Votre idée bien pensée ?

Elaboration
en 5 étapes Voici les 5 étapes ­essentielles
à la c
­ onception d’un ­projet­
­événementiel.

Beaucoup d’entreprises et de
marques veulent mettre en
­valeur leur savoir-faire par le ­biais
d’un ­événement. Elles v
­ eulent
à la fois se faire c
­ onnaître et
à la fois i­mpressionner leurs
­clients. ­Cependant, construire ou
­monter un projet ­événementiel
n’est pas à la portée de tous. Il
­convient de mettre en place une
­organisation ­rigoureuse. En cela,
les p
­ rofessionnels du ­secteur sont
outillés pour ­aider à passer les cinq
étapes majeures à la réalisation
d’un ­projet ­événementiel.
1.
La rédaction
Concevoir un projet
événementiel Commençons par établir des bases. Tout d’abord,
il faut définir la ­mission. À quoi ce ­rendez-vous
va-t-il servir ?
Une fois que l’on sait exactement pourquoi l’on
construit son projet, il s’agira maintenant d’établir
ses objectifs. ­S’agit-il de réunir le plus de monde
possible afin de ­prouver la force de la marque
? Faut-il attirer de nouveaux clients ? Comment
peut-on profiter des retombées médiatiques
? Voilà quelques questions qui nourrissent la
­constitution ­d’objectifs pour les entreprises.
C’est ici que l’on développe le sommaire de
l’événement et sa durée. Le choix d’une date, le
budget prévisionnel, l’établissement d’une liste de
besoins par ordre d’importance, le choix d’un lieu,
un planning rétroactif sont autant ­d’éléments à
prendre en compte.
C’est aussi la phase de discussion avec les
­administrations et les autorités et ­partenaires
donc un bon moyen d’obtenir un soutien ­financier,
de communication, et/ou logistique.
Le business plan
Un business plan ou plan d’affaires
est un document ayant pour ­objectif
de convaincre un décideur ­­d’investir
dans un projet. Il doit répondre aux
questions suivantes :
Qui sommes-nous ? Que
­vendons-nous? A qui ? Comment ?
Qui sont nos concurrents ? Quel est
le calendrier ? Comment le ­produit
est il fabriqué? Quels sont les
­besoins financiers ? Le retour sur
­investissement?
Le business plan doit ­démontrer
que le projet est attractif. La
­structure du business plan doit donc
être adaptée en fonction du projet
afin de le mettre en valeur.
ELABORE votre business plan
Lister les sources de revenus et les
possibles actions ­pourvoyeuses de
recettes pour le projet. ­prendre son
temps pour apporter de la graine
a moudre. créer des ­activités et
­actions pourvoyeuses de fonds
­afins accroître les recettes et
réduire les dépenses. Dans la
plupart des cas, une source unique
de revenues ­instable et risquée
pour un projet. Pour cause il suffit
d’un blocage et le projet devienne a
perte.
Le budget
Estimer les champs d’actions
nécessaires a lexecution du projet.
lister toutes les charges ressources
et besoins.
Elaborer le tableau de toutes les
dépenses.
2.
DEROULEMENT ET CONTENU
Planifier­
l’événement La seconde étape détermine ­précisément
le déroulement de l’événement et son
­contenu. C’est également la phase où la
­scénographie/l’agencement des ­animations
prend toute son importance. L’agence se
­procure alors, à l’achat ou en location, les
différents équipements sélectionnés lors de
la première étape (mobilier, éclairage, sono,
­logistique, etc.). Puis, elle sélectionne les
­fournisseurs et les prestataires en charge des
animations. Une fois les contrats signés, elle
répartit les rôles de chacun suivant un planning
précis.

Dans un même temps, il convient de mettre

en place un système logistique pour accueillir
les fournisseurs, mais aussi le public. Prévoir
les modalités de déplacement peut aussi être
un bon point si l’on réalise un événement dans
plusieurs endroits à la fois.
3.
OBJECTIF SEDUCTION
La com Une fois la date sélectionnée, les différents
événementielle plannings bouclés, les prestataires engagés, il
faut séduire le public cible. Pour cela, il convient

de mettre en place les éléments de rendez-vous avec les invités est

­communication. Communiqués de ­presse,
visuels, affichage, publicités, site web
one pager dédié, création de comptes
sur les réseaux sociaux, invitation des
­influenceurs, sont autant de tâches à
effectuer lors de cette étape.
Souvent, les entreprises événementielles
débutent cette étape dès la ­confirmation
de l’existence de ­l’événement. Elles
choisissent alors un imprimeur, un
­développeur de sites web, un attaché
presse et un graphiste.
La communication se fait donc avant,
pendant et après l’événement. Ceci est
important : évoquer les réussites du
primordial. Cela permettra au
besoin de préparer une seconde
édition.
L’identité visuelle
Faire appel aux spécialistes de
la communication et du design
pour concevoir des propositions
de l’identité visuelle du ­projet,
une charte qui représente
­clairement le projet lui meme
facile a lire, remarquable et
memorisable. Suivant la charte
de cette identité visuelle, se
­déclinent toute la communication
autour du projet.
4.
DEROULEMENT ET CONTENU
Concrétiser son
projet : le jour J Après de longues semaines ou de longs mois de
préparation, il est maintenant temps ­d’installer
et de chorégraphier cet événement tant
­attendu. Pour certains, cette étape est plus
reposante, pour d’autres c’est le moment d’y
mettre toute son énergie. Fournir la meilleure
prestation qu’il soit, voilà l’engagement des
­professionnels de ce secteur.

Durant ce rendez-vous, l’agence se doit

de répondre aux demandes du client. Cela
­nécessite de gérer l’accueil, d’être réactif et
d’anticiper les imprévus. N’oublions pas les
VIP : chouchouter les invités de marque est un
­sacerdoce. Le client de l’agence sera d’autant
plus reconnaissant si elle respecte ces conseils.
5.
LE TRAVAIL CONTINUE
L’heure
du bilan Une fois l’événement passé, le travail n’est
pas terminé ! Établir un bilan avec le client, les
prestataires et les fournisseurs s’avère essen-
tiel. Ce rapport revient sur les dépenses effec-
tuées mises en relation à la prestation offerte,
permet d’analyser la qualité des animations
et l’attitude des prestataires. L’objectif est
d’améliorer encore et encore le projet événe-
mentiel. Une liste des points positifs et négatifs
facilite la mise en place des axes d’amélioration.
Enfin, les retours du public sont particulièrement
intéressants. Réaliser un sondage auprès des
visiteurs est un autre bon moyen de repérer les
axes d’améliorations et les points forts de l’of-
fre. Leur rappeler les points importants de ce
rendez-vous dans un communiqué post-événe-
ment attire également la sympathie et l’attrait
pour le client. Tous ces points sont essentiels
pour le fidéliser et, pourquoi pas, recommencer
l’expérience.