KIT DES REGLES ET BONNES PRATIQUES DE L’ARCHIVAGE

L’administration se dématérialise progressivement et produit beaucoup d’informations sous

forme numériques, appelées archives électroniques.

Dans le cadre de leurs activités, les agents de la Ville utilisent au quotidien les outils
bureautiques et la messagerie électronique mis à leur disposition. La définition d’une organisation et
d’une stratégie globale au niveau de l’administration communale, est essentielle pour optimiser la
production documentaire et par ailleurs garantir la qualité du service public. La conduite d’une politique
de records management, centrée sur la sélection et la gestion des informations produites ou reçues par
la collectivité quel que soit leur support, et ce tout au long de leur cycle de vie, répond à cette double
ambition.

Meilleure accessibilité de
l’information
Répondre aux exigences
légales et règlementaires
Objectifs

Fiabilité et pérennité de
l’information
Maitrise de risques de
non disponibilité et de la
fuite de l’information

Gain de temps dans la

recherche de
l’information

1
 1- Structurer un plan de classement des dossiers électroniques
Définitions

Une arborescence ou plan de classement informatique est une organisation hiérarchique

de dossiers et de fichiers. Elle est le reflet de l’organisation logique et ordonnée de l’ensemble
des activités d’un service. Elle structure intellectuellement et contextualise les dossiers entre
eux dès leur création.

Simplifier la recherche
de l’information
objectifs

Faciliter les échanges

entre collègues

Simplifier le tri des

documents

Simplifier la
récupération des
archives

Structuration

L’arborescence doit être au plus proche des missions du service (aux niveaux supérieurs) puis,
selon les besoins, chronologique, numérique ou alphabétique (aux niveaux inférieurs).

2
 Elle respecte en outre les principes
suivants :

 Une hiérarchie de dossiers allant du

général au particulier ;
 Un nombre de dossiers de niveau
supérieur n’excédant pas 15,
 Un nombre de dossiers de niveaux
inférieurs limité à l’indispensable;
 Les dossiers doivent être classés en
fonction des informations qu’ils
contiennent : faire la distinction
entre les informations liées à la
gestion du service et des
informations liées aux
compétences et aux missions du
service.
 Des intitulés de dossiers
intelligibles par tous ;
 Aucun dossier de type " divers " ou
" affaires générales " ou " à classer
";
 (5) cinq niveaux hiérarchiques
maximum (chemin d’accès).

Important :
Pour déplacer des dossiers ou des documents, préférer le Copier/Coller au
Glisser/Déposer avec la souris, car cela :
- génère souvent des suppressions involontaires ;
- peut générer des conflits de droits d’accès et empêcher certains utilisateurs d’ouvrir
le document ou le dossier;
- peut entraîner un classement inapproprié.

3
 2-Règles de nommage des dossiers et fichiers électroniques
Définitions :

La compréhension du contenu d’un fichier passe en premier lieu par la lecture de son
nom et par conséquent par la clarté de son énoncé. Mais, comme la manière de nommer les
fichiers varie d’un utilisateur à l’autre, il est bien souvent nécessaire d’ouvrir le fichier pour
comprendre de quoi il s’agit réellement. Alors, établir des règles de nommage pour ces fichiers
est important pour les retrouver facilement sans avoir à les ouvrir. Ceci facilite aussi le tri et les
éliminations futures des documents.
Objectifs

Harmoniser les pratiques

de l’ensemble des agents

Assurer la gestion
pérenne et efficace des
documents électroniques
Permettre à tout agent
de retrouver facilement
l’info ou le document

Règles générales :

Le nom de fichier doit être succinct : il ne doit pas dépasser 31 caractères sans compter
l’extension qui est intrinsèque et automatique. Les éléments du nom du fichier doivent être
séparés par l’underscore (_) tiret du 8 du clavier.

