Document - Appui - Cours - A2 Rédaction Documents Administratifs Comptes Rendus

App ui C om p lém e nt air e C e nt r al isé - Pr ogr am m e d ’Ap p ui au
Dével o pp em ent Du r able d u Sec t eur A gr ic ole (PAD DSA)
SUPPORTS DE FORMATION
Formation « des cadres du MAEP sur la rédaction
des documents administratifs et le compte rendu »
Bureau d’études et d’expertises

« Steeve Conseil Inter Sarl »
Du 17 au 21 janvier 2022
Formation animée par :
Rufine AGBO
Laetitia ADJOVI
Ce programme est financé Un programme mis en œuvre par le Consortium

par l’Union européenne Hulla and Co, Human Dynamics K.G
Sommaire
1 INTRODUCTION SUR LA REDACTION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

ET LE COMPTE RENDU.............................................................................................3
1.1 Sous-titre 1 : La rédaction des documents administratifs. ........................................... 3

1.2 Sous-titre 2 : La rédaction de compte rendu. .............................................................. 3
1.3 Sous-titre 3 : Les Méthodes pédagogiques ................................................................. 3
2 LES NORMES ET REGLES DE LA REDACTION DES DOCUMENTS

ADMINISTRATIFS .......................................................................................................4
2.1 Sous-titre 1 : Prétest ................................................................................................... 4

2.2 Sous-titre 2 : Post test............................................................................................... 20
2.3 Sous-titre 3 : Exercice pratique ................................................................................. 22
3 LA REDACTION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS .................................... 23
3.1 Sous-titre 1 : Pré test ................................................................................................ 23

3.2 Sous-titre 2 : Post Test ............................................................................................. 37
3.3 Sous-titre 3 : Exercice pratique ................................................................................. 38
CONCLUSION ........................................................................................................... 39
ANNEXES ................................................................................................................. 40
Formation « des cadres du MAEP sur la rédaction des documents administratifs et le compte rendu » Page 2/41
1 Introduction sur la rédaction des documents administratifs et

le compte rendu
L’objectif général de la formation est de doter les participants de

compétences nécessaires à la rédaction des documents administratifs
dans l’optique de contribuer au fonctionnement optimal de leurs structures
respectives.
1.1 Sous-titre 1 : La rédaction des documents administratifs.
o Exposer les préalables à la rédaction administrative d’une part, et

d’autre part les principes et qualités du style administratif
o Faire maîtriser par les participants la présentation et la rédaction des
documents et correspondances courantes
1.2 Sous-titre 2 : La rédaction de compte rendu.
o Outiller les participants afin qu’ils soient à même de rédiger les

autres documents administratifs tels que les procès-verbaux,
comptes rendus et rapports.
1.3 Sous-titre 3 : Les Méthodes pédagogiques

o L’andragogie une méthode participative, pratique et interactive ;
o Séance d’éveil ou brainstorming ;
o Ensuite une « information » par rapport au contenu de la formation ;
o Enfin de l’«intégration» pour évaluer les nouvelles connaissances
acquise par des exercices, des jeux de rôle et des cas pratiques.
2 Les normes et règles de la rédaction des documents

administratifs
2.1 Sous-titre 1 : Prétest

Consigne : répondre aux questions suivantes en vous basant sur vos
connaissances, expériences et pratiques de l’administration.
Stratégie : travaux de groupe
N° Questions Réponses
d’ordre
Quelles sont les caractéristiques

1 essentielles de l’information à
transmettre dans le contexte de la
rédaction administrative ?
Quelles sont les différentes parties

2 d’une rédaction administrative ?
Citer quelques principes de la

3 rédaction administrative.
Décrire brièvement le style

4 administratif.
2.1.1. Les critères d’une bonne information
Trois éléments constituent les fondements de la rédaction administration :
✓ L’intérêt général : l’administration est investie d’une mission d’intérêt

général qui efface tout intérêt personnel ;
✓ Toute activité administrative engage la responsabilité de l’Etat ;
✓ L’administration fonctionne selon les principes hiérarchiques.
Contrairement à ce qui se passe dans le secteur privé où il est plus

important de faire des bénéfices que de se préoccuper de l’intérêt général.
Néanmoins dans le secteur privé il est important aussi de respecter des

règles de la hiérarchie et les principes et normes qui s’imposent en la
matière.
En effet le service public, c’est-à-dire l’administration ne se justifie que

parce qu’il a pour but l’intérêt général quand bien même son statut lui
confère des prérogatives qui lui permettent de prendre des décisions de
fait exécutoires dans l’immédiat.
Cependant pour éviter les abus dans ses écrits, l’administration est
contrainte à des obligations telles que : l’égalité des citoyens quant à
l’accès des services publics, la continuité dans la prestation, l’adaptabilité,
le respect de la neutralité toutes choses qui imposent des formules
consacrées et des tournures non brutales telles que :
✓ Il m’est revenu que ;

✓ Il conviendrait de.
Toute rédaction suppose une information à transmettre. Celui qui écrit a

donc une information à transmettre à son correspondant. Cette
information ne doit pas être vague ou imprécise au contraire, le rédacteur
doit avoir le souci de transmettre une bonne information. Elle doit répondre
aux critères suivants :
✓ L’information doit être utile : l’information est utile lorsqu’elle parvient

au destinataire à temps. Ex : un communiqué au sujet d’une
convocation doit préciser le lieu, l’heure et la date ;
✓ L’information doit être complète c’est-à-dire aborder l’ensemble du
sujet ;
✓ L’information doit être exacte : le rédacteur doit éviter de transmettre
des informations erronées ou superflues ;
✓ L’information doit être actuelle : le rédacteur doit éviter de
transmettre des informations dépassées qui peuvent être sources
d’erreur.
Elle engage par ailleurs la responsabilité de celui qui l’écrit et le signe. La

responsabilité de l’Etat se traduit donc dans ses écrits à travers le style et
le vocabulaire notamment la forme, la signature, l’obligation de réserve et
la reconnaissance de la hiérarchie que l’on se retrouve dans un cadre de
l’administration publique ou privée.
a) La forme : tous les actes, tous les courriers des fonctionnaires

engagent leur responsabilité. C’est pourquoi les formules vagues
sont exclues du courrier administratif. Le pronom indéfini « on » ne
doit jamais être utilisé mais l’emploi de la première personne du
singulier, « je » est de rigueur car elle marque la responsabilité de
celui qui s’exprime. Dans certains cas, il est fait usage de la première
personne du pluriel « nous ». Il s’agit d’un nous de majesté ou de
« modestie ». Le « nous » est habituellement employé dans la
correspondance commerciale, les sociétés commerciales étant
composées de plusieurs associés. En fonction du respect du principe
de la responsabilité, lorsqu’un chef se fonde sur des faits révélés par
une personne, il utilise les formules suivantes :
- il a été porté à ma connaissance ;

- il m’a été signalé ;
- Je viens d’être saisi de …etc.
L’usage de la première personne du singulier traduit l’engagement de la

puissance du pouvoir public. Le style lui-même doit marquer le caractère
exorbitant de l’autorité publique à travers sa sobriété.
La responsabilité, les exigences de la rédaction administratives.
b) La signature d’un écrit administratif constitue l’élément impératif dans

la détermination de sa valeur juridique. Elle doit nécessairement
comporter :
✓ La fonction du signataire assorti de la nature de la délégation
si nécessaire, la signature proprement dite et les prénoms et
nom du signataire.
c) L’obligation de réserve : le rédacteur d’un document administratif
n’agit pas à titre personnel et privé mais en lieu et place de
l’administration. Il est donc astreint à l’obligation de réserve et à la
discrétion encore appelé secret professionnel aux termes des
dispositions de la loi portant statut des agents permanent de l’Etat.
Elle se traduit par l’interdiction pour le fonctionnaire de faire état de
ses opinions, de sa propre idée et de ses sentiments personnels sur
le sujet encore moins de divulguer certaines informations dont il a
connaissance dans le traitement de certains dossiers à charge. En
conséquence, il s’attachera à faire usage de formule s telles
que : « sous réserve de », « il semblerait que » mais au cas où il est
obligé d’évoquer par exemple la raison d’handicap ou de santé ayant
empêché par exemple le recrutement d’un citoyen, il en parle sans
livrer les éléments de l’examen médical.
d) La hiérarchie. Le respect de la hiérarchie est une règle d’or dans

l’administration et du fait dans la rédaction administrative. Les
relations avec l’autorité supérieure, le collègue ou vers un subalterne
sont guidées par le principe de la reconnaissance de la hiérarchie.
Ce principe entraine des conséquences sur le style, par un
vocabulaire spécifiquement adapté à la cible ou à la personne à qui
l’on s’adresse ou à qui l’on a à faire. Le principe de la reconnaissance
de la hiérarchie doit être respecté. Toutefois, en cas d’urgence
avérée, et un exemplaire du document peut être directement
transmis au service concerné avec la mention : « copie directement
transmise étant donné l’urgence ».
2.1.2. Les caractères du style administratifs comme principes

