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Qu'est-ce que la gestion commerciale ?

Une bonne gestion d'entreprise passe indéniablement par une bonne gestion commerciale. En
effet, votre facturation, vos créances clients sont des données à absolument maitriser pour
assurer la continuité d'exploitation de votre société, il faut savoir relancer vos clients pour ne
pas laisser votre chiffre d'affaires en dehors de votre compte bancaire. Le suivi de vos
fournisseurs également, essayez de négocier avec eux des délais de règlement.

La gestion commerciale : A quoi ça sert ?


La gestion commerciale permet de « piloter » une entreprise. En effet, la gestion
commerciale permet par exemple de fixer un prix de vente, de suivre l'évolution de ses stocks
ou encore d'accéder rapidement aux informations d'un client ou d'un fournisseur. La gestion
commerciale donne les indices qui permettent aux dirigeants de prendre les bons choix
stratégiques.

La gestion commerciale : Un bon système de gestion


Aujourd'hui pour avoir un système de gestion commerciale efficace, il est nécessaire de
passer par un bon logiciel informatique. Il en existe beaucoup adaptés aux différents
utilisateurs et aux différentes entreprises.

La gestion commerciale: le logiciel


Dans les logiciels de gestion commerciale, on trouve des modules permettant:

 La création de factures, commandes et bons de livraison


 Le suivi des achats et des ventes de votre entreprise
 Le transfert des données en comptabilité
 D'obtenir les relevés des clients en attente de paiement ou de facturation 
 De créer un réseau pour mettre en relation vos données pour les différents services de
l'entreprise

Pour optimiser son entreprise, il est nécessaire de se pencher de manière attentive sur les
différents champs de la gestion commerciale.

Les logiciels de gestion commerciale


Les logiciels de gestion commerciale sont des logiciels de gestion permettant de gérer les
documents générés par les relations entre l’entreprise et ses partenaires (clients, fournisseurs)
ainsi que ceux liés aux stocks. Compta-Facile vous dévoile l’utilité d’avoir un logiciel de
gestion commerciale.

1. Définition du logiciel de gestion commerciale


Un logiciel de gestion commerciale est un logiciel de gestion possédant sa propre base de
données et permettant :

 D’enregistrer les données relatives aux clients et aux fournisseurs (coordonnées,


identification du correspondant, produits généralement achetés/vendus, tarifs négociés
avec le partenaire, RIB etc.) ;
 De créer des bons de commandes fournisseurs/clients et de les transformer en bons
de livraison puis en factures d’achats/de ventes (qui pourra faire l’objet d’un
enregistrement comptable par déversement de la gestion commerciale vers le logiciel
de comptabilité) ;
 De gérer les en-cours clients / fournisseurs ;
 De gérer les stocks en fonction des entrées (livraisons fournisseurs) et des sorties
(livraisons clients).

2. Utilité du logiciel de gestion commerciale


Un logiciel de gestion commerciale correctement paramétré et utilisé présente de nombreux
atouts :

 Un gain de temps : les documents de la base de données de la gestion commerciale


peuvent, en général, être transférés automatiquement vers le logiciel de comptabilité
(les factures d’achats et factures fournisseurs peuvent être comptabilisées
automatiquement) ;
 Une meilleure rentabilité : la gestion commerciale permet de suivre les commandes,
les émissions de factures et leur paiement. Elle permet d’agir rapidement, sans
forcément attendre que la comptabilité soit mise à jour. Elle présente l’avantage
incontestable de limiter le risque d’oubli de facturation ;
 Une optimisation des stocks : les réapprovisionnements peuvent être effectués en
temps réels, un seuil critique de niveau de stocks peut être défini ;
 Une gestion évolutive : les besoins de l’entreprise évoluent. C’est pourquoi les
logiciels de gestion commerciale proposent différentes gammes, elles-mêmes
composées de nombreux modules, qu’il est possible de choisir ou non.

Attention toutefois, les logiciels de gestion commerciale ne sont pas adaptés pour tous les
types d’activité. A titre d’exemple, ils proposent des fonctionnalités peu adaptées aux
commerces de détail.

De plus, l’outil doit être adapté à la structure et permettre une utilisation en temps réel par
tous les responsables concernés (responsable des achats, des ventes, des stocks) qui n’excède
pas leur domaine de compétences. Il est absolument nécessaire de définir des droits d’accès
par utilisateur en fonction de sa responsabilité dans l’entreprise.

Conclusion : les logiciels de gestion commerciale sont indispensables dans la plupart des
entreprises. Ils ne trouvent toutefois pas d’intérêts dans certaines activités, les
commerces de détail par exemple. Lorsqu’ils sont adaptés à la structure, les logiciels de
gestion commerciale permettent un gain de temps indéniable, une rentabilité accrue et
une meilleure gestion des stocks. 
Comment choisir son logiciel de gestion
commerciale ?
Comment choisir son logiciel de gestion commerciale ? Quels sont les critères à prendre en
compte dans le processus de choix du logiciel de gestion commerciale ? Compta-Facile
vous apporte ici les réponses à ces questions.

1. Utilisation et fonctionnalités d’un logiciel de gestion


commerciale
Utilité d’un logiciel de gestion commerciale

Un logiciel de gestion commerciale permet de structurer, d’organiser et d’automatiser le


fonctionnement de l’entreprise. Il assure la gestion complète des services « achats » et
« ventes » de l’entreprise. Correctement paramétré, il permet de :

 diminuer  le temps consacré à la création des documents commerciaux (évite les
phénomènes de ressaisie des informations) ;
 réduire le risque d’erreur lié à la saisie manuelle (erreur dans le prix, le code du
produit, la TVA, etc.) ;
 gagner en réactivité commerciale (les devis sont établis plus rapidement) ;
 suivre en temps réel l’évolution des stocks et ainsi anticiper toute rupture ;
 gagner en efficacité (génération de relance en cas de retard de paiement de clients) ;
 avoir une vision globale de l’activité commerciale et de la rentabilité de l’entreprise
(à travers la génération de tableaux de bord).

Fonctionnalités d’un logiciel de gestion commerciale

Un logiciel de gestion commerciale dispose d’un nombre important de fonctionnalités,


plus ou moins étendus selon les besoins de l’entreprise et la gamme qu’elle choisit :

 Réalisation des devis,


 Établissement des bons de commandes, bons de livraisons et factures de ventes (et
intégration dans la comptabilité),
 Suivi des commandes clients et des règlements,
 Gestion des achats, des niveaux de stocks et des inventaires,
 Intégration automatique des factures d’achats dans la comptabilité,
 Gestion du portefeuille d’articles et de la tarification…

2. Nos conseils pour choisir son logiciel de gestion


commerciale
L’investissement dans un logiciel de gestion commerciale nécessite, au préalable,
d’identifier précisément, d’une part les besoins de l’entreprise et, d’autre part, son budget.
Modalités de tenue de la comptabilité de l’entreprise

Il est important d’étudier les interactions et liaisons possible entre le logiciel de gestion
commerciale et le logiciel de comptabilité (de l’entreprise ou celui de l’expert-comptable).
Leur compatibilité doit être étudiée. Les logiciels de gestion commerciale les plus
performants proposent notamment un déversement automatique des données dans le
logiciel de comptabilité (intégration automatique ou intégration à l’aide d’un export de
fichier des factures de ventes et d’achats).

Ergonomie et simplificité d’utilisation du logiciel gestion commerciale

Un logiciel de gestion commerciale ne sera pris en main efficacement que s’il est simple
d’utilisation et épuré. La navigation doit être intuitive et la saisie éventuellement guidée. Il
est appréciable que les opérations récurrentes soient automatisées.

