin de donner au ton du texte un
maximum d’objectivité, il lui faudra
jouer le jeu du personnage
extérieur et parler de lui-même
comme s’il s’agissait d’une tierce
personne.

17
 Questions
Doit-on consacrer une page aux
renseignements (noms des
participants, lieu, ordre du jour) ou
commencer le compte rendu dès la
1er page ?
Doit-on numéroter l’ordre du jour et
par voie de conséquence le texte ?
Que fait-on en l’absence d’ordre du
jour ?
Réponses
L’habitude veut que beaucoup de comptes
rendus débutent sur la 1er page. Cette façon
de faire est née à l’époque des doubles
effectués sur papier carbone. Or,
actuellement, avec le traitement de texte, il
est beaucoup plus percutant et esthétique
de consacrer toute la 1er page aux
renseignements administratifs pour ne pas
commencer le texte qu’en 2e page. De plus,
il est plus facile ensuite de rechercher une
information. En effet, il sera possible de
toujours rappeler l’ordre du jour sur cette
page.
Cependant, les deux formules sont
adoptées, seul le goût et le souci d’efficacité
de chacun permettront de trancher.
Les deux façons de faire (numérotation ou
ordre du jour non numéroté) sont
actuellement en vigueur. La 2e formule est
cependant plus fréquente. En effet, il peut
être maladroit de numéroter un texte,
laissant croire ainsi que certaines rubriques
sont plus importantes que d’autres. OR,
dans la plupart des comptes rendu, les
rubriques ne sont pas hiérarchisées par
ordre d’importance. Il vaut mieux laisser la
numérotation au rapport, qui, lui, hiérarchise
la construction du texte, ou utiliser celle-ci
lors des comptes rendus volumineux, par
souci exclusif de lisibilité.
Le compte rendu qui en découlera ne
pourra être qu’un compte rendu synthèse
(n° 3, 4 ou 5). Il sera parallèlement
indispensable de créer des titres mais ils ne
pourront être intégrés à un « ordre du jour »
car celui-ci est forcément un plan envoyé à
l’avance.
Cependant, il pourrait être habile de créer
un titre « thèmes abordés » et de lister ces
thèmes en 1er page. Les lecteurs
s’habitueront vite à distinguer les deux
titres : ordre du jour ou thèmes abordés.
Grâce à cette sorte de sommaire en 1 er
page, il sera aisé de rechercher
l’information.
Peu de personnes, en l’absence d’ordre du
jour, prennent actuellement l’habitude
d’adopter cette formule de création de
sommaire
18
 Questions Réponses
Doit-on signaler le nom du rédacteur du Il est fréquent de rencontrer des
compte rendu ? comptes rendus ne comportant pas le
nom du rédacteur. Or, il serait plus
efficace de toujours signaler le nom de
ce dernier. En effet, on saurait ainsi à
qui s’adresser pour des précisions
complémentaires. C’est un usage à
prôner.
Est-il possible de se démarquer du C’est presque une obligation. Les
langage parlé ? comptes rendus les plus maladroits sont
ceux reprenant les tournures de l’oral
sans aucune reformulation. Or, le code
oral et le code écrit ne s’organisent pas
de la même manière. Les mots choisis
ne sont pas non plus les mêmes. Une
reformulation systématique est donc de
règle lors de la rédaction d’un écrit
professionnel.
A ce propos, vous trouverez une
réflexion sur les types de mots rejetés à
l’écrit lors de la rédaction de documents.
Que faire quand un timide ou un volubile Dans les comptes rendus de synthèse
s’expriment ? (3.4.5), le problème ne se pose pas
puisque les personnes sont peu ou pas
nommées.
Cependant, dans les comptes rendus n°
1 et 2 (littéral et littéral reformulé), celui-
ci se rencontre fréquemment. Dans ce
cas, il faut regrouper et enrichir par la
formulation l’intervention hésitante et
synthétiser la plus redondante.
Quelle longueur doit-on adopter pour les Il faut éviter les textes denses et
paragraphes ? compacts pouvant créer un frein de
lecture. Il serait souhaitable de se
donner comme contrainte de ne pas
dépasser six lignes dactylographiées
lors de la rédaction d’un paragraphe.
Ce volume est indispensable au lecteur
pour bien saisir la teneur des contenus
et surtout pour ne pas être rebuté dès la
lecture. Il ne faut pas oublier que
personne n’est forcé de lire votre
compte rendu. Il est donc indispensable
de capter l’attention.

