R E D A C T I O

A D M I N I S T R A T I V
E

O P E R A T I O N N E L L
E

1
 JUIN 2022

INTRODUCTION

Le présent manuel vise à donner les aptitudes nécessaires aux agents de l’Etat ainsi qu’à tout
candidat à un concours administratif, pour être opérationnel au service et/ou affronter les
épreuves de rédaction administrative.
Il comprend étapes, à savoir :
- Etape 1 : Déterminer le document administratif à produire ;
- Etape 2 : Epouser le style administratif ;
- Etape 3 : Présenter le document selon la forme convenable.
Il serait souhaitable pour l’apprenant, à titre de bonne démarche, de procéder ainsi :
1- lire la partie du cours relatif à l’étape 1, 2 ou 3 ;
2- traiter les exercices y afférents ;
3- se référer aux corrigés et formes des documents pour s’évaluer.

2
ETAPE 1 : Déterminer le document administratif à produire
Cette première étape permet de se situer en face d’un sujet de rédaction administrative ou
d’un dossier après l’imputation faite par le supérieur hiérarchique. En effet, connaitre le
document adéquat à rédiger est important.
En dehors des documents classiques, il y a les actes administratifs unilatéraux (constitution,
loi, ordonnance, décret, arrêté, décision) et bilatéraux (traité international, contrat
d’engagement de contractuel, convention, marché public) qui ont une véritable valeur
juridique. Les documents administratifs classiques seront les seuls à être étudiés dans le cadre
de ce cours pratique. On y retrouve :
1/ Les documents de correspondance
a- La lettre
- La lettre entre services est produite pour des échanges d’une Administration à une autre
pour des motifs de service. Elle peut être une lettre circulaire (pour un supérieur hiérarchique
qui souhaite s’adresser à plusieurs destinataires de rangs inférieurs ou des autorités de rang
égale sur un sujet relevant de ses compétences mais requérant leurs interventions), un lettre
d’accuser de réception (pour marquer qu’une correspondance, une information ou un
document a été reçu), une lettre de transmission (pour envoyer un ou plusieurs documents à
son supérieur hiérarchique), une lettre de présentation ou d’accompagnement (pour présenter
un dossier), une lettre de rappel (pour suivre un dossier en rappelant au destinataire un
courrier déjà envoyé), une lettre d’invitation (pour inviter une personne à prendre part à une
activité), une lettre de demande d’explication (pour un supérieur hiérarchique qui entend
déclencher une procédure disciplinaire contre un collaborateur), une lettre de réponse (pour
répondre à une demande), une lettre de convocation (par un collaborateur à une personne de
rang supérieur pour l’inviter à participer à une séance), etc.
- La lettre à forme personnel est produite dans les échanges d’une Administration à une
personne physique ou morale de droit privée ou une personnalité publique. Elle est écrite
aussi par l’Administration à un usager du service public ou par un fonctionnaire à son
supérieur hiérarchique pour des raisons étrangères au service.
b- Les documents de liaison autres que la lettre
- Le bordereau classique ou bordereau d’envoi est utilisé pour la transmission de
documents entre deux ministères ou entre deux services différents.
- Le bordereau simplifié ou Soit-transmis est produit pour la transmission de documents
d’un supérieur à un subordonné ou entre fonctionnaires de rangs égaux, dans un même
organisme public.
- La note est un document d’échanges entre services d’un même ministère ou au sein d’un
même organisme administratif. Il sert à présenter un dossier (note technique), à accompagner
un projet de décision ou d’arrêté (note de présentation). Il peut parfois avoir plusieurs
destinataires (note collective).
- Le télégramme officiel est envoyé, en cas d’urgence, par une haute autorité politique
(Président de la République, Ministre de l’intérieur), administrative (Préfet) ou militaire (Chef
d’Etat major des armées, Commandant de corps d’armée), à un ensemble de collaborateurs.

3
2/ Les documents d’information
a- Les documents d’information interne ou documents d’études qui sont édictés à titre de
comptes rendus.
- Le Procès-verbal est un document destiné à servir de preuve. Il est rédigé de façon
détaillée, au présent de l’indicatif et peut être administratif (pour les réunions ou assemblées
où d’importantes décisions sont prises, pour les inspections, les constats, ou judiciaire (par les
agents des forces de l’ordre).
- Le Compte rendu est un document descriptif que relate son auteur qui était présent, sans
avis personnel. Il rend compte fidèlement au supérieur hiérarchique d’une activité, d’une
mission, d’un événement ou d’un accident. Il peut aussi rendre compte d’une réunion de façon
intégrale ou analytique. Il ne comporte que la signature du rédacteur.
- Le rapport est produit pour relater des faits et faire des suggestions concrètes. Il peut s’agir
d’un rapport disciplinaire, d’études, d’inspection, de mission, technique, de présentation d’un
décret, d’activités périodiques.
- Le relevé de conclusion est produit pour donner juste les conclusions ou les points retenues
après une séance de travail.
b- Les documents d’information externe
- L’avis est destiné à l’affichage d’informations à l’endroit d’un public restreint, au sein d’un
service Il peut être rédigé à l’intention des participants à une conférence ou une réunion. Pour
une vente aux enchères, il est toujours produit un avis.
- Le communiqué est rédigé pour donner des informations ou rappeler des dispositions
d’intérêt général radiodiffusées, télévisées ou publiées dans un journal dédié au grand public.
- La convocation est produite pour les réunions prévues d’avance ou pour requérir la
présence d’un usager pour affaire le concernant.
- L’attestation a pour but de faire une constatation neutre et objective.
- Le certificat a pour but de faire une constatation impliquant une prise de position active.

3/ Les documents d’injonction ou d’instruction

- L’instruction est rédigé au style directif et impersonnel avec un ton autoritaire. Elle émane
généralement du Président de la République ou d’un Ministre. Elle est de portée collective.
- La circulaire provient généralement du Président de la République, d’un Ministre, d’un
Préfet ou d’un Maire à l’endroit des autorités ou services subordonnés (déconcentrés ou
décentralisés) pour rappeler le but d’un texte ou pour préciser les modalités d’exécution d’un
texte.
- L’ordre permet de mettre en mission un agent ou d’exécuter un paiement ou une décision. Il
est de portée individuelle.

4
- La note de service est édictée par un supérieur hiérarchique à l’endroit de son personnel
pour faire exécuter une directive ou faire respecter une disposition légale. Il donne des
informations uniquement destinées au personnel du service.

5
EXERCICE DE L’ETAPE 1
Déterminer le document administratif à rédiger dans chacun des cas ci-
dessous.
1- Le Directeur de Cabinet du Ministre de la Fonction Publique envoie au Directeur du
Contrôle Financier du Secrétariat d’Etat auprès du Premier Ministre chargé du Budget
et du Portefeuille de l’Etat, les dossiers de trente admis au concours professionnel
exceptionnel d’accès à l’emploi d’Administrateur Civil, au titre des concours
administratifs, session 2018. En tant que Directeur des Concours, vous êtes chargé de
rédiger le projet de document.
2- Vous être Chargé d’Etudes du DGDDL. Après vérification, e dernier vous instruit de
rédiger un document qui indique la réalité et la qualité des prestations fournies par
l’entreprise BAC Sarl à la DGDDL, au titre de l’année 2018, d’un montant total de
59.000.000 FCFA sur les lignes 2420 et 6211.
3- Monsieur le Ministre de la Fonction Publique souhaite rappeler aux fonctionnaires et
agents de l’Etat qu’ils sont tenus de respecter les horaires de travail.
4- Vous être Chargé d’Etudes du DGDDL au Ministère de l’Intérieur et de la Sécurité.
Ce dernier vous instruit d’adresser un courrier au DRH du même Ministère, faisant
suite à sa demande de mise à sa disposition de cinq (15) Administrateurs Civils,
exerçant les fonctions de Secrétaires Généraux de Mairie, pour faire partie des
fonctionnaires à nommer, en qualité de Sous-préfet, au mois de décembre 2019.
5- Le Directeur des Ressources Humaines du Ministère de la Fonction Publique entend
expliquer à Madame la Directrice de la Planification, des Statistiques et de
l’Evaluation du Ministère de la Fonction Publique, la nécessité de valider, dans le
SIGFAE, la prise de service de deux Secrétaires de Direction mutées dans son service
par note de service N° 121/MFP/CAB/DRH/SDP/ch du 15 juillet 2019. Vous
êtes Chargé d’Etudes à la DRH et désigné pour rédiger le document.
6- Vous accompagnez, en qualité de Chargé d’Etudes, Monsieur le DGDDL, Président
de séance, à une réunion à l’UVICOCI. Sont présents le Président l’UVICOCI ainsi
que les autres maires du District d’Abidjan le 12 juin 2019. La rencontre commence à
10 heures 15 et dure 1 heure 20 avec trois points à l’ordre du jour.
7- Le Directeur de Cabinet du Ministère des Transports vous envoie en mission à
Yamoussoukro pour participer à l’atelier de validation du plan d’actions annuel du
Ministère prévu pour se tenir du 15 au 17 Août 2022 à l’Hôtel Président. En tant que
Sous-directeur du Personnel, vous êtes chargé de rédiger le projet vous mettant en
mission.
8- Vous assurez le secrétariat de la deuxième réunion du Conseil de Gestion de l’ENA, le
15 juillet 2018, à la salle de réunion de cet EPN que vous dirigez, en qualité de DG.
Sont présents les Directeurs de Cabinet des ministères en charge de l’Intérieur, de la
Fonction Publique, des Impôts, du Commerce, des Affaires étrangères et du trésor. La
rencontre est présidée par le Directeur de Cabinet du Ministre de la Fonction Publique.
Deux décisions importantes y sont prises : l’une portant validation de l’avant-projet de
budget de l’Etablissement à présenter à la conférence budgétaire interne 2019 du
Ministère de la Fonction Publique et l’autre relative à la validation de l’état
d’exécution du budget 2018. Rédigez le document.

