CENTRE DE GESTION DE LA

FONCTION PUBLIQUE TERRITORIALE

LA FICHE DE POSTE

Les outils de gestion du personnel

SOMMAIRE

I - PRESENTATION DE LA FICHE DE POSTE ............................................................... 3

I- Pourquoi une fiche de poste ? ......................................................................... 4
II- Fiche de poste : mode demploi......................................................................... 5
II - UN MODLE DE FICHE DE POSTE ....................................................................... 7
III - DMARCHE DACTUALISATION DE LA FICHE DE POSTE...................................... 10
I- Cas 1 : Vous navez pas mis en place de fic he de poste ........................................ 11
II- Cas 2 : Vous disposez de fiche de poste ........................................................... 12

ANNEXE
Une fiche dauto-description du poste............................................................... 13

BIBLIOGRAPHIE ............................................................................................. 19

PRSENTATION
DE LA
FICHE DE POSTE

POURQUOI UNE FICHE DE POSTE ?

La fiche de poste : un outil de base de la gestion du personnel

La fiche de poste est loutil de base de lorganisation dune collectivit. Alors que lorganigramme
permet la vision de laigle , la vision globale, la fiche de poste est celle de la fourmi , la vision
du terrain. Elle est un outil volutif qui doit suivre les changements du service. Elle formalise les
activits attendues dun agent par son responsable pour une anne.

Elle est un outil de coordination du travail

Elle peut galement tre considre comme un outil de coordination du travail en prcisant au sein
dun mme service, les activits prcises de chacun.
Il sera donc ncessaire que chacun connaisse sa fiche de poste et o ce poste se positionne dans
lorganigramme.
Cette fiche aura donc pour but de recenser les nouvelles activits du poste, celles supprimer, les
nouvelles responsabilits investir. Elle prcisera ses nouvelles liaisons fonctionnelles, le nouveau
type de matriel mettre disposition, lenvironnement professionnel adapter, comme par
exemple lamnagement de lespace du travail pour limiter les risques professionnels des activits
du poste.

Elle fixe lactivit du poste tout en autorisant un espace de libert

Chacun attend la dfinition de son pr carr , de son domaine dactivit, de son espace de
libert pour agir. A cette fin, lorganisation du poste doit tre clairement identifie sans toutefois
tomber dans un carcan interdisant toute volution. Les volutions et adaptations seront dautant
plus faciles mettre en uvre que la pratique des bilans dactivits se gnralisera.
Pour le nouvel agent recrut, la fiche de poste favorise son intgration dans un temps plus court
par le cadre dintervention quelle fixe, par les liens fonctionnels quelle prcise.

Elle slabore dans le cadre de relations hirarchiques de confiance

La fiche de poste est un outil qui slabore dans le cadre de relations hirarchiques, entre un
responsable de service et son collaborateur. Lentretien dapprciation annuel est le temps central
de discussion des volutions du poste souhait par lagent. Les changements programms par le
responsable pour atteindre les objectifs du service sont galement prsents lagent. Cette
dmarche suppose ltablissement pralable de relations de confiance et une relative franchise
dans les changes. La fiche de poste est le rsultat dun accord pour lanne venir partir des
capacits, comptences, motivation de lagent et volution du service.

Dans certains cas, sa mise jour peut tre pluriannuelle

Elle devra tre ractualise plus frquemment dans les phases de rorganisation. Cette mise jour
pluriannuelle pourra galement tre ncessaire sous la pression dun dveloppement important de
certaines prestations dun service, par la dynamisation imprvue des environnements externes
(changements de rglementation, de normes, de types dquipements). La ractualisation sera
utile aussi lors du recrutement de nouveaux agents et notamment pour accompagner les tapes
du suivi de stage avant titularisation.

FICHE DE POSTE : MODE DEMPLOI

La fiche de poste comporte plusieurs rubriques. Cest lensemble des renseignements regroups
dans cet outil qui permettront de raliser une vritable carte didentit
du poste occup par un agent .