19
 Questions
Est-ce que la phrase longue est de mise
dans un compte rendu ?
Comment prendre des notes en vue de
la rédaction d’un compte rendu ?
Quel type de plan est suivi lors de la
rédaction d’un compte rendu ?
Doit-on faire systématiquement
apparaître le nom des personnes
s’exprimant au cours de la réunion ?
20
Réponses
Non, le compte rendu suit les même lois
de syntaxe que la lettre, Afin d’être
lisible, il doit respecter les contraintes du
créneau de lisibilité moyen d’un
français, créneau situé entre huit et
seize mots. La phrase de seize mots
sera donc la plus fréquente.
Elle correspond à des phrases de deux
lignes dactylographiées maximum. Bien
entendu, dans des cas particuliers, une
phrase un peu plus longue peut être
adoptée, mais ce doit être un fait
exceptionnel.
Il est absurde de donner un conseil de
cet ordre avant de bien percevoir les lois
présidant à la rédaction de chaque type
de compte rendu. En effet, la prise de
notes doit être adaptée au compte
rendu choisi. Aussi, des méthodes de
prises de notes vous seront proposées
au cours des chapitres traitant, en
détail, des conseils de rédaction de
chaque type de compte rendu.
Le plan des comptes rendu n° 1 et est
un plan chronologique. Le rédacteur suit
parfaitement le déroulement de la
réunion. A partir des comptes rendus n°
3, 4 et 5, le plan est organisé par
thèmes. Si la réunion est bien dirigée, et
respecte l’ordre du jour, il suffit de suivre
chronologiquement le rythme des
débats, eux-mêmes organisés par
thèmes. Par contre, dans le cas de
réunions mal dirigées ou informelles, il
serait extrêmement maladroit de suivre
le rythme des débats. Il faudra, dans ce
cas, reclasser et organiser le texte selon
un plan thématique.
Non, seuls les comptes rendus n° 1 et 2
imposent cette contrainte. A partir du
compte rendu n° 3 de synthèse, le nom
d’une personne est noté uniquement si
celle-ci :
- Se démarque du groupe par une
opinion différente,
- S’engage à réaliser une action,
- A besoin d’être valorisée.
 Questions
Est-il préférable de connaître la
sténographie pour préparer un compte
rendu ?
21
réponses
Dans les autres cas, les personnes
disparaissent au profit des contenus.
Les comptes rendu n° 3, 4 ou 5
renforcent donc l’esprit d’équipe. En
effet, le texte semble émaner d’un
groupe et non de personnes fortement
individualisées. Les responsabilités sont
désormais prises ainsi en équipe et la
créativité d’un seul peut alors sembler
celle du groupe.
Les comptes rendus de synthèse sont
donc à conseiller pour renforcer l’esprit
d’équipe
Non – au contraire – si le 1er type de
compte rendu, parce qu’il est très
proche des paroles émises, permet une
situation de prises de notes en
sténographie, il est préférable par contre
de ne pas utiliser celle-ci lors d’une
prise de notes destinée à la rédaction
d’un compte rendu (2, 3, 4, 5).
En effet, la prise de notes est dans ces
cas complètement axée sur le sens. Elle
ne réclame donc pas la même
démarche intellectuelle que la prise de
notes en sténo. En effet, lors de cette
dernière, l’effort de concentration
s’effectue plus particulièrement sur la
retranscription des sons entendus.
Procéder aux deux démarches
intellectuelles en parallèle n’est du
ressort que de ceux, très rares, qui
possèdent un réflexe d’écriture en sténo
quasi automatique. Certaines
secrétaires se plaignent d’ailleurs
parfois d’avoir perdu leur esprit de
synthèse par une utilisation excessive
de celle-ci.
Cependant, il ne faut pas, bien entendu,
être trop intransigeant. Certains
professeurs de pointe, proposent, en
effet, lors de l’apprentissage de la sténo,
des exercices par mot clés et refusent la
retranscription littérale du message
émis. Néanmoins, ne vous étonnez plus
si vous l’avez abandonnée depuis
longtemps lors de la rédaction d’un
compte rendu. Vous comprenez
maintenant la raison
 Comment prendre
des notes utiles ?

Prendre des notes linéaires à l’ancienne

La prise de notes linéaire est la plus traditionnelle : 90 % des personnes notent de
cette manière. Sans initiation spécifique à la prise de notes, elles suivent en effet
logiquement le rythme de l’écrit. Lors d’une réunion, le texte pris en notes met alors au
même niveau les informations de teneur différente : contexte de chaque point à l’ordre
du jour, décision prise et actions à mener. Certains, par souci de clarté, utilisent un
surligneur pour mettre en valeur certains passages. Les notes sont alors un peu plus
faciles à exploiter ensuite, l’initiative est donc intéressante, mais ce n’est pas encore
une approche complètement performante.

Les notes en tableau pour davantage de performance

Prendre des notes dans un tableau en trois colonnes est la méthode à retenir pour les
réunions. Le classement des notes sera effectué par le rédacteur en cours de réunion,
grâce à l’aide visuelle des colonnes. L’écoute en est alors renforcée. En effet, c’est un
véritable travail d’insérer au bon endroit, au sein des colonnes, les informations
retenues.
Il est en outre plus facile de rédiger ensuite à partir d’un texte dont les ancrages de
sens sont déjà visuellement très structurés. Selon le choix effectué la prise de notes
s’appuiera sur la sténo (compte rendu de type 1) ou des mots clés (pour les autres).
Dans presque tous les cas, les tableaux synoptiques faciliteront votre prise de notes.
Cette méthode de prise de notes sur des grilles préétablies a prouvé son efficacité,
même dans les cas où le type de compte rendu choisi est un texte rédigé de manière
traditionnelle. Ces grilles sont, en fait, un support rigoureux permettant de renforcer la
vigilance intellectuelle du rédacteur. L’écoute devenue plus active, plus intense, par
l’effort d’organisation des notes, la mémorisation du débat en sera alors plus forte. Il
sera plus aisé par la suite de reformuler.
De plus, l’utilisation permanente de mots clés au lieu de phrases complètes, captées
directement sur l’oral, aura déjà amorcé l’acte de synthèse.
Grâce à cette approche, les sujets/acteurs humains deviennent secondaires pour une
mise en valeur des faits. Des noms de personnes peuvent, bien entendu, être retenus
mais seulement pour indiquer un désaccord, une marginalisation, une responsabilité
individuelle ou tout simplement la volonté tactique de mettre en valeur une personne.
Seuls les 1er et 2e types de comptes rendus réclament de noter systématiquement le
nom des intervenants car chaque opinion personnelle doit apparaître au sein de ceux-
ci.
Les notes constituent un outil de travail. Il est donc important qu’elles soient claires, précises,
facilement utilisables. D’ailleurs, il est connu que nous retenons environ 20% de ce que nous
entendons, 40% de ce que nous voyons, et 80% de ce que nous écrivons !

Les notes représentent donc une aide précieuse pour mémoriser un certain nombre
d’informations.

Lorsque l’on sait que l’on peut écrire environ 40 mots par minute alors que le débit de parole
est de 130 à 180 mots par minute, on comprend qu’il est utopique de vouloir tout noter…

Ainsi, prendre des notes, ce n’est pas mécanique. La démarche doit au contraire être active,
intelligente et créative.

22
Il s’agit de comprendre et pas seulement de « noter ».

C’est donc la tête qui marche et le stylo qui suit …et non l’inverse !

