Correspondance administrative, L2 AB-FC-GP-GRH-LOG-MKG, U.

AUBEN (par Dr Sidiki Traoré)

CORRESPONDANCE
ADMINISTRATIVE

2e année de licence AB-FC-GP-GRH-LOG-MKG

Université Aube nouvelle (ISIG International)

par Sidiki TRAORÉ, maître de conférences

Année universitaire 2022-2023

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BIBLIOGRAPHIE

- ANDRÉANI (Ghislaine). Manuel pratique de la correspondance. Paris : Hachette,

2005

- CATHERINE (Robert). Le style administratif. Paris : Albin Michel, 1947

- FERRANDIS (Yolande). La rédaction administrative en pratique. Paris : Éditions

d’orgue, 1996

- GANDOUIN (Jacques) ; ROUSSIGNOL (Jean-Marie). Rédaction administrative

Afrique. Paris : Armand Colin, 1996

- GOOSSE (André) ; GREVISSE (Maurice). Le bon usage : Grammaire française. 15e éd.
Paris : Duculot, 2011

- KONKOBO (Étienne). La faute dans l’écrit administratif au Burkina Faso : Le cas de

la lettre. Ouagadougou, U.F.R. LAC, 2005 (mémoire de D.E.A.)

- PEREZ (Dominique). Le guide du C.V. et de la lettre de motivation. Paris : Express,

2007

- SANDAOGO (Baloma Marcel). La rédaction administrative Burkina Faso.

Ouagadougou : Fondation Hanns Seidel, 1993

- TRAORÉ (Sidiki). Bien parler, bien écrire : techniques de communication et de

rhétorique. Ouagadougou : Harmattan Burkina, 2012

- TRAORÉ (Sidiki). Grammaire normative du français moderne. Ouagadougou :

Éditions CÉPRODIF, 2019.

PLAN

- Introduction
- Chapitre 1 : Forme et style en correspondance administrative
- Chapitre 2 : Compte rendu et procès-verbal
- Chapitre 3 : Lettre et note
- Chapitre 4 : Rapport, certificat et attestation
- Chapitre 5 : Le curriculum vitae et le contrat
- Exercices

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INTRODUCTION

On appelle correspondance administrative, l’ensemble des écrits et actes divers qui

réglementent, fluidifient et immortalisent les relations et l’information entre les
acteurs d’une administration (publique, parapublique, privée, entreprise,
organisation) : actionnaires, dirigeants, salariés, clients, bailleurs, partenaires, opinion
publique, etc. Parmi les écrits et actes administratifs les plus couramment rencontrés,
on distingue la lettre, la note, le compte rendu, le procès-verbal, le certificat,
l’attestation, le rapport, le règlement intérieur, le contrat, la convention, la fiche de
poste ou de fonction.

Avant de se différencier les uns des autres, tous ces écrits ont en commun d’être
irréprochables du point de vue de la langue. Cela valorise l’entreprise et renforce son
autorité auprès du personnel, des partenaires et du public; à contrario, la moindre
incorrection dans un écrit ou acte administratif peut porter préjudice à l’entreprise
et entacher son image.

Aussi, avant de passer en revue les différents écrits et actes administratifs, il convient
de parler de leurs caractères généraux en relation avec la forme, la langue et le
style.

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CHAPITRE 1 : FORME ET STYLE EN CORRESPONDANCE ADMINISTRATIVE

Avant même et au-delà du contenu, tout écrit administratif, qu’il soit manuscrit ou
dactylographié, véhicule la personnalité de son auteur, ses qualités et ses vices
(rigueur, soin, ordre, esthétique, considération d’autrui, ou, à l’inverse, désordre,
négligence, nonchalance, etc.). Cela l’est encore plus quand l’auteur de l’écrit
représente ou écrit au nom d’une autorité, puisque l’écrit véhiculera à ce moment,
l’image (bonne ou mauvaise) de cette autorité.

Dans la mesure donc où il véhicule la personnalité de l’auteur ou l’image de

l’autorité, pour se donner toutes les chances d’être pris au sérieux ou d’être examiné
avec la plus grande attention, le texte administratif ne doit, en aucun cas et sous
aucun prétexte, souffrir d’aucun vice de forme ni d’aucune négligence. Tout doit y
être soigné, absolument tout, jusqu’à la forme. C’est pourquoi, avant d’examiner
dans les prochains chapitres les aspects techniques et de contenu (les types d’écrits), il
convient dans le présent chapitre de faire place à la forme, qui intègre deux volets :
- le volet visuel (présentation physique sur le support de papier et esthétique)
- et le volet linguistique (langue correcte et style).

I. Le volet visuel de la forme de l’écrit administratif

Un écrit administratif digne de ce nom doit charmer et imposer le respect par sa
présentation matérielle. L’occupation de l’espace, la répartition et l’emplacement
des différentes rubriques ou mentions sur la page ou sur la feuille de papier doivent
être des plus équilibrés, harmonieux et assortis. Les marges, l’interlignage, la taille de
caractère, le soulignement, le gras, l’italique, le mode de numérotation des parties,
chapitres, points et sous-points, les puces, tout cela doit être choisi de façon, non pas
hasardeuse, fortuite ou aléatoire, mais plutôt de façon à exprimer l’ordre, la rigueur,
le soin, l’esthétique et l’efficacité. En tout état de cause, le texte ne devra être ni trop
tassé ni trop dilaté et il faudrait en plus veiller à éviter les veuves et les orphelins.

Il n’est pas jusqu’à la police elle-même dont le choix devra faire l’objet d’une
attention particulière. Sous cet angle, sont en principe à éviter les polices fantaisistes
ou qui ont un caractère de juvénilité dont raffolent pourtant certaines publicités :
Algerian, Bauhaus, Blackadder, Bradley Hand, Broadway, Brush Script, Chiller,

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Curlz, Edwardian Script, Forte, Free Style, French Script, Gabriola, Gigi, Harrington,
Harlow Solid Italic, Informal Roman, Jokerman, Juice, Kristen, Kunstler, Mistral,
Lucida Calligraphy, Lucida Handwriting, Magneto, Matura, Monotype Corsiva, MV
Boli, Palace, Parchment, Playbill, Pristina, Rage Italic, Ravie, Script MT Bold, Segoe
Print, Segoe Script, Snap, Vijaya, Viner Hand, Vivaldi, Vladimir Script.

Les polices conseillées dans la gestion des relations professionnelles, dès lors qu’elles
doivent connoter la courtoisie, la rigueur, l’efficacité et l’esthétique pourraient être
Arial, Arial Narrow, Arial Rounded, Berlin Sans FB, Cambria, Cambria Math,
Californian, Calisto, Candara, Century Gothic, Franklin Gothic, Georgia, Lucida
Bright, Microsoft Yahei, Miriam, Times New Roman, etc.

II. La langue et le style

En correspondance administrative, la moindre faute, sinon la moindre coquille, ne
laisse de décevoir le ou les destinataires, qui la perçoivent d’office comme une
négligence ou une ignorance. En cela, la langue correcte constitue l’ABC de la
correspondance administrative et comme telle elle nécessite autant d’attention que
la forme matérielle et le contenu. Pour les fautes et maladresses les plus courantes à
éviter, ou plus généralement pour la correction de la langue et la qualité de
l’expression, l’on se reportera au cours de techniques d’expression de 1re année de
licence.

Au-delà de la correction de la langue, il faut savoir que la rédaction administrative

a son style qu’il convient d’intégrer.

De fait, c’est un domaine qui a ses exigences, au nombre de huit selon Robert
Catherine (1947 : 13) : la dignité, la politesse, l’objectivité, la clarté et la concision, le
sens de la responsabilité, la prudence, le respect de la hiérarchie, la précision et
l’exactitude.

Parmi ces exigences, ce sont d’abord la dignité, la politesse et le respect qui

impriment au style administratif un rythme ample et régulier et lui imposent des
mots-liens.

