MATASS BUSINESS SCHOOL

Module de Francais
Rédaction administrative : Communication
écrite en Entreprise ou en Administration
publique

Niveaux d’étude : L1/L2

Enseignant :
M. NZATSI-KASSE Arlet

Année académique 2020-2021

1
Plan du cours Pages

INTRODUCTION…………………………………………………… .…. 3-4

CHAPITRE 1 : Les techniques générales de la communication

écrite et les caractéristiques du style administratif…………...5-10

CHAPITRE 2 : Le vocabulaire et la correspondance

administratifs…………………………………………………………..11-16

CHAPITRE 3 : Le bordereau et la circulaire……………….…… 17-19

CHAPITRE 4 : La note administrative et le compte rendu…...20-22

CHAPITRE 5 : Le rapport et procès-verbal……………………….23-24

CHAPITRE 6 : La ponctuation dans la rédaction administrative et

l’emploi des majuscules……………………………………………..27-31

CONCLUSION…………………………………………………………......32

CAS PRATIQUES : 1er cas pratique sur le Procès-verbal…….……33

2ème cas pratique sur l’Accusé de réception d’une demande de

stage………………………………………………………………..………..34

3ème cas pratique sur la Note d’Information …………………………35

Travaux de recherches………………….…………………………….…36

2
INTRODUCTION

Le fonctionnement d’une administration publique ou privée, fait

intervenir plusieurs aspects ou domaines. Parmi les aspects
indispensables à l’organisation d’une quelconque structure, il y a la
communication interne1. Cette communication est destinée à
structurer et à faciliter la circulation de l’information au sein de
l’entreprise ou d’un service public, dans le but de répondre à des
besoins et d’atteindre des objectifs précis.

Le présent module intervient dans une dynamique

d’amélioration de la qualité d’écriture et de la lisibilité des
documents /actes administratifs techniques, que les étudiants actuels
de MATASS, sont appelés à produire dans leurs futures professions,
en définissant les techniques ou règles simples de présentation et de
rédaction.

Tout au long de ce module, nous allons voir six chapitres

contenant chacun deux sections sur :

- Les règles générales de la communication écrite;

- Les spécificités du style administratif ;
- Le vocabulaire administratif ;
- La lettre administrative ;
- Le bordereau ;
- La circulaire ;
- La note administrative ;
- Le compte rendu ;
- Le rapport ;
- Le procès-verbal ;
- La ponctuation dans la rédaction administrative ;

Nous espérons que ce module contribuera à une meilleure

formation des étudiants inscrits en Licence 3, pour qu’ils fassent partie
de prochains professionnels compétents et efficaces dans
l’établissement des actes ou documents administratifs relatifs à leurs
éventuelles activités.

1
Il s’agit de la communication qui a lieu au sein d’une structure, entre les ressources humaines, entre les
différents services.

3
CHAPITRE 1 : Les techniques générales de la rédaction
administrative et les caractéristiques du style administratif

Section 1 : Les techniques générales de la rédaction

administrative

L’apprentissage des règles de la communication écrite permet

d’avoir l’ensemble d’outils nécessaires à une bonne écriture
administrative. Il s’agit en quelque sorte, des bases d’une
communication écrite de qualité.

La communication administrative écrite ou rédaction

administrative implique :

-de connaître, reconnaître et comprendre. Il est nécessaire d’avoir

une parfaite connaissance du dossier, de l’objet ou de la question et
une idée nette de réponse à y apporter.

-de ne pas avoir plusieurs objets ;

-d’élaborer un plan d’écriture favorable au choix et à la

hiérarchisation des informations. Celui-ci a pour objectif, d’aider le
lecteur à comprendre immédiatement la démarche et la logique du
document ou du texte se trouvant sous ses yeux. C’est pour cela qu’un
plan rédactionnel comprend obligatoirement une introduction, le
corps du sujet et une conclusion. L’introduction doit indiquer l’objet
de la communication, le développement doit exposer l’argumentaire2,
et la conclusion doit faire apparaître les décisions ou attentes.

-de toujours tenir compte du destinataire n’ayant parfois pas

connaissance de la situation ou de la question présentée ;

-de revoir3 sa demande, lorsqu’il s’agit d’une réponse. Il est donc

nécessaire de replacer les choses dans leur contexte pour une
meilleure cohérence par rapport à la compréhension du texte ;

2
C’est l’ensemble d’arguments tendant à une même conclusion, face à une problématique bien définie.
3
Cela renvoie à la reformulation de la question ou à la demande posée.

4
-de toujours ordonner les différents éléments, faits, idées,
données ou informations recueillis pour la production du texte. Il
s’agit d’une hiérarchisation des informations qui, tient l’ordre
chronologique, du particulier au général, des faits aux opinions, des
observations au diagnostic, de l’essentiel au détail ;

-de toujours avoir un bon argumentaire4. Une rédaction destinée à

convaincre ou à ordonner, passe par un travail de listing des idées à
développer tout au long de la communication. Cela constitue une
bonne méthode défavorable à l’oubli, pour mieux les placer dans
l’organisation du plan, pour pouvoir s’apercevoir du manque de
pertinence de certains5 ;

-de tenir compte du choix des mots ou expressions. Il est important

que l’ensemble des mots de la communication écrite soient utilisés en
fonction des destinataires ou du public. Il faudrait que tous les mots
choisis fassent partie du langage du destinataire6, en évitant les
termes techniques et presqu’incompris par le récepteur du message
écrit ;

-de respecter les différentes règles ou techniques de lisibilité. Il

est question de :

-mettre de côté le jargon spécialiste et les mots savants ;

-éviter le franglais ;

-construire des phrases courtes et développer une idée par

phrase ;

-alléger les phrases en réduisant le nombre des subordonnées ;

-veiller à l’équilibre des paragraphes ;

-de veiller à la pagination si le texte ou la correspondance

comporte plusieurs pages ;

4
Cela fait appel à la question du choix d’arguments.
5
C’est la fait que certains arguments peuvent être hors sujet ou peu valides à l’explication du problème à
traiter.
6
C’est la nécessité de s’adapter au destinataire.