Abréviations et symboles

TECHNIQUE CLASSIQUE POUR CREER DES ABREVIATIONS

Conserver les premières lettres : avant = av ; après = ap …

Conserver une lettre du début + la lettre finale : nous = ns ; point = pt, pour = pr
Prendre une lettre au début, au milieu, à la fin du mot : nombreux = nbx, beaucoup = bcp,
etc.

AUTRES TECHNIQUES

Utiliser les majuscules pour ce qu’elles induisent phonétiquement : aborder = aborD, assurer
= assuR, projet = proG, céder = céD
Utiliser les chiffres à chaque fois que le son le permet : certain = cert1 ; principe = pr1cip ;
demander = 2manD ; discuter = 10 cuT

Avant av. Nombre nb.

Après ap. Nombreux nbx
Aujourd’hui auj. Nous ns
Administration adm. Observation obs.
Beaucoup bcp Orientation orient.
Cependant cpdt Parce que p ce q
C’est- à- dire c.à.d. Pendant pdt
Changement changt Personnel pers.
Comme cô, c. Peut-être p.ê.
Commercial comm. Point pt
Compagnie cie Pour pr
Complément cpt Pourtant prt
Conclusion concl. Problème pb.
Dans ds Quantité qté
Définition déf° Quand qd
Développement dévt Quelque qq.
Direction dir°. Quelque chose qq ch.
Document doc. Recto r°
Double dble Rendez-vous r.v.

23
Environ env. Société sté
Exemple ex. Souvent svt
Figure fig. Standard std
Général gén. Toujours tjrs
Grand grd Temps tps
Homme hô. Tout tt
Identique, idem id. Tous ts
Introduction intro. Verso v°
Longtemps lgtps Vous vs
Mais ms
Même m

SYMBOLES

appartient  n’appartient pas 

inclus dans  non inclus 

début Α Fin ω

égal = croissance, baisse 

création, apparition  chute, suppression 

plus, s’ajoute + Moins -

entraîne, conclusion → Interaction ↔

paragraphe § Différent ≠

plus ou moins ± sensiblement ≈

plus petit que < plus grand que >

somme Σ

24
 NOTER NI TROP, NI TROP PEU
Deux dangers vous guettent :
- s'efforcer de tout noter, sans parvenir à distinguer l'essentiel de l'accessoire (le plus
important du moins important),
- se fier à sa mémoire et à sa capacité d’assimilation, et se contenter de noter de temps en
temps quelques éléments de la réunion.

Pour optimiser votre prise de note, il faut une grande qualité d’écoute mais aussi garder
l’esprit en éveil pour supprimer ; repérer et intégrer ; reformuler.

Supprimer : pour cela, effectuer un tri sélectif

- éliminer :
- les mots inutiles (articles…),
- les redondances,
- les digressions,
 écrire en style télégraphique
En ce qui concerne les exemples, on ne retient pas ceux qui sont anecdotiques ou déjà
connus ; on pourra cependant, pour certains, en résumer la signification.

Structurer ses notes

Les écrits professionnels, comme les manuels de bricolage, sont au service de l’action.
Ainsi, ils demandent à être rédigés suivant un raisonnement explicite et cohérent : c’est le
plan.

LE PLAN CHRONOLOGIQUE :
Il s’agit alors de rendre compte des événements, des échanges ou des décisions dans
l’ordre dans lequel ils se sont manifestés.

A partir des notes suivantes,

Mots clés NOTES Remarques

J. travaux en retard
Cantine F. cause intempéries
J. nécessité d’accélérer les travaux
Accord

Salle 33 L .réfection peinture

………………………
…

rédiger avec un plan chronologique pourrait donner :

- M. Jacques signale que les travaux de la cantine sont en retard.

- M. François explique que c’est dû aux intempéries et c’est regrettable.
- M. Jacques demande d’accélérer les travaux.
25
Les participants sont d’accord.
- puis Mme Lena évoque le problème de la salle 33 dont la peinture s’écaille…

L’inconvénient du plan chronologique, c’est qu’il devient rapidement fastidieux à lire compte
tenu des détours, digressions et retours sur une même question.
Il oblige à tout lire ou… ne rien lire !
C’est pourquoi, à chaque fois que cela est possible, nous lui préférons :

LE PLAN PAR THEMES

Il sera plus économique pour vous en temps de rédaction et pour le destinataire en temps de
lecture.

Prenons un exemple ; au cours d’une réunion, vous avez pris les notes suivantes :

REMARQUES
MOTS CLES points qui demandent
(De quoi s’agit-il NOTES (proprement dites) une précision :
précisément ?) (ex. cf.listing du 20
mars etc.)

DEVELOPPEMENT SOCIETE X

Ventes - recul significatif depuis 5 ans : -25%

- pb augmentat° concurrence

Organisa° - redéploiemt prodt°

 sur 3 sites en Fr. : - Nantes
- Lyon
- Marseille
 suppres° site Angoulême

Conséquences - pb licenciements : pas de licenciements secs /

propositions de reclas.

Organisa° - changements°
 transfert de postes de product°
 consolidat° site Lyon
 construct° 2ème atelier Nantes

- nvelle pol.
- chercher de nveaux partenaires
Cf.détails proposit° de
- Dvelopper nveaux concepts
X
etc.

26
Entraînez-vous !
EXERCICE DE PRISE DE NOTES
Préparez votre support avec les colonnes ; lisez chaque paragraphe de ce texte et
prenez en notes le message essentiel. Dégagez ensuite les mots clés (dans la colonne
de gauche).

Le secteur des assurances en Algérie a connu en 2012 une hausse de 12% de son chiffre
d’affaires passant de 87 milliards de dinars en 2011 à près de 100 milliards en 2012, a
estimé aujourd’hui Amara Latrous, président de l’Union des assureurs et réassureurs
(UAR).
Intervenant sur les ondes de la radio nationale, Amara Latrous a souligné qu’il s’agit d’ « un
score que nous avons réalisé en 2012 à la suite de la séparation des activités -des
assurances dommage et de personne- qui a donné lieu à une réorganisation du marché »,
en prévoyant que le chiffre d’affaires du secteur pourrait quadrupler d’ici 2020.