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Le rythme ample (ou lent) est marqué par des phrases longues. Exemple : Comme
suite à votre correspondance n°02/101/MCC/CSC relative à la situation des pigistes
des médias d’État, j’ai l’honneur de vous faire part des dispositions que mon
département envisage de prendre pour régulariser leur statut.

De façon générale, la brièveté de la phrase est, dans le discours administratif,

synonyme de brutalité, voire d’effronterie, à contrario lenteur rime avec patience et
courtoisie.

Le rythme régulier se caractérise, lui, par la régularité (la durée sensiblement

égale) des deux membres de la phrase (la partie ascendante ou protase et la partie
descendante ou apodose). C’est le cas dans la phrase suivante, dont la partie
montante (qui finit à FILO) compte 27 syllabes et la partie descendante 27
également : À l’effet de constituer le comité d’organisation de la troisième édition de
la FILO, je vous serai reconnaissant de bien vouloir désigner un représentant de
votre département.

Bien entendu, dans la pratique, un écart de deux ou trois syllabes ne remet pas en
cause la régularité du rythme ; c’est quand les deux membres sont disproportionnés
qu’il y a problème dans la phrase administrative, comme c’est le cas dans cette
phrase (20 syllabes pour la partie ascendante contre 10 pour la partie
descendante) : Je vous saurais infiniment gré des dispositions qu’il vous plaira de
prendre, afin que lui soit octroyée une bourse. Parce qu’elle incarne l’ordre et le
respect, la rédaction administrative bannit ce type de construction dont le rythme
est irrégulier, qui s’allonge puis chute soudainement.

Mais dignité, politesse et respect, qui reviennent à ne pas choquer ou blesser, même
en parlant de choses désagréables, sont par ailleurs à l’origine des euphémismes
dans le discours administratif :
- un surveillant de baccalauréat peu scrupuleux (malhonnête, corrompu) ;
- un agent indélicat (corrompu) ;
- des propos désobligeants (impolis, voire injurieux).

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Mieux, le style de la correspondance administrative se caractérise par un

vocabulaire assez original.

Dans un texte administratif, on n’écrit pas : Dans un texte administratif, on écrit :

faire part, mettre au courant, tenir

Informer informé, porter à la connaissance
à travers cette lettre par la présente
demander solliciter
satisfaire une demande accéder à une requête
être d’accord marquer son accord
répondre dans quinze jours répondre sous quinzaine
seront en vacances bientôt seront en vacances sous peu
(résoudre la crise) rapidement (résoudre la crise) au plus vite
faire vite faire diligence
prendre une sanction à l’encontre d’un
sanctionner un agent agent
acheter (le matériel) procéder à l’achat (du matériel)
enlever (le matériel) procéder à l’enlèvement (du matériel)
procéder au recensement, effectuer le
recenser (les agents) recensement
recevoir (son pécule, sa paie) percevoir, entrer en possession
un agent corrompu un agent indélicat
un surveillant de baccalauréat malhonnête / un surveillant de baccalauréat peu
corrompu scrupuleux
des propos impolis / injurieux des propos désobligeants
être dans l’impossibilité de, ne pas être en
ne pas pouvoir mesure de
prendre contact avec M. DAH ou la
contacter M. DAH ou la D.G.F.P. D.G.F.P.
à maintes reprises, j’ai attiré votre
je vous ai prévenu plusieurs fois attention

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D’un autre côté, pour ne pas paraître indiscret en nommant les sources des
informations dont il dispose, surtout quand ces informations émanent de supérieurs,
le responsable administratif recourt aux tournures impersonnelles (pronom
unipersonnel il, forme passive sans complément d’agent exprimé) :
- Il m’a été signalé que… ;
- Il a été porté à ma connaissance que… ;
- J’ai été saisi de…
Toutefois une autre qualité vient atténuer quelque peu la notion de prudence, c’est
le sens de la responsabilité. D’après ce principe, le signataire d’un document
administratif en endosse la pleine responsabilité et cela se traduit par le refus de
l’anonymat dans le choix des pronoms dans les décisions prises ou les démarches
entreprises. Alors que la 1re personne du singulier, « je », s’impose pour marquer la
responsabilité de celui qui signe le document, l’indéfini « on » est banni des textes
administratifs, tandis que le « nous » n’est autorisé que pour un collectif de
signataires. Un directeur d’école qui écrit à l’inspecteur pour l’informer du
cambriolage survenu dans son école ne dira pas : « Aussitôt mis au courant du
cambriolage, nous avons alerté la police, qui est venue constater les faits » ; il dira
plutôt : « Aussitôt mis au courant du cambriolage, j’ai alerté (ou fait alerter) la
police, qui est venue constater les faits. » Si l’auteur d’un essai peut employer le
« nous » par modestie, celui d’un écrit administratif le refuse au nom de la
responsabilité, mais tous deux emploieront le « vous » de politesse pour le
destinataire de leurs écrits.

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CHAPITRE 2 : COMPTE RENDU ET PROCÈS-VERBAL

Le compte rendu et le procès-verbal sont des documents de communication interne.

Ce sont des textes informatifs et ascendants, visant à garder les traces écrites de la
gestion quotidienne des organisations et des entreprises. Ils se distinguent cependant
par leur caractère plus ou moins officiel et le poids qu’on en donne.

I. LE COMPTE RENDU

1. Définition, objectif et caractéristiques

Le mot composé « compte rendu » (qui s’écrit sans trait d’union) vient de la locution
verbale « rendre compte », qui signifie « relater ou exposer succinctement, faire le
point de ce que l’on a fait, vu ou ressenti dans le but d’informer ou d’expliquer ».
Par suite, dans le domaine professionnel, le compte rendu est un document écrit, de
communication interne et ascendante, produit par un agent dans le but d’informer
la hiérarchie.

L’objectif d’un compte rendu est de garder les traces écrites d’une activité et au-delà
de permettre à tout le personnel, aussi bien celui qui y a assisté comme celui qui n’y
a pas assisté, de s’en informer.

La principale caractéristique du compte rendu, c’est qu’il rapporte objectivement

les faits, c’est-à-dire sans y formuler d’opinion personnelle, sans les interpréter, sans
prendre position dans un sens comme dans l’autre. Par ailleurs, un compte rendu
doit être concis et dense, ce qui revient à n’y retenir que les faits significatifs ou
saillants au détriment de l’anecdotique et des détails laborieux.

2. Typologie des comptes rendus

Il convient de distinguer plusieurs types de compte rendu, dont les plus courants sont
le compte rendu de réunion, le compte rendu de mission, le compte rendu d’activité
et le compte rendu de lecture.

Le compte rendu de réunion est dressé lors d’une réunion extraordinaire ou de

routine dans un service. Lorsque les réunions au service sont fréquentes et se tiennent
dans des intervalles de temps réguliers (par exemple toutes les semaines), les agents

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ou les participants, en l’absence d’une secrétaire commise à la tâche, peuvent

convenir d’en rédiger les comptes rendus à tour de rôle, par ordre alphabétique par
exemple. Le service peut, à ce propos, mettre à disposition un canevas pour faciliter
le travail de rédaction et harmoniser les comptes rendus qui seront ainsi produits. En
tous les cas, tout compte rendu de réunion devra clairement faire ressortir, entre
autres, la date, les participants, l’ordre du jour, les décisions prises ou les dispositions
envisagées.

Le compte rendu de mission est le compte rendu détaillé et chronologique d’une

mission confiée à un agent : mission d’inspection, de prospection, tournée
d’information ou de prise de contact, etc.

Le compte rendu d’activité est consacré à une activité menée par le service ou à
laquelle le rédacteur a pris part (foire, exposition, journée portes-ouvertes, visite
d’entreprise, sortie d’études, etc.).