1- Lidentification du poste
- Sa dnomination.
- Son service de rattachement.
- La liste des grades dans lequel il peut sexercer.

2- La description du poste : son contenu

Le contenu du poste peut tre prcis travers :
- Les modalits dexercice du poste : son niveau dinterdpendance avec un autre poste.
- La dure et lamnagement du temps de travail : sil sexerce temps non complet, sil
bnficie dune annualisation, sil est horaires coups, temps partag sur deux postes.
- Les avantages et astreintes du poste : il sagira de prciser ventuellement le rgime
indemnitaire qui lui est associ, les avantages en nature (logement, vhicules). Enfin les
astreintes devront tre prcises comme par exemple des permanences, des procdures
particulires assurer.
- Le niveau de qualification exig pour le poste, cest--dire lensemble des diplmes ou
certificats professionnels ncessaires pour assurer un bon niveau de matrise du poste. Une
qualification peut tre exige, obligatoire car prvue comme condition pralable
lembauche dun agent pour ce poste (par exemple le diplme daide-soignante pour les
fonctions dauxiliaire de soins de foyer logement). Elle peut tre souhaitable car prsentant
une garantie de pr-requis dun certain niveau de connaissances (par exemple un DESS en
analyse financire pour un responsable de service finances).
- Les activits du poste : rgulires, irrgulires, occasionnelles. Des prcisions sur les
variations saisonnires (mois dt, variations lies des vnements particuliers). Les
activits du poste devront tre dfinies en tendues (la largeur du travail) et en paisseur
(le niveau de responsabilit attendu)
- Il faudra galement prciser pour chaque activit les risques professionnels encourus par
lagent.

3- Les liaisons fonctionnelles du poste : le systme dans lequel il sinsre

Il sagit ici de le positionner et de dfinir son niveau de responsabilit en prcisant qui sont :
- son suprieur hirarchique direct,
- ses collgues de travail,
- ventuellement les subordonns placs sous son autorit,
- ventuellement son niveau de dlgation,
- ses liaisons directes avec des agents dautres services, des lus
- ses liaisons directes avec des fournisseurs, usagers, associations ou administrations.

4- Les moyens matriels du poste

Leur description permet de prciser galement le niveau de technicit du poste Il sagira donc
de lister les quipements lis au poste comme :
- la bureautique,
- linformatique,
- loutillage et lquipement individuel
- les moyens de dplacement,
- les quipements lourds et engins.

5- Lamnagement de lespace de travail du poste

Dimension souvent occulte, lamnagement de lespace de travail est un domaine important
pour dfinir un poste. Il sagira de prciser :
- le niveau de proximit avec dautres postes,
- lergonomie du poste,
- lquipement du local o il est implant,
- son niveau de sdentarit,
- si le poste ncessite ou non plusieurs lieux dexercice (accueil, travail sur dossiers,
runions).

UN MODLE
DE
FICHE DE POSTE

Date :

...............................................

F I C H E

D E

P O S T E

Nom de lagent plac sur le poste : ............................................................. depuis le : .....................................

Age : .............................................................. Grade : ...........................................................................................................
Adresse : ...................................................................................................................................................................................
Tl. : ..........................................................................
IDENTIFICATION DU POSTE
-

Intitul du poste : .............................................................................................................................................................

Service de rattachement : ............................................................................................................................................
Secteur dactivit : ............................................................................................................................................................
Liste des grades possibles pour ce poste : ..........................................................................................................

.........................................................................................................................................................................................................

- Qualification requise pour ce poste :

......................................................................................................................

.........................................................................................................................................................................................................

ANALYSE DES ACTIVITES DU POSTE

Activits confies
(rgulires, irrgulires, occasionnelles, variations saisonnires)

Risques professionnels encourus

pour chaque activit

MODALITES DEXERCICE DU POSTE

- Temps de travail du poste et amnagement du temps de travail : .........................................................
.........................................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................................

- Avantages et astreintes du poste :

..........................................................................................................................

.........................................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................................

