EN03 – VA – 2023

Description du Poste : L'Assistante Administratif joue un rôle central en fournissant un soutien administratif essentiel
au bon fonctionnement de la société de gardiennage. Elle est chargée de la gestion de l'agenda et de la coordination
des activités, de la communication, de la documentation et de la participation aux processus de recrutement.

I- Responsabilités :

1. Gestion de l'Agenda et des Déplacements :

o Planifier et organiser les rendez-vous, les réunions et les déplacements pour les membres de la
direction.
o Assurer la coordination efficace des horaires pour optimiser l'utilisation du temps.
2. Coordination des Réunions et des Rendez-vous :
o Organiser les réunions internes et externes, en réservant les salles, en envoyant les invitations et
en confirmant la disponibilité des participants.
o Préparer les documents nécessaires pour les réunions.
3. Rédaction et Diffusion des Comptes Rendus :
o Rédiger les comptes rendus des réunions, enregistrant les discussions, les décisions prises et les
actions à entreprendre.
o Diffuser les comptes rendus aux parties prenantes concernées.
4. Gestion des E-mails et de la Communication :
o Gérer et trier les e-mails, en identifiant les messages prioritaires et en répondant ou en
transmettant aux destinataires appropriés.
o Assurer une communication fluide et professionnelle avec les clients, les fournisseurs et les
membres internes de l'équipe.
5. Mise en Forme de Documents :
o Mettre en forme et formater différents types de documents, tels que les rapports, les
présentations et les communications internes.
o Veiller à la cohérence, à la lisibilité et à la qualité visuelle des documents.
6. Participation au Processus de Recrutement :
o Assister dans la préparation des offres d'emploi et la diffusion des annonces.
o Coordonner les entretiens, communiquer avec les candidats et gérer les aspects administratifs du
processus de sélection.

II- Qualifications Requises :

 Diplôme d'études supérieures en administration, en gestion de bureau ou dans un domaine connexe.

 Expérience préalable en tant qu'assistante administrative ou dans un rôle similaire.
 Excellentes compétences en organisation, gestion du temps et suivi des tâches.
 Connaissance avancée de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
 Excellentes compétences en communication écrite et verbale.
 Capacité à travailler de manière autonome tout en collaborant efficacement en équipe.
 Sens de la discrétion et respect de la confidentialité.

L'Assistante Administratif joue un rôle essentiel en garantissant la fluidité des opérations administratives et en
permettant à l'équipe de direction de se concentrer sur les activités stratégiques. Son soutien contribue directement
à l'efficacité et à la réussite globale de la société de gardiennage.