1

BANQUE DES ETATS

DE L'AFRIQUE CENTRALE

-----------
Services Centraux
------------
B. P. 1917 – YAOUNDE
République du Cameroun
-----------------
Direction de la Formation
------------------

CENTRE DE FORMATION ET DE PERFECTIONNEMENT

PROFESSIONNELS

« COURS INTERNES BEAC »

COURS SUR LA REDACTION ADMINISTRATIVE

(Deux leçons)
 2

OBEJCTIF DU COURS :

Au terme de ce cours, le participant doit être capable de :

• Se familiariser avec la correspondance écrite ;

• Maîtriser la rédaction administrative ;
• Rédiger correctement et sans faute les divers documents administratifs ;
• Connaître les différents documents administratifs et leur usage ;
• Communiquer correctement par écrit avec sa hiérarchie ;
• Rédiger des correspondances et notes de la BEAC.

SOMMAIRE :

LECON 1 : CORRESPONDANCES ECRITE ET ADMINISTRATIVE

1.1 Les dispositions préliminaires à la correspondance écrite

1.1.1 Les dispositions d’ordre général
1.1.2 Les dispositions spécifiques
1.1.3 Comment se préparer à la correspondance écrite
1.1.4 Les précautions usuelles dans la correspondance écrite
1.1.5 Les qualités de la composition écrite

1.2 Le style administratif

1.2.1 Le respect de la hiérarchie
1.2.2 Les autres formules usuelles couramment utilisées dans la rédaction
administrative
1.2.3 La responsabilité
1.2.4 L’objectivité
1.2.5 La courtoisie
1.2.6 La prudence

LECON 2 : DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

2.1 Les documents administratifs

2.1.1 les documents d’usage général
2.1.2 Les documents destinés aux Autorités Supérieurs

2.2 La lettre administrative

2.2.1 La lettre à forme personnelle
2.2.2 La lettre entre services
* *
 3

LECON 1 :
CORRESPONDANCES ECRITE ET ADMINISTRATIVE

1.1 Les dispositions préliminaires à la correspondance écrite

1.1.1 Les dispositions d’ordre général

La correspondance écrite est une école de l’écrit, autrement dit de la
communication écrite. Que vaut une bonne expertise, si elle ne peut être écrite ?
L’écriture devient un appui stratégique à l’expression de la connaissance. Elle
manifeste sa pertinence dans l’étude de dossiers, dans les notes adressées à la
hiérarchie, dans la rédaction des rapports, etc.
L’intérêt ici est dans la problématique suivante : pourquoi dans l’administration
certain écrits sont lus et annotés alors que d’autres le sont d’une manière superficielle ?

Comme tout écrit, la correspondance a le souci de la clarté et de la précision.

A la différence des autres écrits, la correspondance écrite a recours à un
vocabulaires qui lui est propre. Ce vocabulaire doit être compris de tous et s’efforcer à
la plus grande simplicité.

1.1.2 Les dispositions spécifiques

La correspondance écrite suppose la maîtrise d’un certain nombre de concepts
fondamentaux encore appelés des leviers et d’un nombre de conseils et règles à
respecter appelés pivots ou encore la préparation à la correspondance écrite.

1.1.2.1 Les leviers

Ce sont des outils ou des fondamentaux selon lesquels la maîtrise de la

correspondance écrite ne peut être approximative.
Ils en existe cinq :
1.1.2.2 Le style

C’est la manière particulière d’exprimer sa pensée. Un style vulgaire signifierait

une personnalité médiocre. Un style compliqué supposerait un esprit confus et
brouillon. Le style s’apprécie par la manière de chacun de s’exprimer par écrit.
- Le langage
 4

C’est le moyen, le support, le canal de communication de la pensée. C’est la

façon de s’exprimer, d’échanger propre à un individu, à un groupe ou à un système.
C’est ainsi que le langage administratif est différent du langage diplomatique,
littéraire, foncier, juridique, etc.
- L’orthographe

C’est la manière d’écrire correctement les mots d’une langue. Elle passe par la
recherche du mot juste pour dire exactement ce que l’on entend exprimer. Ceci passe
donc par :
• l’emploi des mots dont on connaît le sens ;
• la mise en garde contre les périphrases qui alourdissent le texte et déforment
le message.

- La syntaxe

C’est l’art de joindre les mots entre eux pour obtenir une phrase. Elle exige une
bonne gestion de la ponctuation.

- Le vocabulaire

C’est l’ensemble des mots d’une langue ou d’une science. Le vocabulaire

économique, financier, juridique …

1.1.3 Comment se préparer à la correspondance écrite ? (les pivots)

La rédaction suppose :
1.1.3.1 L’analyse ou la connaissance du sujet

C’est ce qu’on appelle dans le jargon administratif « prendre connaissance du

dossier ». Elle se fait en lisant le dossier de la première à la dernière pièce. Ceci
revient à se poser la question : de quoi s’agit-il ? De l’analyse des différents
documents se dégageront des éléments de réponse pour la suite à leur donner.
1.1.3.2 La nécessité de synthèse.

Grâce à la synthèse, il est possible de donner une suite à des affaires complexes.
La synthèse facilite le travail et l’économie du temps des supérieurs hiérarchiques.
1.1.3.3 La maîtrise d’un certains nombre d’opérations.

