Communication Externe Papier

La
communication
externe S4
Docuement de régulation: Communication
ISBN 9584236
ELOMARI Driss
ENCG Fès
12/04/2022
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Table des matières
I - Partie 1 - Appréhendez l'importance d'un projet d'évènement 3
1. Cernez la définition précise d'un évènement ........................................................................................................... 3
2. Pourquoi intégrer des actions de communication dans une stratégie globale ? .................................................. 5
3. Produisez vos contenus et lancer votre communication ......................................................................................... 6
II - Partie 2 - Préparez au mieux votre évènement 12
1. Pensez globalement et précisément votre évènement ......................................................................................... 12

2. Établissez vos priorités, votre planning et votre budget ....................................................................................... 16
3. Produisez vos contenus et lancer votre communication ...................................................................................... 19

4. Organisez-vous à J-1 avant l'évènement ............................................................................................................... 25
4.1. Préparer la veille .................................................................................................................................................................. 25
III - 3. Gérez le jour J de votre évènement 27
1. Démarrez le jour J bien préparé .............................................................................................................................. 27
2. Couvrez en temps réel votre évènement ................................................................................................................ 29
3. Interagissez en temps réel ....................................................................................................................................... 32

4. Faites un premier bilan à chaud et remerciez vos communautés ....................................................................... 34
Crédits des ressources 35

Partie 1 - Appréhendez l'importance d'un projet d'évènement
I Partie 1 - Appréhendez
l'importance de projet autour d'un é
1. Cernez la définition précise d'un évènement

Pour savoir de quoi nous allons parler, il est impératif de repartir de la définition même du mot évènement.
Provenant du mot latin signifiant "advenir", le mot évènement (ou événement) a plusieurs sens qui se complètent.
 Définition
La question de l'orthographe et des réformes orthographiques entre "évènement" et "événement" ne sera pas
tranchée ici
D'après Wikipedia, le premier sens admis en général est qu'un

événement désigne un fait qui survient à un moment donné.
C'est donc une action dans un cadre temporel.
Au théâtre, dans un roman, un événement désigne également une
péripétie "racontée".
Cet événement va donc s'inscrire dans l'histoire.
On utilise parfois l'expression "faire l’événement" pour sous
entendre que l'on a fait "sensation", que l'on a marqué les esprits.
Vous comprenez donc désormais pourquoi "provoquer un évènement" peut être un bon moyen de communication
pour donner à voir ses expertises, démontrer ses qualités et raconter son histoire.
Il y a beaucoup de différents types d'évènements avec des caractéristiques très diverses.
Il peut être :
- public ou privé
- grand public et/ou réservé aux professionnel·le·s
- personnel ou professionnel
- thématique ou généraliste
- physique, offline ou en ligne, online ou hybride
3
Pourquoi intégrer des actions de communication dans une stratégie globale ?
- court, ponctuel ou s'étaler sur une durée plus longue

- unique ou récurrent, périodique
 Attention
Au fait, comment puis-je trouver des idées d'évènements ?
Choix d'événement
Des évènements il y en a tout le temps, des bons et des moins bons.
Inspirez-vous de ceux auxquels vous avez plaisir à participer, analysez ce que proposent vos concurrents directs ou
indirects, faites des benchmarks... et vous devriez trouver des idées !
Quelques exemples d'évènements :
- Une inauguration
- Le lancement d'un produit
- Une campagne de crowdfunding
- Un hackathon
- Un anniversaire
- Un Flash-Mob, un happening
...
 Exemple
Afin d'illustrer tout au long de ce cours les différentes actions à

entreprendre, j'utiliserai en exemple un évènement organisé au sein
de l'ENCG , une école supérieure de commerce et de gestion : un
hackathon avec tou·te·s les étudiant·e·s.
Logo du Hackathon de l'ECV Digital, notre
exemple !
 Fondamental
En résumé, un évènement est une action unique qui se déroule dans un temps défini.
Voyons maintenant ensemble pourquoi intégrer un évènement dans sa stratégie de communication peut être très
bénéfique.

4
Produisez vos contenus et lancer votre communication
2. Pourquoi intégrer des actions de communication dans une stratégie globale

?
une stratégie de communication
Définir une stratégie de communication permet de structurer et coordonner les différentes actions qui seront mises en
œuvre tout au long de l'année (presse, publicité, site internet, e-marketing, événementiel, etc.).
La définition de cette stratégie de communication vous permet d'en maîtriser la périodicité, le budget et la réalisation.
Il faut donc une correspondance forte entre les objectifs de votre stratégie globale et votre stratégie événementielle
pour justifier de la pertinence d'actions.
 Exemple : Un Salon international de l'étudiant ou un hackathon
Par exemple, un hackathon désigne un événement où un groupe de développeurs volontaires se réunissent pour faire
de la programmation informatique collaborative, sur plusieurs jours. C'est un processus créatif fréquemment utilisé
dans le domaine de l'innovation numérique.
Par exemple, un hackathon désigne un événement où un groupe de développeurs volontaires se réunissent pour faire
de la programmation informatique collaborative, sur plusieurs jours. C'est un processus créatif fréquemment utilisé
dans le domaine de l'innovation numérique.
C'est donc un évènement qui permettra de démontrer les compétences et la créativité des étudiants de l'ENCG ,
favorisera le développement de projets innovants et surtout montrera une image valorisante auprès des parents
d'élèves, de futur·e·s étudiant·e·s et surtout des partenaires professionnel·le·s. Cet évènement s'inscrit donc très bien
dans la stratégie globale.
La définition de notre stratégie de communication évènementielle, web et hors web, est indispensable pour la réussite
de votre projet évènementiel et pour répondre correctement aux objectifs. Une communication réussie passe, avant
tout, par une stratégie de communication bien définie.
À quels types d'objectifs répond l'organisation de notre évènement ?
Intégrer un événement à notre stratégie de communication peut donc être un levier très puissant pour répondre à
certains de vos objectifs. Mais à condition de maitriser cet outil et d'identifier clairement les objectifs et les moyens
(humains, budgétaires, temporels...) à votre disposition !
Que ce soit pour une association (comme Greenpeace, qui est champion du street-Marketing), pour une institution ou
une entreprise (comme Redbull, qui est champion du marketing expérientiel), un évènement bien pensé permet :
- de positionner sa communication au plus juste des besoins et des attentes de ses cibles,
- de véhiculer une image et un message qu'elles comprennent, qui les touchent et les engagent.

5
3. Produisez vos contenus et lancer votre communication

Vos contenus éditoriaux
La rédaction Web est un métier à part entière, donc ce seul chapitre n'a pas l'ambition de faire de vous des
professionnel·le·s de la plume, mais de vous donner un guide de survie pour l'évènement.
Pour encadrer la production de vos contenus éditoriaux, il est primordial de mettre en œuvre une charte éditoriale
adaptée à votre évènement et qui vous permettra d'encadrer votre communication autour de l'évènement, en amont,
pendant et après.
Si votre stratégie marketing est bien faite, vous avez déjà à disposition une charte éditoriale que vous appliquez tout
au long de l'année. Mais votre évènement n'a sans doute pas tout à fait les mêmes objectifs, ni les mêmes cibles,
donc vous pouvez vous en inspirer, mais il faut créer votre propre charte pour l'évènement.
Créez votre charte éditoriale évènementielle
Définissez qui écrit, avant et pendant l'évènement
C'est sans doute évident pour vous mais préciser qui rédige quoi au sein de votre organisation est judicieux, surtout
si en plus vous faites appel à des contributions extérieures (journalistes, pigistes, blogueurs·euses,
contributeurs·rices de la communauté, ambassadeurs·rices...).
Et en particulier dans un contexte avec de multiples rédacteurs·rices : qui assure la direction de la publication et
valide avant la mise en ligne ? A quelle rythme publiez-vous ? Quand ?
Dans mon exemple lié au hackathon organisé par l'école, c'est un groupe d'étudiant·e·s trié·e·s sur le volet pour leurs
compétences et expériences en communication, en photo, en vidéo qui assurent la couverture de l'évènement au sein
d'une "news-room", accompagnés par un·e professeur·e.
Ainsi, ce petit groupe d'étudiant·e·s se voit confier une mission détaillée avec des objectifs précis :
- Produire des contenus éditoriaux, photos et vidéos à destination des canaux de communication de l'école : site,
réseaux sociaux, publications
- Faire des portraits et mener des interviews filmées de certain·e·s étudiant·e·s participant·e·s sur des projets du
hackathon en veillant à donner la parole à tous les niveaux et à toutes les spécialités
- Couvrir les grands moments du hackathon en photos, films, lives
- Relayer sur les réseaux sociaux de l'école les différents publications pour favoriser l'engagement
- Respecter la charte graphique de l'école pour l'ensemble des éléments produits
Précisez vos objectifs
- Que souhaitez vous partager ? des informations ? des actualités ? des contenus ludiques ? relayer des temps
forts ?
- Comment souhaitez vous être perçu·e ? comme un·e expert·e, un·e témoin, un·e visiteur·euse ?
- Quel est votre cible ? le ton pour s'adresser à des professionnel·le·s en BtoB ne sera pas le même que celui
employé pour parler au grand public en BtoC
- Quel est la finalité ? avoir plus de visibilité ? d'inscription sur le site ? recueillir des contacts, des prospects ?
Définissez une ligne éditoriale

6
Vous allez y préciser le style de vos articles et de vos publications :
- Type de sujet traité : annonce, interview, présentation, tables rondes, infographies...

