I- Présentation de Windex Server

La connaissance se développe lorsqu'on la partage !

Avec le logiciel Windex Server,
indexez, recherchez, gérez et partagez facilement tous les documents de
l'entreprise

Outil de gestion documentaire « clés en main », il offre offre les avantages

suivants

 une mise en œuvre facile et rapide,

 l'utilisation et l'administration en mode Web (via un simple navigateur)
 l'accès sécurisé à tous vos documents
 le fonctionnement sur tous systèmes d'exploitation (PC, Mac OS, Linux...)
 l'indexation et la recherche en plein texte
 la saisie des propriétés d'un document (module GED)
 la gestion des documents par simple « glisser / déplacer » (module GED)

Les fonctionnalités d'indexation

 Indexation automatique, en arrière-plan et planifiable,

 Indexation des documents multi-formats
 Exclusion de mots, Urls, fichiers, types de documents,
 Création des catégories de recherche à partir des méta-données
 Choix des opérateurs booléens dans la langue de l'utilisateur,
 Mise en évidence des mots recherchés dans le document affiché,
 Indexation de plusieurs serveurs, sites Intranet et sites Web
 Indexation différentielle : la 1ère indexation porte sur tous les documents puis les
indexations suivantes uniquement sur les documents modifiés, ajoutés, supprimés
 Support des protocoles HTTP, HTTPS, FILE ...

Les fonctionnalités de recherche

 Recherche multilingue, en plein-texte et en langage naturel,

 La recherche est insensible aux accents, pluriels, minuscules et majuscules,
 La recherche peut être écrite en phonétique
 Recherche des documents par catégories ou thèmes, sur les dates,
 Paramétrage et gestion des opérateurs booléens
 Utilisation des parenthèses pour affiner la recherche,
 Recherche avec la notion de mots proches,
 L'accès sécurisé aux documents

II - Les fonctionnalités du module de GED

Ce module complémentaire à la version standard ajoute les fonctionnalités

suivantes :
Windex Server GED est un logiciel de Gestion Electronique de Documents « clés en
mains » pour
 Gagner du temps et trouver rapidement vos documents,
 Rechercher dans l'intégralité du texte,
 Centraliser et partager la connaissance dans un entrepôt documentaire,
 Sécuriser l'accès aux documents en définissant des droits Utilisateurs,
 Gérer la circulation des documents et leur cycle de vie (Workflow)
 Accéder aux documents au sein de l'entreprise( Intranet),
 Donner accès aux documents depuis le Web (Extranet, SaaS, Cloud).
Windex Server GED offre les avantages d'un outil performant
 simple et facile à utiliser,
 immédiatement opérationnel,
 aucune installation sur les postes des utilisateurs
 une utilisation en mode Full Web (via un navigateur Internet)
 le fonctionnement sur toutes plateformes (Windows, Mac OS, Linux...)
Choisissez votre mode d'utilisation
 en Intranet sur votre serveur de fichiers
 en Extranet (serveur Intranet accessible depuis le Web)
 en mode hébergé (SaaS - Cloud)
III – Présentation technique

 Développé en langage Java 6, le logiciel fonctionne sur tous types de plateformes

(PC, Mac, Unix...).
 Il fonctionne en mode WEB
 Il ne nécessite aucune installation sur les postes utilisateurs
 L'insterface d'administration et d'utilisation, entièrement en HTML, est accessible
via un navigateur Internet
 Module d'administration protégé par login et restriction d'adresse IP.

Conventions

Les symboles présents dans cette documentation vous guideront dans

l'appréhension de certaines notions :

Attention au texte qui suit ce symbole. Il

correspond à :
 des erreurs que les utilisateurs commettent
fréquemment,
 des précisions sur l'utilisation.

Ce symbole indique un conseil d'utilisation.

Ce symbole représente la définition d'une

notion.

Texte Le texte apparaissant sous cette forme

Texte correspond à:
 un libellé d'une zone à l'écran,
 la valeur d'un paramètre,
 un texte source de code Javascript ou HTML

Ce symbole,en fin de ligne de code, indique

que vous ne devez pas tenir compte du retour
 chariot qui a été effectué.

IV - Le module Gestionnaire

Ce module est disponible aux utilisateurs ayant un accès "Gestionnaire". 

Carnet d'adresses 

 le bouton    appelle le module de gestion du carnet d'adresses des

utilisateurs [Plus de détails]

 le bouton   importe un fichier tabulé qui va remplir le carnet d'adresses

(ce fichier peut être celui généré par le bouton Exporter)

 le bouton   sauve le carnet d'adresses dans un fichier tabulé sur le

serveur 

Etats des documents  Importe un fichier qui restaure

et/ou met à jour les
 le bouton    appelle le module de
 gestion des différents états d'un Etats/Workflow/Evénements [Plus de
document [Plus de détails] détails]

Workflow
 le bouton    appelle le module de
gestion du Workflow documentaire
[Plus de détails]
 Sauve un fichier qui contient
toutes les données des
Etats/Workflow/Evénements

Evènements

 le bouton    appelle le module de

gestion des évènements liés à une
action sur un document [Plus de détails]

Lancement de l'indexation

 le bouton   lance immédiatement l'indexation.