L’assurance automobile, qui représente plus de la moitié des primes collectées, a été la
plus "coûteuse" pour les assureurs puisque les compagnies ont dû traiter en 2012 près
d’un million de déclarations d’accidents de la circulation pour un montant de sinistres de
46 milliards de dinars, dont les trois quarts ont été déjà réglés, dit Amara Latrous.

Par ailleurs, le même responsable a rappelé que les sinistres liés aux accidents de la route
ont coûté aux assureurs 43 milliards de dinars en 2011 et 35 milliards de dinars en 2010.
« Hélas, ces montants auraient pu servir à d’autres financements comme par exemple aux
campagnes de prévention des accidents », a regretté M. Latrous.

S’exprimant sur le projet de révision de la prime obligatoire de l’assurance

automobile (RC), M. Latrous a affirmé que l’Union des assureurs et le Conseil national des
assurances (CNA) travaillaient en collaboration avec l’université de Bab Ezzouar, sur la
définition du montant réel de cette prime, jugée déficitaire par rapport à son coût.

En fait, la Responsabilité civile (RC), prime obligatoire de l’assurance auto, est sous-
évaluée selon les assureurs: elle est estimée à 1.200 dinars /an alors qu’elle avoisine les
3.000 dinars dans les pays voisins et supérieure de 10 fois plus dans les pays
développés. « Nous souhaiterions que le montant de la prime (RC) soit au moins doublé »
note M. Latrous qui est également à la tête de la Société algérienne des assurances (SAA).

En ce qui concerne les délais de remboursement, il a assuré que les compagnies "visent
à ce que les sinistrés soient réglés immédiatement et pourquoi pas dans les jours qui
suivent l’accident". S’exprimant sur une question relative à l’assurance "rapatriement
corporel", offerte par la SAPS, une filiale de la SAA spécialisée dans les assurances de
personnes, le responsable a reconnu que cette police ne trouve pas d’engouement chez
les Algériens à l’étranger malgré sa prime modeste estimée à 25 euros par an et par
personne. Quant aux assurances contre les effets des catastrophes naturelles (CAT-
Nat), qui avancent bien selon M. Latrous, elles doivent être renforcées par un
nouveau produit, celui de l’assurance contre la sécheresse qui "sera probablement mise sur
le marché en 2013 ou au plus tard en 2014 », conclut-il.

27
EXERCICE D’APPLICATION

Lisez cette transcription intégrale d’une réunion1.

Rédigez-en le compte rendu. Vous adopterez un plan thématique.

Une réunion se tient dans une université pour évaluer une formation en informatique par la
voie de l’alternance. Assistent à la réunion :
- trois étudiants : Claire Patient, Fabien Viot, Jérôme Cuisinier ;
- trois enseignants : M. Leroy, qui anime la réunion, M. Dugay et Mme Fabre ;
- trois responsables d’entreprise, tous trois maîtres d’apprentissage d’étudiants du
groupe : Mme Hervé, Mme Combes et M. Louis.

M. Leroy : - Il y a maintenant quatre mois que les étudiants ont commencé la formation. Je
crois que nous pouvons faire le point. Je dois dire d’emblée qu’on ne m’a pas signalé de
difficultés particulières pour l’instant. Bon. Donc, je crois qu’aujourd’hui, nous devons voir
comment ça s’est passé ici, à l’université, et dans l’entreprise. Voir ce qui a bien fonctionné et
ce qu’on peut améliorer peut-être. Je propose que nous fassions un tour de table. Monsieur
Louis, si vous voulez commencer.
M. Louis : - Alors en ce qui me concerne, tout va bien. J’ai regardé les contenus de formation
et je trouve ça très complet. Il manque peut-être quelque chose de plus approfondi sur les
réseaux, parce que nous, on a un intranet qu’on développe et, c’est vrai qu’il y a des besoins,
maintenant, importants, en réseaux, dans toutes les entreprises.
Mme Fabre : - Si je peux intervenir… je voudrais préciser tout de suite que nous sommes
conscients de ces besoins. Cela n’est pas visible sur la brochure parce que c’est nouveau
cette année, mais nous renforçons l’enseignement des réseaux. Vous le savez sans doute,
mais nous avons créé un email pour chaque étudiant. Bref, nous rattrapons le temps perdu.
M. Leroy : - Nous continuons le tour de table. Claire ?
Claire Patient : - En tant que déléguée étudiante, je voudrais dire que pour la plupart d’entre
nous, il y a un problème lié à la densité des cours. Huit heures par jour, tous les jours, c’est
très lourd. D’autant que nous n’avons pas de vacances.
M. Dugay :- Vous le saviez en venant ici. C’est un choix que vous avez fait.
M. Leroy : - Si vous le voulez bien, laissons Claire finir. Oui, vos camarades se plaignent ?
Claire Patient : - Nous souhaiterions qu’on puisse revenir sur le système des après-midi
bloqués. Quatre heures de suite d’algo ou de bases de données, c’est très lourd. Est-ce qu’on
ne pourrait pas fractionner ?
M. Leroy :- Cela semble difficile. Mais nous allons y réfléchir pour la prochaine session.
Fabien Viot : - Si je peux intervenir aussi… Il y a, dans la formation, des étudiants qui ont fait
des classes préparatoires scientifiques ou qui ont un DEUG. Ils sont très à l’aise en math et,
pour nous qui venons de BTS ou d’IUT, ça n’est pas toujours facile. Est-ce qu’on ne pourrait
pas prévoir un soutien ?
M. Leroy : - Alors là, je vous rassure tout de suite. Il va y avoir, oui, à la prochaine session, un
soutien, deux heures par semaine sur la base du volontariat.
Nous allons continuer notre tour de table. Mme Combes…
Mme Combes : - Pour ma part, je n’ai pas rencontré de difficultés. L’étudiant qui est chez nous
donne toute satisfaction. Je voudrais dire quand même que je m’étonne de ce que le COBOL
[langage de programmation] soit si peu enseigné.
M. Dugay : - Nous allons l’aborder le mois prochain…
Mme Combes : - Je sais. Mais c’est un enseignement de trente heures. C’est peu. Nous avons
été obligés de former nous-mêmes l’étudiant. Et il faut savoir qu’il y a des débouchés
professionnels en COBOL en ce moment.

