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PARTIE 2 :

LA COMMUNICATION ÉCRITE

CHAPITRE 1 : LES RÈGLES GÉNÉRALES DE LA COMMUNICATION ÉCRITE

Le français qui s’écrit et celui qui se parle sont très différents. Il suffit, pour s’en apercevoir, d’étudier
l’enregistrement au magnétophone d’une intervention orale, et d’essayer de la transcrire sur papier
telle qu’on l’entend. Il y a là deux codes, autrement dit deux systèmes de communication qui possèdent,
chacun, leurs caractères particuliers, aussi bien pour la construction des phrases que dans le choix des
mots, ou dans le façon de ponctuer sans oublier toute la part de l’expression qui est propre à l’orale et
disparait à l’écrit : gestes, mimiques, intonations… passer d’un code à l’autre pour transmettre la même
information (par exemple, d’une communication téléphonique à une lettre) fait apparaitre clairement la
nécessité de se plier à des règles spécifiques. Pour produire une information écrite, dans la mesure du
possible, il faut imaginer son destinataire, bien cibler son message. Ce qui rend difficile l’écriture, c’est
qu’elle est une communication à distance et qu’elle a un caractère persistant et définitif. Le scripteur
œuvre de loin, hors de la présence du destinataire. Il est donc contraint d’être complet et prévoyant :
son message doit être auto-suffisant immédiatement et ne pourra être corrigé. L’écrit reste ; l’effet qu’il
produit ne peut être effacé et le texte est susceptible d’être relu, exploité ultérieurement. D’où
l’importance des règles ci-dessous :
➢ Ne pas multiplier les objets
➢ Faire un plan, pour aider à choisir et hiérarchiser les informations : ordre chronologique, du
général au particulier, des faits aux opinions, des observations au diagnostic, de l'essentiel au
détail :
➢ L’introduction
Il rappelle l'objet de la correspondance (courrier précédent ou affaire concernée).
Lorsque le message concerne une affaire technique, Il ne faut jamais entrer directement dans le
vif du sujet sans quoi le lecteur risque de ne pas comprendre ce qui est écrit. Le message doit
être amené de façon progressive de façon à le préparer au contenu principal du message. Il faut
pour cela resituer l’écrit dans son contexte, rappeler les faits et préparer le récepteur à ce qui va
lui être dit qui est la cause du message. L’introduction explique souvent les causes de l’écrit.
Exemple :
• Une lettre concernant une erreur de facturation commencera par un rappel concernant la
commande et la facturation.
• Une lettre de modification de réservation commencera par un rappel concernant la réservation.
➢ Le développement
Tout message a un objectif. Le développement explique l’objectif pour lequel il a été conçu.
Les idées sont hiérarchisées de façon logique et chronologique afin que le destinataire du message ait
toutes les réponses aux questions qu’il peut se poser.
➢ La conclusion
- la conclusion fait apparaître la décision prise, la solution adoptée ou une proposition énoncée
clairement.
Exemple :