Il existe cinq opérations :

• connaître, reconnaître, comprendre ;
• rassembler les éléments, les faits, les idées ;
• mettre en ordre, établir un plan ;
 5

• rédiger ;
• relire et corriger.
On ne se lance pas dans une rédaction sans réflexion et sans une préparation
minutieuse.
a) Connaître, reconnaître, comprendre

La première condition pour écrire est d’abord, comme l’affirmerait Goethe

« avoir quelque chose à dire ».
A l’évidence, bien de rédacteurs commencent une lettre ou un rapport sans
savoir ce qu’ils y mettent. A cette étape, il faut avoir une parfaite connaissance du
dossier, une idée précise des réponses à y apporter ou la suite à lui réserver.
b) Rassembler les matériaux ou les éléments du dossier

Les éléments du dossier peuvent porter sur des évènements, des articles
doctrinaux, des rapports , des requêtes, des décisions de jurisprudence, des statistiques,
etc.
Au fur et à mesure des investigations le problème que l’on se propose de traiter
prend une forme plus précise à la fois dans son ensemble et sa particularité.
A mesure que l’on progresse dans les recherches, l’on prend des notes en
mentionnant des faits, des idées et des sources de chaque document.
Une fois les matériaux accumulés, il faut que se précise nettement l’utilisation
que l’on veut en faire, le parti que l’on veut en tirer, la solution à laquelle l’on veut
aboutir.

c) Etablir le plan

Comment introduire un écrit administratif ?

Ici l’introduction a pour but de préparer, de prévenir le lecteur, de le mettre au
fait de ce qui va suivre, ceci en une ou deux phrases.
Par votre lettre en date du … vous avez sollicité auprès de mon organisme ….
Par ordre de mission N°…, du …, vous avez bien voulu me mettre en mission
auprès du Directeur National pour la République Centrafricaine, aux fins de …
Dans la correspondance écrite, l’introduction a une importance particulière car
elle doit comporter un certain nombre d’éléments indispensables (dates des
correspondances antérieures, objet des correspondances). Cependant, si l’introduction
doit être substantielle, elle doit en même temps être brève, claire et précise.
c) Le corps du texte
 6

Veiller à l’égalité des parties (même proportions).

d) Comment conclure un écrit administratif ?

Comme l’introduction, la conclusion doit être brève, claire et précise. Elle doit
tirer les conséquences de ce qui est dit dans le corps de la correspondance (décision
attente, résultat ...).
Aussi, je vous marquer mon accord pour la mission sollicitée.

Les formules de conclusion les plus couramment utilisées dans la correspondance

écrite sont les suivantes :
• En conséquence, en conclusion, en définitive, en résumé, en fin de compte,
en somme ...
• La conclusion doit être soignée tant dans le fond que dans la forme car le
lecteur reste sous l’impulsion des dernières phrases.

1.1.4 Les précautions usuelles dans la correspondance écrite

1.1.4.1 Le choix du ton

Dans la correspondance écrite, le ton est fonction du sujet traité, des personnes
à qui l’on s’adresse et des circonstances. Suivant que l’on a choisi d’être léger ou
sérieux l’on adopte le vocal et le rythme qui conviennent. La grammaire permet de
déterminer le temps le plus approprié : ce sera soit le présent de narration, soit le
conditionnel, soit le passé - composé.
Exemples de l’usage de la grammaire dans l’expression de situation :

• Il m’a été donné de constater que …

• J’attache du prix à ce que …
• Je serai amené à …
• J’ai pris acte de …
• Je reste persuadé que …
Il faudra aussi choisir entre le style direct et le style indirect.

Exemples de style direct :

• Je viens d’être informé de …

• Je ne vois pas avoir vu …

Exemple de style indirect :

 7

• Il m’a été donné de constater que …

1.1.4.2 Le rythme de la phrase

Il sera lent pour exprimer le calme, la quiétude, la sérénité. Il sera rapide pour
exprimer la joie, l’émotion, l’enthousiasme.

En fonction de la nature du dossier, l’on adoptera le rythme de phrase qui

convient. Toutefois, il y a lieu de mettre le rédacteur en garde sur le choix du ton et du
rythme qui peut porter atteinte à l’objectivité que l’on est en droit d’attendre de lui.
1.1.4.3 La relecture et la correction

Il est désagréable et malsain qu’un texte rédigé puisse comporter des fautes et
que celles-ci soient relevées par le destinataire ou le supérieur. D’où l’importance qu’il
y a à relire son texte car il peut paraître nécessaire d’y ajouter un mot, une phrase, ou
de revoir l’ordre de la rédaction pour plus de clarté.

Une faute de style, de grammaire ou d’orthographe dans une correspondance

écrite peut discréditer tant sur l’auteur ou son organisme tout entier.

1.1.5 Les qualités de la composition écrite

Le langage administratif doit être commun à tous les citoyens d’un pays et à
tout le personnel d’un organisme. Ceci étant, l’Administration a le devoir de
s’exprimer correctement, du point de vue de la grammaire, de la précision et de la
courtoisie.
1.1.5.1 Comment obtenir la précision dans la correspondance écrite ?

Elle s’obtient par l’usage du mot juste. Il est par conséquent recommandé de
recourir au dictionnaire qui est un outil de précision.

