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INSERER DES OBJETS - LE RUBAN INSERTION ........................................................................................ 3 TABLEAUX ................................................................................................................................................................ 4 Les tableaux croiss dynamiques ....................................................................................................................... 4 Cration dun tableau crois............................................................................................................................... 5 Comparer des valeurs entre elles ........................................................................................................................ 8 Comparer des valeurs avec le total ..................................................................................................................... 9 Ajouter un champ calcul.................................................................................................................................. 10 Ajouter une flche ............................................................................................................................................. 11 Incorporer une zone de texte ............................................................................................................................. 11 LES GRAPHIQUES .................................................................................................................................................. 12 Document de dpart ......................................................................................................................................... 12 Mettre en page le graphique dans la feuille de calcul ...................................................................................... 16 Modifier le graphique laide de lassistant .................................................................................................... 16 Ajouter une srie de donnes ............................................................................................................................ 17 INSERER DES IMAGES ............................................................................................................................................ 18 Insrer des images partir dun fichier connu. ................................................................................................ 18 Insrer des images partir dune bibliothque. ............................................................................................... 18 Traitement de limage insre ........................................................................................................................... 19 INSERER DES LIENS HYPERTEXTE ......................................................................................................................... 19 TRAITEZ VOS DONNEES LE RUBAN DONNEES .................................................................................... 20 LIAISON ENTRE FEUILLES DE CALCUL ...................................................................................................................... 21 CONSOLIDER DES TABLEAUX .................................................................................................................................. 23 Consolidation laide dune formule de calcul ................................................................................................ 24 Consolidation par loutil consolider ................................................................................................................. 25 LE MODE PLAN ................................................................................................................................................... 29 Travailler en mode plan .................................................................................................................................... 29 Cration dun plan ............................................................................................................................................ 29 Utiliser le mode plan ......................................................................................................................................... 30 GERER VOTRE DOCUMENT - LE RUBAN REVISION.............................................................................. 32 PROTECTION DES DOCUMENTS ............................................................................................................................. 33 Protection des cellules ...................................................................................................................................... 33 B/ Protection de certaines cellules dune feuille de calcul ............................................................................... 34 Utilisation dune feuille de calcul partiellement protge ................................................................................ 35 PROTECTION DU CLASSEUR ..................................................................................................................................... 35 PROTECTION DU FICHIER ......................................................................................................................................... 36 INDEX ................................................................................................................................................................... 37
Tableaux Les tableaux croiss dynamiques Un tableau crois dynamique est un analyseur de donnes. Ces donnes sont gnralement issues dune liste Excel mais peuvent galement provenir de donnes externes.
La cration dun tableau crois dynamique est assiste par Excel. A partir dune liste dlments contenus dans une liste, vous allez pouvoir obtenir des informations croisant plusieurs critres. Par exemple, prenons la liste ci-dessous. Elle reprsente le nombre de vhicule doccasion vendus au cours dun semestre. Ces vhicules sont classs par marque, par vendeur et par type de carburant.
A laide de lassistant vous allez chercher obtenir 2 tableaux : 1/ Le nombre de vhicules diesel et essence vendus par chaque vendeur. 2/ Pour chaque marque le nombre de vhicules vendus par type de carburant et par vendeur.
vous obtenez la bote de dialogue ci-contre. Remarquez dans cette bote de dialogue que le tableau peut tre construit partir de donnes externes. Loption par dfaut a slectionn la totalit de votre liste. De prfrence conservez loption choisie pour lemplacement de votre tableau crois, savoir une nouvelle feuille de calcul
Livret Utilisateur Excel 2007 Niveau 2 A laide de la souris vous allez faire glisser les tiquettes de champs de la liste vers les emplacements dsirs dans le futur tableau.
Pour obtenir le nombre de vhicules diesel et essence vendus par chaque vendeur, faites glisser les noms de champs vers les emplacements voulus savoir : Le champ carburant en tiquette de colonne Le champ vendeur en tiquette de ligne Et le champ nombre en zone Valeurs . Le rsultat obtenu est le suivant :
Livret Utilisateur Excel 2007 Niveau 2 Autre exemple, pour chaque marque le nombre de vhicules vendus par type de carburant et par vendeur.
a) cliquez sur longlet Afficher les valeurs , b) dans la zone "Afficher les valeurs", slectionnez "Diffrence en % par rapport" c) cliquez "carburant" dans la liste "champ de base" d) puis "diesel" dans la liste "lments de base", e) cliquez sur OK pour valider les nouveaux calculs.
