CARL Source

Guide de formation Stock-Achat

Version 5

CARL Software
361 Allée des noisetiers, 69578 Limonest Cedex, France
Tél: +33 (0)4 26 29 49 49 - Fax: +33 (0)4 26 29 49 39
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CARL INTERNATIONAL SA, capital 514 276 €, RCS LYON B 384 841 250 00051- APE 5829C

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 Sommaire
- Ergonomie p 4
- Accès aux fonctionnalités Connexion p 5
- Accès aux fonctionnalités boutons p 11
- Utilisateurs Généralités p 13
- Utilisateurs Exercices p 14
- Formulaires standards Recherche / Résultats p 15
- Formulaires standards Formulaire de détail p 19
- Formulaires standards Raccourcis clavier p 20
- Rapports p 22
- Rapports Exercice p 24
- Export des données p 25
- Mise à jour en masse p 26
- Documents liés p 27
- Mémos p 29
- Caractéristiques p 31
- Module Stock p 32
- Familles p 33
- Articles p 35
- Articles Exercices p 38
- Inventaire p 39
- Inventaire préparé p 40
- Entrées en stock p 42
- Sorties de stock p 43
- Historique des mouvements p 44
- Réservations p 45
- Mouvements de stock Exercice p 46
- Demandes de transfert p 47
- Réapprovisionnement p 49
- Paramètres du module Stock p 51
- Module Achat p 53
- Fournisseurs p 54
- Fournisseurs Exercice p 56
- Demandes d’achat (DA) p 57
- Commandes p 61
- Réception p 63
- Réception d’un Article sérialisé p 64
- Retour Fournisseur p 65
- Historique réceptions p 66
- Processus Commande Exercice p 67
- Factures p 69
- Processus Facture Exercice p 72
- Paramètres du module Achat p 73
- Module Comptes p 75
- Exercices comptable p 76
- Budgets p 77
- Centre de coûts p 78
- Niveaux de contrôle p 80
- Codes comptables p 81
- Budgets / Centres de coûts Exercice p 82
- Paramètres du module Compte p 83

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Les objectifs de ce guide sont multiples:
- Maîtriser l’ergonomie générale de CARL Source,
- Approfondir les modules Stock, Achat et Comptes en présentant les différentes fonctionnalités,
- Mettre l’accent sur les différents points clés,
- Proposer un certain nombre d’exercices types.

Remarques:
- Ce guide comprend les fonctionnalités de la version Corporate (version complète) de CARL Source.
- Certaines fonctionnalités ne seront présentées que dans certaines sessions de formation. Elles
seront marquées avec les initiales:
- X = Expert
- E = Enterprise
- C = Corporate
Exemple: Mesures(EC) du module Equipements signifie que cette fonctionnalité n’est présentée que
pour une session de formation de type Enterprise et Corporate.

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Les éléments d’ergonomie vus ici se retrouvent dans les différents modules de CARL Source.

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Pour se connecter à CARL Source:
- Ouvrir un navigateur internet (Internet Explorer, Google Chrome ou Firefox)
- Sélectionner le lien CARL Source,
- Une fenêtre s’affiche,
- Renseigner le login de l’utilisateur et le mot de passe,
- Cliquer sur Se connecter,
- Ou cliquer sur Modifier le mot de passe le cas échéant.

Les utilisateurs sont associés à un profil afin de gérer les différents droits d’accès à chaque module et
fonctionnalité.
Une déconnexion automatique de CARL Source peut être programmée au-delà d'un temps d'inactivité constaté
(au profil près).

Préconisation de navigateur: Firefox ou Google Chrome.

CARL Source s’utilise à partir d’un navigateur Web, de ce fait, le double clic est inutile. Si les flèches précédentes
et suivantes de votre navigateur sont affichées, elles ne fonctionneront pas. Attention également à la touche
« back » de votre clavier, hors champ elle correspond à la flèche précédent de vote navigateur. En cas de
difficulté, préférez la touche « Suppr ».

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Cet écran d’accueil est configurable suivant le profil de l’utilisateur.
A la connexion, l’utilisateur est associé systématiquement à son propre fuseau horaire défini par sa fiche
Utilisateur (SYSTEME).
Les saisies, recherches, et consultations de données horodatées se réalisent dans le fuseau horaire de la
personne connectée.
L’utilisateur peut appliquer à la « volée » un fuseau horaire différent de sa session (pour consultation ou
création) via l’icône

Il est possible de masquer, déplacer les différents composants de l’écran.

Composants disponibles:
- L’accès au menu (ici en haut),
- L’accès à vos rapports favoris,
- Une URL ou une page Html,
- Une ou plusieurs listes d’indicateur (Etat des lieux, ici en bas à droite),
- Un indicateur graphique (ici la jauge des interventions en retard),
- La visualisation directe des mémos,
- Un GISMAP (composant graphique, ici à gauche),
- Des raccourcis (favoris, ici à droite),

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CARL Source se compose de 9 modules différents:
- 8 modules de gestion:
- Équipements
- Travaux
- Stock
- Achat
- Ressources
- Clients
- Comptes
- Analyse
- 1 module de configuration et de paramétrage:
- Système

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Un job existe cependant pour purger les connexions obsolètes: CONNPURGEJOB
Module Système, fonctionnalité Traitements Automatiques, ce traitement est inactif par défaut,
veuillez vous rapprocher de Carl Software pour sa mise en oeuvre.