Le compte rendu de lecture consiste à faire le point après la lecture d’un

document : livre, manuel, article, rapport ou tout autre document. Il prend en
compte à la fois l’identité du document (titre, nature, auteur, éditeur, année
d’édition, collection, nombre de pages, etc.), la forme (structuration en parties,
chapitres, sections, style ou langage utilisé, avec illustration ou non, etc.) et le
contenu (thèmes abordés ou problèmes posés, thèses développées ou opinions
soutenues, positionnement idéologique, etc.).

3. Structuration du compte rendu

En retenant comme modèle le compte rendu de réunion, dans sa structuration, un

compte rendu comprend différentes rubriques ou mentions au nombre d’une
dizaine environ et dont la disposition sur la page est loin d’être superfétatoire : la
date, le timbre du service, le titre suivi de la désignation de l’objet, l’introduction, la
liste des participants, l’ordre du jour, la formule d’ouverture, le corps du compte
rendu, la formule de clôture et la signature.

4. Exemple de compte rendu de réunion

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ISIG international
…………...
Business School
Ouagadougou, le 03 décembre 2009

Compte rendu de la réunion du mercredi 02 décembre 2009

Le mercredi 02 décembre 2009 à partir de 15 heures s’est tenue au bureau du directeur de Business School la
réunion hebdomadaire du département.

Étaient présents à cette réunion, M. Gnoumou Faustin, M. Ilboudo Pascal, M. Traoré Sidiki, M. Ouédraogo
Aboubakar, M. Bitié Finlé, M. Néya Idrissa, M. Batiébo Christian. Étaient excusés M. Loya Youssouf, M.
Sangaré Mamadou, M. Ouédraogo Jules.

À l’ordre du jour étaient inscrites les questions suivantes :

1. Mise en œuvre des recommandations de la dernière réunion
2. Permanence du soir
3. Divers.

Monsieur Faustin Gnoumou, qui préside la séance, après constat de la présence de sept membres et l’absence
justifiée de trois autres, ouvre la séance par le rappel de l’ordre du jour à examiner.

Au titre de l’examen de la mise en œuvre des recommandations de la dernière réunion, il est ressorti qu’ont
été effectivement mis en œuvre le recensement des surveillants (14 au total), la question des programmes DTS et
LMD, le calendrier académique, le dédoublement de la classe FC1B. L’installation du logiciel AGIS est en cours
de même que l’installation des machines chez les responsables qui n’en ont pas encore (notamment Néya
Idrissa). La formation des responsables au logiciel de programmation Hyperplanning aura lieu le samedi 05
décembre à 8 heures et sera assuré par Ouédraogo Jules. La recommandation qui n’a pu être mise en œuvre est
l’information des enseignants sur le respect strict de la fin des cours. Le problème concernant uniquement les
1res et 2es années jour, Batiébo Christian et Loya Youssouf, les responsables concernés, sont chargés d’informer
lesdits enseignants.

Au titre des activités du soir (de 18 heures à 21 heures 30), les interventions ont été nombreuses et il en
ressort qu’il est nécessaire de trouver une solution dans deux sens possibles : soit une permanence aussi bien au
siège qu’à l’annexe, soit tout simplement une équipe du soir. Sur ce point également, il a été relevé que la
permanence ou l’équipe du soir devrait s’étendre jusqu’à l’accueil afin de permettre de mieux gérer le flux des
étudiants.

Au titre des divers, Ilboudo Pascal a fait savoir qu’à l’annexe tous les postes sont depuis connectés à
l’internet sauf chez lui et le directeur s’est chargé de prendre les dispositions pour que le problème soit résolu.
Ensuite, il a été proposé de commencer la préparation de l’examen partiel du premier semestre. Une commission,
composée de Traoré Sidiki, de Loya Youssouf et de Bitié Finlé, est chargé de faire des propositions dans ce sens
lors de la prochaine réunion. Enfin Batiébo Christian a souligné la nécessité de prendre en compte dans la
révision du règlement intérieur des étudiants l’inscription d’une clause sur les délégués de classe, les conditions
dans lesquelles ils peuvent être élus ou remplacés, etc.

L’ordre du jour épuisé, le président a levé la séance à 17 heures.

Le rédacteur

Sidiki TRAORÉ

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II. LE PROCÈS-VERBAL

1. Définition et caractéristiques

Texte informatif ascendant, le procès-verbal est une sorte de compte rendu, mais un
compte rendu particulier en ce sens qu’il ne peut être établi que par des personnes
habilitées spécialement à cet effet. Si pour un même événement, il peut y avoir
autant de comptes rendus que de participants, pour le même événement il y aura
un seul procès-verbal se voulant la version officielle et unique dudit événement. Il est
alors signé par le président de séance et par le secrétaire de séance.

De plus en plus cependant, le terme « procès-verbal » revêt un sens extensif et

s’applique à tout écrit administratif qui n’est en fait qu’un compte rendu mais avec
l’intention d’en donner plus de poids et d’en faire la version officielle et définitive des
faits à l’abri de la contestation des parties concernées. D’où une procédure qui se
traduit par la signature des autres parties et non des seuls président et secrétaire de
séance ou du seul rédacteur comme c’est le cas du compte rendu ordinaire.

2. Typologie du procès-verbal

Il convient de distinguer différents types de procès-verbal dont le procès-verbal de

réunion, le procès-verbal administratif et le procès-verbal judiciaire.

a. Le procès-verbal de réunion

La forme générale d’un procès-verbal de réunion est celle du compte rendu à

quelques variantes près. Il comporte les mentions suivantes : le timbre du service, le
titre, auquel est incorporé l’objet, l’introduction (présentée de façon solennelle : L’an
deux mil dix-huit et le seize du mois de juin s’est tenu…), la liste des participants
(présents, absents représentés et/ou excusés, absents) avec éventuellement des
précisions utiles sur la nature de leur participation (voix délibérative, voix
consultative, simple observateur), l’identité du président et du secrétaire de séance,
l’ordre du jour, la mention du caractère public ou huis clos de la séance s’il y a lieu, la
mention du quorum requis s’il y a lieu, la mention de la lecture et de l’approbation
du procès-verbal de la dernière séance s’il y a lieu, le corps du procès-verbal
(relation synthétique des différentes interventions et surtout des décisions prises et

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des dispositions envisagées), la mention de la clôture de la séance, la date (peut

aussi se placer en haut avant même le timbre et le titre), la signature (par le
président et le secrétaire de séance au moins).

b. Le procès-verbal administratif

Le procès-verbal administratif est celui que dressent des agents d’une administration
dans des circonstances particulières. On peut citer ainsi le procès-verbal de passation
de service, le procès-verbal de vente, le procès-verbal de tentative de saisie, le
procès-verbal de mutation comptable, etc.

c. Le procès-verbal judiciaire

Ce type de procès-verbal est investi d’une autorité judiciaire : magistrat,

commissaire ou officier de police judiciaire, gendarme, ingénieur des voiries, préfet,
fonctionnaire assermenté, etc. Il comprend les mentions suivantes : timbre, date,
titre, formule introductive, corps du procès-verbal, formule de clôture renforcée (En
foi de quoi, le présent procès-verbal est établi pour servir et valoir ce que de droit. /
Vu l’accord passé entre les parties, procès-verbal en a été dressé / établi pour servir
et valoir ce que de droit.) et signatures.

3. Exemples de procès-verbaux (procès-verbal d’assemblée générale

constitutive et procès-verbal de passation de service)

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Ouagadougou, le 19 mai 2017

Association ‘Citoyens sains dans un environnement sain’
07 B.P. 1414 Ouagadougou 07 Burkina Faso

PROCES-VERBAL
de l'assemblée générale constitutive
de l’association ‘Citoyens sains dans un environnement sain’

L’an deux mille douze et le dix-huit du mois de mai, tous les fondateurs de l'association ‘Citoyens sains dans un environnement sain’ se sont
réunis en assemblée générale constitutive à partir de treize heures dans la salle de conférences de la Caisse générale de péréquation.

