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Une bonne gestion d'entreprise passe indéniablement par une bonne gestion commerciale. En
effet, votre facturation, vos créances clients sont des données à absolument maitriser pour
assurer la continuité d'exploitation de votre société, il faut savoir relancer vos clients pour ne
pas laisser votre chiffre d'affaires en dehors de votre compte bancaire. Le suivi de vos
fournisseurs également, essayez de négocier avec eux des délais de règlement.
Pour optimiser son entreprise, il est nécessaire de se pencher de manière attentive sur les
différents champs de la gestion commerciale.
Attention toutefois, les logiciels de gestion commerciale ne sont pas adaptés pour tous les
types d’activité. A titre d’exemple, ils proposent des fonctionnalités peu adaptées aux
commerces de détail.
De plus, l’outil doit être adapté à la structure et permettre une utilisation en temps réel par
tous les responsables concernés (responsable des achats, des ventes, des stocks) qui n’excède
pas leur domaine de compétences. Il est absolument nécessaire de définir des droits d’accès
par utilisateur en fonction de sa responsabilité dans l’entreprise.
Conclusion : les logiciels de gestion commerciale sont indispensables dans la plupart des
entreprises. Ils ne trouvent toutefois pas d’intérêts dans certaines activités, les
commerces de détail par exemple. Lorsqu’ils sont adaptés à la structure, les logiciels de
gestion commerciale permettent un gain de temps indéniable, une rentabilité accrue et
une meilleure gestion des stocks.
Comment choisir son logiciel de gestion
commerciale ?
Comment choisir son logiciel de gestion commerciale ? Quels sont les critères à prendre en
compte dans le processus de choix du logiciel de gestion commerciale ? Compta-Facile
vous apporte ici les réponses à ces questions.
diminuer le temps consacré à la création des documents commerciaux (évite les
phénomènes de ressaisie des informations) ;
réduire le risque d’erreur lié à la saisie manuelle (erreur dans le prix, le code du
produit, la TVA, etc.) ;
gagner en réactivité commerciale (les devis sont établis plus rapidement) ;
suivre en temps réel l’évolution des stocks et ainsi anticiper toute rupture ;
gagner en efficacité (génération de relance en cas de retard de paiement de clients) ;
avoir une vision globale de l’activité commerciale et de la rentabilité de l’entreprise
(à travers la génération de tableaux de bord).
Il est important d’étudier les interactions et liaisons possible entre le logiciel de gestion
commerciale et le logiciel de comptabilité (de l’entreprise ou celui de l’expert-comptable).
Leur compatibilité doit être étudiée. Les logiciels de gestion commerciale les plus
performants proposent notamment un déversement automatique des données dans le
logiciel de comptabilité (intégration automatique ou intégration à l’aide d’un export de
fichier des factures de ventes et d’achats).
Un logiciel de gestion commerciale ne sera pris en main efficacement que s’il est simple
d’utilisation et épuré. La navigation doit être intuitive et la saisie éventuellement guidée. Il
est appréciable que les opérations récurrentes soient automatisées.
Critères de personnalisation
Il est important de veiller à ce que les documents commerciaux générés par le logiciel de
gestion commerciale puissent être personnalisés avec les éléments propres à l’entreprise
(logo, mentions obligatoires, etc.). En effet, ces documents constituent également un support
de communication pour l’entreprise et ils doivent respecter certaines mentions obligatoires.
Les plus petites structures qui assument en interne les tâches comptables et administratives
auront, la plupart du temps, recours à un logiciel de facturation couplé à un logiciel de
comptabilité (généralement, les achats et les stocks y sont gérés de manière moins
automatisée que dans les grandes structures ; ne serait-ce que par contrainte de budget).
Enfin, il est important de se renseigner sur la périodicité des mises à jour. Tout éditeur doit
effectuer une veille légale et mettre à jour en conséquence ses logiciels en fonction des
évolutions de la législation (et notamment, par exemple, de tout changement en matière de
mentions obligatoires sur les factures).
Lorsqu’il est fait recours à une solution en ligne, il convient de s’assurer que les données
soient stockées sur un espace sécurisée.