L’origine du mode lecture seule peut être liée à la licence ou bien à un nombre d’Utilisateurs Nommés
(UN) actifs en base supérieur au nombre d’UN autorisés.
Dans tous les cas de figure, en cliquant sur le message d’information, l’utilisateur peut connaitre la
cause exacte du blocage.

NB: La gestion des droits de licence est développée dans le module Système.

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Vous pouvez retourner sur l’écran d’accueil de CARL Source en cliquant:

- soit sur le logo CARL Source,

- soit sur l’icône à gauche du chemin de fer (petite maison).

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La création d’un utilisateur créera un acteur si celui-ci n’est pas renseigné.
Un utilisateur est associé à un profil qui régit les droits d’accès aux différentes fonctionnalités et à un domaine métier qui
permet d’appliquer un vocabulaire dédié. (ex: Santé, transport, …).
Le login s’initialise avec le code utilisateur créé. C’est le login qui sert d’identification pour se connecter à l’application.
La création d’un intervenant peut s’effectuer directement depuis le détail de l’utilisateur:

Remarques:
Une politique de gestion des mots de passe peut être mise en œuvre avec notamment:
- la taille minimale du mot de passe,
- le nombre de tentatives de connexion autorisées avant verrouillage du compte,
- le nombre de mots de passe historisés.

Les informations de « Nom », « Externe », « coordonnées » et « Langue » sont identiques pour l'acteur et l'utilisateur.

L’icone des suivis et historiques permet d’accéder à l’historique des connexions:

Une durée d’inactivité est définie dans le profil, au-delà de laquelle l’utilisateur est automatiquement déconnecté.

La notion de verticalisation correspond à la fois à un vocabulaire particulier, à des formulaires différents et à des
fonctionnalités spécifiques. Il existe 4 verticalisations: Factory (FA), Facility Management (FM), Santé (SA) et Transport (TR).
Pour correspondre à votre verticalisation FA, il faut configurer votre utilisateur comme indiqué sur le slide ci-dessus.

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La case à cocher peut prendre trois états:
Filtre sur tous les enregistrements
Filtre sans les enregistrements concernés par le critère
Filtre avec les enregistrements concernés par le critère

La combo-box contient une liste limitée de valeurs:

L’ info-zone contient une liste prédéfinie de valeurs. Les info-zones permettent d’accéder à:
- « Recherche » ouvre le formulaire de recherche correspondant, permettant de rechercher et de
sélectionner l’élément souhaité.
- « Détail » ouvre le formulaire de détail de l’élément renseigné dans le champ.

Pour éviter d’avoir à ouvrir le formulaire de recherche, une liste des données
possibles est affichée, rafraîchie au fur et à mesure de la saisie:

La sélection d’un ou de plusieurs éléments parmi la liste proposée se fait en cliquant sur le bouton radio souhaité:

Sélection unique Sélection multiple

Trois caractères jokers permettent d’effectuer des recherches sur une partie d’un code ou d’une zone:
• * remplace n’importe quelle chaîne de caractères.
• ? remplace n’importe quel caractère.
• ‘’ recherche sur valeur nulle pour les champs alphanumériques.

Accès à la carte ARCGIS, si l’option Maps/Street est incluse dans la licence.

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L'onglet Favoris contient la liste des éléments auxquels vous accédez régulièrement. Une fois la recherche effectuée,
sélectionnez les éléments favoris et ajoutez les à l’onglet Favoris avec le bouton action en liste :

Depuis un formulaire de résultat, cet ’icône permet de créer une mise en valeur des données. Dans une liste, vous
pouvez faire ressortir les éléments les plus importants, par leur présentation: couleur, police. Par exemple:
- Afficher en rouge les interventions en retard:

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 Dans une liste, cette icône active les filtres complémentaires, l'en-tête des colonnes est doublée d'une zone de
saisie. Dans chaque colonne comportant des données de filtre, sélectionnez le type de filtre souhaité, par clic sur le
symbole affiché, puis renseignez le critère souhaité. Il faut cliquer sur le bouton du filtre ou sur la touche « Entrée »
de votre clavier pour actualiser la liste des résultats.
Pour renseigner un critère, vous pouvez saisir manuellement n’importe quelle valeur ou sélectionner la liste
déroulante. Dans les listes déroulantes, seules les valeurs présentes sur les 100 premières lignes de résultat
sont proposées.

Nb : il est possible de renseigner un critère uniquement sur les champs persistés de l’objet recherché. Les champs qui
ne sont pas persistés directement sur l’objet de recherche (la famille par exemple) ne permettent pas d’utiliser le
filtre complémentaire, dans ce cas il faut utiliser l’onglet critère.

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Dans les listes de résultats, vous pouvez mettre en place un tri avancé sur plusieurs critères. Ce tri est
issu d’une personnalisation mémorisée pour chaque utilisateur.

Les colonnes que vous sélectionnez, via la case à cocher « Tri », sont automatiquement remontées en
haut de la liste. Des flèches vous permettent de modifier l’ordre de tri.
Vous pouvez choisir un mode de tri :
- soit ascendant (mode de tri par défaut),
- soit descendant (via la case à cocher).