Le nom d’un fichier doit être précis et concis et doit obligatoirement avoir trois (3)
éléments de type :

 la date de création ou date de l’acte administratif, ou de l’événement,

 le type de document,

 le sujet, l’action

 éventuellement, la version

 éventuellement, des suffixes admis par l’ensemble de l’équipe

4
 Elément Règle Exemple

Pour les dates, utilisez le format

normé, séparé par des underscores
pour plus de lisibilité :
Année_mois_jour
2011_12_01_reunion_service_CR
Cela a l’avantage de classer
Date : automatiquement les fichiers par (date est toujours sous la
ordre chronologique dans votre forme : AAAA_MM_JJ)
dossier.

Il s’agit du sujet principal traité au

sein du document.
Formation_nommage_2010
Utiliser de préférence des noms
Sujet : communs ; vous pouvez être
amenés à utiliser des noms de
projets et des noms de lieux.

Préciser l’action effectuée sur le

sujet.

Soyez précis et concis.

Il est important de distinguer les

Action : différents types de travaux. Organisation_exposition_commerce

La précision de l’action permet de

comprendre le phasage des
dossiers.

Elle qualifie la nature du document

: bilan, rapport, note, délibération,
etc. Rapport_activites_2010

Typologie : Il est inutile de mettre « tableau »

pour les fichiers sous tableur.

Lorsque vous suivez des projets

comportant plusieurs phases, vous
pouvez avoir besoin d’un suivi des Regles_nommage_V02
versions.

5
 Version de Noter « V » suivi du numéro de Reunion_dotation_Miramar_CR_VF
votre version et « VF » pour « version
document : finale ».

Les caractères et les pratiques à éviter :

• Ne pas utiliser les signes diacritiques : pas d’accent ni de tréma (ex: é, ô), pas de
cédille (ç).

• Ne pas utiliser les caractères spéciaux et les espaces vides (sauf underscore “_”)
comme /,.?! / \ : * " ‹ › % ( ) @ & etc.

• Ne pas utiliser de mots vides : le, la, les, un, une, des, et, ou etc. ;

• Ne pas utiliser de dénominations vagues, exemples : « divers », « autres », « à classer

»;

• Ne pas utiliser le nom de l’agent créateur ou gestionnaire du dossier et du fichier,

exemples : « martin », « dupont ».

Important :

Le correspondant archivage électronique désigné au sein d’une direction consacre

une partie de son temps à veiller à la bonne organisation et au bon nommage des fichiers et
dossiers ainsi qu’à la diffusion auprès de ses collègues des bonnes pratiques définies
collectivement.

6
 Liste des acronymes usuels :

Bord : Bordereau

Cc : Cahier des charges

Cir : Circulaire

CR : Compte-rendu

Conv : Convention

Delib : Délibération

Num : Numérisation

OJ : Ordre du jour

Prog : Programme

Reg : Registre

Regl : Règlement

TG : Tableau de gestion

7
 3- Gestion des formats de documents électroniques
Définition :

Un format informatique est une convention sur la représentation d’une donnée sur un
support numérique.

Recommandations :

Pour faciliter l’archivage et assurer la visibilité du contenu d’un fichier, il est

recommandé de le mettre après sa validation dans un format pérenne. Pour les données
textuelles, le format PDF/A est le mieux adapté à l’archivage. Les documents en version Word
sont des documents de travail et sont modifiables. Voir le tableau ci-dessous.

Type de document Formats recommandés

Documents textuels PDF/A, XML

Tableur (graphique) CSV, PDF/A, XML

Documents de PDF/A, PDF,

présentation

Images PNG, TIFF 6.0 (non

compressé), JPEG

Plans vectoriels CGM, SVG, PDF/A

Sons MP3, WAV, FLAC

Vidéo MPEG-4-AVC, OGV, AVI

Courriels EML, MBOX

Base de données XML, SIARD, CSV

Fichiers compressés ZIP

8
 4- Elaboration d’un tableau de gestion de documents
Définition :

Un tableau de gestion est un outil de travail qui référence les documents produits ou
reçus par un service et reflète son organisation. Il fixe pour chaque type de document, son
support, sa durée d’utilité administrative (DUA) et son sort final. Il permet aussi de préparer les
versements aux Archives municipales. Il est établi en collaboration avec le records manager.
Le tableau de gestion est susceptible d’être modifié en fonction de l’évolution du cadre
réglementaire et de l’organisation du service.