Cela permet à l'administrateur d'ajouter des fichiers directement dans l'entrepôt
de Windex Server et prévenir ce dernier de lancer une nouvelle indexation
(incrémentale)

Logiciel BotServer
Cette application associée à Windex Server permet d'autimatiser certaines tâches
(détection de codes barres, conversion de documents, classement de documents
dans des dossiers...)

 le bouton    lance le logiciel BotServer s'il a été installé

 le bouton    arrête le logiciel BotServer

Fichiers de configuration de BotServer

 le bouton   appelle le module d'édition des fichiers de configuration du
logiciel BotServer

V - Gestion du carnet d'adresses

Ce module permet de créer les utilisateurs et de leur associer des droits d'accès aux
documents.

Gestion des profils

Un profil est un ensemble d'informations concernant les utilisateurs à qui il est

associé.
A un profil donné sont associés des droits d'accès aux fichiers.
Un utilisateur ne peut avoir qu'un seul profil.

Les différents boutons

Crée un nouveau profil.

Si un profil est sélectionné dans la liste déroulante, le nouveau profil
correspond à une copie de celui-ci.
Vous pouvez ensuite modifier les paramètres de ce nouveau profil.

Appelle le module d'édition de profils. [Plus de détails]

 Supprime le profil sélectionné à condition qu'il ne soit associé à aucun
utilisateur

Supprime tous les profils inutilisés

Gestion des utilisateurs

Cet espace permet de créer la liste des utilisateurs de Windex Server 

Les informations à saisir pour chacun d'eux sont :

Login Nom utilisé pour se connecter à Windex Server 

Le login doit être unique.

Civilité La civilité : Mr, Mme, Mlle

Nom Nom de l'utilisateur

Préno Prénom de l'utilisateur

m

Service Nouveauté Service auquel est rattaché l'utilisateur

Courrie Adresse Email de l'utilisateur. Cette information est optionnelle

l

Type Indique le type d''utilisateur :

 Externe : Nouveauté utilisateur externe. Ces d'utilisateurs ont un

usage « restreint » de la GED.
L'utilisateur EXTERNE ne peut pas modifier les propriétés, ne voit pas
le module Gestionnaire (carnet d'adresses, Workflow, Evénements...),
ne peux pas envoyer ni messages ni email concernant un document. Il
ne voit pas le carnet d'adresses des utilisateurs de la GED. Le profil
qui lui est associé peut lui donner des droits ou pas (lecture, création
de dossiers....). Cependant, il n'aura pas accès aux modules pré-cités.
Le type EXTERNE permet, par exemple, de donner à 1 client le droit
d'accès à son dossier dans la GED.
Il ne verra pas le reste de l'arborescence (voir création du profil et
 définition des droits) et au minimum, ne pourra que rechercher les
documents dans son dossier, les consulter et les télécharger.

Cette fonctionnalité permet de remplacer un serveur FTP et la création

de comptes FTP.
 Standard : utilisateur standard
 Gestionnaire : utilisateur ayant accès aux modules de gestion (le
carnet d'adresse, les états ...)

Langue Langue de l'interface pour un utilisateur donné

Profil Profil de l'utilisateur

Edition du profil

Cet écran permet de définir un profil d'utilisateur.

Un profil est un ensemble d'informations concernant les utilisateurs à qui il est
associé.
A un profil donné sont associés des droits d'accès aux fichiers.
Un utilisateur ne peut avoir qu'un seul profil.
Pour définir un profil, vous devez saisir :
Nom Le nom du profil

Dossier Le dossier "A classer".

Si un document se trouve dans ce dossier, l'icone  apparaît

dans l'Exploreur pour indiquer à l'utilisateur que ce document doit être
traité.

Descriptio Description du profil

n

Répertoire Contient la liste des droits associés à chaque dossier listé 

Description des boutons

Cliquez sur ce bouton pour sélectionner le dossier pour lequel

vous souhaitez associer des droits.
Le chemin complet du dossier s'inscrit alors dans la zone de
saisie 

Associe les droits à un dossier.

Met à jour les droits modifiés du dossier concerné

Supprime les droits de ce dossier

Nouveauté Permet de sélectionner ou dé-sélectionner tous

les droits utilisateur sur le dossier concerné.
Pour un dossier donné, les droits sont associés au moyen des cases à
cocher.
Ces droits sont valables pour le dossier, sous-dossiers, ses fichiers.
Cependant, des droits différents peuvent être associés à un de ses
sous-dossier.

Le symbole "/"  seul représente le dossier racine contenant tous les

autres dossiers dans l'espace de travail de Windex Server

Si un profil donne accès au répertoire "/" avec toutes les cases

cochées, alors tous les utilisateurs associés à ce profil auront accès à
tous les documents de Windex Server

Description des droits disponibles :

Donne le droit de visualiser les sous-dossiers du

Voir les sous-
dossier.
dossiers
Attention : Si cette règle est désactivée, il est possible
de forcer l'accés à un sous-dossier en lui activant le
droit "Dévérouiller le dossier" Nouveauté. 
Exemple : Le client "Société-A" doit accéder à son
dossier "/Clients/Client-Société-A" sans voir les autres
dossiers.
Il ne doit pas voir les dossiers "/Comptabilité" et
"/Clients/Sosiété-B".
Donc il faut :

 désactiver la règle "Voir les sous-dossiers" sur le

dossier racine "/" et le dossier "/Clients/",
 activer les règles "Dévérouiller le dossier" sur les
dossiers "/Clients" et "/Clients/Client-Société-A",
 activer la règle "Voir les sous-dossiers" sur le
 dossier "/Clients/Client-Société-A", pour donner
accès à ses sous-dossiers.