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Les formulaires sont en général décomposés en différents onglets, sous lesquels il est encore possible
d’accéder à des sous-onglets.
A chaque formulaire de détail (et de recherche), peut être associé un commentaire contextuel
personnalisable (Cf. configuration des libellés depuis le module SYSTÈME\Dictionnaire – code
contenant la chaine «help»).

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La liste complète des raccourcis clavier se trouve dans l’aide en ligne, Index ou Recherche
« Raccourcis clavier ».

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Il est fortement déconseillé de lancer un rapport de catégorie détail sur un grand nombre d’éléments car le
temps d’affichage peut être élevé.

Remarque : La date-heure d’impression du rapport (indiquée en pied de page) est quant à elle exprimée dans
le fuseau horaire de session de l’utilisateur qui a exécuté l’impression.

NB : Une nouvelle entité est toujours enregistrée dans le fuseau horaire de session de l’utilisateur.

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Il est possible notamment:
- D’exporter les données du rapport en format CSV, pour une exploitation ultérieure des données
dans Excel par exemple
- D’exporter par exemple le rapport et sa mise en forme sous un format Word, PowerPoint …

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24
Depuis tout écran de résultats en liste , CARL Source propose un assistant à la création d’un rapport
personnalisé.
L’utilisateur définit les éléments à intégrer, les critères de filtre et quelques règles de fonctionnement
(tri,regroupement,sous-totaux,etc.).

A noter : Il faut enregistrer le rapport et rechercher le rapport dans la liste de rapports pour réaliser toute
modification.

L’assistant génère un rptdesign, récupérable et éditable dans Birt (version max= Birt 4.4.1)

Il est tout à fait possible via la case à cocher de rendre public ce rapport .

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Les exports Excel, CSV et texte brut peuvent être exécutés en mode asynchrone au delà d’un certain
nombre de lignes. Cela pour éviter d’attendre trop longtemps en cas d’export volumineux.

Lorsque l’export est asynchrone, une fenêtre d’avertissement apparait. Elle vous informe que le fichier
sera disponible dans les mémos lorsque l’export sera terminé.

Le nombre de lignes au delà duquel l’export est asynchrone est à 10 000 par défaut, il est modifiable dans
la fonctionnalité Configuration du système, onglet Système, rubrique IHM, paramètre
« asyncExportThreshold ».

Les listes d’éléments cochés ne sont jamais exportées en mode asynchrone. Idem pour certaines
fonctionnalités (cf. aide en ligne).

Chaque export asynchrone crée un document de type « Export » dans la bibliothèque. Si nécessaire,
activez le traitement automatique « EXPORTDOCPUGEJOG » qui permet de purger ces documents de la
bibliothèque, mais les fichiers ne sont pas supprimés physiquement de l’emplacement de stockage.

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Dans tout formulaire comportant une liste, CARL Source vous offre la possibilité d'affecter en une
seule opération, une même valeur d'attribut à un ensemble d’enregistrements. Cette possibilité est
proposée pour l'ensemble des attributs dont la modification n'entraîne pas de traitement
particulier.

La mise à jour en masse est soumise à un droit de profil particulier, et peut être désactivée pour
un attribut donné.

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Le bouton « Ajouter à la bibliothèque » permet de centraliser ce document dans la bibliothèque
(Module système) et de pouvoir y faire référence à partir d’autres éléments de CARL Source.

Remarque :
Via la fenêtre « Entités documentées », il est possible de filtrer ou au contraire d’étendre la liste des
documents liés aux entités associées.

Exemple :
Depuis la fiche Matériel (ou N° inventaire pour la verticalisation Santé), on peut visualiser les
documents liés à son Modèle,
depuis la fiche Intervention, on peut visualiser les documents liés à sa Gamme d’origine.

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CARL Source vous propose par l'intermédiaire des mémos :
- d’envoyer des messages internes (Mémos) à un ensemble d'utilisateurs, pendant une période donnée,
sur l'application en général ou sur un élément particulier (Mémo sur entité),
- de recevoir des messages de la part des autres utilisateurs.

A partir de l’icone Mémos, vous pouvez:

- Accéder aux Mémos à consulter, en faire le suivi. Une pastille sur l’icône vous indique le nombre de
mémos non lus,
- depuis n'importe quel écran de l'application, Créer un mémo général, qui traduit une information
générale (ex: coupure prévue du serveur CARL Source),
- à partir du formulaire de détail de l'élément concerné, Créer un mémo sur l’entité, qui porte sur cet
élément particulier (ex: rupture de stock de l'article ITEM1). Ce mémo sera alors proposé à tous les
destinataires sur leur portail d’accueil comme un mémo classique, mais sera également affiché en
ouverture Pop-up dès qu’un des destinataires ouvrira l’entité concernée,
- accéder à la Gestion des mémos, vous permet de consulter, modifier et gérer tous les mémos, même
s’ils ne vous sont pas destinés ou s’ils ont dépassé la date de diffusion « Jusqu’au »,
- rappel: on peut afficher dans l’écran d’accueil un composant présentant la liste des mémos.

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Vous pouvez au choix Marquer comme lu ou Ne plus jamais afficher, naviguer d’un mémo à un autre
grâce aux boutons Mémo précédent/suivant.
Pour cela, il faut consulter le mémo concerné, il n’est donc pas possible de réaliser ces actions sur une
sélection de plusieurs mémos en simultané. C’est pour cela qu’il faut utiliser les mémos à bon escient, et
renseigner une « Date de fin » pour qu’ils soient purgés automatiquement.