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• Dans la lettre concernant une erreur de facturation, vous utiliserez une formule de remerciement
pour les modifications qui seront réalisées.
• Dans la lettre de modification de réservation, vous utiliserez une formule de remerciement pour la
nouvelle réservation qui sera réalisée.
➢ Tenir compte du destinataire
Il n'a pas forcément connaissance de l'affaire.
➢ Reformuler la demande, dans le cas d'une réponse.
Replacer les informations dans leur contexte.
➢ Choisir les arguments
Quand vous écrivez pour convaincre ou pour faire des recommandations, commencez par lister les
arguments que vous allez développer. C'est un bon moyen de ne pas en oublier, de pouvoir les situer dans
la hiérarchie du plan, pour vous apercevoir que certains d'entre eux sont hors sujet ou peu valides.
➢ Choisir ses mots
En fonction de votre interlocuteur, vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langage.
Vous éviterez en général les termes trop techniques.
➢ Respecter les règles de lisibilité
- bannir le jargon de spécialiste et les mots savants,
- donner la signification d'un sigle dès la première utilisation,
- faire des phrases courtes et développer une idée par phrase,
- alléger les phrases en réduisant le nombre des subordonnées,
- veiller à l'équilibre des paragraphes,
- si la correspondance comporte plusieurs pages, veiller à le faire apparaître clairement (pagination).
Choisir le ton juste
Évitez le ton affectif ou le ton péremptoire. Vous pouvez utiliser le conditionnel, des adverbes ou la
forme interrogative.
Aller à l'essentiel
Dans un écrit professionnel, l'objectif visé est l'efficacité qui exige que l'on aille rapidement à l'essentiel.
Citer les faits
Citez toujours les faits tels que vous les avez observés ou qu'ils vous ont été rapportés. Donnez des
chiffres, des dates, des statistiques chaque fois que possible.
Utiliser des formules positives
Limiter la redondance
La répétition des informations peut parfois être utile et délibérée. La plupart du temps, elle est
involontaire et dénote un manque de rigueur. En vous relisant, supprimez les répétitions ou les
redondances.

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CHAPITRE 2 : LES ÉCRITS ADMINISTRATIFS OU RÉDACTION ADMINISTRATIVE

I. ADMINISTRATION
1. DÉFINITION
Le mot administration veut dire action d’administrer. Administrer vient du mot latin
administrare, qui signifie servir, aider, fournir, procurer, diriger. Il a d’abord été utilisé dans le
sens de procurer, mais s’est imposé progressivement dans le sens de diriger.
La conduite d’un service administratif est différente de celle d’une affaire industrielle ou
commerciale.
L’Administration est investie d’une mission d’intérêt général.
Chargée d’organiser la vie collective des populations, en application de la loi, elle n’est pas sujette
aux intérêts particuliers et représente la permanence et l’avenir de la Nation. Elle domine la vie
des individus, dont elle limite et garantit à la fois la liberté.
Son style porte la marque de son autorité et de sa continuité ainsi que la considération due aux
citoyens. Cependant, les écrits de l’Administration doivent être clairs, simples, corrects et
accessibles à tous, car, « une administration qui ne se fait pas comprendre immédiatement et
sans interprète ne remplit pas sa mission » (George POMPIDOU, cité par Jacques GANDOUIN).
2. LA FORME : m’A échelon supérieur n)
L’administration à la forme d’une pyramide ou triangle divisé en 3 échelons :

- L’échelon Supérieur au sommet, (décision).

- L’échelon intermédiaire au milieu (application).
- L’échelon inférieur à la base (exécution).

Pyramide

Sommet A Échelon supérieur (décision)

Milieu B échelon interne (application)

Base C échelon inférieur (exécution)

Monstration a la forme d’une pyramide ou triangle divise e

II. LA RÉDACTION ADMINISTRATIVE echelon intermediaire (a
2. Définition :
) Il existe plusieurs manières de définir la Rédaction Administrative (RA)
La R – A est une sous tranche du droit administratif qui étudie les règles applicables aux langages
administratifs, aux actes administratifs et aux documents administratifs.
La R – A peut-être définie comme : « l’art de rédiger les documents administratifs »
3. Préparation de la Rédaction Administrative :
Un bon rédacteur doit respecter les règles générales suivantes :
Connaître précisément l’information à transmettre ;
Présenter un plan ;
Maîtriser la langue de transmission de l’information.