6
9- En tant que Directeur Financier de la Mairie de Dabou, vous devez informer les
populations de ladite commune de la vente aux enchères des marchandises saisies par
vos services le 10 mai 2018 sur le domaine public. Cette vente aux enchères aura lieu
le 27 septembre 2019, dans la cour du Service Technique de la Mairie.
10- Le Ministre de l’Intérieur et de la Sécurité envoie, dans l’urgence, un message à
Monsieur le Préfet de Département de Touba, pour l’informer que, selon le
Commandant Supérieur de la Gendarmerie Nationale, un camion aurait déversé des
orpailleurs clandestins dans un village de l’une des préfectures de sa circonscription.
Une investigation est requise de sa part. Rédigez le document.
11- Vous êtes le Secrétaire Général de la Présidence. Vous êtes chargé d’écrire un projet
de document pour informer Mesdames et Messieurs les députés que Monsieur le
Président de la République les convie à une Assemblée Générale Extraordinaire le 15
novembre 2019, avec un ordre du jour précis.
12- Vous êtes le Chef du Personnel de la Direction des Affaires Financières du Ministère
en charge de la Sécurité et vous êtes chargé, sur instruction de Monsieur le DAF, de
produire un projet de document à la signature du Ministre, en vue de convier les
Directeurs Généraux et Centraux dudit département ministériel à la réunion de rentrée
budgétaire 2019.
13- Vous êtes chargé par Madame le DG de l’ENA de rédiger, en votre qualité de
Directeur de l’EGAD, un document indiquant que Monsieur KOUASSI Félix,
Matricule 343 802 V, Administrateur Civil, a participé à la formation à l’ENA, Filière
Administration Générale, Cycle Supérieur, promotion 2008-2009.
14- Le Ministre de l’Intérieur et de la Sécurité envoie, dans l’urgence, un message à
Monsieur le Préfet de Région du Bounkani, pour l’informer que, selon le Directeur
Général de la Police Nationale, un camion aurait déversé, le 05 août 2019, des produits
dangereux pour la santé des populations, dans un village de l’un des départements de
sa circonscription. Une investigation est requise de sa part. Vous êtes le Préfet de
Région du Bounkani et vous devez rédiger le document pour rendre compte de votre
mission au Ministre.
15- Vous être Chargé d’Etudes du Directeur des Affaires juridiques et du Contentieux du
Ministère du Tourisme. Ce dernier vous charge de transmettre les attestations de stage
de deux élèves de l’ENA à Monsieur le Directeur des Ressources Humaines du
Ministère.
16- Monsieur le Ministre du Budget engage les DAF des Ministères et Etablissements
Publics Nationaux, à veiller à la régularité des dossiers relatifs aux engagements faits
par les différents ordonnateurs. Rédigez le document, en votre qualité de Chef de
Service Comptabilité.
17- Madame la Directrice de l’ENA adresse un courrier d’invitation à Monsieur le
Ministre en charge de la Sécurité Intérieur pour l’inviter à prendre part à la cérémonie
de sortie de la 54ème promotion des élèves de L’ENA. Vous êtes le Secrétaire Général
de l’ENA. Elle vous confie la charge de rédiger le projet.
18- Vous êtes le Directeur de Cabinet du Ministre de l’Intérieur. Ce dernier vous charge
de demander au Préfet de faire procéder, le premier jour ouvrable de l’année 2020, au
salut aux couleurs dans tous les services administratifs relevant de leur circonscription.
19- Monsieur le Directeur Général des Impôts souhaite informer les populations
ivoiriennes du dernier délai de règlement de l’impôt foncier.

7
20- Madame le Directeur des Ressources Humaines du Ministère de la Communication
vous demande de rédiger un document pour accompagner le projet d’arrêté de
nomination de Monsieur KOFFI Théodore en qualité de Sous-directeur de la
Formation du Ministère.

8
CORRECTION DE L’EXERCICE DE L’ETAPE 1

1- Bordereau d’envoi
2- Attestation
3- Note de service
4- Lettre entre service
5- Note
6- Compte rendu
7- Ordre
8- Procès-verbal
9- Avis
10- Télégramme officiel
11- Convocation
12- Lettre circulaire
13- Attestation
14- Rapport
15- Soit-transmis
16- Instruction
17- Lettre administrative à forme personnelle
18- Lettre circulaire
19- Communiqué
20- Note de présentation
21-

9
ETAPE 2 : Epouser le style administratif
Cette seconde étape permet de maitriser le style administratif. En effet, le ton et le langage
soutenu qu’il faut utiliser pour rédiger un document administratif sont importants. Le style
administratif qui existait à l’époque des empereurs et des rois, a été hérité de la colonisation et
a évolué pour devenir ce qu’il est présentement en France et dans les Etats d’Afrique
francophone. Parlant du style administratif, il convient de distinguer les caractères et les
formules consacrées de la rédaction administrative dont le fondement est d’assurer le service
public, assurer la responsabilité de l’Etat et le respect du principe hiérarchique.
1/ Les caractères du style administratif
Il en existe neuf (9) :
- La dignité rappelle le caractère solennel et officiel du document administratif.
- Le respect de la hiérarchie met l’accent sur les rapports entre le subordonné et son
supérieur.
- Le sens de la responsabilité indique que l’auteur assume son écrit et appose sa signature.
- L’objectivité fait apparaitre la notion de neutralité par laquelle l’auteur s’exprime sans
passion ou sentiment personnel.
- La courtoisie et la politesse permettent d’éviter d’être injurieux, désobligeant, sévère et
péjoratif.
- La prudence permet d’éviter de créer des situations futures graves. Il convient de se
ménager et envisager la possibilité de se revoir en cas d’améliorations conjoncturelles.
- La précision et l’exactitude impliquent que chaque document ne doit être confondu avec
aucun autre. Il doit pouvoir être identifié et classé par différents utilisateurs.
- La clarté, la concision et l’efficacité permettent de s’exprimer dans un langage soutenu qui
ne donne pas lieu à interprétation, d’aller à l’essentiel en ayant une bonne connaissance du
dossier et de rechercher l’idoine solution.
- L’homogénéité renvoie au respect des règles universelles de la rédaction administrative de
sorte qu’à titre d’exemples, dans la forme, une lettre reste une lettre, un rapport demeure un
rapport, etc.
2/ Les formules consacrées
Les formules consacrées sont des expressions conventionnellement admises comme
la traduction écrite et concrète des caractères de la rédaction administrative. On distingue les
formules d’appel, de courtoisie, d’introduction, d’argumentation, de conclusion et bien
d’autres tournures du style administratif.
A titre d’expressions hiérarchiques, le Supérieur s’adressant au subordonné écrira : Je
vous demande de… Je vous prie de vouloir bien… Je vous prie de veiller à la parfaite
exécution de cette tâche… J’attache du prix ou de l’intérêt à…, Je reste attentif à la présence
effective de tous… J’ai l’honneur de vous faire connaitre…. Je vous recommande de… Je
vous transmets…
Le subordonné s’adressant au Supérieur ou à une personnalité publique, écrira quant à
lui : J’ai l’honneur de vous rendre compte de … J’ai l’honneur de solliciter… J’ai l’honneur
de vous exposer… Je vous prie de bien vouloir… J’ai l’honneur de vous prier de bien

