Redaction Administrative

REDACTION ADMINISTRATIVE
L’Administration est l’instrument de réalisation d’une politique. Elle vise

essentiellement, dans cette optique, la satisfaction des besoins économiques et
sociaux des populations, sinon des administrés. C’est en cela que l’on soutient
souvent « qu’il n’y aurait pas d’Administration, s’il n’y avait pas d’administrés ».
Cette perception de l’administration est conforme à sa tradition ou son origine,

dans la mesure où, du latin « administrare », le mot a longtemps signifié « aider,
fournir, procurer », avant d’être défini en 1793 comme « le service public et son
personnel ».
Dans les Etats démocratiques, c’est-à-dire, les pays régis par le mode de
régulation politique qui vise à rapprocher davantage les gouvernants des
gouvernés, elle est tenue au respect de règles précises qui la sous-tendent,
sous le contrôle du juge.
En effet, revêtue de l’autorité de la puissance publique, justement parce
qu’ayant en charge la gestion de l’intérêt général, l’Administration est tenue par
des textes et principes en vue de prémunir les droits et libertés des citoyens
contre ses abus.
Ainsi perçue, l’Administration peut être assimilée à un ensemble de structures,
de moyens notamment financiers, de textes juridiques, mais aussi et surtout
d’hommes et de femmes chargés d’en assurer l’animation.
Par ailleurs, aujourd’hui plus que jamais, dans les Etats africains, en raison de
l’expression de nouveaux besoins, de la persistance, dans l’opinion publique, de
préjugés qui lui sont défavorables, l’Administration doit davantage se rapprocher
des administrés non seulement par son organisation mais également et surtout
à travers le style de rédaction de ses productions.
I- LE STYLE ADMINISTRATIF
Le style, selon le dictionnaire universel Hachette Edicef 2013, est la manière
d’utiliser les moyens d’expression du langage, propre à un auteur, à un genre
littéraire, etc. Style clair, précis, élégant ; style obscur, ampoulé, style burlesque,
oratoire, lyrique…
Le style administratif est alors la manière dont l’Administration s’exprime à
travers sa littérature.
1
Mais, l’Administration étant chargée d’organiser la vie collective des citoyens, en
application de la loi, son style doit toujours présenter une certaine tenue qui le
différencie du style des Affaires et de la correspondance privée.
L’autorité publique se doit d’écrire, dans la langue officielle, en l’occurrence en

français et sous une forme telle que le ton du document permette au lecteur
d’en identifier le caractère officiel.
Le style administratif présente alors, certaines caractéristiques.

I-1 LES CARACTERISTIQUES DU STYLE ADMINISTRATIF
L’Administration en général, utilise, dans ses écrits, un langage accessible à
tous, bien que souvent, en fonction de la spécificité de certaines de ses
compétences, elle peut employer des notions qui peuvent paraître rébarbatives
aux non initiés. Ainsi, en est-il à l’occasion, de l’Administration médicale.
Mais, dans tous les cas, le style de l’Administration présente nombre de

caractéristiques que sont : la dignité, le respect de la hiérarchie, le sens des
responsabilités, l’objectivité, la politesse, la prudence, la précision et la
hiérarchisation des idées.
I-1-1 LA DIGNITE
Le style administratif doit inspirer respect ou considération en raison du sérieux
et de la rigueur, censés sous-tendre les affaires et interventions de la puissance
publique.
En effet, la nature et la mission de l’Administration qui se traduisent par la quête

ou la gestion de l’intérêt général, l’induisent à incarner, dans chacune de ses
actions, en l’occurrence dans la qualité de ses écrits, la dignité particulière de
l’Etat dont elle émane.
Autrement dit, l’autorité en signant un document administratif, le fait, non pas en

son nom propre, mais en celui de l’Etat dont l’appellation officielle est toujours
mentionnée à dessein, en haut de page, sur la première ligne.
Ainsi, le style administratif doit être marqué de politesse, de courtoisie, mais
aussi et surtout par une langue respectueuse des règles grammaticales et
2
construite, en général, avec des mots choisis parmi ceux consacrés par le
dictionnaire.
Ce souci de dignité invite l’Administration à s’interdire toute vulgarité, l’usage
d’expressions triviales, de formules reprises du langage familier ou populaire.
Il faut également éviter les tournures grammaticalement douteuses, les
approximations, laisser-aller et négligence.
I-1-2 LE RESPECT DE LA HIERARCHIE

L’Administration, dans son fonctionnement quotidien, assure la locomotion de
multitudes d’informations d’une autorité à une autre, soit pour permettre la prise
de décisions, soit pour inviter à agir dans un sens donné.
L’Administration, dans cette optique, est structurée en un ensemble complexe

de rapports de subordination perceptibles à deux niveaux.
Il s’agit :
- d’une autorité hiérarchique qui s’exerce du haut vers le bas (instructions en
général) ;
- d’une subordination hiérarchique, du bas vers le haut (informations, demande
d’instructions en général).
Le respect de la hiérarchie crée une discipline indispensable au fonctionnement
harmonieux des services publics.
Cet égard à l’endroit des autorités hiérarchiques est également perceptible dans
les écrits administratifs par des tournures et des nuances dans la formulation qui
ont valeur de symbole, même si la marque de respect n’est pas nettement
perceptible au profane.
Ainsi, certaines expressions, certains termes ne sont utilisés que par le
supérieur s’adressant au subordonné, tandis que d’autres sont réservés au
subordonné dans ses rapports avec son supérieur.
Nombre de tournures seront employées entre égaux ou par le supérieur lorsque
celui-ci ne veut pas faire ressentir la supériorité de sa position.
3
Outre la transmission hiérarchique « voie hiérarchique » ou « sous couvert », il
existe bien de locutions qui traduisent nettement les positions hiérarchiques
dans l’Administration.
Pas de connotation hiérarchique : relations entre égaux ou avec les tiers, ou bien désir du supérieur
d’atténuer par courtoisie la relation hiérarchique
- Je vous serais très obligé de…

- J’ai l’honneur de vous informer, faire connaître, adresser, faire parvenir, demander de bien vouloir…
- Entre égaux ou à un tiers : suggérer, proposer
De supérieur à subordonné, avec connotation De subordonné à supérieur, avec subordination

hiérarchique hiérarchique
- j’ai l’honneur de vous faire connaître (savoir) ; - j’ai l’honneur de vous rendre compte, de vous
- je tiens à vous faire observer, remarquer… exposer les motifs, de solliciter vos instructions,
- je vous demande de me donner votre avis… de soumettre à votre bienveillante attention
- je vous envoie ci-joint pour étude… - je vous suis (serais) très obligé de la
- je vous engage à… bienveillante attention…
- je vous prie de veiller à, de bien vouloir - je vous saurais gré de bien vouloir…
- j’attache du prix, de l’intérêt à … - il me semble convenable…
- je vous ordonne… - je vous prie de bien vouloir…
- je vous prie de vouloir bien
N.B : il est à relever que si l’adverbe « bien », placé avant le verbe, induit une
déférence, après le verbe, il relève une insistance, ou injonction.
Il serait donc inapproprié au subordonné d’utiliser la locution « vouloir bien » à

l’endroit de son supérieur hiérarchique.
I-1-3 LE SENS DE LA RESPONSABILITE
Le sens de la responsabilité dans la littérature administrative se traduit
essentiellement par l’utilisation de la première personne du singulier ; « Je ».
Conséquence de la nature pyramidale et hiérarchique de la fonction publique,

l’usage de la première personne du singulier établit en principe la responsabilité
de l’auteur du document administratif.
Ainsi, toute lettre administrative emploiera le « Je » dans la mesure où, si c’est
rarement le détenteur du pouvoir qui la signe, elle le sera par ses représentants
et toujours en son nom.
4
Contrairement au milieu des affaires ou on utilisera indistinctement le « Je » et
le « Nous » indéterminé, l’Administration s’en tiendra donc au « Je » qui, en
même temps qu’il fonde l’unité du pouvoir décisoire, marquera l’autorité de la
fonction et la responsabilité assumée par le signataire au nom de
l’Administration avec grand « A ».
Toutefois, il est à noter que dans certains documents, l’usage du « nous » de
modestie relève d’une certaine tradition administrative.
Ainsi en est-il, en général, des procès-verbaux, notamment les procès-verbaux
d’audition des mis en cause dressés par les Officiers de Police Judiciaire.
Exemple :
Nous, KOUASSI Bernard, Commissaire de Police, Chef de Service du

35ème Arrondissement, Officier de Police Judiciaire, avons entendu, ce
mardi 17 novembre 2020…
I-1-4 L’OBJECTIVITE
Caractéristique essentielle du style administratif, l’objectivité invite à s’interdire
les attitudes et considérations personnelles ou subjectives, bien souvent,
induites par des adjectifs et épithètes qui n’ont guère place dans les documents
officiels.
Exemple :
Monsieur Anderson s’est rendu coupable d’un crime odieux en assassinant un

couple et ses deux (02) enfants…
La locution « crime odieux » relève d’un jugement de valeur, donc manque

d’objectivité.
Il est approprié, sinon objectif de ne s’en tenir qu’aux faits. Ainsi, l’on s’en
tiendra à « Monsieur Anderson a assassiné un couple et ses deux (02)
enfants ».
Pareillement « votre inconduite pouvant être source de désagrément
incommensurable pour le service, je…»
5
Le souci de l’objectivité dans le style administratif doit être permanent à l’esprit
dans la mesure où le rédacteur du document n’en est pas, en général, le
signataire.
Même s’il en est le signataire, il ne signe pas ou ne décide pas en son nom
propre, mais à celui de ses services.
Par ailleurs, la fonction qui l’habilite à signer un document administratif est
distincte de sa personnalité et sera postérieure à sa présence temporaire à ce
poste officiel.
Ainsi, en dépit de la succession des autorités administratives, le style
administratif conserve cette unité relative de ton, avec une absence de passion
et de violence verbale, caractérisée par cette prudente retenue et cette
neutralité souvent incomprises des administrés qui trouvent l’Administration
« particulièrement froide ».
I-1-5 LA POLITESSE
Marque d’humanisme et d’assouplissement des relations sociales, la politesse
du style est liée à l’exercice de l’autorité. La politesse et la courtoisie n’excluent
pas la fermeté.
Les rapports des fonctionnaires, à l’administré qui signifie « personne soumise à
l’autorité administrative », pouvant être assimilés à ceux de supérieur à
subordonné ; il est nécessaire que ces derniers, dans cette optique, jouissent
d’un certain égard, comme il est de règle dans tout régime démocratique.
Les administrés doivent être tenus pour des êtres majeurs, qui jouissent des
droits de la citoyenneté, participent aux charges de l’Etat et sont fondés à
attendre une certaine considération, traduisant un certain « sens de l’humain »
de la part de ceux qui sont par définition au service de la communauté.
Cette hypothèse constitue le fondement du principe de la redevabilité dont les

qualiticiens assurent la promotion dans les services publics.
En outre, la façon dont les choses sont dites, aide souvent à les faire accepter :
la politesse de l’expression est aussi pour l’Administration cet art de présenter
des décisions qui ne sont pas toujours conformes à l’intérêt de ceux qu’elles
concernent.
Exemple, le refus poli à une invitation.
6
Il m’aurait été agréable d’être des vôtres à cette cérémonie (dont je présage le
succès), n’eut été mon calendrier particulièrement chargé en cette période.
Aussi, cette marque de considération doit-elle également être de mise entre les
animateurs de l’Administration.
Elle s’exprimera par la déférence lorsque le fonctionnaire s’adressera à son
supérieur et d’une façon générale par la courtoisie dans les rapports entre
collègues.
I-1-6 LA PRUDENCE
La caractéristique de la prudence dans les écrits administratifs, se manifeste
essentiellement par l’usage des circonspections et du conditionnel.
Elle procède en partie de la nécessité de considérer l’environnement et sa

dynamique, dans la prise des décisions administratives.
Exemple :
Régulièrement informé par un de vos collaborateurs du nom de Paul René, sur

les écarts de conduite d’un de vos Sous-directeurs, vous décidez d’attirer
l’attention de ce dernier…
Ce qu’il faut écrire Ce qu’il ne faut pas écrire
Il me revient de façon récurrente que vous vous Monsieur Paul René m’informe régulièrement de
rendez volontiers coupable d’écarts de conduites… vos écarts de conduites…
Le respect du principe de la prudence doit par ailleurs être de mise dans la

mesure où l’écrit administratif peut engager la responsabilité de toute
l’Administration.
En plus, la mesure initiée par une autorité administrative doit pouvoir être
endossée par son successeur en raison du principe de la continuité de l’action
administrative.
Ainsi, l’usage du conditionnel doit non seulement permettre l’atténuation de la
portée des affirmations, appréciations et autres souhaits, mais aussi la
possibilité de réaménager les décisions en fonction de données nouvelles.
7
Exemples :
On n’écrira pas On écrira