Le rsultat fait apparatre quAlain a vendu 21,28% de vhicules essence de moins que de vhicules diesel. Pierre, lui en a vendu 65.57% de moins.
cliquez sur longlet Afficher les valeurs , dans la zone "Afficher les valeurs", slectionnez " % du total" cliquez sur OK pour valider les nouveaux calculs Terminez en appliquant le format de nombre Pourcentage avec 2 dcimales
Vous obtenez ainsi le pourcentage que reprsente chaque vente de vhicule par vendeur et par marque par rapport au total des vhicules vendus.
1 - changez le nom (ici crivez par exemple "prvisions"), 2 - slectionnez "Nombre" dans la liste des champs, 3 - cliquez sur le bouton "insrer un champ" 4 - dans la zone "formule" compltez en multipliant par 1.15.
Vous obtenez rsultat suivant (aprs mise en forme des nombres 2 dcimales) :
Les Graphiques Les graphiques permettent dillustrer de faon claire les donnes chiffres dun tableau.
Document de dpart Un graphique est toujours cr partir dun tableau ralis sur une feuille de calcul Excel. Vous allez concevoir un graphique partir du tableau ci-dessous :
Pour construire un graphique, il vous suffit de cliquer sur lune quelconque des cellules du tableau contenant les donnes prendre en compte. Il est cependant possible de ne slectionner quune partie des donnes si le graphique ne doit porter que sur celles-ci (notamment si vous ne souhaitez pas inclure les lignes et /ou les colonnes de total. La plage de cellule slectionne ne doit pas comporter de lignes ou de colonnes vides. Celles-ci seront interprtes comme des valeurs zro dans le graphique et vont gner la lecture de celui-ci. Pour viter davoir des chelles trop importantes, il est prfrable de ne pas prendre en compte les colonnes et les lignes de totaux, sauf ncessit absolue. Dans notre exemple, la plage de cellules slectionner sera : A3:D7
Livret Utilisateur Excel 2007 Niveau 2 Cration dun graphique Le graphique sera cr sur la feuille contenant dj le tableau (ou sur une autre feuille du classeur) par lintermdiaire de longlet graphique. Le graphique ainsi cr sera un objet de la feuille de calcul sur laquelle il apparatra. Pour le 1er exemple vous allez construire un graphique en colonnes (histogramme). 1) Slectionnez la plage de cellules A3 :D7 de votre tableau (voir page prcdente). 2) Cliquez sur loutil colonne (voir schma ci-dessous).
Diffrents types de graphiques vous sont proposs. cliquez sur le bouton correspondant votre choix. (pour cet exemple vous un histogramme en 2 dimensions).
Livret Utilisateur Excel 2007 Niveau 2 Votre graphique apparat immdiatement sur votre feuille. Vous pouvez prsent en amliorer la prsentation.
Excel vous propose une mise en page rapide de votre graphique. Slectionnez-le en cliquant dessus puis cliquez sur loutil Disposition rapide Dans cet exemple nous avons retenu la 1ere prsentation.
Livret Utilisateur Excel 2007 Niveau 2 Changez rapide ment laspect de votre graphique en utilisant loutil cration
a) Modifiez le titre Cliquez sur le titre pour le modifier b) Modifiez le quadrillage Pour amliorer la lisibilit des informations il vous est possible de quadriller l'axe des abscisses et/ ou celui des ordonnes. Cliquez sur le quadrillage avec le bouton droit de la souris, puis sur Format du quadrillage. c) Modifiez la lgende Vous dcidez ici de laspect de la lgende. Cliquez sur la lgende avec le bouton droit de la souris, puis sur Format de la lgende.
De la mme manire, tous les lments du graphique (axes, barres, fond, ) sont modifiables.
a) Slectionnez lobjet graphique en cliquant dessus b) Lancez lassistant en cliquant sur loutil dsir
NB : Vous pouvez aller chercher des images vers dautres sources en utilisant les liens proposs au du cadre Images clipart .
Insrer des liens hypertexte Vous pouvez insrer des liens hypertexte sur des images, graphiques ou simplement texte saisi dans vos cellules. Le lien hypertexte peut renvoyer vers une cellule du classeur, vers un autre fichier ou vers un site internet. Pour insrer ce lien, slectionnez lobjet ou le texte et utilisez loutil Lien hypertexte du Ruban Insertion.
