Outils Collaboratifs CMS

Mahmoud RHZIOUAL BERRADA

©DSI CMS
15/09/2021
Table des matières
1. Présentation :................................................................................................................................2
2. Microsoft Office 365.....................................................................................................................2
3. Accès Office 365............................................................................................................................3
4. Liste des applications Microsoft office 365.................................................................................4
4.1 Courrier (Messagerie Outlook)...................................................................................................4
4.2 Calendrier....................................................................................................................................5
4.3 Contacts.......................................................................................................................................5
4.4 Office en ligne..............................................................................................................................5
4.5 Yammer........................................................................................................................................6
4.6 One Drive.....................................................................................................................................6
4.7 SharePoint...................................................................................................................................6
4.8 Teams...........................................................................................................................................7
4.9 Planner........................................................................................................................................7
4.10 Forms.........................................................................................................................................8
4.11 lists.............................................................................................................................................8

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 1. Présentation :

Le travail collaboratif accélère la prise de décision, dynamise les process et optimise la

productivité. Il nécessite des outils dédiés répondant aux besoins suivants :
 Conférences et réunions en ligne
 Messagerie instantanée et d’équipe
 Gestion de tâches
 Gestion et partage documentaire
 Suites collaboratives
Dans cette politique-là , CMS a mis à disposition de ses collaborateurs « Office 365 » avec
beaucoup d’applications et fonctionnalités

2. Microsoft Office 365

Plateforme collaborative complète et efficace comprenant de nombreuses applications

parfaites pour la communication et l’interaction des équipes.

Tous vos documents sont stockés sur le Cloud Microsoft et sont disponibles n’importe où (au
bureau, chez vous, en réunion). Constamment synchronisés, vos documents sont à jours et
peuvent être modifiés simultanément avec d’autres personnes.

En associant les logiciels les plus performants, tels qu’Excel et Outlook, à des services cloud
de pointe comme OneDrive et Microsoft Teams, Office 365 permet à tous les utilisateurs de
créer et de partager des documents en tout lieu et sur tout type d’appareil.

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 3. Accès Office 365
Afin d’accéder à votre espace Microsoft et l’ensemble des applications et outils collaboratifs,
il suffit de cliquer sur le lien : https://www.office.com/

Puis renseigner votre login (adresse mail @cmscompany.net) et votre mot de passe de
messagerie.

NB : Il est recommandé de modifier votre mot de passe de messagerie

communiqué par le support IT.

Pour modifier votre Mot de passe, veuillez suivre les étapes suivantes :

1- Cliquer sur l’icône en haut à droite puis cliquer sur afficher le compte (screen ci-
dessous)

2- Vous allez êtres redirigés vers une nouvelle fenêtre, Cliquer sur Mot de passe :

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 3- Saisir l’ancien mot de passe et le nouveau mot de passe ainsi que la confirmation du
nouveau mot de passe puis confirmer en cliquant sur envoyer.
Le Support IT reste à disposition pour réinitialiser le mot de passe en cas de perte ou
d’oubli.

4. Liste des applications Microsoft office 365

Office 365 est la suite de logiciels ultime de Microsoft et comprend certains des programmes
les plus polyvalents et révolutionnaires proposés entreprises.

Jetons un coup d’œil aux principaux logiciels Office 365 dont vous avez besoin dans votre
espace de travail pour contribuer à votre productivité et votre collaboration.

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4.1 Courrier (Messagerie Outlook)

Outlook est un logiciel de la suite Microsoft Office qui permet la réception et l'envoi de
courriels, de les classer, mais aussi la gestion d'un carnet d'adresses complet, la gestion de vos
tâches et de votre temps.
Il est important que l’ensemble des salariés utilisent cet outil avec une adresse
@cmscompany.net.
Il permet d’échanger ensemble et de donner de la cohérence à votre communication vis-à-vis
des partenaires internes et externes.
Si certains éléments de recherche sont moins développés que dans la version logicielle,
Outlook met à la disposition de ses utilisateurs plusieurs fonctionnalités pratiques, comme
l’aperçu des documents attachés en pièce jointe sans quitter la fenêtre de sa boîte de réception.

4.2 Calendrier

Le Calendrier est un outil qui permet la gestion de votre temps : planifier des réunions,
réservations de salles de réunions et de ressources, organisation de l’activité, ...
Il est important que l’ensemble des salariés utilisent cet outil.
En effet, il permet de planifier l’activité /les disponibilités de chacun ainsi que de l’ensemble
des ressources CMS (salles, PC etc.…).

4.3 Contacts

L’outil Contacts est l’endroit où vos contacts personnels et contacts de l’entreprise sont
stockés et où vous pouvez afficher les carnets d’adresses de votre organisation.
Donc cet outil permet de répertorier l’ensemble de vos contacts internes ainsi qu’externes

4.4 Office en ligne

Office Online est une suite bureautique en ligne qui permet de créer et de modifier des
fichiers en utilisant des versions légères via un Navigateur Web.
Cet outil comprend les applications Microsoft Office :
 Word,

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  Excel,
 PowerPoint,
 OneNote.
Cette suite bureautique en ligne permet de travailler à plusieurs sur un même document

 Ouvrir un fichier en lecture ou écriture

 Voir les modifications effectuées par les autres
 Converser avec ses collaborateurs au sein du fichier
 Commenter une modification effectuée
 Travailler en ligne ou dans l'application de bureau

Word  : Vous avez besoin de créer ou mettre à jour un fichier texte, tout en invitant d’autres
utilisateurs à le consulter et le co-éditer en temps réel ? La version en ligne de Word permet
de mettre à jour un document en y apporter des modifications en ligne. À noter que Word
pour le web inclut des fonctionnalités de mise en forme basiques comparé à la version de
bureau.