10
vouloir… J’ai l’honneur de soumettre… Il me semble qu’il conviendrait de… Je soumets à
votre bienveillante attention… J’ai l’honneur de vous faire parvenir…
Entre personnalités de même rang, les expressions sont : - Je vous serais reconnaissant
(obliger), de bien vouloir… - Je vous saurais gré… Je vous prie de croire en l’assurance de…
Je vous suggère ou propose… Je vous serais très obligé de… J’ai l’honneur de vous adresser
ou de vous informer…
Lorsque l’on écrit à une personne ordinaire étrangère à l’Administration, on dira :
Veuillez agréer… Veuillez croire en l’assurance de….
A titre d’expressions objectives, NE PAS ECRIRE : Souhaitant recevoir rapidement votre
réponse… Dans l’espoir d’une suite favorable… Je vous assure de mon indéfectible
attachement. Je suis vraiment désolé de ne pouvoir répondre favorablement… Je vous
annonce que… MAIS ECRIRE : Je vous saurais gré de me faire parvenir votre réponse dans
les meilleurs délais... Je vous prie d’agréer… J’ai le regret de ne pouvoir accéder à votre
demande...
A titre d’expressions courtoises, NE PAS ECRIRE : Votre rapport est un tissu de sottises…
Votre demande est ridicule… Je refuse votre demande… Transmettez-moi ce dossier…
Tâchez d’apporter plus de soins aux affaires qui vous sont confiées… Je ne comprends pas
comment vous avez pu rédiger une aussi mauvaise requête…, MAIS ECRIRE : Votre
rapport manque de réalisme. Votre demande me paraît peu fondée. Il ne m’est pas possible de
donner une suite favorable à votre demande. Je vous prie de bien vouloir me transmettre ce
dossier. Je vous serais obligé ou je vous saurais gré d’apporter plus de soins aux affaires qui
vous sont confiées, ou bien, J’attacherais du prix à ce que vous apportiez plus de soins aux
affaires qui vous sont confiées. Je m’étonne que vous ayez rédigé une telle requête
A titre d’expressions prudentes, NE PAS ECRIRE : Je rejette définitivement… Il faut
réviser à tout prix cette position... D’après mes informations, la situation s’est améliorée mais
elle n’est pas encore fameuse…, MAIS ECRIRE : Il ne m’est pas possible de réserver une
suite favorable à votre demande... J’estime qu’il conviendrait de réviser cette position, ou
bien, Je pense, pour ma part, qu’il serait souhaitable de revoir cette position… Il me
semblerait que la situation se soit améliorée mais je pense, pour ma part, qu’il reste encore
beaucoup à faire.
A titre d’expressions relatives à la précision et à l’exactitude, NE PAS ECRIRE :
Abidjan, 10-07-10… Suite à votre lettre du 10 courant… En réponse à votre lettre sus-
référencée… Référence : dossier de l’intéressé… Conformément au décret 7825…
N°MFP/ENA/112… Le COM organise… MAIS ECRIRE : Abidjan, le 10 juillet 2010… En
réponse à votre lettre du 10 juillet 2010… En réponse à votre lettre citée en référence…
Référence : dossier de (Nom et prénom de l’intéressé, fonction et matricule) …
Conformément aux dispositions de l’article 10 du décret n°92-7825 du 15 juillet 1992
portant… N° 112/MFP/ENA du 10 juillet 2010… Le Comité d’Organisation Monétaire
(COM) organise…
Les formules d’appel selon la qualité du destinataire sont :
- Personnalités du monde diplomatique (Ambassadeur, Chargé d’Affaires, Consul
général, Conseiller) : Monsieur/Madame le (Suivi de la qualité)

- Personnalités politiques, Président et vice-président d’Institution, Ministre, Roi

ou Empereurs Prince Princesse : Monsieur le Président de (Institution), Monsieur le
Ministre, Sir, Monsieur le Prince ou Mon Seigneur, Mademoiselle la Princesse
11
 - Acteurs de l’Administration Publique (Directeur, DG, Préfet Usager Titulaire de
doctorat SG de Société, Responsable de syndicat, d’association et établissement
scolaire) : Monsieur/Madame le (Suivi de la qualité)

- Autorités militaires (Maréchal, Général Colonel Capitaine, Lieutenant Officier

Généraux de la marine, Capitaine de Vaisseaux) : Monsieur le Maréchal, Mon (Suivi
de la qualité) pour le Général/ Capitaine/Lieutenant/Amiral/Commandant. Le
rédacteur de sexe féminin n’écrira pas « Mon ».

- Autorités religieuses (Pape, Nonce, cardinal, archevêque, évêque, Curé, Abbé,

Pasteur, Grand Imam, Ayatollah) : Très Saint Père pour le pape, Monsieur le (Suivi de
la qualité) pour les autres.

- Acteurs de l’Administration Judiciaire (Garde des sceaux, Magistrat : Monsieur le

(Suivi de la qualité)

- Avocat, Huissier, Notaire (professions libérales) : Maître

Les formules d’appel et leurs formules de courtoisie correspondantes sont :

Madame / Hommages (Respectueux Hommages)
Monsieur / Salutations distinguées
Cher M., Cher ami ou Cher Camarade / Sentiments les meilleurs
M. le Président, M. le Député / Considération distinguée
Mme le Préfet / Sentiments déférents et dévoués
Mlle l’Ambassadeur / Haute Considération
M. le Ministre / Très Haute Considération
NB : *la formule "l’expression" marque une considération, un dévouement acquis. Elle est
donc utilisée d’un subordonné à son supérieur.
*La formule "l’assurance" sera employée à l’égard des personnes d’un rang égal ou inférieur
au signataire de la lettre ou à l’égard des personnes étrangères à l’Administration.
Les hommages et les salutations s’expriment. Il ne faut pas en donner l’assurance.
Nul n’assure un camarade ou un collègue de sa considération ou de son respect, encore moins
une personne de rang moindre que le sien de ses sentiments respectueux.
A titre de formules d’introduction
* POUR INTRODUIRE UN DOCUMENT ADMINISTRATIF AYANT DES
REFERENCES
- Par lettre en date du …, vous m’avez demandé (saisi de, fait part de)………. - Au cours de
notre entretien téléphonique du …, vous avez bien voulu appeler mon attention sur…. -
Comme suite à votre lettre en date du………, j’ai l’honneur de…….. - En réponse à………. -

12
J’ai l’honneur d’accuser réception de….. - Je viens d’être saisi de…………. - Mon attention a
été appelé sur……
* POUR INTRODUIRE UN DOCUMENT SANS REFERENCE
- Il m’appartient de… Il vous appartiendra de… - Je prends acte de… - Je prends bonne note
de... - Je serai conduit, je serai amené, je serai appelé à…. - Je vous serais obligé de… - Je
vous demande de… - J’ai l’honneur de vous signaler, informer… - J’ai l’honneur de porter à
votre connaissance…
A titre d’expressions utilisées dans le corps des textes
* POUR ENUMERER
- Tout d’abord… - En premier lieu… - En second lieu…. - D’une part, d’autre part… -
D’abord, ensuite, enfin… - Par ailleurs… - A titre principal, à titre subsidiaire… - En outre…
- De plus…
* POUR PRECISER LA PENSEE OU PRESENTER UN POINT DE VUE
A ce sujet, à cet égard, en fait, en particulier, en principe, notamment, au surplus, pour ma
part, à mon avis, en ce qui me concerne, d’une manière générale, en tout état de cause… - Je
note, je constate, je précise, j’ajoute, je souligne, je confirme, je rappelle, je signale, je
considère, j’estime…….

