Traçabilité = Gestion des documents

La traçabilité de la production du Services Notices est indissociable du stockage et de l’organisation

des documents de ce service. Nous ne possédons aucun système de gestion des documents formel, notre
contenu est créé et enregistré de façon non gérée et décentralisée sur des partages de fichiers éparpillés et
sur des disques durs individuels. Il n'est pas aisé de rechercher et de partager du contenu et de collaborer
entre nous efficacement.

La traçabilité participe également à faciliter le travail en cours et notamment, au partage de contenus.

SharePoint Server semble une solution intéressante puisqu'il prend en charge les besoins en gestion
de documents qui nous font tant défaut. Entre autres fonctions, plus élaborées et complexes, cette application
offre les possibilités suivantes :

 Stocker, organiser et rechercher des documents.

 Garantir la cohérence des documents.
 Gérer les métadonnées des documents.
 Protéger les documents contre les accès ou les utilisations non autorisées.

Remarque : Elle permettrait d'assurer l’homogénéité des tâches courantes (flux de travail) dans le cas,
peu probable, où Geismar se pencherait sur le délicat sujet du traitement des documents.

Enfin, avant de provoquer les réactions épidermiques courantes chez nous à l'évocation de "gestion de
contenu" et afin d'éviter tout amalgame, confusion, ou tentative d'influence, je désignerai "SharePoint Server"
par " la solution envisagée".

CONCRÈTEMENT

Le Service Notices utilise de nombreuses fonctionnalités propres à la gestion des documents

nécessaires à l'élaboration de ses productions (Vault, Inventor, Autocad, Photoshop, Acrobat pro, contenu
documentaire fournisseurs, certifications, archives, lexiques, dictionnaires, thésaurus, etc..). Nous devrions
stocker tout ce contenu dans un site sous le modèle de "Centre de Documents".

Sur ce site, les membres de l’équipe notices pourront utiliser la fonction de suivi des versions
principales et mineures afin de suivre l’avancement des documents entre les versions. Ils pourront avoir
recours à l’extraction obligatoire pour s’assurer que personne ne remplace le travail en cours d'un membre
notices par inadvertance.

STOCKER ET ORGANISER DES DOCUMENTS CENTRE DE DOCUMENTS

Le modèle de site Centre de documents inclus avec la solution envisagée peut servir à créer des sites
optimisés pour la création, l’utilisation et le stockage d’un grand volume de documents. Les sites créés à partir
de ces modèles disposent de fonctionnalités de gestion de documents spécialisées, telles que l’extraction
obligatoire et le suivi des versions principales et mineures, lesquelles sont activées par défaut. L’extraction
obligatoire permet d’éviter les conflits et la confusion entre les modifications, car un seul utilisateur à la fois
peut modifier un fichier. Le contrôle des versions permet de suivre les modifications apportées aux documents
et facilite la gestion du contenu au fil de la révision. Le contrôle des versions est particulièrement utile lorsque
plusieurs personnes travaillent ensemble sur des projets ou bien, lorsque les informations passent par
plusieurs étapes de développement et de révision.

UTILISER DES TYPES DE CONTENUS POUR GÉRER LES DOCUMENTS DE FAÇON COHÉRENTE

Un type de contenu est un groupe de paramètres réutilisables qui décrivent les comportements
partagés d’un type de contenu spécifique. Les types de contenus permettent d’organiser, gérer et traiter le
contenu de façon cohérente dans une collection de sites. Nous pourrions alors définir un type de contenu pour
chaque type de document afin de nous assurer que ces différents types de documents soient gérés de façon
homogène.

Par exemple, le Service Notices crée deux types de contenus appelés Manuel utilisateur et Catalogue
de pièces détachées. Lorsque les membres de l’équipe accèdent au Centre de documents pour créer un
nouveau document, chaque type de contenu apparaît sous forme d’option sur le bouton Nouveau dans la
bibliothèque de documents. Chaque type de contenu spécifie son propre modèle, afin que tous les manuels
utilisateur et les fiches produit partagent un format commun. Chaque type de contenu signale ses colonnes
personnalisées, afin que, par exemple, tous les manuels utilisateur contiennent des métadonnées sur les
modèles de produit auxquels les manuels font référence. Chaque type de contenu contient même ses propres
flux de travail, de sorte que l’équipe est assurée que chaque manuel utilisateur suit les mêmes processus de
commentaire et d’approbation.
GÉRER LES PROPRIÉTÉS DE DOCUMENT

L’une des méthodes principales qui permet de trouver des informations enregistrées dans un système
de gestion des documents consiste à parcourir ou à rechercher les métadonnées (propriétés de document) qui
sont enregistrées parallèlement aux fichiers : nous ne prenons jamais le temps d’ajouter ou de mettre à jour les
propriétés de document des fichiers que nous enregistrons.

