CLUB GPEC LA FICHE DE POSTE - METHODOLOGIE

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CLUB GPEC
Compte-rendu de lAtelier du 12/02/2013

THEME
LA FICHE DE POSTE OUTIL DE MANAGEMENT
Intervenant : Pascal BOQUET Consultant Projets et Services RH



I ATTENTES DES ENTREPRISES
- Lien entre la fiche de poste et la Convention Collective
- Lien entre le contrat de travail et la fiche de poste
- Lien entre fiche de poste / fiche de fonction / fiche mtier
- Que faut-il crire ou ne pas crire dans la fiche de poste ?
- Quelle mthodologie pour les rdiger ?
- Comment grer les rglementations spcifiques dans la fiche de poste ?
- Comment faire vivre la fiche de poste ?
- Comment utiliser la fiche de poste dans lentretien annuel dvaluation ?
- Disposer dun outil de travail prcis
- Disposer dun outil de gestion des comptences
- Etablir une cartographie des comptences de lentreprise

II UTILITE DE LA FICHE DE FONCTION
Lintervenant souligne que la fiche de fonction peut avoir un ou plusieurs objectifs. Il
convient de les identifier et de les hirarchiser. Ces pr-requis dfinissent le cadre de la
fiche de poste dans sa construction et son utilisation.
Les changes avec le groupe montrent que ses finalits sont multiples :
Rationnaliser et clarifier lorganisation
Dfinir ce qui est attendu sur le poste de travail - outil structurant pour le salari
Prciser les responsabilits individuelles
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Identifier le potentiel individuel et collectif
Evaluer les comptences
Dfinir clairement les besoins en recrutement

Slide 4 Un outil structurant - Focus sur les obligations de lemployeur

Qui fait quoi ?
La fiche de poste dfinit les attendus de la hirarchie sur une fonction exerce au sein
de lorganisation. Elle na pas de caractre juridique. Il sagit dun outil qui permet de
dfinir clairement et prcisment le qui fait quoi dans lentreprise.
Cet outil nest donc pas un lment du contrat de travail. Toute rfrence la
rmunration dans son contenu doit tre exclue. Il est ncessaire de se contenter de
dcrire le poste dans ses responsabilits, activits et tches uniquement. Par contre, il
est ncessaire de sassurer de la cohrence des lments de la fonction avec les
classifications de la Convention Collective.
Les lments essentiels au contrat de travail (modification des conditions de travail, du
grade, prime sur objectifs, ) devront tre modifis par avenant au contrat de travail afin
dviter les contentieux lis la classification de la Convention Collective.

Dfinir lorganisation Identifier les comptences et les aptitudes associes

- Selon les principes gnraux de prvention sant et scurit au travail
Le nouveau Code du Travail prcise que lemployeur doit prendre les mesures adaptes
pour assurer la scurit et protger la sant physique et mentale des travailleurs.
Ces mesures doivent comprendre, entre autre, des actions dinformation et de formation
ainsi que la mise en place dune organisation et de moyens adapts. (Obligations de
lemployeur : Art. L4121-1 L4121-5)
Source :
http://www.carsat-ra.fr/entreprise/risquesprof/dossier_the_risque_routier/pdf/princ_generaux_prevention.PDF

- Selon les principes de la formation professionnelle tout au long de la vie
Lemployeur assure ladaptation des salaris leur poste de travail. Il veille au maintien
de leurs capacits occuper un poste, au regard notamment de lvolution des emplois,
des technologies et des organisations. (Obligations de lemployeur : Art. 6321-1)
Source :
http://www.legifrance.gouv.fr/affichCodeArticle.do?cidTexte=LEGITEXT000006072050&idArticle=LEGIARTI00002134
1228&dateTexte=20130130

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En synthse, la fiche de fonction a de multiples atouts :
Dfinir un profil de poste pour le recrutement
Mettre en uvre une politique de mobilit interne
Identifier les comptences et aptitudes dj acquises
Construire le plan de formation adapt aux besoins
Fixer des objectifs ralistes
Dfinir un support lanalyse de latteinte des objectifs lors de lentretien
dvaluation annuelle.


III FICHE METIER / FICHE DE FONCTION / FICHE DE POSTE
Slide 7 Terminologie Distinction fiche mtier / fiche de fonction / fiche de poste
La distinction entre ces termes consiste partir du plus gnraliste pour descendre au
stade le plus prcis.
Le mtier correspond un ensemble demplois qui prsentent un certain nombre de
points communs en terme de responsabilits, dactivits exercer et de comptences
ncessaires pour les occuper (exemple : assistante de direction, mdecin, cuisinier, .)

Lemploi ou la fonction correspond un regroupement de postes trs proches les uns
des autres au regard des activits et des comptences ncessaires leur ralisation.

Le poste est lunit la plus prcise. Il correspond une situation de travail relle, concrte
un moment donn dans un environnement donn.

La fiche de poste permet dapprhender les ralits des fonctions exerces pour fixer les
objectifs.


