Votre Nouvel Outil

de communication

accessible via Internet

Guide utilisateurs Minos

Minos est votre nouvel outil de communication administrative.

Minos est une application web permettant de simplifier et de centraliser les

charges administratives de votre périmètre tout en facilitant vos démarches.

Les adresses pour vous connecter sont :

https://minos.altran.com/

Chaque consultant possède son espace privé, protégé par votre login et
un mot de passe Altran (celui utilisé pour consulter messagerie).

Conseil :
 Mettez immédiatement l’adresse de Minos dans vos favoris
Guide utilisateurs - Page 1
Principe général

Principales fonctionnalités :
 Saisie de vos demandes d’absences (congés)
 Saisie de votre relevé d’activité (CRA)
 Saisie de vos fiches de frais (missions, exceptionnels refacturables ou non)
 Saisie de vos demandes de déplacements
 Saisie de vos fiches suivi client (constat d’avancement)
 Visualisation et validation de vos ordres de missions

Conseils :
 Les demandes de congés doivent être faites avant la diffusion du relevé d’activité
(CRA). En effet, les périodes de congés demandées sont automatiquement intégrées
dans le relevé d’activité.
 Il est possible de remplir les fiches de frais avant la diffusion du relevé d’activité
(CRA).
Chaque demi-journée est rattachée à une activité (projet, dispo, congés, maladie…).
Attention : La fiche de frais doit être diffusée même si le montant est égal à 0 €.

 Vous devez impérativement diffuser tous les mois les 3 relevés suivants :
 Relevé d’activité (CRA) – entre le 22 & le 25 de chaque mois
 Constat d’avancement - avec le Relevé d’activité
 et fiches de frais – avant le dernier jour du mois
Les dates précises de diffusion de ces relevés sont affichées tous les mois
en page d’accueil de Minos.

Assistance :
 Une aide en ligne est disponible depuis l’application
 Pour toute question ou suggestion d’évolution, envoyez un message aux adresses
suivantes :

helpdesk.minos@altran.com

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Demandes d’absences (demande, suivi et historique)

Effectuer une demande

Pour effectuer une demande de congés, il faut choisir le type de congés souhaités par
l’intermédiaire de la liste déroulante : congés payés, RTT, Congés exceptionnels…).

Le choix des dates se fait via un calendrier par demi-journée. La durée est ainsi
automatiquement calculée en fonction des jours ouvrés.

La demande est transmise automatiquement à votre équipe gestion du personnel lorsque vous
cliquez sur le lien « Diffuser ». Au moment de la diffusion, un mail résumant votre demande est
automatiquement envoyé à votre responsable hiérarchique (manager…).

Suivi et historique des demandes

Pour accéder à une ancienne demande, choisissez l’année souhaitée via la liste déroulante. Vous
pouvez ainsi visualiser les caractéristiques de chaque demande (type, dates, durée…) mais aussi
apercevoir si la demande a été validée :
 « X » pour une demande non encore traitée
 « V » pour une demande validée

Guide utilisateurs - Page 3

 Modifier une demande
Une demande d’absence peut être modifiée grâce au bouton « ». Une vue similaire au
formulaire de demande vous est alors proposée.
Attention : une demande d’absence ne peut être modifiée si le relevé d’activité auquel elle
appartient a déjà été diffusé. Dans ce cas contactez l’équipe gestion du personnel de votre
périmètre.

Les modifications ne sont permises qu’afin de pouvoir corriger une demande erronée.
Cependant il est préférable d’éviter les modifications afin d’éviter les doubles traitements par
l’équipe gestion du personnel.

Circuit de validation d’une demande

Les demandes d’absences sont traitées et validées par votre responsable hiérarchique
(Manager…) via un mail reprenant l’ensemble des informations.

Vous pouvez visualiser si votre demande a été validée dans la partie suivi / historique des congés.

Si votre demande est refusée, votre responsable hiérarchique (Manager…) vous contactera.

Relevé d’activité (CRA)

Première utilisation

 Lors du premier accès à votre relevé d’activité du mois, celui-ci est pré-rempli
automatiquement en fonction de vos projets en cours.

 Le pré-remplissage est une aide à la saisie dont le résultat n’est pas garanti. Vous pouvez
donc le corriger si nécessaire.

 Le lien « Vider les lignes de mission » permet d’effacer l’activité saisie pour toutes les
missions.

Attention : si vous effectuez cette opération, vous perdrez toutes les informations
précédemment remplies des différents relevés (frais…)

 Vous ne pouvez pas saisir directement vos absences dans le relevé d’activité. Vos
absences doivent être saisies en passant par l’interface de demande d’absences. Dès lors,
elles apparaissent directement dans le relevé d’activité.

Guide utilisateurs - Page 4

En pratique
Vos projets en cours sont disponibles dans la liste déroulante sur la gauche du formulaire de
saisie.

Si toutefois il manque un de vos projets dans cette liste déroulante, contactez votre équipe
administration des ventes afin qu’elle fasse le nécessaire pour rendre visible votre projet.

En cas « d’astreintes et/ou d’horaires décalés », il faut les indiquer dans la zone de
commentaires prévues à cet effet, en les détaillant jour par jour et en y associant le projet concerné
dans la liste déroulante. Si aucun projet n’est sélectionné, l’astreinte n’est pas enregistrée. De même
pour supprimer une astreinte déjà enregistrée, il suffit de ne pas sélectionner de projet.