Conclusion : choisir son logiciel de gestion commerciale est une étape cruciale dans le
processus de création ou de fonctionnement d’une entreprise
-1-
L’information
Nous venons de voir que le système d’information 4 des entreprises s’appuie sur les technologies
de l’informatique et plus particulièrement sur les disciplines de l’informatique de gestion pour son
automatisation.
4 Dans une approche systémique, les systèmes sont « décomposés » en sous-systèmes qui sont eux-mêmes
étudiés en tant que système et ainsi de suite comme des poupées russes. De ce fait notre sous-système
d’information devient le système d’information.
Maintenant, nous devons répondre plus précisément à la question : quel est le rôle ou la portée
de l’informatique d’une part et de l’informatique de gestion d’autre part ?
Nous apporterons quelques éléments de réponse en étudiant la structure et le fonctionnement du
système d’information des entreprises. Mais préalablement, nous devons affiner la compréhension
du terme information et sa portée dans le néologisme « informatique » cité précédemment.
[5] Information : Tout élément ou fait porté à la connaissance et à l’interprétation des
personnes. L’information est donc une production sociale. Il s’agit de données vues dans un
certain contexte, et qui présentent un sens et éventuellement une conséquence qui dépend de
l’appréciation des individus. L’information peut devenir connaissance quand elle est analysée et
structurée puis appropriée. Les ordinateurs, eux, traitent de données sans leur attribuer de sens. -
4-
Pour la suite, nous nous baserons sur la définition succincte ci-dessous :
L’information est le résultat fourni par le traitement de données ; le traitement implique les
opérations d’acquisition, de mémorisation et de communication.
Les informations formelles et informelles
La notion d’information étant clarifiée, nous pouvons maintenant revenir au système
d’information et en étudier la structure et la dynamique.
Le système d’information peut être découpé en deux parties ou sous-systèmes distincts:
le sous-système d’information informel ;
le sous-système d’information formalisé.
Les informations informelles sont celles dont l’entreprise n’a défini ni la forme, ni le fond; un bon
exemple en est les informations échangées entre collaborateurs lors de pauses-café. Pour en
revenir au domaine des ordinateurs, il est évident que de l’information informelle peut être traitée
au moyen des outils informatiques de l’entreprise; par exemple au travers d’Internet ou de la
messagerie. L’informatique mise en oeuvre pour le traitement de ces informations informelles ne
peut donc pas être qualifiée de gestion car elle n’automatise pas l’administration des intérêts ou
des affaires de l’entreprise.
Les informations formelles sont celles dont l’entreprise a défini la forme, voire le fond, et dont
elle a besoin pour garantir un fonctionnement correct de ses activités opérationnelles et de
pilotage. Lorsqu’un système qualité est mis en place, ces informations correspondent à la maîtrise
des documents et des données5.
5 Lemodèle ISO 9000 fixe 20 exigences ; parmi celles-ci, la 5ème « La maîtrise des documents et données »
exige: « Définition écrite des procédures relatives à la maîtrise des documents relatifs à la norme, y compris,
dans les limites de ce qui est applicable, des documents externes tels que les normes et plans du client ».
Système d’information informatisé (SII) et non automatisé
Le découpage en une partie formelle et une partie informelle du système d’information est
relativement admis et reconnu par la communauté scientifique.
A son tour, le système d’information formel peut être découpé en deux parties ou sous-systèmes
distincts:
sous-système d’information non automatisé ;
sous-système d’information automatisé. Par la suite nous parlerons de système d’information
informatisé (SII) puisque l’automatisation est assurée par les moyens informatiques comme nous
l’avons vu précédemment.
-5-
Le système d’information non automatisé6 résulte du traitement de données effectué par un
collaborateur (humain); naturellement, les moyens informatiques peuvent être utilisés mais, il est
de la responsabilité du collaborateur d’assurer le couplage entre les données qu’il utilise et les
traitements qu’il leur applique.
6 Ilest important de noter que l’automatisme ou non s’applique au système et non au seul moyen de produire
l’information qui a donné naissance au néologisme informatique. Cette distinction essentielle nous permet de
parler d’un système d’information non automatisé qui utilise les automatismes de l’informatique comme moyen
de traitement de l’information.