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a) Connaissance et traitement de l’information

Rédiger un document administratif suppose que l’on a quelque chose à transmettre, que l’on a une
connaissance claire et précise du message que l’on veut adresser, des renseignements que l’on désire
communiquer.
Il devient donc nécessaire que le rédacteur ait une idée très nette de l’objet de son exposé. C’est cette
idée qu’il devra expliquer, étayer à l’aide d’une documentation appropriée. Le plus souvent, celle-ci sera
constituée par les textes législatifs et réglementaires, des décisions, les réponses de telle administration
aux questions posées par telle autre. Le rédacteur prendra des notes pour sa rédaction.
Il doit avoir à l’esprit l’usage qu’il veut en faire, autrement dit l’objectif qu’il veut atteindre.
L’information à transmettre doit être utile, complète, exacte et actuelle.
L’information utile :
Elle doit correspondre à un besoin de l’émetteur et/ou du récepteur. Il faut éviter de faire hors sujet.
L’information complète :
Le rédacteur doit savoir embrasser l’ensemble de question traitée, l’ensemble du problème étudié. Il
doit savoir faire, sur sujet donné, la synthèse des informations à transmettre.
L’information exacte :
Il faut éviter l’interprétation erronée ou subjective. Il est conseillé de donner des renseignements vérifiés
au préalable car le fonctionnaire engage l’administration.
Il est donc nécessaire qu’il se réfère constamment aux textes de base, qu’il n’hésitera pas à rappeler.
Le cas échéant, lorsqu’il doute lui-même de l’information, il doit employer le mode conditionnel.
L’information actuelle :
Ne pas transmettre des informations vieillies non conforme à la réalité et à l’actualité. Elles sont sources
d’erreurs et amènent le récepteur à la confusion.
Bas
b) Présentation du plan :
Une rédaction comporte trois (3) parties principales :
- Introduction
- Développement
- Conclusion.

 Introduction :
L’introduction rappelle l'objet de la correspondance (courrier précédent ou affaire concernée),
➢ Formules d’introduction :
Les expressions les plus couramment employées par administration sont les suivantes :
 Dans le cas où il n’y a pas un élément antérieur, des formules suivantes peuvent être utilisées :
- J’ai l’honneur d’appeler votre attention sur ……………………………………………………………
- Je viens d’être saisi d’une question relative à…………………………………………………………….
- La question m’a été posée de savoir si …………………………………………………………………
- Mon attention a été appelé sur …………………………………………………………………………
➢ Formules de la correspondance antérieures (réponses)
- Par lettre en date du…. vous avez appelé mon attention sur…………………………..
- Par lettre en date du…. vous m’avez saisi du problème. ……………………………………………
- Comme suite à votre lettre du ……… rappelée en référence……………………………………….
- En réponse à votre lettre du … rappelée en référence ……………………………………………..
- J’ai l’honneur d’accuser réception de votre lettre du ……………………………………………….

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- Vous avez bien voulu me faire part de ………………………………………………………………

 Avec ou sans référence, pour répondre à une réclamation ou annoncer une mauvaise nouvelle :
- J’ai le regret de ……………………….
- Il m’est malheureusement impossible de ………………………………..
 DÉVELOPPEMENT
➢ Formule du développement et du corps :
Ces formules permettent de présenter, d’enchaîner ou de réfuter les arguments.
❖ Pour l’exposition ou la présentation les arguments :
- Je note, j’observe, je constate que……………………….
- Je dois préciser ; je confirme ; ainsi que vous le savez…………………………
- Conformément aux dispositions de……………………….
- Je vous rappelle que……………………………………….
 Avec une nuance de courtoisie :
- Je me permet de…………………………..
- Je crois devoir ……………
- Je ne peux que………………
- Je ne perds pas de vue…………………………….
 Avec une nuance d’autorité :
- Il m’appartient de………………..
- Il vous appartiendra de………………..
- Je prends acte de…………………….
- Je prends bonne note de………………..
 Avec prévention de certains arguments :
- Il n’est pas question de ou que…………………
- Je n’ignore pas………………….., mais ……………………..
- Je ne suis pas sans savoir………………………..
- Je crois devoir vous faire observer que…………………..
❖ Pour l’énumération
- D’une part……………… d’autre part…………………..
- En premier lieu……………….., en second lieu…………………….
- Tout d’abord………………………….., ensuite………….., enfin…………………….
- À titre principal…………………………, à titre subsidiaire……………………
❖ Pour les liaisons
 Avec insistance
- De plus, non seulement……………………. Mais aussi ou encore……………………..
 Avec expression causale
- Car………………………..
- En effet, …………………
 Avec expression oppositionnelle
- Mais…………………..
- Cependant, ………………………………………………….
- Toutefois……………………………………………….
- Au contraire ……………………………………….
- Du reste……………………………..
- Nonobstant…………………………

arguments :

