PRINCIPALES REGLES DE LA REDACTION

ADMINISTRATIVE

Concepts tirs de la publication suivante :

Modalits de la communication administrative

Catherine Valle
Extrait de ''lments de culture juridique et administrative'' (p.27 56),
Publi par lE.S.E.N. (Ecole suprieure de lducation nationale.

Prambule :

Le texte sur lequel ce document se fonde na pas t reproduit dans son intgralit, mais
adapt aux rgles belges de la lgistique.
Certains conseils sy retrouvant savrent en effet quelquefois encore trop archaques ou
prsentent un manque de lisibilit.

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 I. LES REGLES GENERALES DE LA COMMUNICATION ECRITE

1. Ne pas multiplier les objets

2. Faire un plan, pour aider choisir et hirarchiser les informations : ordre

chronologique, du particulier au gnral, des faits aux opinions, des observations
au diagnostic, de l'essentiel au dtail :

- l'introduction rappelle l'objet de la correspondance (courrier prcdent ou affaire

concerne) ;
- le dveloppement fournit des explications ou expose les arguments ou la
rglementation ;
- la conclusion fait apparatre la dcision prise, la solution adopte ou une
proposition nonce clairement.

3. Tenir compte du destinataire

Il n'a pas forcment connaissance de l'affaire.

4. Reformuler la demande, dans le cas d'une rponse et replacer les informations

dans leur contexte

5. Choisir les arguments

Quand vous crivez pour convaincre ou pour faire des recommandations, commencez par
lister les arguments que vous allez dvelopper.
C'est un bon moyen de ne pas en oublier, de pouvoir les situer dans la hirarchie du plan,
pour vous apercevoir que certains d'entre eux sont hors sujet ou peu valides.

6. Choisir ses mots

En fonction de votre interlocuteur, vous choisirez les mots qui font a priori partie de son
langage. Vous viterez en gnral les termes trop techniques.

7. Respecter les rgles de lisibilit

- bannir le jargon de spcialiste et les mots savants ;

- donner la signification d'un sigle ds la premire utilisation ;
- faire des phrases courtes et dvelopper une ide par phrase ;
- allger les phrases en rduisant le nombre des subordonnes ;
- veiller l'quilibre des paragraphes ;
- si la correspondance comporte plusieurs pages, veiller le faire apparatre
clairement (pagination, ./.).

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 II. MODALITS DE LA COMMUNICATION ADMINISTRATIVE

1. Choisir le ton juste

vitez le ton affectif ou le ton premptoire.

Vous viterez dutiliser le conditionnel ainsi que la forme impersonnelle.
Vous y prfrerez la forme active voire la forme interrogative.

2. Aller l'essentiel

Dans un crit professionnel, l'objectif vis est l'efficacit qui exige que l'on aille
rapidement l'essentiel.

3. Citer les faits

Citez toujours les faits tels que vous les avez observs ou qu'ils vous ont t rapports.
Donnez des chiffres, des dates, des statistiques chaque fois que possible.

4. Utiliser des formules positives

5. Limiter la redondance

La rptition des informations peut parfois tre utile et dlibre.

La plupart du temps, elle est involontaire et dnote un manque de rigueur. En vous
relisant, supprimez les rptitions ou les redondances.

Attention, ne pas confondre la redondance inutile avec lemploi du mme terme pour
une mme ralit qui aboutit limiter lemploi des synonymes en droit.

III. LE STYLE ADMINISTRATIF

1. tre courtois

vitez tout jugement de valeur.

2. tre objectif

Les ractions personnelles n'ont aucune place dans les documents officiels.
Le signataire (qui peut tre diffrent du rdacteur) incarne l'tat ; il agit, par consquent,
dans le cadre des lois et rglements. Tout ce qui est crit doit pouvoir tre vrifi,
notamment grce aux rfrences faites aux textes officiels.

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 3. tre clair

L'administration ayant pour rle de prparer ou de prendre des dcisions, il faut que
l'action soit exprime avec clart pour tre comprise de son destinataire.
Recherchez l'emploi de mots simples.
Chaque phrase doit tre utile, donc apporter une information nouvelle.

4. tre logique

L'crit doit tre construit comme une dmonstration (voir pages prcdentes "faire un
plan").

5. tre responsable

Le rdacteur crit au nom de l'autorit publique. Il emploie le "je", marque de la

responsabilit assume.
Attention lemploi du nous , uniquement rserv aux courriers portant plusieurs
signatures.

6. Employer le vocabulaire administratif

Il existe un vocabulaire administratif original qui exprime la plupart du temps le respect

fondamental de la hirarchie. Il sapplique dans les relations internes ladministration.