Étaient présentes à cette assemblée cent soixante-cinq (165) personnes provenant de tous les corps de métiers. Ci-jointe en annexe la liste des
participants avec les numéros d’ordre, noms et prénoms, dates et lieux de naissance, professions, services, adresses postales, téléphoniques et
électroniques et signatures.

Etaient désignés respectivement en qualité de président et de secrétaire de séance Alphonse Tamini et Justine Kabré.

À l’ordre du jour figuraient les questions suivantes :

1) Lecture et adoption des statuts
2) Désignation des membres du bureau
3) Fixation du montant des cotisations
4) Attribution des pouvoirs nécessaires aux démarches de déclaration.

1) Lecture et adoption des statuts

Après constatation de la présence effective des membres pressentis, le président ouvre la séance et, conformément à l'ordre du jour, procède
en une vingtaine de minutes à la lecture à haute voix des statuts. Ceux-ci sont immédiatement adoptés à l’unanimité par un vote à main levée.

2) Désignation des membres du bureau

Les statuts lus et adoptés, il s’est agi de désigner les membres du tout nouveau bureau de l’association. Le président décline l’identité des
postes à pourvoir et des volontaires se signalent. À la suite de votes successifs à main levée, l'assemblée désigne les personnes suivantes
comme membres du bureau :
- Georges Ribamba en qualité de président
- Aboubakar Ly en qualité de vice-président et chargé de l’organisation
- Luc Sanou en qualité de commissaire aux études et à la planification
- Hanton Ivo en qualité de commissaire à la communication et aux relations extérieures
- Apolline Billa en qualité de commissaire aux activités culturelles
- Germaine Poda en qualité de commissaire à la trésorerie.
Ces membres désignés exerceront leurs fonctions conformément aux statuts et cette résolution est adoptée à l'unanimité.

3) Fixation du montant des cotisations

Après des débats et des concertations, les membres fondateurs, estimant qu’un apport financier de leur part est indispensable au
fonctionnement de l’association, fixent unanimement la cotisation mensuelle individuelle à 2 000 FCFA assortie du 28 de chaque mois
comme délai de rigueur pour s’acquitter de ce montant.

4) Attribution des pouvoirs nécessaires aux démarches de déclaration

L'assemblée générale constitutive donne pouvoir à M. Koudbi Zida aux fins d'effectuer les démarches nécessaires de constitution officielle
de l'association, notamment la déclaration au Commissariat de police de l’arrondissement de Baskuy et la publication au Journal officiel du
Faso. Pour cette tâche, M. Zida a demandé et obtenu que les différents frais occasionnés lui soient remboursés dans quarante-et-cinq (45)
jours, résolution approuvée par tous les membres présents.

L’ordre du jour épuisé, le président a levé la séance à 19h55.

La Secrétaire de séance Le Président de séance

Justine KABRE Alphonse TAMINI

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Burkina Faso
Unité – Progrès – Justice
Ministère de la Santé
----------
Secrétariat général
----------
Centre hospitalier universitaire
Yalgado Ouédraogo
Ouagadougou, le 05 décembre 2013

PROCÈS-VERBAL DE PASSATION DE SERVICE

L’an deux mille treize et le quatre du mois de décembre, entre huit heures et neuf heures,
dans l’enceinte de la direction générale du Centre hospitalier universitaire Yalgado
Ouédraogo, a eu lieu la cérémonie de passation officielle de service entre le directeur
général sortant, Monsieur Abbas Savadogo, et le directeur général entrant, Monsieur
Apollinaire Lankoandé, en présence du secrétaire général du ministère de la Santé,
Monsieur Salfo Kargougou, du directeur de la Communication et de la Presse ministérielle,
Monsieur Albert Sanfo, et de quelques fonctionnaires de l’établissement.
C’est Monsieur Salfo Kargougou, secrétaire général du ministère de la Santé, qui s’est
exprimé en premier pour rappeler l’objet de la cérémonie, { savoir la passation de charges
entre responsables sortant et entrant de l’hôpital.
Ensuite, le directeur général sortant, Monsieur Abbas Savadogo, sur invitation de
Monsieur le secrétaire général, a pris la parole pour rappeler les efforts qu’il a toujours
déployés en vue d’une bonne administration de l’établissement malgré des défis qui restent
{ relever. Puis il a espéré que son successeur fasse profiter l’établissement d’une nouvelle
expérience pour le bien-être des populations.
Quant au directeur général entrant, Monsieur Apollinaire Lankoandé, il a commencé par
exprimer sa gratitude au gouvernement pour la confiance qu’il a placée en lui. Ensuite, il
s’est engagé { donner le meilleur de lui-même afin de relever les défis dont a fait cas son
prédécesseur, en espérant pouvoir compter sur le soutien de tout le personnel auquel, a-t-il
assuré, son bureau sera toujours ouvert.
Reprenant la parole pour clore la cérémonie, Monsieur le secrétaire général a remercié
tous les participants de leur présence après que le directeur général sortant a remis
symboliquement quelques dossiers au directeur général entrant.

Le Directeur général sortant Le Directeur général entrant Le Secrétaire général

du ministère de la Santé

Abbas SAVADOGO Apollinaire LANKOANDÉ Salfo KARGOUGOU

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CHAPITRE 3 : LETTRE ET NOTE

I. LA LETTRE

On distingue la lettre à forme personnelle et la lettre à forme administrative.

1. La lettre à forme personnelle

On parle de lettre à forme personnelle quand une personne écrit, non pas au nom
d’une structure, mais en son nom propre et pour motif personnel. C’est le cas par
exemple pour demander une autorisation d’absence, un congé de maternité, une
inscription à un concours, pour exposer sa motivation pour un poste, pour
recommander une personne à une structure, pour remercier ou féliciter quelqu’un à
titre personnel, etc. Certains de ces motifs donnent d’ailleurs lieu à des lettres à forme
personnelle précises : la demande ou, anciennement, demande manuscrite (timbrée
ou non), la lettre de motivation, la lettre de recommandation, la lettre de
remerciements, la lettre de félicitations, etc.

Dans sa structure, une lettre à forme personnelle comprend la date, le destinateur

(nom et prénom, profession, service et adresse), le destinataire (civilité, fonction ou
nom et prénom, précédés de « À » et suivis de son lieu de résidence), l’objet, les
pièces jointes (peuvent aussi venir à la fin de la lettre, juste avant la signature), la
formule d’appel, le corps de la lettre, la formule finale, la signature (statut,
émargement, nom et prénom).

2. La lettre à forme administrative

C’est une lettre écrite par un responsable de structure et pour motif lié à la gestion
de ladite structure. Outre les mentions habituelles, la lettre à forme administrative
comporte d’autres mentions spécifiques qui renforcent son caractère administratif :
l’indication officielle de l’État et de sa devise, le timbre de la structure, la date, la
référence et les initiales de la dactylographe s’il y a lieu, la suscription ou réclame,
l’objet, les pièces jointes, la formule d’appel, le corps de la lettre, la formule finale, les
ampliations s’il y a lieu, la signature (fonction, émargement, sceau, grade, prénom et
nom, titre honorifique s’il y a lieu). N.B. : On peut signer par ordre, par délégation,
par intérim, par autorisation.

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Correspondance administrative, L2 AB-FC-GP-GRH-LOG-MKG, U. AUBEN (par Dr Sidiki Traoré)

Ouagadougou, le 25 septembre 2012

OUOBA Moumouni
Étudiant en 1re année de droit
U.F.R. S.J.P., Université Ouaga II
Matricule : 145318
Tél. (mob.) : 66 78 65 42

À
Monsieur le Président du jury
de 1re année de droit
- Ouagadougou -

Objet : Réclamation
en droit du travail

Monsieur le Président,

J’ai l’honneur de solliciter de votre bienveillance une réclamation portant sur ma note de
droit du travail, cours assuré par Monsieur Marcel Kaboré. En effet, j’ai bel et bien pris part
au devoir sur table de droit du travail et j’y ai obtenu la note de 12 sur 20, alors que sur le
procès-verbal affiché à l’issue des délibérations, c’est la note de 00 sur 20 qui m’est attribuée.