Critères de personnalisation

Il est important de veiller à ce que les documents commerciaux générés par le logiciel de
gestion commerciale puissent être personnalisés avec les éléments propres à l’entreprise
(logo, mentions obligatoires, etc.). En effet, ces documents constituent également un support
de communication pour l’entreprise et ils doivent respecter certaines mentions obligatoires.

Accès à une hot-line

Il est généralement recommandé de vérifier qu’une hot-line (assistance téléphonique) soit


dédiée aux utilisateurs du logiciel de gestion commerciale et de s’assurer que celle-ci soit
réactive. Une formation pourra être proposée par l’éditeur du logiciel (attention, elle est
généralement payante, en plus de la licence d’utilisation).

Contraintes techniques et budgétaires

Il convient de déterminer notamment : le nombre d’utilisateurs prévus, le matériel utilisé


(installation en monoposte, sur un réseau ou recours au mode SaaS), le volume de données à
traiter et les fonctionnalités précises attendues.

Les plus petites structures qui assument en interne les tâches comptables et administratives
auront, la plupart du temps, recours à un logiciel de facturation couplé à un logiciel de
comptabilité (généralement, les achats et les stocks y sont gérés de manière moins
automatisée  que dans les grandes structures ; ne serait-ce que par contrainte de budget).

A l’inverse, les structures plus importantes préféreront utiliser un logiciel de gestion


commerciale compatible avec leur logiciel de comptabilité ; solution forcément plus
complète mais plus onéreuse.

Mises à jour du logiciel de gestion commerciale

Enfin, il est important de se renseigner sur la périodicité des mises à jour. Tout éditeur doit
effectuer une veille légale et mettre à jour en conséquence ses logiciels en fonction des
évolutions de la législation (et notamment, par exemple, de tout changement en matière de
mentions obligatoires sur les factures).

Période d’essai gratuite

Pour vérifier que le logiciel de gestion commerciale corresponde au mieux aux besoins de


l’entreprise, rien de mieux que de le tester gratuitement. Certains éditeurs proposent des
périodes d’essais de leurs logiciels (ces derniers pouvant subir quelques restrictions en termes
de fonctionnalités étant donné qu’il s’agit d’une version d’essai gratuite).

Protection des données en ligne

Lorsqu’il est fait recours à une solution en ligne, il convient de s’assurer que les données
soient stockées sur un espace sécurisée.

Conclusion : choisir son logiciel de gestion commerciale est une étape cruciale dans le
processus de création ou de fonctionnement d’une entreprise

-1-

Qu’est-ce que l’informatique de gestion ?


P.-A. Sunier
Professeur HES
Laboratoire de génie logiciel
Haute école de gestion Arc – Neuchâtel
2003 - 2012
pierre-andre.sunier@he-arc.ch
Préambule
Depuis quelques années, il est devenu usuel de parler d’ « informatique de gestion » en tant que
discipline professionnelle comme nous parlerions de génie civil, de tourisme ou de santé.
Dans cet article, nous tenterons de définir le plus clairement possible la portée et le rôle de cette
discipline en nous appuyant sur des concepts scientifiques reconnus.
L’informatique de gestion recouvre les connaissances et compétences qui se trouvent à
l’intersection des disciplines de l’informatique et de la gestion.
Mais quelle est la signification ou la portée des termes que sont l’informatique d’une part et la
gestion d’autre part.
Selon [1] Le terme « informatique » est un néologisme construit à partir des mots « information »
et « automatique » par P. Dreyfus en 1962. Il s'agit donc d'une discipline qui concerne le
traitement automatique de l'information. La définition acceptée par l'Académie Française est la
suivante : "science du traitement rationnel, notamment par machines automatiques, de
l'information considérée comme le support des connaissances humaines et des communications
dans les domaines techniques, économiques et sociaux".
Selon [2], le terme de « gestion » signifie : Action d’administrer, d’assurer la rentabilité (d’une
entreprise) ; [3] le définit comme : Action de gérer (les affaires d’un autre, et par extension ses
propres affaires) et « gérer » est défini comme : Administrer (les intérêts, les affaires d’un autre).
A partir des éléments ci-dessus, nous proposons la définition suivante de l’informatique de gestion
:
L’informatique de gestion est la discipline du traitement de l’information utile et nécessaire
à automatiser tout ou partie de l’administration des intérêts ou des affaires des entreprises 1.
1 La notion d’entreprise peut être étendue aux individus et aux organismes au sens large
La définition ci-dessus implique que l’informatique est au service de la gestion et non l’inverse ;
pour reprendre une phrase de notre ancien directeur, J.-P. Gindroz : «L’informatique doit couler
dans le sillon2 de la gestion et non l’inverse». - 2 -
2 Toutela difficulté de l’activité de direction est de maintenir le cap du sillon afin que gestionnaires et
informaticiens convergent vers un but identique.
3 Nous utilisons le terme « entreprise-système » pour indiquer l’observation d’une entreprise en tant que système.

Naturellement, la subordination de l’informatique aux impératifs de gestion ne signifie pas la


préséance des gestionnaires ou autres économistes et administrateurs sur les informaticiens ; la
subordination de l’informatique aux impératifs de gestion implique que les moyens informatiques
satisfassent pleinement et uniquement les besoins des utilisateurs.
Systémique
Nous venons de voir que l’informatique de gestion automatise le traitement de l’information des
entreprises. Si les termes d’information et d’entreprise sont relativement clairs et connus pour tout
en chacun, il est certainement plus difficile d’exprimer le lien existant entre eux; c’est à dire:
qu’est-ce que l’information des entreprises?
Nous allons donner une réponse à cette question par le biais de la systémique que nous exposons
brièvement ci-après :
[Eric Schwartz Université Neuchâtel] La systémique regroupe les démarches théoriques,
méthodologiques et pratiques relatives à l’étude de ce qui est reconnu comme trop complexe pour
pouvoir être abordé de façon réductionniste et qui pose des problèmes de frontière, de relations
internes et externes, de structure, de loi, ou de propriétés émergentes caractérisant le système
comme tel ou des problèmes de mode d’observation, de représentation, de modélisation ou de
simulation d’une totalité complexe.
Une entreprise est un système complexe qui peut être compris à l’aide de la systémique; ce
système-entreprise3 peut être décomposé en trois sous-systèmes : le sous-système opérant (SO) ;
le sous-système de pilotage (SP) et le sous-système d’information (SI).
Le sous-système opérant ou technologique active les processus métier de l’entreprise pour créer la
valeur ajoutée; le sous-système de pilotage ou de décision coordonne l’ensemble de l’activité en
fonction des objectifs ; [4] le sous-système d'information ou de mesure décrit, mémorise et capte
l'ensemble des événements et des transformations caractéristiques à la fois du sous-système de
décision et du sous-système d'opération (base d'information, entrée, sortie, traitement). - 3 -
En définitive, pour répondre à la question : « qu’est-ce que l’information des entreprises ? », nous
proposons la réponse suivante :
Dans une vision systémique, l’information des entreprises est le résultat de l’activité du
sous-système d’information des entreprises ; le sous-système d’information décrit, mémorise
et capte l’ensemble des événements et des transformations caractéristiques à la fois du sous-
système de décision et du sous-système d'opération.
Cette émergence du sous-système d’information au service des activités opérationnelles et de
pilotage de l’entreprise met en évidence la nécessaire adéquation entre les services informatiques
offerts et les finalités de l’entreprise. Nous venons de mentionner « les services informatiques
offerts » et dès lors, nous pouvons nous poser la question de la nature du lien entre ces services
informatiques et l’ « informatique de gestion ». Nous y répondons par les deux assertions
suivantes :
 L’informatique fournit les moyens du traitement automatique de l’information.
 L’informatique de gestion s’appuie sur l’informatique pour automatiser le système
d’information et rendre transparent le traitement de l’information utile et nécessaire aux activités
opérationnelles et de pilotage des entreprises. Cette partie du système d’information automatisé à
l’aide de la technologie des ordinateurs est souvent nommée : Système d’information
informatisé (SII).