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 La conclusion
La conclusion est la partie la plus importante du document administratif en général ; et de la lettre en
particulier. Elle fait connaître la décision de l’administration (positive, négative ou d’attente)
➢ Formule de la conclusion :
Ces formules permettent de conclure une lettre, suggérer une solution ou de donner un ordre.
- En conséquence, ………………………………………………
- En conclusion, ……………………………………………………..
- En définitive, ……………………………………………………………
- En résume, …………………………………………………………………..
- Dans ces conditions………………………………………………….
- Donc……………………………………………………………………………..
 Pour suggérer une solution
- Il convient donc…………………………………………………………
- Il importe donc…………………………………………………………….
- Il y a donc lieu de…………………………………………………………..
- Il apparait donc indispensable ou nécessaire………………………..
- Il parait donc opportun ; souhaitable ; préférable……………………………..
 Pour donner un ordre :
- En conséquence, j’ai décidé ………………………….
- Je vous invite donc de…………………………………
- Je vous demande, en conséquence de…………………….
- Je vous engage à……………………………….
- Vous voudrez bien prendre toutes les dispositions pour ……………………………….
- Vous-voudrez bien présentez ou soumettre à ma signature……………………….
- J’attacherai du prix ou le plus grand intérêt à………………………

4. Maîtrise de la langue de transmission de l’information :

Le rédacteur ou la Dactylographe ne doit pas déformer le message transmis. Il doit connaître de ce fait la
langue adaptée à l’administration (Français). Il doit fournir de gros efforts dans les domaines du style, de
la syntaxe ; de la conjugaison, de l’orthographe, de la grammaire ; du vocabulaire et même de la
ponctuation.
Il ne faut rien négligé car la moindre virgule ou une simple faute d’orthographe transforme le sens de la
phrase.
Exemple : 2 phrases avec les mêmes mots, mais ponctuées différemment changent complètement de
signification.
• Le Maire dit : « Madame DIAKITÉ la secrétaire est malade. »
• « Le Maire, dit Madame DIAKITÉ la secrétaire, est malade »
La syntaxe est la manière de construire des phrases avec des mots correctement reliés. Elle permet
d’éviter les nombreuses erreurs et la déformation de l’information.
Le vocabulaire n’est point à minimiser car l’ignorance du sens des mots conduit à l’erreur. Il varie d’une
matière à une autre. L’administration à de ce fait des termes appropriés. Ainsi il est conseillé de
consulter le petit lexique du vocabulaire administratif.
S’agissant de la conjugaison, nous tentons de faire la différence entre le futur simple et le conditionnel.

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eIII. LE STYLE ADMINISTRATIF

L’administration n’a pas une langue particulière. Mais sa nature juridique impose un langage spécifique
qui lui est adapté. C’est le jargon administratif. C'est-à-dire un style et vocabulaire qui illustrent les
notions de P. P. et de S. P. (puissance publique et de service public).
Le style administratif a des principes.

1) Les principes ou caractéristique du style administratif :

Le style administratif se distingue des autres styles par différentes caractéristiques dont les plus
importantes sont développées ci-après :

a. La politesse et la courtoisie
La politesse doit marquer, dans tous les cas, les écrits de l’Administration. C’est même une formule
conventionnelle.

Un agent public ne doit jamais oublier qu’il est au service d’une collectivité. En outre, la façon (polie)
dont les choses sont présentées aide souvent à les faire accepter, lorsqu’elles ne sont pas conformes à
l’intérêt de ceux qu’elles concernent.

L’absence de passion qui caractérise l’Administration a pour conséquence la courtoisie.