Il faut réviser à tout prix cette position J’estime qu’il conviendrait de réviser cette ou qu’il
est souhaitable…
Il faut que nous présentions immédiatement une
contre-proposition Il me semble opportun que nous présentions une
contre-proposition dans les meilleurs délais ou sous
peu
I-1-7 LA PRECISION OU CLARTE ET CONCISION

Qualités essentielles d’une belle plume, la clarté et la concision sont également
indispensables au style de l’Administration dans la mesure où celle-ci, dans sa
littérature, n’a pas pour objet de disserter sur un plan théorique ou spéculatif ni
de s’adresser à une élite intellectuelle.
Elle vise plutôt à préparer ou à prendre des décisions, c’est-à-dire, d’agir à un
degré quelconque sur la vie publique ou sur celle de groupes précis de citoyens.
Dès lors, l’action administrative doit s’exprimer avec netteté et simplicité, pour
ne pas dire avec clarté et concision.
Les interventions administratives sont donc censées être suffisamment claires
pour être comprises par les administrés, qui appartiennent aux milieux sociaux,
les plus variés.
I-1-8 LA HIERARCHISATION DES IDEES
La hiérarchisation des idées dans toute littérature, facilite la compréhension des
informations que l’on veut véhiculer.
En effet, lorsqu’un texte est structuré de sorte à permettre la distinction des

idées principales, des idées secondaires… ; il dispense l’esprit de trop d’effort
pour en comprendre la quintessence.
8
Pareillement l’Administration qui véhicule bien souvent de nombreuses
informations dans un même document doit pouvoir les classer, les hiérarchiser,
de sorte que l’on en cerne la substance, dès lecture des premiers paragraphes.
Ainsi, l’objet, succinctement bien explicité, doit pouvoir être retrouvé dans le
premier paragraphe déjà, surtout lorsqu’il s’agit de lettre administrative.
Exemple pratique.
Rédaction d’une lettre d’invitation à un séminaire sur la sécurité sous-régionale,
qui aura lieu du mardi 24 au vendredi 27 novembre 2020, au Palais des
Congrès de l’Hôtel Ivoire, sis à Cocody.
Cette rencontre est organisée par la Conférence Africaine de la Sécurité sous
régionale, qui est une structure créée par les Chefs d’Etats en 1995, afin de
mutualiser leurs efforts dans la lutte contre la criminalité transfrontalière.
L’information essentielle dans ce cas de figure est l’invitation du destinataire à
un séminaire. L’objectif recherché, est qu’il inscrive éventuellement cette
cérémonie à son agenda.
Ainsi, en objet, l’on peut écrire : Votre participation au séminaire sur la sécurité
sous-régionale du 24 au 27 novembre 2020.
Ce qu’il faut faire Ce qu’il faut éviter
J’ai l’honneur de vous inviter, par la présente, La Conférence Africaine de la Sécurité sous-
au séminaire sur la sécurité sous-régionale, qui régionale, est une structure qui a été créée en
aura lieu du mardi 24 au vendredi 27 novembre 1995, par les Chefs d’Etat Africains en vue de
2020, au Palais des Congrès de l’Hôtel Ivoire… mutualiser leurs efforts dans le cadre de la lutte
contre la criminalité transfrontalière.
Cette rencontre est organisée par la
Conférence Africaine de la Sécurité sous- Dans le cadre de ses activités, elle organise du
régionale, structure, créée en 1995, par les mardi 24 au vendredi 27 novembre 2020, au
Chefs d’Etat, en vue de mutualiser leurs efforts Palais des Congrès de l’Hôtel d’Ivoire, un
dans le cadre de la lutte contre la criminalité séminaire sur la sécurité sous-régionale.
transfrontalière.
Aussi, voudrais-je par la présente, vous inviter
à cette rencontre…
OBSERVATIONS
9
A partir du premier paragraphe, le destinataire Le destinataire doit ici lire les trois paragraphes
sait ce qui est attendu de lui. pour savoir la conduite à tenir.
Cette démarche est par ailleurs plus déférente Cette démarche ne facilite pas la ventilation ou
et courtoise. l’imputation des dossiers par objet et se traduit
par une perte de temps pour les services,
comme les Cabinets ministériels, qui reçoivent
énormément de documents.
II- PRINCIPALES EXPRESSIONS DE LA REDACTION

ADMINISTRATIVE
En complément des caractéristiques du style administratif, il importe de mettre

en lumière les expressions et formules généralement utilisées dans les
productions administratives.
II-1 LOCUTIONS VERBALES INTRODUCTIVES
Ces locutions peuvent varier selon que l’administration est ou n’est pas
initiatrice de l’échange épistolaire.
II-1-1- L’ADMINISTRATION : INITIATRICE DE L’ECHANGE
En l’espèce, les formules utilisées généralement au début des

productions administratives (lettres, notes, circulaires…), sont :
- J’ai l’honneur d’appeler votre attention sur… ;

- J’ai l’honneur de vous informer de… ;
- J’ai l’honneur de vous faire connaître que ;
- J’ai été saisi d’une question relative à… ;
- Vous avez bien voulu m’informer de… ;
- Vous avez bien voulu me faire connaître que… ;
- Il m’a été signalé que… ;
- Mon attention a été appelée sur…
II-1-2- L’ADMINISTRATION : NON INITIATRICE DE L’ECHANGE
10
Dans le cas d’espèce, c’est-à-dire, lorsque l’administration écrit à un
tiers, en réponse à une correspondance dont elle a été préalablement
saisie par celui-ci, les expressions généralement utilisées sont :
- Vous avez appelé mon attention sur… ;
- Vous m’avez saisi de…
Souvent, en fonction des circonstances, le ton impératif de ces expressions peut

être atténué par une formule de courtoisie.
Ainsi, l’on pourra écrire :
- Vous avez bien voulu appeler mon attention ;

- Vous avez bien voulu me signaler… ;
- J’ai l’honneur d’accuser réception de la lettre…
Par ailleurs, dans une réponse, on se réfère à la demande du requérant pour

situer le contexte de l’échange.
Ainsi, l’on utilisera :
- Par lettre du… ;

- Par lettre rappelée en référence… ;
- Par bordereau du… ;
- Par votre communication téléphonique du…
N.B : l’on ne dit pas « par lettre en date du… », c’est un pléonasme…
II-2 LOCUTIONS VERBALES D’EXPOSITION

Elles sont souvent tenues par des verbes qui marquent dans la phrase une
certaine autorité excluant l’incertitude d’interprétation.
II-2-1 LES VERBES MARQUANT L’AUTORITE
Il s’agit essentiellement de ces expressions :
- Je constate… ;
- Je note… ;
11
- J’observe… ;
- Je signale… ;
- J’ajoute… ;
- Je précise… ;
- Je souligne… ;
- Je confirme… ;
- Je rappelle… ;
- Je considère… ;
- J’estime…que…
II-2-2 LES VERBES MARQUANT L’IMPOSSIBILITE DES

EVENTUALITES ENVISAGEES
Il s’agit essentiellement des verbes avoir et savoir.
Ainsi, l’on pourrait écrire :
- Il m’aurait été agréable… ;

- Il aurait été pertinent… ;
- J’aurais apprécié… ;
- J’aurais aimé…
L’auxiliaire savoir, dans la même optique, pourra être utilisée.
Il donnerait alors :
- Il ne saurait être question… ;
- Il ne saurait vous échapper… ;
- Vous ne sauriez ignorer…
N.B :
1- il faut éviter l’expression « vous n’êtes pas sans ignorer », car souvent elle dit
le contraire de ce que l’on pense, c’est-à-dire, que « l’interlocuteur ne sait pas,
alors que c’est le contraire que l’on veut dire… ».
Le cas échéant, l’on pourrait dire « vous êtes sans savoir… » ou « vous n’êtes
pas sans savoir », selon les cas.
12
En tout état de cause, l’on n’utilisera pas ces expressions dans les échanges
avec le supérieur hiérarchique ;
2- il est également à relever que le conditionnel peut induire un vœu, un souhait.
Exemples :
- Je voudrais être reçu par vos soins ;
- J’aimerais être de vos invités.
Ces expressions peuvent valablement être remplacées par d’autres qui utilisent
le verbe « souhaiter » au présent de l’indicatif :
- Je souhaite être reçu par vos soins ;
- Je souhaite être de vos invités.
Dès lors, l’usage du conditionnel et du verbe souhaiter est redondant, voire

rébarbatif en ce sens où l’un et l’autre, à l’occasion, émettent un vœu.
Ainsi, l’on ne dira pas, il serait souhaitable de…, mais plutôt, il est souhaitable
de… ou il est à souhaiter que…
L’on peut également dire : « ne serait-il pas approprié de… », la forme
interrogative qui induit également un vœu.
II-3 LOCUTIONS VERBALES DE CONCLUSION
Elles sont essentiellement composées des locutions impersonnelles et de celles

utilisées pour donner un tour direct et impératif aux intentions ou décisions.
II-3-1 LES LOCUTIONS IMPERSONNELLES
- Il convient de… ;
- Il importe de… ;
- Il y a lieu de… ;
- Il est, il paraît indispensable…, nécessaire…, opportun…,
préférable…, souhaitable de…
Exemples :
- Il y a donc lieu de faire exécuter immédiatement la disposition

prévue… ;
13
- Il est indispensable que vous interveniez rapidement… ;
- Il serait opportun que vous sollicitiez…
II-3-2 LES VERBES UTILISES A LA PREMIERE PERSONNE A

VOCATION IMPERATIVE
Il s’agit essentiellement de :
VERBES ILLUSTRATIONS
Décider que… J’ai décidé que cette affaire n’aurait pas de suite
Demander que… Je demande ou je désire que ces prescriptions soient
Désirer que strictement observées
Se réserver de Je me réserve de trancher les cas litigieux
Engager à… Je vous engage à ou vous enjoins de faire cesser sans
Enjoindre de… délai cette activité…
Inviter à… Je vous invite à la plus grande diligence…
Prier de… Je vous prie de me saisir des difficultés éventuelles…
III- LES MENTIONS DES PRODUCTIONS ADMINISTRATIVES

Tous les documents produits par l’Administration ont une commune présentation
formelle en raison des mentions obligatoires qui les caractérisent et des
mentions facultatives qu’ils portent souvent.
III-1- LES MENTIONS OBLIGATOIRES

Ces mentions sont des inscriptions qui contribuent à asseoir la validité d’un
document administratif. Elles peuvent être classées en 2 ensembles distincts :
les mentions spécifiques et d’identification hiérarchique d’une part et les
mentions d’identification du document d’autre part.
III-1-1- LES MENTIONS SPECIFIQUES ET D’IDENTIFICATION HIERARCHIQUE