Il existe des mots et termes techniques qu’il convient d’utiliser correctement.

Elle s’obtient dans l’ensemble en évitant l’usage de formules vagues dans

l’expression des idées et des faits. Par exemple, l’on ne dira pas «votre lettre du 05
courant» ou «votre lettre du mois écoulé » mais plutôt «votre lettre du 13 janvier
2006».
1.1.5.2 Comment obtenir la concision du style ?

Est concis ce qui exprime beaucoup de choses en peu de mots, c’est-à-dire bref,
dense et précis. L’on obtient la concision grâce aussi au mot juste. L’usage abusif des
termes « telle que, que , qui, dès que, afin que, quoique, parce que, etc.) allonge et
 8

alourdit la phrase. Il est conseillé d’utiliser le style qui se construit avec le sujet, le
verbe et le complément.

« J’ai été désigné pour prendre part au séminaire relatif à la correspondance

écrite. Ce séminaire s’est tenu au siège de la BEAC à Yaoundé. Le séminaire a porté
sur le thème … »
Pour obtenir également, la concision dans le style administratif, il est conseillé
de ne pas développer plus d’une idée dans une phrase. Autrement, l’on court le risque
de ne pas être compris par le destinataire et retarder la prise de décision par la
hiérarchie.
Dans tous le cas de figures, il faut écrire court.
1.1.5.3 Comment obtenir la clarté du style ?
Un style est clair lorsqu’on comprend sans effort et recherche inutile, dès la
première lecture, la signification des phrases d’un texte.

« J’ai décidé de vous mettre en mission du …. au … ».

Pour être clair le style doit être concis. Les longues phrases pouvant donner de
vous l’image d’un esprit brouillon.
1.1.5.4 Comment obtenir la simplicité du style ?

Un style simple doit être clair, concis et accessible à tous. Il est celui qui
privilégie le présent de narration et fait bon usage de ponctuation pour aérer le texte.
1.1.5.5 L’homogénéité du style

L’homogénéité du style est le résultat de l’observation par tous les rédacteurs, à

quels que services ou structures auxquels ils appartiennent, des règles ci-dessus
énoncées. Par elle, le rédacteur s’efface derrière l’administration qu’il représente.
L’homogénéité exprime ainsi la prééminence et la permanence de l’Administration.

1.2 Le style administratif

Le participant doit être capable de :

• Faire la différence entre le style administratif et les autres formes de style de

communication écrite ;
• S’initier à l’usage des formules, des termes et des règles du style
administratif.
 9

La rédaction administrative bien que présentant les caractères communs à toutes

œuvres littéraires n’en demeure pas moins une science à part. Elle a la particularité de
posséder des qualités qui lui sont propres et qui imposent la dignité de
l’Administration. Ces qualités sont :

1.2.1 Le respect de la hiérarchie

Au sein de l’administration, il y’a :

• une autorité hiérarchique qui s’exerce du haut vers le bas ;
• une subordination hiérarchique qui s’exerce du bas vers le haut.
Le respect de la hiérarchie crée une discipline sans laquelle règnerait une
anarchie dans les services de l’Etat ou d’un organisme. Ce respect des positions
hiérarchiques se traduit dans les écrits administratifs et dans la manière de le
transmettre. Il se traduit par des tournures et des nuances dans la formulation qui ont
valeur de symbole et de règle.

Certaines expressions, certains termes ne sont utilisés que par le supérieur qui
s’adresse au subordonné ; d’autres étant réservés au subordonné qui s’adresse à son
supérieur. Certaines tournures seront employées entre égaux.

Le respect de la hiérarchie se traduit dans les écrits administratifs. Il en est ainsi

de certains mots, locutions verbales, formules, qui traduisent des marques écrites de
respect et de déférence.

1.2.1.1Avoir l’honneur de

C’est la clef du langage administratif. Cette locution est employée dans toute
correspondance administrative. En effet, toute correspondance administrative qui ne
contiendrait pas cette locution serait inappropriée. Elle peut se placer au début, dans le
corps, ou vers la fin de la lettre. Placé vers la fin d’une lettre, elle est le moyen
commode d’annoncer une proposition ou une décision.

• « J’ai l’honneur de » est placé au début de la phrase :

« J’ai l’honneur d’accuser réception de votre lettre du ….. ».

• « j’ai l’honneur de » est placé dans le corps de la lettre :

« Par votre lettre dont la référence l’objet sont repris en marge, vous avez bien voulu
me saisir au sujet de …. y faisant suite, j’ai l’honneur de …».

• j’ai « l’honneur » est placé vers la fin de la lettre :

 10

« Par votre lettre citée en référence, vous m’avez saisi au sujet de …. Votre
offre a fait l’objet d’un examen approprié par mes services spécialisés qui ont relevé ce
qui suit : …
Aussi ai-je l’honneur de … ».

1.2.1.2Bien vouloir

Cette expression contient en elle l’idée de bienveillance. Elle est souvent

utilisée avec l’allocution «avoir l’honneur de », ceci dans la même phrase pour rendre
plus évident le respect que l’Administration doit à ses usagers.
« J’ai l’honneur de vous demander de bien vouloir ».

« Je vous prie de bien vouloir procéder à la régularisation de cette écriture ».

