ORGANISATION ET GESTION

DU SECRETARIAT

FORMATEUR : AMOUSSOUGA ANGES PATERNE, ADMINISTRATEUR CIVIL,

 •Renforcer leur capacité dans le traitement, le classement et l’archivage des dossiers.

OBJECTIFS PEDAGOGIQUES

 Amener les participants à prendre conscience de l’importance de leur poste

dans la structure organisationnelle de leur structure et à cerner dans toutes
ses dimensions la fonction de secrétaire ses contours et ses implications afin
d’en assurer convenablement les responsabilités qu’elle induit.

 Attirer leur attention sur la nécessité d’une bonne gestion du standard, de la

réception et de l’accueil

 Renforcer leur capacité dans le traitement, le classement et l’archivage des

dossiers.
 PLAN INDICATIF
 Module 1 : les aptitudes ou qualités du ou de la
secrétaire efficace, les valeurs à incarner et les
déontologies du métier
Module 2 : la gestion administrative et
bureautique du ou de la secrétaire efficace
 Module 3 : Mise en situation et cas pratiques
 INTRODUCTION GENERALE
 Une organisation bien structurée doit disposer d’une porte d’entrée
 Le secrétariat administratif est la porte d’entrée dans une organisation
administrative
 Nombreux sont les responsables d’organisation administrative qui
s’accordent à reconnaître l’importance du secrétariat dans le processus de
développement de leur institution, sans toutefois en faire sérieusement un
allié de réussite
 Pourtant, le secrétariat intervient à tous les niveaux stratégiques de la
structure. Il contribue à donner une image positive des dirigeants s’il est
bien organisé.
 INTRODUCTION GENERALE
 Mal organisé, il détruit l’image de marque de l’organisation auprès des
usagers et ternit sa réputation
 Le secrétariat couvre une étendue d’activités nécessaires à l’organisation et
au fonctionnement de l’administration
 Cependant pour occuper un si important poste et répondre aux différentes
exigences qui s’imposent il faut disposer d’une capacité intellectuelle et
organisationnelle, ainsi que d’un bon comportement professionnel doté de
valeurs humaines
 L’époque où les travaux secondaires étaient confiés au secrétariat est
révolue. Au-delà du ‘’ petit dactylo’’, simple employé exécutant des ordres,
le secrétaire est aujourd’hui un vrai intellectuel aux aptitudes remarquables.
 INTRODUCTION GENERALE
 Ceci étant, renforcer la capacité des secrétaires dans l’administration
publique s’avère nécessaire, ce qui justifie cette formation sur le thème
«Gestion du secrétariat, traitement et gestions des courriers», organisé
par votre ministère de tutelle.
 MODULE1 : LES APTITUDES OU QUALITÉS DU OU DE LA SECRÉTAIRE
EFFICACE, LES VALEURS À INCARNER ET LES DÉONTOLOGIES DU
MÉTIER
Contenu pédagogique
1-Généralités sur le métier du secrétaire administratif
2-Valeurs et déontologie du secrétaire administratif
3- Les compétences-clés du Secrétaire
4-Cadre de travail et ergonomie
 CHAPITRE 1 : GÉNÉRALITÉS SUR LE MÉTIER DU SECRÉTAIRE
ADMINISTRATIF

 DÉFINITION DU MÉTIER DE SECRÉTAIRE

 Le secrétaire administratif est un employé de bureau ayant la responsabilité d’assurer les tâches
administratives dans une organisation publique ou privée.
 Il est chargé des travaux de secrétariat à savoir le traitement des documents administratifs et la diffusion
de l’information.
 Il a une fonction centrale et essentielle dans la vie de l’entreprise car il assure l’organisation pratique et le
bon fonctionnement des services.
 Généralement attaché à un cadre ou un dirigeant, le secrétaire administratif, également appelé assistant
administratif, soutient son ou ses supérieurs hiérarchiques dans la gestion et le suivi des dossiers
administratifs, mais aussi dans la coordination des activités.
 ACTIVITES PRINCIPALES
 Accueil des visiteurs - prise de rendez-vous - rédaction du courrier - classement de dossiers - saisie de
documents ou du budget - gestion et organisation d’agenda - préparation de réunions de travail, de
déplacements ou d’atelier.
 CHAPITRE 1 : GÉNÉRALITÉS SUR LE MÉTIER DU SECRÉTAIRE
ADMINISTRATIF