L’information
Nous venons de voir que le système d’information 4 des entreprises s’appuie sur les technologies
de l’informatique et plus particulièrement sur les disciplines de l’informatique de gestion pour son
automatisation.
4 Dans une approche systémique, les systèmes sont « décomposés » en sous-systèmes qui sont eux-mêmes
étudiés en tant que système et ainsi de suite comme des poupées russes. De ce fait notre sous-système
d’information devient le système d’information.
Maintenant, nous devons répondre plus précisément à la question : quel est le rôle ou la portée
de l’informatique d’une part et de l’informatique de gestion d’autre part ?
Nous apporterons quelques éléments de réponse en étudiant la structure et le fonctionnement du
système d’information des entreprises. Mais préalablement, nous devons affiner la compréhension
du terme information et sa portée dans le néologisme « informatique » cité précédemment.
[5] Information : Tout élément ou fait porté à la connaissance et à l’interprétation des
personnes. L’information est donc une production sociale. Il s’agit de données vues dans un
certain contexte, et qui présentent un sens et éventuellement une conséquence qui dépend de
l’appréciation des individus. L’information peut devenir connaissance quand elle est analysée et
structurée puis appropriée. Les ordinateurs, eux, traitent de données sans leur attribuer de sens. -
4-
Pour la suite, nous nous baserons sur la définition succincte ci-dessous :
L’information est le résultat fourni par le traitement de données ; le traitement implique les
opérations d’acquisition, de mémorisation et de communication.
Les informations formelles et informelles
La notion d’information étant clarifiée, nous pouvons maintenant revenir au système
d’information et en étudier la structure et la dynamique.
Le système d’information peut être découpé en deux parties ou sous-systèmes distincts:
 le sous-système d’information informel ;
 le sous-système d’information formalisé.

Les informations informelles sont celles dont l’entreprise n’a défini ni la forme, ni le fond; un bon
exemple en est les informations échangées entre collaborateurs lors de pauses-café. Pour en
revenir au domaine des ordinateurs, il est évident que de l’information informelle peut être traitée
au moyen des outils informatiques de l’entreprise; par exemple au travers d’Internet ou de la
messagerie. L’informatique mise en oeuvre pour le traitement de ces informations informelles ne
peut donc pas être qualifiée de gestion car elle n’automatise pas l’administration des intérêts ou
des affaires de l’entreprise.
Les informations formelles sont celles dont l’entreprise a défini la forme, voire le fond, et dont
elle a besoin pour garantir un fonctionnement correct de ses activités opérationnelles et de
pilotage. Lorsqu’un système qualité est mis en place, ces informations correspondent à la maîtrise
des documents et des données5.
5 Lemodèle ISO 9000 fixe 20 exigences ; parmi celles-ci, la 5ème « La maîtrise des documents et données »
exige: « Définition écrite des procédures relatives à la maîtrise des documents relatifs à la norme, y compris,
dans les limites de ce qui est applicable, des documents externes tels que les normes et plans du client ».
Système d’information informatisé (SII) et non automatisé
Le découpage en une partie formelle et une partie informelle du système d’information est
relativement admis et reconnu par la communauté scientifique.
A son tour, le système d’information formel peut être découpé en deux parties ou sous-systèmes
distincts:
 sous-système d’information non automatisé ;
 sous-système d’information automatisé. Par la suite nous parlerons de système d’information
informatisé (SII) puisque l’automatisation est assurée par les moyens informatiques comme nous
l’avons vu précédemment.
-5-
Le système d’information non automatisé6 résulte du traitement de données effectué par un
collaborateur (humain); naturellement, les moyens informatiques peuvent être utilisés mais, il est
de la responsabilité du collaborateur d’assurer le couplage entre les données qu’il utilise et les
traitements qu’il leur applique.
6 Ilest important de noter que l’automatisme ou non s’applique au système et non au seul moyen de produire
l’information qui a donné naissance au néologisme informatique. Cette distinction essentielle nous permet de
parler d’un système d’information non automatisé qui utilise les automatismes de l’informatique comme moyen
de traitement de l’information.
7 Naturellement, même sous cette forme, le collaborateur devra fournir un effort intellectuel pour rédiger le contenu de certaines rubriques.
Le système d’information informatisé offre un traitement de données automatisé par des
programmes informatiques ; l’essentiel de l’automatisme consiste à établir un couplage
transparent pour les utilisateurs entre les traitements informatiques d’une part et les données
utilisées d’autre part. Ce couplage entre les données et les multiples traitements informatiques qui
les utilisent nécessite une structuration rigoureuse des données.
Pour illustrer notre propos, prenons comme exemple, la production d’un procès-verbal (PV) de
séance.
 Dans le cadre d’un système d’information non automatisé, le collaborateur utilisera un outil
bureautique qui lui permettra de respecter la forme mais il lui appartiendra d’intégrer le contenu
sur la base de ses compétences en bureautique.
 Dans le cadre d’un système d’information automatisé ou SII, le collaborateur disposera d’un
programme qui lui demandera de saisir les différentes données utiles et nécessaires (dates,
participants, sujet, décisions7…) et le processus de traitement manipulera les données pour fournir
le PV attendu.

Cet exemple met en évidence le rôle du mode de couplage entre données et traitements. Dans le
premier cas, le collaborateur devra gérer lui-même les données de son rapport en les sauvant
probablement en tant que fichier sur un serveur de fichier; dans ce cas l’informatique lui fournit
un programme (traitement de texte) pour l’aider à rédiger son rapport et une infrastructure de
mémorisation de ses données (serveur de fichier). Dans le deuxième cas, les données seront
gérées automatiquement par le SII qui les sauvegardera probablement dans une base de
données.
Portée de l’informatique de gestion
Les deux partitions, système d’information non automatisé et système d’information informatisé
du système d’information formel s’appuient sur l’informatique. L’informatique de gestion, en tant
que spécialité, s’applique essentiellement au système d’information informatisé ; elle a comme
finalité de fournir aux sous-systèmes opérationnel (SO) et de pilotage (SP) les informations utiles
et nécessaires en cachant au bénéficiaire les contingences d’acquisition, de mémorisation, de
traitement et de communication des données utilisées.
A notre sens, les systèmes d’information non automatisés relèvent prioritairement de
l’informatique et non de l’informatique de gestion. Pour illustrer notre propos, reprenons
l’exemple du PV. Avant l’avènement des traitements de texte, notre collaborateur aurait tapé - 6 -
son rapport à la machine à écrire… En cas de problème technique, il aurait sollicité le mécanicien
de machines à écrire. A travers cet exemple, il apparaît clairement qu’il n’y a pas de lien entre le
moyen technologique, la machine à écrire ou le traitement de texte, et l’impératif de gestion,
l’établissement d’un PV. Pour nous exprimer plus clairement, l’installation ou le dépannage d’une
messagerie, d’un traitement de texte ou de réseaux informatiques ne relèvent pas de
l’informatique de gestion mais de l’informatique tout court.
De manière subsidiaire, le sous-système d’information non automatisé peut devenir partiellement
l’affaire de l’informatique de gestion lorsque la double compétence en informatique et en gestion
est nécessaire comme par exemple lors de la création de modèles ou de macros avec les outils
bureautiques.
Toujours à notre sens, c’est la nécessité de systèmes d’information informatisés (SII) qui
justifie l’informatique de gestion. Pour illustrer notre propos, reprenons l’exemple du PV. Dans
le cadre d’une procédure du système opérationnel (SO), les collaborateurs établissent des PV. Les
données des différents PV serviront de base pour fournir de l’information au système de pilotage ;
à l’aide de ces informations, la direction peut décider, par exemple, l’engagement de nouveaux
collaborateurs.
Nous voyons, par cet exemple, la communication transparente d’informations entre les sous-
systèmes opérant (SO) et de pilotage (SP) grâce aux automatismes supportés par le système
d’information informatisé (SII).
Rôle de l’informatique de gestion
Nous venons de voir que l’informatique de gestion a trait à la partie informatisée du sous-système
d’information des entreprises ou plus communément aux systèmes d’information informatisés
(SSI). Mais, quel est son rôle précisément ?
Le rôle de l’informatique de gestion dans le cadre de systèmes d’information informatisés (SII)
est triple ; nous trouverons le volet « gestion », le volet « informatique » et le volet formé du
couple « informatique » et « gestion ».
 Le volet « gestion » doit fournir les compétences qui permettent de capturer les besoins
d’automatisation des informations des systèmes opérationnels et de pilotage. La capture des
besoins sous-entend une compréhension parfaite du métier et des finalités de l’entreprise. Cette
capture des besoins se fera souvent en partenariat avec les experts métier de l’entreprise.
 Le volet « informatique de gestion » doit fournir les compétences d’analyse et de
conceptualisation qui permettent de traduire les besoins (exprimés dans le langage usuel du
métier) en spécifications informatiques (exprimées dans le langage des informaticiens).
 Le volet « informatique » doit fournir les compétences informatiques qui permettront
d’automatiser la capture (écrans), la mémorisation (bases de données), le traitement
(programmation) et la communication (réseaux) des données. Tout comme l’expression des
besoins requiert les experts du métier, l’automatisation par les moyens informatiques nécessitera
souvent le recours à des informaticiens spécialisés (bases de données, programmation, réseaux,
ateliers de génie logiciel, …).
-7-
Conclusion
L’informatique de gestion est au service de la gestion des entreprises ; elle doit fournir les
compétences et les moyens d’automatisation des systèmes d’information informatisés (SII). Les
compétences ont trait à l’expression des besoins et à leur traduction en spécifications
informatiques. Les moyens sous-entendent l’utilisation des technologies de l’informatique et
nécessitent des compétences aussi diverses que la programmation, les bases de données ou les
réseaux.