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On retrouve les caractéristiques sur les fonctionnalités:
- Articles
- Matériels
- Périodes de contrat
- Points de structure

Le Domaine est primordial, il conditionne le format des valeurs qui seront saisies sur la caractéristique.
Vous pouvez donc forcer le domaine sur Date, Numérique, Booléen, etc. Si nécessaire, pensez à indiquer
l’unité dans le Libellé de la caractéristique pour faciliter la saisie et éviter les incohérences.
Si le domaine est égal à Code, l’ Entité associée et Liste de choix permettent de renseigner la
caractéristique à partir d’une liste contrôlée d’éléments (Exemple: acteurs, fournisseurs…).
Si le champ Liste de valeurs est renseigné, les utilisateurs ne pourront sélectionner que l’une des valeurs
de la liste précisée.

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Le module Stock vous permet de gérer, suivre et connaître l'état de vos stocks pour tous
les articles et pièces de rechange référencés dans CARL Source.

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Les arborescences Famille et Nomenclature sont accessibles à partir de la fonctionnalité
Arborescences du parc équipements dans le module EQUIPEMENTS.

L’arborescence FAMILLE permet de classer:

- les articles par famille, sous-famille,
- les équipements par type d’équipements (à travers des points familles et des modèles)

L’arborescence NOMENCLATURE permet de visualiser la décomposition d’un modèle d’équipement en

pièces de rechange.

Remarque:
Il est possible de créer directement des familles depuis l’arborescence.

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Le formulaire Famille est accessible depuis l’arborescence et via les listes de configuration de l’article.

Remarques:
La prise en compte de la nomenclature permet d’enrichir les nomenclatures des équipements sur
lesquels on intervient, à partir de l’historique des sorties de stocks sur interventions des articles qui
appartiennent à cette famille.
Si on décoche cette option, les nomenclatures ne seront donc pas enrichies par les sorties des articles
de cette famille (cas des familles type EPI, certains consommables, …).

Il est possible d’affecter un pictogramme spécifique à une famille permettant une identification plus
aisée dans l’arborescence.

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Un article est un élément pouvant ou non être stocké.

Le formulaire article donne accès aux onglets suivants:

- Articles homologues: définit les articles de substitution en cas de rupture de stock.
- Composants: définit les composants de l’article et les entités dont il est l’élément.
- Détail stockage: indique le ou les magasins de stockage, les quantités, les emplacements, les lots, le prix, la date de
péremption et le matériel associé à l’article. Il est possible, ici, d’effectuer des changements d’emplacements au sein du même
magasin.
- Approvisionnement: définit les conditions d’approvisionnement associées à l’article.
- Catalogue: définit les conditions d’achat associées au(x) couple(s) article/fournisseur.
- Caractéristiques: définit les caractéristiques associées à l’article.

Le bouton de suivi et historiques permet de:

- Visualiser l’historique des achats, des mouvements de stocks ou des prix,
- Consulter les réservations en cours,
- Consulter la cartographie,
- Consulter les statistiques.

Le bouton d’actions spéciales permet de:

- Déclarer une rupture: Cette déclaration est informative et ne modifie pas la quantité en stock.
- Réaliser un inventaire.

Un article peut être Sérialisé (notion d’équipements gérés en stock) dans ce cas il sera obligatoirement coché Modèle.
La création d’un Article coché « Modèle » créera de fait le Modèle correspondant dans la fonctionnalité du même nom
du module Equipement. Et inversement.

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Modes de réapprovisionnement (paramètre du module stock):
- Réapprovisionnement global: les quantités en stock sont calculées sur l'ensemble des magasins de l’article à
tester.
- Réapprovisionnement par magasin: les quantités en stock sont prises en compte magasin par magasin pour
chaque article.
Dans le cas d’un réapprovisionnement par magasin, le type d’approvisionnement détermine le fonctionnement du
réapprovisionnement. Il peut avoir les valeurs suivantes:
- Aucun: Aucun test de réapprovisionnement n'est fait sur le magasin et aucune DA « stock » n'est autorisée.
- Approvisionnement: Les DA « stock » sont autorisées, mais pas les demandes de transfert (ou « DA internes »).
- Recomplètement: Seul l'approvisionnement par un magasin (à travers un transfert) est autorisé sur ce magasin.
- Mixte: DA « stock » et transferts sont autorisés pour l'approvisionnement de ce magasin. La fonction de
réapprovisionnement laissera le choix entre des demandes de transfert ou d'achat.
Types de valorisation du stock:
- PMP global: le prix moyen pondéré du stock est calculé sur l'ensemble des magasins de l'application.
- PMP par Organisation: le prix moyen pondéré du stock est calculé Organisation par Organisation.
La valorisation des articles se fait TTC ou HT. Les valorisations de stock et les écritures comptables en tiendront
compte.
Attention, il ne faut plus changer le type de valorisation du stock (calcul du PMP) après la 1ère valorisation,
sinon le PMP pourra ne plus être cohérent, veuillez consulter CARL Software avant toute modification.