14
Il s’agit essentiellement de l’appellation officielle de l’Etat, du timbre, de la
suscription ou réclame, le sous-couvert et la signature.
1/ L’APPELLATION OFFICIELLE DE L’ETAT
L’appellation officielle de l’Etat est l’une des principales caractéristiques de tout
document administratif.
La mention de l’appellation officielle de l’Etat est inscrite sur la première ligne
soit à gauche, soit à droite ou au centre, en fonction des pays, de la page de
format A4 en général.
Elle est soulignée également de la devise du pays et souvent du sceau de la
république.
Ainsi, en Côte d’Ivoire, elle est placée sur la première ligne à droite, soulignée
de la devise : Union-Discipline-Travail.
2/ LE TIMBRE
Le timbre est la mention qui est disposée dans l’angle supérieur gauche des
pièces administratives et vise à en identifier avec précision l’origine.
Libellé en général, tout en majuscule, le timbre permet d’indiquer les services
émetteurs ou de relever l’origine du document en respectant la hiérarchie des
services telle qu’élaborée par l’organigramme de l’unité administrative
concernée.
S’il est succinct lorsque le document émane des plus hautes autorités, il peut se
décliner sur plusieurs lignes si ce dernier est produit et signé par des autorités
déconcentrées ou subordonnées.
Ainsi pour:
Les documents produits par les hautes Les documents produits par les autorités
autorités subordonnées
MINISTERE DE L’INTERIEUR MINISTERE DE L’INTERIEUR
ET DE LA SECURITE ET DE LA SECURITE
---------------------------- ------------------------
LE MINISTRE DIRECTION DES ECOLES ET CENTRES DE
FORMATION DE LA POLICE NATIONALE
------------------------
DIRECTION DE L’ECOLE DE POLICE D’ABIDJAN
------------------------
3/ LA SUSCRIPTION OU RECLAME
La suscription ou réclame est la mention qui permet d’identifier le ou les
destinataires de la pièce administrative.
15
En général, dans les lettres administratives ou à forme personnelle, elle est
libellée, en haut, à droite, sous la date.
Exemple : A Monsieur le Garde des Sceaux,
Ministre de la Justice
ABIDJAN
Elle peut également, en fonction de la nature du document, avoir un caractère

collectif.
Ainsi, pour une lettre circulaire ou une note de service, dans les services de la
Police Nationale, la suscription pourrait être libellée comme suit.
A Mesdames et Messieurs :
- le Directeur Général ;
- les Directeurs Généraux Adjoints;
- les Préfets de Police ;
- les Chefs de District ;
- les Chefs de services des Commissariats de Police.
Cette suscription en général est centrée sur la feuille de format A4, même si rien
n’interdit qu’elle soit déclinée en haut de page à droite, en face de l’objet.
4/ LE SOUS COUVERT
Cette mention, placée en dessous de la suscription manifeste le respect de la
voie hiérarchique dans l’échange épistolaire entre expéditeur et destinataire.
La discipline administrative n’autorise pas en effet qu’un fonctionnaire enjambe
son supérieur hiérarchique immédiat pour s’adresser aux premiers responsables
de la structure administrative.
Il en va de même pour ces derniers qui ne peuvent saisir les collaborateurs d’un
chef d’unité administrative sans que celui-ci n’en soit informé.
Exemples :
La voie ascendante La voie descendante

le Sous-préfet de Bondo le Ministre de l’Intérieur
16
à à
Monsieur le Ministre Monsieur le Sous-Préfet de Bondo
(Sous Couvert) ou (S/C) (Sous Couvert) ou (S/C)
du Préfet du Département de du Préfet du Département de
Bondoukou Bondoukou
N.B : souvent au lieu du Sous Couvert, certains utilisent la mention « par voie
hiérarchique ».
5/ LA SIGNATURE
La signature est la mention indispensable à la validité d’un document
administratif.
Placée à droite, juste en bas du corps de la lettre ou de la production
concernée, elle permet en effet d’assumer la responsabilité des informations
véhiculées dans ledit document.
En outre, la signature comprend une attache qui décline la qualité du signataire,
précédée, le cas échéant, de l’habilitation qui lui confère la compétence pour
signer ledit document.
Exemple : Pour le Ministre et Par Délégation ;
le Directeur de Cabinet
Zoumana KOUYATE
(Préfet)
N.B : il convient à ce niveau de relever que l’autorité compétente pour signer un

document, à l’exception du ministre, l’est, soit par délégation de pouvoir, soit par
délégation de signature ou par ordre.
 La délégation de pouvoir est sous-tendue par un texte. Autrement dit, la

délégation de pouvoir ne peut être valable sans texte. En plus, elle reste
en vigueur jusqu’à ce que l’acte portant délégation soit rapporté, même si
le bénéficiaire de la délégation, c’est-à-dire, le délégataire change, entre
temps.
17
 La délégation de signature bien que nécessitant également un acte, est
attachée à la personne du délégataire. En d’autres termes, elle devient
caduque si le bénéficiaire de la délégation, change.
 Il y’a en outre, la signature par ordre, qui ne nécessite pas d’acte

particulier et intervient par occasion. L’autorité compétente,
momentanément empêchée, invite son collaborateur à signer un
document par ordre.
 Il faut également souligner la signature Par Intérim, (P.I), qui intervient

lorsqu’une autorité dans une forme d’empêchement ou en cas de décès,
voit son intérim assuré par une autre, de même rang.
Ainsi, l’intérim d’un Ministre, en congé ou décédé, ne peut être assuré que
par un autre Ministre.
 Il est par ailleurs, à noter qu’à la signature d’un document, les nom et
prénoms de l’autorité, sont en général inversés.
Ainsi, Monsieur KOUAME Richard, signerait Richard KOUAME.
Toutefois, des autorités, célèbres sous une appellation donnée, peuvent faire
exception à cette règle.
III-1-2- LES MENTIONS D’IDENTIFICATION DU DOCUMENT

Les mentions d’identification du document administratif sont essentiellement
constituées du numéro d’enregistrement, du lieu et date d’expédition d’une part
et de l’objet d’autre part.
1/ LE NUMERO D’ENREGISTREMENT
Le numéro d’enregistrement est un identifiant essentiel de la pièce
administrative.
Composé d’un numéro d’ordre et éventuellement des sigles de l’abréviation du
ou des services concernés, il permet l’inscription du document administratif au
registre prévu à cet effet, en général, au service courrier.
18
Exemple : n°______/MSPC/DGPN/DECO
N.B : il est à noter que le responsable du service est libre du choix des
abréviations qui vont constituer le numéro d’enregistrement de son unité
administrative.
Mais, une fois adopté, il ne peut le changer qu’après l’arrêt des registres en fin
d’année.
2/ LE LIEU D’EXPEDITION ET LA DATE

Cette mention, en général, est disposée en haut à droite, sur la même ligne ou
en face du numéro d’enregistrement.
Il s’agit essentiellement de marquer la localité où se trouve le service, suivi de
l’article le, après une virgule.
Ainsi, lors du traitement, le document est daté à l’aide d’un dateur, par les
agents du service courrier.
Exemple
Abidjan, le
3/ L’OBJET
L’objet est le comprimé des informations véhiculées dans le corps de la lettre ou
du document administratif concerné.
Particulièrement succinct, il est censé permettre au destinataire d’avoir une idée
précise de la matière traitée dans le document.
L’intérêt de l’objet procède en partie, d’un souci de gain de temps dans la
mesure où il permet au destinataire de savoir de quoi le document ressort et
peut procéder à son imputation au service compétent, sans avoir, au préalable,
à le lire entièrement.
L’objet, dans cette optique, doit être à la fois, succinct, clair et précis.
Exemples :
19
FORMULES A EVITER FORMULES RECOMMANDEES
- Informations. - Cérémonie de baptême de la

42ème promotion de la Police
- Votre invitation. Nationale.
- Invitation à une réunion.
- Votre participation à la
conférence budgétaire.
N.B : la mention de l’objet est libellée, en haut, à gauche, sous le numéro

d’enregistrement du document lorsqu’il s’agit d’une lettre.
Exemple :
MINISTERE DE LA SECURITE REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

ET DE LA PROTECTION CIVILE Union-Discipline-Travail
------------------------------------------------------------------- --------------------
DIRECTION GENERALE DE LA
POLICE NATIONALE
-------------------------------------------------------------------
N°____________/MSPC/DGPN
- OBJET : Les journées portes ouvertes

de la Police Nationale.
L’objet donc en général, notamment pour les lettres, est placé sous le numéro
d’identification du document, en haut de page, à gauche.
III- 2- LES MENTIONS OCCASIONNELLES

Elles comprennent essentiellement les mentions à caractère exceptionnel ou à
apposer et les mentions circonstancielles.
III- 2-1- LES MENTIONS A APPOSER
Elles ont trait essentiellement aux mentions « urgence signalée » et
« confidentiel ».
1/ LA MENTION « URGENCE SIGNALEE »
20
Cette mention vise à appeler l’attention du destinataire sur la diligence avec
laquelle le dossier doit être instruit ou traité.
Il s’agit dans la pratique, d’un cachet, comportant la mention « Urgence
Signalée » que l’on appose sur le document concerné, en haut de page et
éventuellement sur l’enveloppe le contenant.
Exemple

------------------------------------------------------------------- --------------------
POLICE NATIONALE
-------------------------------------------------------------------
N°____________/MSPC/DGPN
- OBJET : Les journées portes ouvertes

de la Police Nationale.
2/ LA MENTION « CONFIDENTIEL ».
Cette mention vise à inviter le destinataire du document à être précautionneux
dans le traitement du dossier dans la mesure où les informations qui y sont
véhiculées sont délicates et n’ont pas à être portées à la connaissance de tous
ses collaborateurs.
Il s’agit là, également, dans la pratique, d’un cachet, comportant la mention
« CONFIDENTIEL » en gras, qui est apposé sur ledit document et, le cas
échéant, sur l’enveloppe le contenant.
Il peut être apposé comme le cas de l’«URGENCE SIGNALEE », ci-dessus.
III- 2-2- LES MENTIONS A ECRIRE
21
Elles sont constituées essentiellement de la Référence, des mentions « pièce
(s) jointe (s) » et « Ampliation(s) ».
1/ LA REFERENCE
La mention de la référence n’a lieu que lorsque, dans le corps, de la lettre, l’on
se réfère à un document ou à un évènement (conversation téléphonique)
antérieur.
La référence comportera donc selon le cas :
- le numéro d’enregistrement et la date de la correspondance ;
- la date de la conversation ou de la communication ;
- le numéro du dossier cité ;
- le numéro des dispositions juridiques citées.

Elle est placée, à gauche, sur la feuille, juste sous la mention de l’objet.
Exemple

------------------------------------------------------------------- --------------------
POLICE NATIONALE
-------------------------------------------------------------------
N°____________/MSPC/DGPN
- OBJET : Collaborateurs en cessation

d’activités en 2021.
-----------------------------------------------------------------------------
Référence : l’article 29 de la loi n°2001-479 du 09 août
2001 portant Statut des Personnels de la Police nationale.
-----------------------------------------------------------------------------
Il serait inapproprié de noter la mention « Référence » et ne pas en faire usage

dans le corps de la correspondance dans la mesure où ce n’est pas une
obligation de la libeller sous l’objet.
22
Ainsi, dans le cas de l’illustration ci-dessus, l’on pourrait commencer la
correspondance comme suit.
J’ai l’honneur de porter à votre connaissance, la liste nominative de mes

collaborateurs en cessation d’activés telle que prévue par les dispositions
rappelées en référence…
2/ LA MENTION « PIECE JOINTE » OU « P.J »

La ou les pièces jointes sont mentionnées soit sous la référence, ou le cas
échéant, sous la mention de l’objet ou au pied de page à gauche, sous le corps
de la production administrative, en face de la signature.
Cette mention vise à corroborer les informations véhiculées dans la
correspondance afin d’attirer l’attention du destinataire sur une situation donnée.
Toutefois, lorsque les pièces que l’on veut mentionner en « pièces jointes »,
sont déjà visées dans le corps de la production, sous l’appellation « voir
annexe », il n’est plus besoin de faire figurer de mention pièce jointe, au bas de
page.
Exemple : liste de présence d’une réunion ou de membres d’une structure dans
une note ou un compte rendu.