IV. FORMULES ET CONSEILS GENERAUX

1. Formules introductives

A. Faisant rfrence un lment prcdent :

Jaccuse rception de votre lettre du...

En rponse votre lettre du..., votre demande du...
Par lettre du...
Par votre communication tlphonique du...
Conformment la loi du , relative , (Idem pour rglements et
circulaires)
Vous mavez signal que
A la suite de, en suite de. Et non suite

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 B. Ne faisant pas rfrence un lment prcdent :

La lettre peut tre introduite par "J'ai l'honneur..." suivie selon le destinataire par :

Dattirer votre attention sur...

de vous informer de...
de vous faire savoir que...

2. Formules de demandes

On retrouve les distinctions hirarchiques dans l'emploi des verbes :

Le suprieur :

informe
fait savoir
fait connatre
fait observer
demande
prie de vouloir bien
engage...

Le subordonn :

rend compte de
expose
sollicite de
propose de
prie de bien vouloir

3. Formules d'exposition (termes prcis)

Les verbes seront l'indicatif prsent :

j'ajoute
je confirme
je considre
je constate
je note
j'observe
je prcise
je rappelle
je signale
je souligne

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 4. Formules gnrales

Elles sont employes lorsquun contexte prcis est concern.

attacher du prix
accepter une solution
diffrer la mise en application
dlivrer une copie
annuler une runion
apprcier le bien-fond de
dcider que
ajourner une runion
accorder une autorisation
constater un fait
appuyer une requte
confirmer les termes de
aborder un point
assurer la diffusion
aboutir une solution

5. Mots de liaison pour introduire des paragraphes successifs

Ils prennent une part capitale dans la perception du contenu de votre message :

d'une part..., d'autre part...

en premier lieu..., en second lieu...
non seulement..., mais...
tout d'abord..., ensuite..., enfin...
par ailleurs...
en outre...

6. Expressions qui permettent la transition d'une ide l'autre, d'un

paragraphe l'autre

En ce qui me concerne...
En outre...
Par ailleurs...

7. Expressions permettant de caractriser l'importance d'un argument ou

d'une prescription

titre principal... titre secondaire, accessoire...

titre exceptionnel... titre d'information...

Ex : Je vous signale, titre accessoire, que...

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 8. Mot-outils qui expriment restrictions et rserves

Cependant...
Mais...
Toutefois...

9. Expressions apportant une prcision d'ordre temporel

Ds maintenant...
Sans dlai...
Sans tarder...

La conclusion est en gnral amene par des expressions du type : aussi,... dans ces
conditions,... en consquence,... suivies de formules diffrentes selon les cas.

Il faut noter que lemploi des diffrentes formules est directement li la position
hirarchique du rdacteur :

- ainsi dune manire gnrale dans une correspondance fonctionnelle on

privilgiera lemploi du conditionnel : ex : je souhaiterais vivement que
(lettre un lu) car la position statutaire ne permet pas dexiger,
- le subordonn sadressera un suprieur de la mme manire.
- en revanche le suprieur pourra (et souhaitera souvent) utiliser le prsent de
lindicatif :
Je vous demande de vouloir bien veiller la bonne excution de cette directive

10. Formules de conclusion (locutions impersonnelles admises)

- il vous appartient de...

- il est ncessaire, souhaitable, opportun de...
- il importe de... (il y a lieu de, viter)...
- il est indispensable, prfrable de...

Ex : Il faut donc faire excuter immdiatement la disposition prvue,

11. Formules de conclusion attnues par l'emploi du futur ou du

conditionnel (rapport hirarchique ou dfrent)

- je vous serai(s) oblig...

- je vous serai(s) reconnaissant...
- je vous saurai gr de

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 12.Formules de conclusion (locutions impratives)

- dcider que...
- demander que...
- engager ...
- inviter ...
- prier de...
- je vous prie de...

Ex : J'ai dcid que cette affaire n'aurait pas de suite...

- Je demande (ou je dsire) que ces prescriptions soient strictement observes...

- Je vous invite apporter la plus grande diligence...

13. Formules de conclusion insistantes

- attacher du prix
- prier de veiller l'application...
- je vous serais oblig de...

14. Autres locutions

- Je vous enjoins...
- Je vous invite...
- J'attacherai de l'intrt ...
- Je vous convie...
- Je vous engage
- Je vous saurai(s) gr...
- Je vous prie...
- Je veillerai
- Je vous serai(s) reconnaissant de...