5
-de choisir le ton juste. Il est important d’indiquer que dans la
plupart de vos documents professionnels ou administratifs, vous
devez éviter le ton affectif. Il faut à l’inverse faire attention au ton
péremptoire7. Vous pouvez inclure dans vos phrases des incidentes,
utiliser le conditionnel, des adverbes ou la forme interrogative. Le ton
utilisé est fonction du sujet ou de la question traitée.

Pour revenir sur la nécessité de s’adapter au destinataire, le ton

de tout texte destiné à la communication, doit être fonction des
personnes à qui il est adressé ainsi que des circonstances de sa
production. Le rythme des phrases est à prendre au sérieux, sans
oublier la relecture et la correction.

S’agissant de la formule interrogative, vous devez savoir que le

bon usage du mode interrogatif est obligatoire dans la rédaction ou
communication écrite. Généralement, l’administration ne pose pas de
questions, mais répond toujours.
Par exemple, il est interdit d’écrire : -« Que dois-je faire ? »,
-« Qu’elle doit être ma ligne de conduite ? »

Il convient plutôt de dire après avoir formulé des propositions

qui paraissent de nature à résoudre la difficulté rencontrée :
1-« Je vous serai obligé de bien vouloir m’orienter vers une piste de
solution. »

2-« Il vous appartient de décider s’il y a lieu de poursuivre l’étude. »

-d’aller à l’essentiel et non dans tous les sens. Vous devez

comprendre que les écrits professionnels ont un objectif, il s’agit du
souci d’efficacité qui exige que vous alliez tout de suite à l’essentiel ;

-de bien citer les faits. Après avoir observé les faits, il est toujours
important de les citer ou de les faire ressortir tels que vous les avez
observés ou qu’ils vous ont été rapportés. Ne pas manquer si c’est
possible et nécessaire, de donner des chiffres, des dates, des
statistiques ;

7
Cela renvoie au caractère décisif d’un document, qui peut ou ne pas déranger le destinataire.

6
-d’employer des formules positives. Au moment de relecture, vous
devez vous efforcer de réduire vos formules négatives en expressions
positives.
Par exemple, il n’est pas recommandé de dire : « Notre centre de
formation n’a eu que 20% d’échec à l’examen », mais plutôt : « Notre
centre de formation a eu 80% de réussite à l’examen ».

Les tournures ou formules négatives sont de plusieurs types.

Pour marquer qu’elle a envisagé la question traitée sous ses

aspects, l’administration s’exprime comme suit :
1-« Il n’est pas besoin de souligner que ces dispositions
s’appliquent à l’ensemble du personnel exécutant. »

2-« Je ne surestime pas que les mouvements de grève envisagés par

le personnel puissent avoir des conséquences sur le fonctionnement
de l’entreprise. »

Pour attirer l’attention d’un usager, d’un administré ou employé,

d’un égal, l’administration usera de formules suivantes :
1-« Vous n’ignorez pas que son statut de Directeur lui confère
certains avantages entre autres la gratuité du logement. »

2-« Vous ne devez pas ignorer que tout employé est soumis à
l’obligation de réserve même dans sa vie privée. »

Pour rejeter définitivement les solutions proposées par le

destinataire du document, l’administration manifeste ainsi sa pensée.
1-« Il ne me paraît pas opportun de procéder à une augmentation de
salaire. »

2-« Il ne me semble pas possible passer outre la procédure

habituelle. »

-de limiter la redondance. Vous devez savoir que la répétition des

informations peut parfois être utile et délibérée8. En effet, la plupart
du temps, elle est involontaire et dénote un manque de rigueur. La

8
C’est la répétition volontaire.

7
constatation et la suppression des répétitions et des redondances, doit
se faire au moment de la relecture. C’est l’occasion ici, d’attirer votre
attention sur la nécessité de toujours relire vos textes professionnels
ou vos communications écrites.

Section 2 : Les caractéristiques du style administratif

Le style dans l’écriture administrative, est un élément non

négligeable car, il fait ressortir le respect et la considération. C’est
pour cela qu’il a une spécificité particulière vue à partir des
caractéristiques suivantes :

-Le caractère officiel de l’écrit qui impose un certain nombre

de règles ;

-La courtoisie qui doit exister dans les rapports

administrateurs-administrés (en évitant tout jugement de valeur). En
tant que futurs professionnels et administratifs, vous devez donc éviter
les expressions qui présentent un caractère trop personnel,
arbitraire, émotionnel ou sentimental ( souhait, espoir, admiration,
joie, tristesse, impatience, bonne ou mauvaise humeur) ;

Vous ne pouvez pas répondre à quelqu’un ceci :

1-« Votre demande est ridicule » mais plutôt : « Votre demande me
paraît peu fondée ».

2-« Je refuse votre demande » mais plutôt : « Il ne m’est pas possible

donner une suite favorable à votre requête ».

-L’objectivité fait allusion aux réactions personnelles de la part

du professionnel ou de l’administratif. Celles-ci n’ont aucune place
dans les documents officiels car, l’administration (publique ou privée)
est tout service de tous. Elle représente l’intérêt général et non les
intérêts particuliers.

L’administration doit en conséquence être impartiale, objective

et sans passion et surtout, elle ne doit pas exprimer de sentiments
personnels ;

8
 -La prudence fait appel au ton des écrits administratifs qui, doit
être mesuré. Vous devez procéder à un judicieux choix des termes,
afin de ne pas heurter9 vos interlocuteurs ;

-La précision et l’exactitude sont des qualités que vous devez

avoir dans vos futures vies professionnelles. Elles sont nécessaires
dans l’établissement de tout document de travail car, il doit être
compris de la même manière par tous ;

-La responsabilité attire l’attention du scripteur ou rédacteur,

qu’il écrit au nom de l’autorité publique ou de l’entreprise qui
emploie le « je », marque de la responsabilité assumée10. Les écrits de
l’Administration l’engagent aux yeux du public. L’autorité signataire
d’un document endosse donc la responsabilité de son contenu même
si elle n’en est pas l’auteur. Dans une correspondance administrative,
toute signature sera suivie de sa transcription dactylographique et
précédée de la mention de la qualité du signataire.

La lettre administrative est en principe signée par la plus haute

autorité du service sauf en cas de délégation de signature.