*POUR PREVENIR CERTAINS ARGUMENTS

- Je n’ignore pas que, je ne doute pas que, néanmoins…. - Je ne sous-estime pas … mais… -
Je ne perds pas de vue, cependant…. - Je ne suis pas sans connaître….
* POUR DONNER UN ORDRE, INDIQUER UNE DECISION
- Je vous invite (engage à…) - Je vous prie de vouloir bien… - Vous voudrez bien…
* POUR SUGGERER UNE SOLUTION
Il convient, il importe de… - Il paraît donc indispensable, opportun, souhaitable de …
* POUR DONNER UNE REPONSE DEFAVORABLE ET MENAGER LE FUTUR
- Il n’est pas possible pour le moment (dans les conditions ou circonstances actuelles) de… -
Je ne manquerais pas, dès que (le moment venu) de …
A titre de formules de conclusion
En conséquence, aussi, dans ces conditions…

13
EXERCICE DE L’ETAPE 2
I/ Questions de cours

1- Citez et expliquez les neuf caractères du style administratif

2- Donnez deux formules consacrées qui peuvent être utilisées dans l’écrit a- D’un
supérieur hiérarchique à son subordonné
b- D’un subordonné à son supérieur hiérarchique
c- Entre fonctionnaire de même rang
3- Donnez deux formules consacrées qui peuvent être utilisées dans une argumentation
administrative pour exprimer :
a- La prudence
b- La courtoisie
c- L’objectivité
d- La précision et l’exactitude
4- Donnez deux expressions :
a- Pour introduire un document sans référence
b- Pour introduire un document avec référence
c- Pour énumérer
d- Pour donner un ordre
e- Pour préciser une penser
f- Pour donner une réponse défavorable
g- Pour ménager le futur
h- Pour conclure
5- Quelle est la formule de courtoisie correspondante à chacune des formules d’appel
suivantes :
a- Madame
b- Monsieur
c- Cher ami ou Cher Camarade
d- Monsieur le Président
e- Monsieur le Député
f- Monsieur le Préfet
g- Monsieur l’Ambassadeur
h- Monsieur le Ministre
6- Pour chacune des personnalités suivantes, donnez la formule d’appel correspondante :
a- Président et Vice-président d’Institution
b- Ministre
c- Roi ou Empereurs
d- Prince
e- Princesse
f- Ambassadeur
g- Chargé d’Affaires
h- Consul général
i- Conseiller
j- Directeur

14
k- DG
l- Préfet
m- Usager
n- Titulaire de doctorat
o- SG de Société
p- SG de syndicat
q- SG d’association
r- SG d’Ets. Scolaire
s- Pape
t- Nonce
u- Cardinal
v- Archevêque
w- Evêque
x- Curé
y- Abbé
z- Pasteur
aa- Grand Imam
bb- Ayatollah
cc- Maréchal
dd- Officier généraux
ee- Colonel
ff- Capitaine
gg- Lieutenant
hh- Officier Généraux de la marine
ii- Capitaine de Vaisseaux
jj- Garde des sceaux
kk- Magistrat
ll- Avocat
mm- Huissier
nn- Notaire

15
 CORRECTION DE L’EXERCICE DE L’ETAPE 2

Il vous appartiendra de confronter vos réponses aux informations contenues dans le cours.

16
ETAPE 3 : Présenter le document selon la forme convenable

Cette troisième étape permet de bien formaliser le document administratif. En

effet, présenter chaque écrit administratif selon la forme conventionnelle est une
nécessité.

I/ FORMES DES DOCUMENTS DE CORRESPONDANCE

A- La lettre entre services ne contient ni formule d’appel, ni formule de courtoisie ou de

politesse, mais comprend :

- Les mentions obligatoires : les initiales du rédacteur et de l’opérateur de saisie au-dessus à

gauche ; juste en-dessous le timbre du service émetteur ; l’appellation de l’Etat et la devise en
haut à droite ; en-dessous le lieu et la date d’expédition ; la suscription ou réclame qui lie le
destinateur par la préposition « à » au destinataire, le numéro d’enregistrement à droite sous le
timbre ; l’objet (2 lignes au maximum) à droite sous le numéro et en-dessous à droite après le
texte, la signature manuscrite précédée de l’attache ou la qualité de l’autorité compétente
émettrice et suivi par l’apposition du nom de cette autorité.

L’autorité peut signer par compétente ou par délégation (autorisation, ordre, intérim)

- Les mentions facultatives : la « Référence » en toute lettre sous l’objet ; la pièce jointe, soit
en toute lettre soit en bas de la page en utilisant les initiales « PJ » ; l’« Ampliation » en bas à
gauche de la page légèrement sous la ligne de la signature ; le « sous-couvert de la voie
hiérarchique » juste sous le destinataire.

- Les mentions circonstancielles : pour attirer l’attention du destinataire (Urgent, Rappel, Vu

et transmis le…, Visé le…); relatives à l’acheminement postal (Recommandé, Recommandé
avec accusé de réception, Express au porteur); relatives au caractère confidentiel de la lettre («
personnel », « confidentiel », « diffusion restreinte », « secret »)

- Le corps de la lettre comprend l’introduction pour annoncer ce qui va suivre, un

développement de quatre parties au maximum et une conclusion pour tirer les conséquences
par une demande d’instruction ou d’éclaircissements, une décision, une réponse ou un ordre
donné.

Un exemplaire de lettre entre services :

KAS/TES

REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

MINISTERE DU TRAVAIL -------------------
-------------------------------------- Union-Discipline-Travail

17
 LE MINISTRE
-----------------

Abidjan, le 13 juillet
2018
N° 0051 /MT/CAB

Monsieur le Ministre du Budget

et du Portefeuille de l’Etat

ABIDJAN

Objet : Participation à la conférence budgétaire 2019

Référence : Votre lettre n° 089/MBPE/CAB du 7 juillet 2018

Par lettre citée en référence, vous m’avez invité à participer à la conférence budgétaire 2019 prévue
pour se tenir du 22 au 25 juillet 2018, à partir de 9 heures précises, à l’auditorium de la Caisse de
Stabilisation (CAISTAB) sis à Abidjan-Plateau.

En retour, j’ai l’honneur de vous marquer ma présence effective à cette conférence.

Par ailleurs, Madame le Directeur des Affaires Financières de mon département ministériel y
prendra également part à mes côtés.

(signature)

ADOU Jean

B- La lettre à forme personnelle contient une formule d’appel ; une formule de courtoisie ou
de politesse ; un traitement qui intervient dans le corps de la lettre selon la qualité du
destinataire « votre sainteté pour le pape et votre majesté pour un souverain » ; les mentions
contenues dans la lettre entre services.

Un exemplaire de lettre à forme personnel :

KAS/TES

REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

MINISTERE DU TOURISME -------------------
-------------------------------------- Union-Discipline-Travail

18
 CABINET
--------------
Le Chef de Cabinet
---------------

Abidjan, le 27 janvier
2018
N° 0057 /MINIT/CAB

Monsieur GOHI Tapé

ABIDJAN

Objet : Parrainage de la cérémonie d’ouverture officielle de l’hôtel

« BEAU SEJOUR »

Référence : Votre lettre du 5 janvier 2018

Monsieur,

Par lettre citée en référence, vous avez sollicité mon parrainage dans le cadre de la
cérémonie d’ouverture officielle de l’hôtel « BEAU SEJOUR » situé à Yamoussoukro, à deux (2)
kilomètres de la Basilique Notre DAME DE LA PAIX.

Cette rencontre est prévue pour se tenir le 17 février 2018, à partir de 9 heures 30 minutes précises.

En retour, J’ai l’honneur de vous faire connaitre que votre demande à retenue ma parfaite attention.
Toutefois, en raison des contraintes liées à mon agenda professionnel, il ne m’est pas possible
d’honorer de ma présence cette manifestation.

Veuillez agréer, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.

PJ : Lettre du 5 janvier 2018 (signature)

SORO Ferdinand

II/ FORMES DES DOCUMENTS DE LIAISON AUTRE QUE LA LETTRE

A- Le Bordereau d’envoi contient les mentions habituelles d’une lettre entre services ;
le titre « BORDEREAU D’ENVOI » en majuscule en milieu de page ; un cadre

19
 renfermant le texte divisé en trois ou quatre dont Numéro d’ordre (facultatif), Nature,
Nombre, et Observations.
Un exemplaire de Bordereau d’envoi :
AC/DE

REPUBLIQUE DE COTE
MINISTERE DE LA PROTECTION
D’IVOIRE
SOCIALE
----------------------------------------- --------------------
DIRECTION GENERALE Union-Discipline-Travail
DE LA PROTECTION SOCIALE -----------------
---------- Abidjan, le 15 juin 2022

N° 0210 /MPS/DGPS

BORDEREAU D’ENVOI
A

Monsieur le Directeur Général

de l’Administration du Territoire
ABIDJAN

N° d’ordre Désignation des pièces Nombre de pièces OBSERVATIONS

1 Dossier de Monsieur KONAN 5 Pour information

Jacques, Matricule 251 825 k,
promu dans l’emploi
d’Administrateur Civil

2 Dossier de Madame IDALGO 3 Comme suite à votre

Géraldine épouse DJANGO, demande
Matricule 343 605 G,
Administrateur Civil

Le Directeur Général de la
Protection Social

(signature)

KROU Lucien

B- Le Soit-transmis a les mentions habituelles d’une lettre entre services ;

le titre « SOIT-TRANSMIS » en majuscule en milieu de page ;
une énumération des documents à transmettre ; la mention «
OBSERVATIONS » qui indique l’objet de la transmission.

