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LES ECRITS PROFESSIONNELS

SOMMAIRE

1 : les principes (page 2)

2 : style et hirarchie (page 3)

3 : la lisibilit (pages 4 5)

4 : la prsentation matrielle (page 6)

5 : le plan et la construction (pages 6 7)

6 : les documents administratifs (page 7)

7 : la typologie des crits administratifs (page 8)

8 : la lettre administrative (pages 9 11)

9 : la circulaire (pages 12 13)

10 : le compte-rendu et le procs-verbal (pages 14 16)

11 : la note de service, la note simple et le rapport (pages 17 20)

12 : le bordereau (pages 21 et 22)

13 : le courrier lectronique (page 23)

14 : conclusion (page 23)

1) Les principes qui fondent lactivit de ladministration se rpercutent sur le style


administratif :

ladministration dans le cadre de sa mission de service public doit servir lintrt


gnral et non les intrts particuliers. Cela implique donc que tous les citoyens qui
font appel au service public soient traits avec galit dans le respect des textes
lgislatifs et rglementaires. Le rdacteur doit donc crire avec neutralit, cest-dire ne pas simpliquer en exprimant des opinions ou des motions personnelles

Ces principes se rpercutent dans le style administratif, marqu par limpartialit, la


discrtion, la prudence (avec lemploi du conditionnel) et qui doit tre galement nuanc,
objectif et impersonnel.

Exemples :
- il conviendrait de, il y aurait lieu de, il semble que
- mon attention a t appele sur, il ma t signal que, jai t saisi de (on ne dit pas par qui
par discrtion)
- je vous informe, je vous prcise, je vous indique

la tendance plus rcente du style administratif veut personnaliser le style envers


lusager pour crer avec lui un rapport plus humain, plus direct et moins anonyme

Exemples :
-

je vous invite vous prsenter au guichet ou prsentez-vous au guichet


jai bien reu votre demande
jai le plaisir, le regret de vous annoncer que
il mest agrable de vous informer que

Si certains signataires veulent bien voquer plaisir ou regret , dautres prfrent rester
totalement neutres. Cest donc le signataire qui dcide.

la courtoisie, politesse

Exemples :
-

je vous serais oblig de bien vouloir


il me parat regrettable que
je dplore que
il eut t prfrable que
il ne mest pas possible de
il parat inopportun de

2) Linfluence de la hirarchie sur le style administratif

la responsabilit de lautorit hirarchique se traduit par le je du signataire,


ainsi que par sa fonction et son nom, la signature tant une condition de la validit
du courrier

Le signataire ne dit donc pas nous ni on

la prsence ventuelle la fin du courrier dune dlgation de signature

Pour le Ministre
Par dlgation, le Directeur

la prsence ventuelle la fin du courrier dune signature par ordre (P. O. ou P/O),
autorisation orale et ponctuelle de signer des crits mineurs donne son
subordonn par le suprieur hirarchique normalement habilit le faire

Pour le directeur
Et P. O. le chef du bureau

la prsence ventuelle dun sous couvert (S/c) illustrant le passage du courrier entre
les mains du suprieur hirarchique avant son arrive au destinataire final

Le Ministre
A M. le sous-prfet de
Sous couvert de M. le Prfet

la diffrence du style selon que le suprieur sadresse un subordonn ou vice versa

Le suprieur informe, fait savoir, connatre son subordonn


Le subordonn suggre, propose, rend compte, sollicite

3) Un franais correct et adapt au public cible : privilgier la lisibilit

Il ne faut pas employer trop dexpressions techniques ou de jargon par rapport au vocabulaire
gnral de lusager et viter les expressions journalistiques ou la mode comme impacter
ou incontournable ou autres. On peut expliquer un mot difficile avec cest--dire ou
par exemple . Le rdacteur en sait parfois plus que le lecteur : il faut sadapter au lecteur.
Il faut privilgier le franais (selon notre Constitution : La langue de la Rpublique est le
franais ) :
-

pas de mots trangers ;


pas de franglais : listing, planning ;
pas de latin.

