Cahier des charges pour une plateforme E-Learning Pe

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Une plateforme E-Learning

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Sommaire

1. Objet....................................................................................................................................4
2. Pilotage................................................................................................................................6
2.1 Chef de projet client..........................................................................................................6
2.2 Décisionnel métier.............................................................................................................6
2.3 Procédure d’appel d’offre et mode de soumission............................................................6
3. Analyse des besoins.............................................................................................................7
4. Prestations attendues............................................................................................................7
4.1 Fonctionnalités demandées...............................................................................................7
4.2 Accès à la plateforme e-Learning.....................................................................................7
4.2.1 Droits d'accès.............................................................................................................7
4.2.2 Lieux d'accès...............................................................................................................8
4.3 Profil des contenus............................................................................................................8
4.4 Stratégies pédagogiques....................................................................................................8
4.4.1 Synchrone ou asynchrone..........................................................................................8
4.4.2 Accompagnement.......................................................................................................9
4.5 Utilisation de la plateforme...............................................................................................9
4.5.1 Identification...............................................................................................................9
4.5.2 Interface......................................................................................................................9
4.6 Hébergement...................................................................................................................10
4.7 Suivi et maintenance.......................................................................................................10
5. Contraintes et risques.........................................................................................................10
5.1. Contraintes techniques...................................................................................................10
5.2 Contraintes légales..........................................................................................................11
5.3 Risques et points de surveillance....................................................................................11
6. Modalités...........................................................................................................................11
6.1 Méthodologie..................................................................................................................11
6.2 Planning prévisionnel......................................................................................................12
6.3 Livrables attendus...........................................................................................................12
6.4 Engagements du client....................................................................................................12
6.5 Budget.............................................................................................................................13
7. Annexe : besoin d’un devis ?.............................................................................................14

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1 Objet

Notre société

Présentez votre entreprise en quelques éléments clés :

Histoire :
Origine :
Activité :

Chiffres

Donnez quelques chiffres-clés : CA, nombre de salariés,

Notre positionnement concurrentiel

Qui sont vos trois principaux concurrents ?

Quel est l’élément différenciant de votre activité/de votre communication ?
Quelle est votre positionnement de gamme (haut/bas/milieu) ou votre niveau de service (sur
mesure/préfabriqué) ?

Contexte

Il est fort utile de rappeler aux prestataires le contexte dans lequel la solution d'e-Learning doit être
déployée. Ce rappel peut contenir les éléments suivants :

 profil du public ciblé

 raisons du développement du projet
 ressources disponibles
 objectifs poursuivis et avantages attendus
 personnes et équipes responsables de la gestion du projet.
Pour assurer l'adéquation de la solution au contexte de l'entreprise, cette section doit être aussi précise
que possible. Dans l'idéal, elle doit quantifier ces différents éléments.

Cibles et objectifs

Identifiez, par ordre de priorité, les deux ou trois cibles principales en détaillant :

CIBLE 1 : NOM DE LA CIBLE

 Profil sociodémographique :
 Exemple 1 : les séniors francophones (France/Tunisie/Suisse compris)
faiblement utilisateurs du Web.

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 Exemple 2 : les expatriés Tunisien en France : profil cadre supérieur,

homme, 35-50 ans
 Besoins/attentes :
 Exemple 1 : ils ont besoin d’informations simples et accessibles sans se
perdre dans de nombreux menus
 Exemple 2 : ils veulent gagner du temps pour l’apprentissage.
 Nature des services que le site leur offre :
 Exemple 1 : plateforme d’apprentissage et de développement des
compétences en ligne.
 Autres moyens de communication actuellement utilisés pour atteindre cette cible :
 Exemple : téléphone, papier, rencontre physique, PLV, salons
 Le type d’action que l’on attend d’eux sur le site :
 Exemple : demande de devis, appel téléphonique, inscription, signature
d’une pétition, etc.

Analyse de l’existant

Lister les outils de communication physiques ou interactifs qui existent déjà : logo et identité visuelle,
plaquettes, courriers, prospectus, e-mails avec nom de domaine, affichage, PLV, site Web, intranet,
extranet, blog, newsletter, compte sur les réseaux sociaux, etc.