-L’homogénéité du style11 exprime la prééminence12 et la

permanence de l’Administration ;

-La clarté, la concision et l’efficacité sont indispensables dans

le travail mené au quotidien par l’Administration, au regard de son
rôle qui consiste à préparer ou à prendre des décisions. Toutes les
actions administratives doivent donc être exprimées avec clarté pour
qu’elles soient comprises de leurs destinataires. Il faut seulement dire
le nécessaire en utilisant la formule exprimant exactement les faits
concernés ou l’idée à développer, en écartant l’accessoire et le
superflu ;

-La logique démonstrative est d’une grande importance dans

la rédaction administrative. Les documents administratifs ou
professionnels doivent être construits comme des démonstrations.

9
Ne pas mettre les interlocuteurs en difficulté.
10
C’est la responsabilité qui l’engage.
11
C’est l’importance d’avoir un style d’écriture homogène .
12
Cela renvoie à la supériorité, aux notions d’avantage et de prérogative.

9
 L’introduction doit faire le rappel du courrier précédent ou de
l’affaire concernée.

Le corps du document doit expliquer et argumenter.

La conclusion doit clairement énoncer des décisions, des

solutions ou des propositions.

10
CHAPITRE 2 : Le vocabulaire et la correspondance administratifs

Section 1 : Le vocabulaire administratif

Le vocabulaire administratif est constitué de formules et termes

favorables à une meilleure expression écrite ou orale.

1-1 : Les formules introductives

-J’ai l’honneur d’accuser réception de votre lettre.

-J’ai l’honneur de vous faire connaître que…

-J’ai été saisi de…

-J’ai été tenu informé de…

-Vous m’avez signalé que…

1-2 : Les formules d’expression (termes précis)

Ajouter, constater, observer, signaler, confirmer, estimer,

préciser, souligner, considérer, noter, rappeler.

NB : Ces formules (verbes) sont souvent précédés de : « Je me

permets de… », « Je crois devoir… », « Je ne peux que… ».

1-3 : Les formules d’expression (termes plus souples)

-Prendre note, ne pas douter que…, se trouver appelé à…, ne pas

ignorer que…, il est entendu que…, ne pas manquer de…

1-4 : Les termes généraux

Aborder un point, accéder à un poste, ajourner une réunion,

apprécier le bien-fondé de…, attacher du pris à…, décider que…,

11
aboutir à une solution, accepter une solution, allouer une indemnité,
appuyer une requête, confirmer les termes de…, délivrer une copie,
abroger une loi, accorder une autorisation, annuler une réunion,
assurer la diffusion, constater un fait, différer la mise en application.

1-5 : Les formules permettant d’introduire les paragraphes

successifs

D’une part…, d’autre part, en premier lieu…, en second lieu,

non seulement…, mais, tout d’abord…, ensuite…, afin, par ailleurs.

1-6 : Les formules de conclusion (locutions impersonnelles)

Il convient de…, il y a lieu de…, il importe de…, il vous

appartient de…, il est nécessaire/souhaitable/opportun de…

1-7 : Les formules de conclusion (locutions impératives)

Décider que…, engager à…, demander que…, inviter à…,

convier à…, prier de…

1-8 : Les formules de conclusion insistantes

Attacher du pris à…, prier de veiller à l’application de…, je vous

serais obligé de…

1-9 : Quelques fautes à éviter

-Les expressions incorrectes

De par, suite à, par lettre susvisée, je vous annonce, nous avons

convenu de nous revoir, par contre, dans le but de, postuler à un
emploi, rapport à, baser sur, contacter quelqu’un, solutionner un
problème, je vous serais gré, demander à ce que, informer de ce que.

12
-Les expressions correctes

Par, comme suite à, par lettre visée, rappelée en référence, j’ai

l’honneur de vous rendre compte, nous sommes convenus, en
revanche, afin de, postuler un emploi, à propos de, fonder sur,
prendre contact avec quelqu’un, résoudre un problème, je vous
saurai gré, demander que, informer que.

Section 2 : La correspondance administrative

Il existe deux types de présentation des lettres administratives :

2-1 : La lettre administrative à forme personnelle

La correspondance en forme personnelle est destinée à une

personne n’appartenant pas à l’Administration. Elle peut également
être employée entre deux services si on veut insister sur le caractère
personnalisé et courtois de la lettre. On y trouve mentionnés : le
timbre, le lieu d’origine, la date et le numéro d’enregistrement.
Cependant, elle ne présente ni objet, ni références.

La lettre administrative à forme personnel débute par une

formule d’appel : Monsieur, Madame, Mademoiselle, et elle se
termine par une formule de politesse : Veuillez agréer, Monsieur,
Madame, Mademoiselle, l’expression de ma considération
distinguée.

2-2 : La lettre administrative entre services qui est utilisée lors

d’échanges de correspondance entre des structures administratives,
de même qu’elle est utilisée à destination de toute personne
appartenant à l’Administration. Elle comporte les éléments suivants :
-Le timbre (qui figure dans l’angle supérieur gauche du document),
qui a pour objet d’identifier l’administration dont émane le document ;

13
-Le lieu d’origine et la date qui figurent dans l’angle supérieur droit.
La souscription figure sous le lieu et la date.

NB : La correspondance en forme administrative n’est jamais

adressée directement à un fonctionnaire subordonné ou employé,
mais à l’autorité responsable. Une lettre en forme administrative fait
apparaître la marque de la voie hiérarchique.

Exemple : Madame le Directeur des Affaires Financières de

MATASS

Monsieur le Directeur Général de l’Enseignement Supérieur

S/c de Monsieur le Ministre de l’Enseignement Supérieur

Secrétaire Général du Ministère de l’Enseignement

Supérieur
-« Affaire suivie par…», cette mention permet au rédacteur ou
correspondant de connaître son interlocuteur (destinataire). Elle
figure sous le timbre, ainsi que le numéro de poste et le numéro
d’enregistrement.
-L’objet figure à gauche de la lettre. C’est la mention très succincte de
la question traitée.

Exemple : « Réunion de préparation du séminaire de formation »

Rappel : une correspondance ne traite que d’un objet.

-La référence se place sous l’objet. C’est un rappel des documents

antérieurs auxquels se reporte le rédacteur.