------------------------------------------------------------------- --------------------
POLICE NATIONALE
-------------------------------------------------------------------
N°____________/MSPC/DGPN

d’activité en 2021.
-----------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------
23
Le Directeur Général
Pièce jointe (prénoms et nom)

liste nominative des concernés.
Cette mention de pièce jointe peut être au singulier ou au pluriel en fonction du

nombre de pièces que l’on veut relever à l’attention du destinataire.
3/ LES AMPLIATIONS
Cette mention est d’abord une marque de courtoisie à l’égard du destinataire de
la correspondance dans la mesure où elle lui fait savoir que les mesures ou
informations qui lui sont communiquées sont également portées à la
connaissance de diverses autres autorités.
Elle vise également à prendre à témoin nombre d’autorités sur une situation
donnée.
Toutefois, il est discourtois d’écrire à une haute autorité en mettant son
subordonné ou collaborateur en ampliation.
Cette mention fait également partie du mode de ventilation ou publication de

nombre d’actes administratifs notamment les arrêtés, décisions…
Concrètement, elle est libellée au pied de page à gauche, sous le corps de la

production, comme le cas de la mention « pièce jointe », ci-dessus.

------------------------------------------------------------------- --------------------
POLICE NATIONALE
-------------------------------------------------------------------
N°____________/MSPC/DGPN
24
d’activité en 2021.
-----------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------
Ampliation (s) (prénoms et nom)

CAB/MSPC…………….(01).
Cette mention « Ampliation », tout comme celle de la « Pièce Jointe », peut

également être libellée en haut de page, à gauche, sous la Référence, le cas
échéant, lorsque les deux (02) déclinées peuvent surcharger le bas de page.
Les « ampliataires » ou destinataires secondaires peuvent être, selon les cas,

nombreux ou non.
IV-LES PRINCIPALES PRODUCTIONS ADMINISTRATIVES

Les productions de l’Administration peuvent être regroupées en deux
ensembles distincts. Il s’agit des documents internes de l’Administration et des
documents externes.
IV -1-LES DOCUMENTS INTERNES
Les documents internes sont essentiellement les productions qui relèvent du
fonctionnement de l’Administration.
Ils sont dits internes parce qu’ils n’ont pas à être portés à la connaissance des
administrés.
Ils servent essentiellement au transport des informations d’un service à un

autre, du subordonné au supérieur hiérarchique et vice versa…
IV -1-1 LA LETTRE ADMINISTRATIVE
25
La lettre administrative, à l’exception de la lettre circulaire, est une
correspondance adressée à un destinataire unique. Correspondance entre
services, ou d’une autorité à une autre, dans le cadre du service, elle se
distingue de la lettre administrative à forme personnelle par le fait qu’elle ne
comporte ni formule d’appel, ni formule de courtoisie.
Exemple :
Le Directeur Général de la Police Nationale est saisi, par lettre du lundi 16

novembre 2020 par laquelle le Président de l’association des résidents
d’Adjouffou, dans la commune de Port-Bouët, sollicite une protection ou
assistance dans la mesure où son quartier déjà en proie à l’érosion côtière,
serait sous la menace des fortes pluies annoncées pour la fin de l’année.
Le Directeur Général de la Police Nationale, après avoir réalisé que la

satisfaction des attentes de ces administrés ne relèvent pas de sa compétence,
décide d’en saisir le Directeur Général de l’Office National de la Protection Civile
(ONPC).
Le document de saisine de cette autorité peut être la lettre de transmission qui

se présentera comme suit.

--------------------------------- ----------
POLICE NATIONALE
---------------------------------
N°__________/MSPC/DGPN/CAB Abidjan, le
-Objet : Demande d’assistance des A Monsieur le Directeur Général de

Résidents d’Adjouffou, sis à Port-Bouët. l’Office National de la Protection
---------------------------------------- Civile (O.N.P.C)
Référence : la lettre du lundi 16
novembre 2020 du Président de ABIDJAN
l’association des Résidents d’Adjouffou,
sis à Port-bouët.
----------------------------------------
26
J’ai l’honneur de vous faire tenir ci-joint, copie de la lettre rappelée en référence
par laquelle le Président de l’association des Résidents d’Adjouffou, sis à Port-
bouët, sollicite une assistance ou protection dans la mesure où son quartier déjà
en proie aux effets de l’érosion côtière, serait sous la menace des fortes pluies
annoncées pour la fin de l’année, parvenue à mes services par erreur.
Signature
(prénom et nom)
En somme, la lettre administrative ne comporte ni formule d’appel, ni formule de

courtoisie, comme constaté dans l’exemple ci-dessus.
Toutefois, lorsque l’on écrit aux hautes autorités, Président de la République,

Président d’Institution, Premier Ministre…, l’on convoque les formules d’appel et
de courtoisie.
Exemple
Le Ministre de la Sécurité et de la Protection Civile veut solliciter du Premier

Ministre, une autorisation à l’effet, de soumettre au Conseil de l’entente, la
candidature de la Côte d’Ivoire, à l’organisation d’un sommet sur la criminalité
transfrontalière, du mardi 12 au vendredi 15 janvier 2021.
Cette rencontre biennale vise à réunir, en vue de la coordination de leurs

actions, les pays membres de cette institution pour une lutte davantage efficace
contre ce phénomène.
Cette lettre, bien que de nature administrative, présentera une formule d’Appel
et une formule de courtoisie, en raison de la qualité du destinataire.
Elle se déclinera ainsi qu’il suit.
27
MINISTERE DE L’INTERIEUR REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE
ET DE LA SECURITE Union-Discipline-Travail
--------------------------------- ----------
LE CABINET
---------------------------------
N°__________/MIS/CAB Abidjan, le
-Objet : Candidature de la Côte d’Ivoire A Monsieur le Premier Ministre, Chef

à l’organisation d’un sommet sur la du Gouvernement, Ministre de la
criminalité transfrontalière. Défense
----------------------------------------
ABIDJAN
Monsieur le Premier Ministre,
J’ai l’honneur de solliciter de votre haute bienveillance, l’autorisation de

soumettre au Conseil de l’Entente, la candidature de la Côte d’Ivoire à
l’organisation du sommet sur la criminalité transfrontalière, du mardi 12 au
vendredi 15 janvier 2021.
28
Cette rencontre biennale qui vise à encourager les pays membres de ladite
institution à mutualiser leurs efforts pour une lutte davantage efficace contre ce
phénomène, peut contribuer à promouvoir l’image de notre pays dans la sous-
région.
Je vous prie d’agréer, Monsieur le Premier Ministre, l’expression de ma haute

considération.
Le Ministre
(prénom et nom)
La lettre administrative par ailleurs, comporte une introduction, un

développement et une conclusion.
Il est fortement recommandé de la commencer par la formule « j’ai l’honneur »
qui est une formule de courtoisie ou de déférence et qui permet d’introduire
l’objet de la correspondance dans le premier paragraphe.
Ainsi, l’on pourrait écrire « j’ai l’honneur de vous informer que la séance de
travail initialement prévue le vendredi 22 janvier 2021, est reportée».
Toutefois, lorsqu’il s’agit de porter l’information d’un décès, on n’écrira pas « j’ai
l’honneur », mais « j’ai le regret ».
La lettre comme toute production administrative doit être sous-tendue par une
fluidité dans son argumentation.
Chaque idée constituant un paragraphe distinct.
Exemple : voir ci-dessus, la lettre de demande d’une autorisation du Premier
Ministre à l’effet de soumettre la candidature de la Côte d’Ivoire à l’organisation
d’un sommet sur la criminalité transfrontalière.
Il existe plusieurs types de lettres administratives. La lettre de transmission, la

lettre d’accusé de réception, la lettre de rappel…
29
N.B : notons enfin qu’il n’est pas indiqué d’écrire de lettre administrative entre
autorités d’un même service, mais plutôt entre celles de services différents.
Ainsi, le Greffier en Chef ou le Préfet de Police d’Abidjan n’écrira pas de lettre
administrative à un de ses collaborateurs.
Cas pratique.
Monsieur Crabe Poilu vous saisi par lettre du mercredi 29 août 2018, en votre
qualité de Greffier en Chef du Tribunal de Yopougon, pour solliciter une
réduction de sa peine. Vous sachant incompétent en la matière, vous décidez
de transmettre sa requête au Président du Tribunal.
Ecrivez cette lettre de transmission.
IV -1-2 LE BORDEREAU D’ENVOI ET LE SOIT TRANSMIS

Le bordereau d’envoi ou le bordereau de transmission est un document,
sommaire récapitulatif des pièces à acheminer d’un service à un autre.
En principe, il est utilisé dans la transmission des documents d’un Ministère à un
autre Ministère, chaque fois que cette locomotion n’implique pas d’explications
ou de commentaires particuliers. En plus, lorsqu’il y a intérêt à conserver trace
des pièces communiquées au destinataire dans la mesure où un double est
parfois demandé en retour à titre d’accuser de réception.
Mais avec l’évolution des missions de l’administration, le bordereau d’envoi,
dans la pratique, en l’occurrence en Côte d’Ivoire, est également utilisé de
service à service, dans le même département ministériel.
Concrètement, il se présente en général, sous forme d’un tableau de 4
colonnes ; comprenant le numéro d’ordre, la désignation, le nombre de pièces
et les observations.
Ce tableau se veut récapitulatif des pièces à envoyer avec le titre, centré, en
majuscule, « BORDEREAU D’ENVOI » ou « BORDEREAU DE
TRANSMISSION » ou encore « BORDEREAU RECAPITULATIF DES PIECES
ADRESSEES A ».
30
Exemple : le Ministre de la Sécurité et de la Protection Civile, dans son courrier
du mardi 17 novembre 2020, reçoit deux (02) correspondances qui se déclinent
comme suit :
- la lettre n°075/MCM/RTI/DG du vendredi 13 novembre 2020 et les 03
pages annexes y afférant, du Directeur Général de la Radiodiffusion
Télévision Ivoirienne (RTI), relative à une demande d’autorisation en vue
de réaliser un film documentaire sur l’Ecole de Police d’Abidjan ;
- la lettre n°26/AMSTY/INT/SG du mardi 10 novembre 2020 et ses deux
(02) pages annexes, par laquelle le Secrétaire Général de Amnesty
Internationale souhaite effectuer une rencontre avec les élèves de l’Ecole
de Police d’Abidjan à l’effet de les sensibiliser davantage à la
problématique des Droits de l’Homme.
Le Ministre, ne voulant donner de suite à ces requêtes sans recueillir au
préalable l’avis de ses collaborateurs concernés, veut transmettre
simultanément ces deux (02) lettres à l’autorité compétente, notamment le
Directeur des Ecoles et des Centres de Formation de la Police Nationale.
Le bordereau d’envoi, approprié à cet effet se présentera comme suit.