Définir les outils à conserver ou supprimer.

Comment le nouveau site s’interfacera-t-il avec cet existant ?

Faut-il assurer la reprise des données dans le projet ?

2 Pilotage
2.1 Chef de projet client
Identifiez en interne les personnes chargées de suivre le projet (ex. équipe communication/marketing).
Il s’agit généralement des personnes qui ont initié le projet, ou qui ont été chargées de le mettre en
œuvre.

Votre interlocuteur sur ce projet sera [XXXXXXXXXXX]. Il aura pour rôle de :

 Définir et rédiger (ou valider) les besoins

 Définir le planning, le budget et s’assurer qu’ils sont respectés

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 Faire l’interface entre les clients et le pilotage technique

2.2 Décisionnel métier
Identifiez les personnes chargées de valider chacun des aspects du projet. La liste des points
nécessitant validation dépend de vos compétences internes et de votre organisation :

Des phases de validation impliqueront différents intervenants au sein de notre structure :

 Validation budgétaire : directeur général ?

 Validation des contenus : directeur de la communication ?
 Validation graphique : directeur artistique ?
 Validation technique : responsable Web/informatique ?
 Tests fonctionnels/recette : équipe communication ?
2.3 Procédure d’appel d’offre et mode de soumission
Le prestataire devra fournir une proposition commerciale répondant à l’ensemble des exigences
présentées dans ce cahier des charges.

Ces éléments devront être remis par mode de soumission : e-mail/courrier au plus tard le XX/XX/XX
à l’adresse suivante : adresse d’envoi

Les critères de sélection seront les suivants :

 L’adéquation de l’offre avec les fonctionnalités demandées

 La prise en compte et la compréhension du marché et de ses spécificités
 La qualité technique de la solution proposée
 Les délais de réalisation
 La composition de l’équipe projet dédiée et son expérience (CV)
 Les précédentes réalisations et références du prestataire
 La mise à disposition d’un interlocuteur unique tout au long du projet
 La proximité géographique
 Le respect des critères d’accessibilité aux handicapés
 Le respect de critères sociaux (entreprise d’insertion, SCOP)

3 Analyse des besoins

Les besoins de l'entreprise et des apprenants doivent être recensés. Les éventuelles contraintes font
également partie des besoins à satisfaire. On peut, par exemple, poser les questions suivantes :

 Quelles sont les attentes de l'entreprise ?

 Quelles sont les attentes des apprenants ?
 Quelles sont les contraintes des formateurs : formats des contenus, modalités
d'apprentissage… ?

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 Quelles sont les contraintes des apprenants : environnement de travail, horaires, flexibilité… ?
 Quelles sont les contraintes matérielles ?

4 Prestations attendues
4.1 Fonctionnalités demandées
Un Learning Management System est souvent modulaire et les différents modules peuvent être activés
ou désactivés à la demande. Le cahier des charges doit énumérer les fonctionnalités identifiées par les
apprenants et les formateurs. Cette liste est utile à la fois lors du choix de la plateforme technique et
lors de sa configuration.

Conseil : si vous exigez un grand nombre de fonctionnalités, vous pourrez comparer les couvertures
fonctionnelles des différents prestataires en leur demandant de remplir un même tableau Excel listant
les fonctionnalités.

4.2 Accès à la plateforme e-Learning

4.2.1 Droits d'accès
Le cahier des charges doit définir les politiques d'accès. La plateforme d'E-Learning est-elle
considérée comme accessible à tous ou certaines formations sont-elles à accès restreint ? Il est à noter
qu'ajouter des restrictions d'accès a posteriori est souvent complexe et sujet à erreurs.

4.2.2 Lieux d'accès

La définition des accès à la plateforme doit également s'intéresser aux postes clients à partir desquels
elle est accessible :

 L'accès à la plateforme est-il limité aux postes de l'entreprise ?

 La plateforme est-elle accessible depuis Internet ? (Pour plus d’informations, cahiers des
charges sur internet)
 Faut-il prévoir des accès sécurisés au réseau de l'entreprise depuis l'extérieur ? (Pour plus
d’informations, cahiers des charges sur internet).
 Certains contenus doivent-ils être accessibles en M-Learning ?