Ci-joint :
- une copie de mon attestation d’inscription en 1re année de droit ;
- l’original de la copie du devoir de droit du travail.

Veuillez agréer, Monsieur le Président, l’expression de ma considération.

L’étudiant

Moumouni OUOBA

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Correspondance administrative, L2 AB-FC-GP-GRH-LOG-MKG, U. AUBEN (par Dr Sidiki Traoré)

Ouagadougou, le 20 avril 2012

OUANGRAOUA Adeline
Secrétaire-comptable
Tél. (dom.) : 50 67 12 34
Tél. (mob.) : 66 78 65 42
À

Monsieur le Directeur général de la CAMEG

- Ouagadougou -

LETTRE DE MOTIVATION
pour un poste d’agent comptable à la CAMEG

Monsieur le Directeur général,

Dans le n°4852 du 11 mars 2012 du quotidien Le Pays, vous publiiez un avis de recrutement de divers
personnel. Votre annonce, notamment pour le recrutement de deux agents comptables, a retenu mon attention.
J’y vois en effet l’occasion d’exercer pleinement un métier auquel je suis préparée depuis le lycée à travers la
série G2 au terme de laquelle j’ai obtenu le baccalauréat en techniques quantitatives de gestion.

Depuis l’obtention du baccalauréat G2, j’ai suivi différents ateliers et séminaires de formation, effectué des
stages (à Panaudit et à COGEB notamment) et surtout j’ai été employée à temps plein à l’Agence d’ingénierie et
de réalisations (AGIR) en qualité de secrétaire-comptable du 1er juillet 2009 au 31 décembre 2011.

Ma formation et mon parcours professionnel m’ont permis d’une part de conforter mes connaissances
pratiques dans le domaine de la comptabilité et d’autre part de mieux connaître le milieu des affaires ainsi que
les exigences du métier de comptable. Mon travail consistait notamment à faire des enregistrements comptables,
à élaborer le bilan, à faire le compte de résultats, le tableau de concordance et l’état de rapprochement bancaire.
J’effectuais aussi le paiement des impôts au nom de l’entreprise, le recouvrement des créances et la déclaration
des salariés à la CNSS.

Tout au long de mon emploi à l’Agence d’ingénierie et de réalisations, j’ai appris à considérer les situations
avec sérénité et esprit d’équipe, ce qui explique les bons rapports que j’ai toujours su entretenir avec les clients et
les collègues. Ces expériences me confortent dans mon désir de contribuer aux efforts de développement de cette
institution importante qu’est la CAMEG et d’œuvrer à des prestations de qualité pour l’édification d’un
environnement sanitaire convivial.

Je me tiens à votre entière disposition au cas où vous voudriez bien me rencontrer afin de vous apporter plus
d’éclairage sur mon engouement pour le poste d’agent comptable.

Je vous prie d’agréer, Monsieur le Directeur général, l’expression de ma très haute considération.

La postulante

Adeline OUANGRAOUA

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Correspondance administrative, L2 AB-FC-GP-GRH-LOG-MKG, U. AUBEN (par Dr Sidiki Traoré)

Ouagadougou, le 20 octobre 2014

Hubert BASSANÉ
Directeur des Ressources humaines
SDV International Burkina Faso
05 BP 2431 Ouagadougou 05
Tél. (00226) 50 36 76 11/76 45 11 81

À
Monsieur Abdou-Kader KARAMA
Commissaire à la concurrence de la CEDEAO
- Abuja, Nigéria -

Objet : Félicitations

Cher ami,

J’ai appris, comme bien de nos compatriotes, ta nomination aux fonctions de

commissaire à la Concurrence de la CEDEAO, intervenue lors du dernier
Conseil des ministres du Commerce de l’espace tenu les 10 et 11 octobre
2014 à Abuja au Nigéria.

Cette promotion honore grandement notre pays le Burkina Faso et couronne

l’esprit d’abnégation et le perfectionnisme dont tu as toujours fait preuve
depuis le lycée.

Aussi voudrais-je, par la présente, t’en féliciter vivement et te présenter par

la même occasion tous mes encouragements dans tes nouvelles fonctions
pour le développement de notre sous-région.

Cordialement !

Hubert BASSANÉ

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Correspondance administrative, L2 AB-FC-GP-GRH-LOG-MKG, U. AUBEN (par Dr Sidiki Traoré)

Ouagadougou, le 10 juillet 2013

Dr Amadou Lokré KABORÉ

Enseignant-chercheur de lettres et civilisations anglo-saxonnes
Directeur adjoint de l’Unité de formation et de recherche
en lettres, art et communication (UFR/LAC)
Université de Ouagadougou, Burkina Faso
Tél. mobile : (00226) 9517 37 92
Adresse mail : amadoulokre@gmail.com

À
Dr Katrina IOUSPOVA
Tutor Peace and Conflicts Studies,
Magdeburg University, Allemagne

Objet: Recommandation de la candidature

de Monsieur Arif SANOGO

Madame,
Je viens, par la présente, vous recommander la candidature de Monsieur Arif SANOGO
pour une inscription au programme Peace and Conflicts Studies dans votre université.

Monsieur Arif SANOGO, que j’ai enseigné quand il était étudiant à l’Université de
Ouagadougou, a obtenu en 2003 son diplôme de licence en lettres et civilisations étrangères
(option anglais) au département d’Études anglophones. Par la suite, admis sur recrutement
direct au concours des professeurs des lycées et collèges du Burkina Faso, il a suivi à l’Ecole
normale supérieure de l’Université de Koudougou, deux années de formation (2008-2009) au
terme desquelles il a obtenu le Certificat d’aptitude au professorat de l’enseignement
secondaire (CAPES).Intégré dans la Fonction publique du Burkina Faso en 2010, il est depuis
cette date professeur d’anglais et de civilisation anglophone au lycée municipal Jacques
Toulat de Banfora.

Le vif intérêt de Monsieur Arif SANOGO pour les cultures étrangères et la diversité
culturelle de même que son désir de formation continue expliquent en définitive sa demande
d’inscription au programme Peace and Conflicts Studies. C’est pourquoi je la soutiens
personnellement et vous la recommande en vue de son inscription au prochain programme.

Veuillez croire à l’expression de ma considération.

Docteur Amadou Lokré KABORÉ

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Correspondance administrative, L2 AB-FC-GP-GRH-LOG-MKG, U. AUBEN (par Dr Sidiki Traoré)

MINISTÈRE DE L’EAU ET DE L’ENERGIE Burkina Faso

------------------ Unité, progrès, justice
SECRÉTARIAT GÉNÉRAL
----------------------
SOCIÉTÉ NATIONALE DE L’EAU
ET DE L’ASSAINISSEMENT (SONEA)
------------------------
DIRECTION GÉNÉRALE Ouagadougou, le 15 juin 2015

À
Monsieur Josselin Péma BAMOUNI
Directeur général de Burkina Electronics SARL
- Ouagadougou -
Objet : Factures impayées

Monsieur le Directeur général,

Sauf erreur ou omission de notre part, il apparaît dans nos documents comptables que vos
factures d’eau d’un montant total de trois cent quatre-vingt mille (380 000) francs CFA,
correspondant aux mois de février, mars et avril 2015 restent jusqu’à ce jour impayées.

Si malgré tout, l’approvisionnement de votre service en eau a été jusque-là maintenu dans un
esprit de bonne collaboration, vous comprendrez que compte tenu des contraintes de gestion,
il ne me soit pas possible de laisser perdurer une telle situation.