20
 Un exemplaire de Soit-transmis :
FSE/DTC

MINISTERE DE L’INTERIEUR ET DE LA SECURITE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

----------------
DIRECTION GENERALE DE L’ADMINISTRATION --------------------------
DU TERRITOIRE
---------------- Union-Discipline-Travail
LE DIRECTEUR GENERAL
----------------------
Abidjan, le 15 janvier 2015

N° 0258 /MIS/DGAT/DG

SOIT- TRANSMIS
A Monsieur le Directeur Des Affaires Générales
ABIDJAN

Objet : Plan d’actions 2015 de la Direction Générale de l’Administration du

Territoire

Observation : Pour exploitation.

((signature)
)
(signature)
Piece jointe : Plan d’actions 2015 KONDO Hamed

Préfet Hors Grade

C- La note a les mentions habituelles d’une lettre entre services, avec une nuance au
niveau du titre « NOTE » placé au centre et de l’objet qui peut être intégré au titre ou
porté séparément à gauche.

Un exemplaire de Note :
AC/DE

REPUBLIQUE DE COTE
MINISTERE DE L’AGRICULTURE
D’IVOIRE
-----------------------------------------
DIRECTION GENERALE 21 --------------------
DE L’AGRICULTURE Union-Discipline-Travail
---------- -----------------
DIRECTION DE L’AGREMENT
 Abidjan, le 13 juillet 2020

N° 0158 /MINAGRI/DGA/DA

NOTE
A
MONSIEUR LE DIRECTEUR DU CONTROLE DU MINISTERE
DE L’AGRICULTURE

Objet : Enquête sur les suspicions d’exercice d’activités irrégulières

par les coopératives agricoles AWOUDA et ABADO

A l’issue de l’instruction des dossiers de demande d’agrément des

coopératives agricoles dénommées Gars de l’Agriculture Ouest Africaine (GAOUA) et Bonne
Santé Agricole (BSA) ainsi que des échanges avec les dirigeants de ces
structures, au cours des séances de travail chronologiquement tenues les 5 mai et 2 juin 2020,
il ressort que celles-ci sont des sociétés d’orpaillage clandestin qui envisagent d’user de la
personnalité juridique dévolue aux coopératives agricoles ainsi que des avantages qui
s’y rattachent. De plus, l’une d’entre elles a relevé qu’elle n’est pas le seul de ses
confrères à user de cette passerelle. Selon elle, les coopératives agricoles AWOUDA et
ABADO déjà agréées, seraient des confrères auxquels l’agrément aurait été accordée pour
exercer en qualité de coopératives agricoles.

Au regard de ce qui précède et attendu que cette situation pourrait éventuellement, non
seulement être à l’origine de fraudes fiscales de la part de ces organismes, mais
encore être susceptible de faire naitre des contentieux entre le fisc, le Ministère en charge des
mines, le Ministère de l’Intérieur, le Ministère des Eaux et Forêts, et le
Ministère de l’Agriculture, la Direction de l’Agrément a, par note adressée à Monsieur le
Directeur Général de l’Agriculture, proposé les mesures alternatives suivantes :
- soit procéder au rejet des demandes d’agrément formulées par ces entités et au retrait de
l’agrément des coopératives agricoles AWOUDA et ABADO;
- soit accorder l’agrément aux coopératives agricoles requérantes GAOUA et BSA
comme cela a été fait pour les coopératives AWOUDA et ABADO.

22
 Faisant suite à ces propositions, Monsieur le Directeur Général a demandé la
suspension du traitement des dossiers de demande d’agrément des
coopératives agricoles GAOUA et BSA et le recueil d’informations sur les
suspicions d’exercice d’activités irrégulières par les coopératives AWOUDA et ABADO.

Aussi vos services ayant pour attributions le contrôle des coopératives agricoles agréées, la
présente note vous est-elle adressée en vue de recueillir votre avis.
Telle est l’économie de la présente note.

(signature)

KOUKA Francette

D- Le télégramme officiel contient le titre « TELEGRAMME OFFICIEL » ; le numéro

d’enregistrement ; le lieu et la date ; la suscription avec une particularité pour les
services utilisant beaucoup de télégrammes « PRESIREPUBLIQUE à PREFET
Tiassalé » ou « MINAGRID à… » ; la mention de « l’urgence » au tampon ; le visa
de l’autorité de contrôle pour les services non autonomes ; le corps rédigé dans un
style télégraphique où les points et virgules sont remplacés par « STOP » comme
dans la phrase « HONNEUR VOUS RENDRE COMPTE MISSION
D’INSPECTION CAVALLY STOP SITUATION SOUS CONTROLE STOP ».

Un exemplaire de télégramme officiel :

REPUBLIQUE DE COTE TELEGRAMME OFFICIEL

D’IVOIRE
--------------------------------------- DEPART

N° de
circulation

--------------------------

Abidjan, le 28
février 2020
CLAIRE

Présenté par le Directeur Général MINIJUSTICE

de l’INFJ
à
K. E.

23
 PRESIDENT TRIBUNAL DALOA

Visa du Directeur de Cabinet du

Ministre de la Justice
HONNEUR VOUS INFORMER ARRIVEE TROIS
B.D. STAGIAIRES CYCLE SUPERIEUR INFJ STOP SE
PRESENTERONT TRIBUNAL DALOA 2 MARS STOP

III/ FORMES DES DOCUMENTS D’INFORMATION INTERNE OU D’ETUDES

A- Le Rapport contient les mentions habituelles d’une lettre entre services ; le titre
« RAPPORT » en majuscule avec ou sans indication de destinataire et de l’objet ; une
introduction pour rappeler l’objet et annoncer le plan ; un développement comprenant
l’exposé des faits, leur commentaire critique et les solutions proposées au supérieur
hiérarchique ; une conclusion qui rappelle les solutions proposées et une demande
d’instructions s’il y a lieu).

Un exemplaire de rapport :

AC/DE

REPUBLIQUE DE COTE
MINISTERE DE LA PROTECTION
D’IVOIRE
SOCIALE
----------------------------------------- --------------------
CABINET Union-Discipline-Travail
----------------- 24 -----------------
DIRECTION GENERALE
DE LA PROTECTION SOCIALE
----------
N° 0132 /MPS/CAB/DGPS

RAPPORT
Le lundi 29 novembre 2011, dans le cadre de l’organisation de l’élection des délégués de
l’Assemblée Générale de la Mutuelle Générale des Fonctionnaires et Agents de l’Etat de Côte
d’Ivoire (MUGEF-CI), au titre de la mandature 2011-2015, prévue pour le 11 décembre 2011,
Monsieur GOBIA Issa, Directeur Général de la Protection Sociale, a effectué à la Préfecture
d’Abidjan, une mission d’information et de formation des membres du Comité Electoral
Local (CEL) et des Sous-préfets du District d’Abidjan.

Monsieur le Directeur Général de la Protection Sociale était assisté au cours de cette mission
par Monsieur KANDE Emmanuel, Sous-directeur de la Promotion Sociale.

La délégation est arrivée à la Préfecture d’Abidjan à 14 heures 15 minutes, où elle a été reçue
par Monsieur le Préfet du département d’Abidjan.

Après les civilités, les participants ont investi la salle de réunion de la Préfecture d’Abidjan
pour la tenue de la séance d’information et de formation.

Participaient à cette rencontre : (voir liste de présence).

La séance a débuté à 14 heures 45 minutes par le discours d’ouverture de Monsieur

KOUTOUAN Gérard, Secrétaire Général de Préfecture, représentant Monsieur le Préfet
d’Abidjan. L’Autorité a, au nom de sa hiérarchie, souhaité la bienvenue à la délégation et
invité les participants à suivre avec attention la séance d’information et de
formation.

Monsieur Directeur Général de la Protection Sociale a, à son tour, salué la présence du corps
préfectoral et des représentants des ministères avant de mettre à leur disposition, les kits de
documents électoraux comprenant les Termes de Référence de la mission, le Mode opératoire
du scrutin, le spécimen de procès-verbal de dépouillement des votes, un exemplaire de la
feuille d’enregistrement, une copie des décisions 004, 005, 007 et 008 ainsi qu’un exemplaire
de la feuille de pointage des résultats.

Monsieur Directeur Général de la Protection Sociale a par la suite exposé sur :

25
 - le découpage électoral et la répartition du nombre de délégués à élire par collège
électoral et par section électorale de la MUGEF-CI ;
- les modalités de répartition des électeurs par lieu de vote et par bureau de vote ;
- les listes de candidats retenues dans le District d’Abidjan ;
- l’organisation et le fonctionnement des bureaux de vote :
- le contenu du kit électoral par bureau de vote et son utilisation.