essentiels de la rédaction administrative
Les documents administratifs se caractérisent par un certain nombre
de règles et de principes dont les plus importants sont :
✓ La solennité ;
✓ Le respect de la hiérarchie ;
✓ La prudence ;
✓ La courtoisie et la politesse ;
✓ La neutralité et l’objectivité ;
✓ La clarté, la précision et la concision.
2.1.1.1 Les principes
a) La solennité : tout document administratif ou émanant d’un service

public doit porter le sceau de la solennité qui se traduit par le
truchement d’un style spécial empreint de dignité et de beaucoup de
sérieux.
b) Le respect de la hiérarchie : compte tenu du caractère pyramidal

hautement hiérarchisé de l’administration, ses écrits laissent
toujours transparaitre, le respect de la hiérarchie. Ainsi selon une
formule de Jacques GAUDOUIN « le subordonné propose et le
supérieur dispose » l’un dans la position de l’homme et l’autre dans
celle de Dieu. Le respect de la hiérarchie se traduit non seulement
par la marque de déférence due au supérieur par le subordonné
mais aussi par le vocabulaire utilisé. Le respect de la hiérarchie
transparait dans les documents administratifs par les nuances des
tournures et des formules selon que le rédacteur s’adresse à un
supérieur ou à un subordonné. Par exemple :
❖ Le supérieur fait :
− savoir à son subordonné……
− ordonne à ….
− dispose….
− tient à ….
− attache du prix à….
− constate que ….
❖ Le subordonné :
− suggère ….
− soumet à l’approbation ….
− sollicite ….
− est reconnaissant que ….
− se permet ….
− appelle l’attention
− propose ….
NB : on utilise par exemple pour le supérieur hiérarchique « Vouloir bien »

et pour le subalterne « Bien vouloir »
c) La prudence : Ce principe est commandé par le fait que la

responsabilité de l’Etat peut se trouver sans faute ou par faute.
L’Administration n’ayant donc pas droit à l’erreur, la rédaction
administrative doit être fondée sur des faits certains et prouvés d’où
le recours à un langage porteur d’un sens précis et clair. Il engage
la responsabilité de toute l’administration.
Toute faute, erreur ou négligence révélée par un écrit sera imputée à

l’ensemble de l’administration, voire au gouvernement.
La mesure prise par un fonctionnaire doit pouvoir être acceptée par son
successeur dans l’optique de la continuité de l’action administrative.
Tout jugement mal fondé peut porter un préjudice grave et injustifié à la

personne qui en est l’objet.
Par conséquent, les affirmations, les appréciations et les souhaits seront

nuancés et le plus souvent exprimés au conditionnel.
Toutefois, elle ne doit pas être abusive au risque de détériorer le sérieux

de l’information ou du message à passer. Les formules suivantes peuvent
être utilisées :
Semble-t-il …
A mon humble avis …
En ce qui me concerne…
Sous réserve que …
d) La courtoisie et la politesse : Sans exclure la fermeté, la courtoisie
et la politesse sont liées à l’exercice de l’autorité.
La politesse se manifeste par l’absence de tout qualificatif désagréable ou

péjoratif même en cas de blâme ; exemple :
Formation « des cadres du MAEP sur la rédaction des documents administratifs et le compte rendu » Page 10/
41
• Il eût été préférable de ….

• Il me parait regrettable que …
• Je ne suis pas tout à fait d’accord avec vous …
La courtoisie quant à elle permet à l’administration de présenter les

décisions qui ne vont pas toujours dans le sens voulu par le demandeur
✓ Il ne m’est pas possible, dans les circonstances présentes de….

✓ Je ne manquerai pas dès que les circonstances le permettront
de….
✓ J’ai pris bonne note de….
La politesse veut qu’en t’adressant à un supérieur, la déférence soit

marquée par des nuances de style. Ainsi, un subordonné :
➢ Rend compte ou expose à son chef plutôt qu’il l’informe

➢ Sollicite de son chef plutôt qu’il lui demande
e) La neutralité : L’administration doit être neutre. Elle ne doit établir
aucune discrimination entre les administrés. Le rédacteur doit donc
éviter les expressions subjectives. Par exemple : »j’ai le plaisir de »
ou « il m’est agréable de ». Il faut utiliser des expressions neutres
empreintes de courtoisie et de prudence. Par exemple : « j’ai
l’honneur de… »
f) L’objectivité : Aucune considération personnelle ne doit être tolérée
dans le style administratif étant donné que l’administration c’est
l’intérêt général et non particulier. Le document administratif doit
donc être impartial, neutre et surtout objectif. Le rédacteur agit au
nom du service et pas en son nom personnel.
g) Le sens des responsabilités :Les écrits de l’administration
l’engagent aux yeux du public. L’autorité signataire d’un document
41
endosse la responsabilité de son contenu même si elle n’en est pas

l’auteur. Ce souci de la responsabilité se manifeste par le refus de
l’anonymat. Toute signature sera précédée de la qualité du
signataire et éventuellement de la délégation qui l’habilite.
h) La clarté, la précision et la concision : Apparaissant dans le choix
des mots, la construction des phrases, les paragraphes, elle
consiste à rendre clair dans le document, ce qui peut être obscur.
Quand elle un écrit, on a du plaisir à le lire aussi bien par sa
présentation que par les mots qui y sont utilisés.
La précision consiste à rajouter des mots et des phrases, des idées sans
toutefois tomber dans le dilatoire.
La concision donne aux écrits le maximum de sens dans un espace

minimal.
2.1.1.2 La présentation matérielle des documents

administratifs
Quelques règles permettent de bien présenter un document administratif

à travers une phrase (sujet, verbe, complément), paragraphe (plusieurs
phrases et des idées dans un cheminement logique) et le plan qui
constitue le guide pratique du lecteur. Il comporte l’introduction, le
développement et la conclusion.
- L’introduction expose brièvement au destinataire, les données

principales et doit rester complète ; en effet le destinataire et le
signataire de la lettre ne sont pas forcément au courant du
problème posé mais doivent à la seule lecture le comprendre
41
- Le développement énonce les éléments divers suivant un ordre

logique (exposé des problèmes, de leurs causes et les approches
de solution en prenant en compte la chronologie des faits
- La conclusion relativement brève doit être claire et aider le
destinataire à prendre une décision compte tenu du bien-fondé
de la proposition qui lui est faite.
Dans la présentation il est important de respecter scrupuleusement les

règles de grammaire et d’orthographe.
2.1.3. Le respect des règles d’orthographe et de grammaire
2.1.3.1. Accord du participe passé
a) le participe passé employé sans auxiliaire : le participe passé

employé sans auxiliaire est comme un adjectif qualificatif. Il s’accorde
en genre et en nombre avec le nom ou le pronom auquel il se rapporte
Exemples : - Un homme réfléchi est objectif.

- Cette femme est bien éduquée.
Toutefois il n’y a pas de règle sans exception. L’exception ici se manifeste

dans les expressions ci-joint, ci inclus, ci annexé qui demeurent :
invariables, donc ne s’accordent pas :
▪ lorsqu’ils précèdent immédiatement le nom auquel ils se rapportent.

Exemple : « vous trouverez ci-inclus copie de ce document … » ,
▪ lorsqu’ils sont placés en tête de phrase. Exemple : « ci-joint les deux
dossiers de candidature demandés… ».
Variables donc s’accordent :
41
▪ lorsqu’ils sont employés comme adjectifs qualificatifs. Exemple :

« vous trouverez la lettre ci-jointe… »
▪ lorsqu’ils sont placés avant un nom précédé lui-même d’un
déterminatif (article défini, article démonstratif et
possessif).Exemple : « vous trouverez ci-incluse l’enveloppe
timbrée… ».
b) le participe passé employé avec l’auxiliaire être ou des verbes

d’état : Le participe passé employé avec l’auxiliaire être ou avec les
verbes d’état s’accorde en genre et en nombre avec le sujet du verbe.
Exemple : - Mon frère est allé au cinéma.
- Jeanne est allée au marché.
- Ces filles paraissent fatiguées tandis que les deux garçons

que je vois venir sont très agités.
c) le participe passé employé avec l’auxiliaire avoir : Le participe

passé employé avec l’auxiliaire avoir ne s’accorde jamais avec le sujet du
verbe.
Exemple : - Jean a mangé de la viande
- Ils ont mangé du pain.
Lorsque le participe passé n’a pas de complément d’objet direct (COD) il

reste invariable. Il ne s’accorde pas. Exemple : ils ont mangé. Elles ont
bu.
En revanche le participe passé s’accorde en genre et en nombre avec son

complément d’objet direct (COD) si celui-ci est placé avant le verbe.
41
Quand le complément d’objet direct est placé après le verbe, il n’y a pas
d’accord du participe passé.
Exemple : - Elles ont bu de la bière.
- La bière, qu’elles ont bue est en boîte.
- Ces livres, je les ai lus quand j’avais 15 ans.
2.1.3.2. Quelques cas particuliers.
❖ 1er cas :
Quand il n’y a pas de COD, il n’y a pas d’accord. Ici, il faut faire attention
au compléments circonstanciels que beaucoup assimilent à des
complément d’objet directe à tort.
Ex : les kilomètres qu’il a couru
Pendant les dix qu’il a régné.
Les cinq cents francs que ce voyage m’a coutés.
❖ 2ème cas :
Les participes passés couru, coûté, régné, valu, vécu restent invariables
lorsqu’ils sont employés au sens propre. Ils s’accordent lorsqu’ils sont
employés au sens figuré .
Ex : Les dix ans que j’ai vécu.
Les souffrances que j’ai vécues.
Les efforts que ce travail m’a coûtés.
41
Les 200 mètres qu’il a courus hier.
La somme que ce sac m’a coûtée.
❖ 3ème cas :
Avec un complément d’objet direct à valeur collective, l’accord se fait selon