Lorsque le compte utilisateur est créé, il est possible

d'associer le droit de type "Externe". Alors le client a un
accés limité avec des droits de lecture/écriture sans
possibilité de voir le carnet d'adresse, d'envoyer des
email...

Voir les Donne le droit de lire les fichiers et sous-dossiers.

fichiers Attention : Si ce droit n'est pas activé, l'utilisateur ne
peut pas voir et accéder à ce dossier (même si le droit
"Dévérouiller le dossier" est activé).

Ajouter des Donne le droit d'ajouter des fichiers dans le dossier

fichiers

Renommer Donne le droit de renommer les fichiers du dossier

un fichier

Supprimer un Donne le droit de supprimer des fichiers du dossier

fichier

Créer des Donne le droit de créer des dossiers dans le dossier

dossiers

Editer les Donne le droit d'éditer les propriétés des documents du

propriétés dossier

Dévérouiller Nouveauté Donne le droit d'accès à ce dossier même

le dossier si le droit "Voir les sous-dossiers" n'est pas activé sur le
dossier parent.
Attention : Il faut impérativement activer le droit "Voir
les fichiers".
Attention : Ce droit n'est pas hérité sur les sous-
dossiers.
 VI - L'Exploreur Module de Gestion Documentaire

Ce module permet aux utilisateurs de classer et gérer leurs documents en fonction

de leurs droits d'accés
(suppression, ajout, lecture des documents...)
Pour chaque document, et en fonction de vos droits, les principales actions
possibles sont : 
 publier des documents de votre bureau (ou Explorateur de fichiers) vers l'entrepôt
de la GED (dossier en cours) par un simple glisser/déposer.
Cette fonction nécessite un navigateur HTML 5 (Firefox, Chrome, Safari, IE 10).
 déplacer les documents par simple glisser/déposer d'un dossier vers un autre
dossier
 ajouter
 renommer
 copier
 supprimer
 ajouter des ressources (liées à un fichier)
 modifier les propriétés
 créer des notes
 ajouter une annexe à un fichier Pdf
  

La barre d'outils horizontale (haut) contient les boutons et icônes suivants :

Ferme l'exploreur

Crée un dossier à partir d'un modèle sélectionné

dans liste deroulante

Cette icône est visible uniquement pour les

gestionnaires.
   
Elle affiche la boîte de dialogue de l'utilisateur
Gestionnaire de Windex Server [Plus de détails]

Cliquez sur cette icône pour modifier votre profil

( langue, mot de passe) [Plus de détails]
 

Cette icône apparaît lorsque vous avez des

messages. [Plus de détails]
   
 Cette icône apparaît lorsqu'un nouveau
document à traiter se trouve dans le dossier 
 
"a classer". [Plus de détails]

Le sommaire de gauche contient 3 rubriques :

Mes dossiers cet espace affiche l'arborescence des dossiers

auxquels vous avez accès [Plus d'info]

Recherche cet espace  est dédié au moteur de recherche

plein texte et à la recherche multi-critères

Ajouter un cet espace permet de sélectionner et envoyer un

fichier fichier dans le dossier courant

La vue principal  "Mes dossiers"

Cet espace affiche la liste détaillée des documents contenus dans un dossier donné.

Gestion des documents

La rubrique "Mes dossiers" permet d'afficher l'arborescence des dossiers (à gauche)

et des fichiers (vue de droite).
Tous les dossiers et documents sont affichés en fonction de vos droits d'accès.
Vous pouvez agrandir le sommaire de gauche tout en réduisant la vue de droite (et
vise versa). Pour cela, cliquez sur la barre verticale bleue séparant ces 2 espaces.
La barre devient orange et peut être déplacée vers la gauche ou vers la droite.

Le sommaire de gauche

La liste des dossiers apparaît sous forme d'une arborescence que l'on peut déplier
en cliquant sur le 
Cliquer sur le nom d'un dossier 
 permet de déplier l'arborescence (idem que  )
 affiche le contenu du dossier dans la vue de droite "Mes dossiers"

La vue de droite "Mes dossiers" 

Elle est composée de 3 élements :

 le bandeau du haut, fond blanc, comportant le chemin complet du dossier
courant

Cliquer sur un dossier permet de remonter dans l'arborescence et d'afficher le

contenu du dossier sélectionné.
(exemple : je clique sur "Mes dossiers" pour revenir à la racine)
Pour réactualiser la vue du dossier courant, cliquez sur son nom.
 l'espace de travail qui liste le contenu du dossier et donne accès au menu
contextuel (voir ci-après)
 le bandeau du bas, fond blanc, indique le nombre de pages écrans
correspondant au contenu total du dossier.

WS affiche un maximum de 100 documents par page écran. Les boutons   et   
permettent de naviguer dans les pages.
Le nombre de fichiers indique le nombre de dossiers et fichiers contenus dans le
dossier (et pas dans la vue ni dans les sous-dossiers).

Description de l'espace de travail

Il affiche le contenu du dossier courant sous la forme d'un tableau comportant les
colonnes suivantes :
 Nom : nom du dossier ou du document
 Taille : taille du document
 Modifié le : date de dernière modification du document
 Type : type du document (exemeple : PDF, HTML, TXT...)