La grammaire, la conjugaison et lorthographe sont soigner (ne pas hsiter consulter le


Bescherelle ou le Bled).
Recourir des mots simples : si (qui vite au cas o, dans lhypothse, lventualit o ), je
me demande si (au lieu de je minterroge sur le point de savoir si ), pralablement sa
transmission est moins bien que avant son envoi , vrifier au lieu de procder une
vrification .
Prfrer des verbes construction directe (atteindre, obtenir) quindirecte (parvenir )
Prfrer le verbe (pour tre coordonns) au nom (en vue de leur coordination)

Points particuliers :
Il faut veiller la fminisation des fonctions autant que possible (et surtout comme le souhaite
lautorit administrative concerne : certaines prfrent la forme fminine, dautres non) :
Madame la ministre, la juge, la dpute
Attention aux plonasmes : par lettre en date du, exclusivement rserv, doit
obligatoirement, peut ventuellement, voire mme, une somme dun montant de
Je vous serai ou serais oblig de ? : faut-il employer le futur ou le conditionnel ? Le futur a
une valeur dordre, le conditionnel une valeur de courtoisie et il est donc souvent utilis et
prfr dans le langage administratif.
Je vous saurais gr ou je vous serais gr : quelle forme est juste ? Cest la premire :
on dit savoir gr et tre oblig de. Ne pas confondre ni mixer les 2 formules !
Bien vouloir (courtois) et vouloir bien (impratif)
Aprs aussi , il faut inverser le verbe et le sujet : aussi convient-il
Diffrence entre deuxime et second : second implique seulement deux lments
Le verbe pallier est transitif : on pallie quelque chose

Les majuscules :
Pour les noms propres, en dbut de phrase, aprs un point, pour les sigles dj dvelopps une
premire fois dans le corps du texte
Pour le domaine de comptences : la ministre de lIntrieur, le prsident de la Rpublique
Pour les formules dappel : Madame la Ministre, Monsieur le Prsident, Monsieur le Prfet,
Monsieur le Maire, Monsieur le Premier ministre
Mme, M., Melle, Me (Matre), Dr
Pour les noms dorganismes au dbut du mot principal : le
lAssemble nationale

Conseil constitutionnel,

La ponctuation :
Elle facilite la comprhension du texte en sparant ou rapprochant les mots entre eux. Elle
indique les pauses quand on lit haute voix
Il faut crire etc. mais pas etc

le point

la fin dune phrase, dune unit de sens

les points de suspension

viter en rdaction administrative

les deux points

explication de ce qui prcde

le point dinterrogation

viter en rdaction administrative

le point dexclamation

ne convient pas la rdaction administrative

le point-virgule

- il spare plus fortement que la virgule, mais plus faiblement


que le point. Il semble tre de moins en moins employ
lintrieur dune phrase
- il se trouve aprs chaque alina dune numration, sauf le
dernier qui finit par un point

la virgule

les guillemets

- elle spare des mots de mme nature, non relis par et


- elle dtache un groupe en tte de phrase : par ailleurs, cet gard,
dune part, dautre part, dune faon gnrale,
- pas de virgule avant soit soit , ni ni
- les virgules peuvent tre utilises pour faire ressortir exprs un groupe
de mots dans la phrase
citation exacte des paroles dune personne dans un procs-verbal
ou un compte-rendu

4) La prsentation matrielle

Des phrases pas trop longues (15 mots 20 mots) ni trop complexes (respect de la mmoire
court terme) avec un sujet, un verbe, un complment dobjet direct, avec un style direct
employant le vous
Une ide par phrase, deux au plus
Les paragraphes : chacun exprime plusieurs ides faisant partie dun mme ensemble cohrent

5) le plan

a) la structure :

- lintroduction (rappel du contexte, de la demande ou du problme pos) :


Jai lhonneur dappeler votre attention sur, de vous informer de, de vous faire connatre ou
savoir que, jai t saisi dune question relative
Vous mavez saisi de , vous avez bien voulu minformer de
Par lettre du, communication du , en rponse
Attention lexpression jai lhonneur qui marque rellement une certaine dfrence, car
son usage abusif lui fait parfois perdre son sens.