A l’issue de cet exposé, des échanges ont été ouverts desquels il est ressorti les
recommandations ci-après :
- la MUGEF-CI DOIT faire parvenir aux membres des CEL, les pièces manquantes
dans les différents kits ;
- la MUGEF-CI doit prévoir les moyens pour prendre en charge la restauration des
membres des bureaux de vote ;
- les représentants locaux de la CEI peuvent être consultés pour le choix des membres
des bureaux de vote ;
- la CEI doit être saisie afin de mettre le matériel électoral à la disposition de la CEL ;
- la présentation PowerPoint doit être envoyée aux Préfets des départements pour la
formation des membres des bureaux de vote ;
- la question de l’intéressement des membres des bureaux de vote et des agents des
forces de l’ordre doit être examinée par la MUGEF-CI ;
- les membres des Comités Consultatifs Locaux (CCL) de la MUGEFCI ne doivent pas
participer à l’organisation du scrutin ;
- la MUGEF-CI doit prendre les dispositions nécessaires pour le convoyage des
résultats physiques ;
- la sécurisation du scrutin au niveau national en prenant attache avec le Directeur
Général de la Police Nationale et le Commandant Supérieur de la Gendarmerie
Nationale doit être envisagée.

Monsieur Directeur Général de la Protection Sociale a par ailleurs remis au Secrétaire Général
de Préfecture d’Abidjan et aux Sous-préfets présents les listes électorales des bureaux relevant
de leurs circonscriptions respectives ainsi que la quantité nécessaire d’exemplaires du mode
opératoire du scrutin devant servir à la formation des membres des bureaux de vote.

Monsieur le Secrétaire Général de Préfecture d’Abidjan a remercié l’ensemble des

participants pour avoir honoré de leurs présences cette rencontre et levé la séance à 13 heures
05 minutes.

Monsieur Directeur Général de la Protection Sociale a procédé au terme de la séance, à la

remise de per diem et indemnités aux Secrétaire Général de Préfecture d’Abidjan, aux Sous-
préfets et aux membres des CEL présents.

Après un cocktail offert par Monsieur le Préfet d’Abidjan, la délégation a quitté la Préfecture
à 16 heures 30 minutes.
Fait à Abidjan, le 29 novembre 2011

26
 Le Directeur Général de la Protection Sociale
(signature)

Monsieur GOBIA Issa,

B- Le compte-rendu est présenté avec les mentions habituelles d’une lettre entre services
; le titre « COMPTE-RENDU » en majuscule ; une introduction situant le lieu et la
date ainsi que le cadre général de la rencontre ; la liste des participants ; la formule
d’ouverture ; le texte du CR et la formule de clôture.

Un exemplaire de compte-rendu :

AC/DE

REPUBLIQUE DE COTE
MINISTERE DES TRANSPORTS
D’IVOIRE
-----------------------------------------
CABINET
--------------------
N° 0152 /MT/DGT/DTT Union-Discipline-Travail
---------------
DIRECTION GENERALE -----------------
DES TRANSPORTS
----------
DIRECTION DES TRANSPORTS
TERRESTRES
----------

N° 0182 /MT/CAB/DGT/DTT

COMPTE-RENDU

Le mardi 5 avril 2022, à partir de 10 heures 40 minutes, s’est tenue à la salle de conférences
du Ministère des transports sis à Abidjan- Plateau, la réunion hebdomadaire de la Direction
des Transports Terrestres.
La rencontre est présidée par Monsieur ZOUKA Félix, Directeur des Transports Terrestres.
Le Secrétariat est assuré par Monsieur KOUAKOU Frank, Chef du Service
Personnel et logistique.
Etaient présents à cette séance : (voir liste de présence)
Après les civilités, Monsieur Président du Comité Electoral a présenté l’ordre du jour libellé
comme suit :
1) Lecture et adoption du compte rendu de la réunion du 29 mars 2022 ;
2) Point des dossiers ;

27
 3) Divers.
Cet ordre du jour soumis à l’assistance a été adopté à l’unanimité.

1- Lecture et adoption du compte rendu de la réunion du 29 mars 2022

Après lecture, le compte rendu a été adopté sous réserve de la prise en compte des
observations formulées par l’assistance.

2- Point des dossiers

La direction a réceptionné au cours de la semaine écoulée treize (13) dossiers dont onze (11)
traités et deux (2) en instance de traitement.

Les dossiers en instance concernent la régulation de la circulation des taxis inter-communaux

du district d’Abidjan et la polémique sur les réseaux sociaux relative aux frais de passage du
poste à péage sur la route internationale de Grand-Bassam.

Monsieur le Directeur a engagé ses collaborateurs au traitement des deux (2) dossiers en
instance dans un délai de 48 heures.

3- Divers
La prochaine réunion de Direction est prévue pour se tenir le 12 avril 2022,
à partir de 10 heures.
L’ordre du jour étant épuisé, Monsieur le Directeur a levé la séance à 12 heures 30 minutes.

Fait à Abidjan, le 5 avril 2022

Le Secrétaire de séance
(signature)

KOUAKOU Franck

C- Le Procès-verbal a les mentions habituelles d’une lettre entres services ; le titre

« PROCES-VERBAL » en majuscule au centre incorporé de l’objet. Le PV judiciaire
ou PV d’audition commence par la date en toutes lettres, suivie de l’heure et de la
première personne du pluriel de modestie. Il se termine par une formule sacramentelle
« En foi de quoi, nous avons établi le présent procès-verbal et signé avec le ou les
témoins, après en avoir donné lecture à ceux-ci. Le PV administratif commence par la
date en toutes lettres, suivie de l’heure et de la première personne du singulier. Il se

28
 termine par une formule sacramentelle « En foi de quoi, j’ai établi le présent procès-
verbal et signé avec le ou les témoins après en avoir donné lecture à ceux-ci. Le PV
administratif (de réunion ou de passation de charge) est structuré comme un CR, mais
il est plus détaillé. La date sera en fin de texte au-dessus de la signature, précédée de la
mention « Fait à… ».

Un exemplaire de Procès-verbal :
AC/DE

REPUBLIQUE DE COTE
MINISTERE DE LA JUSTICE
D’IVOIRE
-----------------------------------------
CABINET
--------------------
-------------- Union-Discipline-Travail
INSPECTION GENERALE -----------------
----------

N° 0152 /MJ/CAB/IG

PROCES-VERBAL
L'AN DEUX Mil VINGT DEUX Et le vendredi 27 mai, à partir de 10 heures 58 minutes,
s’est tenue à la salle de conférences du Ministère de la Justice sise à Abidjan-Plateau, la
passation de charges entre Monsieur KONAN Luc, Magistrat hors hiérarchie, Inspecteur
Général sortant et Monsieur KONE Drissa, Magistrat hors hiérarchie, Inspecteur Général
entrant.
Sont présents :
- Monsieur KOME Astrid, Directeur de Cabinet, Président de séance ;
- Monsieur KONAN Luc, Inspecteur Général sortant ;
- Monsieur KONE Drissa, Inspecteur Général entrant ;
- Monsieur KASSE Lamine, Directeur des Ressources Humaines ;
- Monsieur BLE Albert, Inspecteur technique, Secrétaire de séance ;
- Monsieur KOUAKOU Franck Omer, Inspecteur technique ;
- Madame KABA Ella épouse BOBI, Inspecteur technique ;
- Madame GOHOU Albertine épouse DOUMBIA : Inspecteur technique ;
- Monsieur OULLA Christian : Sous-directeur du Personnel ;
- Mademoiselle KOFFI Henri : Chargée d’études ;
- Madame BONGA Clotilde : Chargée d’Etudes ;
- Monsieur HIRE Fulbert, Chargé d’Etudes ;

Ouvrant la séance, Monsieur le Directeur de Cabinet souhaite la bienvenue à l’assistance au

nom de Monsieur le Garde des Sceaux, Ministre de la Justice. Par la suite, il indique que la
présente séance est dédiée à la passation des charges entre Monsieur KONAN Luc, Magistrat
hors hiérarchie, Inspecteur Général sortant et Monsieur KONE Drissa, Magistrat hors
hiérarchie, Inspecteur Général entrant.

Monsieur le Président de séance invite donc les intéressés à prendre la parole en vue de se
passer les charges.

29
Intervenant, Monsieur KONAN Luc, Inspecteur Général sortant, adresse ses remerciements à
Monsieur le Ministre ainsi qu’à l’ensemble de ses collaborateurs. Aussi, il précise qu’en fin
de mission, il remet les éléments suivants au nouvel Inspecteur Général :

1- Les clés d’accès aux bureaux de l’Inspecteur Général ainsi que les clés des tiroirs et
les cachets à usage administratif ;

2- Les clés du véhicule de fonction de l’Inspecteur Général, de type 4x4, de marque

TOYOTA Land Cruiser en bon état de fonctionnement ;

3- L’état du personnel de l’Inspection Générale ;

4- Le manuel des procédures de l’Inspection Générale ;

5- L’état d’exécution du budget de l’Inspection Générale au titre du présent exercice ;

6- L’état des dossiers traités et des dossiers en traitement au titre de l’année en cours.