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 15. Quelques fautes ne pas commettre

Expressions incorrectes Expressions correctes

De par Par
Suite A la suite de, en suite de
Par contre En revanche
Dans le but de Afin de, pour
Rapport A propos de, au sujet de
Baser sur Fonder sur
Contacter une personne Prendre contact avec une personne
Je vous serai gr Je vous saurai gr
Je demande ce que Je demande que
Informer de ce que Informer que

C. La phrase

Un impratif : que tous les textes fassent clairement apparatre des phrases bien
construites allant d'une majuscule un point.

Les qualits principales du style sont la simplicit et la clart.

Il vaut mieux, en gnral, faire deux phrases d'une proposition qu'une phrase de deux
propositions.

Quelques conseils au sujet de la rdaction dune phrase :

1. Attention au participe (pass ou prsent) en dbut de phrase !

Le participe en dbut de phrase impose le respect du sujet de la proposition.

Exemple fautif : Restant votre entire disposition, veuillez agrer, Madame, mes
sincres salutations. ("Restant" n'a pas le mme sujet que "veuillez").

Phrase correcte : Restant votre entire disposition, je vous prie d'agrer...

2. Attention l'expression ci-joint !

Notez la rgle particulire d'accord : l'expression ci-joint s'accorde avec le nom auquel
elle se rapporte quand elle est place aprs ce nom.
Ex : dont vous trouverez la copie ci-jointe (adjectif, donc accord).

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Elle est invariable lorsqu'elle est place avant ce nom.
Ex : Je vous prie de trouver ci-joint la copie de la lettre (adverbe, donc invariable).

D. Les rgles de la ponctuation

Les rgles de la ponctuation doivent tre scrupuleusement respectes comme celles

de l'orthographe.

1. Le point (.)

Il marque la fin d'une phrase, c'est--dire l'achvement du dveloppement d'une ide.

2. Le point-virgule (;)

Il spare et relie les parties d'une "phrase compose", la suite d'une proposition ayant
un sens complet, mais aussi un rapport avec la suivante (qui introduit par exemple un
fait nouveau).

3. La virgule (,)

Elle spare des lments semblables (numrations) ou dissemblables (termes en

apposition, propositions incises).
Elle s'utilise galement devant les conjonctions de coordination : car, mais, donc, or...
mais ne figure pas, en gnral, devant et et ou.

4. Les deux points (:)

Ils annoncent une explication, une numration et soulignent un rapport souvent de

cause ou de consquence. Ils s'emploient parfois pour introduire un discours direct, une
citation. Ils sont alors suivis de guillemets.

5. Le point d'interrogation (?)

Il termine les phrases ou les parties de phrases dans lesquelles se trouve une
interrogation.
L'administration ignore, en principe, dans la correspondance les points d'interrogation.
Elle est, en effet, cense rpondre aux questions et n'avoir pas les poser.
Lorsqu'ils interrogent, les documents administratifs le font indirectement et gnralement
en utilisant des priphrases telles que : La question se pose de savoir si....

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Nanmoins, il convient dviter les formes impersonnelles.
Dans un souci de lisibilit et de comprhension dans le chef du lecteur, lon prfrera
crire : je vous demande de bien vouloir minformer.
Le point dinterrogation pourra tre utilis si, la suite de plusieurs correspondances,
lagent ne parviens pas obtenir linformation.
Il dira alors : Quel est lobjet prcise de votre demande ?

N.B. Le point d'interrogation n'est pas ncessaire aprs une interrogation indirecte.
Ex : Je me demande s'il ne vaut mieux pas trouver une autre solution.

6. Le point d'exclamation (!)

Il termine les phrases exclamatives et les interjections.

Il est bannir en langage administratif, lexception de la volont dattirer lattention
propos dune procdure spcifique respecter ou dun sujet dj dbattu et non
solutionn, ou pour inciter le lecteur apporter une rponse

7. Les points de suspension (...)

Par trois, ils marquent que le message est inachev ou interrompu, que la phrase
pourrait se poursuivre.
On ne peut employer etc. + trois points de suspension.
Il faut choisir : soit etc., soit ....

8. Les parenthses ()

Elles isolent une explication ou une rflexion, une rfrence, une digression du texte
principal.
Elles doivent tre vites si elles ne sont pas en relation directe avec la lisibilit du texte
concern.
Si elles permettent dinscrire des rfrences, on leur prfrera la note en bas de page qui
ne coupe nullement la lecture du contenu de la correspondance.

9. Les tirets

Ils sont utiliss de prfrence aux parenthses - en marquant une sparation moins
tranchante- dans une phrase administrative o ils jouent le mme rle.