Par conséquent, je vous prie de bien vouloir faire procéder avant le 1 er juillet 2015 au
règlement desdites factures par tout moyen à votre convenance.

Le service du recouvrement et du contentieux reste à votre disposition pour tout

renseignement nécessaire.

Veuillez agréer, Monsieur le Directeur général, l’expression de ma parfaite collaboration.

Le Directeur général

Casimir Kirsi KONOMBO

Chevalier de l’Ordre national

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Correspondance administrative, L2 AB-FC-GP-GRH-LOG-MKG, U. AUBEN (par Dr Sidiki Traoré)

II. LA NOTE

Au sein d’une même structure administrative, ce sont fréquemment des notes (et
non des lettres) que l’on échange. Et ces notes relèvent de deux catégories selon
qu’elles servent à un échange entre deux interlocuteurs (notes ordinaires) ou à la
transmission d’instructions à tout ou partie du personnel (notes de services).

1. La note ordinaire

La note ordinaire est adressée par un agent à un supérieur ou vice-versa ou par un

agent à un collègue au même niveau hiérarchique ou non. Elle existe sous trois types
selon le but : la note d’information, la note de synthèse et la note de présentation.

La note d’information, de loin la plus couramment pratiquée, sert à donner des

informations, à donner ou à demander un avis, etc.

La note de synthèse sert à présenter à un supérieur le condensé d’une affaire

complexe.

La note de présentation accompagne un projet de lettre, un rapport ou un dossier

pour donner au destinataire ou à l’autorité des précisions et explications justificatives
des mesures proposées ou des dispositions envisagées.

2. La note de service

La note de service est un texte injonctif à destination collective, en ce sens qu’elle est
écrite par un supérieur ou par le premier responsable d’une structure pour donner
des instructions ou des consignes à tout ou partie du personnel.

N.B. : La note circulaire, ou tout simplement la circulaire, quelquefois

considérée à tort comme une lettre, est une note à destination collective adressée
par une haute autorité administrative (chef de l’État, Premier ministre, ministre,
gouverneur, etc.) aux autorités ou structures subordonnées déconcentrées ou
décentralisées. À l’évidence, la circulaire a une portée plus grande que la note de
service. Elle peut dans certains cas prendre le qualificatif de l’autorité qui en est
signataire : circulaire présidentielle, circulaire ministérielle, circulaire interministérielle,
etc.

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Correspondance administrative, L2 AB-FC-GP-GRH-LOG-MKG, U. AUBEN (par Dr Sidiki Traoré)

Ministère de la Santé Burkina Faso

--------------------- -----------------
Secrétariat général Unité, Progrès, Justice
----------------------
Laboratoire national de Santé publique
------------------------
Service des Processus et de la Sécurité

Ouagadougou, le 05 novembre 2012

NOTE
à l’attention de Monsieur le Directeur général

Objet : Renouvellement de l’antivirus

Monsieur le Directeur général,

L’antivirus installé depuis le 1er décembre 2011 sur les trente-deux (32) postes de bureau
du Laboratoire arrive à expiration dans trois semaines. Pour prévenir tout risque d’insécurité
informatique, il est impérieux de renouveler la licence de l’antivirus ou d’en acquérir un tout
nouveau.
Au cas où la deuxième option serait retenue, je conseille Kaspersky 2013, plus adapté pour
la sécurité du type de données que le Laboratoire traite au quotidien.
Je vous prie d’agréer l’expression de ma considération.

Le Chef de service

Abdoulaye BONKIAN

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Ouagadougou, le 10 mai 2012

Banque agropastorale du Burkina (BAB)

-------------------
Agence de Ouahigouya

NOTE DE SERVICE n° 64-2012/BAB/AO/CA

À l’attention de tout le personnel de l’agence

Objet : Ponctualité et assiduité au service

Depuis quelque temps, il me revient de constater que certains agents arrivent en retard au
service ou s’absentent par moments de leur poste sans en aviser qui que ce soit, alors même
que des clients attendent d’être servis. Dans un contexte de concurrence, cela décrédibilise
l’agence à la fois auprès des actionnaires et des clients et lui fait courir le risque de perdre tout
ou partie de sa clientèle qui la fait pourtant exister.
En conséquence, j’interpelle tout le personnel sur le respect strict des dispositions de
ponctualité et d’assiduité, sachant que les éventuels contrevenants s’exposent à des sanctions
pouvant aller de l’avertissement verbal au licenciement, en passant par l’avertissement écrit,
le blâme, la mise à pied.
Je rappelle à toutes fins utiles que le service à l’agence a lieu cinq jours sur sept dans la
semaine (du lundi au vendredi) et que les horaires de service sont le matin de 7 h 00 à 12 h 00
et le soir de 15 h 00 à 18 h 00.
Je sais compter sur la compréhension et la collaboration de toutes et de tous pour le bon
fonctionnement de l’agence et la satisfaction de nos chers clients.

Le Chef d’agence

Daniel KOMBASSÉRÉ

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Correspondance administrative, L2 AB-FC-GP-GRH-LOG-MKG, U. AUBEN (par Dr Sidiki Traoré)

CHAPITRE 4 : RAPPORT, CERTIFICAT ET ATTESTATION

I. LE RAPPORT

1. Définition et objectif

Il y a une parenté entre rapport et compte rendu. Mais tandis que le compte rendu
se borne à relater objectivement les faits, le rapport va au-delà de cette simple
relation des faits pour en donner un commentaire critique, pour y porter un point de
vue et formuler des suggestions et propositions.

Le rapport est en fait un texte ascendant à la fois informatif, argumentatif et

injonctif. Il prépare à la prise de décisions, puisqu’il part d’un problème pour aboutir
à des propositions de solution ou de résolution. Cela fait du rapporteur un conseiller,
contrairement au rédacteur d’un compte rendu ou d’un procès-verbal qui n’a pas
besoin d’être un expert ou un spécialiste de la question.

2. Structuration du rapport

Outre les éléments paratextuels (date, timbre, remerciements, annexes, etc.), un

rapport obéit à la structuration suivante : introduction, développement, conclusion.

a. L’introduction

Concise, l’introduction sert à situer le rapport dans ses motifs, ses circonstances, son
objet, son but et sa destination.

Exemple d’introduction sommaire : « Nommé président du comité d’organisation de

la dixième édition du Festival panafricain de musique (FESPAM), je voudrais dans le
présent rapport vous faire part de l’organisation détaillée du festival, mais
également relever quelques difficultés que nous y avons rencontrées et faire des
suggestions dans le sens d’une bien meilleure organisation de cet important
événement à l’avenir. »

b. Le développement

Il comprend généralement trois parties : l’exposé des faits ou présentation de la

situation ou encore état des lieux, le commentaire ou analyse critique ou encore

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Correspondance administrative, L2 AB-FC-GP-GRH-LOG-MKG, U. AUBEN (par Dr Sidiki Traoré)

diagnostic et les suggestions ou recommandations ou encore propositions de

solutions.

L’exposé des faits (présentation de la situation, état des lieux) est la partie compte
rendu du rapport ; il s’agit de donner les informations les plus pertinentes ou de
recueillir les faits les plus saillants, de sorte que quiconque puisse se faire une idée
exacte de la situation ou du problème. Pour être crédible, il faut privilégier les
éléments d’information vérifiables, s’appuyer au besoin sur des chiffres sans omettre
de préciser ses sources et références.

Le commentaire (analyse critique, diagnostic) est la partie interprétative du

rapport ; il explique les faits ou le problème, en détermine les causes ou les facteurs
à l’origine.

