Savoir rédiger un rapport

Le rapport étant un document argumenté sur une question précise, sa réalisation s'avère
délicate. Voici quelques conseils pour bien l'aborder et mettre en valeur le fruit de votre
travail.
Plus renseigné que la note de synthèse, plus personnel que le compte-rendu, le rapport est
avant tout un écrit qui doit présenter une réponse documentée et argumentée à une question,
accompagnée, le cas échéant, de solutions concrètes. C'est la raison pour laquelle il demeure
un exercice délicat. S'il existe une multitude de types de rapports, qui appellent, chacun, des
méthodologies particulières, certains conseils sont précieux dans tous les cas.

1 Délimitez le champ de vos recherches

Le rapport étant un document argumenté sur une question précise, des recherches préalables
sur le sujet s'imposent, à moins d'être soi-même expert en la matière. Ces recherches peuvent
être de deux sortes. Il peut s'agir de collecter l'information sur le terrain, au sein d'un service
par exemple, en s'appuyant sur des interviews, voire sur un questionnaire. Ces recherches
peuvent également passer par une prise de connaissance des écrits existants sur le sujet, écrits
publics mais aussi internes à l'entreprise.
Attention toutefois à ne pas perdre trop de temps. Ce processus peut être sans fin, aussi est-il
indispensable de délimiter le champ de ses recherches. "Il faut rapidement repérer les experts
du sujet, les grands noms et les livres importants à ne pas manquer, sans s'éparpiller dans des
recherches trop exhaustives", conseille Michelle Fayet, formatrice pour la Chambre de
Commerce et d'Industrie de Paris et co-auteur de Rédiger des rapports efficaces. Ainsi,
utilisez Internet à bon escient et ne vous laissez pas noyer sous une montagne d'informations
qui deviennent vite inexploitables.

Utilisez vos recherches pour définir une

2
problématique
Une fois vos informations collectées, vous devez les exploiter en définissant une
problématique précise. "Il faut confronter les objectifs que vous ou votre commanditaire vous
étiez fixés au départ avec les freins apparus sur le terrain, explique Michelle Fayet.. De cette
confrontation naît votre problématique, angle d'attaque de votre sujet." L'objectif est de se
recentrer sur ce qui pose problème et sur ce qui exige des solutions. Cette étape peut être
superflue si le sujet de votre rapport est déjà suffisamment précis et problématisé.

3 Privilégiez la justification de vos conclusions

Dans un rapport, l'analyse des données est aussi importante que les résultats et les solutions
avancées. Ainsi, dans la construction de son rapport, mieux vaut commencer par les faits et
garder les conclusions pour la fin, sauf demande explicite du commanditaire. L'attention du
lecteur et la crédibilité du rédacteur sont en jeu.
"Il est souvent mal vu, en
particulier en France, de révéler ses Pendant ses recherches, il faut
résultats en premier, commente rapidement repérer les experts du
Michelle Fayet. Les destinataires du sujet et les livres importants à ne
rapport peuvent être peu pas manquer"
convaincus par des solutions qui ne
leur sont pas familières si celles-ci Michelle Fayet, CCIP
ne sont pas tout d'abord
argumentées sérieusement."
 4 Adaptez votre rapport à son lecteur
En rédigeant un rapport, il faut garder à l'esprit que l'on ne s'adresse pas de la même manière à
un collègue, directement concerné par le sujet du rapport, et au directeur général, dont le
temps est extrêmement compté. Le rapport doit donc être adapté à son lecteur : sa longueur
peut varier, le vocabulaire employé peut être plus ou moins technique et le choix des
exemples peut tenir compte des centres d'intérêt des destinataires. Il est parfois judicieux de
réaliser plusieurs versions d'un même rapport. Le transformer en note de synthèse est un bon
moyen de présenter les résultats à son directeur, si celui-ci dispose de très peu de temps.

5 Soignez la rédaction
Ce qui se conçoit bien s'écrit clairement. La forme de votre rapport ne doit jamais être
négligée. Privilégiez les phrases courtes en limitant le recours aux pronoms relatifs. Surveillez
le vocabulaire que vous employez pour éviter les anglicismes et les expressions dérivées du
langage oral. Les titres sont également importants. "Mieux vaut privilégier les titres et sous-
titres pleins, qui synthétisent le contenu d'un paragraphe, en maniant toutefois avec prudence
les titres trop journalistiques parfois perçus comme peu sérieux par certaines cultures
d’entreprise", conseille Michelle Fayet. Bien soigner les articulations entre les paragraphes est
essentiel. Il ne faut pas faire l'économie des mots de liaison qui donnent du sens et permettent
au lecteur de ne pas commettre de contresens.
La construction du paragraphe doit également répondre à certaines règles : l’annonce de l'idée
principale vient en premier et doit être suivie par une ou plusieurs informations d'appui. Il
peut s'agir d'un exemple, d'un chiffre, d'un fait qui sert d'argument pour justifier l'idée
énoncée. Enfin, pour ceux qui sont sujets au syndrome de la page blanche, la présentation du
rapport sous forme de tableaux peut être une solution. Il faudra alors faire apparaître dans des
colonnes successives le point traité, les informations collectées ainsi que leur analyse, et enfin
les conclusions ou solutions apportées.

Dossier réalisé par Séverine Leboucher

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