L’organisation d’un

évènement

M32- L’organisation d’évènement et les bilans

Introduc)on
• Organiser un événement n’est pas une tâche facile, cela demande de l’expérience et des
connaissances spécifiques. En effet, on ne s’improvise pas organisateur d’événement.

• L’objectif de ce cours est d’aider l’organisateur débutant dans sa première réalisation, en

lui donnant de bons conseils, en le guidant dans cet univers magique mais impitoyable
qu’est le monde de l’événementiel.

• Ce guide d’efficacité professionnelle est destiné à celles et à ceux qui souhaitent

s’investir dans l’organisation d’un événement et qui cherchent des informations plus
précises quant à la gestion d’un projet événementiel.
M32-1 L’organisa)on d’évènements et les
bilans
• Objec&f : POURQUOI ?
Un évènement est organisé pour répondre à un besoin précis. Il est indispensable en premier lieu d’iden:fier
un et un seul objec:f principal qu’il doit a?eindre. En effet, afin d’être efficace et per:nent, un évènement doit
prendre la forme la plus adéquate pour a?eindre un résultat voulu.
Le risque de ne pas mener ce?e réflexion en amont est d’organiser un évènement de type patchwork, avec
plusieurs ac:vités ne présentant pas nécessairement de cohérence entre elles. Un tel évènement risque de voir
son efficacité́ diluée. Le risque est de n’a?eindre que peu ou prou plusieurs objec:fs sans en a?eindre un seul
pleinement.

• Il peut s’agir d’un objec4f :

Ø De cohésion interne : fédérer et mo:ver les membres de l’entreprise.

Ø De notoriété́ : accroitre la notoriété́ et la visibilité́ de l’entreprise sur un territoire donné.
Ø Financier : augmenter les ressources de l’entreprise. (conférence, salon…)
....
• Public Cible : POUR QUI ?

Une fois l’objec:f défini, il faut réfléchir au public que l’on souhaite voir par:ciper ou public cible. Le public
prioritaire pour lequel sera pensé l’évènement est celui qui perme?ra au mieux d’a?eindre l’objec:f voulu. Là
encore, il est important de se concentrer sur une cible prioritaire.

• Choix des ac&vités : QUOI ?

Une fois l’objec:f et le public cible déterminé́, il s’agit d’imaginer la ou les ac:vités qui cons:tueront
l’évènement. A ce stade, il est important d’ouvrir sa réflexion le plus largement possible dans sa recherche de
solu:ons. Le risque est de se lancer trop rapidement sur des formes d’événement déjà connues, par reflexe
d’imita:on. Dans le cadre d’un évènement lié à la solidarité́ interna:onale et à l’inter-culturalité, il est
recommandé d’être vigilant sur les ac:vités choisies afin de ne pas tomber dans l’événement « carte- postale
», véhiculant des clichés sur les cultures concernées et les réduisant à des aprioris déjà̀ solidement ancrés dans
l’imaginaire collec:f.
1- Les différents type
évènement
 1 - Les différents types d’évènement
Le salon professionnel :

Réservé aux évènements à gros budgets. Le salon

demande beaucoup d’inves:ssements de la part
de l’organisateur, que cela soit financier ou
humain. En général, il sert à promouvoir son
ac:vité ou un secteur d’ac:vité. Il peut regrouper
grand public et professionnels (exposants,
prestataires, journalistes…) ou bien être réservé à
ces derniers.

Beaucoup de salons coupent la poire en deux en

proposant certaines réservées aux professionnels
avant de s’ouvrir à tous. Les salons professionnels
représentent une excellente opportunité de
networking pour les experts de l’industrie.
 1 - Les différents types d’évènement
Le lancement de produit :

Le lancement de produit est un événement

interne pour promouvoir un nouveau produit ou
service. C’est un type d’événement très plébiscité
par les grands groupes, notamment
automobiles. Il est censé aErer beaucoup de
journalistes afin que l’informa&on soit relayée
au maximum. Le lancement de produit a souvent
lieu le soir et dans un lieu d’excep:on. La
communica:on est un élément primordial pour
réussir ce type d’événement.
 1 - Les différents types d’évènement
La conférence :