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La notion de « Sérialisé » indique que toutes les quantités en stock d’un même article sont différenciées.
Pour différencier deux unités d’un article sérialisé, cela passe par la création d’un matériel pour chaque unité
de l’article entrée en stock. (1 Unité = 1 code Matériel).

On pourra alors suivre la maintenance de chaque unité correspondante à un code Matériel aussi bien lorsqu’il
est en service que lorsqu’il est en stock. Il est aussi possible de gérer les poses et déposes de chaque unité
de l’Article sérialisé.

Lors de la réception d’une commande sur un Article sérialisé, CARL Source crée autant de Matériels que
d’unités réceptionnées.

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39
Pour réaliser le premier inventaire, il y a deux possibilités:
- lors de l’association d’un magasin à un article, le champ Qté stockée est alors modifiable,
- depuis la fonctionnalité inventaire en insérant une nouvelle ligne.

Il est possible de réaliser des inventaires directement depuis l’article via le bouton d’actions
spéciales.

L’inventaire d’un Article sérialisé oblige la saisie du code Matériel correspondant pour chaque
unité inventoriée.

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 Workflow d’état

- En préparation: le temps de renseigner les champs de l’onglet général et les lignes

d’inventaire.

- Validé: l’inventaire devrait être réalisé à la date d’exécution prévue, cette date reste
modifiable, et n’est pas bloquante. Il n’est plus possible de rajouter des lignes d’inventaire
sauf dans le cas d’un article sérialisé ou d’un article géré par lot. Si l’utilisateur saisit une
quantité, l’inventaire passe automatiquement à « En cours ».

- En Pause: état principalement informatif, si l’utilisateur saisit une quantité,

l’inventaire passe automatiquement à « En cours ».

- En cours: état lorsque l’inventaire est en cours de saisie, ou en cours de correction.

- Terminé: Les quantités ne sont plus modifiables, mais pas encore enregistrées. Cet
état n’est accessible que si la case « Contrôle inventaire » est cochée. Si l’inventaire est
accepté il passera à l’état « Soldé », s’il est refusé il repassera à « En cours »

- Soldé: état final et définitif. Les quantités saisies sont enregistrées au solde de
l’inventaire préparé, une fois soldé, aucune correction ne peut être réalisée. En cas d’erreur, il
faut faire un nouvel inventaire.

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Il est aussi possible de générer des inventaires préparés à partir des fonctionnalités suivantes:
- Réapprovisionnement,
- Historique des mouvements.

L’onglet Synthèse présente l’avancement de la saisie, ainsi qu’une analyse des écarts.

42
Il est possible d’imputer une entrée en stock sur:
- un centre de coûts
- une intervention
- un point de structure ou un matériel

Trois catégories d’entrées sont possibles (les catégories de mouvements sont accessibles via la roue
dentée):
- Entrée sur achat stock: correspond à une réception d’article issu d’une demande d’achat
d’origine stock (réception en deux étapes via « contrôle réception »).
- Entrée réintégrée: correspond à une entrée d’un article hors achat (ex: pièce sortie et non
utilisée, entrée sur achat si les DA et Commandes ne sont pas utilisées).
- Réception: correspond à une réception d’article issue d’une demande de transfert.

Il est possible de rendre obligatoire le centre de coûts (Cf. module SYSTÈME).

Un paramètre « Articles » permet d’interdire à certains utilisateurs, selon leur profil, la saisie de
mouvements de stock trop anciens: ‘Nombre maximum de jours autorisés pour anti-datage des
mouvements de stock’.
Attention avec l’anti-datage des mouvements, s’il existe un mouvement intermédiaire de type
Inventaire, la quantité en stock sera faussée.

L’Entrée d’un Article sérialisé oblige la saisie du code Matériel correspondant pour chaque unité
entrée.

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Il est possible d’imputer une sortie en stock sur:
- un centre de coûts
- une intervention
- un point de structure ou un matériel

Trois catégories de sorties sont réalisables (les catégories de mouvements sont accessibles via la roue dentée):
- Sortie: ce mouvement de stock correspond à une consommation de pièce, généralement pour une
intervention,
- Expédition: Ce mouvement de stock correspond à une expédition d’article issue d’une demande de
transfert (les expéditions sont réalisables uniquement depuis la demande de transfert concernée ou
depuis la fonctionnalité Expédition),
- Retour sur achat: sortie de stock suite à un achat, utilisable uniquement sur les DA et Commandes déjà
réceptionnées.

Il est possible de rendre obligatoire le centre de coûts (Cf. module SYSTEME).

Un paramètre « Article » permet d’interdire à certains utilisateurs, selon leur profil, la saisie de mouvements de
stock trop anciens: ‘Nombre maximum de jours autorisés pour anti-datage des mouvements de stock’.
Attention avec l’anti-datage des mouvements, s’il existe un mouvement intermédiaire de type Inventaire, la
quantité en stock sera faussée.

La Sortie d’un Article sérialisé oblige la saisie du code Matériel correspondant pour chaque unité sortie.

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Le formulaire résultat est en consultation et permet d’éditer le journal des mouvements de stock.
L’historique des mouvements donne tous les mouvements de stock suivant un certain nombre de
critères, notamment:
- le centre de coûts ,
- l’intervention,
- le point de structure ou un matériel.

Cet historique est également accessible directement depuis le formulaire article.