4.3 Profil des contenus

Les solutions d'E-Learning s'appuient sur du contenu créé sur mesure pour l'entreprise ou sur du
contenu « sur étagère » prédéfini. .
Le cahier des charges définit les conditions dans lesquelles on fait appel à l'une ou l'autre de ces
offres :
 type et objet de la formation
 type de contenu
 conditions tarifaires, etc.
4.4 Stratégies pédagogiques

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Les stratégies pédagogiques ont une influence sur plusieurs éléments :

 choix de la plateforme d’E-Learning et des fonctionnalités à activer

 choix des modules de formation
 choix des contenus
 gestion de l'infrastructure. 
Deux axes se dégagent ici : le synchronisme de la formation et la présence du formateur.
4.4.1 Synchrone ou asynchrone
On peut diviser les contenus d'E-Learning en deux catégories :

 les contenus synchrones : ils nécessitent que l'apprenant et le formateur soient connectés à la
plateforme en même temps. C'est par exemple le cas des sessions en salle de classe virtuelle
 les contenus asynchrones : l'apprenant y accède à tout moment, peut mettre en pause et
répéter sa séquence d'apprentissage. C'est le cas des documents écrits ou des vidéos. 
Une solution d'E-Learning peut utiliser ces deux composantes.

La communication entre apprenants, ou entre apprenant et formateur peut également être synchrone
(chat, vidéoconférence) ou asynchrone (messagerie, forums).

4.4.2 Accompagnement
L'accompagnement des apprenants peut être :

 Présentiel : l'apprenant se trouve dans la même salle que le formateur.

 Distantiel : l'apprenant et le formateur communiquent par voie électronique, le plus souvent
par le biais des outils de communication de la plateforme d’E-Learning. 
De nombreuses formations d'E-Learning combinent ces deux éléments. Les séances en présentiel
complètent l'apprentissage autonome ou semi-autonome. Pour des formations à forte composante
pratique, les sessions présentielles sont presque une obligation.
4.5 Utilisation de la plateforme
Pour finir, le cahier des charges énonce les contraintes associées à l'interface de la plateforme E-
Learning.

4.5.1 Identification
Même si la plateforme est libre d'accès, l'identification des apprenants est essentielle pour la plupart
des fonctionnalités du de la plateforme E-Learning, en particulier le tracking, les évaluations et les
moyens de communication. L'identification est-elle liée à l'identification informatique au sein de
l'entreprise ? Est-elle découplée ? Si oui, comment est-elle gérée ?

4.5.2 Interface
La plateforme d'E-Learning doit être simple et agréable à utiliser. Les utilisateurs (formateurs et
apprenants) doivent être consultés. Leurs remarques et besoins doivent faire partie du cahier des
charges.

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4.6 Hébergement
Si vous ne disposez pas de serveurs adaptés :
Le prestataire proposera une solution d’hébergement adaptée à la plateforme E-Learning en précisant
les éléments de fréquentation pris en compte : nombre de visiteurs par jour, etc.
Si vous connaissez déjà ces éléments, indiquez-les pour lui permettre d’ajuster sa proposition.
Il indiquera le nom du prestataire d’hébergement retenu et les garanties proposées : lieu
d’hébergement, sécurité du serveur et des locaux, sauvegarde, taux de disponibilité, etc.
4.7 Suivi et maintenance
Pour information, le coût moyen annuel de maintenance d’un système applicatif est de 15 à 25% du
coût d’acquisition.

Le prestataire proposera une solution de suivi et de maintenance du projet. La facturation peut prendre
la forme d’un forfait, de tickets prépayés ou d’interventions au coût par coût.

La maintenance doit prendre en compte :

 La hotline (pour l’ensemble des utilisateurs ou plus souvent pour un contact unique qui
centralise les demandes)
 La surveillance du fonctionnement des systèmes (alertes en cas de défaillance)
 La mise en place de correctifs en cas de bug
 L’installation des mises à jour de sécurité
 D’éventuelles mises à jour fonctionnelles (ajout de fonctionnalités)
 Le suivi de la sauvegarde

5 Contraintes et risques
5.1. Contraintes techniques
Si nécessaire, indiquez ici les exigences techniques du projet : langage de développement,
hébergement sur un serveur existant de type
[Linux/Windows/Apache/MySQL4-5/PHP4-5/dédié/mutualisé/quel hébergeur ?], interfaçage avec un
Intranet, etc.