- Ton employé
- Type de vocabulaire (mots privilégiés, mots interdits...) et éléments de langage
- Style adopté (informatif, démonstratif, humoristique...)
- Longueur de vos articles (nombre de mots, nombre de signes)
- Formats de vos publications (contenus longs, courts, actualités, dossiers, interviews/portraits, témoignages...)
- Cadre de ce vous souhaitez dire (sujets "semi-confidentiels", sensibles, grand-publics, experts, clients,
prospects...)
 Exemple : Exemple d'éléments de langage propres à un évènement que vous pouvez définir :
Préférer "Salon" à "Foire"
Dire que vous organisez un "Tremplin" et non pas un "Concours"
Remplacer "Flashmob" (so 2000's) par "Happening"
Proscrire "Boutique éphèmère" pour préférer "Pop-up store"
Bref la liste est infinie... et très personnelle !
Architecturez vos contenus
Vos contenus ne vont pas être tous à mettre dans le même sac. Vous allez devoir définir des catégories, des
rubriques et des sous rubriques, des thématiques et des mots clés principaux en relation avec vos sujets et objectifs
pour faciliter la navigation de vos visiteurs, optimiser la visibilité de votre page et surtout être dans le ton de votre
évènement.
Définissez la cohérence de vos médias et établissez une charte graphique évènementielle
Très fréquemment, malheureusement, la création des contenus ne va pas être pensée avant l'évènement. Ce qui
donne lieu à la publication de posts redondants, avec les mêmes types d'images prises sur le vif, sans unité
graphique... et au final la qualité de votre évènement ne sera que très peu reflétée dans votre communication ! Or,
faire “juste” du bruit, parler pour parler, ne fonctionne plus.
Vous devez donc travailler votre stratégie de contenu dans l'idée d'un évènement unique comme nous l'avons évoqué
précédemment. Ainsi, avant, pendant et après l'évènement, votre communication présente une unité globale, et est
de ce fait plus lisible, compréhensible, partageable et réutilisable...
De fait elle pourra d'autant plus laisser un souvenir unique à vos participants, vous pourrez ainsi plus facilement
marquer les esprits. Ainsi, pas d'erreur d'image, pas de faute de vocabulaire, avant, pendant et après l'évènement.
De plus, penser votre communication en amont vous permet de l'adapter à vos différentes cibles si vous en avez
plusieurs. Par exemple, vous devez trouver des partenaires avant l'évènement, vous ne vous adresserez pas de la
même manière qu'à des prospects durant l'évènement ou à des journalistes une fois l'évènement achevé pour
détailler ce qui s'est passé... mais vous utiliserez le même vocabulaire, les mêmes visuels d'illustrations.

7
 Rappel : Pensez et cadrez les images
Vos articles vont très certainement être illustrés. A vous de définir quel style d'image vous souhaitez publier.
- Vais-je mettre des dessins, des photos, des illustrations, des infographies, des vidéos... ?
- De quelle taille ?
- A quel endroit de la page sur mon site (après le titre, au sein de l'article) ?
- Et sur les réseaux sociaux ?
Structurez et préparez vos contenus
Pour une harmonie parfaite des contenus, vous pouvez définir une structure pour vos différents formats d'articles sur
votre site, de posts sur Facebook, de tweets, mailing d'annonce, invitation...
Par exemple sur votre site :
- Titre
- Chapeau / introduction / résumé ? Si oui, de combien de signes ?
- Nombre de paragraphes
- Intertitres
- Mots en gras, en italique, soulignés....
- Mots-clés (nombre d'occurrences, emplacement...) pour une optimisation de la visibilité de la page dans les
moteurs de recherche
- Conclusion, call-to-action ?
Mettez en place le processus de publication et prévoyez les fréquences de publications
Qui publie les articles ? Qui valide les publications ? Si ce sont des rédacteurs, donnez leurs des accès personnels
au back-office pour qu'ils puissent soumettre, avant que vous ne validiez la publication par exemple.
A quelle fréquence souhaitez-vous publier ? Comment prévoyez vous de relayer vos publications sur les réseaux
sociaux ? Prévoyez-vous de programmer certaines publications ? Posez-vous toutes ces questions en amont de
l'évènement !
Intégrer les réseaux sociaux à un évènement
La stratégie « social media » est aujourd'hui indissociable d'une stratégie de content marketing. Il s'agit ici de tirer le
fil de la ligne éditoriale que vous avez définie et de l'exporter sur les réseaux sociaux, en y apportant quelques
variations. Les réseaux sociaux sont les médias de l'instantanéité, de la proximité, ce qui induit d'y apporter quelques
ajustements.
- Combien de publications par semaine vais-je faire avant l'évènement pour l'annoncer ? Combien de publications
durant l'évènement ?
- Quels réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Snapchat, Pinterest...) puis-je utiliser ? Pourquoi ?
- Quelle part de publications issues de la curation par rapport aux miennes ?
- Jusqu'où puis-je prendre la parole sur ces réseaux ?

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 Simulation : Lancez la communication
Vous avez vos éléments de langage, vous avez engagé la

production des contenus texte, médias etc... ils vous est donc
désormais possible de lancer votre communication et d'appliquer
(et adapter) votre stratégie de diffusion.
Vous allez vous appuyer sur plusieurs canaux en parallèle pour
toucher le maximum de monde en particulier dans votre cible. Vos
supports de communications et canaux de diffusion doivent être
choisis en fonction de vos cibles et de vos objectifs. En effet, vous
n'utiliserez pas les mêmes relais pour toucher des cadres de 50 ans
et plus et des jeunes de moins de 25 ans, pour annoncer un
Exemple de cibles et de canaux de
évènement auprès grand public et un évènement professionnel !
communication
Comme votre évènement est unique et pour maximiser sa visibilité, n'hésitez pas à mettre aux couleurs de votre
évènement l'ensemble de vos outils de communication :
- Bannières sur vos sites web

- Habillage de vos comptes sur les réseaux sociaux
- Mailing et signature de mails
Annoncez le prioritairement sur vos outils de communication
Créez un site web évènementiel ou une page web dédiée
Votre priorité va être de monter un site rapidement qui vous servira à présenter l'évènement, relayer les informations,
des médias et partager les articles sur les réseaux sociaux. Ce site va être la pierre angulaire de votre communication.
Votre site devra être identifié par son URL, et cette URL doit être visible sur la majorité de vos supports de
communication.
Depuis un blog en wordpress que vous hébergez ou un site "one page" que vous produisez avec un éditeur en ligne,
plusieurs solutions, plus ou moins techniques, plus ou moins coûteuses, sont à votre disposition et répondrons à vos
objectifs. Bref vous avez l'embarras du choix ! ;)
Faites relayer votre message sur les sites et outils de communication de vos partenaires
Vous vous êtes associés pour organiser votre évènement avec des partenaires. Aujourd'hui tout le monde a à sa
disposition un site. Vous pouvez donc en tenir compte dans la négociation de votre partenariat et intégrer la diffusion
d'un article sur leurs sites respectifs. À charge pour vous de fournir le contenu exact de l'article que vous souhaitez
voir publier et de fournir également les visuels d'illustrations.
Produisez un communiqué de presse et des articles de presse "type"

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Diffuser une information au plus grand nombre peut passer par la rédaction et la diffusion d'un communiqué de
presse. Voie royale pour faire passer une information dans un média quand vous avez dans vos contacts des
journalistes qui écrivent et publient sur des médias touchant votre secteur, cela peut être beaucoup plus difficile
quand vous ne les avez pas en contact direct.
Les journalistes ont désormais pour la plupart un compte twitter, n'hésitez pas à utiliser avec parcimonie ce moyen de
communication pour entrer (cordialement) en contact avec eux. N'hésitez pas à cibler également certaines rédactions
directement, par exemple quand vous organisez un évènement local en région avec la presse régionale.
Il existe de très nombreux sites de communiqués de presse gratuit. Ils peuvent être une bonne solution de diffusion,
et d'optimisation de votre visibilité, mais faites attention de bien le(s) choisir(s) en fonction des thématiques abordées
et des autres communiqués de presse publiés.
Réalisez un emailing ciblé
Si vous avez un fichier client avec les adresses mails nécessaires, l'emailing est un très bon moyen pour adresser
des invitations de manière personnalisée. Pensez-le de manière engageante et attrayante, donnez envie à vos
contacts de participer.
N'hésitez pas à adresser une relance à ceux qui ne vous auraient pas répondu ou qui n'ont pas lu votre email. Et
surtout, envoyez une relance une sous forme de "rappel" quelques jours avant l'évènement !
Diffusez des affiches et des tracts
Pour un évènement local, un très bon moyen de toucher un large public reste l'affichage dans le secteur
géographique ciblé mais aussi en positionnant son "image" à certains endroits stratégiques et de passage à forte
visibilité.
Le tractage peut être également un bon moyen de toucher personnellement vos cibles en ayant identifié au préalable
les points de passage, de regroupement de votre communauté. N'hésitez donc pas à aller à la rencontre de vos
cibles, à vous présenter, à entamer la conversation et à personnaliser votre relation.
Gérez les invitations
Pour faire venir du monde à votre évènement, il est obligatoire de les inviter ! Ça peut paraître absurde comme
réflexion mais c'est souvent ce qui n'est pas fait (correctement). :)
Plusieurs outils existent (Eventbrite, Douliz, Xing, Convention... ) et permettent de suivre finement les invitations et le
nombre de participants attendus en temps réel. N'hésitez pas à en utiliser pour vous faciliter la vie !
 Fondamental
Un bon communiqué de presse pour un évènement doit répondre à 6 questions :
- Quel est votre évènement ?

- Qui sont les individu concernés ?
- Quand voulez-vous l'annoncer dans la presse ?
- Pourquoi est-il important maintenant ?
- Pourquoi est-il unique ?
- Comment vous contacter, trouver tous les éléments de communication ?