La conférence est un événement ayant pour but

d’échanger sur un sujet ou une thématique
précise. Elle existe pour faire circuler de
l’information, débattre ou faire émerger de
nouvelles idées. La conférence peut faire
intervenir plusieurs intervenants experts du sujet
abordé. L’événement peut se tenir sur une seule
journée ou bien sur plusieurs jours. Dans ce
dernier cas, le thème abordé peut être le chaque
jour ou bien varier légèrement.
 1 - Les différents types d’évènement
Le séminaire :

Le séminaire est une réunion de travail qui est

assez proche de la conférence. Cependant,il est
organisé dans un but d’enseignement, souvent
en interne à l’entreprise et en groupe plus
restreint. En général, le séminaire a lieu hors du
milieu professionnel lors d’une journée ou
plus.
La plupart des séminaires se passent de la
sorte, mais il en existe en réalité plusieurs types
assez différents. Le séminaire d’intégration, par
exemple, va permettre de favoriser l’intégration
de nouveaux éléments dans l’équipe. Le
séminaire de motivation, lui, a pour objectif de
booster les collaborateurs.
 1 - Les différents types d’évènement
Le team building:

L’ac:vité qui plaît certainement à une majorité de

collaborateurs. L’objec:f du team-building est de
renforcer la mo:va:on de l’équipe et la
cohésion entre ses membres.
C’est généralement une ac:vité ludique organisée
par un spécialiste.
Les anima:ons de team-building existantes sont
extrêmement nombreuses. Les agences ont pour
l’habitude de créer leurs propres concepts
originaux ce qui rend les possibilités
innombrables. Le team-building fait par&e des
types d’événements les plus en vogue ces
dernières années. Il peut aussi s’intégrer à une
journée de séminaire.
 1 - Les différents types d’évènement
L’incentive :

L’incentive poursuit les mêmes objectifs que le

team-building, à savoir resserrer les liens entre
les collaborateurs et donc d’améliorer leurs
performances. Cependant, il diffère dans sa
forme. L’incentive se déroule en général sur
plusieurs jours dans une destination prestigieuse
et quasiment vacancière. C’est l’un des types
d’événements qui demande la plus grande
organisation de par sa durée. Il faut également
gérer tous les aspects propres à l’organisation
d’événements tels que l’hébergement, les
animations ou le traiteur.
2- Les différents type de
prestataire
2 - Les différents type de prestataire
Le traiteur évènemen&el :

Le traiteur événementiel organisateur de

réception est le maillon principal de la
réussite de tout événement. Qu’il s’agisse
de manifestations privées, grand public ou
en entreprise, ce professionnel de
l’événementiel se charge de fournir une
prestation clé en main à la hauteur des
attentes de ses clients.
2 - Les différents type de prestataire
La loca&on de salle :

La location de salle est l’élément majeur

pour la réussite de votre évènement. Il
faudra prendre en compte, sa localisation,
sa surface et le montant prévu dans votre
prévisionnel.

Il est très fréquent que la salle propose

une grande partie des prestataires
nécessaire au déroulement de
l’évènement (sécurité, son & lumière,
matériels…)
2 - Les différents type de prestataire
L’anima&on :

En matière d’événementiel, les acteurs jouent,

d’un côté, sur une bonne organisation, mais
d’un autre, sur le côté jouissif de l’événement.
Les animations ont un rôle crucial dans cette
optique. Mais globalement, la réussite d’une
animation d’événement repose sur
l’orientation que l’on prend autour du choix
du type d’événement. A ce choix, s’ajoutent le
lieu, les types d’animations, mais aussi, et
surtout les animateurs.
2 - Les différents type de prestataire

Les monteurs de stand :

Le Monteur de Stand par:cipe à l'installa:on

générale et aux aménagements des espaces
(agencement, signalé:que, etc.). Il réalise le
montage et démontage des stands et les
ajustements nécessaires.
2 - Les différents type de prestataire

La décoration d’interieur :

La décora&on événemen&elle consiste à

décorer et agencer les salles ou les lieux qui
accueilleront des événements. Cela peut
concerner des événements privés comme des
mariages, des anniversaires, des baby shower,
ou des événements professionnels comme
des séminaires, des soirées d'entreprises ou
des congrès.
3 - Le plan d’action
3- Plan d’ac)on
• La rédac:on d’un plan ac:on permet de construire son déroulement, les lieux et partenaires envisagés et de
définir les moyens humains, matériels et financiers.