Les programmes et les serveurs disponibles dans Microsoft Office facilitent la création et la mise à jour
des métadonnées des documents. Lorsque qu'on ouvre ou modifie un document enregistré dans un
programme Office version 2007, tel que Word, Excel ou PowerPoint, on peut modifier les propriétés serveur de
ce document dans le panneau Informations sur le document qui apparaît en haut du fichier. Si des colonnes
personnalisées sont ajoutées au type de contenu pour ce document ou à la bibliothèque dans laquelle ce
document est enregistré, ces valeurs de colonne sont affichées sous la forme de champs de propriété dans le
panneau Informations sur le document. En intégrant les opérations de modification des propriétés de
document dans les opérations de modification de contenu, les programmes Office version 2007 aident à
l’amélioration de la qualité des métadonnées de leur contenu.

PROTECTION DES DOCUMENTS

La solution envisagée offre plusieurs moyens de protéger les documents contre les accès ou les
utilisations non autorisées. On peut appliquer la Gestion des droits relatifs à l’information (IRM) à l’ensemble
d’une bibliothèque de documents pour protéger un jeu complet de documents. Cette fonctionnalité permet de
limiter les actions que les utilisateurs peuvent effectuer sur les fichiers qui ont été téléchargés à partir de listes
ou de bibliothèques de la solution envisagée. Elle chiffre les fichiers téléchargés et limite le nombre
d’utilisateurs et de programmes autorisés à les déchiffrer. La Gestion des droits relatifs à l’information peut
limiter les droits des utilisateurs qui sont autorisés à lire les fichiers, pour les empêcher d’effectuer des actions
telles que l’impression des fichiers ou la copie de texte à partir de ces fichiers. Elle aide les organisations à
appliquer les stratégies d’entreprise qui régissent le contrôle et la publication des informations confidentielles
ou propriétaires.

La solution envisagée permet de protéger autrement les fichiers. Si vous souhaitez empêcher les
utilisateurs de lire les brouillons des documents en cours de rédaction, vous pouvez configurer une
bibliothèque de documents avec la fonction de contrôle des versions majeures et mineures, puis spécifier les
groupes d’utilisateurs autorisés à lire les versions mineures (les brouillons). Les brouillons sont des versions
mineures des fichiers ou des éléments de liste qui n’ont pas encore été approuvés en tant que version
principale (majeure). Si vous configurez cette bibliothèque de façon à ce que l’approbation du contenu soit
exigée, les brouillons sont alors publiés en tant que versions majeures uniquement lorsque l’utilisateur, qui
dispose des autorisations requises, approuve le document pour sa publication.

Vous pouvez protéger les documents autrement, en configurant les autorisations pour les dossiers
individuels, les éléments de liste ou les documents. Si la bibliothèque de documents dont vous souhaitez
restreindre l’accès contient uniquement un ou deux fichiers, vous pouvez modifier les autorisations pour ces
éléments et changer les utilisateurs autorisés à les afficher ou à les modifier.

GÉRER LES PROCESSUS LIÉS AUX DOCUMENTS AVEC LES FLUX DE TRAVAIL

Pour permettre la prise en charge des tâches courantes concernant les documents, la solution
envisagée offre des flux intégrés que l'on peut utiliser pour gérer : la révision des documents, la correction, la
validation.

Par exemple, au lieu d'imprimer et de confier un document à valider aux réviseurs, un rédacteur peut
démarrer une tâche sur le document en cours, immédiatement, à partir de Word, la tâche se charge de la
gestion du processus, y compris de l’envoi des messages de notification aux réviseurs, de la création des
tâches qui leur incombent et du suivi de l’état de ces tâches. Les réviseurs peuvent intervenir sur ces tâches
directement dans Word ou dans Outlook.