1
Exercice extrait de : Pratique de la communication écrite – C. Abensour – L. Pinhas – M.H. Tournadre
Editions Nathan.
28
M. Dugay : - Reconnaissez qu’un informaticien principalement formé en COBOL rencontrerait
des difficultés d’ici quelques années. Et puis, si vous regardez nos contenus d’enseignement,
vous verrez que nous veillons avant tout à la polyvalence. C’est à l’entreprise de donner, selon
ses besoins, un complément de formation.
Mme Combes : - C’est ce que nous faisons…
M. Leroy : - Vous vouliez dire autre chose, Mme Combes ?
Mme Combes : - Non. Si ce n’est, comme l’a dit l’étudiante, que les sessions à l’université
sont très chargées. Alors, je crois qu’il faudrait éviter de donner des mémoires à préparer aux
étudiants parce qu’ils n’ont pas le temps et qu’ils y travaillent pendant les sessions en
entreprise.
Mme Fabre : - C’est un travail de recherche qu’ils préparent à deux ou trois. Donc, a priori, ils
ne devraient pas pouvoir s’en occuper en entreprise. Nous le leur rappellerons. Et d’ailleurs,
ils auront un après-midi libre chaque semaine lors des prochaines sessions pour travailler aux
mémoires.
M. Leroy : - Mme Hervé, si vous voulez ajouter quelque chose…
Mme Hervé : - Ecoutez, nous sommes très satisfaits. Je voudrais quand même dire …oui, à
propos des sessions. En ce qui nous concerne, ces sessions de deux mois ne sont pas
idéales. Elles ne permettent pas à l’étudiant de suivre les projets. Dans certaines formations,
les étudiants sont trois jours en entreprise puis trois jours à l’université. C’est un rythme qui
permet d’impliquer davantage les apprentis.
M. Leroy : - C’est une remarque qui nous a déjà été faite, mais nous ne pouvons pas modifier
le rythme de l’alternance. Jérôme, on ne vous a pas encore entendu…
Jérôme Cuisinier : - Je n’ai rien à ajouter. J’étais d’accord avec Claire et c’est bien que vous
reveniez sur le principe des après-midi bloqués.
M. Leroy : - Bon. Je crois que nous nous sommes tous exprimés. Il y aura une nouvelle réunion
de suivi le 20 mars. D’ici là, n’hésitez pas à nous contacter si vous rencontrez des difficultés.

29
 LES RAPPORTS
Identifier leurs fonctions

Situations à l'origine de rapports

Dans l’entreprise "compte rendu" et "rapport" sont parfois confondus ; cependant, le compte
rendu relate des faits : événement, accident..., des débats au cours d’une réunion, par
exemple, alors que le rapport les analyse, en tire des conclusions et énonce des propositions
d’actions pour améliorer la situation examinée.

Rapports de synthèse
Rapport d’activité : présentation d’une ou de plusieurs activités au cours d’une période limitée
ou déterminée (annuelle le plus souvent) et jugement de cette activité ou de ces activités, par
exemple rapport de conseil d’administration, rapport d’une association.

Rapports d’étude
Dysfonctionnements dans un service, réforme d’organisation commerciale, organisation du
travail dans un service, procédé de fabrication, essai d’un produit, changement de matériel,
création de poste, avancement d’un projet, etc..

Le rapport est donc un document pour action. Il formule un avis motivé ou des propositions
susceptibles d’améliorer la situation examinée. Sa rédaction est confiée à un expert.

Objectifs

Face à un problème, un dysfonctionnement, une décision à prendre, il est demandé à une

personne compétente dans le domaine, de recueillir l'information pertinente, de donner son
avis argumenté, en vue de préparer la décision.

Formes

La longueur est variable selon la demande, l’objectif du rédacteur, les destinataires.

Le rapport est accompagné parfois d’une lettre de transmission ou d’une note de synthèse.

Rechercher l’information

L'objectif est de :  choisir les matériaux utiles ;

 ordonner les matériaux choisis ;
 juger de la valeur des matériaux.

Méthodes
Utilisez votre expérience et vos compétences personnelles, selon votre formation, votre
fonction, votre spécialité.
Observez la réalité : observez le fonctionnement d'un service, le comportement au travail,
visitez un chantier, etc.
Expérimentez, faites des essais techniques.
Réalisez des entretiens, des questionnaires.

30
Consultez des banques de données : archives, fichiers bibliographiques, fichiers de revues,
d'articles, de documents audiovisuels, etc.

Sélection
Évaluez les informations disponibles.
Constituez des dossiers, classez des documents.
Prenez des notes, surlignez les passages importants, les faits significatifs.
Vérifiez les sources.
Éliminez ce qui est hors sujet.

Les sujets de rapport sont divers, mais la démarche intellectuelle est toujours la
même : présenter des faits ou une situation, les analyser, en déduire des mesures à prendre,
proposer des actions.
Les faits suggèrent un avis ; un avis s'appuie sur une analyse, un diagnostic ; un jugement doit
être étayé ; une proposition doit être justifiée.

Argumenter c'est construire un raisonnement destiné à convaincre le lecteur, à agir sur sa

pensée, pour l'amener à adopter un point de vue ou, au contraire, à modifier le point de vue
qui était le sien jusqu'alors.