7 Naturellement, même sous cette forme, le collaborateur devra fournir un effort intellectuel pour rédiger le contenu de certaines rubriques.
Le système d’information informatisé offre un traitement de données automatisé par des
programmes informatiques ; l’essentiel de l’automatisme consiste à établir un couplage
transparent pour les utilisateurs entre les traitements informatiques d’une part et les données
utilisées d’autre part. Ce couplage entre les données et les multiples traitements informatiques qui
les utilisent nécessite une structuration rigoureuse des données.
Pour illustrer notre propos, prenons comme exemple, la production d’un procès-verbal (PV) de
séance.
Dans le cadre d’un système d’information non automatisé, le collaborateur utilisera un outil
bureautique qui lui permettra de respecter la forme mais il lui appartiendra d’intégrer le contenu
sur la base de ses compétences en bureautique.
Dans le cadre d’un système d’information automatisé ou SII, le collaborateur disposera d’un
programme qui lui demandera de saisir les différentes données utiles et nécessaires (dates,
participants, sujet, décisions7…) et le processus de traitement manipulera les données pour fournir
le PV attendu.
Cet exemple met en évidence le rôle du mode de couplage entre données et traitements. Dans le
premier cas, le collaborateur devra gérer lui-même les données de son rapport en les sauvant
probablement en tant que fichier sur un serveur de fichier; dans ce cas l’informatique lui fournit
un programme (traitement de texte) pour l’aider à rédiger son rapport et une infrastructure de
mémorisation de ses données (serveur de fichier). Dans le deuxième cas, les données seront
gérées automatiquement par le SII qui les sauvegardera probablement dans une base de
données.
Portée de l’informatique de gestion
Les deux partitions, système d’information non automatisé et système d’information informatisé
du système d’information formel s’appuient sur l’informatique. L’informatique de gestion, en tant
que spécialité, s’applique essentiellement au système d’information informatisé ; elle a comme
finalité de fournir aux sous-systèmes opérationnel (SO) et de pilotage (SP) les informations utiles
et nécessaires en cachant au bénéficiaire les contingences d’acquisition, de mémorisation, de
traitement et de communication des données utilisées.
A notre sens, les systèmes d’information non automatisés relèvent prioritairement de
l’informatique et non de l’informatique de gestion. Pour illustrer notre propos, reprenons
l’exemple du PV. Avant l’avènement des traitements de texte, notre collaborateur aurait tapé - 6 -
son rapport à la machine à écrire… En cas de problème technique, il aurait sollicité le mécanicien
de machines à écrire. A travers cet exemple, il apparaît clairement qu’il n’y a pas de lien entre le
moyen technologique, la machine à écrire ou le traitement de texte, et l’impératif de gestion,
l’établissement d’un PV. Pour nous exprimer plus clairement, l’installation ou le dépannage d’une
messagerie, d’un traitement de texte ou de réseaux informatiques ne relèvent pas de
l’informatique de gestion mais de l’informatique tout court.
De manière subsidiaire, le sous-système d’information non automatisé peut devenir partiellement
l’affaire de l’informatique de gestion lorsque la double compétence en informatique et en gestion
est nécessaire comme par exemple lors de la création de modèles ou de macros avec les outils
bureautiques.
Toujours à notre sens, c’est la nécessité de systèmes d’information informatisés (SII) qui
justifie l’informatique de gestion. Pour illustrer notre propos, reprenons l’exemple du PV. Dans
le cadre d’une procédure du système opérationnel (SO), les collaborateurs établissent des PV. Les
données des différents PV serviront de base pour fournir de l’information au système de pilotage ;
à l’aide de ces informations, la direction peut décider, par exemple, l’engagement de nouveaux
collaborateurs.
Nous voyons, par cet exemple, la communication transparente d’informations entre les sous-
systèmes opérant (SO) et de pilotage (SP) grâce aux automatismes supportés par le système
d’information informatisé (SII).
Rôle de l’informatique de gestion
Nous venons de voir que l’informatique de gestion a trait à la partie informatisée du sous-système
d’information des entreprises ou plus communément aux systèmes d’information informatisés
(SSI). Mais, quel est son rôle précisément ?
