FONCTIONS CLÉS :

Sous la direction générale et la supervision générale du chef d'unité/d'équipe, l'assistant

d'unité/d'équipe effectuera les tâches suivantes :

GESTION DU FLUX DE TRAVAIL

1. Entreprendre des tâches et des processus transactionnels qui soutiennent le bon

déroulement du travail de l'unité/de l'équipe ;
2. Fournir un soutien et un suivi de la correspondance et des processus administratifs de
routine ;
3. Entreprendre la correspondance et les tâches conformément aux formats acceptés par
la Banque et vérifier les erreurs typographiques probables, la présentation,
l'exhaustivité et l'exactitude procédurale de tous les documents soumis au chef
d'unité/d'équipe pour approbation, approbation et/ou signature ;
4. Examiner et hiérarchiser la correspondance et les tâches importantes à exécuter ;
5. Assurer le suivi et s'assurer que les tâches sont terminées pour l'expédition et dans les
délais impartis.

COMMUNICATION ET LIAISON

1. Recevoir les visiteurs et les appels téléphoniques avec tact et discrétion, et agir selon
la nature et l'urgence de chacun, y compris les rediriger vers les membres de
l'unité/équipe concernés ou les parties à l'action, le cas échéant ;
2. Faciliter les arrangements pour les réunions en ce qui concerne leurs horaires et la
réservation du lieu ;
3. Fournir un soutien au chef d'unité/CISO pour les rendez-vous avec les visiteurs
officiels et/ou les membres du personnel ;
4. Suivi des échéanciers de travail pour les tâches courantes et assignées;
5. Planifier des réunions pour le chef d'unité/d'équipe, selon les horaires et l'ordre du jour
de la semaine ;
6. Organiser l'heure et le lieu des réunions et fournir le soutien nécessaire à leur succès ;
7. Rédiger des rapports/comptes rendus de réunion.

TENUE DES DOSSIERS ET DOCUMENTATION

1. Maintenir un système de classement en copies papier et électroniques pour répondre

aux besoins du chef d'unité/de l'équipe ;
2. Tenir un calendrier hebdomadaire des activités indiquant toutes les réunions
auxquelles assisteront le chef d'unité/d'équipe ainsi que les autres membres du
personnel, y compris tous les visiteurs externes à l'unité/l'équipe ;
3. Obtenir des documents d'information et de référence pour les réunions, séminaires,
ateliers, etc. auxquels assistera le personnel de l'équipe, en vérifiant leur disponibilité
et en s'assurant qu'ils disposent des dossiers et documents d'information appropriés ;
4. Maintenir l'adresse de contact / le répertoire postal des partenaires travaillant avec
l'unité/l'équipe.
BUREAU DE L'ADMINISTRATION

1. Prendre les dispositions de voyage pour le chef d'unité/les membres de l'équipe, y

compris les billets, la réservation d'hôtel, etc. ;
2. Soutenir la préparation des présentations au besoin ;
3. Photocopier et envoyer des communications électroniques lorsque le besoin s'en fait
sentir;
4. Entreprendre toute autre tâche connexe assignée par la direction de l'unité / de
l'équipe.

OBLIGATIONS D'APPROVISIONNEMENT

1. Aider à l'exécution de la fonction d'approvisionnement ;

2. Traiter les demandes d'achat attribuées au groupe fonctionnel liées à
l'approvisionnement en biens, services et travaux ;
3. Recevoir et examiner les demandes pour la clarté, l'adéquation des spécifications,
l'exhaustivité, obtenir des informations supplémentaires et assurer la liaison avec
l'équipe des utilisateurs et confirmer que le budget existe pour la demande.

BUDGET

1. Gérer le budget attribué à l'Unité/Équipe ;

2. Assister la direction dans les questions concernant les ressources telles que le budget
administratif ; surveiller et examiner les dépenses et porter les problèmes à l'attention
de la direction ;
3. Participer à la préparation de la revue budgétaire annuelle et semestrielle en saisissant
les données dans le système SAP et au suivi de celles-ci.

COMPÉTENCES (compétences, expérience et connaissances)

1. Détenir au moins un baccalauréat en gestion des affaires, commerce, administration

des affaires, communication, cybersécurité ou discipline connexe;
2. Une formation en secrétariat et/ou administration et gestion de bureau est avantageuse;
3. Avoir un minimum de quatre (4) années d'expérience pertinente et pratique dans des
rôles administratifs et de secrétariat, dans des bureaux similaires d'organisations
internationales, de banques de développement ou d'institutions similaires ;
4. Une expérience dans le secteur privé sera un atout supplémentaire. Une expérience en
gestion des risques informatiques, gestion des risques de la chaîne
d'approvisionnement (SCRM), environnement de contrôle général informatique est
préférable ;
5. Bonne connaissance des services administratifs et de soutien administratif, y compris
les systèmes et les procédures ;
6. Capable de travailler sous pression et d'établir des priorités dans le cadre dynamique
d'un environnement international et multiculturel ;
7. Traiter efficacement les demandes internes et externes ;
8. Capacité à travailler et à coopérer avec d'autres personnes d'horizons divers ;
9. Capacité à gérer des demandes simultanées et changeantes, des priorités et des délais
serrés ;
10. Maîtrise de l'utilisation des équipements standards (ordinateur, fax, scanner,
photocopieur, téléphone etc.) ;
11. Engagement démontrable à fournir un excellent service de réception et
d'administration axé sur le service à la clientèle ;
12. Bonnes capacités rédactionnelles;
13. La communication;
14. Résolution de problème;
15. orientation client ;
16. Travail d'équipe;
17. L'efficacité opérationnelle;
18. Innovation et Créativité ;
19. Intégrité et confidentialité ;
20. Bonnes compétences écrites et orales en français ou en anglais avec une bonne
connaissance pratique de l'autre langue,
21. Compétence dans l'utilisation des logiciels standards de la Banque (Word, Excel,
PowerPoint et Access). La connaissance de SAP est un atout supplémentaire