Exemple : « Voire lettre ART n°14 du 20 mars 2019 »

Rappel : ne pas multiplier les références.

-Concernant les pièces jointes, leur nombre est porté au bas de la

première page du texte à gauche. Joindre en annexe les documents
auxquels on se réfère si ce sont des textes anciens ou peu utilisés, etc.

14
Par rapport à la signature, cela est réservé soit au détenteur de
l’autorité, soit il s’agit d’un autre signataire. Dans ce dernier cas,
plusieurs cas de figure se présentent.

-La signature par délégation : c’est une mention qui ne peut être
utilisée que lorsque le signataire possède bien ce pouvoir, et
uniquement dans les domaines prévus par un arrêté ou une
disposition. La délégation peut être donnée pour une durée
déterminée ou permanente. La signature est donc précédée et suivie
des indications de titre et de patronyme de l’intéressé.

Exemple : Pour le DGRH et par délégation

Le Chef de Service RH de MATASS

Monsieur Roland BIBANG

NB : Le titre ne doit pas apparaître s’il est déjà mentionné dans la

suscription.

-La signature par autorisation est le pouvoir donné à une

personne de signer une catégorie de pièces (lettres, bordereaux,..)
relevant de son service.

Exemple : Pour le DGRH et par autorisation

Le Chef de Service RH

Monsieur Roland BIBANG

-La signature pour ordre est usitée par un fonctionnaire/agent

qui signe à la place de son chef, momentanément empêché ou absent.

Comme il a été vu plus haut, la rédaction administrative a des

caractères que toutes les correspondances doivent respecter, parmi
lesquels se trouvent :

-La dignité : sachez que la mission du service public place

l’Administration au-dessus des intérêts particuliers. Les attributions
de puissance publique dont elle est revêtue lui imposent cette dignité
particulière de l’Etat dont elle émane dans toutes ses actions et surtout
la qualité de ses écrits.

15
 Dans une lettre administrative, il faudra absolument éviter la
vulgarisation et les formules reprises du langage familier ou
populaire. La dignité se traduit également par la considération que
l’on manifeste à un interlocuteur dans la façon de s’adresser à lui.

-Le respect de la hiérarchie : il est important de savoir que

l’Administration est une structure pyramidale organisée
hiérarchiquement. De la base de la pyramide jusqu’au
Ministre/Directeur Général (pour l’entreprise), il existe un ensemble
complexe de rapports de subordination. Au-delà du
Ministre/Directeur Général, (charnière entre le pouvoir politique et
l’Administration ou l’entreprise) une hiérarchie s’établit jusqu’au Chef
de l’Etat et les autres Institutions.

Au sein de l’Administration il y a donc :

*Une autorité hiérarchique qui s’exerce du haut vers le bas ;

*Une subordination hiérarchique qui s’exerce du bas vers le

haut.

Le respect de la hiérarchie crée une discipline sans laquelle

règnerait l’anarchie la plus complète dans les services de l’Etat ou de
l’Entreprise.

Il y a donc certaines expressions et certains termes qui sont

exclusivement utilisés par le supérieur pour s’adresser à son
subordonné. De même, il y a des termes et expressions réservés au
subordonné pour s’adresser à son supérieur. Par ailleurs, certaines
tournures sont employées entre égaux.

16
CHAPITRE 3 : Le bordereau et la circulaire

Section 1 : Le bordereau

Administrativement, le bordereau est une forme de notice de

pièces qui composent un dossier. Dans le domaine entrepreneurial,
c’est un relevé détaillé des divers articles ou produits dont se
compose une somme à payer ou à recevoir.

Le bordereau est un document qui est donc destiné à

l’acheminement des pièces ou produits d’un service administratif ou
d’une entreprise à un autre, chaque fois que cette transaction
n’implique pas de commentaires qui justifieraient la rédaction d’une
lettre d’accompagnement. Alors, comment se présente un
bordereau ?

1-1 : La présentation du bordereau

Sachez que les mentions habituelles de la correspondance

administrative ou professionnelle, figurent sur ce document. Il s’agit
du timbre, du lieu d’établissement, de la date, de la suscription, de
l’objet, de la référence, de l’affaire suivie par…et ; du numéro
d’enregistrement.

C’est un document scindé en trois (03) colonnes :

-Une colonne pour indiquer le nombre de pièces ;

-Une colonne pour désigner les pièces (la désignation doit

suffisamment être détaillée) ;

-Une colonne pour les observations.

1-2 : Pourquoi recourir au bordereau ?

Le recours au bordereau est surtout utile :

17
 -lorsque la transmission comporte plusieurs pièces ou produits,
le double du bordereau permet au service expéditeur de conserver
une trace des documents transmis13 ;

-dans le cas d’un envoi conjoint, d’éviter les confusions en

regroupant les documents ayant trait au même objet ;

-lorsque la pièce transmise est un original, le double du

bordereau permet de situer rapidement le détenteur de la pièce en
question.

Dans la colonne des observations, les mentions suivantes

peuvent être portées : copie à… : indiquant la liste des destinataires.

-Pour attribution : dans ce cas, l’expéditeur se dessaisit

définitivement des pièces et le destinataire doit statuer sur l’affaire.
Eventuellement peut figurer la mention : « en vous priant de bien
vouloir me tenir informer de votre décision ou de la suite donnée à cette
affaire ».
-Pour information : le destinataire n’a pas à intervenir, mais peut
conserver pour son information les pièces qui lui sont transmises.
-A toutes fins utiles : le destinataire est libre de donner suite ou non à
l’affaire.
-En communication : dans ce cas, le destinataire doit renvoyer le
document à l’expéditeur après en avoir pris connaissance.
-Pour suite à donner : le destinataire est obligé de donner une suite,
mais ne rend pas compte.
-Pour avis : le destinataire doit donner un avis sur l’affaire qui lui est
soumise.
-Pour signaler ou pour visa : il s’agit de la transmission à une autorité
hiérarchique qui devra signer le document ou y apposer son visa.
-Pour éléments de réponse : le destinataire devra fournir sous forme
de note ou de lettre les informations nécessaires au service

13
C’est le souci de traçabilité dans l’administration ou l’entreprise.

18
expéditeur afin de lui permettre de rédiger la réponse à une question
posée.