 MISSIONS PRINCIPALES
 Accueillir les visiteurs et recevoir les appels téléphoniques entrants
 Transmettre les messages et informations aux interlocuteurs internes et externes, oralement, par mail ou
courrier
 Réceptionner le courrier de la structure et assurer son traitement (enregistrement et diffusion)
 Rédiger les lettres, comptes -rendus, notes et assurer la saisie ainsi que la reproduction de divers
documents
 Préparer les courriers sortants et veiller à leur bonne expédition
 Assurer l’enregistrement, le classement et l’archivage des dossiers
 Organiser les rendez- vous internes et externes ainsi que les réunions
 Tenir à jour les différents registres d’informations ou base de données administratives
 Participer à l’organisation d’activités internes (réunions, rendez- vous, visite, etc…).
 CHAPITRE 2 : VALEURS ET DEONTOLOGIE DU
SECRETAIRE
 VALEURS – QUALITES - COMPORTEMENTS PROFESSIONNELS
 Les valeurs du service public :
 Le travail : facteur essentiel pour l’épanouissement personnel, la production et la croissance économique
 Sens élevé de responsabilité : le travailleur doit être conscient qu’il assume une charge et doit répondre des
conséquences qui en découlent. Cela exclut l’irresponsabilité – le laisser-aller – l’inertie – le populisme.
 Intégrité : état d’une personne honnête, probe et incorruptible.
 Paix : état de concorde, d’accord, de tranquillité, d’harmonie, de sérénité d’esprit entre les membres d’un
groupe, d’une organisation. Cela exclut la violence, le conflit, les divisions, les troubles.
 Liberté : faire tout ce qui n’est pas contraire à la loi et qui ne nuit pas à autrui.
 Justice : respect du droit et de l’équité considérée comme une justice naturelle ou morale indépendante du droit
en vigueur.
 CHAPITRE 2 : VALEURS ET DEONTOLOGIE DU
SECRETAIRE
 VALEURS – QUALITES – COMPORTEMENTS PROFESSIONNELS
 Les valeurs du service public :
 Qualité : l’administration doit veiller à offrir à tout usager/client, des services ou prestations de qualité
respectueuses des normes, avec des ressources humaines compétentes et compétitives.
 Célérité : respect des délais légaux, réglementaires ou contractuels dans les relations inter-services et avec les
usagers qui ne doivent pas perdre des opportunités ou être pénalisés du fait de la lenteur du service public. En
cas de plainte de l’usager, les responsabilités doivent être situées avec l’application des sanctions subséquentes.
 Professionnalisme et compétence : les agents publics doivent faire preuve de professionnalisme dans
l’accomplissement de leurs tâches.
 Conduite en dehors des lieux du travail : la vie privée de l’agent public rejaillit sur son comportement dans la
fonction publique. C’est pourquoi, l’agent public doit toujours avoir un comportement exemplaire même hors de
son lieu de travail.
 CHAPITRE 2 : VALEURS ET DEONTOLOGIE DU
SECRETAIRE
 VALEURS – QUALITES – COMPORTEMENTS
PROFESSIONNELS
 Les Qualités du secrétaire :
 Autonomie de travail, discrétion et respect de la confidentialité ;
 Sens de l’organisation et du relationnel ;
 Esprit d’initiative et facilité d’adaptation ;
 Sens de priorités et de l’organisation.
 CHAPITRE 2 : VALEURS ET DEONTOLOGIE DU
SECRETAIRE
 VALEURS – QUALITES – COMPORTEMENTS PROFESSIONNELS
 Les Comportements professionnels :
Le comportement est un indicateur de votre professionnalisme,
 la présentation physique : un physique agréable est toujours le gage d’une bonne impression. En
tant que premier contact avec les usagers, l’image que présente le secrétaire influence
considérablement le statut de l’administration. Il lui appartient de toujours offrir une allure soignée.
Coiffure soignée à tout instant. Être présentable dans une tenue correcte.
 La promptitude à noter les consignes : Un secrétaire se détache difficilement de son bloc-notes. Vous
devez avoir un stylo ou un crayon à votre portée pour noter rapidement les instructions qui vous
seront données. Certes, vous avez une bonne mémoire, mais ne la surchargez pas. Prenez quelques
précautions pour vous retrouver facilement.
 CHAPITRE 2 : VALEURS ET DEONTOLOGIE DU
SECRETAIRE
 VALEURS – QUALITES – COMPORTEMENTS PROFESSIONNELS
 Les Comportements professionnels :
 Les valeurs humaines : Dans les administrations publiques nous relevons très souvent le manque d’accueil de
nos secrétaires et en occurrence les dames. Il est très important de prendre le dessus sur nos problèmes
personnels, nos frustrations professionnelles et nos peines une fois dans notre cadre de travail. Savoir accueillir
les usagers, gardez une bonne humeur et le sourire à tout instant et instaurez un climat de sympathie et de
compréhension mutuelle avec chaque membre du personnel facilitera autant vos relations avec les usagers
qu’avec vos collègues. Il contribue efficacement au rendement de votre administration.
 « Ne faites pas à autrui, ce que vous n’aimeriez pas qu’on vous fasse. » : Tant que vous observerez ce principe,
vous gagnerez la confiance des Hommes. C’est un gage de succès. Etes-vous un collaborateur hostile au sourire
et qui stresse tout le monde ? Il y en a qui sont en perpétuel conflit avec leur supérieur hiérarchique, ou qui, par
leur langage ou comportement frustre. Pensez à établir un meilleur climat. Discutez- avec vos collègues,
encouragez le sens de l’humour. Dans les moments de faiblesse des uns et des autres, soyez compréhensif. Evitez
les propos déplaisants, les allusions poivrées. Quelqu’un vous a-t-il offensé ? Au lieu de vous en défendre à
grand renfort, discutez avec lui pour clore l’incident.
 CHAPITRE 2 : VALEURS ET DEONTOLOGIE DU
SECRETAIRE
 VALEURS – QUALITES – COMPORTEMENTS PROFESSIONNELS
 Les Comportements professionnels :
 Prenez conscience de vos forces et faiblesses : Beaucoup de personnes ne savent
pas se maîtriser. Toutefois, elles désirent accomplir de grandes choses. Comment
pouvez-vous réussir, si vous n’êtes pas capable d’accepter une remarque
désobligeante ? Il faut savoir reconnaitre humblement vos faiblesses en gardant à
l’esprit vos forces pour parvenir à vos fins. C’est la maîtrise de soi qui permet de
gagner la sympathie et la confiance des autres.
 Soyez ponctuel : C’est un aspect élémentaire. Tout bonne secrétaire doit être à
l’heure pour recevoir les usagers qui patiente peut-être et mettre en place le
nécessaire pour le bon déroulement du travail journalier. Ceci renforce l’efficacité et
le caractère sérieux de cette administration.
 CHAPITRE 3 : LES COMPETENCES CLES DU
SECRETAIRE
 SIX (06) COMPETENCES CLES DU SECRETAIRE
 Communication – Organisation - Gestion du temps – Fiabilité – Confidentialité – Service/ client