En outre, l’Inspecteur Général sortant félicite son successeur pour sa nomination et lui
souhaite plein succès dans sa nouvelle fonction.

Monsieur KONE Drissa, Inspecteur Général entrant, pour sa part, exprime sa gratitude à
Monsieur le Ministre et s’engage à mettre tout en œuvre pour la réussite de sa mission. Par
ailleurs, il accuse réception des pièces et dossiers transmis par son prédécesseur à qui il
exprime sa reconnaissance.

Après lecture du présent procès-verbal, Monsieur le Directeur de Cabinet lève la séance à 11

heures 35 minutes.
Fait à Abidjan, le 27 mai 2022

L’Inspecteur Général sortant L’Inspecteur Général entrant

(signature) (signature)

KONAN Luc KONE Drissa

Le Directeur de Cabinet
(signature)

KOME Astrid

IV/ FORMES DES DOCUMENTS D’INFORMATION EXTERNE

A- La convocation se présente avec les mentions habituelles d’une lettre entre services ;
le titre « CONVOCATION » en majuscule en milieu de page ; la formule de

30
 convocation suivi des destinataires ; l’ordre du jour sous ladite formule. Un
exemplaire de convocation :
ACD/DEF

MINISTERE
B- N° DE 0152LA FONCTION
/MT/DGT/DTT REPUBLIQUE DE COTE
PUBLIQUE D’IVOIRE
----------------------------------------- --------------------
ECOLE NATIONALE Union-Discipline-Travail
D’ADMINISTRATION -----------------
----------
CONSEIL DE GESTION
----------
Le Président

N° 0102 /MFP/ENA/CG

CONVOCATION
Une session du Conseil de Gestion de l’Ecole Nationale d’Administration (ENA) à laquelle je
vous serais obligé de bien vouloir assister aura lieu sous ma présidence, le jeudi 20 juillet
2000, à partir de 9 heures, à la salle de conférences du Directeur Général de l’ENA.

L’ordre du jour de cette séance est le suivant :

- Présentation du bilan d’activités semestriel de gestion de l’ENA par Madame le

Directeur Général ;
- Présentation du bilan d’exécution à mi-parcours du budget de l’ENA au titre de
l’exercice 2000 ;
- Divers

Abidjan, le 1er juillet 2000

(signature)

KANTE Edouarde

B- L’avis est formalisé avec les mentions habituelles d’une lettre entre services ; le titre
« AVIS » en majuscule en milieu de page soit seul soit suivi des destinataires ; le lieu
et la date en fin de texte.

Un exemplaire d’avis :
ACD/DEF

REPUBLIQUE DE COTE
MINISTERE DE LA FONCTION
C- N° 0152 /MT/DGT/DTT D’IVOIRE
PUBLIQUE
----------------------------------------- --------------------
ECOLE NATIONALE Union-Discipline-Travail
D’ADMINISTRATION 31 -----------------
----------
DIRECTION GENERALE
----------
N° 0192 /MFP/ENA/DG

AVIS
L’Ecole Nationale d’Administration organise une conférence sur le thème : « Les
obligations du fonctionnaire », à l’intention de son personnel, du 15 au 19 février 2020, à
partir de 9 heures précises, à l’amphithéâtre Houphouet-Boigny.

Cette conférence sera animée par Monsieur KONE Félix, Sous-directeur des Affaires
Juridiques du Ministère de la Fonction Publique.

Abidjan, le 22 janvier 2011

(signature)

KANTE Edouarde

C- Le Communiqué reprend les mentions habituelles d’une lettre entre services ; le titre
« COMMUNIQUE » en majuscule en milieu de page. Il débute par la désignation de
la qualité de l’autorité qui fait le communiqué.

Un exemplaire de communiqué :
ACD/DEF

REPUBLIQUE DE COTE
MINISTERE DE LA FONCTION
D- N° 0152 /MT/DGT/DTT D’IVOIRE
PUBLIQUE
----------------------------------------- --------------------
ECOLE NATIONALE Union-Discipline-Travail
D’ADMINISTRATION -----------------
----------
DIRECTION GENERALE
----------

N° 0107 /MFP/ENA/DG

COMMUNIQUE

32
 LE DIRECTEUR GENERAL DE L’ECOLE NATIONALE D’ADMINISTRATION
COMMUNIQUE :

La Direction de la Formation Continue de l’Ecole Nationale d’Administration organise,

du 15 au 19 mars 2020, une session de formation sur le thème : « La rédaction des
documents administratifs ».

Cette session vise à renforcer les capacités des cadres supérieurs des administrations et
entreprises publiques par une approche pratique en matière de rédaction de documents
administratifs.

Les personnes intéressées sont invitées à joindre le Secrétariat du Directeur de la

Formation Continue au 21 25 78 42 52, pour renseignements et inscriptions, au plus tard
le 2 mars 2011, à 16 heures 30 minutes.

Abidjan, le 10 janvier 2011

(signature)

KANTE Edouarde

E- Le Certificat est mis en forme avec les mentions habituelles d’une lettre entre
services ; le titre « CERTIFICAT » en majuscule en milieu de page ; une formule qui
précise la qualité de l’autorité qui délivre le document, suivie de « certifie que ». Le
texte se termine généralement par la formule « En foi de quoi, la présente est délivrée
pour servir et valoir ce que de droit ». Un exemplaire de certificat :

ACD/DEF

REPUBLIQUE DE COTE
MINISTERE DE LA FONCTION
F- N° 0152 /MT/DGT/DTT D’IVOIRE
PUBLIQUE
-----------------------------------------
--------------------
ECOLE NATIONALE Union-Discipline-Travail
D’ADMINISTRATION -----------------
----------
DIRECTION GENERALE
----------

N° 0102 /MFP/ENA/DG

CERTIFICAT
Le Directeur Général de l’Ecole Nationale d’Administration, conformément aux
dispositions de l’arrêté n°1222/MFP/ENA du 12 avril 2007, certifie que Monsieur OULA
OULA Jules, Secrétaire Administratif, Catégorie B, Grade B3, est en service à l’Ecole
Nationale d’Administration, depuis le 15 juin 2011.

Le présent certificat est délivré pour servir et faire valoir ce que de droit.

33
 Abidjan, le 17 septembre 2011

(signature)

KANTE Edouarde

F- L’Attestation a les mentions habituelles d’une lettre entre services ; le titre

« ATTESTATION » en majuscule en milieu de page ; une formule qui précise la
qualité de l’autorité qui délivre le document, suivie de « atteste que ». Le texte se
termine généralement par la formule « En foi de quoi, la présente est délivrée pour
servir et valoir ce que de droit ».

Un exemplaire d’attestation :

AC/DE

REPUBLIQUE DE COTE
MINISTERE DE LA FONCTION
E- N° 0152 /MT/DGT/DTT D’IVOIRE
PUBLIQUE
----------------------------------------- --------------------
ECOLE NATIONALE Union-Discipline-Travail
D’ADMINISTRATION -----------------
----------
DIRECTION GENERALE
----------

N° 0152 /MFP/ENA/DG

ATTESTATION
Le Directeur Général de l’Ecole Nationale d’Administration, conformément aux
dispositions de l’arrêté n°1222/MFP/ENA du 12 avril 2007, atteste que Monsieur OULA
OULA Jules, Secrétaire Administratif, Catégorie B, Grade B3, Chef du Service Courrier
de la Direction des Transports Terrestres, a suivi avec assiduité le séminaire de formation
organisé par la Direction des transports Terrestres, du 12 au 16 mars 2011, à l’Ecole
Nationale d’Administration, à l’intention des agents chargés du courrier du Ministère des
Transports.

La présente attestation est délivrée pour servir et faire valoir ce que de droit.

Abidjan, le 17 mars 2011

(signature)

KANTE Edouarde

V/ FORMES DES DOCUMENTS D’INJONCTION OU D’INSTRUCTION

34
 A- La note de service est produite avec les mentions habituelles d’une
lettre entres services ; le titre « NOTE DE SERVICE » en majuscule en milieu de
page, soit seul soit suivi du numéro d’enregistrement, de la date et de l’objet.
Un exemplaire de note de service :
ABC/DEF

REPUBLIQUE DE COTE
MINISTERE DE LA FONCTION
F- N° 0152 /MT/DGT/DTT D’IVOIRE
PUBLIQUE
-----------------------------------------
--------------------
CABINET Union-Discipline-Travail
---------- -----------------
DIRECTION DE LA COMMUNICATION
----------

N° 0310 /MFP/CAB/DIRCOM

NOTE DE SERVICE
Objet : Ponctualité et assiduité des agents à leurs postes de travail

Il me revient de manière récurrente que des agents s’absenteraient irrégulièrement de leurs

postes de travail.