L’icône des actions en liste permet de générer un inventaire préparé:

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46
47
La demande de transfert se déroule en 3 étapes:

- Etape 1: Demande de transfert

Un magasin adresse une demande de transfert à un magasin approvisionneur. Elle peut
contenir une ou plusieurs lignes d'articles.

- Etape 2: Expédition
Une fois que la demande de transfert a été validée, le magasin approvisionneur prépare
son colis, puis expédie les articles à transférer. Il crée alors une expédition.

- Etape 3: Réception
Le magasin ayant émis la demande de transfert a reçu les articles.
Afin de générer les entrées en stock correspondantes, il saisit une réception dans CARL
Source, comme il le ferait pour une Demande d’achat dans le module Achat.

Remarque: Dans un même magasin, il est possible de transférer les quantités d’un
article d’un emplacement à un autre sans passer par une demande de transfert. Via
l’icône des actions en liste de l’onglet détail de stockage de l’article, sélectionnez Changer
d’emplacement ou Consolidation:

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49
La fonctionnalité Réapprovisionnement liste les propositions d’achat pour l'ensemble des articles en
rupture. Si nécessaire, le magasinier adapte cette liste, il peut:
- modifier le fournisseur ou le magasin,
- modifier la quantité ou le prix,
- supprimer ou ajouter des lignes.

Options du réapprovisionnement:
- Périodique: si la case est cochée, le test tient compte de la date du dernier réapprovisionnement et
de la périodicité des tests de réapprovisionnement des articles.
- Réapprovisionnement: retourne les suggestions de réapprovisionnement pour les articles typés
réapprovisionnement, auprès de fournisseurs uniquement, qui seront transformées en demandes
d'achat (utile en réapprovisionnement par magasin).
- Recomplètement: retourne les suggestions de réapprovisionnement pour les articles typés
recomplètement, auprès de magasins uniquement, qui seront transformées en demandes de transfert
(utile en réapprovisionnement par magasin).

Remarque: pour les articles typés mixte, alors la suggestion dépend des données de
réapprovisionnement de l’article (magasin ou fournisseur associé au réapprovisionnement).

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51
52
53
Le module Achat est celui dans lequel vous allez gérer tout le processus Achat avec la définition des
fournisseurs, le suivi des demandes d'achat, des commandes, des livraisons, des retours fournisseur
et des factures.

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Le formulaire fournisseur est décomposé suivant les onglets suivants:
- Général: permet de définir les conditions d'achat applicables: devise, taxes, mode de
règlement, d'expédition, …
- Qualification: permet de définir les familles sur lesquelles le fournisseur est qualifié,
- Coordonnées: permet de définir les coordonnées de commande et de facturation,
- Catalogue: propose la liste des articles et leurs conditions d'achat,
- Services: propose la liste des services et leurs conditions d'achat,
- Catalogue sur contrat: propose la liste d’articles et services dont les conditions d'achat
sont liées à un contrat.

Le bouton d’actions spéciales permet de:

- charger / mettre à jour les tarifs.

Le bouton de suivi et historiques permet de consulter:

- les achats en cours,
- les statistiques du fournisseur.

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Cette fonctionnalité permet de mettre à jour les prix du catalogue fournisseur à partir d'un
fichier type Excel que votre fournisseur peut mettre à jour.
Si le fichier comporte des remises, ou de nouvelles références, celles-ci seront également mises
à jour dans CARL Source.

Mode opératoire:
1. Export du catalogue depuis onglet [Catalogue]du fournisseur,
2. Envoi au fournisseur du fichier exporté pour mise à jour des prix,
3. Import dans CARL Source du fichier au format CSV.

Conditions d’import:
- Le séparateur des colonnes dans le fichier est le point-virgule (;).
Exemple: fichier Excel enregistré au format csv.
- Les prix et remises sont au format 0.00 ou 0,00.
- La référence utilisée dans le fichier pour identifier l'article est celle indiquée dans les
conditions tarifaires de CARL Source, onglet [Catalogue] du fournisseur ou de l'article.
Il est possible de contrôler le contenu du fichier en limitant l'affichage à une plage de
variations. Saisir une variation minimum et/ou une variation maximum et cliquez sur le bouton
"Appliquer".

Toutes les lignes cochées seront mises à jour.

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57
Les différentes origines de la demande d'achat (DA) sont:
- Stock: pour réapprovisionner les stocks
- Intervention: pour imputer l’achat directement sur une intervention
- Utilisateur: pour un besoin précis via un utilisateur autorisé
- Contrat: dans le cadre d’un contrat d’interventions avec un fournisseur
(correspond au règlement du contrat)
Il est possible de choisir cette origine via le bouton création dans le formulaire DA, sauf pour l’origine contrat.

A partir du formulaire de recherche, le bouton création permet également de dupliquer une DA sélectionnée.
Une DA est composée de lignes d’achat regroupées sous l’onglet Lignes d’achat.
L’onglet Réception permet de visualiser directement les mouvements de réception et retour fournisseur.
Le fournisseur est obligatoire pour valider la DA.

Remarque: les champs fournisseur, centre de coûts et budget de la DA initialisent ceux des lignes d’achat.

Le bouton des actions spéciales permet de:

- transformer la DA en commande,
- réceptionner la DA.

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La couleur apparaissant en fin de ligne d’achat indique l’état de réception de la ligne:
: aucune réception, la LDA n'est pas rattachée à une commande,
: aucune réception, la LDA est rattachée à une commande,
: réception partielle,
: réception totale.