 Communication : La communication, l’écoute et la gestion des relations professionnelles sont des qualités
recherchées par toutes les entreprises qui recherchent une secrétaire. L’une des raisons est que celle-ci sera
probablement le premier point de contact des clients ou des utilisateurs. Afin de débarrasser la direction de toute
pression inutile, le secrétaire peut aussi répondre aux appels téléphoniques, accueillir les visiteurs et apporter les
premiers éléments de réponses aux clients. Ceci permet aux cadres supérieurs de diriger l’entreprise sans avoir à se
charger de ces missions qui peuvent se révéler très chronophages.

 Cependant, ce n’est pas non plus une mission qui est simple à effectuer. Les clients peuvent être très compliqués à
gérer, surtout lorsqu’ils sont insatisfaits, mécontents ou bien complètement perdus. La secrétaire se doit donc d’avoir
une très bonne capacité d’écoute, de compréhension et de réaction. De plus, les assistantes doivent être en mesure de
relayer avec précision les messages et les informations. De ce fait, des compétences excellentes en communication
sont essentielles pour pouvoir assurer la mission.
 CHAPITRE 3 : LES COMPETENCES CLES DU
SECRETAIRE
 SIX (06) COMPETENCES CLES DU SECRETAIRE

 Organisation : les compétences organisationnelles sont une autre qualité très

importante d’une bonne secrétaire. Si elle ne sait pas définir les priorités et garder
une trace de tout ce qui a été fait ou doit être fait, quelque chose peut glisser entre
les mailles du filet, ce qui risque d’aggraver la situation pour l’entreprise.