1.2.1.3Vouloir bien

Cette formule est utilisée uniquement par le supérieur hiérarchique et à l’endroit

du subordonné. Elle traduit un ordre qui doit être exécuté dans les meilleures délais.

« En prélude à la réunion que je préside le … dans la salle … à …, j’ai

l’honneur de vous demander de vouloir bien apprêter les données des participants et
de veiller à la propreté des lieux ».

1.2.2 Les autres formules usuelles couramment utilisées dans la rédaction

administrative

Il s’agit de :

1.2.2.1Dans les meilleures délais, dès que possible, le plus tôt possible

Ces formules s’utilisent indifféremment par les supérieurs et les subordonnés.

Cependant, il est plus déférant pour un subordonné qui demande l’envoi d’un
document ou d’un renseignement d’écrire, « dans les meilleurs délais possibles ». Par
ailleurs, dans un document adressé à un supérieur et qui requiert une certaine urgence
dans son traitement d’écrire, « dans les délais que vous jugerez les meilleurs » .

1.2.2.2Faire connaître, faire observer, faire remarquer, faire savoir, porter

à la connaissance de

Ces locutions sont uniquement employés du supérieur au subordonné. Par

déférence, le subordonné ne doit pas les employer, car elles cachent un élan
d’arrogance.
 11

1.2.3 La responsabilité

Les écrits administratifs engagent l’administration vis-à-vis du public.

L’autorité signataire d’un document engage sa responsabilité sur son contenu. Le souci
de responsabilité se manifeste par le refus de l’anonymat. Toute signature sera suivie
de la transcription dactylographique et précédée de la mention qualité du signataire.

La correspondance est signée en principe par la plus haute autorité du service.

Sur un plan général, la correspondance sera rédigée à la première personne du
singulier « je ». Le « je » marque la responsabilité de celui qui s’exprime.

- je vous informe du transfert de votre service à Bafoussam

- j’ai l’honneur de vous rappeler vos obligations
- j’ai décidé de vous accorder une promotion

La troisième personne du singulier est plus souvent employée dans les actes
réglementaires (décrets, arrêtés, décisions).

• Le Président décrète ;
• Le Ministre arrête ;
• Le Gouverneur décide.

Le pronom impersonnel « on » est à proscrire, car étant incompatible avec

l’esprit de précision et de clarté qui doit caractériser la rédaction administrative.

1.2.4 L’objectivité

L’Administration est au service de tous. Elle représente l’intérêt général et non

des intérêts particuliers. Elle se doit par conséquent d’être impartiale, objective et sans
passion.

Pour atteindre cette objectivité, il ne doit y avoir d’expression arbitraire,

émotionnelle ou sentimentale du genre « souhait, espoir, admiration, joie, tristesse,
impatience, bonne ou mauvaise humeur … ».

1.25 a courtoisie

Elle se manifeste par le respect des nuances hiérarchiques. Les écrits

administratifs doivent éviter les expressions désobligeantes, injurieuses ou péjoratives,
ainsi que les appréciations trop sévères et blessantes pour la dignité ou l’amour propre
des collaborateurs.
 12

1.2.5 La prudence

L’écrit administratif doit toujours être imprégné de prudence car il engage la

responsabilité de toute l’Administration. Toute faute, erreur ou négligence révélées par
un écrit seront imputées par le public à l’ensemble de l’ Administration. La mesure
prise par un commis de l’Etat doit pouvoir être acceptée par son successeur dans
l’optique de la continuité de l’action administrative. Cette prudence commande qu’on
affirme que ce qui est vérifiable.
 13

LECON 2 :
DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

2.1 Les documents administratifs

Le participant doit être capable de les identifier et les rédiger.

On distingue :

2.1.1 Les documents d’usage général

Ces documents sont utilisés du supérieur au subordonné, d’égal à égal et du

subordonné au supérieur.

2.1.1.1 Le bordereau d’envoi

a) Objet

Il a pour objet la transmission d’un dossier ou d’une série de pièces relatives à

un même affaire. En règle générale, il est utilisé lorsque l’expéditeur :

- n’a pas d’avis particulier à donner ;

- veut exprimer un avis sommaire ne nécessitant pas l’envoi d’une lettre.
Le bordereau d’envoi peut aussi comporter une décision :

« En retour votre demande de permission avec avis défavorable ».

b) Formules usuelles d’expédition

Les formules les plus employées sont les suivantes :

- Pour information et retour

Elle indique que le document est adressé au destinataire pour qu’il en prenne
connaissance et le retourne à l’expéditeur.
- Aux fins d’enquête

Elle oblige le destinataire à procéder ou à faire procéder à une enquête et à

rendre compte en retournant le document à l’expéditeur qui ici est son supérieur
hiérarchique.

- Pour suite à donner

 14

Elle oblige le destinataire à donner une suite à l’affaire en objet et le dispense

de rendre compte s’il est à un échelon subordonné. . Le document reste entre ses
mains.
- A toute fin utile

Elle laisse le destinataire libre de donner ou de ne pas donner suite à l’affaire et

le dispense dans tous les cas de rendre compte. Le document reste entre ses mains.
- A titre de renseignement ou d’information

Elle indique que le destinataire n’a pas à intervenir et la pièce reste entre ses
mains.