Section 2 : La circulaire

2-1 : Définition et fonction

Un même document, une même note ou lettre, peut être

individuellement adressé (e) à plusieurs personnes. Ce document, qui
permet à l’information de circuler est donc appelé « La Circulaire ».

Il s’agit donc d’une lettre reproduite à plusieurs exemplaires et

adressée à plusieurs personnes du service ou de l’Administration
pour le même objet.

2-2 : Quelle est la spécificité de la circulaire ?

Il est important de savoir que le contenu d’une circulaire

d’adresse à la fois à tous et à chacun. Actuellement, le traitement de
texte permet ce genre d’exploit en autorisant des textes de portée
générale dans lesquels on peut insérer des informations différentes
selon les diverses catégories de destinataires. Telle est donc la
caractéristique de la circulaire.

19
CHAPITRE 4 : La note administrative et le compte rendu

Section 1 : La note administrative

1-1 : Définition et fonction

La note administrative est un document d’ordre interne, c’est-

à-dire qui circule à l’intérieur d’une même unité administrative ou de
production, et qui traite d’une affaire courante. Elle est destinée :

-à un supérieur hiérarchique ou à un autre service, soit pour résumer

des dossiers ou des documents, soit pour faire le point sur une
question à expliquer ;

-à un subordonné pour donner des indications ou orientations sur un

travail à réaliser.

La note administrative a pour but de clarifier une question ou de

provoquer des instructions.

Dans la mesure où elle est destinée à informer, la note

administrative doit être brève et concise. Dès lors que son but est de
faire gagner du temps au lecteur, elle doit résumer de façon
synthétique l’ensemble de la question posée. Elle doit être logique,
c’est-à-dire qu’elle doit situer le problème, exposer clairement les
arguments ou les faits, les discuter et conclure en proposant des
solutions aux problèmes évoqués.

1-2 : Présentation de la note administrative

Sachez que la note administrative obéit aux règles communes

aux autres documents administratifs. Les mentions habituelles y
figurent (timbre, objet, référence), seul le libellé de la suscription
change. Il comporte le mot NOTE suivi du destinataire qualifié par son
titre.

Formule de présentation : NOTE à l’attention de…

20
1-3 : Les différents types de notes administratives

-La note de service est couramment utilisée. Son but est d’informer
tout le personnel ou une partie du personnel, d’une disposition
officielle concernant l’organisation du service. C’est donc un
communiqué officiel de la hiérarchie d’un service public ou privé.
-La note explicative reprend un sujet déjà traité et y ajoute des
explications. Elle sert à donner au destinataire des précisions qui lui
permettront d’agir.
-La note impérative est plus directe et plus sèche que la note
explicative. Elle constate des erreurs ou des manquements.
-La note de synthèse consiste à rédiger un document clair, précis et
cohérent à partir d’informations diverses, provenant de sources
différentes, voire contradictoires. Les décisions sont souvent prises à
partir de notes de synthèse.

Section 2 : Le compte rendu

2-1 : Définition et fonction

Le compte rendu est un document nécessaire dans l’activité

administrative et entrepreneuriale. C’est un document qui décrit
des faits écoulés. Il restitue tout ou une partie du contenu d’une
réunion ou d’une activité. Le compte rendu est à la fois la mémoire
individuelle et la mémoire du groupe. En cas de nécessité, on peut s’y
référer pour vérifier ce qui s’est passé.

Il existe deux types de compte rendu.

-Le compte rendu exhaustif consiste en une retransmission intégrale

du contenu d’une réunion ou d’un débat. Ce peut être par exemple la
retransmission intégrale d’une conférence ou d’un discours.

-Le compte rendu sélectif, ou relevé de conclusion, note des

décisions prises et rend compte des informations les plus importantes
à retenir. Cette sélection se fait en fonction d’un objectif et des
besoins du destinataire.

21
2-2 : Les différents plans du compte rendu

Le compte rendu se produit selon une méthodologie déterminée

qui comporte deux plans principaux.
-Le plan chronologique rend compte des événements dans l’ordre
exact où ils se sont déroulés.
-Le plan thématique est le plus utile pour rendre compte d’une
réunion. En effet, quand une réunion a un thème précis, il est inutile
de rapporter les digressions et les répétitions difficilement évitables
dans une discussion.

Il est à retenir, que le rédacteur doit s’imposer un maximum

d’objectivité, même s’il opère des sélections dans la production de
son compte rendu.

22
CHAPITRE 5 : Le rapport et le procès-verbal

Section 1 : Le rapport

1-1 : Définition et fonction

Le rapport est un document à partir duquel on rend compte à

une autorité responsable, d’une question importante en lui proposant
des solutions. Il sert, à partir de l’étude d’un problème ou de l’analyse
d’une situation, à proposer une action.

Le rapport se différencie de la note qui expose toujours

brièvement des affaires courantes du compte rendu et du procès-
verbal qui se bornent à décrire ce qui s’est passé. Le rapport s’appuie
sur des faits, événements ou actions décrits pour dégager certaines
informations qui permettent au rédacteur de donner un avis motivé et
de conseiller une action.

Le rapport requiert donc des qualités de synthèse, de précision

et de clarté comparables à celles de la note ou du compte rendu.

1-2 : La présentation du rapport

On retrouve les mentions habituelles des autres documents

administratifs : timbre, date et lieu, objet, référence. Il arrive parfois
que l’on trouve l’objet du rapport incorporé dans le titre.

Exemple : Rapport à l’attention de Monsieur de Directeur Général sur le

renforcement des compétences.

1-3 : Schéma du rapport

Le rapport est structuré et présenté selon un plan logique

composé d’une introduction, d’un développement et d’une
conclusion.

23
-L’introduction pourra comporter la référence aux faits ou aux
instructions qui sont à l’origine du document. En effet, un véritable
exposé peut être nécessaire pour bien faire connaître l’objet du
rapport. Néanmoins, l’introduction doit être la plus concise possible.
-Le développement, dont le nombre de parties sera adapté à chaque
cas particulier, pourra indiquer les conséquences de ces faits et
examiner diverses solutions possibles.
-La conclusion exposera éventuellement des propositions
décisionnelles.