Cet espace de travail permet d'effectuer un "glisser/déposer".

Cliquez sur le nom d'un document sans relacher la souris puis glisser le pour
le déposer soit :
 dans un  autre dossier se trouvant dans l'espace de travail (Image : fonction
"glisser/déposer" 1)
 dans un dossier affiché dans le bandeau du haut, fond blanc, comportant le
chemin complet du dossier courant (Image : fonction "glisser/déposer" 2)
 dans un dossier affiché dans l'arborescence de gauche "Mes dossiers" (Image :
fonction "glisser/déposer" 3)

fonction "glisser/déposer" 1

fonction "glisser/déposer" 2
 fonction "glisser/déposer" 3

Pour chaque document et dossier, un menu contextuel est accessible en cliquant

avec le bouton droit de la souris sur leur nom (image: menu contextuel 1).
En fonction de vos droits Utilisateur, ce menu vous donne accès à différentes
fonctionnalités.
Ce menu  est également accessible en cliquant sur le bouton   du document (image:
menu contextuel 2).

Ajout de document dans le dossier courant

Sélectionnez la rubrique "Ajouter un fichier" dans le sommaire de gauche.

  
Vous pouvez sélectionner un document se trouvant sur votre ordinateur et l'ajouter
au dossier dans lequel vous vous trouvez.

Pour celà, cliquez sur le bouton 

Une boîte de dialogue demande de sélectionner le fichier à ajouter.

Choisissez le fichier, validez puis cliquez sur 

Le fichier est envoyé sur le serveur, dans le dossier courant.
 menu contextuel 1

menu contextuel 2

Les fonctionnalités du menu contextuel :

Ouvrir Ouvre le fichier correspondant au
document

Propriétés Affiche la boîte de dialogue des

propriétés du document
[Plus de détails]

Supprimer Supprime le document sélectionné

Copier Copie le document dans un autre

dossier

Déplacer Déplace le document dans un autre

dossier.
Est équivalent au "glisser/déposer"

Renommer Permet de saisir un nouveau nom pour

le document sélectionné 

Gérer les ressources Affiche le module d'édition des

ressources.
Celui-ci peut également être affiché en
cliquant sur l'étoile orange   ou
grise   qui se trouve à gauche du nom
du document.
Lorsqu'un document possède des
ressources, l'étoile grise   devient
orange   
[Plus de détails]

Ajouter une annexe (pdf) Permet de sélectionner un document

PDF se trouvant dans le dossier
"Annexe", puis de l'ajouter (concaténer)
au document initial

Télécharger et enregister Télécharge et enregistre le document

sur votre disque dur
Editer la note Affiche le module d'édition de notes
Chaque document peut comporter des
notes et leur historique de modification
[Plus de détails]

Envoyer un message Affiche le module d'envoi de message

lié à ce document.
[Plus de détails]

Copier le lien Permet d'obtenir le lien du dossier

courant et celui du fichier qui est
séléctionné 
[Plus de détails]

Nouveauté le fichier reste sélectionné (surbrillance orange) suite à certaines actions

de l'utilisateur (exemple : ouvrir les propriétés). 

Fonctionnalités de la multi-sélection

Pour sélectionner un document, cliquez sur la ligne correspondante à partir de la

droite de son nom
Vous pouvez renouveler cette manipulation pour sélectionner plusieurs fichiers.
 L'icône   indique que plusieurs fichiers ont été sélectionnés.
Image

Cliquez sur l'icône   pour ouvrir un menu contextuel permettant différentes

manupulations sur le ou les fichiers sélectionnés.

Description des fonctionnalités du menu contextuel

Tout sélectionner Sélectionne tous les fichiers de la vue

Tout dé-sélectionner Dé-sélectionne tous les fichiers de la vue

Inverser la sélection Inverse la sélection des fichiers de la vue

Supprimer les fichiers sélectionnés Supprime les fichiers sélectionnés

Copier les fichiers sélectionnés Copie les fichiers sélectionnés vers un

dossier

Déplacer les fichiers sélectionnés Déplace les fichiers sélectionnés vers un

dossier
 VII - Le moteur de rechercheModule standard

L'accès au moteur de recherche se fait exclusivement par le protocole HTTP, via

l'adresse
http://mon_serveur:8080/WindexServer/Search.htm

où mon_serveur correspond à l'adresse du serveur sur lequel est installé Windex

Server. Il est suivit par le numéro du port qui dépend de votre installation, à savoir
 8087 lorsqu'on utilise Windex Server en mode "Standard"
 8080 lorsqu'on utilise le serveur de servlet Tomcat.
 80  lorsqu'on l'utilise dans un serveur Web

Recherche de document

Cet espace permet d'effectuer des recherches de documents, 

 en saisissant des mots dans la zone de recherche en plein-texte (dans la totalité
du texte d'un document)
La zone "Texte à rechercher" permet de saisir tous les mots permettant de trouver
un document.
La syntaxe de la recherche permet d'utiliser, en plus des mots, les opérateurs
 booléens, la troncature, les règles de 
priorité, d'insensiblilité à la casse, aux pluriels...(voir les régles de recherche).
 en phonétique (cliquez sur la case à cocher correspondante) 
Exemple : je cherche le mot "phonétique", je peux l'écrire en phonétique soit
"fonetic"
 par Expression (cliquez sur la case à cocher correspondante).
Exemple : je cherche l'expression "moteur de recherche", je tape 
                   moteur de recherche
puis je coche Expression.
Attention Windex Server désactive la gestion des opérateurs booléens et de
priorité.
Lorsque vous avez saisi les mots correspondant à votre recherche, cliquez alors sur

le bouton   
Windex Server affiche ensuite la liste des documents correspondant à votre
recherche.