- A titre de compte rendu

Elle indique au destinataire que le document n’est pas accompagné d’un rapport
particulier. La formule ne peut être employée que par un subordonné.

- Pour avis

Elle indique au destinataire qu’il aura à émettre un avis motivé sur l’affaire qui
lui est soumise. Généralement le supérieur porte son avis sur son document alors que
le subordonné le lui fait parvenir par note.

2.1.1.2 Le message-porté

Le message-porté est également un document interne destiné à véhiculer une

information auprès de plusieurs personnes. Sa formulation est simple.

« Le Directeur de la Formation à tous les stagiaires AES de la dix huitième

promotion ».

« Honneur vous informer arrivée Gouverneur par vol AF 941 à Paris ce

jour 27 août 2006 à 6 heures précises ».

2.1.1.3 La Note

a Objet

A l’intérieur d’une même administration, d’un même service, on n’échange pas

de lettre. Il est cependant nécessaire de garder des traces des ordres ou des indications
qui sont transmises par un supérieur à un autre ou à un collaborateur. On utilisera dans
ce cas, la note dont on conservera un double.
 15

La note est un document traitant d’une affaire courante qu’on adresse :

- soit à un supérieur hiérarchique ;
- soit à un collègue ou à un égal ;
- soit a un Subordonné.

b Les différents types de note

On peut en distinguer de deux sortes :

- La note de présentation, qui accompagne généralement un rapport ou un dossier et
qui résume les raisons qui ont conduit le rédacteur à rédiger le rapport de telle ou
telle autre manière ;

- La note d’information, qui attire l’attention sur un problème donné, peut être
adressée à un subordonné, un égal ou un supérieur.

2.1.1.4 La présentation et la rédaction de la note

a) La présentation

La note est une analyse précise des faits en vue d’orienter le destinataire vers
une action déterminée qui ici, est la prise de décision. La rédaction de la note n’est
soumise à aucune forme particulière. Elle ne comporte aucune formule de politesse ou
de rappel. Toutefois, elle obéit aux règles de présentation communes aux documents
de la correspondance administrative. Son libellé comporte le titre «note placée en haut
et au centre de la feuille» suivie de la mention de son destinataire qui peut être
désigné :

« Note à Monsieur le Directeur de la Formation de la BEAC ».

Lorsqu’il s’agit d’une note adressée à un supérieur, le libellé le plus déférent est
le suivant :

« Note à l’attention de Monsieur ».

S’il s’agit d’une personnalité de Haut niveau, on écrira :

« Note à la haute attention de Monsieur le Gouverneur de la BEAC ».

« Note à la très haute attention de son Excellence Monsieur Le Président de

la République ».

La note comprend :
 16

- Le préambule

Il est bref, précis et complet. Il renseigne sur l’objet de la note ou du rapport, la

cause qui l’a motivée, son importance, ses limites et son intérêt.

Il oblige le rédacteur de la note à définir exactement ce qu’il traite.

«Vous m’avez demandé, par lette N°… du …, de rechercher le moyen

d’améliorer le fonctionnement du Service de la Formation Interne, en vue de
satisfaire les demandes émanant des différents Centres ».

« Vous avez bien voulu me transmette, en date du …, pour examen et avis, le

dossier relatif à la restructuration des banques au Cameroun ».

«Vous m’avez chargé, par votre note du …, de reprendre la conclusion de

mon rapport de mission au FMI du … au…, et d’examiner dans une étude spéciale
l’incidence financière de la chute des prix des matières premières sur les économies
des pays de la CEMAC. ».

« Vous avez bien voulu me transmette pour étude et note … »

- L’introduction

Elle est claire, logique et impartiale. Elle indique la méthode choisie pour réunir
les éléments constitutifs de la note.

« Cette étude appelle de ma part, l’analyse, les observations et les suggestions

ci-après :… ».

- Le développement

Il doit être solide, ordonné et concret. Le rédacteur ne peut se contenter de

rapporter des faits et de les analyser l’un après l’autre. La note n’est pas un catalogue,
mais une démonstration qui exige :

- d’interpréter : c’est-à-dire rechercher les intensions pour juger de la

valeur d’un acte ;
- de distinguer : c’est-à-dire séparer l’essentiel de l’accessoire ;
- d’argumenter : c’est-à-dire discuter chaque proposition, justifier tout
avis ;
- de proposer : c’est-à-dire aboutir à des propositions concrètes et
sérieuses. Quand plusieurs solutions sont possibles, on examine les
divers avantages et inconvénients de chacune d’elle, en allant de la
moins favorable à celle qui offre le meilleur avantage pour les plus
 17

faibles inconvénients. Proposer c’est prévoir les objections à l’avance et

les réfuter à l’aide des preuves certaines. Proposer c’est enfin soigner les
transitions afin de donner à l’ensemble du travail cette impression
d’unité, de confiance et de solidarité qui emporte l’adhésion du lecteur.

- La conclusion

Elle doit être naturelle, simple et pratique. Elle découle tout naturellement d’une
argumentation rigoureuse. Et pour ainsi dire, elle s’impose d’elle-même. Elle sera
simple c’est-à-dire apporte la réponse à la question posée dans le préambule et
pratique c’est-à-dire suggère, préconise et émet un avis en vue d’une bonne prise de
décision.