L’Administration a le devoir de prendre en charge les préoccupations des citoyens, dans le cadre de la
loi. On ne doit pas trouver d’éléments passionnels dans ses écrits.

L’Administration n’utilisera pas des qualificatifs tels que : absurde, idiot, insensé, stupide, mais des
formes telles que :

- Il me paraît regrettable…
- Il me semble inopportun…
- Il est à déplorer que…
- Il aurait été préférable…

Lorsqu’elle est contrainte d’opposer un refus à une requête, elle utilise des formes telles que :
- Il ne m’est pas possible pour le moment…
- Je ne manquerai pas, dès que les conditions le permettront…

La politesse et la courtoisie du style se retrouvent dans les relations entre les différents éléments de
l’Administration. Elles ne portent en aucune manière atteinte à l’autorité d’un agent public et n’excluent
pas la fermeté.
b. L’objectivité
L’objectivité est une caractéristique profonde du style administratif.
• Le rédacteur d’un document administratif n’en est nécessairement pas le signataire ; il écrit au
nom et pour le compte du ministre, du directeur, du préfet ou d’autres fonctionnaires bénéficiant d’une
délégation de signature ;
• Ces derniers, à leur tour ne rédigent, ne décident jamais en leur nom personnel mais
uniquement au nom du service, en raison d la fonction dont ils sont investis ;
• La fonction elle-même est évidemment indépendante de la personnalité qui l’exerce, elle est la
plupart du temps antérieure et elle sera postérieure à leur présence temporaire au poste officiel qu’ils
occupent ; la continuité de la fonction publique implique que les affaires dont elle a à connaître se
manifestent dans une durée débordant par principe l’existence individuelle du rédacteur.

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Le style administratif est l’image de cette continuité, ce qui explique qu’en dépit de la succession des
ministres et des générations d’administrateurs, il conserve cette unité relative de ton, avec son absence
de passion et de violence verbale, cette prudence retenue, cette neutralité et cette impartialité.

En conséquence, seront rejetés de la rédaction tous les termes ou expressions qui ont un caractère
subjectif, arbitraire, émotionnel.

c. La prudence
Le principe de la responsabilité, l’objectivité et l’obligation de courtoisie interdisent l’erreur. L’agent
public ne doit tenir pour certains que les faits dont l’existence lui aura été clairement établie.

Les formules suivantes seront utilisées pour marquer la prudence :

- À mon avis ;
- En ce qui me concerne ;
- Pour ma part ;
- Il me semble ;
- D’une manière générale ;
- En tout état de cause ;
- Sous réserve que ;
- Sans préjudice ;
- À cet égard ;
- Notamment ;
- Cependant ;
- Toutefois.
En dehors de ces formules, c’est au conditionnel que l’on s’exprimera généralement pour marquer
l’éventualité ou la possibilité qu’un fait ait lieu dans l’avenir.

d. L’homogénéité
L’homogénéité de l’expression est une conséquence de la nature pyramidale et hiérarchique de la
fonction publique ; le recours à la première personne du singulier distingue les documents destinés aux
tiers.
Toute lettre administrative emploiera le « Je », puisque si c’est rarement le détenteur du pouvoir qui la
signe ; elle le sera par les représentants du pouvoir et toujours en son nom.
Alors que dans le style des affaires, on utilise indifféremment le « Je » et le « Nous », l’Administration
s’en tiendra au « Je », qui, en même temps que l’unité du pouvoir décisoire, marquera l’autorité de la
fonction et la responsabilité assumée par le signataire au nom de l’Administration.

La forme impersonnelle doit être évitée, cependant elle est admise pour marquer :
- Une plus grande objectivité : il apparaît que… ; il convient de…
- Pour indiquer une marche à suivre : il y aura donc lieu de…

e. Le respect de la hiérarchie
L’organisation de l’Administration se fonde sur la hiérarchie : les divers agents qui la composent se
trouvent les uns par rapport aux autres dans des liens de subordination, sans lesquels le
fonctionnement des structures administratives ne pourrait être harmonieux.

