Support de Cours Gestion de Projet

Gestion de projet
Septembre 2023 Aurélie TAMISIER

Agenda
▪ Définir le projet et les modalités de son pilotage
▪ Identifier les acteurs
▪ Préparer et conduire une réunion projet
▪ Coordonner les activités du groupe projet
▪ Suivre le projet
▪ Les outils du projet
2
Définir le projet
Pour l’organisation international de normalisation (ISO) un projet est un processus unique,

qui consiste en un ensemble d’activités coordonnées et maîtrisées, comportant des dates
de début et de fin, entrepris dans le but d’atteindre un objectif conforme à des exigences
spécifiques telles que les contraintes de délais, coûts et de ressources (ISO – 10006)
3
Définir le projet
Il existe 3 niveaux de projet en fonction :
- du nombre de personnes mobilisées sur le projet

- du budget alloué au projet
- de la durée de réalisation du projet
Projet Produit ou
Projet Ouvrage
Service
Projet Organisationnel
ou Evénementiel
Les 3 types de projet

4
Définir le projet
Les éléments constitutifs du projet :

Périmètre C’est l’inventaire de ce qui entre dans le projet et ce qui en est exclu
Contraintes Elles concernent le budget, les délais, les considérations techniques, la com’. Ces points
doivent être définis aussi clairement que possible car ils permettent d’envisager si un projet
est réalisable ou non.
Enjeux Ils se définissent comme ce que l’organisation peut gagner ou perdre en réalisant le projet.
Risques Ce sont les évènements à venir, incertains, dommageables pour le projet et dont il est
possible d’estimer la probabilité et la gravité des conséquences. Les risques sont de
différentes natures. Un risque est à venir, s’il se réalise il devient un problème.
Jalons Il s’agit des évènements survenant au cours du projet dont on identifie de façon certaines la
date à laquelle ils se produisent.
Livrables Ce sont les productions attendues d’une activité ou processus. Il existe 3 types de livrables :
projet, de gestion, produits.
Coûts Ils doivent être estimés pour s’assurer de l’existence de fonds suffisants pour réaliser le
projet. On distingue les coûts directs et les coûts indirects.
Date cible Il s’agit de la date à laquelle le produit du projet doit être livré.
5
Définir le projet
Les étapes du projet et les outils associés :
6
Définir le projet
Les indicateurs de suivi du projet : ils permettent de préciser les résultats attendus afin de
vérifier les écarts entre les prévisions et les réalisations.
Un indicateur est toujours lié à un objectif précis : quantitatif ou qualitatif.

La définition de chaque indicateur doit être précise.
Il faut clairement distinguer l’objectif, l’indicateur choisi et la valeur prise par cet indicateur à
une date donnée.
Exemple :
Prendre contact avec nos 1200 clients → objectif
Nombre de clients contactés –> Indicateur
852 clients contactés soit 71% → Valeur prise par l’indicateur
7
Définir le projet
Pour être utile et opérationnel, un indicateur doit présenter les caractéristiques suivantes :
✓ Être indépendant : il ne doit s’appliquer qu’à un seul objectif
✓ Être réel : Il doit refléter le contenu essentiel d’un objectif
✓ Être orienté vers les cibles : il précise ce qui est attendu des acteurs du projet
✓ Être vérifiable : il doit pouvoir être évalué par des personnes extérieures et indépendantes
✓ Être mesurable : Il doit pouvoir être évalué quantitativement et/ou qualitativement
Pour le suivi et la communication, il est indispensable de représenter les indicateurs de manière claire et synthétique
car cela facilite l’analyse.
8
Définir le projet
Le choix des indicateurs pertinents :
Les indicateurs sont choisis par le chef de projet et négociés avec l’équipe projet avant le
démarrage du projet, ils peuvent évoluer.
Il est important de choisir des indicateurs pertinents, propres à chaque projet.
Les indicateurs sont relatifs aux délais, au budget, aux ressources, à la qualité.
Choisir des indicateurs de suivi de projet permet de gérer les prévisions mais également les
imprévus.
Le pilotage de projet doit adopter des indicateurs justes : trop ambitieux ou modestes, ils
risquent d’influer sur la conduite du projet.
9
Définir le projet
La communication de projet : elle peut se définir comme un ensemble cohérent d’actions et

