Comment bien présenter une note ou un rapport ?

Sujet :
Vous êtes rédacteur territorial au
sein du service juridique de la
commune de X. Votre chef de
service vous demande de
rédiger à son attention,
exclusivement à l'aide des
documents joints,
une note sur les pouvoirs du
maire pour lutter contre la
délinquance.
 Analyser le sujet et la commande

• L’analyse de la commande d’un sujet de note ou de rapport est une étape

primordiale à ne pas négliger pour réussir son devoir.
• Cette étape comporte plusieurs objectifs :

1) Comprendre le contexte

• La commande comporte une mise en situation professionnelle, pour

laquelle il faut :
• Repérer la collectivité (nature, situation géographique/économique, taille,
service…),
• Repérer le destinataire (élu, supérieur hiérarchique, DGS…),
• Repérer les fonctions du rédacteur de la note/rapport.

• Il s’agit de repérer également les mots clés pour analyser la commande .

 Analyser le sujet et la commande

2) Cerner l’intérêt de la commande

• Quelle est la nature de la commande ?

• Faire le point sur un domaine global ou particulier ?
• Relever des enjeux (juridiques, techniques, socio-économiques…) ?
• Mettre en évidence des solutions et expériences issues du dossier ?
• Apporter des propositions/solutions opérationnelles (si demandé) ?
 Analyser le sujet et la commande

3) Dégager la problématique en lien avec les attentes de l’auteur de la

commande

• Initier une démarche visant notamment à :

• Mettre en lien différents aspects (juridiques, techniques, socio-
économiques…) du sujet et leur donner du sens pour satisfaire à la
commande,
• Identifier les idées qui s’opposent/convergent,
• Cerner les points de vigilance qui répondent à la commande, ce qui fait
débat…
• Renforcer et étoffer l’orientation suggérée par la commande.
• Etre capable après cette première analyse de la commande de faire le
lien avec la liste des documents joints.
 Repérer les éléments-clés du dossier
• Un dossier documentaire s’examine intégralement avant d’en débuter la lecture et la prise de notes.

• Le repérage des éléments clés s’appuie sur l’aspect visuel du dossier (mise en page des documents) et est

suivi par la lecture active du dossier et la prise de notes. Cette étape s’effectue en 10 à 15 minutes.

• Il est nécessaire d’avoir à l’esprit que chaque dossier est spécifique, propre à la commande, au contexte et
aux attendus de l’épreuve.
• Les objectifs de cette phase sont triples :
• Eviter de perdre du temps
• S’orienter dans le maquis documentaire et aller dans la bonne direction, qui va répondre à la commande…
• Se repérer pour gérer sereinement et efficacement cette étape clé.

• Une des premières questions qui vient à l’esprit est : Quel ordre de lecture privilégier ?
• La règle essentielle est qu’il ne faut pas lire le dossier documentaire dans l’ordre de présentation. En
effet, l’ordonnancement des documents est le plus souvent aléatoire.
• Ce n’est pas parce qu’il ne faut pas lire dans l’ordre de présentation qu’il faut lire dans le désordre, de manière
aléatoire. En effet, il est indispensable de classer les documents.
 Repérer les éléments-clés du dossier
• Comment classer les documents du dossier ?
• On peut schématiquement les classer en 3 catégories (sachant qu’il n’y a pas de « document-piège
» selon les notes de cadrage) :
• les documents souches
Ils sont les plus importants car ils contiennent l’essentiel des informations sur une question en rapport avec
la commande. S’ils ne sont pas systématiquement les plus aisés à consulter, ils ne sont pas non plus
obligatoirement les plus longs.
• les documents complémentaires
Ces documents n’appréhendent que certains aspects du dossier et donc de la problématique. Ils traitent
aussi bien de la dimension technique, administrative, organisationnelle, managériale, juridique etc. On
trouve aussi dans cette catégorie les documents visuels/graphiques qui alimentent les informations données
par ailleurs.
Les documents complémentaires nourrissent les informations contenues dans les documents souches, les
rendent parfois plus accessibles et apportent aussi d’autres informations, moins importantes mais c’est ce
qui différencie une bonne copie d’une copie moyenne.
• les documents redondants
Ceux-ci donnent des informations déjà contenues dans d’autres documents. Ils peuvent cependant
permettre de mieux les comprendre. Tout est question de reformulation et d’appétence avec la nature du
document.
 Repérer les éléments-clés du dossier
• Comment classer les documents du dossier ?
• On peut schématiquement les classer en 3 catégories (sachant qu’il n’y a pas de « document-piège
» selon les notes de cadrage) :
• les documents souches
Ils sont les plus importants car ils contiennent l’essentiel des informations sur une question en rapport avec
la commande. S’ils ne sont pas systématiquement les plus aisés à consulter, ils ne sont pas non plus
obligatoirement les plus longs.
• les documents complémentaires
Ces documents n’appréhendent que certains aspects du dossier et donc de la problématique. Ils traitent
aussi bien de la dimension technique, administrative, organisationnelle, managériale, juridique etc. On
trouve aussi dans cette catégorie les documents visuels/graphiques qui alimentent les informations données
par ailleurs.
Les documents complémentaires nourrissent les informations contenues dans les documents souches, les
rendent parfois plus accessibles et apportent aussi d’autres informations, moins importantes mais c’est ce
qui différencie une bonne copie d’une copie moyenne.
• les documents redondants
Ceux-ci donnent des informations déjà contenues dans d’autres documents. Ils peuvent cependant
permettre de mieux les comprendre. Tout est question de reformulation et d’appétence avec la nature du
document.
 Repérer les éléments-clés du dossier
LES ETAPES
ETAPE 2 : PARCOURIR / SURVOLER ACTIVEMENT LE DOSSIER
Il s’agit ici d’apprécier l’importance et l’accessibilité de documents pour :
• Classer les documents par thème/axe en fonction de la commande (il peut y avoir plusieurs thèmes/axes dans un
document) ;
• Tenter une première hiérarchisation des thèmes : trouver les liens logiques entre les thèmes en fonction de la
commande ;
• Repérer les solutions opérationnelles mises en œuvre par les collectivités le cas échéant ;
• Identifier un document d’accès
Attention : il ne s’agit pas de classer définitivement et arbitrairement les documents. La phase de lecture
est essentielle pour nuancer ce classement.
Les signes qui permettent d’identifier l’importance des documents
• Le titre (déjà vu dans la liste signalétique) ;
• L’accroche ;
• Les intertitres ;
• Le plan le cas échéant ;
• Les encadrés ;
• Les graphiques, tableaux ;
• La présence d’un résumé ;
 Repérer les éléments-clés du dossier
• Il convient d’avoir un questionnement raisonné pour le survol de chaque document :
• - Document d’une lecture a priori aisée, ou pas ;
• - Document de synthèse sur l’objet à traiter ;
• - Document portant sur un point particulier : pourquoi ce point spécifique ?
• - Document qui évoque un point déjà abordé dans un autre ;
• - Document qui ne laisse rien apparaître de particulier au premier abord ;
• Des mots-clés ?
• Et surtout, quel lien avec la commande à traiter ?
 Construire un plan pertinent