Le prestataire doit-il assurer la reprise des données existantes ? Pour une application, cela peut
représenter un poste important. Prévoir une période de « double saisie » entre l’ancien et le nouveau
système d’autant plus importante que les données sont critiques.

5.2 Contraintes légales

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La déclaration CNIL obligatoire si le projet comporte une saisie ou une collecte de données
nominatives (e-mail y compris). Qui s’en charge ?

5.3 Risques et points de surveillance

Si le projet comporte des risques spécifiques (en dehors des risques budgétaires et des délais),
indiquez-les Exemples :
 Paiement en ligne : veiller à la sécurité des transactions
 Données sensibles : prévoir une anonymisation/cryptage
 Emission de reçu fiscal : empêcher la génération d’un reçu non valide

6 Modalités

6.1 Méthodologie
Ce point est optionnel : on peut signaler au prestataire que l’on a une préférence sur sa méthodologie
de travail.

Explication : il y a deux grandes philosophies dans les projets Web : le développement en cascade
à partir d’un cahier des charges complet, qui aboutit à la livraison d’un produit « fini », et le
développement par versions successives (itérations) où le prestataire livre, sur plusieurs mois, des
versions qui s’enrichissent progressivement. Le développement en cascade est bien adapté et garantit
une maîtrise des coûts pour des petits projets où l’on maîtrise très bien le périmètre fonctionnel dès le
démarrage et où le nombre de décideurs est limité. Le développement par itérations (méthodes agiles)
peut allonger le temps de développement (et donc le coût) mais assure une meilleure adéquation de
l’outil aux besoins ; il est tout adapté pour les projets complexes et mettant en jeu de nombreux
interlocuteurs.

Le prestataire indiquera la méthodologie de travail retenue.

6.2 Planning prévisionnel

Si des dates sont déjà arrêtées, les indiquer au prestataire. Sinon, Le prestataire devra proposer un
planning détaillé incluant :

 les principales étapes de conception-réalisation qui découpent le projet

 les éventuelles « versions » si l’ensemble des fonctionnalités ne peut être intégré en
une étape
 les dates butoir pour le rendu des livrables
 la phase de recette (phase de test et de vérification de l’outil avant mise en ligne)
 les réunions et phases de validation (en précisant les phases de recette qui solliciteront
nos équipes)

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Idéalement, schéma graphique permettant de présenter de manière approximative, la durée de chaque

étape de l’élaboration du projet (chronologie ou diagramme de GANTT).

6.3 Livrables attendus

Le prestataire précisera les éléments de validation qu’il fournira au long du projet, par ex. :

 Proposition commerciale initiale

 Proposition d’architecture/arborescence
 Maquettes graphiques ou fonctionnelles
 Version de test/démonstration
 Mode d’emploi
Pour chaque livrable, il indiquera la forme retenue (fichier électronique, dossier papier, etc.) et
s’assurera de la compatibilité du format avec notre parc informatique.

6.4 Engagements du client

Le prestataire détaillera les éléments que nous devons fournir, la date de rendu ainsi que le format
attendu.

Généralement les éléments à fournir incluent : documents, plans, codes d’accès, bases de

données, information, rapports, supports numériques

6.5 Budget
Si le budget a déjà été défini, l’indiquer.

Si vous souhaitez avoir une proposition

Le prestataire fera une offre de tarifs correspondant à l’ensemble des prestations définies dans le
présent cahier des charges.

Il pourra dissocier certaines prestations (notamment hébergement et maintenance) sous forme

d’options.

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7 Annexe : besoin d’un devis ?

J’espère que ce modèle de cahier des charges vous permettra de cadrer au mieux le travail de vos
prestataires.

N’hésitez pas à me suggérer des améliorations sur mailto:contact@devis-tunisie.net

Autopromotion : si vous avez besoin d’un devis, je peux également vous proposer mes services.

Demander un conseil/une assistance : http://cahier-des-charges.net/

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