Méthodologie et structuration :

Le tableau de gestion est précédé d’une note introductive qui explicite les différentes
colonnes qui la composent sur leur utilité et leur organisation. Le tableau doit comprendre 6
colonnes :

1. Typologies de documents : recense les différents types de documents présents dans le

service. La colonne détaille des sous parties représentatives des missions et des activités.
2. Support: précise si les documents sont se trouvent sur support papier ou électronique,
ou les deux.

9
 3. Application et formats : indique l’application informatique utilisée pour la création du
document, ainsi que le(s) format(s) généré(s), pour ce qui concerne les documents
électroniques.

4. DUA ou Délai d’utilité administrative : c’est la durée légale ou pratique pendant

laquelle un document est susceptible d’être utilisé par le service producteur ou son
successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son traitement
final. Le document ne peut être détruit pendant cette période qui constitue sa durée
minimale de conservation.
Il est important de diviser cette colonne en deux pour spécifier d’une part la durée
pendant laquelle les documents restent dans le service et d’autre part la durée pendant
laquelle ils sont stockés aux Archives après leur versement.
5. Sort final : indique le sort que connaissent les documents après expiration de leur DUA,
en fonction de leur intérêt administratif et / ou historique :

• C : Conservation historique aux Archives municipales

• D : Destruction intégrale après visa du Conservateur en chef des Archives
municipales et du Conservateur des Archives Départementales des Alpes-Maritimes
• T : Au titre de la conservation partielle, un tri peut être effectué pour ne verser qu’un
échantillon au service des Archives
6. Observations : précise la nature et le contenu de certains documents, explicite les
critères de tri, l’impression de certains dossiers pour des raisons de conservation,
indique les références aux textes en vigueur, apporte toute information utile.

Le tableau de gestion est un document contractuel, la dernière page comporte les visas du
chef de service, du directeur des Archives municipales et du conservateur des Archives
départementales des Alpes-Maritimes au nom du contrôle scientifique et technique de l’Etat
(conformément à l’article L. 212-10 du Code du Patrimoine).

10
 5- Gestion de la boite mail professionnel
Définition :

Un mail peut être le support d’une transaction importante ou, souvent, d’un échange
d’information éphémère. Les mails produits par les administrations sont des archives
publiques1, soumises aux dispositions du livre II du code du patrimoine, et notamment au
contrôle scientifique et technique de l’administration des archives. La bonne organisation de sa
boite mails relève d’une question à la fois fonctionnelle et archivistique.

Règles générales :

1. Archivage au fil de l’eau des messages importants : assurer le partage immédiat des
informations contenues dans les courriels. Pour ce faire, il faut :
➢ Transférer ou capturer systématiquement les mails importants dans un espace
structuré ou partagé, au fur à mesure de leur traitement et en lien avec les
documents gérés dans le cadre de la même activité.
➢ Les introduire dans le serveur de dossier partagé du service ou à défaut dans la
GED si elle existe pour le service. Avec cette solution un certain nombre de
problèmes est résolu :
• La distinction entre courriels personnels et professionnels s’impose d’elle-
même.
• La gestion du stockage est rationalisée en évitant l’engorgement des
messageries.

1
Code du patrimoine, livre II, art. L 211-1 et 4.

11
 • L’information importante est accessible à toutes les personnes en charge d’une
même affaire.
• Des durées d’utilité administrative (DUA) et des sorts finaux adaptés au contenu
de chaque mail peuvent être respectés s’ils sont rassemblés dans un dossier
correspondant à une activité précise et à une partie d’un tableau de gestion : par
exemple les courriels échangés dans le cadre de procédures de marché publics.

Est appelé message important, ici, un message contenant une information engageante ou utile
pour le fonctionnement du service.

2. Créer une arborescence dans sa boite mail à l’image de celle du serveur, reflet de
l’activité de l’agent. Cette solution résout aussi beaucoup de problèmes :
• L’élimination régulière des mails devenus inutiles.
• Le classement des mails personnels qui permettrait à l’agent d’être protégé
après son départ du service.
• La perte de temps dans l’accès à une information contenu dans un mail ;
• L’archivage des mails en fonction de la durée de conservation légale.