Le rapport se termine souvent par une formule d’usage appelant

la décision du destinataire.

Exemple : Si ces propositions recueillent votre agrément, je vous serais

reconnaissant de bien vouloir me renvoyer le présent rapport revêtu de
votre approbation.

1-4 : Les différents types de rapports

Dans les activités administratives ou entrepreneuriales il y a

plusieurs types de rapports. Il y a : le rapport d’activité, le rapport
d’opportunité, le rapport d’évaluation pédagogique, le rapport
d’inspection, le rapport de jury (de soutenance, de concours de
mode,…), etc.

1-5 : Les qualités requises

Il convient de préciser que le rapport doit reposer sur des faits

précis, des idées rationnelles et proposer des solutions recevables.
L’auteur du rapport ou le rédacteur relatant des faits ou idées, doit
d’abord s’efforcer de produire un document objectif, en ayant pour
fondements des données vérifiées et tenues pour exactes (on
n’affirme rien qu’on ne puisse justifier). Le document doit être
complet car, aucun aspect de la question traitée ne doit être oublié. Il

24
doit être synthétique, en examinant les différentes données de la
question pour les présenter sous la forme d’un ensemble cohérent.

Le rapporteur doit toujours viser l’efficacité, c’est-à-dire rédiger

un document utile au destinataire.

Dans la mesure du possible, il répondra aux questions : qui ?

quoi ? où ? quand ? comment ? pour aboutir à des propositions nettes
et claires.

Même si le rapport implique généralement une prise de position

de la part de son auteur, le destinataire doit pouvoir, à sa lecture, se
prononcer sans difficultés sur des solutions proposées.

Section 2 : Le procès-verbal

2-1 : Définition et fonction

Le procès-verbal est un document qui fait partie des documents

de fonctionnement d’une administration ou d’une entreprise, il
enregistre le passé. Concis et précis, le procès-verbal ne comporte ni
jugement ni point de vue de son auteur. Il enregistre un fait, un
événement dont la trace doit être conservée dans l’intérêt d’une
communauté.

2-2 : Les différents types de procès-verbaux

Il y a deux types de procès-verbaux.

-Le procès-verbal de réunion, qui est établi par un (ou des)
participant (s), permet de garder une trace de ce qui s’est dit.

Il pourra servir de référence en cas de litige ultérieur.

Il doit comporter un certain nombre d’éléments (4 éléments

comme : nom, date, lieu de réunion, nom de la structure ou du service
qui s’est réuni, noms et qualité des participants, ordre du jour,…).
Pour être validé, le procès-verbal doit être approuvé par les
participants.
25
-Le procès-verbal de constatation qui fait la description d’un fait ou
d’un événement qui pourrait être ultérieurement contesté. C’est sur la
base de procès-verbaux de constatation que des actions en justice
peuvent être intentées.

Documents officiels, les procès-verbaux sont donc des

documents qui doivent être archivés chronologiquement par
catégorie dans un dossier réservé à cet effet.

26
CHAPITRE 6 : La ponctuation dans la rédaction administrative et
l’emploi des majuscules

Section 1 : La ponction dans la rédaction administrative

En tant que futurs administratifs ou professionnels, vous êtes

censés savoir que dans la communication écrite, la ponctuation joue
un rôle primordial. En effet, elle permet de structurer l’exposé
grammaticalement et de comprendre le sens de la phrase. L’absence
de signes de ponctuation dans un document ou texte administratif,
rend celui-ci incompréhensible.

Les règles de la ponctuation doivent être scrupuleusement

respectées comme celles de l’orthographe.

1-1 Les signes de ponctuation

-Le point (.) marque la fin d’une phrase, c’est-à-dire l’achèvement du

développement d’une idée. Il commande également une pause
importante. Le point se place aussi après un mot en abrégé.

-Le point-virgule (;) sépare et relie les parties d’une « phrase

composée », à la suite d’une proposition ayant un sens complet, mais
ayant aussi un rapport avec la suivante qui introduit par exemple un
fait nouveau.

Le point et le point-virgule équivalent à des stops.

-Les deux points (:) annoncent une explication et soulignent un

rapport souvent de cause ou de conséquence. Ils s’emploient parfois
pour introduire un discours direct, une citation. Les deux points sont
alors suivis de guillemets.

-Le point d’interrogation (?) comme son nom l’indique, termine les
phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une
interrogation.

27
 Attention, l’Administration ignore dans la correspondance les
points d’interrogation (principe de la neutralité). Elle est, en effet,
censée répondre aux questions et n’avoir pas à les poser. Lorsqu’ils
interrogent, les documents administratifs le font indirectement en
utilisant des périphrases telles que : « la question se pose de savoir
si… », etc.

-Le point d’exclamation (!) termine les phrases exclamatives et les

interjections.

-Les points de suspension (…), par trois, ils marquent que le

message est inachevé ou interrompu, que la phrase pourrait se
poursuivre.

Il n’est pas recommandé d’employer « etc. + points de

suspension ». Il faut choisir l’un ou l’autre.

-Les parenthèses ( ) isolent une explication ou une réflexion, une

référence, une digression du document—principal.

-Les tirets (- -) sont utilisés de préférence aux parenthèses – en

marquant une séparation moins tranchante – dans une phrase
administrative où ils jouent le même rôle.
-Les guillemets (« ») dans un document administratif, encadrent une
citation, isolent un terme pour le mettre en valeur, marquent l’usage
insolite14 d’un mot. Ils sont employés également pour citer des titres
d’ouvrage ou de journaux.

-Les espaces

Dans la production d’un document administratif ou

professionnel, il faut tenir compte non seulement des signes écrits
pour marquer la ponctuation, mais aussi des espaces laissés en blanc
(qui servent à séparer les mots). Les espaces en blanc sont également
trouvés après les signes de ponctuation, mais aussi avant, sauf devant
le point-virgule et les deux points.

14
C’est l’usage surprenant d’un mot.

28
-L’alinéa dans un texte, est la séparation établie en allant à la ligne,
c’est-à-dire en laissant incomplète la ligne en cours et en commençant
la nouvelle par un retrait.

L’alinéa correspond à une pause très marquée et s’emploie

surtout quand on passe d’un groupe d’idées à un autre.