« Au terme de cette étude qui a démontré l’importance des titres publics à

souscription libre, et eu égard à la surliquidité générale du système bancaire, nous
recommandons … ».

b) la rédaction de la note

Il faut :

• Disposer les arguments

Il n’existe pas de plan préfabriqué. Chaque sujet a le sien.

On le trouve :
- en posant un problème (c’est une manière de questionner le texte, l’auteur,
de se poser des questions à soi-même) ;
- en déterminant le but (la solution, la conclusion, le point de vue auquel on se
range).

• Jouer sur la clarté et la précision

La note expose et justifie. Il est conseillé autant que faire se peut de se servir de
la méthode inductive. Pour ce faire, il importe de prendre les précautions suivantes :

- trop de subjectivité altère les faits. L’interprétation personnelle nuit à la

qualité de l’analyse. Ici on pose la question « pourquoi » ;

- un souci excessif d’objectivité condamne le rapporteur à s’abstenir de tout

jugement personnel d’où la question « comment ».

Ces deux aspects sont aussi nécessaires l’un que l’autre. Le comment permet de
connaître toutes les circonstances (le lieu, le temps, les personnes impliquées, les
 18

moyens en présence …). Le pourquoi permet de rechercher les causes pouvant

expliquer la situation. On comprend dès lors ce qui rend délicat la tâche du rédacteur.

• S’adapter au destinataire

La note se construit sur la base des connaissances techniques mais aussi sur la
base des données psychologiques. Ainsi s’inquiétera t-on de la personnalité du
destinataire et de ses préoccupations :
- qui est-il ?
- que cherche t-il dans une note ?
- que veut-il réaliser ?
- quelle solution attend t-il ?

La plupart des destinataires de la note souhaitent y trouver les éléments d’une

décision, des raisons d’agir ou une simple orientation de la pensée. Il faut donc
réfléchir à cet aspect du travail et rédiger dans l’esprit qui convient le mieux à la
situation des deux parties : l’auteur et le lecteur.

Pour convaincre, il faut être intelligible. Une note mal rédigée court trois
risques :
- être mal comprise ;
- laisser indifférent le lecteur ;
- ne pas être lue.

Une bonne note doit inciter le lecteur à l’action. Il faut donc user d’un style
vivant, d’un vocabulaire imagé et de formules simples et frappantes.

• Etre méthodique pour convaincre

On juge généralement de la qualité d’une note par quatre signes :

- attirer l’attention (par un style direct) ;
- susciter l’intérêt (par la clarté) ;
- forcer l’adhésion (par la pertinence des arguments) ;
- emporter la conviction (par une touche personnelle par la probité
intellectuelle).

La sincérité de la forme reflète celle de la pensée. Pour atteindre cet objectif, on

peut utiliser :

- des verbes au sens fort :

« j’ai constaté, j’ai remarqué, j’ai relevé, j’ai observé, je précise, je signale, je
souligne, je confirme , j’affirme, je rappelle… ».
- L’usage de locutions qui accentuent la portée :
 19

« je dois ajouter, j’estime devoir souligné, j’attache du prix à, il est nécessaire

de préciser, il m’a fallu constater,… ».

- l’usage des mots énumératifs :

« en premier lieu, en dernière analyse, au surplus de, d’une part, en outre, par
ailleurs, de surcroît… ».

- l’usage des mots en forme de litote :

« il importe de ne pas perdre de vue , il ne faut pas sous estimer ; il ne saurait

être question, il y a lieu de noter, il convient de rappeler que… ».

• Comment donner vie à sa note ?

- En l’articulant habilement par une ;

- En l’aérant le plus possible (phrases courtes, les alinéas fréquents etc.…) ;
- En évitant la monotonie par la suppression des répétitions et mots inutiles ou
quelconques ;
- En l’animant au moyen d’une typographie variée (mots détachés, termes en
italiques, usage des guillemets,etc.

2.1.1.5Les documents destinés aux Autorités Supérieures

2.1.1.5.1 Le compte rendu

a) Rappel de certaines définitions

L’expression «compte rendu» se compose de deux mots :

- compte
- rendu (rendre) c’est-à-dire rendre compte de, exposer, analyser, raconter.

« compte rendu d’une réunion, d’une mission ».

b) Qu’est-ce qu’un compte rendu

Le compte rendu est un document dans lequel on relate de manière détaillée ou

concise :
- un événement ;
- une situation de fait ;
- des discussions qui se sont déroulées au cours d’une réunion.

c) La forme du compte-rendu
 20

Sa forme n’est soumise à aucune règle particulière. Le compte rendu doit

toujours être confirmé par écrit.

d) Les caractéristiques du compte rendu

Il doit être exact et précis. Dans le cas d’un événement ou d’une mission, il sera
indispensable de préciser les dates, le lieu, les heures, les circonstances, le nom, la
qualité , les fonctions des personnes mentionnées, l’adresse exacte des témoins,etc.

L’objectivité ici est de rigueur. Le rédacteur d’un compte rendu ne juge pas,
n’interprète pas et ne fait de propositions d’actions. Il relate ce qui se dit d’important
sans intention particulière. Le compte rendu comporte un préambule, une introduction,
un corps et une conclusion.