UN PLAN : POURQUOI ?
1. Une exigence…
L’exigence du plan figure dans les indicatifs des notes de cadrage des épreuves de notes et de rapports.
Respecter cette attente, c’est révéler sa capacité à intégrer les règles et normes des concours et examens.
• 2. …Qui a du sens
Le plan permet de structurer son devoir. Il apporte une lisibilité et une organisation d’idées au lecteur.
Le plan révèle que le candidat s’est approprié le contenu issu du sujet du dossier et qu’il est en capacité de le
restituer de manière cohérente et efficace. Ces qualités imposent au candidat une organisation personnelle
rigoureuse et lui permettent de rédiger son devoir dans les contraintes fixées.
Le plan est un outil facilitateur de rédaction, il apporte de la fluidité dans l’écriture.
Le plan est également un facilitateur de lecture. Il permet au lecteur de détecter immédiatement la maitrise de
l’exercice, la pertinence globale de la démonstration. Enfin, il donne envie au lecteur d’entrée dans une lecture
approfondie.
 Construire un plan pertinent
UN PLAN : COMMENT ?
1. Impérativement du fond
Le plan doit impérativement présenter un contenu qui renvoie à l’idée générale que le candidat veut démontrer. Ce
contenu est un ensemble d’éléments (idées, arguments, illustrations, nuances…) qui constitueront le cœur du
développement.
Le plan n’est donc pas une ossature hors sol. Il constitue la structure du raisonnement de la démonstration. Le
plan est un ordonnancement d’idées : il apparait comme une succession logique d’idées. Il permet au lecteur de
prendre progressivement connaissance des éléments clés du contenu : contexte de la problématique posée
(éléments factuels, juridiques, économiques, enjeux et objectifs…) et réponse à la problématique (propositions et
solutions de contenu et mise en œuvre). Pour certaines épreuves, le candidat peut s’appuyer sur le mode projet.

2. Obligatoirement une forme

Le plan doit être matérialisé : il se révèle visuellement par une numérotation et un titrage des parties et sous
parties.
Pour des raisons d’efficacité, il est conseillé de s’en tenir à deux parties et deux sous-parties. Cette organisation
impose des choix stratégiques dans le choix des idées essentielles, dans leurs rapprochements et croisements.
Cette exigence atteste que le candidat fait preuve de cohérence et de concision, dans son schéma de pensée.
Le candidat doit choisir une numérotation usuelle, sans fantaisie ni originalité.
Le candidat doit rédiger des titres et sous-titres qui expriment de façon dynamique soit une idée, soit une action en
 L’introduction et la conclusion
I. A quoi sert l’introduction ?
Elle est obligatoire.
Il s’agit de l’amorce du devoir, de la prise de contact avec le lecteur/correcteur. Elle doit expliciter les
enjeux de la commande, du global au local, tout en introduisant le plan.
L’introduction cristallise les qualités de la copie, tout en synthétisant le dossier.

II. A quel moment doit-elle être réalisée ?

Attention, on ne commence pas par l’introduction quand on travaille sur la composition de sa note ou
de son rapport.
La rédaction de l’introduction intervient après le plan, qui suit la prise de notes, qui découle de l’étude
du dossier.
 L’introduction et la conclusion
III. Les grandes étapes attendues dans l’introduction

Le contexte : évaluer la culture générale du candidat pour savoir s’il a une capacité d’abstraction et de
conceptualisation suffisante de façon à pouvoir prendre du recul par rapport à la commande. Montrer que cet
enjeu qui fait l’objet d’une commande s’inscrit dans une démarche plus générale (internationale, régionale, de
politique nationale…). Attention toutefois aux éléments « hors dossier » pour l’amorce de l’introduction (contexte)
dans la note de synthèse (ceux-ci devront être repérés durant la lecture du dossier et la prise de notes).
Essayer de trouver une problématique, afin de faire prendre de la hauteur au sujet et d’avoir une approche
globale de la commande qui découle de celui-ci. Il s’agit de remettre le sujet dans le contexte d’une
problématique. En effet le sujet peut ne pas couvrir tous les éléments donnés par le dossier. La problématique va
permettre de préciser le sujet si la commande est trop vague.

L’annonce de plan : on annonce les grandes parties (deux pour le rapport) et pas les sous-parties.