En début de liste, Windex Server indique le nombre de documents trouvés puis

affiche la liste des documents concernés.
Pour chaque document, les informations affichées sont les suivantes :
 des étoiles de couleur orange à grise indiquent le degré de pertinence
 le nom du document
 la taille 
 la date
 le résumé
 la note sil elle existe (uniquement pour le module GED)
 le nom complet du fichier

Recherche de document

Pour accéder au moteur de recherche, sélectionnez la rubrique "Recherche" dans le

sommaire de gauche

Cet espace permet d'effectuer des recherches de documents, 

 en saisissant des mots dans la zone de recherche en plein-texte (dans la totalité

du texte d'un document)
La zone "Texte à rechercher" permet de saisir tous les mots permettant de trouver
un document.
La syntaxe de la recherche permet d'utiliser, en plus des mots, les opérateurs
booléens, la troncature, les règles de 
priorité, d'insensiblilité à la casse, aux pluriels...(voir les régles de recherche).
 La recherche de mots peut être combinée aux critères de recherches ci-dessous :
 la recherche de mots se trouvant uniquement dans le nom du document
Cochez la case "dans le nom du fichier"
 la recherche des mots se trouvant dans des documents situés uniquement dans le
dossier courant
(vue de gauche "Mes dossiers")
Cochez la case "dans le dossier sélectionné"
 la recherche des documents dans un format donné (exemple : PDF)
Sélectionnez un format dans la liste "Format"
 la recherche d'un document en fonction de sa date
Sélectionnez un type de date dans "Date" puis saisissez une ou deux dates
(suivant le type) sous la forme
jour/mois/année  (exemple : 1/10/2009)
 la recherche d'un document en fonction de son Etat (exemple : à signer, à
détruire, modifié...)
Sélectionnez un état dans la liste "Etat". Celle-ci n'existe que si le gestionnaire a
définit des Etats
(voir le module gestionnaire)

La liste des réponses du moteur de recherche peut être triée selon :

 Pertinence : la pertinence des  documents 
 Nom : le nom des fichiers
 Dossier : le chemin complet du dossier contenant le document (exemple :
comptabilité/factures/2009/)
 Dossier, Nom : le chemin complet du document (exemple :
comptabilité/factures/2009/document1.pdf)
 Date : la date du document

Lorsque vous avez saisi les mots correspondant à votre recherche, puis sélectionné

éventuellements les différents critères,  cliquez alors sur le bouton    

WS affiche ensuite la liste des documents correspondant à votre recherche
En début de liste, Windex Server indique le nombre de documents trouvés puis
affiche la liste des documents concernés.
Pour chaque document, les informations affichées sont les suivantes :
 des étoiles de couleur orange à grise indiquent le degré de pertinence
 le nom du document
 la taille 
 la date
 le résumé
 la note sil elle existe (il s'agit du texte affiché sur un fond jaune)
 l'image "prévisualisé" dans le cas d'un document Pdf
 le nom complet du fichier

Pour chaque document, un menu contextuel est disponible

 via l'icône   
 en positionnant la souris sur le nom du document puis en cliquant sur le bouton
droit de la souris.

Nouveauté Vous pouvez aller dans le dossier contenant le document (L'explorer de

la GED):
 en cliquant dans "Ouvrir le dossier" du menu contextuel
 en cliquant sur le nom du dossier indiqué dans le chemin du document (sous la
vignette du document)

L'icône   permet de prévisualiser la première du document (uniquement pour les

fichiers Pdf)
Un simple click de souris n'importe où dans la prévisualisation permet de fermer son
affichage.

VIII - Gestion des états et transitions de document

Ce module affiche la liste des états d'un document (exemple : à classer, à signer...)
Celle-ci est disponible dans l'écran "Propriété d'un document" :
  

Si la liste déroulante n'apparaît pas, cela indique qu'aucun état n'a été défini.

Edition des états

 
Pour créer un état, il est nécessaire de saisir les informations suivantes : 

Numéro Le numéro de l'état.

Le premier état créé doit avoir le numéro zéro.
Tout document présent dans l'entrepôt aura par défaut l'état associé
au numéro zéro.

Nom Le nom qui sera affiché dans la iste des états

Commentaire La description de l'état

Cliquez sur le bouton   pour ajouter le nouvel état.

Cliquez sur le bouton   pour mettre à jour un état.

Cliquez sur le bouton   pour supprimer un état. 

Liste des transitions

Ce module affiche la liste des transitions du Workflow.

Une transition est une action permettant de faire passer un document d'un état initial
vers un nouvel état.

Nouveauté Affichage du Workflow en mode "Graphe"

  

Les états de document sont affiché dans les rectangle.

Le "Libellé de l'action" est indiqué dans l'étiquette ovale se trouvant sur une flèche
(transition).

Cliquer sur le bouton   pour ajouter une nouvelle transition.

Pour consulter une transition, cliquer sur son étiquette ovale, puis sur le bouton 

Le graphe peut être ré-organisé en déplaçant les états à l'aide d'un glisser/déplacer
au moyen de la souris.