Si la ligne de demande d’achat est d’origine stock ou contrat, le centre de coûts

n’apparaît pas dans l’onglet imputation.

59
Les achats sont toujours gérés à travers des demandes d’achats, attachées ou non à une commande.
Tant que la DA se trouve à l’état « En préparation » ou « Attente validation » celle-ci est encore
modifiable pour:
- Modifier les informations générales,
- Rajouter ou supprimer des achats,
- Annuler la DA.
A partir du moment où celle-ci est acceptée, elle passe automatiquement à l’état « A traiter » et ne
sera plus modifiable jusqu’à son solde.

Une fois que toutes les lignes de la DA sont réceptionnées, la DA passe à l'état « Soldée »:
- par une action utilisateur,
- automatiquement une fois que la réception est totale (Suivant paramètre central),
- dès que la commande est soldée.

La réception d’une DA d’origine stock génère des mouvements d’entrée en stock.

61
Etats « A traiter » / « Traitée » de la DA:
- l’état « A traiter » signifie qu’au moins une ligne de DA n’a pas été rattachée à une commande.
- l’état « Traitée » signifie que toutes les lignes de la DA ont été intégrées à une commande. Le suivi
se fait alors à travers la commande.

Messagerie
Il existe des messages (sous forme de courriel) standards qui peuvent être envoyés aux différents
acteurs du processus achat.
Exemple:
- transformation d’une DA en commande,
- annulation d’une DA,
- refus d’une DA,
- envoi de la commande au fournisseur,
-…

61
La commande peut être créée depuis la fonctionnalité « Commandes »:
- en direct en ajoutant des lignes de demandes d’achat,
- par duplication,

Une commande peut également être créée depuis:

- une DA via l’action « Transformer en commande »,
- la fonctionnalité réapprovisionnement via l’icône des actions en liste « Transformer en commande »,
- une intervention (création automatique à la validation de l’intervention).

Les onglets de la commande sont les suivants:

- Général: définit les données d’entête de la commande.
- Coordonnées: contient les adresses qui apparaîtront sur le bon de commande.
- Commentaires: précise tout commentaire utile relatif à la commande. Il apparaîtra sur le bon de
commande.
- Lignes de commande: définit les lignes de la commande.
- Frais annexes: permet de saisir les frais supplémentaires dont le montant est global pour la commande.
Lors du solde de la commande, ces frais seront imputés à chaque ligne, au prorata de leur valeur.
- Réception: permet de visualiser les réceptions effectuées sur les lignes de la commande.
- Règlements: permet de visualiser les factures associées à la commande. Le tableau contient la liste des
lignes de factures correspondant aux lignes de la commande.

62
Le passage à l’état « Edité » se fait via le bouton de changement d’état.

Une fois la commande « Editée », les modifications sont autorisées selon les droits
définis dans le profil de l’utilisateur.

Avant d’éditer une commande, celle-ci doit être validée.

Lors du passage à « Editée », il est possible de l’envoyer par courriel au fournisseur la
commande si le champ « Envoi commande » du fournisseur est égal à « Courriel ».

Si on réédite la commande, alors la mention « duplicata » y apparaît.

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La couleur apparaissant en fin de ligne réceptionnée indique:
: commande urgente avec quantité livrée < quantité commandée
: aucune réception
: réception partielle
: réception totale

Dans l’onglet Réceptions, le champ « terminé » signifie la fin de la réception et peut entrainer le
solde de la DA d’origine et de la commande (Cf. paramètres du module achat). Cette ligne ne sera donc
plus proposée en réception.

Les articles en contrôle réception n’apparaissent pas dans l’onglet Entrées en stock.
Dans l’onglet Entrées en stock, l’utilisateur peut ventiler ses réceptions dans plusieurs magasins pour
un article donné.

La réception peut être effectuée depuis le détail de la commande ou de la DA par le biais du bouton
des actions spéciales.
Pour les DA/Commandes d’origine intervention: la réception peut aussi être réalisée directement à
partir du formulaire de détail de l’intervention d’origine.

Des documents peuvent être liés aux BL, (scan du BL papier par exemple). Dans ce cas, la réception
est enregistrée lors de l’ajout du document lié, vous en serez averti par un message de
confirmation.

64
Pour les Articles sérialisés, lorsque la réception se déroule en deux étapes (case "Contrôle réception"
cochée):

Le paramètre « DELIV_CREAT_MATERIAL » du module Achat, vous permet de choisir le mode de

création des matériels issus de l’Article modèle sérialisé, pour les réceptions de type achat stock
uniquement.

Deux valeurs possibles :

- A l’entrée en stock (valeur par défaut) : les matériels sont créés seulement lors de l’entrée en
stock. Correspond au mode de fonctionnement des versions précédentes de CARL Source 4.2.0
(4S) ;
- A la réception : le matériel est créé immédiatement dès la réception de la commande (ou de la
DA). Alors que l’entrée en stock se fera dans un second temps.

65
La liste Retour hors stock, reprend les réceptions des articles commandés en achat direct et
les articles réceptionnés mais non entrés en magasin (Articles en contrôle de réception).

66
L’historique des réceptions permet de visualiser l’ensemble des réceptions et retours
fournisseurs et d’imprimer le journal des réceptions.