Le rôle de l’informatique de gestion dans le cadre de systèmes d’information informatisés (SII)
est triple ; nous trouverons le volet « gestion », le volet « informatique » et le volet formé du
couple « informatique » et « gestion ».
Le volet « gestion » doit fournir les compétences qui permettent de capturer les besoins
d’automatisation des informations des systèmes opérationnels et de pilotage. La capture des
besoins sous-entend une compréhension parfaite du métier et des finalités de l’entreprise. Cette
capture des besoins se fera souvent en partenariat avec les experts métier de l’entreprise.
Le volet « informatique de gestion » doit fournir les compétences d’analyse et de
conceptualisation qui permettent de traduire les besoins (exprimés dans le langage usuel du
métier) en spécifications informatiques (exprimées dans le langage des informaticiens).
Le volet « informatique » doit fournir les compétences informatiques qui permettront
d’automatiser la capture (écrans), la mémorisation (bases de données), le traitement
(programmation) et la communication (réseaux) des données. Tout comme l’expression des
besoins requiert les experts du métier, l’automatisation par les moyens informatiques nécessitera
souvent le recours à des informaticiens spécialisés (bases de données, programmation, réseaux,
ateliers de génie logiciel, …).
-7-
Conclusion
L’informatique de gestion est au service de la gestion des entreprises ; elle doit fournir les
compétences et les moyens d’automatisation des systèmes d’information informatisés (SII). Les
compétences ont trait à l’expression des besoins et à leur traduction en spécifications
informatiques. Les moyens sous-entendent l’utilisation des technologies de l’informatique et
nécessitent des compétences aussi diverses que la programmation, les bases de données ou les
réseaux.
L’informatique de gestion est une activité éminemment pluridisciplinaire qui doit être menée
avec méthode en recourant à de multiples compétences; dans nos prochains articles nous
traiterons des métiers de l’informatique de gestion pour l’aspect des compétences multiples et
d’ingénierie pour l’aspect méthodologique.
Tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doivent
faire l'objet d'une facturation.
Enjeux de la facture
La facture représente le document de comptabilité générale par excellence. Elle implique à sa
réception l'obligation de payer à échéance et doit donc être comptabilisée à ce jour. Si elle
concerne une immobilisation, il y a acquisition ou cession. Si elle concerne un achat ou une
vente de biens ou services d'utilisation non durable, il y a produit. Pour pouvoir comptabiliser
correctement, il faut aussi tenir compte à la réception de la facture de la date de paiement (au
comptant ou non) et de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).
Elle précise les conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à
celle résultant de l'application des conditions générales de vente ainsi que le taux des pénalités
exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture.
Le règlement est réputé réalisé à la date à laquelle les fonds sont mis, par le client, à la
disposition du bénéficiaire ou de son subrogé.
la qualité de membre d'un centre de gestion agréé ou d'une association agréée (en
portant la mention « Acceptant le règlement des sommes dues par chèque en sa qualité
de membre d'un centre de gestion agréé »)
la qualité de locataire-gérant,
la qualité de franchisé.
L'entreprise est redevable d'une amende de 15 euros par mention manquante ou
inexacte sur une facture. L'amende par facture est plafonnée au 1/4 de son montant.
La facture doit être établie en 2 exemplaires, dont le premier doit être remis à l'acheteur :
Des exceptions à ce principe de facturation immédiate sont toutefois possibles dans les cas suivants :
Quand le vendeur effectue pour le même client au cours d'un même mois plusieurs
livraisons, il peut établir une " facture récapitulative " couvrant toutes les ventes de la
période, s'il remet à chacune des livraisons un " bon de livraison " numéroté.
Lorsqu'un élément de la facture n'est pas connu au moment de la livraison, un différé de
facturation est admis.
Quand le client est un particulier, les obligations en matière de facturation sont plus limitées.
Pour les ventes de biens, la délivrance d'une facture est obligatoire :
Pour les prestations de service réalisées pour des particuliers, les professionnels doivent établir " une
note " en double exemplaire comportant les mentions suivantes :
Il est conseillé, dans tous les cas, de les conserver pendant 10 ans puisqu'elles peuvent servir
de preuve devant la justice pendant ce délai.