10. Les guillemets ( )

Ils encadrent une citation, isolent un terme pour le mettre en valeur, marquent l'usage
insolite d'un mot. Ils sont employs galement pour citer des titres d'ouvrages ou de
journaux.

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 11. Les blancs

Ils servent sparer les mots.

On les trouve aussi aprs la virgule, le point et les points de suspension ainsi qu'avant et
aprs pour tous les autres signes de ponctuation.

12. L'emplacement des signes de ponctuation

Aucun signe de ponctuation ne se place en dbut de ligne.

Les parenthses, les guillemets :
ouverts : jamais en fin de ligne ;
ferms : jamais en dbut de ligne.

13. L'alina

C'est la sparation que l'on tablit en allant la ligne, c'est--dire en laissant incomplte
la ligne en cours et en commenant la nouvelle par un retrait.
L'alina correspond une pause trs marque et s'emploie surtout quand on passe d'un
groupe d'ides un autre.

Cet lment sera particulirement tudi lorsque nous procderons lanalyse et

la rdaction des actes juridiques administratifs porte individuelle.

Revoir ce propos et avant le cours lessentiel de la loi sur la motivation formelle des
actes administratifs. Une annexe est transmise paralllement ce texte.

E. Lemploi de la majuscule

Voir annexe distincte.

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 V. LA CONSTRUCTION DE LA CORRESPONDANCE
ETAPES ESSENTIELLES

A. La construction de la lettre

Qu'elle soit de forme administrative ou personnelle, la lettre obit aux mmes rgles de
rdaction.

1. L'introduction

prsente l'affaire, la question ou le problme que l'on va traiter, de faon

rapide et complte ;
rsume les ides essentielles de la demande ;
doit toujours reprendre l'ensemble des lments ncessaires la parfaite
comprhension du problme pos, mais aussi brivement que possible.

2. Le dveloppement

examine sur le fond l'affaire, la question ou le problme trait. C'est dire

l'importance de l'argumentation qui s'appuiera sur les textes
rglementaires et lgislatifs, mais aussi sur les faits rels ;
expose les faits et les arguments de manire progressive (c'est--dire des
moins importants ceux qui justifient la dcision) ;
est quilibr entre ses diffrentes parties, spares par des transitions qui
permettent de respecter l'unit et la progression ;
respecte la lettre des cinq "C" : clair, complet, concis, convaincant
(objectifs), correct (poli, d'une bonne tenue).

3. La conclusion

est l'aboutissement logique de l'introduction et du dveloppement ;

fait connatre, d'une manire prcise et sans ambigut possible, la dcision
de l'administration (que la rponse soit affirmative, ngative ou d'attente).

Les expressions "vouloir bien" et "bien vouloir" sont souvent employes dans les formules
de conclusion.
Il est bon de prciser que :

l'expression bien vouloir donne une ide de dfrence, de courtoisie.

Elle est utilise par le subordonn s'adressant son suprieur ;

vouloir bien est un commandement cach. Celui qui l'utilise veut

obtenir gain de cause. Ainsi, c'est le suprieur qui l'emploie en s'adressant
un subordonn. En effet, l'adverbe "bien" suivant le verbe accentue la
signification de celui-ci.

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 B. La maquette de la lettre en forme administrative

A ce propos, reportez-vous lannexe complte y relative.

VI. LE PROCES VERBAL DE REUNION

Conformment ce qui a t enseign dans le cadre du module 1, un agent sera

gnralement dsign en vue de la rdaction dun procs-verbal (PV) ou compte-
rendu de la runion.

Idalement, ce PV comportera au moins :

Lobjectif poursuivi et les points prvus lordre du jour de la runion ;

La date, le lieu, lheure de dbut et de fin ;
Lidentit des personnes ayant particip ainsi que celle des excuss :

Les noms seront repris par service, par entit, par personne morale
reprsent(es) ;
Ils seront prsents par ordre hirarchique ;
Lon utilisera les abrviations suivantes :
o M. pour Monsieur ;
o MM. pour Messieurs ;
o Mme pour Madame ;
o Mmes pour Mesdames :
Mention sera faite du grade de chacun ou de son rle au sein de la
runion.

Les sujets ayant t abords ;

Les dcisions en rsultant ;
Les actions entreprendre avec, pour chacune dentre elles, un responsable et
une chance ;
Le cas chant, la date et lordre du jour de la prochaine runion.

Le PV sera ensuite soumis aux intervenants.

Il doit tre rdig au plus vite : tant que le sujet est encore frais.

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