 Qu’il s’agisse de classer des dossiers ou de planifier des réunions, une secrétaire
doit pouvoir être en mesure d’organiser les éléments de son environnement
rapidement et efficacement !
CHAPITRE 3 : LES COMPETENCES CLES DU
SECRETAIRE
 SIX (06) COMPETENCES CLES DU SECRETAIRE
 Gestion du temps : Parallèlement aux compétences organisationnelles, la gestion du
temps est cruciale pour les secrétaires. Bien que vous ne disposiez peut-être pas de suffisamment
de temps dans la journée pour régler tout ce qui doit être fait, votre travail en tant qu’assistante
administrative, est d’y parvenir !
 La hiérarchisation des priorités et la capacité de gérer les éventuelles distractions vous aident à
rester concentrée. Vous devez être capable de décider quand il est temps de passer d’une tâche à
l’autre. C’est une compétence dont chaque entreprise a besoin lorsqu’elle fait appel à une secrétaire
afin que son organisation soit optimale.
 De plus, il est très important que les secrétaires soient bien conscientes des horaires de travail. Leur
ponctualité doit être irréprochable, surtout en tant que bras droit de la direction. Même quelques
minutes, ici et là, peuvent causer confusion, désordre ou mécontentement.
CHAPITRE 3 : LES COMPETENCES CLES DU
SECRETAIRE
 SIX (06) COMPETENCES CLES DU SECRETAIRE
Gestion du temps : Pour bien gérer son temps de travail, il faut planifier ses activités. La
planification d’activité consiste essentiellement à :
 Organiser à l’avance son calendrier de travail.
 Anticiper les besoins logistiques, matériels et financiers nécessaires à l’exécution de l’activité.
 Répartir équitablement les responsabilités de chacun au sein de l’équipe de travail.
 Réaliser des activités pertinentes, qui visent le bon public.
 Mettre en lien l’ensemble de ses actions avec les objectifs plus larges du projet.
 Avoir une vision à moyen et long terme des actions à réaliser.
CHAPITRE 3 : LES COMPETENCES CLES DU
SECRETAIRE
 SIX (06) COMPETENCES CLES DU SECRETAIRE
 Fiabilité : En raison de la quantité de responsabilités qui incombent à la plupart
des secrétaires, une qualité primordiale que recherchent les employeurs est
leur niveau de fiabilité.
 Les responsabilités et les heures de travail ne sont pas toujours bien définies pour
ceux qui travaillent dans un bureau très occupé. Les employeurs veulent s’assurer
que leurs secrétaires sont prêts à aller au-delà de leur fonction sans être submergés
lors des situations d’urgence.
 Les secrétaires doivent être fiables au quotidien, les managers doivent pouvoir leur
faire confiance et être assurés que les missions sont correctement effectuées sans
avoir à faire de la micro-gestion.
CHAPITRE 3 : LES COMPETENCES CLES DU
SECRETAIRE
 SIX (06) COMPETENCES CLES DU SECRETAIRE
 Confidentialité : les secrétaires sont également au cœur de toutes les
conversations, transactions et autres communications qui circulent au
bureau.
 Bien sûr, être au courant d’une abondance d’informations,
possiblement confidentielles, implique de grandes responsabilités.
 Une bonne secrétaire sait qu’il ne faut pas divulguer
d’informations concernant les clients, l’entreprise ou son employeur.
Ce dernier se tournera plutôt vers une personne qui évite les
commérages avec d’autres personnes au bureau.
CHAPITRE 3 : LES COMPETENCES CLES DU
SECRETAIRE
 SIX (06) COMPETENCES CLES DU SECRETAIRE
 Service client : Savoir comment orienter la clientèle est une qualité souhaitable dans
pratiquement toutes les professions. Toutefois, pour les secrétaires, cela est particulièrement
important car il se peut qu’elles traitent quotidiennement avec les clients.
 Quel que soit le niveau de qualification d’un secrétaire, s’il ne s’investit pas personnellement pour
aider afin de garantir une réelle satisfaction, l’entreprise n’en tirera que très peu d’avantages.
 Un assistant administratif ou secrétaire doit savoir comment travailler et traiter avec les clients,
comprendre leurs besoins afin de pouvoir y répondre convenablement.
 Une expérience positive avec la secrétaire ne pourra avoir qu’une incidence positive sur la
réputation et l’image de l’entreprise.
CHAPITRE 3 : LES COMPETENCES CLES DU
SECRETAIRE
CONCLUSION