Les suggestions (recommandations, propositions de solutions) sont la partie

constructive du rapport ; on y fait des suggestions ou des recommandations à
même de contribuer à la résolution du problème ou à l’amélioration de la situation.
Quand il s’agit d’une affaire complexe, il peut être nécessaire de présenter les
modalités d’application ou de mise en œuvre des recommandations ou des
dispositions envisagées. Cela participe d’ailleurs des conditions d’adoption du rapport
par l’institution qui l’a commandité.

c. La conclusion

Elle résume les grandes lignes du rapport en insistant sur les solutions aux problèmes.
De ce fait, le rapport traduit l’activité et la perspicacité de son auteur et engage
fortement sa responsabilité tant intellectuelle, professionnelle que morale.

3. Typologie du rapport

On distingue plusieurs types de rapport, dont le rapport d’étude dont deux sous-
types sont le rapport de stage et l’enquête, le rapport de mission ou d’inspection, le
rapport périodique ou d’activités, le rapport technique et le rapport de discipline.

Le rapport de mission ou d’inspection est élaboré en vue d’aider à la prise de

décisions pour améliorer le fonctionnement ou la performance d’une structure. Il

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Correspondance administrative, L2 AB-FC-GP-GRH-LOG-MKG, U. AUBEN (par Dr Sidiki Traoré)

peut s’agir du contrôle ou de l’inspection d’une structure déconcentrée ou

décentralisée, d’une prospection, etc. Dans tous les cas, c’est sur la base d’un tel
rapport que la hiérarchie, si elle l’adopte, prendra des décisions : nouvelles
dispositions, réorganisation de la structure, rappel à l’ordre ou sanction de tel agent
ou promotion de tel autre, renforcement des ressources matérielles, financières et
humaines, etc.

Le rapport de discipline est un rapport qu’un agent ou une équipe adresse à

l’autorité pour signaler soit le mauvais comportement d’un agent et demander
subséquemment une sanction négative proportionnelle et prévue par la loi ou le
règlement intérieur (avertissement verbal ou écrit, blâme, mise à pied, affectation,
gel de carrière, licenciement simple, licenciement avec poursuites judiciaires), soit le
comportement exemplaire ou les prouesses d’un agent et suggérer une sanction
positive (lettre de satisfaction, distinction honorifique, cadeau, bonification
d’échelons, promotion). Le rapport disciplinaire doit être documenté afin d’éviter les
plaintes de l’agent ou des autres agents (discrimination, vengeance ou règlement de
comptes, favoritisme, etc.).

Le rapport périodique est un rapport qui est produit régulièrement. En effet,

dans le fonctionnement normal des organisations, les cadres et responsables de
service, individuellement ou en équipes, produisent des rapports dans des intervalles
de temps réguliers (chaque fin de trimestre, de semestre ou d’année). Dans de tels
rapports, il s’agit de faire le point précis des activités menées au cours de la période
concernée, d’indiquer si les objectifs (tels que définis dans les fiches de postes, dans les
lettres de missions ou dans les feuilles de route) ont été atteints et dans quelles
proportions, puis, dans le cas contraire de relever les difficultés et obstacles survenus
dans leur exécution, avant de faire des suggestions ou recommandations pour une
plus grande performance de la structure.

Le rapport de stage sanctionne le premier cycle des études supérieures. En effet,

dans les établissements d’enseignement supérieur technique ou professionnel, les
étudiants en fin de cycle B.T.S. / D.U.T. ou licence sont admis en stage sur le terrain
(dans des organisations et entreprises). Au terme du stage dont la durée varie d’un à
quelques mois, chaque étudiant rédige, sous la direction d’un professeur de suivi et

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Correspondance administrative, L2 AB-FC-GP-GRH-LOG-MKG, U. AUBEN (par Dr Sidiki Traoré)

éventuellement d’un maître de stage, un rapport dit de stage d’un volume total
d’une trentaine à une soixantaine de pages qu’il soutiendra publiquement devant
un jury.

L’objectif du rapport de stage est de permettre à l’étudiant de parfaire sa formation

à travers un sujet qu’il s’est librement choisi et dont le traitement lui permet de
découvrir les réalités du terrain, d’acquérir des connaissances pratiques au-delà de
ses connaissances théoriques.

Les critères d’évaluation du rapport de stage sont l’intérêt et l’originalité du sujet

choisi, la maîtrise de la méthodologie, le caractère fouillé des informations
présentées, la crédibilité des sources et références, la pertinence des résultats, la
qualité de la langue, de la présentation générale et des illustrations (schémas,
tableaux, graphiques, etc.).

Dans sa structuration, le rapport de stage comprend habituellement les mentions ou

rubriques suivantes :
- 1re page de couverture (fonction informative, esthétique, voire publicitaire)
- page de garde (fonction informative, souvent confondue avec la 1re de
couverture)
- dédicace
- remerciements
- épigraphe (facultative)
- sommaire (retient les grandes subdivisions et grands points du document,
n’excède pas une page)
- liste des abréviations
- liste des tableaux, graphiques, etc.
- introduction générale
- 1re partie : cadre théorique et méthodologique
- chapitre 1 : cadre théorique : observation, problématique, hypothèse, revue
de littérature, définition des concepts, intérêt et objectifs de l’étude
- chapitre 2 : cadre méthodologique ou opérationnel : champ de l’étude, mode
de collecte des données (recherche documentaire, observation directe

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Correspondance administrative, L2 AB-FC-GP-GRH-LOG-MKG, U. AUBEN (par Dr Sidiki Traoré)

participante, questionnaire d’enquête et guide d’entretien), mode de

traitement des données (échantillonnage, équipement et logiciel utilisés, etc.)
- 2e partie : cadre analytique
- chapitre 1 : analyse de l’existant (présentation de la situation)
- chapitre 2 : présentation des résultats de l’enquête ou de l’expérience menée
- 3e partie : critiques et suggestions
- chapitre 1 : discussion, critiques, limites de l’étude, vérification de l’hypothèse
- chapitre 2 : suggestions et s’il y a lieu plan d’actions ou de mise en œuvre
- conclusion générale
- bibliographie
- annexes s’il y a lieu
- table des matières s’il y a lieu (sur plusieurs pages et très détaillée).

II. CERTIFICAT ET ATTESTATION

Le certificat et l’attestation sont des écrits émanant d’autorités compétentes et qui

certifient, attestent, témoignent ou reconnaissent une compétence, une expérience,
ou un droit à une personne.

L’attestation est provisoire, au contraire du certificat qui se veut définitif.

Le mot « soussigné » qui apparaît dans la première phrase d’un certificat ou d’une
attestation après le pronom personnel « Je » n’est pas un verbe ; c’est un adjectif
qualificatif juridique qui signifie « qui a signé plus bas » et qui, de ce fait, s’accorde
au féminin singulier si le signataire est une dame (Je soussignée, Madame Bertille
DAMIBA, directrice générale de Burkina Agrochemichals, certifie / atteste que…) ou
au pluriel lorsque le document est co-signé (Nous soussignés, Monsieur Abbas
NONGUIERMA et Monsieur Julien TANKOANO…).

La formule finale est généralement : « En foi de quoi, le présent certificat / la

présente attestation lui est délivré(e) / établi(e) pour servir et valoir ce que de
droit. »

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CHAPITRE 5 : LE CURRICULUM VITAE ET LE CONTRAT

1. LE CURRICULUM VITAE

Couramment appelé C.V., le curriculum vitae est étymologiquement le parcours de

la vie. C’est une sorte d’autobiographie schématique présentant des informations
relatives à l’état civil, aux études, à la carrière professionnelle, etc. d’une personne et
pouvant intéresser d’éventuels employeurs.