Edition d'une transition

Les différents champs d'une transition :

Libellé de l'action Il s'agit du texte affiché à l'utilisateur lorsqu'il choisit un état

(voir l'image : "Boîte de dialogue affichant la liste des états
disponibles").

Etat de la transition Dans la liste "départ", sélectionner l'état de départ de la

transition
puis dans la liste arrivée, sélectionner l'état d'arrivée de la
transition

L'utilisateur doit saisir Si la case "Oui" est cochée, il sera demandé à l'utilisateur
un commentaire un commentaire.
Le champ "Etiquette du commentaire" contient le texte de
la demande du commentaire
Le commentaire pourrra avoir un nombre de caractères
compris entre les valeurs des champs "minimum " et
maximum".
Si la valeur de "minimum" est zéro alors le commentaire
est optionel, sinon il est obligatoire.

Durée de validité en Indiquer si nécessaire le nombre de jours durant lequel la

jour(s) transition est proposée en fonction de :
- la date de dernier changement de l'état,
- ou la date de modification du document.
Si le nombre de jours est négatif, il indique le nombre de
jour aprés lequel cette transition est proposée.
Ainsi vous pourrez établir un Workflow qui évolue en
fonction du temps.

Liste des profils Cliquer sur le bouton   puis sélectionner le profil des
utilisateurs qui pourront utiliser cette transition.

Liste des dossiers Cliquer sur le bouton   puis sélectionner le dossier

contenant les documents qui seront affectés par cette
transition.

Affichage du Workflow en mode "Tableau"

IX - Gestion du Workflow

Nouveau : le Workflow est affiché par défaut en mode graphique. Cliquer sur le
bouton "Tableau" pour l'afficher en mode "tableau".

Le Workflow sert à décrire le circuit de validation des documents.

Il est composé d'états de document et de transitions permettant d'aller d'un état à un
autre.

Dans l'Exploreur de Windex Server GED la colonne "Etat" affiche l'état de chaque
document. Lorsque l'on clique sur un état, une liste des prochains états possibles
apparait :
 Boîte de dialogue affichant la liste des états disponibles

L'utilisateur clique sur le nouvel état du document.

Si la demande d'un commentaire est programmé, un champ de saisie lui demandant
s'affichera.

Cliquer sur le bouton   pour ajouter une nouvelle transition.

Cliquer sur une ligne pour éditer la transition correspondante
Description des colonnes du Workflow :

Transition Elle décrit le départ et l'arrivée des états de la transition.

Le chiffre en début de ligne suivit du nom indique le départ des
transitions (ex: O Nouveau)
les lignes du dessous indiquent le texte de l'action amenant à l'état
suivant.

Dans l'écran ci-dessus, il y a 8 transitions dont 3 débutent de l'état

"0 Nouveau" pour arriver aux états 
- 1 "A supprimer",
- 5 "A classer",
- 10 "A signer".

Appliqué aux Si cette cellule contient "Oui", la transition sera disponible pour les
profils utilisateurs d'un profil donné.

Durée (en Ces deux colonnes indiquent le temps (en jour) durant lequel la
jour) :  transition est disponible.
- de l'état  Si le chiffre se trouve dans la colonne 
- du fichier - "de l'état" : c'est la durée de l'état du document,
- "du fichier" : c'est la durée depuis la dernière mise à jour du
document.
Par exemple, un fichier qui n'aura pas été validé pendant 10 jours,
ne pourra plus être validé. La transition de validation ne sera plus
proposée.

Appliqué aux Si cette cellule contient "Oui", la transition sera disponible pour les
dossiers documents d'un dossier donné.
Cela permet d'avoir un Workflow différent sur les dossiers.

Cliquez sur le bouton   pour éditer la transition.

Cliquez sur le bouton   pour supprimer la transition. 

X - Gestion des évènements

Ce module permet de programmer des actions suite à des évènements se

produisant sur les documents.

Les différents types d'évènements sur lesquels vous pouvez programmer des actions
sont :
 le document change d'état
 le document change détat au travers d'une transition du Workflow
 une nouvelle note est affectée à un document
 suppression d'une note
 le document est dupliqué dans un autre dossier
 un nouveau dossier est créé
 un document est supprimé
 une document change de nom
 le document est déplacé dans un autre dossier
 le document va être lu
 le document est lu
 le document est téléchargé
les évènements peuvent enchaîner des actions antagonistes.
Par exemple : vous pouvez supprimer un document et lui changer son état !

Cliquez sur le bouton   pour ajouter un nouvel évènement.

Cliquez sur le bouton   pour supprimer un évènement. 

Cliquez sur la ligne d'un évènement pour l'éditer.

Edition d'un évènement

Cet écran permet de créer un évènement qui exécutera des actions.