Utilisez la rubrique qui correspond la cible du lien que vous dsirez insrer :
Livret Utilisateur Excel 2007 Niveau 2 Vous allez totaliser sur la feuille Synthse les ventes de janvier pour les deux usines. Vous allez procder comme suit : 1) Slectionnez la cellule o devra apparatre le rsultat. Il sagit de la cellule C3 de la feuille Synthse . 2) Ecrivez au clavier le signe = . Celui-ci saffiche dans la barre de formule. 3) Cliquez sur longlet de la feuille Usine 1 . Celle-ci saffiche lcran. 4) A laide de la souris, cliquez sur la cellule contenant les ventes de janvier pour lusine 1. Il sagit ici de la cellule C3. Dans la barre de formule sinscrit : =USINE 1!C3 Excel indique le nom de la feuille de calcul et celui de la cellule auquel on dsire se rfrer. Remarquez quil sagit dune rfrence relative (voir Excel niveau 1). 5) Poursuivez la construction de la formule en tapant le signe + . 6) Cliquez sur longlet de la feuille Usine 2 . Celle-ci saffiche lcran. 7) A laide de la souris, cliquez sur la cellule contenant les ventes de janvier pour lusine 2. Il sagit ici de la cellule C3. Dans la barre de formule sinscrit : =USINE 1!C3+ USINE 2!C3 Terminez la formule en appuyant sur la touche Entre. Ce calcul est dynamique, cest dire que les modifications qui seraient apportes dans la feuille Usine 1 ou Usine 2, seraient automatiquement rpercutes sur la feuille Synthse. Toutes les formules de calcul dExcel peuvent tre utilises selon ce principe (somme, moyenne, max, etc.).
3 onglets :
Il s'agit prsent de consolider les donnes des deux feuilles "Usine 1" et "Usine 2" dans la feuille "Synthse". Excel 2007 Niveau 2 Mise jour sur le site www.admexcel.com 23
La mthode de consolidation est la suivante : 1) Positionnez-vous dans une feuille vierge. 2) Slectionnez la cellule partir de laquelle le tableau sera construit. 3) Cliquez sur loutil Consolider. La bote suivante s'ouvre :
Par dfaut c'est la fonction "SOMME" qui est slectionne dans la zone "Fonction". Il existe dautres fonctions comme par exemple moyenne, max, min, ecart-type, etc. En bas gauche de la bote de dialogue, les tiquettes Ligne du haut et Colonne de gauche sont inactives. Si on coche ces deux cases, le tableau sera construit avec le nom des colonnes (ici les mois) et le nom des lignes (ici les diffrents articles).
Livret Utilisateur Excel 2007 Niveau 2 4) Cliquez dans une cellule quelconque de la feuille Usine 1 pour la rendre active. 5) Slectionnez prsent la plage de cellule B2:D5 comprenant les donnes de la feuille Usine 1 consolider dans la feuille Synthse , ainsi que les titres de lignes et de colonnes.
Cliquez sur le bouton pour valider. La zone choisie devient une source dinformation de la feuille Synthse . Elle sajoute dans le cadre Rfrences source .
Rptez l'opration pour la feuille "Usine 2". 6) Cliquez dans une cellule quelconque de la feuille Usine 2 pour la rendre active. 7) Slectionnez prsent la plage de cellule B2:D5 contenant les donnes de la feuille Usine 2 consolider dans la feuille Synthse, ainsi que les titres de lignes et de colonnes. Il est intressant de noter que la zone slectionne dans la feuille usine 1 est propose par dfaut.
Livret Utilisateur Excel 2007 Niveau 2 Dans la zone rfrence de la bote de dialogue s'affiche alors :
Cliquez sur le bouton pour valider. La zone choisie devient une source dinformation de la feuille Synthse . Elle sajoute dans le cadre Rfrences source .
IMPORTANT : 1/ Avant de quitter la bote de dialogue, il faut mettre une croix dans l'option Lier aux donnes source si vous dsirez crer un lien dynamique entre la source et la feuille de synthse. Attention, la cration dun lien dynamique va alourdir votre fichier. Il est parfois prfrable de recommencer la consolidation pour mettre jour les tableaux de grande taille. 2/ Cochez les cases Lignes du Haut et/ ou Colonne de gauche si vous avez inclus dans votre slection les en ttes de colonnes et/ ou les en ttes de ligne.
Valider avec le bouton Si vous demandez un lien dynamique, la feuille Synthse apparat alors en mode plan (voir page 29).
LE MODE PLAN
Travailler en mode plan
Le mode plan permet docculter, dans une feuille de calcul, les lignes ou les colonnes que lon appelle lignes ou colonnes de dtail, afin de nafficher que les lignes ou colonnes de synthse, cest dire les lignes ou les colonnes contenant les rsultat dun calcul. Ce mode daffichage est trs pratique quand on utilise de gros tableaux. Il permet de masquer temporairement certaines lignes ou colonnes pour ne visualiser que celles qui vous intressent.
= janvier+fvrier+mars
=avril+mai+juin
Livret Utilisateur Excel 2007 Niveau 2 Pour crer un plan vous procderez comme suit : 1) Cliquez sur une cellule quelconque du tableau 2) Choisir loutil grouper
Lcran va alors changer daspect, et de nouveaux symboles vont apparatre. Ces symboles vont vous permettre de grer le mode plan qui vient dtre cr. Le plan ainsi cr pourra tre supprim par le menu Donnes - grouper et crer un plan - effacer le plan. Pour utiliser le mode plan, voir le chapitre suivant.