10
Sur les réseaux sociaux
Prévenez vos communautés
Avant de faire un live tweet sur toute la durée de votre évènement, des lives Facebook toute la journée, de repeindre
votre wall Instagram, bref de "flooder" vos timelines... il est préférable de prévenir sa communauté et ce pour
plusieurs raisons !
Tout d'abord, votre communauté peut ne pas comprendre pourquoi d'un seul coup vous vous mettez à tweeter plus
vite que votre ombre, et ceci, toujours sur le même sujet. Mais surtout, votre communauté peut être très intéressée
par l'événement, auquel malheureusement elle ne peut pas assister. N'hésitez donc pas à l'encourager à activer les
notifications juste pour vous, pour ne rien rater.
Prévenir sa communauté, c'est lui donner l'occasion d'être elle-même présente en tant que relai et d'être votre plus
beau support de communication.
Hashtag
Un bon hashtag vous permet d'éviter que chacun tweete dans son coin avec un hashtag différent.
Si vous n'avez pas défini de hashtag pour votre évènement et pour le live-tweet par exemple, votre message ne
ressortira pas, les interactions de votre communauté non plus et l'ensemble des conversations seront dispersées.
Cette dissémination des tweets n'aura donc qu'un effet de "brouhaha" et donnera un message confus, non engageant
pour votre communauté.
Un bon hashtag doit être :
Court : 5 à 15 caractères est idéal, logique en fonction du nom de l'évènement, facilement orthographiable.
Unique : vous devez tester les hashtag avant pour ne pas squatter ou être squatté. Il ne doit donc pas avoir servi
durant un autre événement, sauf si c'était le vôtre.
Cela vous évitera beaucoup de confusion pendant le Live-Tweet et pour assurer une veille pertinente mais aussi lors
de l'analyse des retombées après votre évènement.
Surtout, affichez le partout, en regard de l'URL de votre site et annoncez le plusieurs fois et partout durant
l'évènement.

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Partie 2 - Préparez au mieux votre évènement
II Partie 2 - Préparez au
mieux votre évènement
Un évènement, quel qu'il soit, regroupe un ensemble d'actions qui s'articulent les unes avec les autres, avec
certaines choses à faire avant d'autres, et plusieurs personnes qui doivent intervenir dans des temporalités
différentes, dans les lieux physiques et numériques différents.
Dans ce chapitre, je vais vous présenter deux méthodes pour vous aider à définir le cadre de votre évènement :
la méthode QQOQCCP et la matrice de business model.
1. Pensez globalement et précisément votre évènement

La méthode QQOQCCP pour ne rien oublier
La méthode QQOQCCP va vous permettre de donner des réponses générales aux principales questions qui se
posent et de commencer à identifier les points secondaires à prendre en compte dans l'organisation globale de
l'évènement.
QQOQCCP est l'accronyme de :
- Quoi ?
- Qui ?
- Où ?
- Quand ?
- Comment ?
- Combien ?
- Pourquoi ?
 Méthode
La méthode QQOQCCP est issue de travaux sur la démarche qualité pour analyser un problème. Elle se décompose
en 3 grandes étapes :
Décrire la situation initiale
Isoler le "problème" global, les "problèmes" élémentaires
Proposer des actions pertinentes et efficientes.

12
Pensez globalement et précisément votre évènement
Cette méthode peut être utilisée dans beaucoup de types de projets différents.
Quoi ?
Cette question permet de définir l'objet de l'évènement, les actions entreprises, les procédés mis en œuvre, les
phases attendues, le type général d'opération évènementielle...
- De quoi s'agit-il ?
- Que doit-il se passer ?
- Qu'observera-t-on ?
Qui ?
Le but de cette question est de décrire les personnes concernées, les parties prenantes, les intervenants, les
partenaires potentiels et vos cibles... bref tou·te·s ceux/celles qui seront ou devraient être impacté·e·s par l'évènement.
- Qui est concerné ? Interne et/ou externe à la structure ? Dans l'organisation ?

- Qui est ciblé ? Prospects, clients, fournisseur, collègues, fans, followers, investisseurs...
Où ?
Vous devez définir exactement les lieux, les espaces, réels et/ou virtuels. Attention à être exhaustif pour
potentiellement bien positionner vos différentes actions et temps forts dans l'espace alloué.
- Où l'évènement aura t-il lieu ? Il faut décrire précisément cet endroit, et où chaque action va se dérouler au sein
du lieu global.
- Où est ce qu'il sera relayé ? partagé ? Sur quel canal / quels canaux l'information est-elle diffusée ?
Quand ?
Cette question est importante pour circonscrire l'évènement dans le temps. Elle va permettre de définir exactement
les phases qui précèderont l'évènement (nous verrons par la suite l'importance pour le rétro-planning), celles durant
et après l'évènement.
- Quel moment ? Planning, délais

- Combien de fois ? Fréquence
- Depuis quand ? Jusqu'à quand ?
- Combien de temps ?
- Par intermittence ? en continu ?
Comment ?
Comment allez-vous vous y prendre pour organiser votre évènement ? Quelles seront toutes les tâches et actions
que vous aurez à entreprendre ? Il faut aller assez loin dans la précision (par exemple, comment allez-vous définir la
liste des invités ? Comment allez-vous communiquer auprès de vos invités ?)
- De quelles manières, avec quelles procédures, quels modes opératoires ?

- Dans quelles circonstances ?
- Qui va s'occuper de quoi ?
Combien ?
Il s'agit de faire le point à la fois sur les moyens financiers à votre disposition pour organiser l'évènement et sur le
matériel nécessaire.

13
- Quels moyens ? Quels coûts ? Quel budget ?

- Quel matériel nécessaire ? Quels équipements ?
- Quelles ressources ? L'évènement est il payant ? Sponsorisé ?
Pourquoi ?
Cette question est la dernière de la méthode QQOQCCP mais est sans doute la plus importante car elle va vous
permettre d'ébaucher les objectifs que vous allez vous fixer sur votre évènement.
- Quelles sont les raisons de l'organisation de l'évènement ?

- Quelles causes ?
Pour quels objectifs ? Dans quel but ? Quelle finalité ?
Dans un second temps, afin de préciser l'ensemble des points à prendre en compte dans votre évènement, je vous
propose d'utiliser une matrice de présentation de "business model" dédié à votre évènement.
La matrice de business model pour concevoir la logique générale
L'objectif de votre évènement est de "gagner" quelque chose : des

clients, des followers, des contacts, des prospects, de la
renommée, des retombées médias, etc. Vous êtes donc bien dans
une logique marketing de création d'une valeur perçue supérieure à
celle de vos concurrents pour attirer les regards et les participants.
Cette matrice va vous permettre de structurer visuellement toutes les interactions entre les réponses apportées aux
questions de la méthode QQOQCCP vue précédemment.
Ainsi, grâce à ce travail vous allez :
- Clarifier le besoin et la problématique auxquels la proposition de valeur répond

- Mieux connaître votre cible
- Prendre conscience du facteur différenciant et innovant de votre évènement par rapport à l'existant
- Mettre en évidence ce qui sera générateur de revenus et la rentabilité résultante
- Vous préparer à bien communiquer sur votre projet d'évènement : une présentation claire et synthétique sans
détails techniques
Et à votre équipe et vos partenaires, investisseurs, banquiers, fournisseurs, prescripteurs, vous allez leur apporter :
- Des éléments pour comprendre l'enjeu du projet et de votre évènement : vendre quoi, à qui, comment...
- Une vision globale du projet orientée sur l'utilité
- Une lecture immédiate de la valeur ajoutée
Que faites-vous ?
Dans cette case, racontez votre évènement, son type, son concept, ce que vous souhaitez mettre en avant, pourquoi,
ce que vous souhaitez dire. C'est l'occasion pour vous de poser les mots importants tout en commençant à réfléchir à
la stratégie de communication qui sera précisée dans une étape ultérieure.
14
Sur qui vous appuyez-vous ? Qui vous aide ?
" Équipe interne, prestataires extérieurs, partenaires, il va falloir identifier exactement qui fait quoi, à quel moment et
avec quel(s) objectif(s).
Par exemple, vous avez un partenaire presse "papier" qui doit relayer l'annonce de votre évènement dans un article à
paraitre quelques semaines avant. Cet article est le coup d'envoi de votre campagne de communication auprès de
vos cibles. Il faut donc communiquer avant le bouclage de cet article :
- l'ensemble des éléments de langage de votre communication (wording, hashtags, noms des invité·e·s
attendu·e·s...) ;
- des éléments d'illustration et des médias ;
- des éléments différenciants pour donner envie de venir, de participer ;
- les détails pratiques de l'évènement en lui même pour permettre à vos participants de vous rejoindre à ce
moment là.
Autre exemple : vous faites appel à un prestataire extérieur, un traiteur, pour s'occuper du buffet d'inauguration. Ce
moment de convivialité doit être l'occasion d'inviter vos contacts privilégiés. Vous devez demander un devis sur la
base d'un certain nombre d'informations :
- le nombre d'invité·e·s attendu·e·s, et éventuellement les intolérances alimentaires ;

- le type de buffet (snack, cocktail, sucré salé, desserts...) ;
- la thématique, le décor :
- l'équipement du lieu (chambre froide, frigo, taille, etc.)
Plus vos informations seront précises et détaillées pour la demande de devis, plus le devis sera précis et donc
potentiellement au meilleur rapport qualité-prix !
Quelles ressources avez-vous ?
En remplissant la case précédente, vous avez identifié les acteurs de l'organisation de l'évènement et vous avez mis
le doigt sur le point lié à l'ensemble des ressources à votre disposition :
- Lieu (espace public, privé, loué, prété ou vous appartenant...)

- Véhicules ou moyens de transports nécessaire et à votre disposition
- Moyens de communication externe / interne...
- Moyens financiers
Bref, vous avez d'ors et déjà identifié les ressources que vous allez utiliser pour organiser et promouvoir votre
évènement.
 Conseil
Ce document vous permet de cerner le concept de votre évènement et de présenter la logique globale de
l'évènement. Il vous permet également d'expliquer la création de valeur : en quoi il sera "rentable".