le sens ; tout dépend de l’intention de celui qui écrit.
Ex : Une foule d’élèves que le directeur avait renvoyés.
Une foule d’élèves que le directeur avait renvoyée.
❖ 4ème cas :
L’accord du participe passé se fait avec le complément d’adverbe de

quantité.
Ex : Combien de filles avez-vous vu dans la cour ?
❖ 5ème cas :
Lorsque le participe passé est suivi d’un verbe à l’infinitif, il y a accord s’il
y a une proposition infinitive. Dans le cas contraire il n’y a pas accord.
Ex : La mangue que j’ai vu cueillir
L’actrice que j’ai vue jouer hier
2.1.3.3. Accord des verbes pronominaux
Les verbes pronominaux se conjuguent avec l’auxiliaire être. Deux

catégories sont à distinguer :
➢ Verbe pronominaux proprement dits : se désister, s’évader,

s’arroger, se souvenir, s’abstenir, s’emparer, s’empresser, s’en aller,
41
s’enfuir, se réfugier, s’envoler, s’évanouir………… (s’accordent en

genre et en nombre avec le sujet).
Le participe passé des verbes essentiellement pronominaux s’accorde en

genre et en nombre avec le sujet du verbe (auxiliaire être).
Exemple : Il s’est enfui.
Elle s’est enfuie.
Les hirondelles se sont envolées.
Une seule exception le verbe s’arroger dont le participe passé s’accorde

avec le complément d’objet direct si celui-ci est placé avant et reste
invariable si le complément d’objet est placé après le verbe.
Exemple : Ils se sont arrogé des droits (invariable)
Les droits qu’ils se sont arrogés
➢ Verbes accidentellement pronominaux : Pour cette catégorie de

verbes, le participe passé s’accorde avec le complément d’objet
direct en genre et en nombre si celui-ci existe et placé avant le
verbe. Dans le cas contraire il reste invariable.
Exemple 1 : COD placé avant le verbe (accord).
Je me suis lavée, dit-elle.
Elles se sont rencontrées.
Les lettres qu’ils se sont écrites.
Exemple 2 : COD placé après le verbe (pas d’accord).
41
- Ils se sont écrit des lettres.

- Elles se sont écrit des lettres.
- Elle s’est lavé les mains.
Exemple 3 : pas de COD (pas d’accord) : Ils se sont souri.
Toutefois, le participe passé est invariable avec les verbes pronominaux

suivants : se plaire, se complaire, se rire de, se jouer de, se rendre
compte de.
Exemple :
- Elle s’est plu dans cette ville.

- Il s’est plu dans cette ville.
- Elles se sont rendu compte de leurs erreurs.
2.1.3.4. Accord des adjectifs numéros 20 et 100
20 et 100 lorsqu’ils sont à la fois multipliés par un adjectif numéral et non

suivi d’un autre adjectif numéral.
Exemple : « la cérémonie groupait quatre-vingt personnes… ».
« nous avons acheté des cahiers de trois cents pages … ».
« le bâtiment a couté quatre-vingt millions… ».
« les pages quatre-vingt et deux cent (utilisé comme adjectif

numéral ordinaire) sont très intéressantes … ».
41
2.1.3.5. La ponctuation
a) Les signes de ponctuation suivis d’une lettre majuscule
On met la lettre majuscule au début d’une phrase ou d’un paragraphe et

après les signes de ponctuation ci - après :
. Le point : ex : Jean est allé à l’école. Il sera de retour à 12 h
! Le point d’exclamation : lorsqu’il marque la fin d’une phrase. Ex :

Comme maman aime ses enfants !
? Le point d’interrogation : lorsqu’il termine une phrase. Ex : Quel âge à

Jacqueline ? Posez-lui la question
… Les trois points de suspension : ex : Marie va chercher … du bois pour

la cuisine, n’est-ce pas ?
: Les deux points lorsqu’ils s’emploie avec les guillemets pour les paroles
de quelqu’un dans un discours direct. Ex : Eliane lui demanda :
« Passeras-tu les vacances avec nous » ?
« » Les guillemets employés au début et à la fin d’un discours direct. Ex :

Aline : « Je partirai demain, si je pouvais voyager »
b) Les signes de ponctuation suivis d’une lettre minuscule
On met une lettre minuscule après les signes de ponctuation suivant les
circonstances ci-après :
- Le point dans les abréviations

- Le point-virgule
- Le point d’exclamation (quand il n’est pas en fin de phrase)
41
- Le point d’interrogation (quand il n’est pas en fin de phrase)

- Les deux points, qui représentent un terme annoncé ou une
énumération
- Les guillemets, lorsqu’ils isolent un groupe de mots ou un terme
que le narrateur cite ou ne prend à son compte
- Les points de suspension, qu’emploie le narrateur qui laisse
imaginer la suite de son discours
- Les parenthèses, les tirets, les crochets dans la phrases
Chaque rédacteur des écrits administratifs doit veiller à deux choses :
- Commencer par une lettre majuscule le premier mot de

l’introduction même si ce mot vient après la virgule obligatoire
observée après la formule d’appel.
Exemple :
Monsieur,
J’ai l’honneur de porter à votre connaissance ….
- Bannir de la phrase administrative le mode interrogatif direct ;

lorsqu’il faut interroger, l’administration emploie l’interrogation
indirecte en lieu et place de l’interrogation directe ou une forme
affirmative recourent à des verbes auxiliaires.
Exemple : au lieu d’écrire « qu’est-ce qu’il y a ? … » écrire « Je veux

savoir ce qu’il y a.
2.2 Sous-titre 2 : Post test
Consigne : répondre aux questions suivantes en vous basant sur vos

connaissances, expériences et pratiques de l’administration.
41
N° Questions Réponses
d’Ordre
Quelles sont les caractéristiques

1 essentielles de l’information à
transmettre dans le contexte de
la rédaction administrative.
2 Quelles sont les différentes

parties d’une lettre
administrative ?
3 Citez quelques principes de la

rédaction administrative.
4 Décrire brièvement le style

administratif.
41
2.3 Sous-titre 3 : Exercice pratique

Consigne : Vérifiez si les exigences de la rédaction administratives sont
respectées par le document administratif suivant.
Le directeur de l’INFRE
Monsieur le MEMP
Porto-Novo
Objet : couverture médiatique des sessions de formation
Monsieur le ministre,
J’ai l’honneur de porter à votre connaissance qu’en raison du fait que les
radios privées ne couvrent pas l’ensemble du territoire national, je
voudrais proposer de faire assurer la couverture médiatique des sessions
de formation par l’Office de Radio diffusion et de Télévision du Bénin
(ORTB) et l’Agence Bénin Presse (ABP).
Si cette proposition rencontrait votre agrément, un contrat de prestations

de service sera conclu avec les organes de presse du service publique
sus-indiqués.
Veuillez agréer Monsieur le ministre l’expression de mes sentiments

distingués.
41
3 La rédaction des documents administratifs
3.1 Sous-titre 1 : Pré test

Consignes : Citez les différents documents administratifs dont vous avez
connaissance et énumérez leurs caractéristiques essentielles
N° Documents administratifs Caractéristiques essentielles
41
3.1.1. Les documents administratifs
La lettre est le document administratif le plus utilisé dans l’administration.

Elle est le moyen privilégié de communication avec les usagers. Elle se
présente sous deux formes : la forme administrative et la forme
personnelle.
3.1.1.1. La lettre administrative à forme administrative encore

appelée la lettre administrative entre services publics.
C’est l’ensemble des lettres administratives échangées entre les services

publics d’un même pays par un ministre à un autre ministre ; un ministre
au chef d’établissements publics placés sous sa tutelle ; le chef d’un
établissement public administratif au chef d’un autre établissement public
administratif.
Autrement dit, l’expéditeur et le destinataire de la lettre sont des services

publics appartenant à un même pays.
Il n’y a pas lieu de mettre des formules d’appel ni de formule de politesse

quand les deux autorités sont dans le même pays. A contrario, si les
autorités ne sont pas dans le même pays les formules d’appel et de
politesse sont obligatoires.
En revanche, un certain nombre de règles de présentation sont à

respecter :
a. Le papier : le papier d’une lettre administrative doit être de couleur

blanche, de bonne qualité et de format A4 (21X29 ,7). Pour les
doubles ou les copies on utilise les papiers pelure de couleurs
variées
41
b. Les initiales : tout écrit administratif doit porter les initiales du

rédacteur et celles de la personne qui saisit le document. Ces
initiales s’inscrivent habituellement au-dessus du timbre pour
faciliter les recherches.
Exemple si le rédacteur s’appelle Jacques SOSSOU et l’opérateur de