L’informatique de gestion est une activité éminemment pluridisciplinaire qui doit être menée
avec méthode en recourant à de multiples compétences; dans nos prochains articles nous
traiterons des métiers de l’informatique de gestion pour l’aspect des compétences multiples et
d’ingénierie pour l’aspect méthodologique.

Qu'est-ce qu'une facture ?


La facture est :
 un élément de preuve d'une opération commerciale
 un document comptable.

Tout achat de produits ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doivent
faire l'objet d'une facturation.

Le vendeur est tenu de délivrer la facture dès la réalisation de la vente ou la prestation du


service. L'acheteur doit la réclamer.

La facture doit être rédigée en double exemplaire. Le vendeur et l'acheteur doivent en


conserver chacun un exemplaire.

Enjeux de la facture
La facture représente le document de comptabilité générale par excellence. Elle implique à sa
réception l'obligation de payer à échéance et doit donc être comptabilisée à ce jour. Si elle
concerne une immobilisation, il y a acquisition ou cession. Si elle concerne un achat ou une
vente de biens ou services d'utilisation non durable, il y a produit. Pour pouvoir comptabiliser
correctement, il faut aussi tenir compte à la réception de la facture de la date de paiement (au
comptant ou non) et de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA).

La facture doit mentionner:

 le nom des partis ainsi que leur adresse,


 la date de la vente ou de la prestation de service,
 la quantité,
 la dénomination précise
 le prix unitaire hors TVA des produits vendus et des services rendus
La facture mentionne également la date à laquelle le règlement doit intervenir.

Elle précise les conditions d'escompte applicables en cas de paiement à une date antérieure à
celle résultant de l'application des conditions générales de vente ainsi que le taux des pénalités
exigibles le jour suivant la date de règlement inscrite sur la facture.

Le règlement est réputé réalisé à la date à laquelle les fonds sont mis, par le client, à la
disposition du bénéficiaire ou de son subrogé.

Mentions obligatoires sur une facture

La facture doit comporter obligatoirement certaines


mentions :
 le numéro de la facture
 la date de la facture
 la désignation du vendeur (numéro SIREN, raison sociale, structure juridique,
adresse)
 la désignation de l'acheteur (numéro SIREN, raison sociale, structure juridique,
adresse)
 le numéro individuel d'identification de TVA du vendeur ou du prestataire ou, le
cas échéant, celui du représentant fiscal pour les entreprises établies hors de la
Communauté européenne
 la date de la vente de la marchandise ou de la réalisation de la prestation de service
 la dénomination précise et la quantité des produits ou services rendus
 le prix unitaire des produits ou services rendus, montant total HT des produits,
répartition selon le taux applicable et le montant total de la TVA due, ou le cas échéant
la mention de l'article du code général des impôts prévoyant une exonération de TVA
(par exemple « Franchise de TVA, art. 293B du CGI » pour les micro-entreprises)
 toute réduction acquise à la date de la vente ou de la prestation, et directement liée à
cette opération, à l'exclusion des opérations d'escomptes non prévues sur la facture et
toute réduction différée en pied de facture
 la date à laquelle le règlement doit intervenir. Les conditions d'escompte
applicables en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant de l'application
des conditions générales de vente, le taux des pénalités exigibles en cas de non-
paiement à la date de règlement inscrite sur la facture.

Et, le cas échéant :

 la qualité de membre d'un centre de gestion agréé ou d'une association agréée (en
portant la mention « Acceptant le règlement des sommes dues par chèque en sa qualité
de membre d'un centre de gestion agréé »)
 la qualité de locataire-gérant,
 la qualité de franchisé.
L'entreprise est redevable d'une amende de 15 euros par mention manquante ou
inexacte sur une facture. L'amende par facture est plafonnée au 1/4 de son montant.

Comment établir une facture ?

Les factures établies entre professionnels doivent


comporter les mentions obligatoires.
La délivrance des factures

La facture doit être établie en 2 exemplaires, dont le premier doit être remis à l'acheteur :

 pour les ventes, dès la livraison de la marchandise ;


 pour les prestations de services, dès la fin de l'exécution de la prestation.

Des exceptions à ce principe de facturation immédiate sont toutefois possibles dans les cas suivants :

 Quand le vendeur effectue pour le même client au cours d'un même mois plusieurs
livraisons, il peut établir une " facture récapitulative " couvrant toutes les ventes de la
période, s'il remet à chacune des livraisons un " bon de livraison " numéroté.
 Lorsqu'un élément de la facture n'est pas connu au moment de la livraison, un différé de
facturation est admis.

Les factures émises pour les particuliers

Quand le client est un particulier, les obligations en matière de facturation sont plus limitées.
Pour les ventes de biens, la délivrance d'une facture est obligatoire :

 quand le client en fait la demande ;


 pour les ventes à distance ;
 pour les ventes intracommunautaires exonérées de TVA.

Pour les prestations de service réalisées pour des particuliers, les professionnels doivent établir " une
note " en double exemplaire comportant les mentions suivantes :

 la date de la rédaction de la note ;


 le nom de l'entreprise, son adresse, son numéro unique d'identification, la mention RCS
suivie du nom de la ville où elle a été immatriculée et, le cas échéant, sa forme sociétaire
(SARL, SA…), sa qualité de locataire-gérant ou de gérant-mandataire, son éventuel état de
liquidation, et, si elle est bénéficiaire d'un CAPE, la dénomination sociale de la personne
morale responsable de l'appui, le lieu de son siège social, ainsi que son numéro unique
d'identification.
 le nom du client, sauf opposition de celui-ci ;
 la date et le lieu d'accomplissement de la prestation ;
 le décompte détaillé, en quantité et en prix, de chaque prestation réalisée ;
 la somme totale à payer (HT et TTC).
Le 1er exemplaire de la note doit être remis au client, le second doit être conservé par le
professionnel pendant 3 ans.