Pour conserver un double des factures créées informatiquement et transmises à vos clients sur
support papier, vous avez deux possibilités.
Soit vous imprimez un double de la facture et vous le rangez dans vos archives,
soit vous conservez le double sous forme électronique.
Cette dernière option permet un gain de place mais doit s’appliquer avec certaines précautions
de façon à répondre à un contrôle de comptabilité éventuel ou pour éviter tout litige avec les
clients.
Les procédures admises pour enregistrer les doubles sont la signature électronique,
l’empreinte électronique ou l’enregistrement sur un support physique non réinscriptible (un
disque optique de type WORM, par exemple).
Pendant toute la durée légale de conservation (six ans), le contenu de la facture doit pouvoir
être restitué en langage clair et lisible, parfois sur support papier, lors d’un contrôle de
comptabilité.
Vous devez pouvoir présenter les doubles de factures par client, période, montant facturé… Et
les fichiers de ces doubles électroniques doivent obligatoirement être stockés sur le territoire
français, « dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de l’Administration ».
Que doit-on facturer ?
Mentions obligatoires sur les factures au regard du Code Général des Impôts et de la
réglementation économique
Nous vous présentons ici 4 solutions de sécurisation des documents papiers, réalisables en
tous formats:
1. COPY'PA
2. Gaufrage
Vos documents avec votre logo, un dessin ou vos initiales en relief, confère de la distinction à
vos documents et rend la contrefaçon difficile
3. Traçabilité U-V ou Stéganographie
Un logo, un texte, une numérotation ..., qui ne se révèle que sous un éclairage ultra-violet rend
la contrefaçon de vos documents très difficile
4. Le Filigrane
Élégant, discret et distingué votre logo, un texte ou un dessin en filigrane, visible uniquement
par transparence à travers l'épaisseur du papier, rend la contrefaçon de votre document quasi
impossible.
5. CODDIF
Le Système CODDIF, personnalisé pour chaque client, c'est une série de points imprimés
avec une encre réfléchissante, impossible à photocopier. Le système CODDIF permet aussi
l'identification du propriétaire du papier
6. BRAILLE
ATTENTION !Un devis en bonne et due forme, signé par le prestataire de service et le client
constitue un véritable contrat.
Le devis est l'estimation du coût d'un travail, mais peut aussi comporter des indications du
temps de réalisation du travail, de la date d'intervention prévue et peut être opposable sur ces
différents éléments.
Il s'agit donc du prix à payer pour une prestation dont le coût varie selon les circonstances et
qui ne peut être communiqué au moyen d'un tarif standard.
Il vous permet de connaître à l'avance le prix d'un travail au près du prestataire de services
de votre choix ;
Il est contraignant pour celui qui l'a établi. En effet, il s'agit d'une offre de contrat qui lie
celui qui l'a émise ;
Pour que le véritable contrat soit conclu, il faut que le client donne son accord par écrit, en
signant le devis par exemple.
Une fois qu'un devis a été établi et qu'il a été signé par le client, il fait office de contrat, c'est
à dire que le client accepte non seulement le principe de la prestation, mais aussi son montant.
ATTENTION ! Un devis signé par le prestataire de service et le client constitue un véritable
contrat.
Toutefois, le prestataire de services peut en convenir autrement. Dans ce cas, il doit vous en
préciser le prix avant de réaliser le devis.
Le cas échéant:
Important : Au cas où l’entrepreneur doit exécuter des travaux non prévus dans le devis
initial, il doit établir un avenant à ce devis et faire accepter et signer le document à son client.
Enjeux d'un devis et conditions légales
Lorsqu'un particulier ou une société demande des devis auprès de plusieurs entreprises, cela
lui permet de comparer les prix et les prestations fournies. Généralement, les devis sont
gratuits. Le fournisseur ou prestataire est tenu de ne pas modifier les prix indiqués dans le
devis jusqu'à ce que le demandeur se porte acquéreur. Un devis peut cependant comporter une
date de fin de validité : par exemple : « Ce devis est valable pour une durée de 30 jours. »
Bon de commande
Généralement, lorsque le vendeur et l'acheteur complètent un bon de commande, ils le font
parce qu'ils sont d'accord sur l'objet de la vente et sur le prix.