Il vous faudra définir :

La descrip&on et nature
Le &tre du projet Les moyens
de l’ac&on

Le libellé de l’ac&on Le public cible Les résultats aNendus

Le processus de
Les responsables Le format de l’ac&on
réalisa&on

• La fiche ac:on vous permet de dresser un état des lieux pour concevoir votre évènement et de vous
assurer d’avoir pensé à chacune des étapes de l’organisa:on.
 Les étapes principales

• Le titre du projet
• Les
Les libellé de
1 •

l’action 3 •
md’entreprise
Financement
• Les responsables

• Mise en place
• La description
opérationnelle
2 •
•
La cible
Le format
4 • Stratégie
marketing
3- Plan d’ac)on
1-1 Le &tre du projet :

CeNe étapes consiste à présenter le but de l’évènement afin d’avoir une visibilité globale sur les aNentes et
son déroulement.

Exemples :

Ø Projet d’appui pour le développement de la visibilité́ de l’entreprise ou pour la mis en avant d’un nouveau
produit auprès d’une clientèle sensibilisé.
Ø Projet d’appui pour fédérer les salariés ou fêter un évènement précis.
Ø Projet d’intérêt fiscale ou cadeau client.

Il faudra néanmoins s’assurer que le projet soit viable car c’est votre ligne directrice. Une mauvaise décision
rendra l’évènement inachevé.
 À BUT COMMERCIAL
Définir son
marché ? Vente d’un n

Ce#e étapes consiste à EMPLACEMENT

présenter le but de Projet d’appui pour fédérer les
l’évènement afin d’avoir salariés ou fêter un évènement
une visibilité globale sur précis.
les a#entes et son EVOLUTION
déroulement.
.

• Commerce de niche : Ac#vité commercial visant un public elli#ste ( casher, hallal, vegan, cuisine intra-communautaire)
• Marché quan2ta2f : Ac#vité commercial préviligiant la quan#té.
• Marché qualita2f : Ac#vité commercial préviligiant la qualité.
 LA FICHE ACTION
La rédac&on d’un plan ac&on permet de construire son déroulement, les lieux et partenaires envisagés
et de définir les moyens humains, matériels et financiers.

Il vous faudra définir les objec&fs suivants :

REFLEXION MISE EN FORME RÉALISATION BILAN

ü Le titre ü La nature ü Le budget ü Le budget

ü Le libellé ü La cible ü Le résultat ü Le résultat
ü Le format ü Intervenants ü Le processus ü Le processus
3- Plan d’ac)on
1-2 Le libellé de l’action :

Cette étapes consiste à établir l’action et le type d’évènement à organiser. Son format, se fera en fonction de
vos attentes et besoin lors de la phase de réflexion.

Exemple :

Ø Exposition de nos produits lors d’un salon professionnel ou foire

Ø Une conférence, colloque ou séminaire d’un ou plusieurs service de l’entreprise.
Ø Organisation d’un évènement ponctuel, type fête de fin d’année, soirée halloween…
Ø Table ronde, réunion de consommation…
3- Plan d’ac)on
1-3 Les responsables :

Elle consiste à iden&fier la ou les personnes intervenants à l’organisa&on de l’évènement. Chacune de ses
personnes aura pour but de mener a bien les aNentes fixer par le chef de projet ou personnes référentes.
Exemple:

Ø Le chargé de projet évènemen:el

Ø L’assistante de direc:on.
Ø Le responsable administra:f et financier.

Le choix des intervenants dépendra de la structure et l’organigramme de l’entreprise ( Taille, secteur

d’ac&vité, intérêt pour la ges&on de projet évènemen&el)

A noter qu’un ou&ls de planifica&on permeNra de suivre chacune de ces étapes et que d’autres dépendent
de leur clôture.
3- Plan d’ac)on
1-4 La descrip&on et nature de l’évènement.