Argumenter c'est donc fournir  une preuve : fait, événement, chiffre

ou  un raisonnement

à l'appui ou à l'encontre d'un fait

une affirmation
une proposition
une opinion

Rédiger

Choix d'un plan

Après avoir sélectionné les matériaux, organisez l'ordre de transmission des informations. En
tant qu'émetteur, pour se faire comprendre du destinataire et des lecteurs potentiels, pour
donner un sens au rapport, procédez à des regroupements d'idées et mettez-les dans un ordre
logique et équilibré.

Par une vue d'ensemble, le plan sert à faire connaître :

l'organisation du document,
l'emplacement spécifique de chacune des parties.

En résumé, fixez-vous pour objectif de :

faire connaître les résultats auxquels vous arrivez ;

les faire apprécier et les faire mettre en œuvre.

Mémorisez le schéma de la situation

Faits
Information Réflexion Suggestion Action
Étude Analyse Proposition Décision
Essai

31
Le plan type et ses variantes

Certaines parties communes peuvent être dégagées. Les unes disparaîtront ou seront réduites
en fonction de l'objectif du rapport et de son contenu.

 Introduction : Le contexte, la situation

1. Analyse de la situation
2. Propositions d'action
Conclusion : Modalités de mise en œuvre

 Les faits : Description de la situation

L'analyse : Recherche des causes, critiques
La solution : Propositions d'action

 Objet : Le problème traité, l'objectif visé

Conclusion : Les résultats de l'enquête ou de l'étude
La solution préconisée
Réalisation : La mise en œuvre : les moyens humains, techniques...

 Le modèle du diagnostic médical

Les symptômes :  les faits, la définition du problème

 les caractéristiques du dysfonctionnement

Le diagnostic :  la recherche des causes, l'analyse du problème

leur classement, par exemple :
les 5 M : main d'œuvre, matière, méthode, milieu, moyen

Les traitements :  les solutions préventives,

correctives, correctrices
disciplinaires, répressives
à court terme, moyen terme, long terme

 les contraintes psychologiques

sociales
financières
juridiques...

L'ordonnance :  les solutions possibles

 la meilleure solution et sa justification
 le plan d'action :
les échéances, les étapes
les personnes chargées de la mise en œuvre
les modalités
le contrôle
le retour d’expérience, l’évaluation

32
Organisation des différentes parties
En général, le rapport comporte une introduction, un développement, une conclusion.

Les titres et les sous-titres

Leur fonction et d'informer le lecteur et de l'accrocher, en rendant évidente l'organisation, en
donnant une approche synthétique du contenu ; titres et sous-titres permettent d'effectuer un
circuit rapide de lecture.

Choisissez des titres pleins, concrets, plutôt que creux ou génériques. Pour rechercher
l’expressivité, construisez des titres avec plusieurs mots, voire avec des phrases nominales
ou avec un verbe conjugué (phrases interrogatives ou affirmatives).

Disposez-les de façon ordonnée et esthétique.

Introduction
Elle présente le problème traité, précise le contexte, rappelle l’origine de la demande, annonce
le plan du rapport.
L’origine de la demande peut être incluse dans l’introduction ou faire l’objet de la lettre de
transmission.

Développement
Construire des paragraphes

Rendez apparent le plan du rapport par des paragraphes, précédés de titres et sous-titres
identiques à ceux du sommaire ou de la table des matières.

La construction en paragraphes facilite :  la lecture rapide et aisée du document,

 la mémorisation.

Contenu des différentes parties

Analyse de la situation, diagnostic

Présentez le contexte, faites un rappel chronologique des faits ; donnez tableaux, schémas -
organigrammes, circulation de documents, répartition des tâches... -, témoignages, analyse
d’enquêtes, d’entretiens. Approfondissez l'analyse des causes, des problèmes, du
dysfonctionnement et établissez les responsabilités.

Choix des actions

Soyez concret ; rédigez les propositions en les argumentant - avantages et inconvénients,
points forts et points faibles, en les accompagnant de tableaux comparatifs des coûts, des
délais.
Prévoyez les objections qui peuvent être faites à votre proposition et réfutez-les.

Conclusion

Elle reprend les résultats d’ensemble du rapport : les éléments essentiels de l’analyse ou de
l’étude, des solutions proposées, de la justification des suggestions ou des propositions.

Elle est rédigée de façon précise et concise.

33
1er exemple de rapport
Introduction
Objet : mise en place de la sous-traitance de la société PIC
Préambule : par une enquête, nous devons nous assurer que la société PIC peut :
respecter les règles de l’art ;
rester en conformité avec les documents de fabrication et de définition.
Situation
Sur place, nous avons examiné avec les responsables de cette société :
les postes de travail prévus ;
la clarté des fiches d’instruction ;
la conformité des éléments techniques.
Argumentation - Résultat
Le poste de travail, sur lequel la société doit réaliser la sous-traitance, est ordonné et pourvu
de tous les approvisionnements identifiés individuellement.
Trois personnes y sont affectées :
Mme Brio pour le précablage des sous-ensembles
Mme Sonate et M. Dubras pour le montage mécanique.
La parcellisation du travail est le seul moyen pour la société PIC de respecter les délais. Celle-
ci a donc prévu de contrôler tous les précablages avant leur intégration.
Les fiches d’instruction : nous avons contrôlé avec M. Rock toutes les fiches d’instruction. Cela
nous a permis de lui préciser certains points et de le sensibiliser à certaines manipulations
délicates.
Dans ces fiches, nous en avons jugé utile d'insérer la BOO 3598 : modification du diamètre du
câble 32.
La conformité des éléments techniques :
La société PIC a besoin d’un enficheur 321 XX et de pinces 104 T.
Le plancher PITPACK n’est pas conforme au contrat technique.
Conclusion
Deux problèmes techniques à régler :
compte tenu de l’urgence, fournir immédiatement à la société l’enficheur et les pinces ;
effectuer la retouche technique du plancher MITPACK.
Nous en profiterons pour lui réexpliquer notre support technique.
Une fois ces problèmes résolus, la société pourra effectuer un travail sérieux. Le personnel
présente des aptitudes et connaît les modifications nécessaires à l’exécution de cette tâche.