Au dessus des en-ttes de colonne sont apparus les symboles du plan. Le tableau est pour linstant prsent dans sa totalit. A gauche les niveaux de plan. Il en existe 3 dans notre cas.
Livret Utilisateur Excel 2007 Niveau 2 Le niveau 1 (sobtient en cliquant sur le symbole 1) masquera tout sauf la colonne de synthse contenant le total du semestre. Les colonnes janvier juin, ainsi que les colonnes 1er et 2me trimestre sont considres comme des lignes de dtail ayant permis dobtenir le rsultat du semestre.
Le niveau 2 masquera les lignes de dtail janvier mars et avril juin qui ont permis dobtenir le total des trimestres. Le total du semestre sera affich
Les symboles situs au dessus des lignes den-tte reprsentent les liens qui existent entre les colonnes de synthse et les colonnes de dtail. Le symbole - permet de masquer les colonne de dtail en cliquant dessus. Le symbole + permet dafficher les colonnes de dtail pralablement masques. La feuille de calcul simprimera telle qu lcran.
1) Slectionnez la feuille protger. 2) Cliquez sur loutil Protger la feuille. 3) Saisissez un mot de passe quelconque (par exemple : secret ). Attention au respect des majuscules/minuscules. 4) Choisissez les fonctionnalits qui seront innacessibles par lutilisateur. (par dfaut, seules les options interdisant la modification du contenu sont actives) 5) Validez avec OK.
Selon votre choix, il sera maintenant impossible de modifier le contenu ou le format des cellules de votre feuille de calcul. Pour supprimer la protection cliquez sur loutil Oter la protection de la feuille. Cette action nest possible que si lon connat le mot de passe.
Pour revenir sur la cellule non protge prcdente, on appuie simultanment sur les touches Ctrl - Tabulation
Protection du classeur
Cette commande permet de protger la structure du classeur (contre des modifications dans lordre des feuilles, la suppression ou linsertion de feuilles de calcul, etc.) et/ ou la modification des fentres (taille, position,) Pour activer cette protection, utilisez loutil Protger le classeur option Protger la structure et les fentres. Un mot de passe optionnel est demand.
Pour dsactiver cette protection, utilisez loutil Protger le classeur et dcochez loption Protger la structure et les fentres
Protection du fichier
Pour interdire compltement l'accs un fichier, il est possible de le verrouiller l'aide d'un mot de passe. Cette protection peut ventuellement se combiner avec une protection des cellules (voir page 33). Ces deux modes de protection sont compatibles entre eux. 1) Utilisez le Bouton Office - Enregistrer sous 2) Cliquez sur le bouton Outils de la bote de dialogue 3) Cliquez sur loption Options gnrales. 4) Sur la ligne "Mot de passe pour la lecture" et/ ou Mot de passe pour la modification saisissez votre mot de passe et validez. 5) Excel vous demande ensuite de saisir nouveau votre mot de passe pour vrification. 6) Validez toutes les botes de dialogue pour enregistrer le fichier avec le mot de passe.
INDEX
groupe de travail, 21
A L
absolue, 12 active, 26 assistant, 16, 17 ligne, 12, 25, 26, 29, 31, 36
M B
motifs, 11 barre doutils, 11, 13, 24 bouton, 11, 13, 16, 26, 27, 28
N
niveaux, 22, 24, 29, 30, 31 nombres, 21, 23
C
cadre, 11, 26, 27 caractre, 11 caractres, 11 classeur, 13, 24, 25, 35 colonne, 12, 17, 25, 26, 29, 30, 31 consolider, 23, 24, 25, 26, 28
O
objet, 11, 13, 16
P D
dplacer, 11, 16, 17 dessin, 11 page, 11, 13, 16, 28, 35, 36 plan, 28, 29, 30 protection, 33, 34, 35, 36 protectiop, 34
E
dition, 16 effacer, 16, 30 emplacement, 21, 24, 25, 35 encadrement, 11, 26, 27 recopier, 24 rfrences, 26, 27 relative, 22
F
feuille, 11, 12, 13, 16, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 31, 33, 34, 35 feuille active, 26 flche, 11, 16 fonction, 25 format, 11, 33, 34 formule, 21, 22, 24, 29 formules, 22, 29, 34 slection, 35 srie, 11, 17 somme, 22, 24 supprimer, 16, 33, 34, 36 symboles, 30, 31
T
texte, 11
G
graphique, 11, 12, 13, 16, 17