Ø La nature de l’ac-on (organiser un débat ou ac-on autours d’une a5ente précise ou fédérer
l’équipe…)
Ø La cible (des u-lisateurs sensibilisés par le sujet)
Ø Format de l’ac-on (une table ronde, un séminaire, salon ou évènement fes-f…)
Ø Le résultat a5endu (susciter l’intérêt de la cible …)
3- Plan d’ac)on
1-5 Processus de réalisa&on :

Ø Etat des lieux des moyens de l’entreprise (établir un budget) : moyens humains, matériaux financiers,
prestataires...
Ø Définir le lieu le plus adapté : Salle de réunion, lieu fes:f, lieu culturel, ac:vité spor:ve, salon professionnel
(Salle de conférence, bar dansant, une course associa:ve, un salon d’exposi:on ...).
Ø Définir les ques:ons/thèmes
Ø Prévoir un stand de présenta:on , des documents pour adhésions, coordonnées...

Exemple de théma7que : Le lancement d’un nouveau produit.

Quel lieu pour présenter mon produit? Quel budget accorder à cet évènement ? (Loca:on de salle ou stand,
colla:on & restaura:on, moyen humain et bénévoles) Comment valoriser son évènement (thème, anima:on,
presse…) ? Comment dynamiser notre offre ( promo:on, cadeau client…) ?
3- Plan d’ac)on
1-5 Les moyens:

Ø Etat des lieux des moyens de l’entreprise (établir un budget) : moyens humains, matériaux financiers,
prestataires...
Ø Définir le lieu le plus adapté : Salle de réunion, lieu fes:f, lieu culturel, ac:vité spor:ve, salon professionnel
(Salle de conférence, bar dansant, une course associa:ve, un salon d’exposi:on ...).
Ø Définir les ques:ons/thèmes
Ø Prévoir un stand de présenta:on , des documents pour adhésions, coordonnées...

Exemple de théma7que : Le lancement d’un nouveau produit.

Quel lieu pour présenter mon produit? Quel budget accorder à cet évènement ? (Loca:on de salle ou stand,
colla:on & restaura:on, moyen humain et bénévoles) Comment valoriser son évènement (thème, anima:on,
presse…) ? Comment dynamiser notre offre ( promo:on, cadeau client…) ?
3- Plan d’ac)on
1-5 Le résultat aNendu:

Ø Etat des lieux des moyens de l’entreprise (établir un budget) : moyens humains, matériaux financiers,
prestataires...
Ø Définir le lieu le plus adapté : Salle de réunion, lieu fes:f, lieu culturel, ac:vité spor:ve, salon professionnel
(Salle de conférence, bar dansant, une course associa:ve, un salon d’exposi:on ...).
Ø Définir les ques:ons/thèmes
Ø Prévoir un stand de présenta:on , des documents pour adhésions, coordonnées...

Exemple de théma7que : Le lancement d’un nouveau produit.

Quel lieu pour présenter mon produit? Quel budget accorder à cet évènement ? (Loca:on de salle ou stand,
colla:on & restaura:on, moyen humain et bénévoles) Comment valoriser son évènement (thème, anima:on,
presse…) ? Comment dynamiser notre offre ( promo:on, cadeau client…) ?
4- Les moyens mis en
œuvres
 4 - Les moyens mis en œuvres
Le budget prévisionnel

1 2 3 4

Charges variables Charges fixes Financement Mise en forme

Recenser toutes les Dis&nguer quels Recenser toutes les Compléter le

dépenses pour ce sont les coûts fixes receKes : tableau du budget
projet (devis, (qui ne changent demandes de prévisionnel.
factures) et les pas selon le subven&ons
trier par type de nombre de effectuées, ventes
frais personnes) et envisagées etc
quels sont les
coûts variables
 4 - Les moyens mis en œuvres
Les humains
• Equipe Organisatrice
• Services Financiers
• Service communica:on
• réfèrent projet
• animateur
• distribu:on de (flyer) …
Les moyens
Matériels
• nombre de tables en fonc:on
du nombre de stands + chaises
• Tonnelles
• Rétroprojecteur
• papiers-stylos, papeterie...
• panneaux / drapeau / photo
call…
• Lieu avec équipement micro-
sono