En gestion de projet comme dans de nombreux autres domaines, la

communication est un élément indispensable pour bien réussir. Elle permet de

collaborer efficacement et d’atteindre les objectifs fixés. Si vous travaillez sur de
vastes projets qui touchent de nombreux interlocuteurs aux profils variés, un plan de
communication est incontournable pour vous aider à maîtriser votre communication.

Véritable cadre de référence, le plan de communication permet de structurer toutes

les actions de communication relatives au projet tout en suivant le rythme du projet.

Découvrez les 7 étapes pour établir un plan de communication projet efficace.

1) Analyser le contexte du projet

Pour commencer, vous devez connaître le contexte global du projet. Ces éléments
sont indispensables pour définir un plan de communication cohérent. Par exemple,
si vous ne disposez que d’un petit budget communication et d’un seul salarié, vous
ne pourrez pas vous permettre d’excentricité.

Vous devez donc définir :

• le budget communication à votre disposition ;

• le temps que vous pouvez y consacrer ;
• les ressources matérielles et humaines disponibles ;
• les éventuelles contraintes et les limites, mais aussi les opportunités ;
• la liste de tous les acteurs du projet.

2) Identifier les cibles

A présent, vous devez lister l’ensemble des personnes ou groupes de personnes
que vous souhaitez atteindre avec votre communication.

Votre audience peut être variée. Par exemple, on distingue :

• l'équipe projet,
• le client / le commanditaire du projet,
• le comité de pilotage,
• le comité de direction,
• les différentes parties prenantes,
• les salariés de l’entreprise,
• le public ou les utilisateurs.

Vous devez analyser les besoins en communication pour chacun de ces

groupes cibles. Le type de communication dépend du rôle de chacun dans le
projet. En effet, les informations transmises à l’équipe projet ne concernent pas
forcément le client ou le comité de direction et inversement.

Il est également important de prendre en compte les éventuels contraintes de

chaque groupe. Par exemple, il est possible que certaines personnes n’aient pas

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accès à un ordinateur. Il est donc inutile de leur envoyer une communication par
email.

3) Définir les objectifs de

communication
Pourquoi souhaitez-vous communiquer ? Quelles informations voulez-vous
transmettre ? Quels sont les résultats attendus avec la communication du projet ?

Pour que votre plan de communication soit viable et efficace, vous devez définir vos
objectifs de communication. Voici quelques exemples :

• Faire adhérer au projet ;

• Informer sur l'avancée du projet ;
• Alerter sur un problème ou une difficulté ;
• Aider à la prise de décisions ;
• Obtenir du soutien ou des ressources supplémentaires ;
• Préparer le terrain pour la conduite du changement.

N’oubliez pas de mettre en place des indicateurs (KPI) qui permettront d’évaluer si
les objectifs fixés ont été atteints.

4) Déterminer quels messages pour

quelles cibles
Maintenant que vous connaissez vos objectifs de communication, il est temps de
faire le lien avec les attentes des différentes cibles. Pour que votre communication
ait de l’impact, vous devez identifier le type d’information et le niveau de détails
attendus par vos différentes audiences. Sinon, vos interlocuteurs risquent d’être
noyés sous une montagne d’informations qu’ils ne liront même pas ou, au contraire,
ne pas avoir accès à des informations essentielles pour leur travail.

Pour une communication efficace, assurez-vous d’utiliser un ton et un langage

adapté à chaque groupe cible. Le contenu et la forme doivent également être
adaptés à l’audience visée. Un tableau Excel avec des chiffres à jour suffira pour le
comité de pilotage, tandis qu’une newsletter bien présentée convaincra les salariés
réticents des bénéfices du projet.

Voici une liste non exhaustive du type d’informations à transmettre :

• le suivi du planning,
• le suivi budgétaire,
• les retards et autres difficultés rencontrées,
• les risques potentiels,
• les dernières décisions prises,
• le suivi des livrables,

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 • les avantages du projet.

5) Fixer le plan d’action

C’est le moment de compiler toutes les informations obtenues précédemment afin de
rédiger votre plan d’action. Pour cela, vous pouvez utiliser la méthode QQOQCP :

• Quoi: quelle est votre problématique ? Décrivez le projet.

• Qui : quelles sont les personnes concernées ? Auprès de qui allez-vous
communiquer ? Quelles sont vos cibles ? Vous pouvez également vous
demander qui sera responsable de la communication du projet. Ce peut être
le chef de projet, un chargé de communication, un membre de l’équipe projet,
le commanditaire, etc.
• Où : où allez-vous obtenir les informations dont vous avez besoin ?
• Quand et Combien : quand et à quelle fréquence allez-vous
communiquer (toutes les semaines, une fois par mois, lors de la réunion de
suivi, etc.) ?
• Comment : quels sont les différents moyens de communication que vous
allez utiliser (format papier ou numérique, en réunion, par email, etc.) ? Le
support devra être adapté à la cible.
• Pourquoi: Quel est votre but ? Quels sont vos objectifs ? Quelles sont les
raisons, les causes de ce projet, de ce plan de communication ?

Une fois que vous avez élaboré les différentes actions de communication, vous
devez mettre en place un planning de communication qui reprend en détail
chaque action, son déroulé et son calendrier.

6) Effectuer un suivi
Un plan de communication n’est pas figé dans le marbre. Au contraire, il doit évoluer
et s’adapter en fonction de la progression du projet. Des félicitations lorsqu’une
nouvelle étape est franchie, une alerte en cas de retard, des encouragements
lorsque des difficultés surviennent, etc.

Vous devez également vous assurer que les messages transmis sont clairs, compris
de tous et ont l’impact désiré. N’hésitez pas à demander des avis et des retours
sur les actions réalisées, et ajustez ensuite votre communication pour qu’elle soit
plus adaptée.

7) Evaluer
Le projet est terminé, c’est l’heure de dresser le bilan. Votre plan de communication
projet a-t-il été efficace ? Avez-vous atteint les objectifs fixés ? C’est le moment
d’analyser les indicateurs mis en place, mais aussi de capitaliser pour vos projets
futurs. Que pouvez-vous améliorer ? Que pensez-vous pouvoir réutiliser lors de
prochains projets ?

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