LIAISONS FONCTIONNELLES DU POSTE

- Suprieur hirarchique direct :

..................................................................................................................................

......................................................................................................................................................................................................

- Liens directs avec les lus et prcisions sur leur nature :

...........................................................................

......................................................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................................................

- Autres liens fonctionnels du poste (liens

avec des collatraux, les postes placs sous lautorit du

titulaire, le niveau de dlgation confi aux subordonns, les liaisons directes avec dautres agents de la Mairie,
avec des fournisseurs, usagers, administrations, associations)
......................................................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................................

MOYENS MATRIELS DU POSTE

- Les moyens bureautiques, informatiques, lquipement personnel, loutillage, les vhicules et
engins :
.........................................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................................

AMNAGEMENT DE LESPACE DU POSTE

- O est localis le poste ?(implantation, proximit gographique avec dautres postes)
.........................................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................................

- Amnagements spcifiques du poste

(quipements particuliers, ergonomie)

.........................................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................................................................................................................

UNE DMARCHE
DACTUALISATION
DE LA FICHE DE POSTE

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CAS 1 : VOUS NAVEZ PAS MIS EN PLACE DE FICHES DE POSTE

ETAPE 1

Prparation de lentretien professionnel entre

lagent et le responsable hirarchique
Transmettre lagent 10 jours avant lentretien la fiche dauto-description du
poste occup.

Droulement de lentretien entre lagent et le responsable hirarchique

Echanges autour de la fiche dauto-description du poste (voir fiche en annexe).

ETAPE 2

Mise en perspective de lactivit de lagent et des projets de la collectivit

influant sur le travail de lagent pour lanne venir (activits rduire,
maintenir, supprimer, dvelopper ou crer).

Rdaction par le responsable du projet de fiche de poste

ETAPE 3

A partir des capacits, de la motivation de lagent et des projets dvolution du

service, le responsable hirarchique labore la fiche de poste de lagent.

Transmission de la fiche de poste au gestionnaire de personnel de la collectivit

ETAPE 4

Discussion sur le contenu de la fiche de poste et les ventuelles corrections

apporter.
En fonction de la taille de la collectivit, la gestion de ce dispositif sera confie
au responsable du personnel, secrtaire de mairie, secrtaire gnral, directeur
gnral.).

Signature de la fiche de poste par le responsable hirarchique et lagent

ETAPE 5

Transmission dun exemplaire de la fiche de poste au service du personnel, au

responsable de service et lagent.

11

CAS 2 : VOUS DISPOSEZ DE FICHES DE POSTE

Prparation de lentretien annuel dvaluation

ETAPE 1

2 semaines avant cet entretien, distribution du guide dvaluation lusage

dun agent pour recueillir les informations relatives lactivit de lanne
coule.

Droulement de lentretien annuel dvaluation

ETAPE 2

Echange entre lagent et son responsable hirarchique partir du guide

dvaluation rdig au pralable par lagent.
Discussion autour de lactivit, de la motivation et des orientations du service
pour lanne venir.

Actualisation de la fiche de poste par le responsable hirarchique

ETAPE 3

ETAPE 4

A partir des informations recueillies lors de lentretien dvaluation mise jour

de la fiche de poste pour lanne venir.

Signature de la fiche de poste par le responsable de service

et lagent aprs accord
Transmission dun exemplaire de la fiche de poste et de la fiche de lentretien
dvaluation au service du personnel, au responsable hirarchique et lagent.

Exploitation des informations recueillies

ETAPE 5

Les informations recueillies lors des changes permettront de dfinir les

besoins de formation de lagent, de faire voluer lquipement du poste de
lanne suivante, de prciser son action pour lanne venir et de transmettre
ses intentions dvolution professionnelles.

12

ANNEXE

Une fiche dauto-description de poste

13

POURQUOI CET OUTIL ?