saisie Colette AKPLOGAN les initiales seront : JS/CA
Différentes mentions
❖ Le timbre : c’est l’ensemble des indications qui figurent dans

l’angle supérieur gauche. Le timbre permet d’identifier
l’administration ou le service qui expédie la lettre.
Exemple : République du Benin
Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la recherche

scientifique
Cabinet du ministre
Secrétariat Général
Direction des Ressources Humaines
Lorsque la lettre émane d’une haute autorité de l’administration, le timbre

porte le titre de cette autorité.
Exemple : Le ministre
❖ Le lieu et la date d’émission de la lettre : le nom du mois s’écrit

avec des lettres minuscules et éviter de représenter le mois par
un chiffre.
41
❖ La suscription : Est l’ensemble des mentions qui permettent de

connaitre l’expéditeur et le destinataire de la lettre. Ils sont
désignés par leur fonction. L’expéditeur est relié au destinataire
par une préposition « à » ou « au ».
Exemple : le Ministre de l’Economie et des Finances.
Monsieur le Ministre de
l’Economie et des
Finances.
❖ Le numéro d’enregistrement de la lettre suivant le principe de

classement chronologique.
❖ Objet : c’est la nature du problème traité, il doit être bref et précis
son utilité est d’éviter au destinataire d’avoir à lire tout le
document avant de savoir de quoi il est question ; il faut aussi
éviter de marquer encore « a/s » car l’objet signifie déjà au sujet
de.
❖ Référence : se place sons l’objet et rappelle des documents
antérieurs auquel le rédacteur se réfère pour traiter la question
visée en objet.
❖ Pièces jointes : elles peuvent figurées dans le dernier d’une
correspondance ou au bas du document à gauche ou sous la
référence. Elles servent à énumérer les différentes pièces qui
accompagnent le document.
❖ L’attache : c’est le titre ou la qualité du signataire indiqué. Elle se
met juste avant la signature. Lorsque le signataire est l’expéditeur
dont le titre est déjà mentionné dans la suscription il est inutile de
41
marquer encore l’attache avant la signature. L’attache est

obligatoire dans les cas suivants :
➢ Lorsque rien dans le document ne permet d’identifier la
personne qui envoie le document.
Exemple : une convocation de réunion qui ne précise pas l’expéditeur ;
➢ Lorsque le signataire n’est pas l’autorité indiquée dans

la suscription.
« Pour le ministre et P.O
Le Directeur de cabinet »
❖ Signature : comporte trois (3) éléments :

o le titre du signataire ou l’attache (s’il figure dans le timbre
ou dans la suscription on ne le mentionne plus) ;
o la signature proprement dite ;
o le prénom et le nom du signataire.
La signature est indispensable par respect au principe de la responsabilité

qui exige que tout le document soit signé. Cependant plusieurs cas de
figure sont à considérer :
▪ Si c’est le détenteur de l’autorité qui signe, lorsque sa qualité ne

figure pas en tête du document il faut mentionner le titre, la qualité
du signataire puis apposer la signature sous l’attache et enfin
marquer sous la signature les noms et prénoms des signataires.
▪ Si le signataire ne détient pas l’autorité, légalement sa signature est
précédée d’une attache qui précise sa qualité et la nature de ses
fonctions. Dans ce cas la signature peut être par ordre, par
délégation, pour copie conforme, par intérim, par autorisation.
41
❖ L’ordre : c’est un pouvoir de fait partiel et momentané donné par

le détenteur de l’autorité de signature à un collaborateur. L’ordre
peut être verbal. Dans le cas de la signature il faut mentionner
deux choses :
− la mention du détenteur de l’autorité ;
− la mention de la personne qui a reçu l’ordre de signer.
A ces mentions s’ajoute « P.O »
❖ La délégation : se donne par un acte écrit pour une durée
déterminé ou d’une façon permanente pour la signature de
certains documents tant que la personne investie de ce pouvoir
demeurera dans les fonctions qui ont permis cette délégation.
Exemple : « le directeur de cabinet et P.D »
❖ L’intérim : le pouvoir d’intérim se donne par écrit. En principe,

l’intérim est assuré par une autorité de même niveau dans la
hiérarchie. Ainsi :
− Un Ministre assume l’intérim d’un Ministre
− Un Directeur assume l’intérim d’un Directeur
− Etc.
Exemple : on mentionne
Pour le Directeur ……
Le Directeur par intérim
❖ La copie certifiée conforme à…… : ici le pouvoir est donné à

certaines autorités pour garantir l’authenticité d’un document,
d’un acte. Le greffier signe les arrêts des tribunaux, le sous-
préfet, le maire signent les actes d’état civil.
41
Exemple : « Pour copie certifiée conforme à l’original
Le Secrétaire Général »
❖ les autorisations : le pouvoir est donné tacitement pour une

catégorie déterminée de pièces administratives (bordereau
d’envoi, les autorisations d’entrée……)
❖ Les ampliations et les copies : cette mention se met en bas de
page et gauche ou sous le sommaire l’ampliation est un
exemplaire ayant valeur d’original. Le terme se justifie dans les
actes administratifs. C’est par extension qu’il est employé dans
les correspondances administratives à formes administrative. Il
ne faut pas confondre ampliation avec copie qui est une simple
reproduction d’une pièce originale adressée à un tiers. Lorsqu’on
écrit une lettre administrative à forme personnelle il est préférable
de marquer copie au lieu d’ampliation.
❖ Les mentions d’acheminement : les mentions d’acheminement
pourraient s’écrire sous le nom de l’organisme expéditeur. Elles
sont inscrites en lettre majuscules et soulignées. Ces formules
sont invariables.
Exemple : confidentielle, personnel, recommandé, secret, remise

immédiate, urgent, etc…
41
Maquette de lettre en forme administrative
TIMBRE LIEU d’origine et DATE

Adresse, téléphone
Titre de l’autorité représentant

le service
(Ministre, Directeur, DEMP,
Le numéro CCS)
d’enregistrement de la
lettre
SUSCRIPTION
(Fonction du destinataire,
adresse)
Objet :
Références de l’affaire (éventuellement) :
INTRODUCTION
DEVELOPPEMENT
CONCLUSION
SIGNATURE
PIECES JOINTES
41
3.1.1.2. La lettre administrative à forme personnelle

Ce type de lettre est celle échangée entre un service public et une
personne privée physique ou morale.
Exemple : le Président de la Cour Suprême notifie à monsieur HOUNGA

la décision issue de son recours émis dans le cadre des élections
communales et locales.
NB : la différence entre ces deux catégories de lettres administratives

réside dans le fait que le texte de la lettre administrative à forme
personnelle est précédé d’une appellation et se termine par une formule
de politesse alors que la lettre entre services ne comporte ni appellation,
ni formule de politesse.
Cependant, ce principe comporte quelques exceptions. On utilise la forme

personnelle pour mettre un accent particulier sur la courtoisie. Ainsi,
lorsqu’un service public écrit au Président de la République ou à tout autre
président d’Institution de la République, la lettre prendra une forme
personnelle.
3.1.2. Les documents en direction du supérieur
Il s’agit essentiellement du rapport, du compte rendu et du procès-verbal.

Ils sanctionnent une réunion d’un comité, d’une assemblée, d’un conseil,
d’une commission ou d’une activité.
Ces documents qui doivent relater les circonstances de la réunion, les

interventions et les décisions prises se rédigent selon des techniques
précises.
41
En effet un compte rendu, un rapport, et un procès-verbal sont des

documents formalisés dont la rédaction et la présentation obéissent à des
règles strictes.
Ce formalisme est en lien avec la destination d’usage de ces documents

et leur finalité :
- Un compte rendu témoigne de manière neutre, mais précise de faits

ou d’un événement
- Un rapport livre une analyse objective sur une situation ou sur des
faits constatés et propose des solutions
- Un procès-verbal doit être signé et atteste du déroulement d’un
débat ou de fait dont il établit la preuve.
3.1.3.1. Du compte rendu
Il se rédige de façon souple sans règles précises. Il relate ce qui s’est

passé et dit au cours de la réunion. Il est destiné à un supérieur et n’obéit
pas à une forme particulière toutefois il doit être succinct, exact, et complet
du fait qu’il doit rapporter les éléments essentiels. Il s’agit d’un document
interne non opposable aux tiers. La présentation matérielle du CR requiert
les éléments ci-après :
❖ Il est rédigé au présent de l’indicatif avec la possibilité de faire usage

du passé composé ;
❖ Le plan est souvent chronologique mais peut être aussi logique ;
❖ L’objet peut être mentionné ;
❖ Chaque discussion correspond à un paragraphe ou à un
développement séparé.
41
Le compte rendu commence par une ou deux phrases préliminaires

rappelant la date, l’heure, le lieu, les noms et qualités du président de la
réunion, l’objet et l’ordre du jour, les noms et qualités des participants.
3.1.3.2. Du procès-verbal
Document administratif comme le CR, le PV se distingue du CR sur

certains aspects. Le PV est en effet un document juridique destiné à
produire des effets de droit en matière civil et pénal. Il est dressé par une
autorité compétente pour constater, relaté des faits entrainant des
conséquences juridiques.
Pour l’administration, le PV est un écrit relatant officiellement ce qui a été