Délai de conservation des factures

Le délai de conservation des factures varie de 3 à 10 ans suivant la nature du document ou de


son support.

Il est conseillé, dans tous les cas, de les conserver pendant 10 ans puisqu'elles peuvent servir
de preuve devant la justice pendant ce délai.

Comment conserver les doubles en format électronique?

Pour conserver un double des factures créées informatiquement et transmises à vos clients sur
support papier, vous avez deux possibilités.

 Soit vous imprimez un double de la facture et vous le rangez dans vos archives,
 soit vous conservez le double sous forme électronique.

Cette dernière option permet un gain de place mais doit s’appliquer avec certaines précautions
de façon à répondre à un contrôle de comptabilité éventuel ou pour éviter tout litige avec les
clients.

Les modalités d’enregistrement

 Premièrement, la date d’enregistrement du double électronique doit être la plus proche


possible de la date d’impression de l’original de la facture envoyé au client. Et votre système
informatique doit permettre d’identifier ces deux dates.

 Ensuite, il s’agit « d’assurer la pérennité et l’intégralité du double électronique », c’est-à-dire


d’empêcher toute modification après l’émission de la facture. Le Bulletin officiel des impôts
spécifie que « des moyens doivent être employés visant soit à sécuriser le fichier à l’aide de
procédés électroniques logiques, soit à assurer l’archivage de ce fichier sur un support
physique non réinscriptible ».

Les procédures admises pour enregistrer les doubles sont la signature électronique,
l’empreinte électronique ou l’enregistrement sur un support physique non réinscriptible (un
disque optique de type WORM, par exemple).

La conservation des fichiers

Pendant toute la durée légale de conservation (six ans), le contenu de la facture doit pouvoir
être restitué en langage clair et lisible, parfois sur support papier, lors d’un contrôle de
comptabilité.

Vous devez pouvoir présenter les doubles de factures par client, période, montant facturé… Et
les fichiers de ces doubles électroniques doivent obligatoirement être stockés sur le territoire
français, « dans un lieu immédiatement accessible à toute requête de l’Administration ».
Que doit-on facturer ?

 Livraison de biens ou prestation de services


 Réduction de prix (récente instruction sur les primes de volume et d'objectif, facture ou
avoir)
 Paiement en « nature », échange, prestations croisées, compensation...

Qui doit-on facturer ?

Qui doit facturer et quand ?

 Mandat de facturation, auto-facturation


 Délai de facturation, facture récapitulative

Sur quel support établir les factures ?

 Facture papier, facture électronique ou dématérialisée

Mentions obligatoires sur les factures au regard du Code Général des Impôts et de la
réglementation économique

 Conservation et stockage des factures


o - Lieu : France ou étranger
o - Support papier ou électronique
 Externalisation de la facturation et responsabilité
 Conséquences du paiement d'une facture fournisseur non conforme
 Contrôle des règles de facturation
 Sanctions fiscales et économiques
 Incidence sur le droit à déduction de la TVA

Nous vous présentons ici 4 solutions de sécurisation des documents papiers, réalisables en
tous formats:

1. COPY'PA

Le papier "COPY'PA" à une discrète trame de fond, impossible à photocopier.(***ON PEUT


FAIRE UNE PHOTO ET METTRE LE DETAIL DU PAPIER AVEC UNE LOUPE,
COMME POUR LE FILIGRANE***) Il est possible de faire la photocopie d'un document
imprimé sur du papier "COPY'PA", mais la trame de fond disparaît, ce qui permet d'identifier
le document original.

2. Gaufrage

Vos documents avec votre logo, un dessin ou vos initiales en relief, confère de la distinction à
vos documents et rend la contrefaçon difficile
3. Traçabilité U-V ou Stéganographie

Un logo, un texte, une numérotation ..., qui ne se révèle que sous un éclairage ultra-violet rend
la contrefaçon de vos documents très difficile

4. Le Filigrane

Élégant, discret et distingué votre logo, un texte ou un dessin en filigrane, visible uniquement
par transparence à travers l'épaisseur du papier, rend la contrefaçon de votre document quasi
impossible.

5. CODDIF

Le Système CODDIF, personnalisé pour chaque client, c'est une série de points imprimés
avec une encre réfléchissante, impossible à photocopier. Le système CODDIF permet aussi
l'identification du propriétaire du papier

6. BRAILLE

Imprimerie BRAILLE. Embossage (impression BRAILLE) de tout type de documents et


signalétique

Qu'est-ce qu'un devis ?


Un devis est un document écrit par lequel un fournisseur ou un prestataire de services propose
un prix pour un bien ou un service.

ATTENTION !Un devis en bonne et due forme, signé par le prestataire de service et le client
constitue un véritable contrat.

Le devis est l'estimation du coût d'un travail, mais peut aussi comporter des indications du
temps de réalisation du travail, de la date d'intervention prévue et peut être opposable sur ces
différents éléments.

Il s'agit donc du prix à payer pour une prestation dont le coût varie selon les circonstances et
qui ne peut être communiqué au moyen d'un tarif standard.

 Il vous permet de connaître à l'avance le prix d'un travail au près du prestataire de services
de votre choix ;

 Il est contraignant pour celui qui l'a établi. En effet, il s'agit d'une offre de contrat qui lie
celui qui l'a émise ;

 Pour que le véritable contrat soit conclu, il faut que le client donne son accord par écrit, en
signant le devis par exemple.

Une fois qu'un devis a été établi et qu'il a été signé par le client, il fait office de contrat, c'est
à dire que le client accepte non seulement le principe de la prestation, mais aussi son montant.
ATTENTION ! Un devis signé par le prestataire de service et le client constitue un véritable
contrat.

En principe, un devis est gratuit.

Toutefois, le prestataire de services peut en convenir autrement. Dans ce cas, il doit vous en
préciser le prix avant de réaliser le devis.

Mentions obligatoires sur un devis

Un devis doit comporter les mentions suivantes :

 La mention « Devis » ou « Proposition de prix »


 La date de rédaction du devis,
 Le nom du chef d’entreprise (ou la raison sociale de l’entreprise) et son adresse
 Les activités de l’entreprise
 Le n° de Registre du Commerce et des Sociétés ou le n° de Répertoire des Métiers
 Le nom ou la raison sociale du client et le lieu d’exécution de l’intervention
 La somme à payer Hors Taxes (H.T.) et Toutes Taxes Comprises (T.T.C.), en
précisant le ou les différents taux de T.V.A.
 Le décompte détaillé, en quantité et en prix, de chaque prestation, matière et produit
nécessaire, l’opération prévue : dénomination,prix unitaire etdésignation de l’unité à
laquelle il s’applique (tauxhoraire de la main d’oeuvre, mètre linéaire ou mètre
carré, ...), et la quantité prévue
 L’indication du caractère payant ou gratuit du devis
 Les frais de déplacement

Le cas échéant:

 La durée de validité de l’offre,


 L’indication manuscrite, datée et signée du client : «Devis reçu avant l’exécution
des travaux, lu et accepté »
 La mention « Lu et accepté », daté et signé par l’entrepreneur.

Sont facultatives les indications suivantes :

 Le numéro de téléphone et les horaires d’appel,


 Les coordonnées bancaires de l’entrepreneur,
 Le service après-vente,
 Les indications publicitaires (spécialités, marques et procédés, qualification, titre
d’artisan ou de maître artisan, ...),
 Le délai de réponse souhaité à la proposition,
 Les clauses fixant les conditions de prix, de règlement et d’exécution des travaux

Important : Au cas où l’entrepreneur doit exécuter des travaux non prévus dans le devis
initial, il doit établir un avenant à ce devis et faire accepter et signer le document à son client.
Enjeux d'un devis et conditions légales
Lorsqu'un particulier ou une société demande des devis auprès de plusieurs entreprises, cela
lui permet de comparer les prix et les prestations fournies. Généralement, les devis sont
gratuits. Le fournisseur ou prestataire est tenu de ne pas modifier les prix indiqués dans le
devis jusqu'à ce que le demandeur se porte acquéreur. Un devis peut cependant comporter une
date de fin de validité : par exemple : « Ce devis est valable pour une durée de 30 jours. »

Démarche d'utilisation des devis


Un devis signé par les deux parties devient un document contractuel au regard du Code civil1.
En cas de litige ultérieur, le devis est alors le document de référence.