C'est lorsque ces deux éléments sont réunis que l'on peut parler de vente au sens juridique du
terme.
Le bon de commande n'est établi que si le bien acheté ne peut être immédiatement emporté,
* soit, parce qu'il est trop volumineux (meubles…);
* soit parce qu'il n'est pas immédiatement disponible (voitures…);
* soit parce qu'il s'agit d'un service non exécutable immédiatement (voyages…).
Dès que l'acheteur paie un acompte pour un bien ou un service qui ne sera livré ou exécuté
que plus tard, le vendeur est obligé par la loi d'établir un bon de commande et d'en remettre un
exemplaire à l'acheteur.
Le vendeur doit obligatoirement faire figurer les mentions suivantes, sur le bon de commande:
Si le vendeur ne fait pas figurer sur le bon de commande toutes les mentions obligatoires, cela
ne signifie pas pour autant que le bon de commande soit sans valeur !
Ainsi, constitue un début de preuve ou une preuve de contrat de vente tant pour le vendeur
que pour l'acheteur :
* un bon de commande même non conforme;
* un bon de commande non signé par le vendeur mais en raison duquel l'acheteur a payé un
acompte.
Rappelons-le : un bon de commande mal complété n'est pas forcément sans valeur !
Exception : dans le cas d'une vente à tempérament, la loi sur le crédit à la consommation fixe
le montant minimum légal de l'acompte à 15% du prix d'achat.
Quelle différence si la vente est assortie d'un financement?
1. soit il s'agit d'une vente à tempérament (contrat de vente et contrat de financement ne font
qu'un);
dans ce cas :
* versement obligatoire d'un acompte de 15% du prix d'achat;
* indication de mentions obligatoires dans le contrat, notamment:
prix au comptant;
prix total à tempérament;
nombre, montant et périodicité des paiements; montant de l'acompte;
coût total du crédit;
date du premier paiement;
* soit une demande de prêt à tempérament est adressée à un prêteur ou à un courtier de crédit;
dans ce cas,
* l'apposition préalable sur le bon de commande de la mention suivante :
"la vente ne sera effective que dans l'hypothèse de l'acceptation du crédit par la banque",
évitera au consommateur de devoir s'acquitter du montant de la commande en cas de refus du
financement.
En principe, le bon de commande reprend au verso les conditions générales de vente. Celles-
ci devraient être lues avant la signature.
Ces conditions décrivent les devoirs et les droits des deux parties ainsi que les conséquences
en cas de manquement (non-respect des engagements de l'une des parties concernant le délai
de livraison, les réclamations; en cas de paiements tardifs; concernant les conditions de
garantie, le tribunal compétent, …).
Pour éviter les abus, la loi du 14 juillet 1991 sur les pratiques du commerce et sur
l'information et la protection du consommateur interdit une série de «clauses abusives» qui
créent un déséquilibre entre les droits et les devoirs des deux parties.
Dès lors, ces clauses sont interdites et nulles.
ATTENTION !
La nullité d'une clause n'entraîne pas nécessairement la nullité des autres clauses des
conditions générales, ni celle du bon de commande !
Qu'en est-il du délai de réflexion?
Le conseil + : conservez toujours les écrits, même s'ils étaient au stade des négociations ; ils
peuvent servir de preuve pour prouver l'intention des parties et faire la différence pour
justifier que le document est un bon de commande, un devis ou un contrat.
Un contrat est la rencontre des volontés entre deux ou plusieurs parties. Ainsi, dès accord des
volontés, le contrat est formé.
L'article 1101 du Code Civil définit le contrat : "Le contrat est une convention par laquelle une ou
plusieurs personnes s'obligent, envers une ou plusieurs autres, à donner, à faire ou à ne pas faire
quelque chose."
Bon de commande : c'est un document par lequel un acheteur commande à un vendeur un bien ou
une prestation de services. L'acheteur, en signant le bon de commande, manifeste alors sa volonté
d'acheter. Dès que le vendeur accepte le bon de commande, en le signant à son tour, la rencontre
des volontés est effective. Ainsi, le bon de commande vaut contrat.
Devis : c'est un document par lequel le vendeur récapitule son offre de biens ou services à l'acheteur.