2e exemple de rapport

Objet
Résorption du retard régulier et de plus en plus important au bureau des commandes.

Conclusions
Il convient de décharger M. Lebeau, technicien commercial, d’une partie des tâches qui lui
incombent. L’augmentation de 9% par an en moyenne des ordres qu’il doit traiter depuis 2008
explique l’encombrement qui se produit à son niveau.
La solution consiste à mettre une secrétaire à sa disposition à titre permanent.
Je suggère donc la création d’un poste de secrétaire et son affectation au bureau des
commandes.

Réalisation
J’avais envisagé d’adjoindre directement un technicien commercial à M. Lebeau, mais cette
solution aurait eu un prix de revient double de celui de la solution retenue. D’autre part, l’unité
de traitement des commandes aurait été rompue.

Une secrétaire fera gagner du temps à M. Lebeau sur les tâches matérielles et c’est l’essentiel.
Elle sera chargée de :
34
 1. l’ouverture et du tri du courrier ;
2. la frappe des correspondances qui lui seront dictées ;
3. la confection des adresses et des mises sous enveloppes des accusés de
réception des commandes ;
4. la production et de l’acheminement des ordres vers les services comptables et
vers les services d’emballage et d’expéditions.

M. Lebeau pourra se consacrer à :

1. dicter les accusés, les ordres ;
2. suivre les affaires particulières ;
3. régler les incidents ;
4. assurer un contact plus étroit avec la fabrication et avec la direction commerciale.

La secrétaire sera installée dans le bureau des commandes (local 114) dont la surface est
largement suffisante.

Conséquences
Dépenses
équipement :
ensemble bureau-siège-placard 2 000 €
ensemble traitement de texte 3 900 €
_______
amortissement en 10 ans 5 900 €

Personnel
une secrétaire niveau BEP
y compris charges annuelles 19 200 €

Coût du poste par an 19 900 €

Relations avec les clients améliorées et accélérées : accusés de réception envoyés dans
les 48 h.
Exécution des envois de marchandises : plus de retard à l’origine : gain d’une semaine au
moins.

Liaison entre les commandes et la fabrication mieux assurée, d’où la diminution des
ruptures de stock, la meilleure adaptation des quantités fabriquées ; d’où également la
diminution des lettres d’excuses ou de réponses aux clients.

Le chef du service commercial

S.M.

35
Style

Certes, les informations choisies doivent être intéressantes, justes, convaincantes, bien
organisées. Mais ce n’est pas suffisant : une écriture efficace améliore "l’indice de lisibilité",
c’est-à-dire la facilité qu’aura le lecteur à lire le texte.

Dans un rapport, vous pouvez utiliser :

nous, pluriel de politesse, forme de modestie à la place de je ;

on, pour inclure l’auteur /rédacteur et un collectif déterminé ; mais, dans ce cas, désignez ce
collectif par une expression précise : le Conseil d’administration, le Service X, les opérateurs
de l’atelier Y, le Comité d'entreprise…
des tournures impersonnelles, sans en abuser ; par exemple, dans la conclusion :
Si ces propositions sont adoptées, pour les mettre en application, il faudra...
En conséquence, il conviendrait de...
il serait souhaitable de...
La mesure prioritaire serait de...

Mettre en forme
Le rapport doit avoir une mise en forme rigoureuse, soignée et même esthétique. Choisissez
une présentation typographique sobre, mais attrayante. Il doit être paginé de la première à la
dernière page, les pages de couvertures exceptées ; la reliure (baguette plastique à anneaux
ou en U ne dispense pas de la pagination.
Respectez les normes de l'entreprise, les chartes graphiques ou créez-vous un modèle.

Les lecteurs doivent :

organiser rapidement leur lecture s’ils n’ont pas le temps de tout lire ;
retrouver facilement les différentes informations utilisées.

En général, les composantes d’un rapport, par ordre d’apparition, sont :

1re page de couverture ou page titre avec :

titre générique et objet
rédacteur : nom, fonction, service
date
destinataire(s)
mentions : pour information, pour action, confidentialité
référence dans une base de données : code de classement, mots clés…

2e page : résumé ou note de synthèse pour les rapports de plus de 10 pages

3e page : sommaire ou table des matières : titres, sous-titres, liste des annexes, nos des
pages
4e page : glossaire ou lexique et/ou une liste des abréviations, nomenclatures

Rapport lui-même :
introduction (non numérotée) : le contexte, la situation, le problème
développement composé de plusieurs parties subdivisées en chapitres à l'intérieur desquels
on distingue des sous-parties et des paragraphes ; des illustrations, tableaux, schémas,
graphiques… Choisir la numérotation décimale.
conclusion (non numérotée)

Bibliographie, si nécessaire

Annexes, si nécessaire, avec titres et pagination : tableaux, illustrations, documents.

36
Exercice d’Application
Exercice 1
LA SITUATION

Transciel est une agence de tourisme et de voyages. Le Directeur des Services Administratifs
vous demande à vous, M.Chapet, responsable de la Sécurité, un rapport sur les mesures à
prendre après l'incendie dans l’atelier de reprographie.

Dans la première partie de votre rapport, vous reprendrez les éléments essentiels du compte
rendu de l'incendie (cf. page suivante). Dans les deux parties suivantes, vous exposerez les
risques d’incendie et l’insuffisance des moyens de prévention dans l’atelier et proposerez des
mesures adéquates.