dit ou fait dans une réunion, une assemblée etc… il peut être discret sur
l’ambiance ou l’atmosphère de la réunion, mais il doit être toujours précis
sur les conclusions.
Fondamentalement le PV est un document de référence, un écrit qui fait

foi. C’est le document qui sanctionne toutes les réunions officiellement
prévues par les textes et en tant que tel il est signé du président de
séance, du secrétaire et des participants. Sa présentation matérielle obéit
à une structure déterminée :
• Il commence par une ou deux phrases indiquant le lieu, la date, et

l’heure de la réunion ;
• La liste des participants, des excusés, des absents aux fins de
calculer éventuellement le quorum sans lequel la réunion ne doit se
tenir
• Il est rédigé au présent de l’indicatif mais le passé composé à
l’indicatif peut être aussi utilisé
41
• Il doit aussi donner une image fidèle et bien ordonnée de l’ensemble

de la réunion
• Le style peut être direct au besoin avec entre guillemets les
interventions essentielles
• Le plan est souvent chronologique
Exercice : étude comparée du CR et du PV
3.1.3.3. Le rapport
Le rapport est un document interne utilisé pour renseigner le supérieur. Il

rend compte d’une question importante complexe technique dont il
s’efforce de dégager les orientations, des conclusions, et des propositions.
C’est un document d’aide à la décision. Il doit être solidement construit et
bien argumenté avec des informations soigneusement vérifiées. Le
rapport doit être objectif, impartial, neutre d’un style direct ne comportant
ni formule d’appel ni formule de politesse.
Exemple : Rapport produit par des inspecteurs suite à une descente sur
le terrain, rapport de l’examen du CEP dans les écoles primaires de la
circonscription scolaire, rapport de la mission effectuée sur Cotonou par
un groupe de secrétaires et d’assistantes de direction etc...
3.1.3. Les documents de transmission

Dans l’administration, pour transmettre des pièces d’un service à un autre,
on se sert des bordereaux. (BE bordereau d’envoi ou BT bordereau de
transmission
On distingue deux variétés de bordereaux :
- Le bordereau complexe
41
- Le bordereau simple
a) Le bordereau complexe
C’est un document administratif récapitulatif utilisé lorsqu’il n’est pas

nécessaire de rédiger une lettre pour transmettre ou communiquer des
pièces d’un service à un autre.
Transmettre un document c’est expédier le document définitivement au

destinataire ou recevoir des avis, instruction ou directive alors que le
document communiquer doit être retourné à l’expéditeur après
exploitation par le destinataire.
Présentation
Le bordereau comprend :
- Le timbre ;
- Le lieu et la date ;
- Le numéro d’enregistrement ;
- La suscription précédée de la formule ‘’ bordereau d’envoi des pièces
adressées par …. ‘’ ;
- La liste des pièces présentées sous forme de tableau ;
- La signature.
Remarque : En observation, l’expéditeur doit mentionner devant chaque

pièce l’objet de transmission. Il peut mentionner :
✓ Copie à … : indiquant la liste des destinataires ;

✓ Pour attribution : dans ce cas, l’expéditeur se dessaisit
définitivement des pièces et le destinataire doit statuer sur l’affaire.
41
Eventuellement peut figurer la mention : ‘’ en vous priant de bien

vouloir me tenir informé de votre décision ou de la suite donnée à
cette affaire’’ ;
✓ Pour information : le destinataire n’a pas à intervenir, mais peut
conserver pour son information les pièces qui lui sont transmises ;
✓ A toutes fins utiles : le destinataire est libre de donner suite ou non
à l’affaire ; mais ne rend pas compte ;
✓ En communication : dans ce cas, le destinataire doit renvoyer le
document a l’expéditeur après en avoir pris connaissance ;
✓ Pour suite à donner : le destinataire est obligé de donner suite, mais
ne rend pas compte
✓ Pour avis : le destinataire doit donner un avis motivé sur l’affaire qui
lui est soumise ;
✓ Pour signature ou pour visa : transmission à une autorité
hiérarchique qui devra signer le document ou apposer son visa ;
✓ Pour éléments de réponse : le destinataire devra fournir sous forme
de note ou de lettre les informations nécessaires au service
expéditeur afin de lui permettre de rédiger la réponse à une question
posée.
b) Le bordereau simple
Le bordereau simple ne comporte pas de tableau et est utilisé lorsque les

documents à transmettre ne sont pas nombreux.
Présentation :
• Le timbre ;
• Le lieu et la date ;
• Le numéro d’enregistrement ;
• La formule : « soit transmis au » ou « à » ;
• Le destinataire ;
• L’indication des documents à transmettre ;
• Le terme « observation » ;
41
• La signature.
3.2 Sous-titre 2 : Post Test
Consigne : Citez les différents documents administratifs dont vous avez

connaissance et décrivez leurs caractéristiques essentielles
N° Documents administratifs Caractéristiques essentielles
41
3.3 Sous-titre 3 : Exercice pratique

Consigne :
Les ministres du gouvernement sont attendus à Parakou pour la remise

des clés des modules de salles de classe construits dans le cadre du
programme de réhabilitation de l’Ecole Maternelle et Primaire.
1- Donnez des instructions au directeur départemental des

enseignements maternel et primaire en votre qualité de ministre en
charge de l’enseignement primaire
2- Informez le préfet du département du Borgou en votre qualité de
DDEMP Borgou
3- Informez le personnel en votre qualité de chef de la division du
secrétariat administratif et du personnel
4- Informez la coordination communale des associations des parents
d’élèves en votre qualité de chef de la circonscription scolaire de
Parakou 1
5- Présentez un compte rendu détaillé de l’évènement au conseil
consultatif national des enseignements maternel et primaire en votre
qualité de rapporteur
Stratégie : travaux de groupe.
41
Conclusion
Dans une administration la rédaction administration est un maillon très

important. Elle est d’une importance transversale parce qu’elle intervient
à tous les niveaux graduels que ce soit du subalterne au supérieur ou du
supérieur aux subalternes.
Par conséquent tout cadre ou tout agent de l’administration publique doit

être formé sur les principes et caractéristiques des documents
administration tout en tenant compte de ce ces actes représentent comme
responsabilité du pouvoir public
Il est donc important de les former aux fins d’en faire profiter l’image de
l’administration béninoise.
En effet la qualité des actes administratifs provenant d’une administration

dévoile la qualité de connaissance des cadres et agents qui l’animent.
41
Annexes
Références bibliographiques.
Études de cas ou autre.
41
Assistance Technique- Appui Complémentaire Centralisé
Programme d’Appui au Développement Durable du Secteur Agricole (PADDSA)
Ministère de l’Agriculture, de l’Élevage et de la Pêche (MAEP)

Secrétariat Général du MAEP
03 BP 2900 Cotonou
Tél.: +229 21 30 10 87 / +229 21 30 04 10
Courriel : formation@paddsa.bj
Site Internet : http://www.paddsa.bj
Cabinet STEEVE CONSEIL SARL
Formation des cadres du MAEP

sur la rédaction des documents
administratifs et autres comptes
rendus
RUFINE AGBO
CONSULTANTE FORMATRICE, 95953775 / 97383592
LAETITIA ADJOVI AHOYO
CONSULTANTE FORMATRICE, 95 78 03 58
Objectif principal de la formation
Doter les participants de compétences nécessaires à
la rédaction des documents administratifs dans
l’optique de contribuer au fonctionnement optimal
de leurs structures respectives.
Pour contribuer à l’atteinte de cet objectif il a été

important de lui adjoindre quelques objectifs
spécifiques.
Objectifs spécifiques
 A la fin de la formation, les apprenants sont capables de
maitriser les principes, les normes et les qualités du
style administratif;
 Sont capables d’appréhender la présentation et la

rédaction des documents et correspondances courantes;
 les participants sont à même de rédiger les autres

documents administratifs tels que les procès-verbaux,
comptes rendus et rapports.
Plan global
Introduction
Unité 1: Les normes et règles de la rédaction des documents administratifs

 Les critères d’une bonne information
 Les caractères du style administratifs comme principes essentiels de la rédaction
administrative
 Le respect des règles d’orthographe et de grammaire
Unité 2 : Rédaction des documents administratifs