Il doit être signé par le vendeur. Dès son acceptation par l'acheteur, qui manifeste son accord en
signant le devis sans en modifier les termes, la rencontre des volontés est effective et le contrat est
formé.
Un contrat peut aussi prendre la forme d'une lettre signée par les parties.
Le contrat, comme on l'entend généralement, dans la vie des affaires, est un document écrit qui :
- présente les parties
- décrit les droits et obligations de chaque partie (prestations, prix...)
- inclus la date et la signature des parties pour prouver leur accord
Un contrat peut aussi être oral : acheter une baguette de pain, un ticket de bus... La difficulté est de
prouver les termes de l'accord, d'où l'importance de l'écrit signé.
Besoin de créer un bon de livraison, un devis ou une facture ? Debitoor te permet de créer,
mais aussi de personnaliser bons de livraison, factures, et devis. Crée des bons de livraison
qui te ressemblent !
Le fournisseur d'un bien ou d'une prestation de service établit le bon de livraison pour son
client. Le fournisseur, ou éventuellement le livreur/transporteur, remet au client le bon de
livraison au moment où la livraison a lieu.
Le bon de livraison permet de prouver que les marchandises achetées ont bien été livrées et
réceptionnées par le client.
Il est établi en deux exemplaires, un pour l'acheteur et un autre pour le vendeur. Du point de
vue du vendeur, on parle aussi de "bon de réception".
Le client doit inscrire une réserve sur le bon de livraison, dans le cas où :
Cela signifie que le client doit indiquer sur le bon, dès la livraison, quel est le problème avec
les marchandises réceptionnées. En l'absence de mention d'un problème sur le bon de
livraison, on considèrera que les marchandises ont bien été livrées par le fournisseur, dans
l'état et la quantité prévus lors de la vente.
En cas de problème visible avec la marchandise, l'acheteur peut alors refuser de signer le bon
de livraison. Il ne réceptionne pas la livraison, qui est annulée.
Les autres fonctions, annexes et non productive en terme de métier de l'entreprise, participent à la
stratégie de recherche de la meilleure rentabilité.
Dans ce contexte, les entreprises sont contraintes à faire de gros efforts d'organisation pour réduire
les coûts et diminuer les délais entre la commande et la livraison.
Ces efforts passent par la rationalisation de la gestion de production, de la gestion commerciale entre
les clients et les fournisseurs, de l'organisation des transports et la mise en place de communications
performantes entre les différentes parties concernées.
Depuis F.W.Taylor (1880) le travail en entreprise s'est de plus en plus segmenté (une tâche = une
personne), avec l'apparition, vers les années soixante, d'une division de la production en îlots de
production au sein desquels les ouvriers, devenus responsables, se répartissent les tâches,
optimisées par des regroupements ou des rotations de poste.
Définition
La gestion commerciale a pour objet principal de réaliser, prévoir et promouvoir les ventes.
Elle regroupe donc les fonctions associées aux activités commerciales de l'entreprise (achat,
vente, stockage). Elle est abordée d'une part dans le cadre des traitements classiques de la
chaîne commerciale et d'autre part dans celui des analyses et prévisions de la politique
mercatique.
La chaîne commerciale
La chaîne commerciale est l'ensemble des fonctions permettant de réaliser les actions d'achat, de
stockage et de vente dans la gestion commerciale
Fournisseur
Le fournisseur assure un service, produit et livre à la demande du service des achats
de l'entreprise.
Les ventes
Description
Le service des ventes est à l'écoute du client.
Il lui transmet la liste des produits vendus, leurs prix de vente (le catalogue) et
enregistre les commandes.
La fonction d'expédition est chargée de prélever des produits finis dans le stock et de les livrer. Ceci
génère des besoins en produits finis et en matières premières.
Documents, ventes
Emission :
- le catalogue,
- les factures de vente,
- le bon de livraison (à l'expédition),
- les documents douaniers (à l'expédition),
- les demandes ou ordres de fabrication ou de sortie de stock.
Réception :
La gestion des client consiste à modifier les coordonnées des clients, ajouter ou supprimer les clients
dans le système d'information.