Cette situation qui perturbe le bon fonctionnement du service, est de nature à

impacter négativement les résultats attendus et le cas échéant la notation annuelle du
personnel.

J’engage donc l’ensemble du personnel à assurer le service avec assiduité et ponctualité, sous
peine de sanctions disciplinaires.

Abidjan, le 17 mars 2011

(signature)

KANTE Edouarde

AMPLIATIONS :

Secrétaire Général………………..……1
Directeur de l’EGAD……………………1
Directeur de l’EGEF……………………..1
Directeur de Formation Continue……1

B- L’Instruction contient les mentions habituelles d’une lettre entre services; le titre
« INSTRUCTION » en majuscule en milieu de page, soit seul soit suivi du numéro
d’ordre, du sigle du service émetteur et de la date.

35
 Un exemplaire d’instruction :
ABC/DEF

REPUBLIQUE DE COTE
MINISTERE DE LA FONCTION
G- N° 0152 /MT/DGT/DTT D’IVOIRE
PUBLIQUE
-----------------------------------------
--------------------
Union-Discipline-Travail
-----------------

INSTRUCTION
N° 0310 MFP DU 5 JUILLET 2000

Relative aux pieces constitutives du dossier ainsi qu’à la procedure

de traitement des demandes d’attestation de non sanction disciplinaire

Les pièces à fournir pour établir l’attestation de non sanction disciplinaire sont :

- Une copie du certificat de première prise de service;

- Une copie de l’acte de nomination;
- Une copie de la fiche de demande en ligne dans l’espace fonctionnaire
- Une copie du reçu de paiement de l’acte en ligne dans l’espace fonctionnaire

Le dossier est deposé au Service courier du Ministère en charge de la Fonction Publique. Le

Service courier achemine ledit dossier au Conseil de Discipline pour traitement. Une fois le
document signé, l’usager reçoit un message téléphonique lui fixant la date du rendez-vous en
vue du retrait de l’acte.

(signature)

KOUA YAO KEVIN

AMPLIATIONS :

MFP ………………..……1
Cabinet…………………1
DGFP…………………….1
Conseil de Discipline…1
DSI……1
Service Courrier……….1
C- L’Ordre est rédigé avec les mentions habituelles d’une lettre entre services ; le titre
« ORDRE » en majuscule en milieu de page, soit seul soit suivi du numéro d’ordre, du
sigle du service émetteur et de la date.

36
 Un exemplaire d’Ordre de mission :

AGC/DEX

REPUBLIQUE DE COTE
MINISTERE DE LA FONCTION
H- N° 0152 /MT/DGT/DTT D’IVOIRE
PUBLIQUE
----------------------------------------- --------------------
ECOLE NATIONALE Union-Discipline-Travail
D’ADMINISTRATION -----------------
----------
DIRECTION GENERALE
----------

N° 0310 /MFP/ENA/DG

ORDRE DE MISSION
Le Directeur Général de l’Ecole Nationale d’Administration,

Donne ordre à : Monsieur KANATE Elie

Emploi : Administrateur Civil

Fonction : Secrétaire Général de l’ENA

De se rendre en mission à : Yamoussoukro

Objet de la mission : Participation au séminaire de validation de l’avant-projet de révision du

Statut Général de la Fonction Publique

Moyen de transport : Véhicule de service immatriculé D 10 478

Date de départ : 14 mars 2011

Date de retour : 18 mars 2011

Durée de la mission : cinq (5) jours

Imputation : budget de l’Ecole Nationale d’Administration

Abidjan, le 17 mars 2011

(signature)

KANTE Edouarde

AMPLIATIONS :

MFP…………………….1
Cabinet……………….1
ENA…………………….1
37
Intéressé………………1

D- La circulaire a les mentions habituelles d’une lettre ; le titre « CIRCULAIRE » en

majuscule en milieu de page, soit seul soit suivi du numéro d’ordre, du sigle du service
émetteur et de la date.

Exemplaire de circulaire :

AMC/DMP

REPUBLIQUE DE COTE
MINISTERE DE LA FONCTION
I- N° 0152 /MT/DGT/DTT D’IVOIRE
PUBLIQUE
-----------------------------------------
--------------------
CABINET Union-Discipline-Travail
---------- -----------------

CIRCULAIRE
N° 0310 /MFP/CAB du 1er avril 2011

LE MINISTRE DE LA FONCTION PUBLIQUE

MESDAMES ET MESSIEURS LES DIRECTEURS REGIONAUX

La loi n°92-571 du 11 septembre 1992 relative au droit de grève énumère les différentes
étapes de la procédure de grève. Lorsqu’un litige naît entre le personnel et le service
employeur, il est fait recours à une première tentative de conciliation qui réunit autour d’une
table le service ou l’organisme employeur ; les Agents ou leurs représentants syndicaux ; les
représentants des services compétents du Ministère de l’emploi et de la fonction publique.

Si aucune solution n’est trouvée, les parties au conflit saisissent le Ministre Technique
intéressé et le Ministre chargé de la fonction publique pour une deuxième tentative de
conciliation.

En cas d’échec de la seconde tentative de conciliation, les parties saisissent le Chef du

Gouvernement pour une troisième tentative de conciliation.

Si malgré l’intervention du Chef du Gouvernement, les parties n’ont pu être conciliées et que
le personnel décide de faire usage du droit de grève, alors la cessation collective et concertée
du travail doit obligatoirement être précédée d’un préavis déposé par le syndicat qui envisage
d’entrer en grève, auprès de l’employeur et auprès du Ministre chargé de la Fonction Publique
six (06) jours ouvrables avant le déclenchement de la grève. Le préavis de grève doit préciser

38
les motifs de la grève ; le lieu de la grève ou l’itinéraire à suivre ; la date de la grève ; la
durée illimitée ou non de la grève ; l’heure du début de la grève envisagée.

Dès que saisi du préavis, le Ministre chargé de la Fonction Publique doit délivrer un récépissé
de dépôt de préavis de grève. Pendant ce temps, la négociation en vue du règlement du conflit
continue.

Toutefois, la grève produit des effets :

- pendant la durée de la grève, aucune rémunération n’est versée au fonctionnaire

gréviste.
- la participation à une grève illégale a un impact sur la carrière du fonctionnaire qui
s’expose à des sanctions disciplinaires.
- le fonctionnaire est tenu à l’obligation de réserve
- l’Administration peut remplacer les fonctionnaires grévistes à leurs postes.
Par ailleurs, Une grève peut être interdite si elle porte atteinte à l’ordre public, à la sécurité
des biens et des personnes ou est un frein à l’action gouvernementale

En application de ces dispositions et au regard des nombreuses grèves illégales enregistrées au

cours du premier trimestre, je vous prie de vouloir bien organiser chacun en ce qui le
concerne, une séance d’information sur la procédure de grève ainsi que ses effets à l’intention
des Directeurs Régionaux des Départements ministériels et représentants syndicaux de vos
circonscriptions respectives, au plus tard le 30 avril 2011.

Les rapports devront me parvenir au plus tard le 7 mai 2011.

Abidjan, le 1er avril 2011

Pour le Ministre et Par délégation

Le Directeur de Cabinet

(signature)

KANE Edouard

EXERCICE DE L’ETAPE 3

Rédigez un exemplaire de chacun des documents administratifs déterminés dans l’exercice de

l’étape 1 en se référant au corrigé dudit exercice.

39
 CORRECTION DE L’EXERCICE DE L’ETAPE 3
Après avoir relu pour corriger personnellement les fautes de français et les expressions du
style administratif, par trois (3) fois, Il vous appartiendra de confronter dans la forme,
chacun de vos documents rédigés avec les spécimens de documents contenus dans le cours.

40
CONCLUSION

Au terme de l’utilisation de l’ouvrage, conformément à la démarche indiquée en introduction

et pour la correction des exercices, l’acquéreur peut affirmer être opérationnel en Rédaction
Administrative.
Monsieur KROMEL Z. Félix A., Administrateur Civil, Formateur en Rédaction
Administrative, peut être contacté au 01 43 89 75 38, en vue de prendre en
compte toutes critiques et suggestions contributives ainsi que pour tout appui légal et légitime
dans le domaine.

41