- le dveloppement (succession des arguments) :


Jestime, prcise, constate, note, observe, signale que

- le cas chant la conclusion (qui doit apporter une rponse claire la question traiter)
Il y a lieu de, il convient de, il est ncessaire, souhaitable, indispensable, opportun de
Attention aux expressions impersonnelles, nutiliser que si lon veut garder ce caractre
impersonnel (confidentialit, obligation de rserve) sinon, il vaut mieux toujours prfrer un
style direct mieux peru par le destinataire : Je vous demande, prie de, invite, engage
Je soumets, prsente votre signature, apprciation, approbation

b) les mots structurants et refltant les tapes de la rflexion :


Tout dabord, ensuite, enfin, en premier lieu, en second lieu, en outre, par ailleurs, pour
terminer, en conclusion, en dfinitive, en rsum, aussi, dans ces conditions, en consquence,
en revanche, toutefois, nanmoins, dune part, dautre part . Par contre nest pas correct

c) mthodologie :

- analyse de la demande
1) Qui est lmetteur ?
2) A qui ? Qui est le destinataire ?
3) Pour dire quoi ? Quel est le message ?
4) Pourquoi ? Quel est lobjectif recherch ?
5) Comment ? Quelle est la stratgie utilise ?
- recueil des documents ncessaires au projet de rponse
la hirarchie des normes juridiques
les circulaires et notes de service
la doctrine
la jurisprudence
les revues spcialises
- lecture rapide (reprage de larchitecture gnrale du texte, ainsi que des mots cls utiles
pour le projet de rponse), puis slection des documents ncessaires et lecture
dapprofondissement en vue de la rdaction
- analyse du courrier rdiger
1) Qui est lmetteur ? Lcrit produire est-il dcisionnel ou seulement informatif ?
2) A qui ? Qui est le destinataire ? Un particulier, un fonctionnaire, un lu ?
3) Pour dire quoi ? Quel est le message ?
4) Pourquoi ? Quel est lobjectif recherch ?
5) Comment ? Quelle est la meilleure stratgie ?
Le langage devra tre adapt au destinataire, plus simple pour un particulier

6) Les crits professionnels sont des documents administratifs


Rfrence : article 1er de la loi du 17 juillet 1978
Libert daccs aux documents administratifs non nominatifs, sauf exceptions prvues par la
loi. Libert daccs aux documents administratifs nominatifs aux personnes concernes, sauf
exceptions prvues par la loi
Principe de communicabilit (la CADA)
On distingue :
- les documents destins la communication interne (information dun gal ou ascendante
vers un suprieur ou descendante vers un subordonn) : notes, comptes-rendus, rapports
- les documents destins la communication externe : les lettres

7) Typologie des crits administratifs

Les normes juridiques


Loi
Dcret
Arrt

Les crits destins informer


Rapport
Note simple
Lettre en forme administrative
Lettre en forme personnelle
Procs-verbal
Compte-rendu
Communiqu
Courriel

Les crits destins donner des instructions

Circulaire
Note de service

Les crits destins transmettre

Bordereau

8) La lettre administrative

Elle est destine la communication externe, pour informer, rpondre une demande, fournir
des renseignements. Labsence de rponse une lettre au bout de deux mois vaut dcision
implicite de rejet, do parfois la ncessit de faire une rponse dattente.
Elle est en forme administrative ou en forme personnelle

Une structure commune :


- introduction, dveloppement, conclusion

En forme administrative : entre deux administrations diffrentes (au sein dune mme
administration, on emploiera la note)

En forme personnelle : dune administration un usager ou une personne extrieure


ladministration

Le cas particulier des lettres aux lus :


-

forme personnelle : rponse une intervention ; dune manire gnrale, cest la


lettre adresse llu, une invitation par exemple
forme administrative : si la lettre concerne le domaine administratif gr par llu ;
cest la lettre adresse lautorit administrative (contrle de lgalit par exemple)
si llu a plusieurs titres, on utilise le plus important (pour un dput ancien
ministre, on dira Monsieur le Ministre ).

Pour les dcisions dfavorables :


-

obligation de motivation ;
dcision implicite de rejet au bout de deux mois
indication des voies et dlais de recours gracieux, hirarchique, contentieux.

La lettre en forme administrative : entre deux administrations diffrentes

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Rf : .