Excel  : Si vous devez mettre régulièrement à jour des données dans des feuilles de calculs sur
Excel, tout en travaillant en collaboration avec d’autres membres de votre équipe sur les
mêmes documents, la version web du logiciel est une solution très pratique. Plus besoin
d’envoyer ou d’enregistrer les dernières versions d’un fichier sur un réseau local : chaque
collaborateur a accès aux mêmes informations en simultané.
Power Point : La version en ligne de PowerPoint vous permet de mettre à jour des slides,
ajouter des éléments visuels (photos, vidéos), pour illustrer et personnaliser vos présentations.
Tout comme Word et Excel, PowerPoint pour le web offre l’avantage de travailler en temps
réel avec d’autres membres d’une même équipe ou de services différents sur un même
document et en ligne.
One note : Bloc-notes plurifonctionnel pour tous vos besoins liés à la prise de notes.

4.5 Yammer

Réseau social privé qui vous permet d’être en contact d’autres personnes, de partager des
informations au sein d’une équipe et d’organiser des projets.
Seuls vos collègues peuvent y participer, également, vos communications sur Yammer sont
sécurisées et visibles par les seuls membres de votre organisation.
Renforcez l’engagement et améliorez la communication au sein de votre organisation. Formez
des communautés autour de centres d’intérêts communs, collectez des idées et des
commentaires, et faites circuler les informations pour que tout le monde reste en phase et
continue de progresser à l’aide de Yammer.

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4.6 One Drive

One Drive fournit un emplacement dans le cloud dans lequel vous pouvez
stocker, partager et synchroniser vos fichiers de travail.
Vous pouvez mettre à jour et partager vos fichiers sur n’importe quel appareil
avec One Drive.
Cet outil permet de sauvegarder vos dossiers dans un espace sécurisé sur le
Cloud. Ceux-ci seront donc consultables depuis n’importe quel appareil.

4.7 SharePoint

SharePoint est une plateforme collaborative développée par Microsoft. Basée sur un site web,
elle permet aux équipes professionnelles de gérer et d’échanger des contenus divers
(documents, applications, etc.).
SharePoint Online est un composant, parmi d’autres, de Microsoft 365 (ou Office 365) basé
sur le cloud et disponible en ligne. Pour autant, il est proposé en tant que produit autonome,
avec plus de fonctionnalités (vues et flux de travail personnalisés, sécurité accrue
notamment).
Tutoriel de prise en main de SharePoint :

https://support.microsoft.com/fr-fr/office/prise-en-main-de-sharepoint-
909ec2f0-05c8-4e92-8ad3-3f8b0b6cf261

4.8 Teams

Microsoft Teams est une application de communication collaborative. Le service s'intègre à la

suite Microsoft Office 365 et Skype et propose des extensions pouvant être intégrées à des
produits autres que Microsoft.
Qu’il s’agisse de conversations, d’appels ou de vidéo, tous les utilisateurs peuvent participer
en même temps, ce qui permet de tous les rapprocher.

Vos documents, photos, vidéos, historiques des conversations et notes de réunion sont
toujours disponibles, la collaboration est donc simplifiée.

Configurez l’espace de votre équipe avec toutes les applications dont vous avez besoin pour
pouvoir rester à un seul endroit au lieu de devoir vous déplacer.

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4.9 Planner

Planner c’est un gestionnaire de tâches développé par Microsoft en parallèle d'Office 2016. Il
propose une solution plus simple et moderne que Microsoft Project, l’outil de gestion de
projets historique de la marque. Planner fait partie de l’offre Office 365, et est accessible
gratuitement à tous les abonnés.
Microsoft Planner propose une solution efficace pour la gestion des tâches. Il permet
d’assigner des missions, de les partager avec ses collaborateurs, et de suivre l’avancement de
chacune d'entre elles. Disponible en versions PC et mobile, il facilite le travail en équipe et la
gestion des différentes missions attribuées à l'utilisateur.
Le gestionnaire de tâches Planner fonctionne sous forme de dossiers nommés Plans, auxquels
il est possible d’assigner des tâches et des périodes de réalisation. Planner permet également
d'exporter le calendrier des tâches dans Outlook, afin de recevoir un rappel lorsqu’une tâche
arrive à échéance ou que le délai est échu. Le calendrier des tâches peut également être
partagé sur Teams pour améliorer le travail en équipe

4.10 Forms

Microsoft Forms est un créateur de sondages en ligne, faisant partie d'Office 365. Publié par
Microsoft en juin 2016, Forms permet aux utilisateurs de créer des sondages et des
questionnaires avec marquage automatique. Les données peuvent être exportées vers
Microsoft Excel.
 Créez des formulaires faciles à compléter pour vos administrateurs et vos audiences.
 Sollicitez rapidement les avis à l’aide d’un sondage ou recueillez des informations
plus détaillées grâce à un questionnaire à ramifications.
 Visualisez instantanément les réponses et accédez à des analyses avancées.

4.11 lists

Contrôlez tous les aspects qui vous importent grâce à l’application intelligente de suivi des
informations Lists dans Microsoft 365. Collaborez avec qui vous voulez, où que vous soyez. Établissez
des listes pour mieux vous organiser (événements, problèmes, ressources, etc.).

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Avec plusieurs modèles prédéfinis, Lists peut être créé et rempli rapidement. Si vous
souhaitez une personnalisation, Lists peut être aussi créé depuis zéro ou importé à partir
d’Excel.

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