de supports de communication. Elle permet d’atteindre les objectifs du projet et facilite la
compréhension du projet par tous les acteurs.
La communication de projet : les objectifs
✓ Préparer, organiser, synthétiser la communication d’un projet à destination de parties

prenantes
✓ Favoriser l’implication de l’ensemble des acteurs et leur contribution à la réalisation du

projet (diminuer, lever les résistances éventuelles)
✓ Chaque message sera conforme à l’identité et aux valeurs de l’entité qui conduit le projet
10
Définir le projet
La communication de projet : les groupes cibles
Il s’agit de déterminer les personnes (cibles) qui doivent être atteintes par les actions de
communication : clients, fournisseurs, salariés. La communication de projet vise à atteindre 4
objectifs :
✓ Informer de l’existence du projet

✓ Faire comprendre le projet
✓ Faire collaborer au projet
✓ Convaincre de l’utilité du projet
Le message à diffuser pour atteindre ces 4 objectifs sera adapté aux différentes cibles.
11
Définir le projet
La communication de projet : les actions de com’
Le type d’action de communication est choisi en fonction des cibles er du message à diffuser.
Pour les cibles internes : réunions d’info, séminaires, mails d’info réguliers….
Pour les cibles externes : campagnes d’info dans la presse, affichage, mailing…
12
Définir le projet
La communication de projet : la conception du planning
PROJET PLANNING DE COMMUNICATION PROJET

Etapes Date prévue Groupe Cible Message Canal/support Emetteur Statut
PREPARATION DU
Etape 1 :
initialisation
PROJET
Etape 2 :
lancement
13
Définir le projet
La communication de projet : la conception du planning
Etapes du projet L’une des 5 étapes du projet : initialisation, lancement, organisation,

exécution et suivi, clôture
Date prévue La date précise à laquelle l’action doit être réalisée : on pourra trier les
actions par date pour avoir une vision chronologique des échéances
Groupe cible Les personnes qui doivent être atteintes par les actions de communication
: cibles internes, cibles externes
Message Le contenu du message doit être adapté aux destinataires ciblés et doit
répondre à l’objectif poursuivi par le projet
Canal / Support Le moyen par lequel l’info va circuler doit être précis. Le support sur
lequel le message va être diffusé
Emetteur La personne ou le service chargé de la rédaction du message
Statut Actions réalisées (vert) – Actions en cours ou retardées (orange) – Actions
non réalisées, bloquées (rouge)
14
Définir le projet
La note de cadrage
Elle structure le projet, c’est d’elle que dépend le lancement du projet:
C’est la toute première démarche à mener dans la phase d’initialisation du projet.
INTITULE DU PROJET NOTE DE CADRAGE Date - Version - Auteur
Quelle est la nature du

projet? Préciser le périmètre du projet : ce qui est inclus dans le cadre du projet et ce qui ne l'est pas.
Indiquer les besoins exprimés et les résultats attendus en terme d'améloration des produits ou des services, de
Quels sont les objectifs? performances, de réduction des coûts de qualité…
Quelle est l'organisation du Déterminer les instances du projet : comité de pilotage, groupe projet, groupes de travail. Désigner les acteurs du projet :
projet? internes, externes, ainsi que le chef de projet. Définir les rôles et la responsabilité de chaque acteur.
Quels sont les délais? Définir les étapes du projet : date de début, dates intermédiaires (jalons) et date de fin (cible).
Quel est le budget? Estimer le coût alloué dans sa globalité. Prévoir le budget alloué par étape et le budget alloué par ressource.
Envisager les cinq types de risques potentiellement liés au projet : organisationnels, techniques, financiers, humains,
Quels sont les risques? juridiques.
Quelle est la communication

adoptée? Etablir le dispositif de communication : cibles, message, moyens de diffusion, calendrier
Quelle sont les indicateurs à Indicateurs relatifs au respect de la démarche, portant, sur l'avancement des livrables, sur la qualité des livrables, sur les
définir? délais, les coûts, la motivation de l'équipe
15
Identifier les acteurs
Les acteurs du projet