Lieu et date

SUSCRIPTION
(EMETTEUR ET
DESTINATAIRE)
Le Ministre de lIntrieur
A
Monsieur le Sous-prfet de
Adresse
S/c de Monsieur le Prfet
A lattention de M. X

OBJET : Votre demande de ..


REF : V/lettre du
P. J. : ..

CORPS DE LETTRE
Introduction
Par lettre du
Dveloppement
Conclusion
P/ le Ministre de lIntrieur
Par dlgation
Le Directeur
Signature manuscrite
Prnom et nom du signataire

10

La lettre en forme personnelle : dune administration un particulier

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Tl. :
Fax : ....
Courriel :
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Lieu et date

DESTINATAIRE
Si enveloppe fentre
Monsieur Laurent DUPONT
10, rue du Pont
59000 LILLE
FORMULE DAPPEL
Madame, Monsieur,
CORPS DE LETTRE
Introduction
Par lettre du
Dveloppement
Conclusion
FORMULE DE POLITESSE
Je vous prie de croire, M, lassurance de ma considration distingue
Je vous prie dagrer, M, lexpression de ma considration distingue

Fonction du signataire
Signature manuscrite
Prnom et nom du signataire
P. J. : ..
DESTINATAIRE
Monsieur Laurent DUPONT
10, rue du Pont
59000 Lille

11

9) La circulaire

Il sagit dun document dordre interne adress des subordonns, par exemple les circulaires
ministrielles adresses par ladministration centrale aux services dconcentrs.
Elle prcise les modalits pratiques dapplication dune rglementation aux services chargs
de son excution.

12

La circulaire

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N : ..

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SUSCRIPTION (destinataires)
Le Ministre de lIntrieur

Mesdames et Messieurs
les Prfets
OBJET :
REF: .....................................................................
.
P. J. : ..

RESUME : La prsente circulaire a pour objet de ...

Introduction
- contexte, objectifs, plan
Dveloppement
- subdivisions numrotes :
I a) b)
II a) b)
Conclusion
Fonction du signataire
Signature manuscrite
Prnom et nom du signataire

13

10) Le compte-rendu et le procs-verbal (points communs et diffrences)

A la suite dune runion, ces documents de synthse relatent le contexte, les principales
interventions, les ides essentielles et les dcisions prises.
Ils sont rdigs au prsent de lindicatif.

Elments communs :
- date, heure, lieu de la runion ;
- liste des participants (importance du quorum pour le PV).

Les caractristiques du compte-rendu :


- il est libre dans la forme : pas de rgles prcises suivre ;
- il est destin un suprieur pour linformer dune runion interne de travail ou simplement
destin conserver une trace crite des dbats dune runion ;
- il a un objet ;
- il est intgral ou synthtique (dans ce dernier cas, il peut tre rdig comme un relev de
conclusions ou de dcisions, le cas chant sous la forme dun tableau synoptique ;
- il peut comporter des apprciations ;
- son droulement est thmatique ou chronologique ;
- sa signature nest pas obligatoire.

Les caractristiques du procs-verbal :


- il est tabli aprs une runion prvue par un texte : il est officiel et fait foi ;
- il a un ordre du jour ;
- il est exhaustif ;
- il est objectif ;
- son droulement est chronologique ;
- il doit tre sign du Prsident et du secrtaire de sance et il est communicable aux tiers.

14

Le compte-rendu

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COMPTE-RENDU
DE LA REUNION DU
OBJET :
REF : .
Introduction
Le vendredi 5 septembre 2008 15 heures sest tenue en salle sous la
prsidence de Monsieur X, sous-directeur, une runion relative
Participaient cette runion :
- Mme Y, charge de mission
- M. Z, chef du 2me bureau etc.
Dveloppement
- 1re possibilit : plan chronologique dexpression des ides
- 2me possibilit : plan logique avec subdivisions thmatiques
I a) b)
II a) b)
- 3me possibilit : relev des dcisions prises
THEME ABORDE

DECISION PRISE

Conclusion
La prochaine runion est fixe .
Fonction du signataire
Signature
Identit du signataire