Bon de commande
Généralement, lorsque le vendeur et l'acheteur complètent un bon de commande, ils le font
parce qu'ils sont d'accord sur l'objet de la vente et sur le prix.
C'est lorsque ces deux éléments sont réunis que l'on peut parler de vente au sens juridique du
terme.

Le bon de commande n'est établi que si le bien acheté ne peut être immédiatement emporté,
* soit, parce qu'il est trop volumineux (meubles…);
* soit parce qu'il n'est pas immédiatement disponible (voitures…);
* soit parce qu'il s'agit d'un service non exécutable immédiatement (voyages…).

Dès que l'acheteur paie un acompte pour un bien ou un service qui ne sera livré ou exécuté
que plus tard, le vendeur est obligé par la loi d'établir un bon de commande et d'en remettre un
exemplaire à l'acheteur.

Quelles mentions doivent y figurer?

Le vendeur doit obligatoirement faire figurer les mentions suivantes, sur le bon de commande:

* la dénomination et l'adresse du vendeur ainsi que son n° de registre de commerce;


* la date et le n° d'ordre de ce bon;
* la description du produit ou du service (modèle, couleur, matériau, accessoires,
dimensions,..);
* le prix unitaire, la quantité et le prix total;
* le taux de TVA d'application, si la TVA n'est pas comprise dans le prix;
* le montant de l'acompte s'il y a lieu;
* le montant restant à payer;
* la date ou le délai de livraison du produit ou de la fourniture du service;
* la signature du vendeur.

Si le vendeur ne fait pas figurer sur le bon de commande toutes les mentions obligatoires, cela
ne signifie pas pour autant que le bon de commande soit sans valeur !
Ainsi, constitue un début de preuve ou une preuve de contrat de vente tant pour le vendeur
que pour l'acheteur :
* un bon de commande même non conforme;
* un bon de commande non signé par le vendeur mais en raison duquel l'acheteur a payé un
acompte.

Rappelons-le : un bon de commande mal complété n'est pas forcément sans valeur !

Faut-il obligatoirement payer un acompte?

Aucune obligation légale n'existe quant au paiement d'un acompte!


Toutefois, peu de vendeurs accepteront une commande sans qu'un montant minimum ne soit
payé.
Un conseil ! Evitez de payer un acompte trop important.

Exception : dans le cas d'une vente à tempérament, la loi sur le crédit à la consommation fixe
le montant minimum légal de l'acompte à 15% du prix d'achat.
Quelle différence si la vente est assortie d'un financement?

Dans l'éventualité où une sollicitation de financement est nécessaire, 2 possibilités se


présentent :

1. soit il s'agit d'une vente à tempérament (contrat de vente et contrat de financement ne font
qu'un);
dans ce cas :
* versement obligatoire d'un acompte de 15% du prix d'achat;
* indication de mentions obligatoires dans le contrat, notamment:
prix au comptant;
prix total à tempérament;
nombre, montant et périodicité des paiements; montant de l'acompte;
coût total du crédit;
date du premier paiement;
* soit une demande de prêt à tempérament est adressée à un prêteur ou à un courtier de crédit;
dans ce cas,
* l'apposition préalable sur le bon de commande de la mention suivante :
"la vente ne sera effective que dans l'hypothèse de l'acceptation du crédit par la banque",
évitera au consommateur de devoir s'acquitter du montant de la commande en cas de refus du
financement.

Qu'en est-il du délai de livraison?

Négocier avec précision le délai ou la date de livraison!


Une date précise (et éventuellement sa raison si elle est essentielle pour le consommateur) est
plus sûre qu'un délai évalué en termes de semaines ou de mois.
Des conditions générales : pour quelles raisons?

En principe, le bon de commande reprend au verso les conditions générales de vente. Celles-
ci devraient être lues avant la signature.
Ces conditions décrivent les devoirs et les droits des deux parties ainsi que les conséquences
en cas de manquement (non-respect des engagements de l'une des parties concernant le délai
de livraison, les réclamations; en cas de paiements tardifs; concernant les conditions de
garantie, le tribunal compétent, …).

Pour éviter les abus, la loi du 14 juillet 1991 sur les pratiques du commerce et sur
l'information et la protection du consommateur interdit une série de «clauses abusives» qui
créent un déséquilibre entre les droits et les devoirs des deux parties.
Dès lors, ces clauses sont interdites et nulles.

ATTENTION !

La nullité d'une clause n'entraîne pas nécessairement la nullité des autres clauses des
conditions générales, ni celle du bon de commande !
Qu'en est-il du délai de réflexion?

La matière relative au délai de réflexion a été développée sous le titre : "Consommateurs :


réfléchissez avant de signer un contrat de vente!", nous vous invitons donc à cliquer sur ce
lien très important.
Le bon de commande peut-il être annulé?

La législation actuelle ne prévoit pas la possibilité pour le consommateur de se rétracter après


avoir signé un bon de commande dans un magasin, qu'il s'y soit rendu de sa propre initiative
ou sur invitation du vendeur.

Lorsque le consommateur est dans l'incapacité de respecter ses engagements, soit :

* un accord est conclu avec le vendeur, le plus rapidement possible;


* le vendeur peut faire procéder à l'exécution forcée de la vente :
o livraison de la marchandise;
o paiement de la somme convenue;
* la résiliation de la vente peut être demandée et le consommateur devra payer au vendeur des
dommages et intérêts (entre 10 et 20% du prix de vente, en général).
En cas de désaccord d'une des deux parties, la résiliation de la vente tout comme l'exécution
forcée de la vente, devront être prononcées par un juge (article 1184 du Code Civil).

Lorsque le vendeur ne respecte pas ses engagements, notamment en matière de délai de


livraison :

* envoyer une lettre recommandée de mise en demeure, en donnant au vendeur un nouveau


délai raisonnable de livraison;
* si la livraison n'a pas eu lieu au terme de ce nouveau délai,
o annulation de commun accord et remboursement de l'acompte versé;
o annulation de la vente aux torts du vendeur (remboursement de l'acompte et demande de
dommages & intérêts) ou exécution forcée de la vente à demander au juge.

Qu'est-ce qu'un devis, un bon de commande


et un contrat : quelle différence ?
Un bon de commande est-il un contrat ? Un devis est-il un contrat ? Quelle différence entre
ces trois notions ?

Le conseil + : conservez toujours les écrits, même s'ils étaient au stade des négociations ; ils
peuvent servir de preuve pour prouver l'intention des parties et faire la différence pour
justifier que le document est un bon de commande, un devis ou un contrat.

Un contrat est la rencontre des volontés entre deux ou plusieurs parties. Ainsi, dès accord des
volontés, le contrat est formé.
L'article 1101 du Code Civil définit le contrat : "Le contrat est une convention par laquelle une ou
plusieurs personnes s'obligent, envers une ou plusieurs autres, à donner, à faire ou à ne pas faire
quelque chose."
 
Bon de commande : c'est un document par lequel un acheteur commande à un vendeur un bien ou
une prestation de services. L'acheteur, en signant le bon de commande, manifeste alors sa volonté
d'acheter. Dès que le vendeur accepte le bon de commande, en le signant à son tour, la rencontre
des volontés est effective. Ainsi, le bon de commande vaut contrat.
 