 Les documents administratifs
 Les documents en direction du supérieur hiérarchique
 Les documents de transmission
Conclusion
Introduction
 Toute administration publique ou toute institution privée doit
se préoccuper au premier rang de ses ressources humaines si
tant est qu’elle tient à être performante et compétitive;
 Compte tenu de ses ambitions légitimes pour l’agriculture, le

gouvernement du Bénin a engagé des réformes à travers la
réorganisation institutionnelle du secteur pour le rendre
compétitif et performant;
 Au regard des insuffisances constatées dont notamment en

matière de rédaction administrative, la DAF du MAEP a initié
l’organisation de la présente session de formation, au profit
des cadres en vue de les outiller pour exercer efficacement
leurs fonctions respectives.
Unité 1: Les normes et règles de la
rédaction des documents administratifs
Pré test
A partir de vos connaissances, expériences et pratiques de
l’administration, répondez simplement aux questions
suivantes:
1- Quelles sont les caractéristiques essentielles de
l’information à transmettre dans le contexte de la rédaction
administrative ?
2- Quelles sont les différentes parties d’une rédaction
administrative ?
3- Citer quelques principes de la rédaction administrative
4- Décrire brièvement le style administratif
1.1. Les critères d’une bonne
information
 L’information doit être utile : l’information est utile lorsqu’elle
parvient au destinataire à temps. Ex : un communiqué au sujet
d’une convocation doit préciser le lieu, l’heure et la date.
 L’information doit être complète c’est-à-dire aborder l’ensemble

du sujet
 L’information doit être exacte : le rédacteur doit éviter de

transmettre des informations erronées ou superflues
 L’information doit être actuelle : le rédacteur doit éviter de

transmettre des informations dépassées qui peuvent être sources
d’erreur.
1.2. Les caractères du style administratif
comme principes essentiels de la
rédaction administrative
 La solennité : tout document administratif ou émanant d’un service
public doit porter le sceau de la solennité qui se traduit par le
truchement d’un style spécial empreint de dignité et de beaucoup de
sérieux;
 Le respect de la hiérarchie : compte tenu du caractère pyramidal

hautement hiérarchisé de l’administration, ses écrits laissent toujours
transparaitre, le respect de la hiérarchie.
*Le supérieur fait : (savoir à son subordonné, ordonne à, dispose, tient à,
attache du prix à, constate que …. )
*Le subordonné (suggère, soumet à l’approbation, sollicite, est
reconnaissant que, se permet, appelle l’attention, propose ….)
1.2. Les caractères du style administratif comme
principes essentiels de la rédaction
administrative (Suite)
 La prudence: Ce principe est commandé par le fait que la
responsabilité de l’Etat peut se trouver sans faute ou par faute.
L’Administration n’ayant donc pas droit à l’erreur, la rédaction
administrative doit être fondée sur des faits certains et prouvés d’où le
recours à un langage porteur d’un sens précis et clair. Il engage la
responsabilité de toute l’administration.
Toute faute, erreur ou négligence révélée par un écrit sera imputée à
l’ensemble de l’administration, voire au gouvernement. Les formules
suivantes peuvent être utilisées :
*Semble-t-il …
*A mon humble avis …
*En ce qui me concerne…
*Sous réserve que …
principes essentiels de la rédaction administrative
(Suite)
 La courtoisie et la politesse: Sans exclure la fermeté, la courtoisie et la
politesse sont liées à l’exercice de l’autorité. La politesse se manifeste par
l’absence de tout qualificatif désagréable ou péjoratif même en cas de blâme ;
*Il eût été préférable de ….
*Je ne suis pas tout à fait d’accord avec vous …
La courtoisie quant à elle permet à l’administration de présenter les décisions qui ne
vont pas toujours dans le sens voulu par le demandeur
*Il ne m’est pas possible, dans les circonstances présentes
*Je ne manquerai pas dès que les circonstances le permettront de ….
 La neutralité: L’administration doit être neutre. Elle ne doit établir aucune

discrimination entre les administrés. Le rédacteur doit donc éviter les expressions
subjectives. Par exemple : »j’ai le plaisir de » ou « il m’est agréable de ». Il
faut utiliser des expressions neutres empreintes de courtoisie et de prudence. Par
exemple : « j’ai l’honneur de… »
principes essentiels de la rédaction administrative
(Suite et fin)
 Le sens des responsabilités: Les écrits de l’administration l’engagent aux
yeux du public. L’autorité signataire d’un document endosse la responsabilité
de son contenu même si elle n’en est pas l’auteur. Ce souci de la
responsabilité se manifeste par le refus de l’anonymat. Toute signature sera
précédée de la qualité du signataire et éventuellement de la délégation qui
l’habilite.
 La clarté, la précision et la concision: Apparaissant dans le choix des mots,

la construction des phrases, les paragraphes, elle consiste à rendre clair dans
le document, ce qui peut être obscur. Quand elle un écrit, on a du plaisir à le
lire aussi bien par sa présentation que par les mots qui y sont utilisés.
La précision consiste à rajouter des mots et des phrases, des idées sans toutefois
tomber dans le dilatoire
La concision donne aux écrits le maximum de sens dans un espace minimal.
1.3. Le respect des règles d’orthographe
et de grammaire
 Accord du participe passé
a) le participe passé employé sans auxiliaire : il est comme un
adjectif qualificatif. Il s’accorde en genre et en nombre avec le nom ou
le pronom auquel il se rapporte (Ex: un homme réfléchi est objectif;
Cette femme est bien éduquée);
L’exception se manifeste dans les expressions ci-joint, ci inclus, ci

annexé qui demeurent
*Invariables donc ne s’accordent pas: lorsqu’ils précèdent
immédiatement le nom auquel il se rapportent (Ex: vous trouverez ci-
inclus copie de ce document … ») ou lorsqu’ils sont placés en tête de
phrase (Ex: ci-joint les deux dossiers de candidature demandés… ».
*Variables donc s’accordent: lorsqu’ils sont employés comme adjectifs
qualificatifs (« vous trouverez la lettre ci-jointe… ») ou lorsqu’ils sont
placés avant un nom précédé lui-même d’un déterminatif (article défini,
article démonstratif et possessif)
Exemple : « vous trouverez ci-incluse l’enveloppe timbrée … ».
1.3. Le respect des règles d’orthographe et de
grammaire (Suite)
b) le participe passé employé avec l’auxiliaire être ou des verbes d’état.
Le participe passé employé avec l’auxiliaire être ou avec les verbes d’état
s’accorde en genre et en nombre avec le sujet du verbe (mon frère est allé
au cinéma; Ces filles paraissent fatiguées tandis que les deux garçons que je
vois venir sont très agités)
c) le participe passé employé avec l’auxiliaire avoir

Le participe passé employé avec l’auxiliaire avoir ne s’accorde jamais avec le
sujet du verbe (Jean a mangé de la viande; Ils ont mangé du pain.)
Le participe passé s’accorde en genre et en nombre avec son complément
d’objet direct (COD) si celui-ci est placé avant le verbe. Quand le
complément d’objet direct est placé après le verbe, il n’y a pas d’accord du
participe passé.
Exemple : elles ont bu de la bière.
*La bière, qu’elles ont bue est en boîte.
*Ces livres, je les ai lus quand j’avais 15 ans.
1.3. Le respect des règles d’orthographe et
de grammaire (Suite)
 Quelques cas particuliers

*Les participes passés couru, coûté, régné, valu, vécu restent invariables
lorsqu’ils sont employés au sens propre. Ils s’accordent lorsqu’ils sont
employés au sens figuré (les dix ans que j’ai vécu; Les souffrances que j’ai
vécues )
*Avec un complément d’objet direct à valeur collective, l’accord se fait

selon le sens ; tout dépend de l’intention de celui qui écrit (une foule
d’élèves que le directeur avait renvoyés ou Une foule d’élèves que le
directeur avait renvoyée)
*Lorsque le participe passé est suivi d’un verbe à l’infinitif, il y a accord s’il y
a une proposition infinitive. Dans le cas contraire il n’y a pas accord (La
mangue que j’ai vu cueillir ; L’actrice que j’ai vue jouer hier).
grammaire (Suite)
* Les verbes pronominaux se conjuguent avec l’auxiliaire être. Deux
catégories sont à distinguer :
a) verbe pronominaux proprement dits : se désister, s’évader, s’arroger, se
souvenir, s’abstenir, s’emparer, s’empresser, s’en aller, s’enfuir, se réfugier,
s’envoler, s’évanouir………… (s’accordent en genre et en nombre avec le sujet)
Le participe passé des verbes essentiellement pronominaux s’accorde en
genre et en nombre avec le sujet du verbe (auxiliaire être)
Exemple : il s’est enfui; Elle s’est enfuie; Les hirondelles se sont envolées.
Une seule exception le verbe s’arroger dont le participe passé s’accorde avec
le complément d’objet direct si celui-ci est placé avant et reste invariable si
le complément d’objet est placé après le verbe
 Exemple : Ils se sont arrogé des droits (invariable); Les droits qu’ils se sont
arrogés.
1.3. Le respect des règles d’orthographe
et de grammaire (Suite)
b) verbes accidentellement pronominaux : Pour cette catégorie de verbes, le
participe passé s’accorde avec le complément d’objet direct en genre et en nombre
si celui-ci existe et placé avant le verbe. Dans le cas contraire il reste invariable.
Exemple 1 : COD placé avant le verbe(accord)
Elles se sont rencontrées; Les lettres qu’ils se sont écrites
Exemple 2 : COD placé après le verbe (pas d’accord)

Ils se sont écrit des lettres; Elles se sont écrit des lettres; Elle s’est lavé les mains
Exemple 3 : pas de COD (pas d’accord)