15
Établissez vos priorités, votre planning et votre budget
Que proposez vous ? qu'offrez-vous lors de votre évènement ?
Comme nous l'avons vu, votre évènement va être au cœur de votre stratégie de communication et ce moment
"unique" que vous allez offrir à votre communauté doit marquer les esprits. C'est cette question et surtout les
réponses exhaustives que vous allez apporter qui vont vous permettre de faire de ce moment un évènement
marquant et non pas une "simple animation".
Quelle est donc votre proposition de valeur ?
Qu'est ce qui donnera envie à mes cibles de participer ?
En quoi mon évènement est il différent des autres ?
Quelle est sa plus-value ?
Qui ciblez-vous ?
Vous allez clairement ici préciser toutes vos cibles pour savoir exactement comment vous adresser à chacune d'elle.
Comment diffusez-vous votre évènement ?
Comment allez vous "toucher" vos cibles pour les avertir de la tenue de votre évènement ? Quels canaux de
communication allez vous utiliser ?
Comment interagissez vous ?
Que souhaitez vous mettre en place pour "engager" vos cibles ? Quelles actions allez vous mettre en place pour
favoriser les participations ?
Que vous coûte cet évènement ?
Vous allez ici préciser l'ensemble des coûts financiers mais aussi humains.
Que retirez vous de cet évènement ?
Cette dernière question va recueillir l'ensemble de vos objectifs, à court, moyen et long terme ainsi que ce que vous
êtes sûr·e d'obtenir.
Maintenant que vous y voyez plus clair... rendez-vous au prochain chapitre pour établir vos priorités, le planning et le
budget de votre évènement.
2. Établissez vos priorités, votre planning et votre budget

Définissez les priorités
Grâce au travail préparatoire effectué avec la méthode QQCOQP et votre "mini Business Plan", vous êtes désormais
en mesure d'avoir une idée assez exhaustive de votre évènement, de ce qu'il recouvre et de vos objectifs.
Choisir vos priorités dans un projet et encore plus dans l'organisation d'un évènement est toujours délicat et parfois
vous êtes confrontés à des choix impossibles.
Par exemple, votre évènement, une exposition autour de l'Art, dure trois jours du jeudi au samedi soir. Quand
voulez-vous organiser le buffet avec des mécènes pour les remercier ? le jeudi soir ? le vendredi soir ? le samedi
soir ? un midi ?
Chacun aura des arguments en faveur d'un moment plutôt que d'un autre.
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Vous allez donc vous baser sur le travail précédent en reprenant vos objectifs et vos cibles pour identifier clairement
vos priorités et en positionner une (ou deux) comme principales et les autres comme secondaires. Cette priorité
principale va vous permettre d'orienter votre communication sur un axe fort en direction d'une ou plusieurs cibles que
vous avez identifiées. Ainsi vous allez pouvoir mettre en place toute votre communication.
 Attention
Attention ! Ne brouillez pas le message : une seule promesse mais

forte est plus attractive qu'une multitude de petites promesses.
C'est Reeves, publicitaire américain des années 40 qui a théorisé
le concept de l'USP pour "Unique Selling Proposition" (à traduire
en "Promesse vendeuse unique").
Keynote Apple pour l'annonce de l'Iphone
Mais chaque "Keynote" était unique car il n'y avait qu'une seule "grosse" annonce, et l'on pense particulièrement à
l'annonce de l'iPhone. Lors de cette annonce Steve Jobs a joué un tour à son auditoire en lui laissant croire qu'il y
avait 3 nouveaux produits... en fait regroupés en un seul produit extraordinaire pour l'époque : l'iPhone !
 Méthode : Nice to have
Et si ? la fameuse question qui parfois remet tout en cause quand elle surgit au dernier moment.
Et si on se posait la question avant plutôt ?
Et si j'ai une salle deux fois plus grande ?
Et si j'ai un invité de prestige ?
Et si je permet aux invités de créer eux même quelque chose lors de mon évènement ?
Et si j'ai d'autres idées un peu folles ? ...
En bref, parfois se poser des questions un peu absurdes peut permettre d'ouvrir des pistes sur d'autres sujets,
d'autres objectifs qui n'avaient pas été identifiés, ou qui ont été noyés dans la réflexion. :)
L'idée qui (re)surgira aura bien souvent son lot de contraintes impossibles à lever au premier abord mais aussi et
c'est le principal, beaucoup de bénéfices associés. Et ce "bonus" pourra être un élément de motivation supérieur pour
vos cibles.
Ce travail de priorisation et d'identification des "bonus" qui pourrait être accessibles va vous permettre de circonscrire
le concept de votre évènement précisément dans sa globalité.
Vous allez voir que ce travail est important pour la suite puisqu'il va vous permettre de commencer à mettre en œuvre
l'organisation à proprement parler.
Vos priorités sont identifiées, l'ensemble de vos tâches est désormais connu, il reste deux dernières choses à faire
avant de vous lancer tête baissée dans l'organisation !

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Planifiez
Vous devez planifier l'ensemble de vos tâches par rapport à votre évènement et le budgéter.
Qu'est-ce qu'un rétro-planning ?
Le rétro-planning est un calendrier qui est utilisé comme un outil de montage d'un projet. Un évènement c'est une
date butoir impérative... la date à partir de laquelle l'évènement va se dérouler.
Comme son nom l'indique, le rétro-planning a pour principe d'être conçu en partant de la date de fin du projet puis en
remontant dans le temps.
Quelle sont les différences entre le planning de communication et ce rétro-planning ?
C'est simple, votre planning de communication est dédié à votre communication globale, votre rétro-planning est lié
uniquement à votre évènement et va tenir compte de votre communication mais aussi des autres actions que vous
allez devoir entreprendre pour la bonne organisation de votre évènement.
Comment créer votre rétro-planning ?
Avant de mettre en place votre rétro-planning, vous devez avoir identifié l'objectif principal et les différentes priorités.
 Rappel : À quoi va me servir mon rétro-planning ?
Il va me permettre de gérer mon temps pour que mon évènement s'organise au mieux et se déroule dans les
meilleures conditions et de la manière dont je l'ai envisagé.
- Cet outil de travail va me permettre (ainsi qu'à mon équipe) de réfléchir (ensemble) à la mise en œuvre de
l'organisation de l'évènement.
- Il va me permettre de visualiser dans le temps la manière dont va s'organiser la préparation, l'organisation et la
tenue de l'évènement et les différentes étapes à suivre et à mettre en œuvre pour y aboutir.
- Ce rétro-planning va ensuite servir à toute l'équipe pour s'y référer pour l'avancement de l'organisation de
l'évènement, savoir rapidement quelles sont les échéances à respecter, les tâches qu'il reste encore à
réaliser...
- Enfin, un rétro-planning permet de faire un suivi des tâches (effectuées, à faire et à venir).
 Attention
Attention ! Tenez compte également des imprévus et des contraintes susceptibles d'impacter votre évènement, en
terme de temps, d'organisation mais aussi en terme de budget.
Prévoyez le budget
Le budget prévisionnel est un outil indispensable pour réussir vos évènements afin qu'ils soient en adéquation avec
vos objectifs et vos priorités.
C'est un outil indispensable pour anticiper les dépenses et les ressources nécessaires à l'organisation de l'évènement
et éviter les mauvaises surprises. Il permet d'envisager plusieurs choix, plus ou moins ambitieux à adapter en fonction
de leur faisabilité et de leur coût.

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Pour réussir à faire un budget prévisionnel, il faut avoir une bonne vision d'ensemble du projet et faire preuve de bon
sens, tout en réussissant à anticiper plusieurs cas de figure.
Évidemment un budget prévisionnel est un budget indicatif comme son nom l'indique, il évoluera forcément au
moment de la mise en place des différentes actions nécessaires.
Les dépenses
Pour estimer certains frais et éviter des surprises, vous pouvez demander des devis auprès de plusieurs prestataires
et faire ensuite la moyenne des devis obtenus afin d'obtenir une fourchette de prix fiable.
N'hésitez pas à solliciter et à faire appel à des personnes d'expérience qui sauront vous donner des conseils sur les
prestataires à envisager.
Les recettes
Les recettes vont être tout ce que vous allez récupérer comme "monnaie sonnante et trébuchante" mais aussi les
dons, prêts des partenaires... :
- billetterie
- ventes de produits (restauration sur place par exemple)
- ventes de services (vestiaire, voiturier...)
- fonds propres (économies que l'organisation décide d'attribuer pour organiser le projet)
- dons ou mécénat (aides financières d'un particulier ou d'un organisme privé, prêt de matériels... )
- subventions publiques
 Remarque
En dehors du cadre d'un évènement pour une entreprise, qui aura une enveloppe dédiée pour l'évènement par
exemple, dans la mesure du possible, il est préférable d'avoir plusieurs sources de financement. Vous éviterez ainsi
que votre évènement ne tombe à l'eau s'il y a désistement de votre seul et unique financeur.
Maintenant que tout ceci est établi, vous pouvez entrer dans le vif du sujet de la communication autour de
l'évènement !
3. Produisez vos contenus et lancer votre communication

Vos contenus éditoriaux
La rédaction Web est un métier à part entière, donc ce seul chapitre n'a pas l'ambition de faire de vous des
professionnel·le·s de la plume, mais de vous donner un guide de survie pour l'évènement.
Pour encadrer la production de vos contenus éditoriaux, il est primordial de mettre en œuvre une charte éditoriale
adaptée à votre évènement et qui vous permettra d'encadrer votre communication autour de l'évènement, en amont,
pendant et après.
Si votre stratégie marketing est bien faite, vous avez déjà à disposition une charte éditoriale que vous appliquez tout
au long de l'année. Mais votre évènement n'a sans doute pas tout à fait les mêmes objectifs, ni les mêmes cibles,
donc vous pouvez vous en inspirer, mais il faut créer votre propre charte pour l'évènement.
Créez votre charte éditoriale évènementielle

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Définissez qui écrit, avant et pendant l'évènement
C'est sans doute évident pour vous mais préciser qui rédige quoi au sein de votre organisation est judicieux, surtout
si en plus vous faites appel à des contributions extérieures (journalistes, pigistes, blogueurs·euses,
contributeurs·rices de la communauté, ambassadeurs·rices...).
Et en particulier dans un contexte avec de multiples rédacteurs·rices : qui assure la direction de la publication et
valide avant la mise en ligne ? A quelle rythme publiez-vous ? Quand ?
Dans mon exemple lié au hackathon organisé par l'école, c'est un groupe d'étudiant·e·s trié·e·s sur le volet pour leurs
compétences et expériences en communication, en photo, en vidéo qui assurent la couverture de l'évènement au sein
d'une "news-room", accompagnés par un·e professeur·e.
Ainsi, ce petit groupe d'étudiant·e·s se voit confier une mission détaillée avec des objectifs précis :
- Produire des contenus éditoriaux, photos et vidéos à destination des canaux de communication de l'école : site,
réseaux sociaux, publications
- Faire des portraits et mener des interviews filmées de certain·e·s étudiant·e·s participant·e·s sur des projets du
hackathon en veillant à donner la parole à tous les niveaux et à toutes les spécialités
- Couvrir les grands moments du hackathon en photos, films, lives
- Relayer sur les réseaux sociaux de l'école les différents publications pour favoriser l'engagement
- Respecter la charte graphique de l'école pour l'ensemble des éléments produits
Précisez vos objectifs
- Que souhaitez vous partager ? des informations ? des actualités ? des contenus ludiques ? relayer des temps
forts ?
- Comment souhaitez vous être perçu·e ? comme un·e expert·e, un·e témoin, un·e visiteur·euse ?
- Quel est votre cible ? le ton pour s'adresser à des professionnel·le·s en BtoB ne sera pas le même que celui
employé pour parler au grand public en BtoC
- Quel est la finalité ? avoir plus de visibilité ? d'inscription sur le site ? recueillir des contacts, des prospects ?
Définissez une ligne éditoriale
Vous allez y préciser le style de vos articles et de vos publications :
- Type de sujet traité : annonce, interview, présentation, tables rondes, infographies...