Dans l'exemple ci-dessous, l'évènement créé déplacera vers le dossier
"/webmaster/A_CLASSER" les documents auxquels sera affecté l'état "Nouveau".
Les différents champs d'un évènement :

Nom de Indiquer ici le nom de l'évènement.

l'évènement

Type Sélectionner le type d'évènement qui déclenchera les actions

programmées :

 Sur changement d'état

 Sur transition
 Ajout de document
 Ajout de note
 Suppression de note
 Copie de document
 Création d'un dossier
 Suppression de document
 Renommage de document
 Déplacement de document
 Document lu Nouveauté: le document à été lu.
 Document va être lu Nouveauté : cet évènement intervient
juste avant la lecture du document. Il est donc possible de
créer une macro d'action pouvant modifier le document en
ajoutant un tampon avec le nom de l'utilisateur avant la lecture
du document
 Document téléchargè Nouveauté : l'utilisateur a demandé le
téléchargement du document au lieu de sa lecture en cliquant
sur la fonction "Télécharger" du menu contextuel du document

Commentaire Saisir un commentaire

Etat de Sélectionner l'état du document

destination

Transition Sélectionner la transition (du Workflow)

Dossiers et Choisir un des deux modes :

fichiers
 concernés  "simple" : il permet de sélectionner un dossier "Source" et/ou
de "Destination" en cliquant sur le bouton 
 "expert" : il permet de saisir une expression régulière
(identique aux expressions régulières du langage Java)
identifiant les dossiers

Le champ "Source" correspond au dossier dans lequel se trouve

le document avant l'évènement.
Le champ "Destination" correspond au dossier dans lequel se
trouve le document après l'évènement.

Cliquer sur le bouton   pour supprimer votre saisie.

Les actions seront exécutées après la réalisation de l'évènement.

Programmation des actions liées à cet évènement

Sur chaque action :

 cliquer sur la case à cocher "Activer" pour l'activer

 cliquer sur le bouton   pour la supprimer

Pour ajouter une action cliquer sur le bouton   puis sélectionner le type d'action :
 Le type d'action "Changer d'état" a été sélectionné :

Cet état sera affecté au document.

 Le type d'action "Déplacer le document" a été sélectionné :

Le document sera déplacé vers le dossier choisi.

 Le type d'action "Supprimer le document" a été sélectionné :
 Le document sera supprimé.
 Le type d'action "Envoyer un message" a été sélectionné :

Un message interne est envoyé aux utilisateurs sélectionnés.

Une subtitution des variables entre deux "%" par leur valeur respective est
effectuée avant la création du message (voir variables disponible dans les
évènements).
 Le type d'action "Envoyer un email" a été sélectionné :

Un email est envoyé aux utilisateurs sélectionnés.

Une subtitution des variables entre deux "%" par leur valeur respective est
effectuée avant la création du message (voir variables disponible dans les
évènements).
Nouveauté L'éditeur de texte des courriels permet la gestion de : 
o gras, italique
o exposant, indice
 o indentation
o annuler la frappe
o puces
o hyperliens
o ligne horizontale
o lien vers image extérieur
o Tableau
 Le type d'action "Exécuter une macro" a été sélectionné :

Ecriver une macro dans la zone de saisie [voir les macro]

Cette action exécute un macro langage qui permet de créer des actions non pré-
paramêtrées. 
Exemple d'un macro qui envoie un email avec un lien pour lire un document :
@ExplorerSendMail(TargetFile,'toto@nothing.com',
'mon titre a mois',
@Concat(
'Vous avez un document a lire : <a href="http://monserveur:8087',
ServletURI,
'?Agent=Explorer"Order=Show"DocId=',
TargetId,
'">',
@HtmlEncode(TargetDocName),
'</a>'
),
@False,"html")

 Le type d'action "Message de débogage" a été sélectionné :

 Saisir un message qui s'imprimera dans les fichiers "log" lorsque cet évènement
se produira.
Cette action est une aide au débogage. 
 Nouveauté Le type d'action "Envoyer un email de changement d'état" a été
sélectionné :

Permet d'envoyer aux utilisateurs sélectionnés (champ "Email transmis à") un

courriel contenant un hyperlien pointant sur une page proposant les choix de
changement d'état du document. Cet hyperlien permet de choisir l'état du
document sans se connecter sur la GED.
L'hyperlien a une durée de vie limité. Elle est conditionnée par :
o le champ "Durée de validité du lien" qui indique le nombre de jours durant
lequel l'hyperlien est utilisable (Variable : %LinkQuer%)
 o le champ "Nombre maximumn d'usage du lien" indique le nombre de fois que
peut être utilisé l'hyperlien
o si le champ "Nécéssite que l'utilisateur soit connecté" : S'il est à "Oui",
l'utilisateur devra se connecter (phase de login) S'il est à "non" l'utilisateur ne
devra pas se connecter. Dans ce cas, il faut indiquer un nom d'utilisateur.

Avant l'envoi du message, dans le corps du texte les variables se trouvant entre
deux "%" sont remplacées par leur valeur (voir variables disponibles dans les
évènements).

Une subtitution des variables entre deux "%" par leur valeur respective est
effectuée avant la création du message (voir variables disponible dans les
évènements).
Lorsque le courriel est envoyé, un hyperlien temporaire est créé vers la GED et
permet de changer l'état du document (voir la variable LinkQuery du tableau).
 Nouveauté Le type d'action "Envoyer un email de lien public"a été sélectionné :
Permet d'envoyer un email contenant un hyperlien temporaire vers le document.
L'hyperlien a une durée de vie limité. Elle est conditionnée par :
o le champ "Durée de validité du lien" qui indique le nombre de jours durant
lequel l'hyperlien est utilisable (Variable : %LinkQuer%)
o le champ "Nombre maximumn d'usage du lien" indique le nombre de fois que
peut être utilisé l'hyperlien
o si le champ "Nécéssite que l'utilisateur soit connecté" : S'il est à "Oui",
l'utilisateur devra se connecter (phase de login) S'il est à "non" l'utilisateur ne
devra pas se connecter. Dans ce cas, il faut indiquer un nom d'utilisateur.