15

Le procs-verbal

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PROCES-VERBAL
DE LA REUNION DU
DE LA COMMISSION
Introduction
Le vendredi 5 septembre 2008 15 heures sest tenue en salle sous la
prsidence de Monsieur X, sous-directeur, la runion de la commission
Etaient prsents :
- Mme Y, charge de mission
- M. Z, chef du 2me bureau, etc.
Etaient absents :
- Mlle. Y, chef de section, etc.
Ordre du jour
- point n 1
- point n 2 etc.
Dveloppement chronologique
- reprise des points de lordre du jour avec lessentiel des dbats
et les dcisions adoptes
Conclusion
Lordre du jour tant puis, la sance est leve
La prochaine runion est fixe
Fonction du signataire
Signature
Identit du signataire

16

11) Note de service, note simple et rapport

La distinction entre note , note pour, note lattention de

La note de service, document interne, diffuse des instructions ou des informations gnrales
et collectives manant de la hirarchie vers les services. Elle a souvent trait lorganisation
du service

La note simple, document interne, permet de sadresser un autre collgue, un suprieur, un


gal ou un subordonn lintrieur dune mme administration (du ministre ou de son cabinet
vers les directions dadministration centrale, entre ces directions ou entre les directions dune
prfecture, lintrieur dun mme service, etc.). Elle suit la voie hirarchique.
Par note, le suprieur peut demander son subordonn daccomplir un travail ou dtudier un
problme.
La note faite en rponse par le subordonn doit donc tre un document oprationnel, une aide
la dcision pour le suprieur, destine linformer en lui prsentant les lments essentiels
dune rglementation, dune affaire ou dun dossier.
La note est aussi souvent utilise pour prsenter de faon argumente la signature du
suprieur un projet de lettre ou darrt qui accompagne cette note.
La note est caractrise par sa brivet

Le rapport est aussi un document interne daide la dcision pour le suprieur, destin
linformer en lui prsentant les lments essentiels dune affaire ou dun dossier, mais qui est
dune grande importance ou dune particulire complexit. Le rdacteur sexprime en disant
je et sengage sur le contenu du document. Il est accompagn en annexe de toutes les
pices justificatives tayant largumentation dveloppe dans le rapport. Il est souvent
volumineux en raison de limportance du sujet trait.

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La note de service

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- pour diffusion
NOTE DE SERVICE

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P. J. : .

Introduction
Dveloppement
Conclusion

Fonction du signataire
Signature
Identit du signataire

Destinataires :
-

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La note

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NOTE
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CORPS DE LA NOTE
Introduction
Dveloppement
Conclusion

Fonction du signataire
Signature manuscrite
Prnom et nom du signataire
Copie

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Le rapport

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RAPPORT
A LATTENTION DE .

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REF. : .
P. J. : .

Introduction
Dveloppement
Conclusion

Fonction du signataire
Signature
Identit du signataire

20

12) Le bordereau

Cest le moyen le plus simple de transmettre un document si aucune lettre dexplications nest
ncessaire.
Il comporte :
-

la dsignation des pices transmises ;


le motif de leur transmission.

Le motif :
- pour information : le destinataire doit prendre connaissance
- pour attribution : le destinataire doit traiter
- pour avis : le destinataire doit donner son avis
- pour lments de rponse : le destinataire doit fournir des lments

21

Le bordereau

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BORDEREAU DENVOI
A LATTENTION DE

DESIGNATION DES PIECES

NOMBRE

OBSERVATIONS

- lettre de M. X .

- pour attribution

Fonction du signataire
Signature
Identit du signataire

22

13) Le courrier lectronique ou courriel

La messagerie : une mthode en pleine expansion.


Cest un crit qui se caractrise par sa grande souplesse
Rgles respecter :
-

courtoisie : dire bonjour ;


soigner le style (qui doit tre prcis et choisi avec soin), lorthographe et la
grammaire (pas de style tlgraphique ni de langage parl) ;
brivet des phrases et du message (sinon recourir la lettre ou la note) ;
viter dcrire la totalit du message en majuscules
le cas chant, structurer le message avec une introduction, un dveloppement,
peut-tre une conclusion ;
respecter la voie hirarchique
signature.

*
*

14) Conclusion

Rgle de lintrt croissant : du gnral vers le particulier


Rgle de lintrt humain : sadresser au lecteur directement avec mots concrets et des
pronoms personnels je, vous
Indice de facilit de lecture
Indice dintrt humain

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