- Ton employé
- Type de vocabulaire (mots privilégiés, mots interdits...) et éléments de langage
- Style adopté (informatif, démonstratif, humoristique...)
- Longueur de vos articles (nombre de mots, nombre de signes)
- Formats de vos publications (contenus longs, courts, actualités, dossiers, interviews/portraits, témoignages...)
- Cadre de ce vous souhaitez dire (sujets "semi-confidentiels", sensibles, grand-publics, experts, clients,
prospects...)
 Exemple : Exemple d'éléments de langage propres à un évènement que vous pouvez définir :
Préférer "Salon" à "Foire"
Dire que vous organisez un "Tremplin" et non pas un "Concours"
Remplacer "Flashmob" (so 2000's) par "Happening"

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Proscrire "Boutique éphèmère" pour préférer "Pop-up store"
Bref la liste est infinie... et très personnelle !
Architecturez vos contenus
Vos contenus ne vont pas être tous à mettre dans le même sac. Vous allez devoir définir des catégories, des
rubriques et des sous rubriques, des thématiques et des mots clés principaux en relation avec vos sujets et objectifs
pour faciliter la navigation de vos visiteurs, optimiser la visibilité de votre page et surtout être dans le ton de votre
évènement.
Définissez la cohérence de vos médias et établissez une charte graphique évènementielle
Très fréquemment, malheureusement, la création des contenus ne va pas être pensée avant l'évènement. Ce qui
donne lieu à la publication de posts redondants, avec les mêmes types d'images prises sur le vif, sans unité
graphique... et au final la qualité de votre évènement ne sera que très peu reflétée dans votre communication ! Or,
faire “juste” du bruit, parler pour parler, ne fonctionne plus.
Vous devez donc travailler votre stratégie de contenu dans l'idée d'un évènement unique comme nous l'avons évoqué
précédemment. Ainsi, avant, pendant et après l'évènement, votre communication présente une unité globale, et est
de ce fait plus lisible, compréhensible, partageable et réutilisable...
De fait elle pourra d'autant plus laisser un souvenir unique à vos participants, vous pourrez ainsi plus facilement
marquer les esprits. Ainsi, pas d'erreur d'image, pas de faute de vocabulaire, avant, pendant et après l'évènement.
De plus, penser votre communication en amont vous permet de l'adapter à vos différentes cibles si vous en avez
plusieurs. Par exemple, vous devez trouver des partenaires avant l'évènement, vous ne vous adresserez pas de la
même manière qu'à des prospects durant l'évènement ou à des journalistes une fois l'évènement achevé pour
détailler ce qui s'est passé... mais vous utiliserez le même vocabulaire, les mêmes visuels d'illustrations.
 Rappel : Pensez et cadrez les images
Vos articles vont très certainement être illustrés. A vous de définir quel style d'image vous souhaitez publier.
- Vais-je mettre des dessins, des photos, des illustrations, des infographies, des vidéos... ?
- De quelle taille ?
- A quel endroit de la page sur mon site (après le titre, au sein de l'article) ?
- Et sur les réseaux sociaux ?
Structurez et préparez vos contenus
Pour une harmonie parfaite des contenus, vous pouvez définir une structure pour vos différents formats d'articles sur
votre site, de posts sur Facebook, de tweets, mailing d'annonce, invitation...
Par exemple sur votre site :
- Titre
- Chapeau / introduction / résumé ? Si oui, de combien de signes ?
- Nombre de paragraphes
- Intertitres

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- Mots en gras, en italique, soulignés....

- Mots-clés (nombre d'occurrences, emplacement...) pour une optimisation de la visibilité de la page dans les
moteurs de recherche
- Conclusion, call-to-action ?
Mettez en place le processus de publication et prévoyez les fréquences de publications
Qui publie les articles ? Qui valide les publications ? Si ce sont des rédacteurs, donnez leurs des accès personnels
au back-office pour qu'ils puissent soumettre, avant que vous ne validiez la publication par exemple.
A quelle fréquence souhaitez-vous publier ? Comment prévoyez vous de relayer vos publications sur les réseaux
sociaux ? Prévoyez-vous de programmer certaines publications ? Posez-vous toutes ces questions en amont de
l'évènement !
Intégrer les réseaux sociaux à un évènement
La stratégie « social media » est aujourd'hui indissociable d'une stratégie de content marketing. Il s'agit ici de tirer le
fil de la ligne éditoriale que vous avez définie et de l'exporter sur les réseaux sociaux, en y apportant quelques
variations. Les réseaux sociaux sont les médias de l'instantanéité, de la proximité, ce qui induit d'y apporter quelques
ajustements.
- Combien de publications par semaine vais-je faire avant l'évènement pour l'annoncer ? Combien de publications
durant l'évènement ?
- Quels réseaux sociaux (Facebook, Twitter, Snapchat, Pinterest...) puis-je utiliser ? Pourquoi ?
- Quelle part de publications issues de la curation par rapport aux miennes ?
- Jusqu'où puis-je prendre la parole sur ces réseaux ?
 Simulation : Lancez la communication
Vous avez vos éléments de langage, vous avez engagé la

production des contenus texte, médias etc... ils vous est donc
désormais possible de lancer votre communication et d'appliquer
(et adapter) votre stratégie de diffusion.
Vous allez vous appuyer sur plusieurs canaux en parallèle pour
toucher le maximum de monde en particulier dans votre cible. Vos
supports de communications et canaux de diffusion doivent être
choisis en fonction de vos cibles et de vos objectifs. En effet, vous
n'utiliserez pas les mêmes relais pour toucher des cadres de 50 ans
et plus et des jeunes de moins de 25 ans, pour annoncer un
Exemple de cibles et de canaux de
évènement auprès grand public et un évènement professionnel !
communication
Comme votre évènement est unique et pour maximiser sa visibilité, n'hésitez pas à mettre aux couleurs de votre
évènement l'ensemble de vos outils de communication :
- Bannières sur vos sites web

- Habillage de vos comptes sur les réseaux sociaux
- Mailing et signature de mails
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Annoncez le prioritairement sur vos outils de communication
Créez un site web évènementiel ou une page web dédiée
Votre priorité va être de monter un site rapidement qui vous servira à présenter l'évènement, relayer les informations,
des médias et partager les articles sur les réseaux sociaux. Ce site va être la pierre angulaire de votre communication.
Votre site devra être identifié par son URL, et cette URL doit être visible sur la majorité de vos supports de
communication.
Depuis un blog en wordpress que vous hébergez ou un site "one page" que vous produisez avec un éditeur en ligne,
plusieurs solutions, plus ou moins techniques, plus ou moins coûteuses, sont à votre disposition et répondrons à vos
objectifs. Bref vous avez l'embarras du choix ! ;)
Faites relayer votre message sur les sites et outils de communication de vos partenaires
Vous vous êtes associés pour organiser votre évènement avec des partenaires. Aujourd'hui tout le monde a à sa
disposition un site. Vous pouvez donc en tenir compte dans la négociation de votre partenariat et intégrer la diffusion
d'un article sur leurs sites respectifs. À charge pour vous de fournir le contenu exact de l'article que vous souhaitez
voir publier et de fournir également les visuels d'illustrations.
Produisez un communiqué de presse et des articles de presse "type"
Diffuser une information au plus grand nombre peut passer par la rédaction et la diffusion d'un communiqué de
presse. Voie royale pour faire passer une information dans un média quand vous avez dans vos contacts des
journalistes qui écrivent et publient sur des médias touchant votre secteur, cela peut être beaucoup plus difficile
quand vous ne les avez pas en contact direct.
Les journalistes ont désormais pour la plupart un compte twitter, n'hésitez pas à utiliser avec parcimonie ce moyen de
communication pour entrer (cordialement) en contact avec eux. N'hésitez pas à cibler également certaines rédactions
directement, par exemple quand vous organisez un évènement local en région avec la presse régionale.
Il existe de très nombreux sites de communiqués de presse gratuit. Ils peuvent être une bonne solution de diffusion,
et d'optimisation de votre visibilité, mais faites attention de bien le(s) choisir(s) en fonction des thématiques abordées
et des autres communiqués de presse publiés.
Réalisez un emailing ciblé
Si vous avez un fichier client avec les adresses mails nécessaires, l'emailing est un très bon moyen pour adresser
des invitations de manière personnalisée. Pensez-le de manière engageante et attrayante, donnez envie à vos
contacts de participer.
N'hésitez pas à adresser une relance à ceux qui ne vous auraient pas répondu ou qui n'ont pas lu votre email. Et
surtout, envoyez une relance une sous forme de "rappel" quelques jours avant l'évènement !
Diffusez des affiches et des tracts
Pour un évènement local, un très bon moyen de toucher un large public reste l'affichage dans le secteur
géographique ciblé mais aussi en positionnant son "image" à certains endroits stratégiques et de passage à forte
visibilité.