Le suivi des client consiste principalement à surveiller le paiement des factures et relever les
anomalies (retard de paiement, insatisfaction, demandes spécifiques, …)
Les achats
Description
Les achats ont une fonction symétrique aux ventes.
La façon dont les ordres d'achats sont calculés dépend de la politique de gestion utilisée par
l'entreprise.
Par ailleurs, les achats effectuent la recherche et le choix des fournisseurs, la négociation tarifaire
avec eux.
La réception est chargée d'enregistrer l'entrée en stock des matières premières en provenance des
fournisseurs ou des sous-traitants, après les avoir contrôlées.
Documents, achats
Emission :
Rôles annexes
Ce service vérifie la conformité des bons de livraison et des factures des fournisseurs avec la
marchandise livrée.
Il met à jour les ordres d'achat et les soldes au fur et à mesure que la quantité attendue est livrée.
Le stock
Description
Son rôle est multiple selon le type d'entreprise.
Pour des produits de négoce (pas de transformation du produit), il sert d'amortisseur entre les
ventes et les achats.
Pour des produits subissant une transformation, il sert d'amortisseur entre les ventes et achats et la
production, voire entre différents ateliers de production.
Sans stock, le client risque d'exiger des articles qui ne sont pas disponibles ou impossibles à fabriquer
dans un délai acceptable par le client. Il s'en suit que soit le client va consulter un autre fournisseur,
soit l'entreprise trouve des solutions pour offrir des délais de livraison courts et assurés.
Pour cela, on utilise souvent un stock dit minimum, objectif de stock ou de sécurité 1, qui est une
valeur en dessous de laquelle la valeur de stock réel ne devrait pas descendre.
Selon la politique de commande, il peut exister une marge de souplesse qui permet d'absorber les
fluctuations des ventes
Stock de semi-fini
Dans une entreprise de transformation, on peu être amené à gérer des articles semi-finis qui
serviront de base pour différents produits finis. Ceci réduit le volume de matières premières.
Entre deux machine, les articles en cours de fabrication sont stockés temporairement, avant leur
réutilisation. Ces article n'ont pas d'existence propre (pas de code spécifique), ils sont connus sous le
code du produit fabriqué et c'est leur lieu de stockage qui défini leur état d'avancement.
Il peut être important de connaître leur quantité, ceux-ci ayant déjà consommé de la matière et de la
main d'œuvre, leur valeur n'est pas nulle.
Stock avancé
Ils sont proche du lieu de livraison pour diminuer le délai de livraison des produits finis.
Stock prison
Ce stock servira à écarter des produits du circuit normal pour des raison de qualité : contrôle en
cours, rebut, défaut, …
Autres
On pourra trouver d'autres appellations selon l'entreprise telles les stocks pour les produits sensibles
(coûteux, dangereux, secrets, …).
Il faut donc trouver une adéquation entre la quantité en stock, le besoin et le coût de stockage.
Ainsi par exemple, l'objectif de stock minimum sera issu d'une étude statistique de la variabilité des
besoins entre les prévisions des ventes et les ventes réelles et le stock maximum sera issu de la
variabilité des besoins réels.
Il faut cependant tenir compte que si on a du stock de produit fini, on a consommé le stock de
matières premières et les produits finis sont stockés à la place de celles-ci.
Historique de livraison
Le point de commande constitue une amélioration par rapport au calcul précédent. C'est en
fonction du niveau de stock par rapport au stock minimum que l'on va effectuer des
réapprovisionnements. Le point de commande doit alors tenir compte du délai de
réapprovisionnement, sinon on risque de descendre en dessous du stock minimum, voire la
rupture.
Cependant, tant que le client ne commande pas, le stock stagne et son coût s'alourdit et si la
demande varie fortement, le risque de rupture devient très réel.
MRP
Dans le schéma du chapitre , vous avez les flux d'information en flèches pointillées et les flux
physiques en flèches pleines.
Le cycle de progression des flux commerciaux commence lorsqu'un client adresse une commande à
l'entreprise et se termine lorsque l'entreprise livre le produit ou lorsqu'elle reçoit le paiement des
produits livrés
Client
Livraison des produits Commande client
facture
paiement
Ventes
Stock
Achats