Devis : c'est un document par lequel le vendeur récapitule son offre de biens ou services à l'acheteur.
Il doit être signé par le vendeur. Dès son acceptation par l'acheteur, qui manifeste son accord en
signant le devis sans en modifier les termes, la rencontre des volontés est effective et le contrat est
formé.
 
Un contrat peut aussi prendre la forme d'une lettre signée par les parties.
 
Le contrat, comme on l'entend généralement, dans la vie des affaires, est un document écrit qui :
- présente les parties
- décrit les droits et obligations de chaque partie (prestations, prix...)
- inclus la date et la signature des parties pour prouver leur accord
 
Un contrat peut aussi être oral : acheter une baguette de pain, un ticket de bus... La difficulté est de
prouver les termes de l'accord, d'où l'importance de l'écrit signé.

Bon de livraison - Qu'est-ce qu'un bon de


livraison ?
Un bon de livraison. Le bon de livraison/bon de réception est un document établi par le fournisseur,
qui récapitule toutes les informations relatives au contenu de la livraison. C’est un imprimé unique
établi en deux exemplaires, dont le seul intitulé change : le premier exemplaire se nomme « bon de
livraison » et il est conservé par le fournisseur ; le  second, nommer « bon de réception », est
conservé par le client.

Un bon de livraison est un document attestant de la livraison de biens ou services, en attendant


l'établissement d'une facture qui rendra le paiement exigible.

Besoin de créer un bon de livraison, un devis ou une facture ? Debitoor te permet de créer,
mais aussi de personnaliser bons de livraison, factures, et devis. Crée des bons de livraison
qui te ressemblent !
Le fournisseur d'un bien ou d'une prestation de service établit le bon de livraison pour son
client. Le fournisseur, ou éventuellement le livreur/transporteur, remet au client le bon de
livraison au moment où la livraison a lieu.

Le bon de livraison permet de prouver que les marchandises achetées ont bien été livrées et
réceptionnées par le client. 

Il est établi en deux exemplaires, un pour l'acheteur et un autre pour le vendeur. Du point de
vue du vendeur, on parle aussi de "bon de réception".

Que doit mentionner un bon de livraison ?


Un bon de livraison doit décrire avec précision la nature des marchandises livrées, ainsi que
leur quantité.

Afin de justifier du bon déroulement de la transaction, et en particulier de la livraison des


produits, il est nécessaire que le bon de livraison soit signé par le client. Un bon de livraison
non signé ou paraphé par l'acheteur n'a pour ainsi dire aucune valeur, et ne constitue pas une
preuve de la transaction.

Le client doit inscrire une réserve sur le bon de livraison, dans le cas où :

 il y a erreur sur tout ou partie de la marchandise


 la marchandise est partiellement ou totalement abîmée,
 la marchandise est manquante. 

Cela signifie que le client doit indiquer sur le bon, dès la livraison, quel est le problème avec
les marchandises réceptionnées. En l'absence de mention d'un problème sur le bon de
livraison, on considèrera que les marchandises ont bien été livrées par le fournisseur, dans
l'état et la quantité prévus lors de la vente.

En cas de problème visible avec la marchandise, l'acheteur peut alors refuser de signer le bon
de livraison. Il ne réceptionne pas la livraison, qui est annulée.

La réception d’une livraison réalisée par un


fournisseur et son contrôle
Lorsque le fournisseur auquel le client a commandé des produits dispose de ses propres
véhicules de livraison, la procédure de réception et de contrôle est la suivante :

 – le client accueille le fournisseur lors de la livraison ;


 – le fournisseur décharge les produits ;
 – le fournisseur présente au client un document en double exemplaire : le bon de
livraison/bon de réception ;
 – le client et le fournisseur procèdent aux contrôles quantitatif et qualitatif des colis
livrés ;
 – le client procède aux contrôles quantitatif et qualitatif de la livraison ;
 – éventuellement, le client refuse partiellement ou totalement la livraison s’il juge
qu’elle ne correspond pas à la commande.

1. L’accueil du fournisseur et le déchargement des


produits
Généralement, une date et un horaire précis ont été communiqués au client. Celui-ci accueille
le fournisseur sur le lieu de stockage des produits. Ce lieu peut être le magasin, l’entrepôt de
stockage…

Les produits sont déchargés par le fournisseur.

2. La présentation du bon de livraison/bon de réception


Le bon de livraison/bon de réception est un document établi par le fournisseur, qui
récapitule toutes les informations relatives au contenu de la livraison. C’est un imprimé
unique établi en deux exemplaires, dont le seul intitulé change.

 Le premier exemplaire se nomme « bon de livraison » et il est conservé par le


fournisseur.
 Le second exemplaire se nomme « bon de réception » et il est conservé par le client.

Exemple de bon de livraison/bon de réception :


La gestion commerciale
Les origines de la gesCom et la GesProd
La concurrence acharnée et l'incertitude économique au niveau mondial imposent aux entreprises
d'organiser leur production pour produire au moindre coût.

Les autres fonctions, annexes et non productive en terme de métier de l'entreprise, participent à la
stratégie de recherche de la meilleure rentabilité.

Dans ce contexte, les entreprises sont contraintes à faire de gros efforts d'organisation pour réduire
les coûts et diminuer les délais entre la commande et la livraison.

Ces efforts passent par la rationalisation de la gestion de production, de la gestion commerciale entre
les clients et les fournisseurs, de l'organisation des transports et la mise en place de communications
performantes entre les différentes parties concernées.

Depuis F.W.Taylor (1880) le travail en entreprise s'est de plus en plus segmenté (une tâche = une
personne), avec l'apparition, vers les années soixante, d'une division de la production en îlots de
production au sein desquels les ouvriers, devenus responsables, se répartissent les tâches,
optimisées par des regroupements ou des rotations de poste.

La gestion de production est devenue composite et regroupe des activités, fonctionnalités ou


services aussi variés que les achats ou les ventes, la fabrication ou la gestion.

Définition
La gestion commerciale a pour objet principal de réaliser, prévoir et promouvoir les ventes.
Elle regroupe donc les fonctions associées aux activités commerciales de l'entreprise (achat,
vente, stockage). Elle est abordée d'une part dans le cadre des traitements classiques de la
chaîne commerciale et d'autre part dans celui des analyses et prévisions de la politique
mercatique.
La chaîne commerciale
La chaîne commerciale est l'ensemble des fonctions permettant de réaliser les actions d'achat, de
stockage et de vente dans la gestion commerciale

Schéma Services administratifs et financiers

Les acteurs externes de l'entreprise


Client
Le client est le donneur d'ordre.

Il envoi des commandes d'articles à un fournisseur.

Fournisseur
Le fournisseur assure un service, produit et livre à la demande du service des achats
de l'entreprise.

Remarque sur les notions de client et fournisseur :

On peut étendre les notions de client et de fournisseur aux fonctions de l'entreprise.

Ainsi, la production est cliente des achats et fournisseur des expéditions.


Par extension, au sein d'un service, certaines parties peuvent être client ou fournisseur d'autres
parties, en particulier lors de production de produits semi-finis réutilisés dans la production de
produits finis.

Les ventes
Description
Le service des ventes est à l'écoute du client.

Il lui transmet la liste des produits vendus, leurs prix de vente (le catalogue) et
enregistre les commandes.

Les ventes travaillent en collaboration avec d'autres services ou sous-services:

Les expéditions : commandes à livrer, retards de livraison

Le service commercial et marketing : nouveaux clients, nouveaux produits, catalogue

Le client : retours, partenariat d'étude, négociations tarifaires, avoirs

La fonction d'expédition est chargée de prélever des produits finis dans le stock et de les livrer. Ceci
génère des besoins en produits finis et en matières premières.

Cette fonction est souvent considérée comme un sous-service de la fonction vente.