Ils se sont souri
Toutefois, le participe passé est invariable avec les verbes pronominaux suivants : se
plaire, se complaire, se rire de, se jouer de, se rendre compte de.
Exemple : Elle s’est plu dans cette ville; Elles se sont rendu compte de leurs
erreurs.
grammaire (Suite)
 La ponctuation
a) Les signes de ponctuation suivis d’une lettre majuscule
On met la lettre majuscule au début d’une phrase ou d’un paragraphe et
après les signes de ponctuation ci - après :
. Le point : ex : Jean est allé à l’école. Il sera de retour à 12 h
! Le point d’exclamation : lorsqu’il marque la fin d’une phrase. Ex :
Comme maman aime ses enfants !
? Le point d’interrogation : lorsqu’il termine une phrase. Ex : Quel âge à
Jacqueline ? Posez-lui la question
… Les trois points de suspension : ex : Marie va chercher … du bois pour la
cuisine, n’est-ce pas ?
: Les deux points lorsqu’ils s’emploie avec les guillemets pour les paroles de
quelqu’un dans un discours direct. Ex : Eliane lui demanda : « Passeras-tu
les vacances avec nous » ?
« » Les guillemets employés au début et à la fin d’un discours direct. Ex :
Aline : « Je partirai demain, si je pouvais voyager »
grammaire (Suite et fin)
b) Les signes de ponctuation suivis d’une lettre minuscule
*On met une lettre minuscule après les signes de ponctuation suivant les
circonstances ci-après :
Le point dans les abréviations; le point-virgule; le point d’exclamation (quand il
n’est pas en fin de phrase); le point d’interrogation (quand il n’est pas en fin de
phrase); les deux points, qui représentent un terme annoncé ou une
énumération; les points de suspension, qu’emploie le narrateur qui laisse
imaginer la suite de son discours; les parenthèses, les tirets, les crochets dans la
phrases.
*Chaque rédacteur des écrits administratifs doit veiller à deux choses :

Commencer par une lettre majuscule le premier mot de l’introduction même si
ce mot vient après la virgule obligatoire observée après la formule d’appel.
Exemple,
 Monsieur,
 J’ai l’honneur de porter à votre connaissance ….
EXERCICE PRATIQUE (Travaux de
groupe)
Vérifiez si les exigences de la rédaction administratives sont respectées par le

document administratif suivant.
(Confère document WORD)
Unité 2: Rédaction des documents
administratifs
Pré test
Citez les différents documents administratifs dont vous avez connaissance
et énumérez leurs caractéristiques essentielles (Travaux de groupe)
2.1. Les documents administratifs
La lettre est le document administratif le plus utilisé dans l’administration.
Elle est le moyen privilégié de communication avec les usagers. Elle se
présente sous deux formes : la forme administrative et la forme personnelle.
➢ La lettre administrative à forme administrative encore appelée la lettre

administrative entre services publics.
 Ensemble des lettres administratives échangées entre les services publics
d’un même pays (ministre à un autre ministre ; ministre à chef
d’établissements publics placés sous sa tutelle, etc,). Autrement dit,
l’expéditeur et le destinataire de la lettre sont des services publics
appartenant à un même pays.
 Il n’y a pas lieu de mettre des formules d’appel ni de formule de politesse
quand les deux autorités sont dans le même pays. A contrario, si les
autorités ne sont pas dans le même pays les formules d’appel et de
politesse sont obligatoires.
2.1. Les documents administratifs (Suite)
 Différentes mentions
-le timbre : c’est l’ensemble des indications qui figurent dans l’angle
supérieur gauche. Le timbre permet d’identifier l’administration ou le service
qui expédie la lettre.
Exemple :
République du Benin
Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la recherche scientifique
Cabinet du ministre
Secrétariat Général
Direction des Ressources Humaines
-le lieu et la date d’émission de la lettre : le nom du mois s’écrit avec des
lettres minuscules et éviter de représenter le mois par un chiffre.
-la suscription est l’ensemble des mentions qui permettent de connaitre
l’expéditeur et le destinataire de la lettre. Ils sont désignés par leur fonction.
L’expéditeur est relié au destinataire par une préposition « à » ou « au ».
Exemple : le ministre de l’enseignement Maternelle et Primaire
A
Monsieur le Ministre de l’Economie et des Finances.
-le numéros d’enregistrement de la lettre suivant le principe de classement
chronologique.
-objet : c’est la nature du problème traité, il doit être bref et précis sont utilité
est d’éviter au destinataire d’avoir à lire tout le document avant de savoir de
quoi il est question ; il faut aussi éviter de marquer encore « a/s » car l’objet
signifie déjà au sujet de.
- référence : se place sous l’objet et rappelle des documents antérieurs
auquel le rédacteur se réfère pour traiter la question visée en objet.
- pièces jointes : elles peuvent figurer dans le dernier d’une

correspondance ou au bas du document à gauche ou sous la référence.
Elles servent à énumérer les différentes pièces qui accompagne le
document
- l’attache : c’est le titre ou la qualité du signataire indiqué. Elle se met

juste avant la signature. Lorsque le signataire est l’expéditeur dont le titre
est déjà mentionné dans la suscription il est inutile de marquer encore
l’attache avant la signature. L’attache est obligatoire dans les cas suivants :
Lorsque rien dans le document ne permet d’identifier la personne qui
envoie le document
Exemple : une convocation de réunion qui ne précise pas l’expéditeur ;
Lorsque le signataire n’est pas l’autorité indiquée dans la suscription.
« Pour le ministre et P.O
Le Directeur de cabinet »
-signature : comporte trois (3) éléments :
*le titre du signataire ou l’attache (s’il figure dans le timbre ou dans la suscription on
ne le mentionne plus) ;
*la signature proprement dite ;
*le prénom et le nom du signataire.
La signature est indispensable par respect au principe de la responsabilité qui exige que
tout le document soit signé. Cependant plusieurs cas de figure sont à considérer :
Si le signataire ne détient pas l’autorité, légalement sa signature est précédée d’une
attache qui précise sa qualité et la nature de ses fonctions. Dans ce cas la signature
peut être par ordre, par délégation, pour copie conforme, par intérim, par
autorisation.
-L’ordre : c’est un pouvoir de fait partiel et momentané donné par le détenteur de

l’autorité de signature à un collaborateur. L’ordre peut être verbal. Dans le cas de la
signature il faut mentionner deux choses :
* la mention du détenteur de l’autorité ;
* la mention de la personne qui a reçu l’ordre de signer. A ces mentions s’ajoute « P.O »
-la délégation : se donne par un acte écrit pour une durée déterminé ou d’une
façon permanente pour la signature de certains documents tant que la personne
investie de ce pouvoir demeurera dans les fonctions qui ont permis cette
délégation.
Exemple : « le directeur de cabinet et P.D »
-l’intérim : le pouvoir d’intérim se donne par écrit. En principe, l’intérim est assuré
par une autorité de même niveau dans la hiérarchie. Ainsi :
Un Ministre assume l’intérim d’un Ministre
Un Directeur assume l’intérim d’un Directeur
Etc.
Exemple : on mentionne
Pour le Directeur ……
Le Directeur par intérim
-la copie certifiée conforme à…… : ici le pouvoir est donné à certaines
autorités pour garantir l’authenticité d’un document, d’un acte. Le greffier
signe les arrêts des tribunaux, le sous-préfet, le maire signent les actes d’état
civil.
Exemple : « Pour copie certifiée conforme à l’original
Le Secrétaire Général »
-les autorisations : le pouvoir est donné tacitement pour une catégorie
déterminée de pièces administratives (bordereau d’envoi, les autorisations
d’entrée……)
-les ampliations et les copies : cette mention se met en bas de page et

gauche ou sous le sommaire l’ampliation est un exemplaire ayant valeur
d’original. Le terme se justifie dans les actes administratifs. -Les mentions
d’acheminement : les mentions d’acheminement pourraient s’écrire sous le
nom de l’organisme expéditeur. Elles sont inscrites en lettre majuscules et
soulignées. Ces formules sont invariables.
Exemple : confidentielle, personnel, recommandé, secret, remise immédiate,
urgent, etc…
➢ La lettre administrative à forme personnelle
Ce type de lettre est celle échangée entre un service public et une
personne privée physique ou morale.
Exemple : le Président de la Cour Suprême notifie à monsieur HOUNGA la
décision issue de son recours émis dans le cadre des élections communales
et locales.
NB : la différence entre ces deux catégories de lettres administratives
réside dans le fait que le texte de la lettre administrative à forme
personnelle est précédé d’une appellation et se termine par une formule de
politesse alors que la lettre entre services ne comporte ni appellation, ni
formule de politesse.
2.2. Les documents en direction du
supérieur
 Il s’agit essentiellement du rapport, du compte rendu et du procès-verbal. Ils
sanctionnent une réunion d’un comité, d’une assemblée, d’un conseil, d’une
commission ou d’une activité.
 Ces documents qui doivent relater les circonstances de la réunion, les

interventions et les décisions prises se rédigent selon des techniques précises
 En effet un compte rendu, un rapport, et un procès-verbal sont des documents

formalisés dont la rédaction et la présentation obéissent à des règles strictes.
2.2. Les documents en direction du supérieur
(Suite)
a) Le compte rendu
Il relate ce qui s’est passé et dit au cours de la réunion. Il est destiné à un
supérieur et n’obéit pas à une forme particulière toutefois il doit être succinct,
exact, et complet du fait qu’il doit rapporter les éléments essentiels.
La présentation matérielle du CR requiert les éléments ci-après :
-Il est rédigé au présent de l’indicatif avec la possibilité de faire usage du passé
composé
- Le plan est souvent chronologique mais peut être aussi logique ;
- L’objet peut être mentionner
- Chaque discussion correspond à un paragraphe ou à un développement séparé
Le CR commence par une ou deux phrases préliminaires rappelant la date,

l’heure, le lieu, les noms et qualités du président de la réunion, l’objet et
l’ordre du jour, les noms et qualités des participants.
2.2. Les documents en direction du supérieur
(Suite)
b) Le procès verbal
Le PV se distingue du CR sur certains aspects. Le PV est en effet un document juridique
destiné à produire des effets de droit en matière civil et pénal. Il est dressé par une
autorité compétente pour constater, relaté des faits entrainant des conséquences
juridiques.
Pour l’administration, le PV est un écrit relatant officiellement ce qui a été dit ou fait
dans une réunion, une assemblée etc…
Sa présentation matérielle obéit à une structure déterminée :