2.1.1.5.2 Le rapport
a) Définition

Le rapport est l’une des manières dont un subordonné rend compte à son
supérieur d’une question importante. Autrement dit, un rapport est un document
traitant d’une question importante et qu’on adresse toujours à un supérieur soit :
- à titre de compte rendu ;
- en vue d’entraîner des instructions détaillées ;
- afin de faciliter la prise de décision d’un supérieur sur une affaire donnée.

Toutes les questions peuvent faire l’objet d’un rapport :

- les rapports qui précèdent les projets de Loi ou de décret et qui portent le
nom « d’exposé de motifs » ;
- les rapports relatifs à un problème appelé à être discuté devant une
commission d’étude, d’enquête ou d’inspection ;
- les rapports d’activité, rapport d’exécution d’une mission, rapport annuel,
rapport hebdomadaire du marché monétaire…

b) Différence entre le rapport et le compte rendu

Le rapport a une portée plus générale et plus intellectuelle et aboutit

généralement à une conclusion. Le compte rendu relate les faits sans les interpréter, les
juger et tirer des conclusions. Le rapport évoque non seulement un certain nombre de
données objectives mais s’efforce d’en dégager des conclusions et d’aboutir à des
propositions sur lesquelles son destinataire est libre de les approuver ou non.

c) Présentation et forme du rapport

 21

Il n’y a pas de règles obligatoires de forme dans la rédaction d’un rapport.

Toutefois, un rapport s’annonce par son titre et son destinataire.

« rapport de … à Monsieur »

Le rapport comme la note comporte une mention marginale qui en indique

sommairement l’objet. Ce dernier peut figurer également dans le titre.

« Rapport sur la mécanisation des opérations de la salle de tri ».

Le rapport se rapproche de la note en ce sens qu’il n’y pas de formule d’appel ni

de formule finale ou de courtoisie. Le signataire d’un rapport s’adresse à son
destinataire à la 2ème personne du pluriel : « Vous ».

« par ordre de mission n°… du ... vous avez bien voulu mettre en mission à … une
équipe de contrôleurs de BEAC aux fins de … »

« Le présent rapport qui nous est adressé fait suite à … ».

La signature du rapport doit être précédée de l’indication de la qualité des

fonctions du signataire.

d) Plan et contenu du rapport

Un rapport est souvent un texte long et urgent. De ce fait, il importe de le

pourvoir d’un plan et surtout d’une bonne introduction et d’une conclusion valable. Le
destinataire du rapport doit être informé tout de suite :

- de la nature de l’affaire ou du problème posé ;

- de votre avis, point de vue et suggestions et propositions éventuelles.

La lecture de l’introduction renseigne immédiatement sur l’affaire ou le

problème et donne un aperçu des solutions.

2.1.1.5.3 Le procès-verbal
a) Définition et objet :

Un procès-verbal peut porter sur :

- une narration ;
- un constat d’activité d’une commission , d’une réunion, d’une assemblée.

Le procès-verbal est un acte écrit. C’est la restitution pure et simple des faits.
 22

« Procès verbal d’une séance de travail (Conseil d’Administration, Comité

Ministériel, Assemblée Annuelle, Comité d’Audit, Comité Monétaire et
Financier National, Conseil Nationaux du Crédit...).

b) Différences entre procès-verbal et rapport

Le Procès-verbal se distingue du rapport par les caractères suivants :

- exposé fidèle et complet des faits.
- établit par une personne qualifiée ;
- signé la plupart du temps par le ou les déclarants pour garantir l’authenticité.

A la différence du compte-rendu de réunion, le Procès-verbal de réunion fait

ressortir fidèlement les déclarations de chaque membre. Il est signé soit par tous les
participants à la réunion, soit par le Président ou le secrétaire de séance. Le procès-
verbal administratif compte toujours un préambule avec la date, l’heure, le lieu de la
réunion ainsi que la liste des participants.

2.2 La lettre administrative

La lettre administrative est le moyen par lequel une administration adresse une
correspondance à une autre qui lui est semblable ou différente. C’est également le
moyen par lequel une personne morale ou physique saisit une administration.

2.2.1 La lettre à forme personnelle

Elle est utilisée par :

- les fonctionnaires et agents s’adressant à un supérieur hiérarchique pour lui
exposer un problème personnel ;
- les supérieurs hiérarchiques répondant à un subordonné à propos d’un
problème personnel ;
- les représentants de l’administration s’adressant à une personne privée ou
aux représentants d’un organisme privé ;
- les représentants de l’administration s’adressant aux représentants d’une
administration étrangère ou internationale.

Une lettre administrative dans sa forme la plus simple comporte cinq éléments :
- la date ;
- la formule d’appel ;
- le corps de la lettre ;
- la formule de courtoisie ;
- la signature.

La date est inscrite en haut et à droite. Elle est précédée de l’indication du lieu
où la lettre est écrite :
 23

« Bafoussam, le 17 août 2007. »

La formule d’appel est la manière avec laquelle le destinataire de la lettre. Pour
les personnes privées comme pour l’administration, il est d’usage de donner à ses
correspondants un titre quand ils en ont un.

Pour les personnes privées (présidents, secrétaires généraux de société ou

d’association ) :

- Monsieur le Président ;
- Monsieur le Secrétaire Général.