La partie « satisfaction » doit être obligatoirement renseignée. Elle vous permet d’indiquer la
réponse correspondant à votre degré de satisfaction.

La partie « questionnaire », dont la présence n’est pas systématique, nous permet de vous poser
des questions pratiques. Les réponses sont obligatoires.

Guide utilisateurs - Page 5

 Le lien « réinitialiser le relevé » vous permet de refaire une génération automatique de votre
relevé d’activité. (Vérifiez dans ce cas les données du relevé).
Le lien « Enregistrer » permet d’enregistrer votre relevé dans votre espace personnel, sans
diffusion.
Le lien « Diffuser » permet de diffuser votre relevé à l’équipe administration des ventes.
Une fois le relevé diffusé, il n’est plus modifiable. Si vous constatez une erreur, il vous faudra alors
contacter l’équipe administration des ventes de votre périmètre.

Fiches de frais (missions, exceptionnels refacturables ou non)

Se reporter à la notice d’utilisation dans l’interface de saisie des frais

Fiche suivi client (constat d’avancement mensuel)

Principe général
 Il y a autant de fiches de suivi client que de missions saisies dans le relevé d’activité.
Ce formulaire est pré-rempli en fonction de votre relevé d’activité.
 Vous pouvez saisir votre numéro de téléphone, l’avancement du projet, ses perspectives et
les faits marquants.
 Une fois votre fiche remplie, vous pouvez l’imprimer afin d’y apposer votre signature et celle
du client avant de la retourner par courrier à votre équipe administration des ventes.

Guide utilisateurs - Page 6

En pratique
Le lien « Enregistrer » permet d’enregistrer votre fiche suivi client dans votre espace personnel,
sans diffusion.
Le lien « Diffuser » permet de diffuser votre fiche suivi client à l’équipe administration des ventes
de votre périmètre.
Une fois la fiche diffusée, elle n’est plus modifiable. Si vous constatez une erreur, il vous faudra
alors contacter l’équipe administration des ventes de votre périmètre.

Suivi et historique des relevés de fin de mois

Principe général
 Pour accéder à un ancien relevé, il faut choisir l’année souhaitée via la liste déroulante
en haut de page. L’année par défaut est l’année en cours.
 Les relevés sont affichés avec les différents indicateurs concernant la diffusion des
différentes parties :
 « X » pour une demande non encore traitée
 « V » pour une demande validée
 Le même système permet de voir si vos relevés de fin de mois ont été validés par votre
équipe administration des ventes.

Guide utilisateurs - Page 7

 En pratique
Pour visualiser un relevé précis il suffit de cliquer sur le lien matérialisé par la loupe
La vue de détail d’un relevé affiche tous les relevés du mois en cours. Il vous est possible de
l’imprimer via le lien prévu à cet effet. L’impression se fait via un fichier pdf dont chaque page
correspond à un relevé en particulier. Vous pouvez ainsi imprimer celui qui vous intéresse.

Ordre de mission (Visualisation)

Principe général
 Cette fonction permet de supprimer les ordres de mission papier
 Vous pouvez ainsi visualiser et consulter vos missions en cours mais aussi récapituler
leurs états (validation manager et consultant)

Attention : pour valider ou consulter vos ordres de missions, il faut au préalable que votre
manager les ait validés.

Guide utilisateurs - Page 8

En pratique
L’ordre de mission récapitule toutes les informations concernant votre projet (infos client, frais…). Il
vous est possible de l’imprimer via le lien prévu à cet effet. L’impression se fait via un fichier pdf.
Le lien « valider » vous permet de valider votre ordre de mission.

Attention : une fois validé, vous ne pourrez pas revenir en arrière. Il vous faudra
contacter l’équipe administration des ventes ou l’équipe frais et déplacements de votre
périmètre, selon si l’information à modifier est sur la partie projet, ou la partie frais.

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Demandes de déplacement (demande, suivi et historique)

Principe général
 Cette fonction permet de supprimer les demandes papier et devient le seul processus
valide.
 Chaque demande de déplacement est rattachée à une mission (à sélectionner grâce à
la liste déroulante)
 Lorsque les frais sont refacturables et que c’est vous qui avez engagé la dépense,
n’oubliez pas ensuite de les renseigner dans votre fiche de « frais exceptionnels
refacturables au client »
 Le lien « valider » enregistre et envoi votre demande de déplacement à l’équipe frais et
déplacements de votre périmètre.

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 En pratique
Un écran de suivi et historique vous permet d’accéder aux états de vos demandes de
déplacements.

Sélectionnez le mois et l’année puis le lien « actualiser » pour visualiser la demande qui vous
intéresse. 4 états sont possibles :

 En attente : votre pôle frais n’a pas encore traité la demande

 Acceptée
 Annulée : vous décidez de supprimer votre demande
 Refusée : votre équipe frais et déplacements, en concertation avec votre responsable
hiérarchique (manager…) a décidé de refuser votre demande

Gestion du mot de passe

Pour rappel, votre mot de passe Altran est modifiable :

 Depuis votre session Windows
 Depuis Direct ALTRAN
 Depuis votre messagerie

Un lien sur la page d’accueil vous guide en cas de perte de mot de passe.

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