 Il commence par une ou deux phrases indiquant le lieu, la date, et l’heure de la
réunion ;
 La liste des participants, des excusés, des absents aux fins de calculer éventuellement
le quorum sans lequel la réunion ne doit se tenir
 Il est rédigé au présent de l’indicatif mais le passé composé à l’indicatif peut être aussi
utilisé
 Il doit aussi donner une image fidèle et bien ordonnée de l’ensemble de la réunion
 Le style peut être direct au besoin avec entre guillemets les interventions essentielles
 Le plan est souvent chronologique
2.2. Les documents en direction du
supérieur (Suite et fin)
c) Le rapport
Le rapport est un document interne utilisé pour renseigner le
supérieur. Il rend compte d’une question importante complexe
technique dont il s’efforce de dégager les orientations, des
conclusions, et des propositions. C’est un document d’aide à la
décision.
Exemple : Rapport produit par des inspecteurs suite à une descente

sur le terrain, rapport de l’examen du CEP dans les écoles
primaires de la circonscription scolaire, rapport de la mission
effectuée sur Cotonou par un groupe de secrétaires et d’assistantes
de direction etc...
2.3. Les documents de transmission
Dans l’administration, pour transmettre des pièces d’un
service à un autre, on se sert des bordereaux. (BE bordereau
d’envoi ou BT bordereau de transmission. On distingue deux
variétés de bordereaux :
 Le bordereau complexe
 Le bordereau simple
a) Le bordereau complexe
C’est un document administratif récapitulatif utilisé lorsqu’il
n’est pas nécessaire de rédiger une lettre pour transmettre ou
communiquer des pièces d’un service à un autre.
2.3. Les documents de transmission (Suite)
Présentation
Le bordereau comprend :
 Le timbre
 Le lieu et la date
 Le numéro d’enregistrement
 La suscription précédée de la formule ‘’ bordereau d’envoi des pièces
adressées par …. ‘’
 La liste des pièces présentées sous forme de tableau
 La signature
Remarque : En observation, l’expéditeur doit mentionner devant chaque pièce

l’objet de transmission. Il peut mentionner :
-Copie à … : indiquant la liste des destinataires ;

2.3. Les documents de transmission (Suite)
- Pour attribution : dans ce cas, l’expéditeur se dessaisit définitivement des
pièces et le destinataire doit statuer sur l’affaire
- pour information : le destinataire n’a pas à intervenir, mais peut conserver pour
son information les pièces qui lui sont transmises
- à toutes fins utiles : le destinataire est libre de donner suite ou non à l’affaire ;
mais ne rend pas compte
-pour suite à donner : le destinataire est obligé de donner suite, mais ne rend
pas compte
-pour avis : le destinataire doit donner un avis motivé sur l’affaire qui lui est
soumise ;
- Pour signature ou pour visa : transmission à une autorité hiérarchique qui devra
signer le document ou apposer son visa ;
2.3. Les documents de transmission
(Suite et fin)
b) Le bordereau simple
Le bordereau simple ne comporte pas de tableau et est utilisé lorsque les
documents à transmettre ne sont pas nombreux.
Présentation
 Le timbre ;
 Le lieu et la date ;
 Le numéro d’enregistrement ;
 La formule : « soit transmis au » ou « à » ;
 Le destinataire ;
 L’indication des documents à transmettre ;
 Le terme « observation » ;
 La signature.
Exercice pratique (Travaux de groupe)
Les ministres du gouvernement sont attendus à Parakou pour la remise des clés
des modules de salles de classe construits dans le cadre du programme de
réhabilitation de l’Ecole Maternelle et Primaire.
 Donnez des instructions au Directeur départemental des enseignements

maternel et primaire en votre qualité de ministre en charge de
l’enseignement primaire
 Informez le préfet du département du Borgou en votre qualité de DDEMP
Borgou
 Informez le personnel en votre qualité de chef de la division du secrétariat
administratif et du personnel
 Informez la coordination communale des associations des parents d’élèves en
votre qualité de chef de la circonscription scolaire de Parakou 1
 Présentez un compte rendu détaillé de l’évènement au conseil consultatif
national des enseignements maternel et primaire en votre qualité de
rapporteur
Conclusion
 Dans une administration la rédaction administrative est un maillon très

important. Elle est d’une importance transversale parce qu’elle intervient à
tous les niveaux graduels que ce soit du subalterne au supérieur ou du
supérieur aux subalternes.
 La qualité des actes administratifs provenant d’une administration dévoile la

qualité de connaissance des cadres et agents qui l’animent.
MERCI DE VOTRE AIMABLE
ATTENTION

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App ui C om p lém e nt air e C e nt r al isé - Pr ogr am m e d ’Ap p ui au

Dével o pp em ent Du r able d u Sec t eur A gr ic ole (PAD DSA)

Bureau d’études et d’expertises

Ce programme est financé Un programme mis en œuvre par le Consortium

1 INTRODUCTION SUR LA REDACTION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

1.1 Sous-titre 1 : La rédaction des documents administratifs. ........................................... 3

2 LES NORMES ET REGLES DE LA REDACTION DES DOCUMENTS

2.1 Sous-titre 1 : Prétest ................................................................................................... 4

3 LA REDACTION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS .................................... 23

3.1 Sous-titre 1 : Pré test ................................................................................................ 23

1 Introduction sur la rédaction des documents administratifs et

L’objectif général de la formation est de doter les participants de

1.1 Sous-titre 1 : La rédaction des documents administratifs.

o Exposer les préalables à la rédaction administrative d’une part, et

1.2 Sous-titre 2 : La rédaction de compte rendu.

o Outiller les participants afin qu’ils soient à même de rédiger les

1.3 Sous-titre 3 : Les Méthodes pédagogiques

2 Les normes et règles de la rédaction des documents

2.1 Sous-titre 1 : Prétest

Stratégie : travaux de groupe

Quelles sont les caractéristiques

Quelles sont les différentes parties

Citer quelques principes de la

Décrire brièvement le style

2.1.1. Les critères d’une bonne information

Trois éléments constituent les fondements de la rédaction administration :

✓ L’intérêt général : l’administration est investie d’une mission d’intérêt

Contrairement à ce qui se passe dans le secteur privé où il est plus

Néanmoins dans le secteur privé il est important aussi de respecter des

En effet le service public, c’est-à-dire l’administration ne se justifie que

✓ Il m’est revenu que ;

Toute rédaction suppose une information à transmettre. Celui qui écrit a

✓ L’information doit être utile : l’information est utile lorsqu’elle parvient

Elle engage par ailleurs la responsabilité de celui qui l’écrit et le signe. La

a) La forme : tous les actes, tous les courriers des fonctionnaires

- il a été porté à ma connaissance ;

L’usage de la première personne du singulier traduit l’engagement de la

La responsabilité, les exigences de la rédaction administratives.

b) La signature d’un écrit administratif constitue l’élément impératif dans

d) La hiérarchie. Le respect de la hiérarchie est une règle d’or dans

2.1.2. Les caractères du style administratifs comme principes

2.1.1.1 Les principes

a) La solennité : tout document administratif ou émanant d’un service

b) Le respect de la hiérarchie : compte tenu du caractère pyramidal

NB : on utilise par exemple pour le supérieur hiérarchique « Vouloir bien »

c) La prudence : Ce principe est commandé par le fait que la

Toute faute, erreur ou négligence révélée par un écrit sera imputée à

Tout jugement mal fondé peut porter un préjudice grave et injustifié à la

Par conséquent, les affirmations, les appréciations et les souhaits seront

Toutefois, elle ne doit pas être abusive au risque de détériorer le sérieux

La politesse se manifeste par l’absence de tout qualificatif désagréable ou

• Il eût été préférable de ….

La courtoisie quant à elle permet à l’administration de présenter les

✓ Il ne m’est pas possible, dans les circonstances présentes de….

La politesse veut qu’en t’adressant à un supérieur, la déférence soit

➢ Rend compte ou expose à son chef plutôt qu’il l’informe

endosse la responsabilité de son contenu même si elle n’en est pas

La concision donne aux écrits le maximum de sens dans un espace

2.1.1.2 La présentation matérielle des documents

Quelques règles permettent de bien présenter un document administratif

- L’introduction expose brièvement au destinataire, les données

- Le développement énonce les éléments divers suivant un ordre

Dans la présentation il est important de respecter scrupuleusement les