Dans tout C.V., même s’il n’y en a pas de standard, apparaissent plus ou moins les
mentions suivantes dont certaines sont obligatoires (titre, état civil, études,
expérience professionnelle) et d’autres facultatives (références, loisirs, etc.) :
- en-tête (indiquant l’auteur et la période du C.V.)
- titre CURRICULUM VITAE
- photo d’identité avec en dessous la profession de l’auteur
- état civil ou identité (nom et prénom, date et lieu de naissance, nationalité,
situation matrimoniale, situation militaire s’il y a lieu, adresses postale,
téléphonique et électronique)
- cursus scolaire ou formation et diplômes obtenus
- expérience professionnelle (situation professionnelle actuelle, postes ou
fonctions antérieurement occupés dans la même structure ou dans d’autres
structures, consultations et prestations de service, stages, ateliers, séminaires et
autres formations, publications, etc.)
- compétences linguistiques et informatiques
- références
- loisirs
- serment
- signature

2. LE CONTRAT

Un contrat, ou plus précisément un contrat de travail, est une convention par

laquelle une personne en qualité d’employé met son activité, pour une durée
déterminée ou indéterminée, au service d’une personne physique ou morale en
qualité d’employeur, moyennant un salaire.

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CONTRAT DE TRAVAIL À DURÉE DÉTERMINÉE

ENTRE LES SOUSSIGNES :

L’entreprise :
Numéro Siret :
Code Naf : 47.22Z - B
dont le siège social est situé
représentée par Monsieur
agissant en qualité de :
D'UNE PART,

ET

Monsieur
demeurant
né(e) le :
de nationalité :
D'AUTRE PART,

IL A ETE CONVENU CE QUI SUIT :

ARTICLE I : MOTIF
Monsieur ……est engagé par la……. en vue de l’aider à faire face à un accroissement
temporaire d’activité découlant d’une période de pointe liée aux fêtes.

ARTICLE II : EMPLOI OCCUPE (exemple)

Monsieur …….est employé(e) en qualité de mécanicien-outilleur qualifié suivant le coefficient
hiérarchique niveau III échelon A prévu par la convention collective nationale de la mécanique
automobile et industrielle.
Il aura pour mission l’assemblage et le montage des systèmes mécaniques complexes au sein de
l’entreprise et assurera la maintenance et le service après-vente pour les clients.

ARTICLE III : DUREE

Le présent contrat prend effet le ….à … heures et prendra fin de plein droit et sans formalité le
…..

ARTICLE IV : PERIODE D'ESSAI

Si période d’essai – 1 semaine
Le contrat ne deviendra définitif qu'à l'issue d'une période d'essai de.............., au cours de
laquelle chacune des parties pourra rompre le contrat sans indemnité.

Si période d’essai 1 semaine ou +

Durant cette période d’essai, l’entreprise pourra mettre fin au contrat sans indemnité, en
respectant un délai de prévenance : de 24 heures si le durée de présence dans l’entreprise est
inférieur à 8 jours ; de 48 heures de 8 jours à 1 mois de présence dans l’entreprise ; de 2
semaines après 1 mois de présence dans l’entreprise ; d’un mois après 3 mois de présence dans
l’entreprise.

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ARTICLE V : LIEU DE TRAVAIL

Le lieu de travail est situé à ……..

ARTICLE VI : DUREE DU TRAVAIL

Les jours et horaires de travail sont les suivants :
- le lundi de 7 H à 12 H 30 et de 13 H à 17 H
- le mardi de 7 H à 12 H 30 et de 13 H à 17 H
- le mercredi de 7 H à 12 H 30 et de 13 H à 17 H
- le jeudi de 7 H à 12 H 30 et de 13 H à 17 H
- et le vendredi de 7 H à 12 H 30 et de 13 H à 17 H.

ARTICLE VII : REMUNERATION (exemple)

En contrepartie de ses fonctions, Monsieur Courbet percevra un salaire horaire de (montant) €,
soit un salaire mensuel de (montant) pour l’horaire moyen de (nombre) heures par semaine
pratiqué dans l’entreprise. Elle lui sera versée à la fin de chaque mois civil.

ARTICLE VIII : INDEMNITE DE FIN DE CONTRAT

A la cessation de ses fonctions dans l’entreprise, Monsieur …. percevra une indemnité de fin de
contrat aux conditions et taux fixés par le code du travail.

ARTICLE IX : RETRAITE COMPLEMENTAIRE ET PREVOYANCE

Monsieur ….. sera affilié auprès des caisses de retraite et de prévoyance suivantes :
Novalis Taiboult 6 rue Bouchardon 75495 paris cedex 10
APGIS Prévoyance BP 2142 Toulon cedex

ARTICLE X : CONVENTION COLLECTIVE

Pour toutes les dispositions non prévues par les présentes, les parties déclarent se référer à la
convention collective nationale de la mécanique automobile et industrielle applicable à
l'entreprise

ARTICLE XI : RUPTURE ANTICIPEE POUR FAUTE GRAVE OU FORCE MAJEURE

Chacune des parties se réserve mutuellement le droit de mettre fin au contrat immédiatement en
cas de faute grave de l’autre partie ou de force majeure.

Fait en double exemplaire,

A......................
Le.....................

Lu et approuvé L’entreprise
Le salarié Fonction du signataire
Signature Signature et cachet
Prénom et nom Prénom et nom

N.B. : Les pages du contrat doivent être paraphées par l'employeur et le salarié.

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Correspondance administrative, L2 AB-FC-GP-GRH-LOG-MKG, U. AUBEN (par Dr Sidiki Traoré)

EXERCICE 1
1. Dressez le compte rendu d’une ou de la réunion préparatoire de la semaine des filières
de votre université.
2. Dressez le compte rendu de la réunion de bilan de la semaine des filières de votre
université.
3. Vous avez participé aux journées portes-ouvertes de votre structure. Faites-nous-en le
compte rendu.
4. Vous avez récemment pris part à une sortie d’études ou à une visite d’entreprise dans le
cadre de votre formation professionnelle. Proposez-nous-en le compte rendu en deux
pages environ.

EXERCICE 2
Tout récemment, votre filière d’études a organisé sa semaine ou ses soixante-douze heures
d’activités avec le soutien ou l’appui multiforme d’un certain nombre de structures ou
institutions. En reconnaissance, vous leur adressez des lettres de remerciements. En tant que
président / présidente du bureau des étudiants de la filière ou président du comité
d’organisation, proposez-nous une telle lettre en une page environ.

EXERCICE 3
Un ancien camarade de lycée vient d’être promu à une haute fonction. Vous lui adressez
une lettre pour l’en féliciter. Rédigez votre lettre en une page maximum.

EXERCICE 4
Vous avez ci-dessous deux textes administratifs. Donnez la nature de chacun d’eux en
justifiant votre réponse par les caractéristiques propres à chaque type.

Texte 1 : Il est adressé par le ministre de la Fonction publique à tous les

directeurs et chefs de service.
L’article 26 de la loi n°85-488 du 21 décembre 1985 portant statut général de la Fonction
publique stipule qu’il est attribué annuellement à tout fonctionnaire en activité ou en
service détaché et à tout agent temporaire, une note chiffrée suivie d’une appréciation
générale exprimant la valeur professionnelle de l’intéressé. Conformément à ces dispositions,
je vous invite à me faire parvenir avant le 15 juin de chaque année, les bulletins individuels
de notes en trois exemplaires des fonctionnaires et des agents temporaires en service dans
vos directions ou services.

Texte 2 : Il est adressé par le directeur général d’une structure à tous ses chefs
de service.
Je rappelle à messieurs les chefs de service que lorsqu’un directeur est appelé à s’absenter, le
directeur adjoint est habilité à signer tous les documents à sa place.
Par conséquent, les rédacteurs, les secrétaires et les dactylographes doivent être informés
des missions et empêchements de leurs directeurs, afin d’élaborer les projets des
correspondances à la signature des directeurs adjoints.

EXERCICE 5
En vous aidant du C.V. de votre professeur, dressez-nous le vôtre propre sur une ou deux
pages en veillant à y mettre toute l’esthétique qu’il faut.

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