Avant l'envoi du message, dans le corps du texte les variables se trouvant entre
deux "%" sont remplacées par leur valeur (voir variables disponibles dans les
évènements).

Une subtitution des variables entre deux "%" par leur valeur respective est
effectuée avant la création du message (voir variables disponible dans les
évènements).
Lorsque le courriel est envoyé, un hyperlien temporaire est créé vers la GED et
permet de changer l'état du document (voir la variable LinkQuery du tableau).

La fenêtre d'import de Workflow

Ajouter un fichier

Le bouton   permet de lancer l'importation suivant les options qui ont été
choisies. 

Le bouton   permet de sélectionner le fichier à importer.

Les options

Si le bouton   est coché, vos Etats/Workflow/Evénements seront

fusionnés avec les nouveaux états. Les anciens états ne seront pas supprimés. 

Applique l'import uniquement sur les états.

Applique l'import uniquement sur le workflow.

Applique l'import uniquement sur les événements.

Si le bouton   est coché vos Etats/Workflow/Evénements seront supprimés

et remplacés. Cependant les états qui sont utilisés par des documents ne seront pas
supprimés et seront simplement mis à jour.

Export des logs

Nouveauté Ce module permet d'exporter les traces des évènements de la GED.

La GED enregistre tous les évènements des utilisateurs (copier, déplacer,
changement d'état, ...) dans une table de log.
Ces traces ne peuvent pas être effacées.
L'export se fait au format CSV tabulé (UTF8) 

Mon Profil

 
Cet écran affiche vos informations personnelles :

nom, prénom, login, langue, rôle (droits d'accès aux documents)

La liste déroulante "Langue" permet de localiser l'interface dans la langue choisie.

Le bouton   permet de changer votre mot de passe

Les messages
Ce module affiche la liste des messages envoyés par d'autres utilisateurs et
concernant des documents.
Ces messages contiennent 
 la date du message,
 un message
 l'auteur
 le chemin complet du document lié au message

Pour supprimer un message, cliquez sur le bouton "X"

Les alertes

 
Ce module affiche la liste des documents se trouvant dans votre dossier "A classer".
Cliquer sur le fichier lance l'Exploreur sur le dossier "a classer".
Il ne reste plus qu'à classer le document en le déplaçant dans le bon dossier .
 Les propriétés du document

Ce module vous permet de modifier les differentes propriétés d'un document :

Etat Etat du document.

Titre Titre du document.

Un document dont les mots recherchés se trouvent

dans le titre sera jugé plus pertinent. 
Il sera proposé en priorité dans la liste des
réponses du moteur de recherche , si toutefois le
tri par pertienne a été demandé.

Résumé Résumé du document

Un document dont les mots recherchés se trouvent

dans le résumé sera jugé plus pertinent, mais
moins que s'il se trouve dans le titre.

Commentaire Commentaire du document.

 Le commentaire n'est pas indexé par le moteur de
recherche plein texte

Cliquez sur "sauver" pour enregistrer les propriétés modifiées.

Gestion des ressources du document

Ce module permet de rattacher des fichiers à un document.

Exemple : Rattacher des photographies à un rapport sans les insérer dans le
document. Simplement liées au document, ces photos peuvent facilement extraites
et transmises à
une autre personne. Cette méthode évite l'extraction des photos d'un corps de
document, ainsi que la perte de qualité qui peut en résulter.

Cliquez sur   pour sélectionner un fichier sur votre disque dur

Cliquez sur   pour transmettre le fichier sur le serveur. 

Une fois rattaché, le nom du fichier apparaît dans la liste.
Cliquez sur le nom du fichier pour l'ouvrir
Cliquez sur   pour supprimer un fichier
Editer la note 
Vous pouvez créer une note pour chaque document (Image 1).
Ce texte est indexé et donc faire l'objet de recherches.
Si la note est modifiée, le texte précédent est historisé sous le champ "Note" (Image
2)

Image 1

Image 2
Cliquez sur "sauver" pour enregistrer la note saisie.

Le texte de la note apparaît  ensuite sous le résumé du document affiché dans la

liste des réponses 
du moteur de recherche.

Envoyer un message
  

Ce module permet d'envoyer un message à un autre utilisateur concernant un

document donné.

Envoyer un message"en interne" 

Le message est transmis en interne. Le bouton "Message" s'affichera dans
l'Exploreur aux utilisateurs destinataires de 
ce message
Envoyer un message"par email" 
Le message est transmis par email aux utilisateurs destinataires et à ceux dont
l'adresse est indiquée dans le champ
"Autre adresse email". Cochez "Par email joindre le fichier en pièce jointe" pour
transmettre le document en pièce jointe.
Envoyer un message"en interne et par email" 
Le message est envoyé en interne et par email.

Saisissez votre message dans la zone "Votre message"

Pour afficher la liste des destinataires du message, cliquez sur :
 un des boutons de l'alphabet.
 "Autre" affiche la liste des destinataires dont le nom ne commence pas par une
lettre de l'alphabet.
 "Tout" affiche l'intégralité des destinataires.
 "Profil" permet de sélectionner les destinataires appartenant à un profil donné.
Cochez les cases correspondant aux destinataires.

Cliquez sur "Envoyer" pour transmettre votre message.

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