Documents, ventes
Emission :

- le catalogue,
- les factures de vente,
- le bon de livraison (à l'expédition),
- les documents douaniers (à l'expédition),
- les demandes ou ordres de fabrication ou de sortie de stock.

Réception :

- le bon de commande, la commande directe


Rôles annexes
Les ventes effectuent aussi la gestion et le suivi des clients.

La gestion des client consiste à modifier les coordonnées des clients, ajouter ou supprimer les clients
dans le système d'information.

Le suivi des client consiste principalement à surveiller le paiement des factures et relever les
anomalies (retard de paiement, insatisfaction, demandes spécifiques, …)

Les achats
Description
Les achats ont une fonction symétrique aux ventes.

Ils transforment les besoins de matières premières en commandes ou ordres


d'achats qui sont transmis aux fournisseurs.

La façon dont les ordres d'achats sont calculés dépend de la politique de gestion utilisée par
l'entreprise.

Par ailleurs, les achats effectuent la recherche et le choix des fournisseurs, la négociation tarifaire
avec eux.

Ce service travaille donc en collaboration avec :

Le sous-service de réception : bons de livraison, enregistrement des réceptions

Le stock : évaluation des besoins de matières premières

Le fournisseur : retours (qualité, conformité), négociation tarifaire, partenariat d'étude, …

La réception est chargée d'enregistrer l'entrée en stock des matières premières en provenance des
fournisseurs ou des sous-traitants, après les avoir contrôlées.

Documents, achats
Emission :

- la commande d'achat ou ordre d'achat,


- le bon de réception à la réception en stock
- le bon à payer pour les factures des fournisseurs
Réception :
- les factures fournisseur
- les bons de livraison fournisseur
- les demandes ou ordres d'achat

Rôles annexes
Ce service vérifie la conformité des bons de livraison et des factures des fournisseurs avec la
marchandise livrée.

Il met à jour les ordres d'achat et les soldes au fur et à mesure que la quantité attendue est livrée.

Le stock
Description
Son rôle est multiple selon le type d'entreprise.

Pour des produits de négoce (pas de transformation du produit), il sert d'amortisseur entre les
ventes et les achats.

Pour des produits subissant une transformation, il sert d'amortisseur entre les ventes et achats et la
production, voire entre différents ateliers de production.

Différents types de stock


Objectif de stock, stock minimum, stock de sécurité

Sans stock, le client risque d'exiger des articles qui ne sont pas disponibles ou impossibles à fabriquer
dans un délai acceptable par le client. Il s'en suit que soit le client va consulter un autre fournisseur,
soit l'entreprise trouve des solutions pour offrir des délais de livraison courts et assurés.

Pour cela, on utilise souvent un stock dit minimum, objectif de stock ou de sécurité 1, qui est une
valeur en dessous de laquelle la valeur de stock réel ne devrait pas descendre.

Selon la politique de commande, il peut exister une marge de souplesse qui permet d'absorber les
fluctuations des ventes

Stock de semi-fini

Dans une entreprise de transformation, on peu être amené à gérer des articles semi-finis qui
serviront de base pour différents produits finis. Ceci réduit le volume de matières premières.

Par exemple : les moteurs dans l'industrie automobile


1
On préfèrera les termes d'objectif de stock ou de stock minimum, le mot sécurité étant réservé aux agents de sécurité dans
l'entreprise (agent d'incendie, postes de secours, sécurité intrusion, …)
Stock de produits "en-cours" (de fabrication)

Entre deux machine, les articles en cours de fabrication sont stockés temporairement, avant leur
réutilisation. Ces article n'ont pas d'existence propre (pas de code spécifique), ils sont connus sous le
code du produit fabriqué et c'est leur lieu de stockage qui défini leur état d'avancement.

Il peut être important de connaître leur quantité, ceux-ci ayant déjà consommé de la matière et de la
main d'œuvre, leur valeur n'est pas nulle.

Stock avancé

Ils sont proche du lieu de livraison pour diminuer le délai de livraison des produits finis.

Stock prison

Ce stock servira à écarter des produits du circuit normal pour des raison de qualité : contrôle en
cours, rebut, défaut, …

Autres

On pourra trouver d'autres appellations selon l'entreprise telles les stocks pour les produits sensibles
(coûteux, dangereux, secrets, …).

Stocker ou ne pas stocker ? …


Le stockage n'est pas anodin. S'il préserve des ruptures, trop de stock coûte cher (place inutilisée
pour la production, taxes professionnelles, coût de location de la surface : non productif de valeur).

Il faut donc trouver une adéquation entre la quantité en stock, le besoin et le coût de stockage.

Ainsi par exemple, l'objectif de stock minimum sera issu d'une étude statistique de la variabilité des
besoins entre les prévisions des ventes et les ventes réelles et le stock maximum sera issu de la
variabilité des besoins réels.

Il faut cependant tenir compte que si on a du stock de produit fini, on a consommé le stock de
matières premières et les produits finis sont stockés à la place de celles-ci.

On va donc minimiser l'espace de stockage en Graphique coût, risque


stockant plutôt des produits finis ou facilement
transformables ou en investissant pour Point optimum :
accélérer les flux de fabrication, livraison et
approvisionnement.
La politique de qualité des acteurs de la production a donc une incidence directe sur le coût de
stockage.

Calculer les besoins


Il existe différentes méthodes de calcul des besoins.

Historique de livraison

En fonction de l'historique des livraison, on pourra déterminer des cycles de production et


donc on pourra anticiper ces cycles afin d'acheter la matière à temps. C'est souvent le cas des
productions saisonnières
Producteur de fruit et ses cageots
Mais si la demande évolue, on risque de se retrouver avec des surplus ou être en rupture de
stock avec toutes les conséquences : destruction du surplus, vente au rabais, perte de
clientèle, …
Point de commande

Le point de commande constitue une amélioration par rapport au calcul précédent. C'est en
fonction du niveau de stock par rapport au stock minimum que l'on va effectuer des
réapprovisionnements. Le point de commande doit alors tenir compte du délai de
réapprovisionnement, sinon on risque de descendre en dessous du stock minimum, voire la
rupture.
Cependant, tant que le client ne commande pas, le stock stagne et son coût s'alourdit et si la
demande varie fortement, le risque de rupture devient très réel.
MRP

Cette méthode de calcul, cherchant à approvisionner la quantité exacte de matières


correspondante au besoin, est basée sur l'annonce de prévisions par le client. Sans ces
prévisions, on retourne au point précédent.
Par ailleurs, le process de fabrication doit être parfaitement maîtrisé (délais de fabrication,
quantités de matières consommées) pour avoir un résultat précis.
Cette méthode est difficile à mettre en œuvre dans les petites entreprise car elle nécessite
une collecte d'information qui peut s'avérer lourde.
Article FEUT001
Documents Feutre Rouge standard
Emission :
Quantité 1000
- Les fiches de stock,
CUMP 0,20 €
- Les demandes ou ordres d'achat, Indice de stockage ABC-357,B6
- Le bon de sortie de stock
Réception :

- les demandes ou ordres de sortie de stock « ou de fabrication »


- les bons de réception

Les flux au sein de l'entreprise


On distingue deux types de flux :
Les flux d'informations et les flux physiques (de produits)

Dans le schéma du chapitre , vous avez les flux d'information en flèches pointillées et les flux
physiques en flèches pleines.

Le cycle de progression des flux commerciaux commence lorsqu'un client adresse une commande à
l'entreprise et se termine lorsque l'entreprise livre le produit ou lorsqu'elle reçoit le paiement des
produits livrés

Client
Livraison des produits Commande client
facture
paiement

Ventes

Sortie des produits Besoins en produits finis

Stock

Entrée des matières Besoins en matière

Achats

paiement facture Commandes d'achat


Réception des matières
Fournisseur