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Le tractage peut être également un bon moyen de toucher personnellement vos cibles en ayant identifié au préalable
les points de passage, de regroupement de votre communauté. N'hésitez donc pas à aller à la rencontre de vos
cibles, à vous présenter, à entamer la conversation et à personnaliser votre relation.
Gérez les invitations
Pour faire venir du monde à votre évènement, il est obligatoire de les inviter ! Ça peut paraître absurde comme
réflexion mais c'est souvent ce qui n'est pas fait (correctement). :)
Plusieurs outils existent (Eventbrite, Douliz, Xing, Convention... ) et permettent de suivre finement les invitations et le
nombre de participants attendus en temps réel. N'hésitez pas à en utiliser pour vous faciliter la vie !
 Fondamental
Un bon communiqué de presse pour un évènement doit répondre à 6 questions :
- Quel est votre évènement ?

- Qui sont les individu concernés ?
- Quand voulez-vous l'annoncer dans la presse ?
- Pourquoi est-il important maintenant ?
- Pourquoi est-il unique ?
- Comment vous contacter, trouver tous les éléments de communication ?
Sur les réseaux sociaux
Prévenez vos communautés
Avant de faire un live tweet sur toute la durée de votre évènement, des lives Facebook toute la journée, de repeindre
votre wall Instagram, bref de "flooder" vos timelines... il est préférable de prévenir sa communauté et ce pour
plusieurs raisons !
Tout d'abord, votre communauté peut ne pas comprendre pourquoi d'un seul coup vous vous mettez à tweeter plus
vite que votre ombre, et ceci, toujours sur le même sujet. Mais surtout, votre communauté peut être très intéressée
par l'événement, auquel malheureusement elle ne peut pas assister. N'hésitez donc pas à l'encourager à activer les
notifications juste pour vous, pour ne rien rater.
Prévenir sa communauté, c'est lui donner l'occasion d'être elle-même présente en tant que relai et d'être votre plus
beau support de communication.
Hashtag
Un bon hashtag vous permet d'éviter que chacun tweete dans son coin avec un hashtag différent.
Si vous n'avez pas défini de hashtag pour votre évènement et pour le live-tweet par exemple, votre message ne
ressortira pas, les interactions de votre communauté non plus et l'ensemble des conversations seront dispersées.
Cette dissémination des tweets n'aura donc qu'un effet de "brouhaha" et donnera un message confus, non engageant
pour votre communauté.
Un bon hashtag doit être :
Court : 5 à 15 caractères est idéal, logique en fonction du nom de l'évènement, facilement orthographiable.

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Organisez-vous à J-1 avant l'évènement
Unique : vous devez tester les hashtag avant pour ne pas squatter ou être squatté. Il ne doit donc pas avoir servi
durant un autre événement, sauf si c'était le vôtre.
Cela vous évitera beaucoup de confusion pendant le Live-Tweet et pour assurer une veille pertinente mais aussi lors
de l'analyse des retombées après votre évènement.
Surtout, affichez le partout, en regard de l'URL de votre site et annoncez le plusieurs fois et partout durant
l'évènement.
4. Organisez-vous à J-1 avant l'évènement

Programmation de publications
Lors de votre évènement qui va avoir lieu demain, vous n'aurez vraisemblablement pas le temps d'être au four et au
moulin ! :'( En d'autres termes, jongler avec les contenus "chauds", assurer le live, la couverture photo, des
interviews... et en même temps publier des contenus "plus froids" sur les réseaux sociaux pour assurer une diffusion
soutenue ne sera pas possible humainement.
Il va donc falloir prendre les devants avec quelques astuces pour programmer certains messages et pour automatiser
certaines republications et les adapter de manière intelligente d'un réseau social à un autre.
Sur Facebook et Twitter, avec l'aide d'outils comme Hootsuite par exemple, vous allez pouvoir programmer certains
messages pour qu'ils soient diffusés à des horaires précis que vous allez établir en fonction des horaires de votre
évènement et des différents temps forts qui vont le rythmer.
Par exemple, vous allez pouvoir programmer :
- l'annonce du lancement de l'évènement à l'heure exacte ;

- l'annonce des moments importants du programme, une conférence avec des invité·e·s reconnu·e·s, une
présentation du nouveau produit ;
- l'annonce de la fermeture imminente.
Mise en place d'automatisme de republication
Pour vous aider à maximiser la diffusion de votre live par exemple, si vous
avez un compte Instagram, vous allez pouvoir partager des photos prises
sur le vif pour donner la température de l'évènement.
Instagram propose de partager vos publications aussi sur Facebook et sur
Twitter par exemple... mais ce partage n'est pas parfait ! En effet, par
exemple, sur Twitter les images ne sont pas visibles directement dans la
timeline, ce qui impose de cliquer sur le lien. Or, un tweet avec une image
directement visible est beaucoup plus engageant pour votre communauté et
va favoriser les vues et les interactions !
Pour préparer au mieux la diffusion de vos publications Instagram sur
Twitter, vous allez pouvoir utiliser un outil comme IFTTT pour automatiser la
re-publication de vos photos sous forme de tweets avec une image.

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4.1. Préparer la veille
Assurer la couverture live d'un évènement ne vous exonère pas d'assurer en même temps votre veille ! Il va donc
falloir vous appuyer sur des outils et des techniques pour l'optimiser et assurer une réponses aux différentes
interactions que vous allez possiblement générer.
 Méthode
Hootsuite, Tweetdeck, Ifftt, Google Alerte... beaucoup d'outils vous permettent d'automatiser des recherches sur
certains mots clés. D'autres outils dédiés (et le plus souvent payants) vous offrent la possibilité de préciser
d'avantages vos critères de recherche en les géolocalisant par exemple, ce qui peut être utile sur un évènement dans
une ville spécifique.
Dernière check-list
Votre communication a été lancée il y a plusieurs semaines, vous avez eu déjà des premiers retours et votre
évènement a lieu demain. Il ne vous reste que quelques heures... attendez-vous à ce qu'elle soient chargées à
résoudre les dernières difficultés et aléas. Pas de panique, tout le travail préparatoire a commencé vraiment à porter
ses fruits et vous allez pouvoir vous appuyer dessus pour travailler efficacement dans les prochaines heures et les
prochains jours !
Prévoyez vous donc une check-list des dernières petites choses importantes à vérifier, et surtout ne perdez pas de
vue vos objectifs.
Il n'y a pas de check-list parfaite puisque chaque évènement est unique mais vous concernant gardez en tête ces
quelques points :
- Testez vos accès et/ou votre connexion internet pour qu'ils soient parfaitement fonctionnels
- Si vous avez une équipe, des partenaires, vérifiez que chacun sait exactement ce qu'il a à faire
- Si vous avez des invité·e·s "particulier·ère·s", assurez-vous qu'ils aient bien vos coordonnées pour vous prévenir
en cas de retard par exemple
 Rappel
Dernier rappel ... Le Hashtag : assurez vous qu'il soit bien visible partout et en permanence sur le lieu de l'événement !
 Simulation
Exercez-vous
[cf. edit]

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3. Gérez le jour J de votre évènement
III 3. Gérez le jour J de

votre évènement
C'est le grand jour ! L'évènement que vous préparez depuis plusieurs semaines, à l'organisation duquel vous
participez peut-être depuis plusieurs mois... est lancé aujourd'hui !
Comme vous l'avez vu précédemment, vous avez déjà effectué beaucoup de tâches en amont pour mener à
bien la préparation... et faire de votre évènement une réussite. Mais le succès, ou l'échec, ne pourront être
correctement appréciés qu'à l'issue.
Il vous faut donc tout donner, en fonction de votre stratégie de communication et des choix d'interactions
retenus avec vos différentes cibles.
Nous allons voir comment s'appuyer sur ce que vous avez déjà mis en place et organisé en amont pour couvrir
cet évènement et mener vos actions de community management au mieux.
1. Démarrez le jour J bien préparé

Qu'allez vous avoir à faire pendant votre évènement ?
Beaucoup de tâches sont déjà organisées et planifiées mais elles ne seront pas suffisantes pour "maximiser" l'impact
de votre évènement et marquer les esprits.
Par quoi commencer ?
Partez du principe que vous devez associer votre communauté, celle qui est présente sur l'évènement mais plus
encore celle qui va suivre cette évènement à distance. Vous allez donc "donner à voir" votre évènement pour faire
passer votre message, selon vos objectifs.
Mais vous devez considérer également vos cibles et de manière empathique vous mettre à leur place. Qu'est ce qui
va les intéresser ? Qu'est ce qui va les faire "réagir" ? les engager ?
 Méthode
Deux solutions s'offrent à vous :
- Vous avez des personae identifiés de vos cibles et vous avez déjà en tête ce que vous souhaitez montrer.

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Démarrez le jour J bien préparé
- Vous suivez des visiteurs qui sont dans vos "cœurs de cible" et vous identifiez ce qui les arrête, les interpelle, là
où ils posent des questions, testent les produit, restent plus longtemps.
Les impératifs
Retransmettez les temps forts de l'évènement
Vous avez identifiés des temps forts (conférences, présentations, tables rondes, présentation produits...) et ils vont
rythmer votre évènement. Vous devez donc les utiliser au mieux pour transmettre le "tempo" et montrer qu'il se passe
beaucoup de choses, que l'évènement foisonne, fourmille d'éléments pertinents et dignes d'intérêt !
Présentez certains acteurs importants
Des interviews, des portraits permettent de personnifier une relation et en particulier avec une communauté pour
favoriser l'engagement. Présenter des intervenants, par l'intermédiaire de deux ou trois questions (ou d'un portrait
chinois) offre tout de suite un angle d'approche pour cerner une personnalité ou un rôle au sein d'une organisation.
Partagez l'ambiance générale et particulière
L'ambiance est sans doute, la chose la plus difficile à retranscrire, en particulier car la photo (inanimée) et les mots
peuvent être un filtre important. Le live Vidéo peut être un bon moyen mais est difficile à mettre en œuvre de manière
qualitative. Cependant, des photos avec du monde, des visages (souriants), des produits joliment présentés
apportent une caution importante à la qualité d'un évènement.
La meilleure méthode va être de relayer les avis (tweets, partages instagram...) de visiteurs et de la communauté
pour partager l'ambiance générale et particulière d'un évènement. Une astuce peut être de relayer auprès de votre
communauté des "ambassadeurs" actifs que vous allez identifier en amont et sur lesquels vous allez pouvoir vous
appuyer tout au long de votre évènement.
 Conseil
- Ne soyez pas trop formel pour conserver un caractère humain pris sur le vif extrêmement engageant.
- Évitez les entretiens fleuves qui ne dégagent pas de spontanéité et le plus souvent laisse apparaitre une
certaine distance entre l'interviewé et la communauté.
 Attention
Attention au droit à l'image : renseignez vous avant ! Sur des évènements avec les enfants en particuliers, les
parents doivent vous donner un accord écrit obligatoirement.
Les actions complémentaires
Proposez un accueil personnalisé
Si vous avez à disposition une liste précise des invités, des participants à votre évènement, vous pouvez profiter de
cet évènement pour nouer des contacts personnalisés avec vos cibles et votre communauté.
Un outil CRM (Consumer Relashionship Management) peut être d'une grande utilité pour ce genre de relation en y
intégrant des informations spécifiques par contact.