Section 2 : L’emploi des majuscules dans la rédaction

administrative

La majuscule est un signal qui permet de marquer les nuances

nécessaires à la compréhension du texte. Elle apporte des
informations sur l’articulation du texte, quels que soient la nature, la
catégorie et le sens du mot lui-même.

2-1 : Les généralités

On met obligatoirement une majuscule :

-au début d’une phrase : le premier mot d’un texte et le premier mot
après un point commencent toujours par une majuscule ;

-après les points d’interrogation, d’exclamation, de suspension s’ils

marquent la fin d’une phrase. Mais ces signes de ponctuation sont
considérés comme une virgule ou un point-virgule, si l’interrogation
ou l’exclamation ne finit pas la phrase, ils sont alors suivis d’une
minuscule ;

-au début d’un courrier, après la formule d’appel : Madame

-je vous prie de bien vouloir…

-aux initiales et aux signes.

Chaque lettre de sigle peut être suivie d’un point, mais ce n’est
pas une obligation. Exemple : U.O.B/UOB ou M.B.S/MBS.

Attention, il n’y a pas de majuscules après deux points (:).

29
2-2 : Le nom propre et la majuscule

La majuscule apporte une véritable information, elle est donc

nécessaire quand il s’agit d’un vrai nom propre, d’un nom dérivé d’un
nom de lieu pour désigner les habitants de ce lieu et quand elle joue
un rôle nettement distinctif.

-Les noms de lieu : villes, villages, régions, îles, cours d’eau, mers,
montagnes, pays, rues, monuments, etc.

-Les noms de journaux portent une majuscule. Exemple : l’Union.

Les substantifs dérivés de lieux pour en désigner les habitants,

prennent une majuscules : les Gabonais, mais l’adjectif dérivé d’un
nom de lieu prend une minuscule : le peuple gabonais.

La majuscule permet de reconnaître une acceptation particulière

d’un mot. En effet, certains noms communs prennent une majuscule
quand on leur reconnaît une signification particulière, ils gardent la
minuscule dans les autres cas. Il en est ainsi pour de nombreux
termes historiques, institutionnels, géographiques…

On écrira par exemple : la Révolution pour désigner la

révolution de 1789 : mais « une révolution a éclaté dans le pays » :
l’Etat, le Sénat, la Faculté, prennent chacun une majuscule quand ils
désignent l’institution, la personne morale.

On met d’ordinaire une majuscule aux noms désignant le

domaine traité par un Ministre, un ministère…

Le ministère de l’Education nationale.

Le président de la République.

Le ministre des Affaires étrangères.

On ne met pas de majuscule à président, ministre…sauf dans les

formules d’appel et de politesse.

Les noms d’organismes officiels, d’associations, de sociétés, ont

une majuscule au premier mot.

Le Conseil supérieur de la magistrature.

30
 Le Conseil des ministres.

2-3 : Les majuscules constituent des signes de considération.

Quand on s’adresse directement à une personne par écrit, on

met généralement une majuscule ;

Madame ; Monsieur…(formules d’appel, formules de politesse,

adresse, suscription).

On la met assez souvent aux noms de dignité, titres et fonction.

Monsieur le Directeur, Monsieur le Président, Monsieur le Maire,…

Certains titres honorifiques ont toujours la majuscule/

Sa Majesté, son Excellence…

Les noms de fêtes prennent une majuscule. Pâques, Pentecôte, le

jour de l’An, mais les jours de la semaine et les mois prennent une
minuscule. lundi 1er avril 2019.

2-4 : Les autres catégories de mots et la majuscule

-L’adjectif prend une majuscule s’il caractérise un terme

géographique (il devient alors un nom propre). La montagne Tchad, le
lac Majeur, le Pays-Bas…

On met une majuscule à l’adjectif dans Premier ministre en signe

de considération.

31
CONCLUSION

En définitive, l’écriture administrative ou professionnelle est

d’une grande complexité, au regard des différents documents établis
ou à établir. Cette complexité s’explique non seulement par le
nombre, mais également par la nécessité de respecter les techniques
ou règles de leur établissement.

Chaque document vu et défini dans ce module, a une fonction

précise dans le fonctionnement de l’administration public ou privée.
C’est pour cela que les auteurs doivent avoir le savoir-faire en la
matière, afin de produire des actes ou documents recevables, c’est-à-
dire de qualité en termes d’écriture. Une correspondance
administrative obéit à une méthodologie qui vise l’efficacité par un
bon ton, de bons arguments, de formules positives ou correctes, la
courtoisie, la clarté, l’objectivité, la logique démonstrative, la
prudence, etc.

Il est indispensable que les étudiants inscrits en Licence 3 à

MATASS, s’approprient les techniques d’établissement de l’ensemble
des documents relatifs au fonctionnement d’une entreprise ou d’un
service public, du moment où ils sont appelés dans leurs futures
professionnelles, à les produire au quotidien. Il serait important qu’ils
en aient déjà la maîtrise pour qu’une fois en entreprise ou dans
l’administration, ils le fassent avec promptitude et efficacement. C’est
donc dans cette logique que l’unité d’enseignement « Le
Fonctionnement de l’administration : la rédaction administrative »,
fait partie du programme de formation dans cette école supérieure
privée.

NB : Vous avez ci-dessous, trois (03) cas pratiques. Aussi, ce cours

n’étant pas exhaustif, chaque étudiant devra le compléter par ses
propres recherches. Merci !