NOTES COMPLEMENTAIRES

Lors de l’interview du chef d’atelier, M. Lejeune, vous avez noté les points suivants à
classer :
encres et solvants combustibles solvants volatils, utilisés sur des machines qui dégagent de la chaleur
fumeurs, interdiction de fumer non respectée
câbles électriques, électricité statique
papiers
feuilles isolées dans les casiers très inflammables
rames et tirages difficiles à enflammer mais aussi à éteindre en cas d’incendie
pas d’extracteur d’air dans l’atelier
interrupteur général dans l’armoire électrique non manœuvré systématiquement lors de la sortie de
l’atelier
consignes en cas d’incendie inappliquées ou inconnues
ex : ne pas ouvrir les fenêtres
utiliser l’extincteur
trop de papier et de produits dans l’atelier même
pas de consignes pour l'ordre de l'atelier

37
TRANSCIEL
Tourisme et Voyages

Service de sécurité Paris, le 2010

À Monsieur le Directeur des Services
Administratifs

COMPTE RENDU

L’incendie dans l'atelier de reprographie

LES FAITS

Le , les deux opératrices, Mme Clerc et Mlle Grenier, revenant à 13h45 après

leur déjeuner, ont trouvé l'atelier enfumé et ont vu une flamme au-dessus de la corbeille à

papier près de la presse numérique ; pour faire partir la fumée, elles ont ouvert les deux

fenêtres. Mme Clerc a éteint le feu dans la corbeille à papier avec de l'eau prise au point

d'eau à l'extérieur de l'atelier.

LES CONSEQUENCES

Cet incendie a détruit la corbeille à papier et deux dalles plastiques.

UNE ORIGINE POSSIBLE

L'enquête menée auprès des opératrices, Mme Clerc et Mlle Grenier, du Chef d’atelier,
M. Lejeune, et du Responsable du Service des Ventes, M. Brun, permet d’émettre une
hypothèse sur l’origine de ce début d’incendie.

Le Chef d'atelier, M. Lejeune a quitté la pièce à 12h45, en compagnie de M. Brun. Quinze

minutes auparavant, il procédait au nettoyage de l’offset à l'aide d'un solvant en bombe ; à
la fin de l'opération, il a jeté le chiffon imprégné de produit dans la corbeille à papier. M.
Brun, qui fumait pendant sa conversation avec M. Lejeune, a utilisé comme cendrier une
boîte d'agrafes vide qu'il reconnaît avoir jetée dans la corbeille à papier avant de sortir. Sa
cigarette mal éteinte pourrait être l’élément déclencheur. L'installation électrique paraît hors
de cause, aucune prise ou conduite apparente ne se trouvant à cet endroit.

C'est le premier incident de ce genre depuis la création de l'atelier il y a trois ans. Il est donc
nécessaire de rechercher toutes les causes possibles d'incendie et de prendre des mesures
préventives adaptées.

Le Responsable de la Sécurité
Pierre Chapet

38
 LA SITUATION

L’agence de voyages BEAUSÉJOUR a fait l’acquisition d’un logiciel de bases de données à

partir duquel elle a informatisé son fichier-clients.
Ce fichier, implanté sur un poste, est exploité par les huit membres du personnel administratif
et commercial qui se sont formés "sur le tas" et par les divers stagiaires que reçoit l’agence.
Pour présenter les offres promotionnelles aux 800 clients environ, un publipostage vient d’être
fait. L’envoi contenait un dépliant accompagné d’une lettre. Or, un certain nombre de courriers
ont été retournés à l’agence avec la mention "N’habite pas à l’adresse indiquée" (NPAI) ou
"Inconnu à cette adresse". Le taux de rendement global de ce publipostage a été beaucoup
plus faible que celui des envois en nombre effectués auparavant à la main.

Pour éviter que le prochain publipostage ne connaisse le sort du premier, le directeur, M.

Dubois, vous demande à vous en tant que consultant ou en tant que responsable commercial
de lui fournir un rapport.

LE DOSSIER

Résultats du sondage téléphonique effectué auprès de 30 clients qui ne s’étaient

pas manifestés :

8 n’avaient rien reçu ou ne s’en souvenaient pas ;

6 avaient reçu deux ou trois fois le même courrier et l’avaient finalement jeté, considérant
que c’était de la publicité ;
5 n’avaient pas eu envie de le lire ;
4 envisageaient de passer à l’agence mais n’en avaient pas encore eu le temps ;
les autres n’étaient pas intéressés.

Annexe 1 : Un extrait du fichier-clients

Annexe 2 : Le courrier envoyé aux clients par le service commercial

ANNEXE 2 : COURRIER ENVOYE AUX CLIENTS

« appellatio » « prénom » « nom »

« adresse 1 »
« adresse 2 »
« cpostal » « ville »

Cambrai, le

39
« appellatio »

Comme chaque année, nous vous prions de trouver ci-joint notre programme promotionnel
Évasion…………………

Pour recevoir dans les meilleurs délais le détail de l’un (ou de plusieurs (de ces programmes,
retournez-nous rempli le coupon-réponse ci-joint.

Veuillez croire « appellatio », en nos sentiments dévoués.

40
BIBLIOGRAPHIE

Communiquer par écrit, Isabelle d’Humières, Larousse, 2005

Mieux rédiger les écrits professionnels Mireille BRAHIC

Réussir ses comptes rendus Michelle Fayet

Bescherelle édition Hatier

De la prise de notes au compte rendu efficace, M.A Giraudy, P. Guérin, Top Editions, 2002

Ecrire efficace, Isabelle Harmonic-Muller, DEMOS, 2002

Les écrits professionnels : la méthode des 7 C, Annick Lelli, Dunod, 2003

Le petit livre du français correct, J.J.Julaud, First Editions, 2005

L’expression écrite, Louis Timbal-Duclaud, ESF Editeur, 1994

Lire, Ecrire, Parler, Réussir, François Ott, Pierre Vaast, Hatier, 1991

Le Bled, Edouard Bled, Odette Bled, Hachette Education, 2003

Le Bled, Les 50 règles d’or de l’Orthographe

Maîtriser ses écrits professionnels, Dominique Berthod, Andrée Plot, DEMOS, 1994

Pratique de la communication écrite, C. Abensour, L. Pinhas, M.H. Tournadre, Nathan, 1998

Prendre des notes vite et bien, G. Hoffbeck, J. Walter, Editions Dunod, 2002

Prendre vite des notes utiles, Anne Broilliard, les éditions Demos 2006

Savoir prendre des notes, Jean Simonet et Renée Simonet, Editions Eyrolles, 2005

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