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Couvrez en temps réel votre évènement
Produisez des statistiques
Connaitre le nombre de visiteurs global, par jour, par stand... peut être un bon indicateur pour suivre et identifier les
grosses périodes de fréquentation, comptage des visiteurs par période.
Organisez un concours ou un jeu
L'organisation d'un concours, d'un peu de piste, etc... est un outil intéressant pour engager ses visiteurs et sa
communauté. Plusieurs possibilités s'offrent à vous selon vos objectifs spécifiques.
Offrez des goodies
Offrir des cadeaux et en particuliers des "goodies" aux couleurs de la marque et/ou de l'évènement est un très bon
vecteur de communication et de fidélisation avec vos communautés.
 Attention
Attention toutefois à choisir des "cadeaux" valorisants et évitez les gadgets vus et revus de mauvaise qualité
2. Couvrez en temps réel votre évènement

Organisez votre temps et optimisez vos déplacements
Vous avez mis en place de manière anticipé un certain nombre d'éléments qui sont publiés au fur et à mesure et des
automatisations pour relayer plus efficacement vos différentes actions sur place.
Vous allez donc pouvoir couvrir en temps réel votre évènement.
La couverture en temps réel d'un évènement, d'autant plus s'il couvre un vaste espace et/ou une période étendue,
n'est pas une chose qui s'improvise. Que ce soit dans le temps et dans l'espace, vous devez toujours savoir ce qui va
se passer et de combien de temps vous disposez.
Ayez le programme de l'évènement toujours avec vous
Avoir le programme vous permet de suivre les moments phares de votre évènement. Surtout, enrichissez le
programme avec les noms, qualifications, sujets abordés et identifiants Twitter de chaque intervenant par exemple.
Ainsi, vous n'aurez pas à chercher ces informations dans le ruch pour les taguer directement.
Ayez le plan toujours avec vous
Surtout sur des évènements présentant beaucoup de choses à voir dans différents lieux, prévoyez vos déplacement
à l'avance pour ne pas passer votre temps à courir.
 Conseil : Astuce
Favorisez la communication entre vos intervenants et les participants à votre évènement en glissant dans le
programme leurs identifiants Twitter. S'ils sont eux aussi sur Twitter, cela augmentera la visibilité du #, et vous
pourrez sans aucun doute bénéficier de RT ! :)

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Live vidéo
Encore frémissant, ce nouveau mode de communication peut beaucoup apporter à la retransmission d'un évènement.
Le live est le format par excellence pour faire de l'audience et partager des interactions. Attention cependant à ne
pas faire n'importe quoi, au risque de vous dévaloriser en quelques minutes !
Périscope, Snapchat, Stringwire, Instalively, Meerkat, Firetalk, Hangouts, Broadcast Me, Youtube, ou Facebook
Live... peu importe l'outil, dans tous les cas, il est question de live ! Chaque application a ses avantages et ses
inconvénients.
Les 10 points essentiels pour réussir un bon live :
1. Souriez... tout le temps et parlez tranquillement, naturellement.

2. Faites attention au son, utilisez votre "kit piéton" pour avoir le micro à portée de votre bouche (rien de pire
qu'une belle vidéo avec un son pourri). Pour une interview, vérifiez que votre micro capte bien la voix de votre
interlocuteur avant.
3. Pensez à la lumière, ne soyez pas à contre jour, on ne verrait que votre silhouette
4. Veillez à l'espace de stockage disponible et à votre batterie chargée à 100 %
5. Veillez à avoir une connexion parfaitement fonctionnelle
6. Maîtrisez ce que vous allez dire dans les grandes lignes, quels thèmes vous allez aborder et dans quel ordre...
une petite fiche récapitulative est un "must have" ;)
7. Choisissez avec soin votre lieu, où vous serez à l'aise et évitez les endroits bruyants (rue, foule...)
8. Si vous devez vous déplacer durant votre "Live", répétez quelques minutes avant le circuit pour identifier les
obstacles et autres pièges... les chutes sont à proscrire !
9. Si vous ne vous déplacez pas, optez pour un trépied, que vous positionnerez à hauteur d'homme et identifiez
l'espace à votre disposition
10. Si vous devez présenter des objets ou des éléments d'illustration, ayez tout à portée de main sur une table et
préparez-les dans l'ordre
Lancez-vous
Gérez votre stress
Parler en live et parler en public n'est pas évident au premier abord. Celà implique des contraintes et l'œil de la
caméra vous fixe... mais c'est comme pour le vélo, les premiers tours de roues seront délicats et vous prendrez de
l'assurance au fil du temps.
Soyez vous même, soyez présentable ;)
- Buvez un verre d'eau tranquillement

- Focalisez vous sur ce que vous allez dire
- Respirez !
Accueillez vos spectateurs
Le live, c'est l'interaction, la proximité. Soyez donc courtois, polis et accueillant. Dites bonjour, saluez vos
spectateurs, remerciez-les d'être là, avec vous.

30
Comme vos spectateurs pourront vous suivre en live... mais aussi en replay, il est nécessaire de penser à les
accueillir et à recontextualiser en quelques mots votre intervention et lui donner un "titre". En plus, vos spectateurs
"live" risquent de mettre quelques dizaines de seconde pour arriver... ce moment là est donc parfaitement adapté
pour ça !
Préférez le nous, car il embarque le spectateur, il le place au cœur de l'évènement avec vous, et le « nous » appelle
également à l'interaction.
Concernant mon exemple du salon de l'étudiant, voici une introduction possible : « Bonjour et bienvenue, merci de
nous suivre pour découvrir les travaux étudiants de l'année. Je suis X et je vais vous présenter le travail de Y. Pierre
est étudiant en S2 et a travaillé sur le sujet de gestion des entreprises », puis, « Dans le cadre de l'évènement
organisé pour présenter les travaux étudiants de l'année nous allons découvrir le travail de Y sur la gestion des
entreprises »...
Les premiers spectateurs arrivent et vous pouvez commencer !
Interagissez avec vos spectateurs
Les plateformes, Youtube, Périscope et Facebook, divergent pour vous indiquer quand un spectateur rejoint votre
diffusion mais dans tous les cas, vous avez le nombre de spectateurs.
NB : Ne saluez pas chaque spectateur...c'est intenable et vous n'arrivez pas à suivre ce que vous avez à dire.
Saluez simplement ceux qui interagissent en commentant ou posant une question par exemple quand vous leur
répondez, et saluez de manière générale au bout de quelques minutes ceux qui vous ont rejoint en cours de route.
Pour favoriser les commentaires, rappelez de temps en temps à votre audience qu'elle ne doit pas hésiter à
commenter ou à poser des questions et faites quelques "pauses" dédiées pour répondre directement aux
commentaires et aux questions avant de reprendre le fil de votre sujet.
Gérer les commentaires demande un certain entrainement, car par exemple sur Periscope, ils disparaissent
rapidement.... Gardez votre calme, notez juste le nom de la personne et demandez-lui de reposer sa question par la
suite ! N'ayez crainte, vos spectateurs sont bienveillants. :)
Vous êtes en live... soyez authentique
Vous êtes en direct et vous racontez ce que vous voyez. Vous être en train de construire votre "story telling" donc
soyez vous-même comme si vous rencontriez vos spectateurs en réel. Être vous-même vous permettra de construire
une communauté forte à votre image.
Concluez en beauté
Si l'accueil de vos spectateurs est important, la conclusion de votre live au moment de "rendre l'antenne" est encore
plus importante.
C'est le moment de remercier votre audience de vous avoir suivi, de rappeler ce que vous avez présenté durant ces
quelques minutes de live et surtout de rappeler le hashtag de l'évènement, l'url du site et comment vous retrouver.
Vous pouvez en profiter pour faire un peu de teasing pour la suite.
Dans notre exemple : "Ce live s'achève maintenant, je vous remercie de nous avoir suivi et d'avoir commenté ! Nous
avons découvert ensemble le travail de Pierre sur les interfaces Homme - Machine dans le cadre de son année

31
Interagissez en temps réel
scolaire. Continuez à suivre l'évènement en suivant le compte twitter (@...) et le hashtag de l'évènement (#...). Vous
pouvez commenter la vidéo sur le site à l'adresse (url...) et n'hésitez à la partager auprès de vos réseaux. Nous nous
retrouvons dans quelques minutes pour découvrir ensemble un autre projet !"
Vous avez fini, simplement et de manière efficace, vous pouvez couper la diffusion et reprendre votre respiration
 Fondamental : En conclusion
Amusez-vous, prenez plaisir à partager ce que vous découvrez. Le live n'est pas "formaté" comme la TV donc
profitez en pour casser les codes, repousser les limites, tenter, et même plantez-vous... bref profitez-en avec
enthousiasme et recommencez ! :)
Maintenant que vous maîtrisez la couverture en direct de votre évènement, voyons ensemble comment interagir en
temps réel.
3. Interagissez en temps réel