IV CONSTRUIRE LE DESCRIPTIF DE FONCTION / POSTE
Lintervenant souligne limportance de dfinir prcisment le cadre dutilisation de la fiche
de fonction au sein de lorganisation. Ce pralable est un garant du choix des
protagonistes qui interviendront dans la rdaction du document et son contenu.
Il est pertinent de se poser les questions suivantes :
Est-ce un outil de communication et de clarification entre le salari et son
hirarchique ?
Sera-t-elle communique dautres personnes ?
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Quelle sera son utilisation ? dfinition des missions et responsabilits, lments
participant la certification, document qualit, identification des risques sociaux et
professionnels,
Quel est le cycle dvolution des postes de travail ?
Observer sil y a ou non mouvance des postes de travail ?

Slide 13 La rdaction de la fiche de poste

Le responsable du service et le collaborateur doivent tre impliqus dans la rdaction des
fiches de poste. Cette dmarche participe ladhsion et la participation de chacun dans
le dispositif.

La rdaction en binme permet de conserver le recul ncessaire sur lanalyse de chaque
mtier. Il est propos de demander au titulaire du poste de rdiger ses principales activits.
La rdaction de la fiche de poste fait lobjet dchanges et de discussions entre le suprieur
hirarchique et le salari, dans le but de clarifier les responsabilits et les activits
rellement exerces et de faciliter la comprhension de la fonction.

Dans la dmarche dinterview, il sera ncessaire de :

Poser des questions : il sagit damener le collaborateur prsenter, dcrire ses
activits partir dlments concrets tout en mettant en vidence les points-cl de
sa situation de travail, les particularits de la fonction, lessentiel et lutilit de sa
contribution mais aussi les difficults quil rencontre.
Comprendre ce qui est fait pour viter linterprtation des propos
Terminer lentretien quand il y a comprhension totale des missions
Dfinir les responsabilits au regard des activits ralises

Questions pour dire son travail - titre dexemple :
En quoi consiste votre travail ?
Pouvez-vous me dcrire une journe de travail ?
Quels sont les aspects principaux de votre travail ?
Quelles sont les activits qui vous prennent le plus de temps ?
Quels sont les aspects que vous prfrez ? Pourquoi ?
Y-a-t-il des cycles ? Quelles sont leur nature et leur frquence ?


Ce cheminement amne une prise de conscience sur :

La connaissance des mtiers de lorganisation
Lengagement du salari dans sa fonction et dans lorganisation de travail
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La juste rpartition des activits au sein de lorganisation

Prconisations :

Une fiche de fonction non nominative : pour viter tout contentieux ultrieur et toute
limite dans lexercice du poste. Par contre, un crit sera joint ce document
prcisant que le collaborateur a pris connaissance de sa fiche de fonction / poste.
Liens hirarchiques et fonctionnels : il est conseill de rdiger les liens hirarchiques
et fonctionnels partir des fonctions exerces et non des patronymes de ceux qui
loccupent : est sous lautorit du responsable administratif
Remplacements sur un autre poste : il est conseill de le prciser dans la fiche de
poste sous la forme pour le remplacement de lassistante de direction, se reporter
la fiche de fonction correspondante et prciser les missions qui en seront
exclues.
Les lments en lien avec une rglementation importante et volutive seront
prciss sous la forme Respecter la rglementation ou le rfrentiel en vigueur
pour lexercice de la fonction

La fiche de poste nest pas un outil fig. Elle doit tre rediscute tous les ans lors de
lentretien annuel pour sassurer de sa pertinence.


Slides 15 16 Les lments constitutifs de la fiche de fonction

La plupart des items de la fiche de fonction correspondent un questionnement prcis.
Rpondre prcisment chaque question participe une rdaction juste du contenu.



Intitul du poste Quel est le nom couramment utilis pour dsigner ce poste ?

Situation du poste O est localis le poste dans lorganigramme ?

Finalit du poste Pourquoi ce poste a-t-il t cr ?
Quels besoins satisfait-il ?

Contexte Quel est le cadre rglementaire ?
Quelles sont les conditions de travail ?
Quelles sont les principales relations internes et externes ?

Missions Quels sont les domaines dintervention du titulaire du poste ?

Activits Que fait le titulaire du poste dans son travail ?
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Quelles sont les activits qui permettent daccomplir les
missions ?

Comptences Quelles sont les comptences ncessaires pour une optimisation
du poste ?
- Connaissances thoriques
- Comptences techniques mthodologiques
- Comportements attendus dans une situation donne

CONCLUSION

La fiche de fonction / poste est un des outils primordiaux de lentreprise. Dune part, elle
rpond aux besoins de chaque collaborateur dans la dfinition du champ de ses
responsabilits, de ses attentes et de ce qui sera valu. Dautre part, elle permet de
communiquer sur le positionnement de chacun dans le processus de cration de valeur et
donc de lgitimer chaque individu sur sa fonction.