Procédures :

Pour enregistrer un mail reçu avec Microsoft Outlook dans une arborescence (serveur
ou disque dur personnel), il faut :

- se placer sur le message à enregistrer,

- cliquer sur « fichier » puis « enregistrer sous. »

- sélectionner le dossier de destination du mail

- renommer impérativement le fichier selon la charte de nommage et l’enregistrer

- veiller à enregistrer les pièces jointes en les renommant et en les classant dans l’arborescence
du serveur suivant les sujets auxquels elles sont rattachées.

12
 6-Gestion des archives courantes et intermédiaires
Définition :

Les archives courantes sont les documents qui servent à la gestion quotidienne des
affaires. Utilisés fréquemment, ils sont conservés à proximité des utilisateurs, dans les bureaux.

Les archives intermédiaires quant à elles, sont les documents qui ne sont plus d’usage
courant, mais qui sont néanmoins conservés pour des impératifs de gestion et/ou des impératifs
juridiques. Leur archivage consiste à les conserver pendant toute leur DUA (Durée d’Utilité
Administrative) et la détermination de leur sort final.

Responsabilités :

Le mode opératoire de la gestion des documents produits ou reçus par la ville de Cannes
s’adresse à l’ensemble des agents.

Chef de
service

Archives Agent de la
Municipales Archives collectivité

Correspondant
archives/Référent
archivage
électronique

Le chef de service : Il est responsable de la bonne tenue des archives dans le service.
En concertation avec le service des archives, il définit et fait appliquer les règles de gestion des
documents produits et reçus dans son service.

Le correspondant archives/ référent archivage électronique : il est le relai entre les

Archives municipales et le personnel du service. Il coordonne les actions des agents dans le
cadre de l’archivage et sensibilise ses collèges aux consignes d’archivage et d’élimination. Il se
charge aussi de préparer et saisir les versements dans AvenioWeb.

L’ensemble du personnel du service : chaque agent est responsable de la tenue de

ses dossiers, de leur dénomination, de leur rangement, de leur classement interne, de leur
validité. Chacun participe aux opérations d’archivage.

13
 Les Archives municipales : elles forment les correspondants archives et apportent une
aide technique pour la préparation des versements. Elles conservent les documents reçus dans
le respect de la législation sur le tri, la conservation et la destruction des archives publiques.

Rappel : conformément à l’art. L221 du Code du patrimoine, les archives sont l’ensemble
des documents produits et reçus dans le cadre l’activité d’un service, quel que soit son support
(papier, photographie, audio-visuel, sonore, fichier informatique, mails etc.). Les archives
produites par les agents dans le cadre de leur activité appartiennent à la collectivité et non aux
agents. Il s’agit d’archives publiques.

L’archivage, un travail quotidien : Un dossier ou un document est une archive dès sa création
et son bon archivage commence par une bonne prise en charge : un nommage clair et
administratif, une utilisation de pochettes adaptées sans plastiques, sans trombones métalliques
ni agrafes.

Il est recommandé de disposer d’un espace pour conserver les archives intermédiaires
en attente de leur sort final et de leur transfert aux Archives municipales. Les documents sont
stockés sous la responsabilité du responsable de service, le garant de leur bonne conservation.

L’espace de stockage des archives :

- Une salle dédiée, équipée en rayonnages, idéalement dans le service.

- Un espace fermé à clé. La clé est détenue par un responsable ou le correspondant
archives.
- Un espace accessible, non inondable, éloigné des sources d’incendie et des fortes entrées
de lumière. Il est déconseillé de le situer en sous-sol ou sous les toitures. Il est important
de ne pas mélanger les archives avec des fournitures (matériel, imprimantes, balais,
produits ménagers, etc.).
- Les archives doivent être conditionnées en boite standard, rangées par thèmes, sur des
rayonnages, jamais à même le sol.

Il est essentiel de faire des versements réguliers aux Archives municipales pour gérer au
mieux l’espace du local d’archivage du service. Le correspondant archives se charge de préparer
les versements.

Contacts : M. Marcel Faye, records manager, Poste : 20 76.

14