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Gestion de projet ISEM 2019/2010

– Risques sur les délais : risque de dérapage sur le planning lié à une mauvaise
estimation initiale de la durée nécessaire à l’exécution des tâches
– Risques intrinsèques à la gestion de projet : mauvaise affectation des
responsabilités sur les tâches, plusieurs personnes affectées aux mêmes tâches
sans répartition claire des rôles, mauvaise implication des parties prenantes et en
particulier du ou des commanditaires du projet.

Quelques mesures et actions préventives …


– Risques techniques : évaluez les éventuels besoins de formation de votre équipe
projet avant le démarrage des tâches nécessitant la maîtrise de ces points faibles
(langage informatique, nouvelle technologie, etc …).
– Risques humains : prévoir des personnes “backup” qui auraient les mêmes
compétences que vos ressources projet et pourraient les remplacer en cas
d’absence prolongée.
– Risques juridiques : travailler avec le service juridique pour que les contrats vous
liant à vos fournisseurs vous protègent au maximum
– Risques intrinsèques à la gestion de votre projet : faites une formation préalable
en gestion de projet et au logiciel de gestion de projet utilisé. Pour estimer les
charges, utilisez des métriques, ou des plannings antérieurs utilisés sur d’autres
projets. Autre possibilité : si vous savez déjà quels sont les membres de votre
équipe projet, adressez-vous à eux qui vont travailler sur ces tâches et revalidez
avec eux la durée nécessaire en gardant bien entendu un regard critique car
parfois certains membres de l’équipe projet donnent des délais plus longs surto ut
s’ils pensent que vous n’y connaissez rien.

IV.1.6. E5 : Communication
➢ Communiquer ?

Trop souvent, la communication se résume à une question de moyens (ex : envoyer un mail,
réaliser une brochure, …). Or, pour communiquer efficacement, il faut distinguer le contenu
(le fond) et le moyen (la forme).
• Déterminez d’abord le contenu : que voulez-vous communiquer ? quel message voulez-
vous faire passer ?
▪ Quel impact souhaitez-vous obtenir auprès de votre groupe cible ? Par exemple,
avoir un impact sur sa connaissance, sa perception, son comportement, …
▪ Votre message est-il opportun ? Pertinent ?
▪ A qui doit-il être transmis ?
▪ Que devez-vous dire précisément ?
• Choisissez ensuite le moyen : quel(s) canal/canaux allez-vous utiliser pour transmettre
votre message ?
▪ Quel est/sont le(s) meilleur(s) moyen(s) pour transmettre le message ?
▪ Votre groupe cible est-il familiarisé avec le(s) canal/canaux envisagé(s) ?

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Remarques : Lorsque vous préparez votre communication, prenez en compte ces différentes
dimensions :
1. interne (communication avec le comité de pilotage, le groupe projet) ou externe
(communication avec les clients, utilisateurs, fournisseurs)
2. formelle (rapports, présentations, documents, e-mails,…) ou informelle (conversations de
couloir, appels téléphoniques,...)
3. synchrone (échanges face à face, réunions,…) ou asynchrone (e-mails, rapports,…)
4. officielle (décisions) ou officieuse (discussions avec les collègues ou les collaborateurs)
5. écrite (rapports, e-mails,…) ou orale (échanges face à face, réunions,…)
6. verbale (message) ou non verbale (ton de la voix, attitude, posture,…).
Ne négligez pas la communication non verbale : celle-ci représente la majeure partie de ce
qui ‘passe’ dans une situation de communication !

➢ Choisir les bons moyens

Déterminez les moyens de communication en fonction de vos objectifs de communication.


Plus vos objectifs de communication sont élevés (c’est à-dire plus vous attendez de vos
groupes cibles qu’ils agissent), plus vos moyens de communication doivent être diversifiés et
interactifs. Veillez à impliquer les groupes cibles quel que soit l’objectif de communication
visé. Pensez à les consulter, écoutez-les, tenez compte de leur feedback.

➢ Quelle place pour la communication dans votre projet ?


En ce qui concerne le projet en tant que tel, on y retrouve classiquement les 4 phases
suivantes :
• Définition : évalue les idées de projets, construit approximativement leur logique
d’implantation (processus de mise en œuvre), estime les ressources humaines, délais
et coûts, …
o Objectif : pouvoir prendre des décisions, avant de s’aventurer dans une
planification plus conséquente.
• Planification : détaille toute la logique du projet, les activités mises en séquence, les
durées calculées, les ressources ajustées, les risques évalués, …
o Objectif : diminuer l’incertitude et l’improvisation qui peuvent parfois être
désastreuses et réduire un projet à néant.
• Mise en œuvre : comprend la fonction contrôle pour vérifier en continu si l’exécution
se déroule selon ce qui a été prévu.
• clôture : permet de finaliser les contrats, rendre des surplus, clore le budget, retenir
les leçons apprises lors du projet écoulé, pour améliorer la conduite des prochains
projets.

➢ Quels types de communication mettre en place ?

La communication ‘met de l’huile’ dans les rouages : elle véhicule l’information, fait
connaître le projet, permet aux différents acteurs de se sentir concernés, favorise

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l’engagement, ... A bien des égards, elle est un facteur clé de succès d’un projet - pour
autant que le projet soit de qualité.
Dans un projet, derrière le mot ‘communication’, on distingue généralement différents types
de communication:

Type de Finalité pour le Destinataires Information Moyens


communication projet (exemples)
Opérationnelle Faire Experts Détaillée Réunions
fonctionner le Personnes (formelles,
projet ressources informelles)
Mail

Décisionnelle Arbitrer Comité de pilotage Synthétique Réunions formelles


Sponsor permettant de
prendre les décisions

Promotionnelle ‘Vendre’- Clients Synthétique Journal du projet


motiver Personnes incitant à faire Réunions (formelles et
ressources savoir, faire informelles)
Experts comprendre, faire Brochures
Utilisateurs agir Folders
Collègues Intranet
Partenaires Site web
Journalistes Vidéo
Evénements

Livrables de la phase I :

La conduite d'un projet débouche sur un produit, un service, une nouvelle organisation, etc.
Cette finalité, appelée "livrable", est le résultat tangible d'une production réelle,
appréhendable, mesurable attendue par le client final. Un projet peut, bien sûr, avoir
plusieurs livrables.

Toutefois, cette notion ne se limite pas à l'aboutissement du projet. Les réalisations


intermédiaires (documents de travail, budgets, etc.) sont aussi des livrables.

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