--------------------------------- ----------
LE CABINET
---------------------------------
N°__________/MSPC/CAB Abidjan, le
BORDEREAU D’ENVOI
de pièces adressées
A
Monsieur le Directeur des Ecoles et des Centres de Formation
ABIDJAN
31
N° D’ORDRE DESIGNATION NOMBRE DE EXPEDITEURS OBSERVATIONS
PIECES
la lettre n°075/MCM/RTI/DG du
vendredi 13 novembre relative à le Directeur Général de la
01 une demande d’autorisation de 04 Radiodiffusion Télévision
réaliser un film documentaire à Ivoirienne (RTI)
l’Ecole de Police « Pour examen
la lettre n°26/AMSTY/INT/SG du et suite à
mardi 10 novembre 2020 relative à donner »
02 une demande de rencontre des le Secrétaire Général de
élèves de l’Ecole de Police 03 Amnesty Internationale
d’Abidjan en vue de les Le Ministre
sensibiliser sur les Droits de
l’Homme. signature
Prénoms et nom
TOTAL 07
N.B : le nombre de pièces désigne le nombre de pages que compte le dossier.
Ainsi, dans le premier exemple, la correspondance du Directeur Général de la

RTI compte quatre (04) pièces dans la mesure où, en plus de la lettre à
proprement parlé, il ait fait état de trois (03) pages annexes.
En outre, il est à retenir que les observations traduisent en fait les instructions
de la hiérarchie. Autrement dit, elles déclinent les orientations à donner aux
dossiers.
Ainsi, l’on pourrait avoir :
N° D’ORDRE OBSERVATIONS OU INSTRUCTIONS SIGNIFICATIONS
Lorsqu’il s’agit d’un projet soumis

01 « Pour signature » à la signature de l’autorité
02 « Pour compétence » ou « Pour attribution » Lorsque le dossier relève des

attributions du destinataire qui est
invité à lui réserver l’orientation
habituelle
32
03 « Pour information » Lorsque le dossier présente un
quelconque intérêt pour le
destinataire à qui il est loisible
04 « A toutes fins utiles » d’en faire l’usage voulu par ses
soins.
Le destinataire, après avoir

05 « En communication pour avis, étude… » instruit, examiner ou étudier le
dossier, en ce qu’il relève de sa
compétence, doit faire retour des
06 « Pour examen et suite à donner » ou « Pour résultats de ses réflexions.
suite à donner »
Il devra proposer éventuellement
des solutions.
07 « Pour éléments de réponses »
N.B : Il n’est pas approprié de saisir le supérieur hiérarchique, encore moins une
haute autorité, d’un bordereau d’envoi.
Le Soit-Transmis est pour sa part, un document récapitulatif des pièces à

acheminer d’un service à un autre dans un même département ministériel.
Il est exclusivement utilisé du supérieur hiérarchique au collaborateur et peut

également se présenter sous la forme d’un tableau lorsque l’on veut transmettre
plusieurs pièces en même temps.
Mais en général, il est utilisé pour transmettre en urgence un dossier au

collaborateur avec des instructions précises.
Il se présente dans cette optique ainsi qu’il suit.
33
--------------------------------- ----------
LE CABINET
---------------------------------
SOIT-TRANSMIS
A
Monsieur le Directeur des Ecoles et des Centres de Formation
ABIDJAN
-1/4 Copie de la lettre n°075/MCM/RTI/DG du vendredi 13 novembre 2020 par

laquelle le Directeur Général de la Radiodiffusion Télévision Ivoirienne (R.T.I)
34
sollicite l’autorisation de réaliser un film documentaire sur l’Ecole de Police
d’Abidjan.
OBSERVATION
« Pour examen et suite à donner »
Pour le Ministre et P.D ;

le Directeur de Cabinet
signature
Prénoms et Nom
Il est à relever que le rapport 1 sur 4 signifie 1 dossier de 4 pages. En outre, les
instructions du tableau synoptique ci-dessus peuvent valablement être utilisées,
selon les cas, dans le Soit-Transmis.
IV -1-3- LA NOTE ADMINISTRATIVE

La note est un document traitant d’une affaire courante que l’on adresse, soit à
un supérieur hiérarchique, un collègue ou un subordonné, soit à un service
central relevant du même département ministériel ou de la même préfecture.
La note est le mode normal de transmission des instructions de la hiérarchie aux
subordonnés.
Elle est également l’expression écrite des relations interservices et peut être
utilisée pour exposer aux supérieurs hiérarchiques et au Ministre lui-même des
questions simples et solliciter leurs instructions.
La note remplacera la lettre dans tous les cas lorsque le destinataire
appartiendra à la même administration centrale que le signataire.
La note se distingue par sa présentation formelle.
Exemple :
TITRE DE LA NOTE AU SUPERIEUR HIERARCHIQUE TITRE DE LA NOTE AU SUBORDONNE
35
NOTE A L’ATTENTION DE MONSIEUR LE NOTE A L’ATTENTION DE MONSIEUR KOUASSI
MINISTRE Konan
(M. DIRECTEUR GENERAL DE…)(par courtoisie)
Exemple, note d’un collaborateur au Ministre pour solliciter ses instructions

relativement à une initiative qu’il souhaiterait prendre pour le fonctionnement
harmonieux de ses services.
Le Directeur Général de la Police Nationale, après constat du taux de morbidité

croissant dans la police, sur avis des experts médicaux, souhaite y induire des
réformes pour remédier à cette fâcheuse situation.
Cette méforme étant essentiellement constatée chez ses collaborateurs qui ont
plus de cinq (05) ans de service, il arrive à la conclusion que l’abandon du sport
par ces derniers en est la principale cause.
Il voudrait en conséquence systématiser un stage de renforcement des

capacités de trois (03) mois, avec une reprise de la formation militaire de base,
dans les écoles de police, à chaque deux (02) ans de service, au profit de tout
gardien de la paix.
En outre, il souhaite la réalisation de bassins de piscine dans les écoles de

police dans la mesure où, la natation, sport dit complet, pourrait efficacement
contribuer à l’entretien de la forme des pensionnaires de ces établissements.
Une telle note pourrait se présenter comme suit.
36
--------------------------------- ----------
POLICE NATIONALE
---------------------------------
N°__________/MSPC/DGPN/CAB Abidjan, le
NOTE A L’ATTENTION DE MONSIEUR LE MINISTRE

Relativement à des réformes souhaitées à la Police
J’ai l’honneur de soumettre à votre bienveillante appréciation mon souhait

d’induire et de systématiser un stage de renforcement des capacités et de
reprise de la formation militaire de base, d’une durée de deux (02) mois, à
chaque deux (02) ans de service, de tout gardien de la paix.
Cette mesure vise à lutter contre le taux de morbidité croissant dans la Police
notamment dans les rangs de ceux qui ont au moins cinq (05) ans de service
dans la mesure où, selon les experts médicaux, l’abandon du sport par ces
derniers est la principale cause de cette situation.
En outre, la natation étant considérée comme un sport complet, je voudrais
suggérer qu’il vous plaise d’autoriser la réalisation, dans les écoles de police, de
bassins de piscine qui pourraient contribuer efficacement à l’entretien de la
forme des pensionnaires de ces établissements.
37
Ces mesures ayant été proposées par divers experts du domaine médical, je
vous saurais gré de bien vouloir m’autoriser à tenir, sans délai, à votre
disposition le coût financier de ces initiatives qui permettront surement de rendre
davantage efficace la police nationale.
Telle est, Monsieur le Ministre, la substance des réformes que je souhaite voir
initier à la police tout en relevant que vos instructions m’obligeraient.
Signature
Prénoms et Nom
La note administrative dans une démarche descendante se présente

formellement comme la première.
Elle se singularise simplement par l’usage de tournures que le supérieur

hiérarchique peut utiliser à l’égard d’un collaborateur dans la mesure où il s’agit
essentiellement de communiquer des instructions par rapport à une situation
donnée.
Exemple
Monsieur le Ministre de la Sécurité et de la Protection Civile veut instruire ses

collaborateurs sur la nécessité d’être vigilants dans le cadre de la sécurisation
des fêtes de fin d’année dans la mesure où celles-ci sont censées enregistrer la
participation de nombreux visiteurs venant de divers pays.
Il peut dans cette optique, communiquer ces instructions par note au Directeur
Général de la Police nationale.
Cette note pourrait se présenter comme suit.
38
--------------------------------- ----------
LE CABINET
---------------------------------
NOTE AU DIRECTEUR GENERAL DE LA POLICE NATIONALE

Relativement à la sécurisation des fêtes de fin d’année
J’ai l’honneur de vous demander d’effectuer, sans délai, une tournée de

mobilisation et de sensibilisation des agents des unités d’intervention sur la
nécessité d’initier des mesures appropriées dans le cadre de la sécurisation des
fêtes de fin d’année qui, pour cette édition, enregistreront la participation de
nombreux touristes en provenance de divers continents.
En effet, le pays qui a déjà accueilli des dizaines de délégations d’élèves et

étudiants de la sous-région, en colonie de vacances, s’attend à de nombreux
vols charters de touristes occidentaux, invités par des agences de voyages à
prendre part au feu d’artifice de cette année.
Je voudrais donc vous inviter à engager les membres des personnels de police
à davantage de vigilance, à l’occasion, et même à organiser des patrouilles
39
pédestres de jour et de nuit, non seulement pour dissuader les éventuels écarts
de conduites, voire les incivilités, mais aussi et surtout pour rassurer les
populations.
Aussi, voudriez-vous rappeler à tous que je ne saurais tolérer, le cas échéant,

un quelconque excès de leur part dans la mesure où l’image de notre pays en
pâtirait.
Le Ministre
Signature
Prénoms et Nom
En plus, il existe d’autres types de notes administratives, appelées note de

service, dont l’objet, temporaire ou permanent, permet au supérieur hiérarchique
de donner soit des informations soit des instructions à l’ensemble ou à une
catégorie de ses collaborateurs.
La note de service procède donc toujours d’une démarche descendante et est

adressée à plusieurs destinataires.
Elle constitue un document couramment utilisé dans l’administration, dans la

mesure où elle permet bien souvent de convier les responsables du service à
des séances de travail.
La note de service, comme tout document interne c’est-à-dire portant des

informations qui n’ont pas à être communiquées aux usagers, ne doit pas être
affichée au tableau à l’entrée des services.
Elle peut se présenter ainsi qu’il suit.
40
--------------------------------- ----------
LE CABINET
---------------------------------
-Objet : Elargissement des réunions

mensuelles de Cabinet à vos services.
NOTE DE SERVICE
A
l’attention de Mesdames et Messieurs :
- le Préfet de Police d’Abidjan ;
- et les Chefs de District.
J’ai l’honneur de vous informer que les réunions de cabinet, de chaque dernier
vendredi du mois, sont désormais élargies à vos services à compter de janvier
2021.
Ces rencontres qui se tiennent sous ma présidence, permettront, par ces temps
où les populations se plaignent d’une insécurité grandissante, de faire l’état des
41
lieux périodique de la sécurité dans vos zones de compétence respective en
vue de déterminer d’un commun accord, les mesures à initier pour y faire face.
A l’occasion, il vous sera loisible de vous faire accompagner de 2 collaborateurs
dont la présence, le cas échéant, sera nécessaire à l’éclairage desdites
séances de travail.
Le Ministre
Signature
Prénoms et Nom
N.B : il est à relever que dans bien de services, l’usage de la forme

impersonnelle ou de la 3ème personne du singulier, dans la rédaction de la note
de service ou de la lettre circulaire est de rigueur.
Ainsi, l’on dirait, dans le cas de la note de service précédente, « le Ministre a

l’honneur de vous informer que les réunions de cabinet… ».
Si cette forme impersonnelle est compréhensible dans l’élaboration des

communiqués dans la mesure où les administrés pourraient trouver le signataire
prétentieux, elle ne s’explique pas dans les cas de la note de service et de la
circulaire, documents internes, au nom du principe de la responsabilité
administrative qui commande l’usage de la 1ère personne du singulier « Je ».
IV-1-4- LE COMPTE RENDU