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Exemple1 :
Un Préfet qui s’adresse au Ministre de l’Intérieur n’utilisera pas les mêmes phrases, les mêmes formules,
le même style que le ministre de l’Intérieur dans sa réponse.
Exemple2 :
Une lettre de l’inspecteur d’Académie adressée au Ministre de l’éducation ne sera pas rédigée et
présentée de la même façon que la lettre du Ministre de l’éducation à un inspecteur d’Académie.
Le supérieur hiérarchique dispose des pouvoirs de décision. Il emploie dans le langage l’expression
vouloir bien pour traduire l’idée de commandement ou donner un ordre.
Le subordonné propose des idées à son supérieur. Il utilise l’expression bien vouloir qui traduit la
soumission.
Le principe de la hiérarchie se traduit essentiellement par l’utilisation de certaine formule reproduite
dans le schéma suivant :

Le Supérieur dispose

Fait savoir à ……………………………..

Fait connaître à ………………………….
Ordonne à ……………………………….
Tient à …………………………………..
Adresse à ………………………………..
Observe que …………………………….
Note que ……………………………….. Est reconnaissant à solliciter de ………………
Attache du Prix à …………………….. Signale que ……………………………………………
Remarque que ………………………… Appelle l’attention sur …………………………………
Soumet à l’appréciation du ……………………………
Suggère que……………………………………………
Propose ………………………………………………..
Se permet de …………………………………………..

Le subordonné propose

f. Le principe de la responsabilité :
L’Administration se fonde également sur le principe de la responsabilité ; ses actes sont signés
exclusivement par des ministres ou par des hauts fonctionnaires dont l’identité doit être parfaitement
connue.
C’est pourquoi la rédaction administrative répugne à l’anonymat. L’emploi de la première personne du
singulier y est d’usage :
- J’ai constaté ;

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- J’ai l’honneur ;
- J’ai décidé ;
- J’ai remarqué.

Le pluriel de majesté est peu employé dans l’Administration. Il est réservé aux actes d’une certaine
importance (actes réglementaires notamment), au dispositif desquels on veut donner une solennité
particulière.
g. Le principe de la responsabilité :
L’Administration se fonde également sur le principe de la responsabilité ; ses actes sont signés
exclusivement par des ministres ou par des hauts fonctionnaires dont l’identité doit être parfaitement
connue.
C’est pourquoi la rédaction administrative répugne à l’anonymat. L’emploi de la première personne du
singulier y est d’usage :
- j’ai constaté ;
- j’ai l’honneur ;
- j’ai décidé ;
- j’ai remarqué.

Le pluriel de majesté est peu employé dans l’Administration. Il est réservé aux actes d’une certaine
importance (actes réglementaires notamment), au dispositif desquels on veut donner une solennité
particulière.

Exemple :
Nous, sous-préfet de Djidian, Officier de l’Ordre National,
Arrêtons :
Article 1 : les……………………..

Si le pronom indéfini n’est pas employé, si le signataire d’un document doit être connu afin d’endosser
la responsabilité de ce qui est contenu dans ce document, en revanche, il n’est pas d’usage de mettre
nommément en cause des personnes étrangères à l’Administration, c’est à la fois une règle de courtoisie
et l’application du principe de responsabilité.

Si donc on fait état, dans un document, de renseignements, de faits, de circonstances dont on ne veut
pas, dont on ne doit pas révéler l’origine, on utilisera des formules du type :
- Mon attention a été appelée sur…
- Il m’a été indiqué,
- J’ai été saisi,
- Il m’a été rendu compte.
Le signataire du document prend ainsi la responsabilité des faits ou des renseignements dont il fait état,
dans la mesure, évidemment où ces faits, ces renseignements, se révèleront exacts. Ce que le rédacteur
sous-entend en employant le conditionnel :
- Il m’a été indiqué que des incidents se seraient produits,
- J’ai été saisi d’une plainte…
- Dans la mesure où cette plainte serait fondée…agit de repondre a des questions
simples bien connues de tous :

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