32
Cas pratiques
1er cas : Benony MAGNIMA, vous avez été désigné secrétaire de la première séance de
cours du 08 avril 2019 à MATASS BUSINESS SCHOOL, sur la rédaction administrative, à
cet effet, vous dressez un procès-verbal de cours à présenter le 09 avril 2019.
MINISTER DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR REPUBLIQUE GABONAISE
===================================== Union-Travail-Justice
MATASS BUSINESS SCHOOL
========================
Module sur le fonctionnement de l’administration : la rédaction administrative
========================================================
Secrétariat de séance
================
N°001//MES/MBS/MFARA/SS

PROCES-VERBAL DE COURS
Le lundi 08 avril 2019 s’est tenue dès 15 heures dans l’une des salles classe de
MATASS BUSINESS SCHOOL, la première séance de cours sur le « Fonctionnement de
l’administration : la rédaction administrative, destiné à la Licence 3.
Cette première séance a porté sur le premier chapitre intitulé : « Les techniques
générales de la rédaction administrative et les caractéristiques du style administratif ».
A l’ouverture du cours, l’Enseignant Monsieur Arlet NZATSI-KASSE a dans un
premier temps dévoilé le programme du cours en attirant l’attention des étudiants sur
l’importance d’apprendre les règles de la rédaction administrative. Dans un second, il a
procédé à la lecture du cours avec la première section axée exclusivement sur « les techniques
générales de la rédaction administrative », tout en apportant des explications concernant les
parties ou phrases incomprises.
Tout au long de cette première séance de cours, plusieurs interventions se sont faites
de la part des étudiants animés par le souci de comprendre les enseignements qui leur sont
dédiés sur l’écriture administrative. Un travail pratique sur la suite défavorable à donner à une
demande d’emploi, a été fait par chaque étudiant en qualité de Directeur des Ressources
Humaines.
Pour permettre aux étudiants de mieux préparer le devoir du vendredi 12 avril 2019, et
surtout de maîtriser les techniques de la rédaction administrative, un fascicule de cours leur a
été proposé.
Etaient présents : Cédrique, Joël, Benony, Nordin-Vianey et Billy Dallas.
Etaient absentes : Paulette Roxane et Historique Historia.
Après avoir expliqué les premières notions du chapitre, l’Enseignant a levé la séance à
18 heures 30 minutes.
Fait à Libreville, le 09 avril 201

Le Secrétaire de Séance

Benony MAGNIMA

33
2ème cas : Historique Historia BISSELE, en votre qualité de Directrice des Ressources
Humaines à MATASS BUSSINESS SCHOOL, vous répondez au demandeur de stage
Monsieur Joël KOUYI MAYELE, pour donner une suite défavorable à sa requête.

MINISTER DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR REPUBLIQUE GABONAISE

===================================== Union-Travail-Justice
MATASS BUSINESS SCHOOL
========================
Direction des Ressources Humaines
==============
N°001//MES/MBS/DRH

La Directrice des Ressources Humaines

Monsieur Joël KOUYI MAYELE

Libreville

Objet : Votre demande de stage.

Monsieur,

J’accuse réception de votre correspondance en date du 08 avril 2019, relative à votre

demande de stage.

Tout en vous remerciant pour l’intérêt que vous manifestez pour l’Ecole de
formation professionnelle dont j’ai la charge des Ressources Humaines, je suis au regret de ne
pouvoir donner une suite favorable à votre requête.

En effet, notre Ecole ne dispose pas en ce moment des conditions nécessaires pour
l’encadrement des stagiaires.

Aussi, vous voudrez trouver ci-joint en retour votre dossier.

Veuillez agréer, Monsieur, l’assurance de ma considération distinguée.

Fait à Libreville, le 10 avril 2019

Historique Historia BISSELE

34
3ème cas : Billy Dallas KOUAMENI KAGHANG, vous êtes Secrétaire Général de
MATASS BUSINESS SCHOOL, à partir d’une Note d’Information, demandez aux agents
(Cédrique EVE EMILE, Roxane Paulette YANDJANGOYE ELOGO, Nordin-Vianey
MAKANGA-MVELE, Joël KOUYI MAYELE, Hostorique Historia BISSELE et
Benony MAGNIMA) de vous fournir chacun sa prise de service, pour la régularisation de
leurs situations administratives.

MINISTER DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR REPUBLIQUE GABONAISE

===================================== Union-Travail-Justice
MATASS BUSINESS SCHOOL
========================
Secrétariat Général
==============
N°001//MES/MBS/SG

NOTE D’INFORMATION

(Large diffusion)

Les agents dont les noms suivent, sont demandés de se présenter, chacun avec sa prise
de service pour la régularisation de leurs situations administratives.

Il s’agit de :

- Cédrique EVE EMILE

- Roxane Paulette YANDJANGOYE ELOGO
- Nordin-Vianey MAKANGA-MVELE
- Joël KOUYI MAYELE
- Hostorique Historia BISSELE
- Benony MAGNIMA

J’attache du prix à ce que ces documents soient mis à la disposition du Secrétariat

Général dans les meilleurs délais.

Fait à Libreville, le 10 avril 2019

Le Secrétaire Général

Billy Dallas KOUAMENI KAGHANG

35
NB : Les travaux de recherche se feront sur les documents qui ne sont pas dans le fascicule.

Il s’agit de :

- L’attestation de prise de service

- L’attestation de présence au poste
- L’attestation de mise en congé
- L’attestation de cessation de service
- L’attestation de mise à la retraite
- L’attestation de mise en détachement
- L’avis de réunion
- Bon de commande
- L’attestation d’affectation
- La demande de mutation
- L’attestation de stage professionnel
- La demande détachement
- La demande de congé

Consigne : Le travail consiste à donner la définition, la fonction et la présentation de

chacun de ces documents administratifs ou professionnels, en respectant la méthodologie
(introduction, développement, conclusion).

NB : Les travaux doivent être saisis et bien présentés. Ne manquez pas de les paginer. Au
niveau de vos pages de garde, indiquez complètement le titre du cours, votre niveau
d’étude, le nom de votre école de formation, l’année de formation, et écrivez bien le nom
de l’Enseignant.

Répartition des sujets

- Cédrique EVE EMILE : (l’attestation de présence au poste et l’attestation

d’affectation)
- Roxane Paulette YANDJANGOYE ELOGO : (demande de mutation et l’attestation
prise de service)
- Nordin-Vianey MAKANGA-MVELE : (demande de congé et l’attestation de mise en
congé)
- Joël KOUYI MAYEL : (l’attestation de cessation de service)
- Hostorique Historia BISSELE : (l’attestation de stage professionnel et l’attestation de
mise à la retraite)
- Benony MAGNIMA : (demande de détachement et l’attestation de mise en
détachement)
- Billy Dallas KOUAMENI KAGHANG : (l’avis de réunion et le bon de commande)

Bonne chance et surtout excellente réussite dans vos études !

L’Enseignant Monsieur Arlet NZATSI-KASSE

36