Pour la Banque Centrale :

- Monsieur le Gouverneur ;
- Monsieur le Vice Gouverneur ;
- Monsieur le Secrétaire Général ;
- Monsieur le Directeur Général
- Monsieur le Directeur de la Formation.

Pour les Autorités Politiques :

- Monsieur le Président de la République ;

- Monsieur le Ministre.

Le corps de la lettre ne doit pas commencer par «je», à l’exception de la

formule «j’ai l’honneur ».

La formule de courtoisie est la phase finale de la lettre dans laquelle on exprime

ses sentiments aux destinataires. Elle doit correspondre à la formule d’appel. L’une et
l’autre sont fonction de l’attention, de l’amitié, de la considération ou du respect que le
rédacteur éprouve à l’égard du destinataire.

On distinguera « l’expression » de «l’assurance» :

Le premier terme, c’est-à-dire «l’expression » est obligatoire lorsqu’on

s’adresse à une Autorité d’un rang supérieur. Le deuxième terme à savoir
«l’assurance» s’emploie à l’égard des personnes d’un rang égal ou inférieur aux
signataire de la lettre.

« Veuillez croire, Monsieur le Directeur National, à l’expression de mon

profond respect. »

« Veuillez croire Monsieur à l’assurance de mes sentiments distingués. »

 24

La signature se place immédiatement après la formule de courtoisie. Elle est

précédée du titre du signataire. Le cachet se met à gauche du titre, de la signature et du
nom.

2.2.2 La lettre entre services

Elle est utilisée par deux services d’un même pays ou d’un même organisme ou
encore d’un même centre. Elle doit veiller à la précision et rechercher l’efficacité. Sur
le plan de la forme, elle comporte un certain nombre de mentions spécifiques qui
renforcent son caractère officiel. L’appellation de l’Etat, le timbre du service (Banque
des Etats de l’Afrique Centrale, Services Centraux, Direction de la Formation, Service
de la Formation Initiale et Continue) et la suscription (ou adresse), la signature, le sous
couvert.

D’autres mentions servent à l’identification du document :

- le premier enregistrement ;
- le lieu et la date ;
- l’objet ;
- la référence.

D’autres mentions sont obligatoires dans la lettre entre service alors qu’elles ne le
sont pas dans la lette à forme personnelle.

2.2.2..2 La mention de l’Etat ou de l’organisme

Elle est souvent suivie de la devise nationale placée en dessous ou du logo.

2.2.2.3 Le timbre

C’est la mention d’identification du service émetteur du document. Il figure haut et

à gauche de la page.

2.2.2.4 La suscription ou réclame

Le terme suscription veut dire l’adresse du destinataire d’une lettre. Elle est placé
sur la lettre elle-même ou sur l’enveloppe.

2.2.2.5 La signature
2.2.2.6 Les autres mentions occasionnelles

- la mention pièce jointe P.J. (mettre uniquement le nombre de pièces jointes) ;

- les ampliations.
 25

2.2.2.7 Les mentions circonstancielles à caractère exceptionnel

Les mentions destinées à attirer l’attention sur les aspect particuliers du

document destinataire (exemples : rappel, confidentiel, urgent, projet, duplicata,
archives, à classer…).

2.2.2.8 Le corps de la lettre

Il est conforme à celui de la lettre à forme personnelle. On ne traitera qu’une

seule affaire par lettre. Chaque idée différente fait l’objet d’un paragraphe distinct. Le
texte sera suffisamment aéré pour aider à la clarté de son argumentation. La lettre
administrative ne comporte pas de formule d’appel (exemple Monsieur …) ni de
formule de politesse. Par contre, le respect de la règle de courtoisie fait que l’on
compense l’absence de formule d’appel par l’expression « j’ai l’honneur de ». Elle
peut être remplacée lorsque l’on veut atténuer une réponse définitive par l’expression
« j’ai le regret de ».

2.2.2.9 Classification

Il existe une classification des lettres administratives entre services en fonction

de leurs objectifs et des circonstances qui les ont motivés. On distingue :

- La lettre d’information ou note de service

« j’ai l’honneur de vous faire connaître, de vous signaler, de vous faire savoir, de
porter à votre connaissance ».

« j’ai le regret de vous annoncer… ».

- La lettre d’exposition ou de compte rendu

« j’ai l’honneur de vous rendre compte ».

- Avis ou instruction

« j’ai l’honneur de vous demander, de vous prier de bien vouloir vous demander vos
instructions »

- La lettre d’accusé de réception

« j’ai l’honneur d’accuser réception d votre lettre N°… du … relative à … »

- La lettre de transmission
 26

« j’ai l’honneur de vous transmette pour information ou pour attribution ou pour

compétence la lettre relative à ».

« je vous fais tenir ci-joint »

« je vous prie de trouver ci-joint »

« je vous fais parvenir »

- La lettre d’accompagnement ou de présentation

Lorsqu’on transmet à une autorité un document complexe et/ou volumineux

(dossier, rapport, étude ...), il est souvent utile (surtout si l’on attend un examen rapide
de l’affaire par cette autorité) de lui présenter sous forme de lettre d’accompagnement
les principaux aspects du document transmis afin de lui en faciliter la lecture la
compréhension et la prise de décision.