Le compte rendu est un document qui, sous ce titre, complété de son
objet : « de la réunion du… ; de la manifestation… ; de la cérémonie de
baptême de la 42ème promotion des… », se propose de relater purement et
simplement ce qui s’est dit ou fait d’essentiel dans une circonstance déterminée.
42
Généralement destiné à l’autorité supérieure, la qualité primordiale du compte
rendu doit être d’enregistrer les évènements, les faits, les débats, idées et
propositions dont la connaissance éclairera utilement son ou ses destinataires.
Comme la note, le compte rendu doit adopter le mode synthétique pour mettre
en valeur « ce qui compte ».
Ainsi, une discussion de deux (02) heures pourra être synthétisée en une page.
Les comptes rendus peuvent être classés en deux (02) catégories principales.
- Les comptes rendus hiérarchiques ;

- Les comptes rendus de réunion.
 Les comptes rendus hiérarchiques sont les restitutions que l’on fait au
supérieur hiérarchique, d’une séance de travail, d’une situation, en
général sur instruction de ce dernier.
Exemple
Le Directeur de l’Ecole de Police d’Abidjan, en raison de son calendrier chargé,

en cette période, invite la Sous-directrice de la Formation Initiale à le
représenter à la réunion internationale sur la formation des gardiens de la paix,
à Ouagadougou (Burkina Fasso), du mardi 24 au vendredi 27 novembre 2020.
Cette rencontre concerne les pays membres de l’Union Economique et

Monétaire Ouest Africaine (UEMOA) qui souhaitent élaborer une stratégie
commune de formation des élèves de leurs écoles de police respectives.
Après avoir pris part à cette séance de travail, la Sous-directrice devra en faire à
son supérieur hiérarchique, un compte rendu qui pourrait se présenter comme
suit.
43
--------------------------------- ----------
DIRECTION DES ECOLES ET
CENTRES DE FORMATION DE
LA POLICE NATIONALE
---------------------------------
DIRECTION DE L’ECOLE DE
POLICE D’ABIDJAN
---------------------------------
SOUS DIRECTION DE LA
FORMATION INITIALE
---------------------------------
COMPTE RENDU AU DIRECTEUR DE L’ECOLE DE POLICE D’ABIDJAN

Relativement à la rencontre internationale sur la formation des élèves des écoles de police
J’ai l’honneur de vous rendre compte de la réunion sur la formation des gardiens
de la paix à laquelle, conformément à vos instructions, j’ai pris part, à
Ouagadougou (Burkina Fasso), du mardi 24 au vendredi 27 novembre 2020.
44
Cette rencontre, placée sous la présidence effective du Ministre Burkinabé de la
Sécurité, a enregistré la participation des représentants des écoles de police
des pays membres de l’Union Economique et Monétaire Ouest Africaine
(UEMOA).
Au terme des échanges, cette séance de travail a adopté les recommandations
suivantes :
- l’adoption graduelle d’un programme commun de formation des élèves ;
- l’accélération du partage des expériences entre les pays membres ;
- et la mise à la disposition de tous, des meilleurs mémoires de fin de
formation des élèves commissaires.
Telle est, Monsieur le Directeur, l’économie des informations susceptible d’être
portée à votre connaissance relativement à cette rencontre.
La Sous-Directrice
Signature
Pièce jointe Prénoms et Nom
Copie de la liste de présence.
 Les comptes rendus de réunion ont la même présentation formelle que le

précédent.
Ils se particularisent tout simplement par l’usage d’un style impersonnel dans
la mesure où ils ne sont pas adressés à un destinataire spécifique, mais
visent plutôt à garder trace ou à archiver les résultats de divers travaux pour
des utilisations ultérieures, notamment à titre de témoignage.
En général, ils commencent par une formule consacrée qui se décline
comme suit :
« Il s’est tenu le mardi 24 novembre 2020 de 10 heures à 13 heures 30
minutes, sous la présidence du Ministre de la Sécurité, une réunion… »
Suivre, à titre d’illustration, la démarche des comptes rendus des Conseils de
Ministres.
N.B : il importe de faire noter les maladresses rencontrées dans bien de
comptes rendus à travers l’utilisation de l’imparfait de l’indicatif là où le passé
composé doit être de mise.
En effet, il n’est pas rare d’y voir des phrases du genre :
45
- étaient présents à cette réunion, les personnes dont la liste nominative… ;
- l’objet de la réunion portait sur…
Dès lors, il convient de voir les conditions d’utilisation de chacun de ces

temps du passé.
TEMPS CONCERNES CARACTERISTIQUES OBSERVATIONS
- sert à décrire une action qui -à l’époque, tous les dimanches,

dure ou se répète (des les enfants accompagnaient
L’IMPARFAIT habitudes dans le passé) ; leurs parents au champ ;
- sert au récit, à la description de
personnes, aux explications - jeune, Lucien était un garçon
dans le passé ; espiègle ;
- sert à décrire des actions qui - pendant que son enfant tétait,
se déroulent simultanément cette brave femme arrachait les
dans le passé… mauvaises herbes…
- sert à relater un fait passé qui - l’ordre du jour du Conseil des
est définitivement clos ; Ministres a porté sur…
- ont pris part à cette réunion,
LE PASSE COMPOSE les personnes dont la liste…
- sert à relater des évènements
- l’an dernier, j’ai fait planter des
et des actions principales ;
arbres au village ;
46
Cette liste des modalités d’utilisation de l’imparfait et du passé composé n’est
pas exhaustive. Mais, il est à retenir que c’est une maladresse d’utiliser les
locutions suivantes :
- l’ordre du jour du conseil des Ministres portait sur…

- avaient pris part à cette réunion, les personnes dont la liste…
Sinon, cela voudrait implicitement dire que l’ordre du jour du conseil portait sur
thème donné ; mais il a changé pendant que le conseil continue de se dérouler.
Pareillement, la deuxième locution insinue que la réunion continue et les
participants ont changé.
Il est donc approprié d’utiliser en l’espèce le passé composé qui traduit mieux
l’esprit des auteurs de ces productions.
Il est à relever par ailleurs, que les comptes rendus de réunion, par souci de
gain de temps, ont évolué, du moins dans bien de services de
l’administration, pour faire place « aux relevés de conclusions » qui sont en
général des tableaux synoptiques des principales mesures arrêtées, à l’issue
de la rencontre, ainsi que les personnes ressources chargées de leur mise
en œuvre.
Le relevé de conclusions qui varie dans sa présentation selon les services,
peut être décliné ainsi qu’il suit.
47
--------------------------------- ----------
LA POLICE NATIONALE
---------------------------------
POLICE D’ABIDJAN
---------------------------------
N_____________/MSPC/DECFPN/DEPA
RELEVE DE CONCLUSIONS
Réunion LIEU : Salle des fêtes Date : mardi 17 novembre 2020

Heures : 15 heures à 16 heures
Présidence Monsieur le Directeur de l’Ecole

Secrétaire de séance
Madame la Sous-directrice de la formation initiale
Ordre du jour 1-Informations

2-Préparatifs de la sortie de la 45ème promotion
3-Divers
Responsables
1- Informations
- La visite du Directeur Général Le Directeur de l’école
- La suspension des autorisations
Recommandations d’absence
(diligences ou 2- Préparatifs de la sortie de la 45 ème
conclusions) promotion L’Intendant
- Ravalement des façades des
bâtiments Le Sous-directeur de la formation
continue
- l’entretien des pelouses
- l’édition des cartons d’invitation Le Commandant-école
- élaboration et diffusion des
communiqués
Date prochaine Signature
réunion : 02/12/2020 Rédacteur
l’Assistant du Directeur
Secrétaire de séance
Fait à Abidjan, le
48
Ce relevé de conclusions est convertible en compte rendu ordinaire de réunion
qui peut se présenter ainsi qu’il suit :
MINISTERE DE LA SECURITE ET REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

DE LA PROTECTION CIVILE Union-Discipline-Travail
-----------------------------
LA POLICE NATIONALE
---------------------------------
POLICE D’ABIDJAN
---------------------------------
COMPTE-RENDU DE LA REUNION DU mardi 17 novembre 2020

RELATVE A LA SORTIE DE LA 45ème PROMOTION
Le mardi 17 novembre 2020 de 15 heures à 16 heures, il s’est tenu, à la salle

des fêtes, sous la présidence du Directeur de l’Ecole, une réunion dont l’ordre
du jour a été décliné comme suit :
- Informations ;
- Préparatifs de la sortie de la 45ème promotion ;
- Divers.
Au titre des informations, le Directeur de l’Ecole a fait état de la visite très
prochainement du Directeur Général de la Polie Nationale et de la suspension
des autorisations d’absence.
Au titre des préparatifs de la sortie de la 45ème promotion, l’intendant a été
instruit à procéder au ravalement des façades des bâtiments tandis que le Sous
Directeur de la Formation Continue a été chargé de veiller à l’entretien des
pelouses.
Le Commandant Ecole pour sa part a été chargé de l’édition des cartons
d’invitation, de l’élaboration et de la diffusion des communiquées.
Au terme des échanges, dans les divers, où aucune information
essentielle n’a été retenue, il a été décidé que la prochaine réunion ait lieu le 02
décembre 2020.
Signature
Le secrétaire de séance
49
IV-1-5- LE PROCES VERBAL
Le procès-verbal, au sens étymologique du terme, est un document écrit, la
narration par un agent revêtu d’une autorité particulière, de ce qu’il a fait, vu ou
entendu dans l’exercice de ses fonctions.
Il s’agit donc d’un compte rendu particulier en ce sens que, destiné à faire foi
jusqu’à l’administration de la preuve contraire, il n’est établi que par des agents
spécialement habilités à cet effet.
Cependant, le terme « procès-verbal » a été repris par l’administration, dans un

sens extensif, pour désigner des documents qui ne sont que des comptes
rendus ordinaires, sans valeur spéciale sur le plan légal, mais auxquels on a
voulu donner, par un formalisme repris au procès verbal véritable, une
signification particulière.
L’intention est en effet de donner plus de poids au compte rendu et d’en faire la
version définitive des faits relatés, à l’abri de la contestation des parties
éventuellement concernées.
C’est en cela qu’il relève d’une procédure normalement contradictoire qui se
traduit par la signature des autres parties et non du rédacteur seul.
Il est à noter qu’il existe plusieurs types de procès-verbal : procès-verbal de

constatation de fraudes, procès-verbal de réunion…
Il peut se décliner comme suit dans le cas du Procès-Verbal de passation de

services.
50
--------------------------------- ----------
POLICE NATIONALE
---------------------------------
PREFECTURE DE POLICE
D’ABIDJAN
---------------------------------
DISTRICT DE POLICE DE
COCODY
---------------------------------
COMMISSARIAT DE POLICE DU
75ème ARRONDISSEMENT
---------------------------------
N°__________/MSPC/DGPN/PPA/DPC/DIST5/PU-75 Abidjan, le
PROCES-VERBAL DE PASSATION DE SERVICE
L’an deux mil neuf et le neuf avril, nous, Seydou KONAN, Commissaire de
Police, Chef de Services sortant, du Commissariat de Police du 75 ème
Arrondissement, avons, sous la supervision de Monsieur Kouassi Georges,
Inspecteur Général des services de police, procédé à la passation de services
avec Monsieur Bernard TOURE, Commissaire Principal de Police, Chef de
service entrant, nommé par le décret n°134 du 12 novembre 2020.
Le Chef de service entrant, reconnaît avoir vérifié au préalable l’ensemble du
matériel des bureaux notamment les fournitures et le matériel roulant tels que
déclinés dans le tableau synoptique joint en annexe.
En foi de quoi, le présent procès-verbal a été établi pour servir et valoir ce que
de droit./.
Le Chef de Service Entrant Le Chef de Service sortant
Signature
Le Superviseur Signature
Prénoms et Nom signature Prénoms et Nom
Prénoms et Nom
51
IV-1-6- LE RAPPORT
Le rapport présente des ressemblances ou similitudes avec le compte rendu. Ce