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69
La fonctionnalité Factures permet d’enregistrer les factures des fournisseurs et de les rapprocher des
réceptions et/ou des commandes.
Il y a deux façons de créer une facture:
- à partir de la commande, dans ce cas les lignes de factures sont automatiquement initialisées à
partir des lignes de commandes réceptionnées et initialisent les quantités facturées conformément
aux quantités reçues,
- à partir de la fonctionnalité facture, dans ce cas il est proposé d’initialiser les lignes de
factures après avoir saisi un numéro de commande.

On peut définir un avertissement ou même un blocage lors du solde de la commande dont les factures
ne sont pas soldées.

Il existe deux modes de facturation (modifiable dans les paramètres du module):

- Le mode de facturation « Commande » permet de créer des factures pour des commandes non-encore
réceptionnées.
- Le mode de facturation « BL » impose de lier la facture à une réception par le numéro de BL.

Il est possible de créer une facture de type avoir en modifiant le champ « Type ».

70
Il est possible d’ajouter directement des lignes de facture sur une facture. Dans ce cas, les lignes de
commande et de réception seront automatiquement créées par CARL Source.

Les types de frais annexes sont à créer dans la liste de configuration « frais annexes » accessible
depuis la roue dentée, dans le formulaire en liste des factures.

Les frais annexes peuvent ensuite être affectés spécifiquement à chaque ligne ou globalement à la
facture. Dans ce cas, ils seront ventilés sur chaque ligne au prorata de leur montant.

71
Remarques:

- La ou les commandes faisant l'objet de la facture doivent avoir été réceptionnées, sauf si
l'utilisateur a le droit "Facturer des quantités non réceptionnées" dans son profil. Dans ce
cas, la commande doit impérativement avoir été éditée.

- La facture ne peut être soldée que si les montants facturés et facturables sont égaux, ou si
l'écart est négligeable, selon les paramètres du profil de l'utilisateur.

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Des paramètres spécifiques au module Achat permettent d’activer:
Les modes de facturation et les modes de solde des commandes et DA,
Les commandes Multi-Budgets,
L’envoi de courriels à certaines étapes du processus achat,
Les coefficients d’évaluation des fournisseurs,
…

75
Les objectifs du module Comptes sont de suivre les dépenses liées à l’activité.
Ce module permet de connaître la répartition des coûts en fonction de leur nature (préventif, curatif…) et
de leur type (Main d’œuvre, service, fourniture…).

76
L’exercice comptable est une période de consolidation des comptes, qui est en général l’année civile
(Cf. les tableaux de bord, centre de coûts et budget).

Lors de la clôture d’un exercice, il y a possibilité de (Cf. paramètre module compte):

- reporter des écritures (engagées non réalisées) sur l’exercice suivant,
- désactiver des budgets et centres de coûts non valides.

77
Un budget est une unité d’imputation des coûts d’achat. Il est obligatoire de renseigner un budget sur
toutes les lignes de DA et lignes de Commande.

Les onglets du budget donnent accès aux:

• Tableau de bord permettant de consulter par mois l’évolution des écritures:
- Allouées: Enveloppe allouée pour les dépenses du compte;
- Engagées: Dépenses validées. Ex: DA acceptée, intervention validée…
- Réalisées: Dépenses effectives. Ex: Réception commande.
• Dotations permettant de visualiser les montants qui ont été alloués en prévision des achats.
• Budgets fils permettant de visualiser les budgets qui ont ce budget comme père. Si les liens ont été
modifiés, vous pouvez les visualiser tels qu'ils étaient dans un exercice clôturé.

L’icône des suivis et historiques permet de consulter les écritures.

Vous pouvez effectuer des dotations (dans l’onglet correspondant) en ajoutant une nouvelle ligne.

78
Un centre de coûts est une unité d'imputation des coûts généralement en lien avec les interventions. Il
est obligatoire de renseigner un centre de coûts sur chaque intervention et sur chaque ligne de DA
d’origine utilisateur.

L’onglet « tableau de bord » propose par mois, par nature de travail ou par type de coûts, le cumul des
écritures allouées, engagées, et réalisées.

L’icône des suivis et historiques permet de consulter les écritures.

Vous pouvez effectuer des dotations (dans l’onglet correspondant) en ajoutant une nouvelle ligne.

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Depuis le Centre de coûts parent (fonctionnement similaire sur les Budgets), vous pouvez définir des
liens de composition ou de hiérarchie entre les centres de coûts. Ces liens seront utilisés:

- Dans les consolidations: l'application affiche les montants cumulés sur l'ensemble de ses
descendants.

- Pour la recherche de centres de coûts: vous recherchez les centres fils d'un centre de coûts.

- Lors du contrôle des montants: si le centre de coûts en cours n'a pas de dotation, les dotations
prises en comptes sont celles de la dotation parente.

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Les codes comptables sont généralement utilisés dans les interfaces avec les logiciels de comptabilité.

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Des paramètres spécifiques au module Compte permettent de:
Désactiver les budgets et les centres de coûts non valides à la clôture de l’exercice (date
de fin du budget ou du centre de coûts < date de fin de l’exercice clôturé)
Activer le report du non-réalisé sur le prochain exercice
Valoriser les stocks et réaliser les écritures en « TTC ».

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