Ce questionnaire a t conu pour aider lagent formaliser ses activits

courantes, saisonnires ou occasionnelles.
Il sadresse particulirement aux agents des collectivits qui ne disposent pas
de fiches de poste et qui souhaitent entrer dans cette dmarche.
Ce questionnaire prpare la rencontre entre lagent et son responsable
hirarchique. Il doit tre peru comme un outil de travail conu pour faciliter
la description par lagent du poste occup.
Lobjectif recherch au cours de cet change est, dune part, percevoir
la manire dont lagent se reprsente son activit et dautre part, mieux saisir
les ralits professionnelles.
Ce document, travers les changes quil facilite, dbouchera dans
un deuxime temps, sur la rdaction dune fiche de poste intgrant lvolution
du travail en fonction des objectifs fixs par la collectivit, les motivations
et les capacits professionnelles de lagent.

14

NOM : ..................................................................... PRNOM : ..................................................................

AGE :............................................................................................................................................................
GRADE :.......................................................................................................................................................
SERVICE :....................................................................................................................................................

INTITUL DU POSTE ACTUELLEMENT OCCUP : ......................................................................................

Vous tes sur ce poste depuis quelle date ? .............................

LE TEMPS DE TRAVAIL
Votre temps de travail :
Temps complet

Temps partiel

Si oui, temps de travail : ............................................................................................................................

Temps non complet q
Si oui, temps de travail : ............................................................................................................................
Prcisez vos horaires de travail : ....................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
Prcisez votre amnagement du temps de travail (35h hebdomadaires, cycle de travail) :
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................

AVANTAGES ET ASTREINTES
Les avantages et les astreintes du poste : ......................................................................................................
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................

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DESCRIPTION DE VOS ACTIVITES

Etablissez ci-dessous la liste des diffrentes activits que vous accomplissez en les classant par ordre dimportance
(rgulires, irrgulires, occasionnelles, variations saisonnires) :

ACTIVITES RGULIRES
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................

ACTIVITES IRRGULIRES OU OCCASIONNELLES

................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................

ACTIVITES SAISONNIRES
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................

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VOS RELATIONS DE TRAVAIL

Les relations hirarchiques au sein de votre service (avec vos suprieurs ou des subordonns)
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
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....................................................................................................................................................................
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....................................................................................................................................................................
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Les relations avec dautres services (indiquez le ou les services)
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Les relations avec lextrieur (par exemple : les associations, les fournisseurs, les autres communes,
administrations, des usagers)
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LES MOYENS MATRIELS DU POSTE

Lister le matriel, les amnagements spcifiques et les quipements de protection individuels dont vous disposer
pour effectuer votre travail :

MATRIELS

QUIPEMENTS DE PROTECTION
INDIVIDUELS

......................................................................................

.........................................................................

......................................................................................

.........................................................................

......................................................................................

.........................................................................

......................................................................................

.........................................................................

......................................................................................

.........................................................................

......................................................................................

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......................................................................................

.........................................................................

......................................................................................

.........................................................................

LAMENAGEMENT DE LESPACE DU POSTE DE TRAVAIL

Quel est votre avis sur vos conditions de travail ? ( en matire dhygine , clairage, ambiance thermique, sonore)
....................................................................................................................................................................
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....................................................................................................................................................................
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Quelles amliorations essentielles pourriez-vous suggrer (en matire damnagement de vos conditions
dexercice et dorganisation du travail)
- du service auquel vous appartenez ?
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- de lensemble des services communaux ?
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BIBLIOGRAPHIE

Articles de presse
- La bonne mthode pour tablir des fiches de poste
La Gazette des communes n 1588 du 12/03/2003 p. 22-23
- La valeur juridique et lutilit des fiches de poste
La Gazette des communes n1707 du 8/9/2003 p. 62

Ouvrages
- Personnels et Territoires : un nouveau regard sur la Fonction Personnel des collectivits locales
Centres de Gestion de la Fonction Publique Territoriale de Bretagne 1995
- Le recrutement territorial dans la collection Les Guides du CDG 35

Site internet du CDG 35

Ce document est accessible sur le site la rubrique Mieux connatre la gestion du personnel et dans
la Recherche documentaire : fiche de poste.

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