Soyez un passeur
Vous êtes sur place, au cœur de votre évènement. Vos publications programmées sont publiées. Les re-publications
fonctionnent. Vous publiez sur les réseaux sociaux des mise à jour, avec des photos, des vidéos... bref vous êtes actif.
Pour favoriser l'engagement, il va falloir également désormais interagir avec vos cibles que vous avez à portée de
main mais aussi avec celles qui n'ont pas pu se déplacer et vous suivent à distance.
Nous l'avons vu ensemble avec le "Live" : il est absolument nécessaire de suivre et répondre aux commentaires et
aux questions de vos spectateurs·rices. Le "live" n'est qu'un complément de ce que vous avez à entreprendre pour
relayer au mieux votre évènement.
Twitter est le média par excellence pour couvrir sous forme de "Live Tweet" un évènement.
Favorisez l'engagement : utilisez l'image et le hashtag
Un tweet avec une image est largement plus engageant. Prenez donc de "belles" photos et partagez-les.
Faire passer un message exhaustif dans un nombre de caractère réduit peut être délicat. Une image ou une photo va
permettre de synthétiser au mieux ce message. Un tweet sans photo est lu 60 % de fois moins qu'un tweet
accompagné d'un visuel. Alors sans aucune modération, faîtes des photos, des vidéos, pour accompagner vos tweet
! Citez vos interlocuteurs, les intervenants, donnez des chiffres précis et abusez du hashtag ! N'oubliez pas l'astuce
avec Ifftt pour publier automatiquement depuis votre compte Instagram un tweet avec image.
 Complément
D'après Twitter en moyenne (source blog.twitter.com) :
- Les tweets avec photos ont 35 % de RT en plus

- Les tweets avec vidéos ont 28 % d'engagements en plus
- Les tweets avec une citation ont 19 % de RT en plus
- Les tweets présentant des données chiffrées apportent 17 % de RT en plus
- Des "Hashtags" provoquent 16 % d'engagements en plus

32
Interagissez en temps réel
Rencontrez votre communauté
Couvrir un évènement vous impose d'aller au contact et de rencontrer votre communauté sur place mais aussi sur les
réseaux sociaux et donc d'être un transmetteur pour le message que vous souhaitez passer.
Imaginez-vous lors d'une retransmission sportive, vous êtes les yeux et l'expert·e qui commente et décrit ce qui se
passe. Pratiquer le live tweet c'est exactement la même chose, en silence, par écrit et en image.
Faites un live tweet pour :
- Être identifié comme expert·e dans votre domaine et les thématiques que vous abordez durant l'évènement,
- Rencontrer pour des besoins professionnels votre communauté,
- Partager vos connaissances, et donc permettre à votre communauté de développer les siennes,
- Proposer des contenus gratuits,
- Représenter sur place vos abonnés qui vous suivent à distance,
- Vous faire remarquer par vos tweets grâce au hashtag de l'événement, et donc attirer de nouveaux abonnés,
- Augmenter votre notoriété, la votre et celle de votre évènement, et pas seulement sur Twitter,
- Inciter la communauté à participer,
- Rendre l'évènement "mémorable" en ligne.
Bref, plus vous partagerez auprès de votre communauté, plus vous irez à sa rencontre et plus vous favoriserez son
engagement à vos côtés !
Faites de la veille en temps réel
Suivez votre hashtag et les thématiques de votre évènement. L'usage de certains outils, vous permet d'être tenu en
alerte sur l'usage de votre hashtag et sur les activités liées à certains mots clés. Abusez des RT dès que c'est
pertinent !
Parlez aux utilisateurs du hashtag, répondez aux questions, incitez à tweeter plus, remercier les membres de votre
communauté qui sont présents sur votre évènement et qui vous suivent en ligne. Vous favoriserez ainsi l'engagement
et montrez que vous "prenez" soin de votre communauté, que vous êtes disponible et à son écoute.
Vous favoriserez ainsi l'envie commune d'utiliser le hashtag mais aussi de fédérer véritablement votre communauté
autour de l'évènement.
Pensez un compte rendu de votre évènement
Couvrir en "Live" un évènement est intéressant, le "Live tweeter" est stimulant, pour vous et pour votre communauté,
mais une fois l'évènement passé il sera nécessaire de pouvoir vous remémorer tout ce qu'il s'est passé.
Avantages du compte rendu :
- pour vous : vous pourrez vous y référer dans les jours suivants pour analyser au mieux les temps forts de votre
évènement sans rien oublier ;
- pour votre communauté présente : elle pourra s'y référer pour se rappeler ce qu'il s'est passé ;
- pour votre communauté qui n'a pas pu vous suivre en "live" ou qui n'était pas présente : elle pourra prendre
connaissance de ce qu'il s'est passé et des différents temps forts qui ont marqués l'évènement.
Votre communauté n'est pas composée que de gens qui ont Twitter ou qui y vont tous les jours. Ainsi pour vous
permettre de profiter des effets positifs de votre évènement, et en particulier dans les heures et jours qui le suivent, la
publication d'un compte rendu exhaustif vous permettra de le clôturer mais aussi de "surfer sur la vague".
33
Faites un premier bilan à chaud et remerciez vos communautés
Exercez-vous [cf. edit]
4. Faites un premier bilan à chaud et remerciez vos communautés

Premier bilan
Respirez un coup et félicitez l'équipe, remerciez-les de leur implication, de leur dévouement, de leur disponibilité...
Bref, même s'il y a eu des couacs, pour l'heure, à chaud, il n'est pas nécessaire et même contre productif de rentrer
dans la critique directe.
Pour le moment, l'évènement est encore tout "chaud" autant pour vous que pour les participants qui y ont assisté sur
place ou qui vous ont suivi en ligne.
Il est temps de faire un premier recensement des points importants et de les noter pour ne pas les oublier dans les
jours et semaines à venir.
Qu'est ce qui n'a pas été ?
Essayez de faire la liste de manière exhaustive de l'ensemble des points à tous les niveaux sur lesquels il y a eu des
soucis ou un problème plus important, que ce soit vous qui vous en soyez rendu compte, vos collaborateurs·rices,
vos partenaires ou vos visiteurs·rices.
Pas d'analyse précise de chaque point pour le moment, mais vous pouvez jeter déjà quelques pistes de réflexions
sans les détailler, vous y reviendrez un peu plus tard.
Qu'est ce qui a bien été ?
Listez ce qui s'est bien passé, ce sur quoi vous avez eu de bons échos ou que vous avez bien ressenti.
Et le reste ?
Et oui... tout ce que vous aviez imaginé, que vous avez mis en place mais qui ne ressort ni pour des soucis ni pour
des choses positives ?
Faites en également la liste.
 Rappel : Remerciez vos communautés
Profitez de ce moment pour clôturer en beauté votre évènement auprès de vos communautés.
Remerciez chaleureusement les participants, les spectateurs de vos Lives, les "twittos" qui vous ont retwitté, les
partenaires qui vous ont accompagné... Ça ne coûte pas grand chose mais ça fait toujours plaisir, et c'est un facteur
important d'engagement et de fidélisation !
Cela vous permet de faire "vivre" encore quelques heures, quelques jours votre "Hashtag" et de le diffuser le plus
largement possible une fois le brouhaha de l'évènement retombé.
Enfin, ce moment vous permet aussi d'annoncer votre compte-rendu que vous allez publier et qui retracera
l'évènement.

34
Crédits des ressources
Crédits des ressources
Logo du Hackathon de l'ECV Digital, notre exemple ! p. 4

http://creativecommons.org/licenses/by-nc/4.0/fr/

35

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Docuement de régulation: Communication

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I - Partie 1 - Appréhendez l'importance d'un projet d'évènement 3

1. Cernez la définition précise d'un évènement ........................................................................................................... 3

3. Produisez vos contenus et lancer votre communication ......................................................................................... 6

II - Partie 2 - Préparez au mieux votre évènement 12

1. Pensez globalement et précisément votre évènement ......................................................................................... 12

3. Produisez vos contenus et lancer votre communication ...................................................................................... 19

4.1. Préparer la veille .................................................................................................................................................................. 25

III - 3. Gérez le jour J de votre évènement 27

1. Démarrez le jour J bien préparé .............................................................................................................................. 27

2. Couvrez en temps réel votre évènement ................................................................................................................ 29

3. Interagissez en temps réel ....................................................................................................................................... 32

Crédits des ressources 35

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1. Cernez la définition précise d'un évènement

D'après Wikipedia, le premier sens admis en général est qu'un

Il y a beaucoup de différents types d'évènements avec des caractéristiques très diverses.

- court, ponctuel ou s'étaler sur une durée plus longue

Au fait, comment puis-je trouver des idées d'évènements ?

Des évènements il y en a tout le temps, des bons et des moins bons.

Quelques exemples d'évènements :

Afin d'illustrer tout au long de ce cours les différentes actions à

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2. Pourquoi intégrer des actions de communication dans une stratégie globale

 Exemple : Un Salon international de l'étudiant ou un hackathon

À quels types d'objectifs répond l'organisation de notre évènement ?

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3. Produisez vos contenus et lancer votre communication

Créez votre charte éditoriale évènementielle

Définissez qui écrit, avant et pendant l'évènement

Précisez vos objectifs

Définissez une ligne éditoriale

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Vous allez y préciser le style de vos articles et de vos publications :

- Type de sujet traité : annonce, interview, présentation, tables rondes, infographies...

Préférer "Salon" à "Foire"

Dire que vous organisez un "Tremplin" et non pas un "Concours"

Remplacer "Flashmob" (so 2000's) par "Happening"

Proscrire "Boutique éphèmère" pour préférer "Pop-up store"

Bref la liste est infinie... et très personnelle !

Architecturez vos contenus

Définissez la cohérence de vos médias et établissez une charte graphique évènementielle

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 Rappel : Pensez et cadrez les images

Structurez et préparez vos contenus

Par exemple sur votre site :

Mettez en place le processus de publication et prévoyez les fréquences de publications

Intégrer les réseaux sociaux à un évènement

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 Simulation : Lancez la communication

Vous avez vos éléments de langage, vous avez engagé la

- Bannières sur vos sites web

Annoncez le prioritairement sur vos outils de communication

Créez un site web évènementiel ou une page web dédiée

Produisez un communiqué de presse et des articles de presse "type"

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Réalisez un emailing ciblé

Diffusez des affiches et des tracts

Gérez les invitations

Un bon communiqué de presse pour un évènement doit répondre à 6 questions :

- Quel est votre évènement ?

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