sont tous les 2 des documents qui permettent à des collaborateurs de véhiculer
des informations à la hiérarchie. Si le compte rendu, dans cette optique, doit se
contenter de synthétiser les faits qui « comptent », le rapport pour sa part se
veut un commentaire ou une analyse critique d’une question donnée.
Il s’agit concrètement d’un document par lequel un collaborateur expose à son

supérieur les aspects d’une situation qui présente un intérêt certain pour le
service.
Le rapport, contrairement au compte rendu, est donc une narration interprétative

qui va au delà de la simple relation des faits pour en donner un commentaire
critique, porter sur ces éléments des appréciations et un point de vue personnel
structuré en conclusions et propositions.
Il existe plusieurs types de rapport : rapport de stage, rapport de mission…
Exemple de rapport de mission.
52
--------------------------------- ----------
INSPECTION GENERAL DES
SERVICES DE POLICE
---------------------------------
Objet : Evaluation de la situation

sécuritaire à Dindon Ville.
----------------------------------------
Référence : Votre Soit-Transmis n°045/
MSPC/CAB du lundi 02 novembre 2020.
----------------------------------------
RAPPORT DE MISSION
A
Monsieur le Ministre
En exécution de vos instructions déclinées par le Soit-Transmis rappelé en référence, J’ai

l’honneur de relever à votre bienveillante attention la mission que j’ai conduite à Dindonville,
du lundi 09 au vendredi 13 novembre 2020, en vue d’évaluer de la situation sécuritaire
dans cette localité, en raison des récurrentes plaintes des populations.
Accompagné pour la circonstance, du Préfet de Police de la région, j’ai rencontré
respectivement le Préfet du Département et ses collaborateurs, le Roi et la notabilité d’une
part et les Chefs des communautés avant la visite des services de police d’autre part.
Il ressort de ces investigations que la situation sécuritaire de Dindonville est tributaire :
- de sa situation géographique, un carrefour frontalier à deux Etats voisins ;
- de son imprévisible croissance démographique liée au flux migratoires incontrôlés
en provenance des pays voisins ;
- de l’importance de l’exploitation aurifère clandestine dans la région ;
- et du nombre insuffisant d’agents de police, soit 45 pour une population de 20 000
habitants.
Face à ce constat, dans cette zone aux fortes potentialités économiques, je voudrais
suggérer qu’il vous plaise d’œuvrer au renforcement en effectif et en moyens logistiques du
Commissariat de Police de la localité et y entrevoir, à terme, la création d’une unité
d’intervention ou une Compagnie Républicaine de Sécurité.
L’Inspecteur Général
Signature
53
Prénoms et Nom
IV-1-7- LA CIRCULAIRE
La circulaire ou lettre circulaire, appelée aussi circulaire d’application ou

interprétative, est un document hiérarchique à destination collective, adressé
par une autorité administrative supérieure (Chef d’Etat, Ministre, Chef de
circonscription territoriale) aux autorités ou services subordonnés.
Souvent prise à la suite d’un texte réglementaire, la circulaire vise à en rappeler
les buts et en préciser les modalités d’application, à l’usage des services
subordonnés.
La lettre circulaire est également un document couramment utilisé dans le

fonctionnement des services administratifs.
Respectant le même formalisme dans sa présentation que la note de service,

elle peut être déclinée ainsi qu’il suit.
54
--------------------------------- ----------
LE CABINET
---------------------------------
-Objet : Elaboration et mise à disposition

des rapports d’activités trimestriels.
LETTRE CIRCULAIRE
A
l’attention de Mesdames et Messieurs :
-le Directeur Général ;
-les Directeurs Généraux Adjoints ;
-les Préfets de Police ;
-les Chefs de District ;
-les Chefs de services des Commissariats de Police.
J’ai l’honneur de vous informer que dans le cadre de la production des données
statistiques, indispensables à la modernisation de l’administration, vous aurez
désormais, sans préjudicier à l’édiction des bulletins quotidiens d’information
(BQI), à élaborer et à tenir à ma disposition, par voie hiérarchique, des rapports
trimestriels d’activité.
Ces documents dont le dernier devra me parvenir, le 15 décembre au plus tard,
permettront à mon cabinet d’en établir une synthèse pour en faire le rapport
d’activité annuel de mon département ministériel.
Ils devront dans cette optique, me faire l’état de vos activités sédentaires et
itinérantes sans oublier, par la même occasion de relever le point du mobilier de
bureaux et du matériel roulant.
J’attache du prix au respect de ces instructions.
Le Ministre
Signature
55
Prénoms et Nom
IV-2- LES DOCUMENTS EXTERNES
Les documents externes de l’Administration sont les productions qui visent à

véhiculer les informations à l’attention des administrés.
Ces documents sont nombreux et variés en fonction de la compétence des

unités administratives concernées.
Ainsi, l’on peut citer ceux qui sont le plus souvent utilisés. Il s’agit de la lettre à
forme personnelle et du communiqué.
IV-2-1 LA LETTRE A FORME PERSONNELLE
La lettre à forme personnelle est une lettre d’une autorité administrative à un

administré ou à une personne physique ou morale privée.
Elle se caractérise essentiellement par les formules d’appel et de courtoisie

qu’elle présente.
+ Les formules d’appel

Les formules d’appel sont les appellations par lesquelles l’on attire l’attention du
destinataire d’une lettre à forme personnelle. Elles varient en fonction de la
qualité de ce dernier.
Les principales formules d’appel, dans cette optique sont :
Personnes privées Formules d’appel correspondantes

Présidents et secrétaires généraux de Monsieur le Président,
sociétés, de syndicats, d’associations Madame la Présidente,
Monsieur le Secrétaire Général,
Madame la Secrétaire Générale,
Directeurs et directeurs généraux des Monsieur le Directeur Général,
établissements scolaires, industriels, Monsieur le Directeur,
commerciaux : Madame la Directrice Générale,
Madame la Directrice,
Membres des professions judiciaires Maître,

56
(avocats, avoués, huissiers, notaires)
Autorités religieuses Formules d’appel correspondantes
Culte catholique :
Le pape, Très Saint Père,
Monsieur le Nonce, Monsieur le Cardinal,
Monsieur l’Archevêque, Monsieur l’Evêque ou Monseigneur ?
Monsieur le Chanoine, Monsieur l’Archiprêtre,
Monsieur le Curé, Monsieur l’Abbé
Monsieur le Supérieur, Madame la
supérieure,
Mon Révérend Père, Mon Père,
Membres des ordres religieux Mon Révérend Père, Mon Père,
Mon Révérend Père, Mon Père,
Ma Révérende Mère, Ma Mère,
Mon Frère, Ma Sœur,
Culte protestant :
Président d’un Consistoire Monsieur le Président,
Pasteur Monsieur le Pasteur,
Culte islamique :
Monsieur le Grand Imam Monsieur l’Imam,
Culte israélite :
Monsieur le Grand Rabbin Monsieur le Rabbin,
Culte orthodoxe :
Monsieur l’Archimandrite Monsieur l’Archiprêtre,
Autorités politiques
Sire,
le Roi, l’Empereur
Monsieur le Président de la
le Président de la République
République,
Monsieur le Ministre, Madame la
les Ministres et secrétaires d’Etat
Ministre,
57
le Ministre de la Justice Monsieur le Garde des Sceaux
Les Présidents, vice-présidents de Monsieur le Président
l’Assemblée nationale, du Conseil
économique et social et de la Cour
suprême
L’une des caractéristiques de la lettre à forme personnelle, procède de la

formule de courtoisie qu’elle porte.
+ Les formules de courtoisie
La formule de courtoisie ou de politesse, est la locution par laquelle l’expéditeur
de la lettre présente ses civilités au destinataire. Elle est placée à la chute de la
correspondance, juste avant la signature.
Il s’agit concrètement de formules consacrées qui varient en fonction de la

qualité du destinataire et qui correspondent à la formule d’appel.
Autrement dit, il existe une corrélation entre formule de politesse ou de

courtoisie et formule d’appel.
Ainsi, les principales se déclinent comme suit.

Formules de politesse ou de courtoisie Formules d’appel correspondante Observations
Le Président de la République
Je vous prie d’agréer, Monsieur Monsieur le Président de la Le titre nobiliaire « Excellence », est
le Président de la République, République, abusivement utilisé souvent, dans la
l’expression de ma très haute suscription, la formule d’appel et la
considération Madame la Présidente de la formule de courtoisie.
République Le titre nobiliaire ne doit être utilisé
que dans le traitement ou le corps
de la lettre.
Ex : J’ai l’honneur de solliciter de la
très haute bienveillance de votre
Excellence, …
Les Présidents d’Institution
Je vous prie d’agréer, Monsieur L’on ne fera figurer l’appellation
le Président, l’expression de ma Monsieur le Président, de l’institution présidée par le
très haute considération concerné, qu’au niveau de la
Madame la Présidente, suscription.
Ex : à Monsieur le Président du
Sénat, à Monsieur le Président
du Conseil Constitutionnel…
58
Les autres personnalités
Je vous prie d’agréer, Monsieur Monsieur le Ministre, Certains marqueraient Madame
le Ministre, l’expression de ma Madame la Ministre, le Ministre, qui selon les
considération distinguée féministes, signifie que c’est un
poste d’homme occupé par une
femme
Je vous prie d’agréer, Monsieur Monsieur le Directeur Général,
le Directeur Général, l’expression Madame la Directrice Générale,
de ma considération distinguée
Je vous prie d’agréer, Monsieur Monsieur le Directeur, Ces considérations valent pour
le Directeur, l’expression de ma Madame la Directrice, les Directeurs Centraux
considération distinguée
Je vous prie d’agréer, Monsieur Monsieur le Secrétaire Général, Il s’agit des différents Secrétaires
le Secrétaire Général, Madame la Secrétaire Générale, Généraux ; de Préfecture, de
l’expression de ma considération Mairie, d’Institution de la
distinguée République…
Ce sont essentiellement les
auxiliaires de justice. Avocat,
Notaire, Huissier de justice.
Je vous prie d’agréer, Maître, Maître peut également désigner
l’expression de ma considération une expertise, un savoir faire.
distinguée Maître, Dans, ce cas, le vocable Maître
n’est usité que dans le corps de
la lettre et on mentionne en
formule de courtoisie et en appel,
le domaine de cette expertise.
Ex : Monsieur le Peintre,
…Cher Maître…
Exemple
En votre qualité de chef de services du commissariat de police de Konesso, le
responsable de la pharmacie de la localité, par lettre n°023/Pharma du lundi 16
novembre 2020, sollicite de vos soins, la mise à disposition de 2 agents de la
police en vue d’assurer la sécurité de la garde de son officine, du vendredi 20
au lundi 23 décembre 2020, respectivement de 19 heures 30 minutes à 7
heures, précises.
Vos services, devant être particulièrement sollicités dans la même période, en
raison du carnaval des masques qui devra y être organisé, sous la présidence
effective du Premier Ministre ; il ne vous ait pas possible de réserver une suite
favorable à cette requête.
Rédigez la réponse à la lettre du Pharmacien.
59
--------------------------------- ----------
DIRECTION GENERALE DE
LA POLICE NATIONALE
---------------------------------
DIRECTION GENERALE ADJOINT DE
LA POLICE NATIONALE CHARGEE
DE LA SECURITE PUBLIQUE
---------------------------------
PREFECTURE DE POLICE DE
KONESSO
---------------------------------
COMMISSARIAT DE POLICE
DE KONESSO
---------------------------------
N°__________/MSPC/CAB Konesso, le
Objet : Sécurisation de la garde de A Monsieur le Pharmacien
votre officine.
----------------------------------------
Référence : Votre lettre n°023/Pharma KONESSO
du lundi 16 novembre 2020
---------------------------------------
Monsieur le Pharmacien,
Par lettre rappelée en référence, vous sollicitez la mise à disposition de 2 de
mes collaborateurs en vue d’assurer la sécurité de la garde de votre officine, du
vendredi 20 au lundi 23 décembre 2020, de 19 heures 30 minutes à 7 heures
précises.
En réponse, j’ai l’honneur de vous informer qu’en raison du déroulement du
festival des masques, sous la présidence effective du Premier Ministre, à la
même période, une suite favorable ne peut être réservée à votre requête.
Toutefois, j’organiserai, à cette occasion, dans le chef-lieu du département, une
patrouille pédestre qui sera accentuée dans les encablures de votre pharmacie.
Je vous prie d’agréer, Monsieur le Pharmacien, l’expression de ma
considération distinguée.
Le Chef de Service
Signature
Prénoms et Nom
(Commissaire Divisionnaire)
60
Il est par ailleurs à relever qu’il existe des lettres strictement privées qui ne
doivent être confondues ni avec les lettres administratives ni avec les lettres à
forme personnelle.
Il s’agit de correspondances qui traitent de matières autres que celles prévues

par les textes qui déterminent les compétences des entités administratives.
Ainsi, les lettres de remerciement, de félicitations suite à une promotion ou

d’expression de vœux à l’occasion de commémoration d’anniversaire de
naissance… relèvent du domaine strictement privé.
Comme telles, ces missives, contrairement à une pratique répandue dans

l’administration, doivent avoir une présentation spécifique qui ne fait
aucunement référence aux mentions traditionnelles dans la mesure où elles
n’engagent aucunement les pouvoirs publics ou l’Etat.
Concrètement, lors de certains rites religieux ; ramadan, carême chrétiens…, il

est de coutume que nombre d’autorités administratives ayant en partage ces
pratiques cultuelles, reçoivent des présents ou à tout le moins des lettres
d’encouragement.
Sans condamner ces pratiques qui sous nos cieux, peuvent contribuer au
raffermissement des relations sociales ; elles ne sont une fois de plus pas
prévues par les textes normatifs déterminant les compétences des structures
administratives.
Autrement dit, une autorité administrative ayant à élaborer une lettre de

remerciement dans ce cadre, ne devra point y faire figurer les mentions du
timbre du service et l’appellation officielle de l’Etat.
Exemple
Monsieur Konan Mohamed, Préfet de Police d’Abidjan, a reçu, par lettre du
lundi 03 mai 2021, une corbeille de divers produits alimentaires, de Monsieur
Cissé François, Chef de service du commissariat du 35 ème Arrondissement, à
l’occasion du ramadan.
En votre qualité de Chargé d’Etudes à ses services, il vous demande de rédiger

un projet de lettre de remerciement à sa signature.
Cette correspondance pourrait être présentée ainsi qu’il suit.
61
Monsieur Konan Mohamed Abidjan, le
Préfet de Police d’Abidjan
Contact 09193736
-OBJET : Mes remerciements. A Monsieur Cissé François,

Chef de Service du Commissariat
du 35ème Arrondissement
ABIDJAN
Monsieur,
Par lettre du lundi 03 mai 2021, vous avez eu soin de m’offrir une corbeille
achalandée de produits alimentaires pour la rupture du jeûne, à l’occasion du
ramadan.
Sensible à cette marque d’attention, il m’est particulièrement agréable de vous

en exprimer ma gratitude et prier qu’il plaise à Dieu, le seigneur des mondes, de
vous récompenser au-delà de vos attentes.
Je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de ma considération distinguée.
Signature
62
IV-2-2- LE COMMUNIQUE
Le communiqué est une production administrative qui permet à une autorité
d’informer les administrés ou usagés sur un sujet précis.
Il peut ainsi porter sur une vente aux enchères, l’ouverture d’une enquête ou
d’un concours administratif…
De portée particulièrement importante, le communiqué est censé être diffusé sur

les ondes de la radiodiffusion et de la télévision. Il peut également être publié
dans des organes de la presse écrite.
Le communiqué dans cette optique a en général pour public cible, la population

nationale.
Il présente, en raison de sa particularité, bien de caractéristiques.
En effet, destiné en grande partie à être écouté, le communiqué doit être

précis, bref et concis de sorte à permettre aux auditeurs d’en saisir la
quintessence à la première lecture.
Le communiqué, comme tout document administratif, porte un timbre, un
numéro d’enregistrement et une attache sans oublier la signature.
Il porte également un titre qui est « COMMUNIQUE », écrit en majuscule, en
gras, centré en haut de page.
Exemple
Rédigez un communiqué à l’initiative du Ministre de la Sécurité et de la
Protection Civile invitant les populations à des journées portes ouvertes sur la
Police Nationale, qu’il organise du mercredi 02 au vendredi 04 décembre 2020,
de 09 heures à 16 heures 30 minutes de chaque jour concerné, à l’Ecole de
Police d’Abidjan, sous le Parrainage du Président de la République et la
présidence effective du Premier Ministre.
Ce communiqué peut se présenter ainsi qu’il suit.
63
--------------------------------- ----------
LE CABINET
---------------------------------
N°__________/MSPC/CAB
-Objet : Journées portes ouvertes

sur la police nationale à l’école de
police d’Abidjan.
COMMUNIQUE
Le Ministre de la Sécurité et de la Protection Civile informe la population qu’il est

organisé, sous le haut parrainage du Président de la République et la
Présidence effective du Premier Ministre, des journées portes ouvertes sur la
police nationale, du mercredi 02 au vendredi 04 décembre 2020, de 09 heures à
16 heures 30 minutes, de chaque jour concerné, à l’Ecole de Police d’Abidjan.
L’entrée est gratuite.
Le Ministre
Signature
64
Prénoms et Nom
CONCLUSION
La rédaction administrative est une discipline particulièrement

importante du moins pour les postulants à la qualité d’animateur
d’entités administratives ; voire pour les fonctionnaires et tout agent de
service public.
La communication notamment écrite, aussi bien en interne qu’avec

l’extérieur c’est-à-dire, avec les administrés, occupant une grande part
de l’action administrative, ceux qui sont censés agir, en son nom et
pour son compte, se doivent d’avoir une maîtrise du style qui la sous-
tend et une parfaite connaissance des instruments qu’elle utilise à cet
effet.
Toutefois, être performant dans la rédaction des instruments

administratifs exige une somme d’expérience et une pratique assidue
dans cette optique.
Le comprimé des informations ici livrées, ne saurait suffire à lui seul, il

n’a du reste pas cette prétention, pour parachever la formation, en
matière de rédaction administrative, de ces hauts cadres de
conception appelés à administrer de grandes structures des Ministères
en charge de la sécurité d’une part et de la justice d’autre part.
C’est en cela qu’il est souhaitable d’y adjoindre bien d’ouvrages

notamment ceux déclinés dans la bibliographie ci-dessous.
65
BIBLIOGRAPHIE
1- Jacques Gandouin/Jean-Marie Roussignol : « Rédaction

Administrative Afrique », 4 édition Armand Colin, mise à jour,
ème
septembre 2017 ;
2- Robert Cathérine « Le Style administratif », édition Albin Michel,

revue et augmentée 2005 ;
3- Yolande Ferrandis : « La rédaction administrative en pratique »,

édition d’Organisation, Groupe Eyrolles, sixième tirage 2018.
66

Redaction Administrative

Transféré par

Informations du document

Titre original

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Redaction Administrative

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

REDACTION ADMINISTRATIVE

L’Administration est l’instrument de réalisation d’une politique. Elle vise

Cette perception de l’administration est conforme à sa tradition ou son origine,

L’autorité publique se doit d’écrire, dans la langue officielle, en l’occurrence en

Le style administratif présente alors, certaines caractéristiques.

Mais, dans tous les cas, le style de l’Administration présente nombre de

En effet, la nature et la mission de l’Administration qui se traduisent par la quête

Autrement dit, l’autorité en signant un document administratif, le fait, non pas en

I-1-2 LE RESPECT DE LA HIERARCHIE

L’Administration, dans cette optique, est structurée en un ensemble complexe

- Je vous serais très obligé de…

De supérieur à subordonné, avec connotation De subordonné à supérieur, avec subordination

Il serait donc inapproprié au subordonné d’utiliser la locution « vouloir bien » à

Conséquence de la nature pyramidale et hiérarchique de la fonction publique,

Nous, KOUASSI Bernard, Commissaire de Police, Chef de Service du

Monsieur Anderson s’est rendu coupable d’un crime odieux en assassinant un

La locution « crime odieux » relève d’un jugement de valeur, donc manque

Cette hypothèse constitue le fondement du principe de la redevabilité dont les

Elle procède en partie de la nécessité de considérer l’environnement et sa

Régulièrement informé par un de vos collaborateurs du nom de Paul René, sur

Ce qu’il faut écrire Ce qu’il ne faut pas écrire

Le respect du principe de la prudence doit par ailleurs être de mise dans la

On n’écrira pas On écrira

I-1-7 LA PRECISION OU CLARTE ET CONCISION

En effet, lorsqu’un texte est structuré de sorte à permettre la distinction des

Ce qu’il faut faire Ce qu’il faut éviter

II- PRINCIPALES EXPRESSIONS DE LA REDACTION

En complément des caractéristiques du style administratif, il importe de mettre

II-1 LOCUTIONS VERBALES INTRODUCTIVES

II-1-1- L’ADMINISTRATION : INITIATRICE DE L’ECHANGE

En l’espèce, les formules utilisées généralement au début des

- J’ai l’honneur d’appeler votre attention sur… ;

II-1-2- L’ADMINISTRATION : NON INITIATRICE DE L’ECHANGE

Souvent, en fonction des circonstances, le ton impératif de ces expressions peut

Ainsi, l’on pourra écrire :

- Vous avez bien voulu appeler mon attention ;

Par ailleurs, dans une réponse, on se réfère à la demande du requérant pour

Ainsi, l’on utilisera :

- Par lettre du… ;

II-2 LOCUTIONS VERBALES D’EXPOSITION

II-2-2 LES VERBES MARQUANT L’IMPOSSIBILITE DES

Il s’agit essentiellement des verbes avoir et savoir.

Ainsi, l’on pourrait écrire :

- Il m’aurait été agréable… ;

Dès lors, l’usage du conditionnel et du verbe souhaiter est redondant, voire

II-3 LOCUTIONS VERBALES DE CONCLUSION

Elles sont essentiellement composées des locutions impersonnelles et de celles

II-3-1 LES LOCUTIONS IMPERSONNELLES

- Il y a donc lieu de faire exécuter immédiatement la disposition

- Il serait opportun que vous sollicitiez…

II-3-2 LES VERBES UTILISES A LA PREMIERE PERSONNE A

Il s’agit essentiellement de :

III- LES MENTIONS DES PRODUCTIONS ADMINISTRATIVES

III-1- LES MENTIONS OBLIGATOIRES

III-1-1- LES MENTIONS SPECIFIQUES ET D’IDENTIFICATION HIERARCHIQUE

Elle peut également, en fonction de la nature du document, avoir un caractère

La voie ascendante La voie descendante

N.B : il convient à ce niveau de relever que l’autorité compétente pour signer un

 La délégation de pouvoir est sous-tendue par un texte. Autrement dit, la

 Il y’a en outre, la signature par ordre, qui ne nécessite pas d’acte

 Il faut également souligner la signature Par Intérim, (P.I), qui intervient

Ainsi, Monsieur KOUAME Richard, signerait Richard KOUAME.

III-1-2- LES MENTIONS D’IDENTIFICATION DU DOCUMENT