Nomme
LA DIRECTION
D’OUVRAGE
MAITRE
commanditaire
Rend des comptes
Nomme Comité de pilotage
Rend des comptes

Chef de projet
D’OEUVRE
MAITRE
Coordonne Rend des comptes Partenaires et sous

traitants
Equipe projet
Contributeurs internes Contributeurs externes
16
Les acteurs du projet

LA MAITRISE D’ OUVRAGE (MOA)
D’OUVRAGE
Personne physique ou morale, nommée par la direction de l’entreprise pour laquelle l’ouvrage est réalisé et
MAITRE
qui sera propriétaire du projet. Elle est constituée par le comité de pilotage.
Le comité de Il est constitué par les dirigeants chargés de veiller au bon déroulement du projet. Ce sont des
pilotage décideurs qui vont mener les arbitrages nécessaires à la conduite du projet
LA MAITRISE D’ OEUVRE (MOE)
Groupe d’acteurs constitué par le chef de projet et son équipe, garant de la réalisation du projet, le MOE est
choisi par le MOA pour conduire le projet. La MOE peut être sous traités à un prestataire externe.
Le chef de projet L’équipe projet Les partenaires et

sous traitants
17
L’équipe projet
Pour constituer une équipe efficace, le chef de projet va devoir réunir les compétences adaptées
au projet et choisir des personnes qui adhèrent au projet, qui ont une expertise métier, qui sont
aptes au travail en équipe et seront complémentaires en termes de compétences et de
personnalité.
Le chef de projet devra faciliter une communication orale efficace en :

Facilitant la communication
Favorisant les échanges informels
Recadrant un collaborateur
Le chef de projet devra également créer une dynamique de groupe en :

Créant une cohésion dans le groupe
Adoptant le bon leadership
Mettant en place un mode de décision individuel ou collectif
18
Gestion et standardisation des documents
La gestion des documents
L’ensemble des documents produits au cours du projet devront répondre à 3 conditions :

- Qualité : lisibilité, mise à jour, dernière version, pertinence des docs
- Accessibilité : Droit d’accès, 1 seule version à 1 seul endroit, enregistrement dans une
arborescence connue de tous
- Sécurisation : confidentialité assurée (NDA), traçabilité possible
Le nommage et l’indexation des documents permettra un accès plus facile à ces derniers :
Format de date Précisions
Termes abrégés Numéro de version
AAAMMJJ complémentaires
CR Compte rendu
REU Réunion…
REU_20201009_lancement_projet_CR_v2
19
Gestion et standardisation des documents
La standardisation des documents
Un document se compose de 3 éléments :

Le contenu (les infos)
La structure (l’organisation des infos)
La mise en forme ( présentation des infos)
Vous pouvez mettre en place des modèles de documents qui auront pour vocation d’être utilisés
de manière récurrente. Ces modèles permettront d’assurer l’homogénéité de la présentation,
éviter aux utilisateurs de refaire la mise en page à chaque fois.
En fonction de l’entreprise vous devrez également respecter la charte graphique de celle ci.
20
Préparer et conduire une réunion projet
Les réunions projet
Le pilotage de projet exige l’organisation de réunions projets assez nombreuses et fréquentes,

répondant à différents objectifs.
Les réunions sont organisées périodiquement, ponctuellement, ou occasionnellement à la

demande du chef de projet ou des membres du groupe pour faire fonctionner le projet et le
groupe projet.
Les réunions ont pour but de contrôler la progression du projet mettant en évidence le plus tôt
possible les aspects correctifs.
21
Types de réunion Objectifs de la réunion Information

Périodicité
Réunion de lancement Présenter le projet et ses caractéristiques, partager les objectifs, les Descendante
Kick Off meeting contraintes pour donner une vision cohérents et globale du projet. Une seule fois
Mobiliser les membres de l’équipe projet
Documents : note de cadrage, cahier des charges, tableau de
répartition des rôles, budget prévisionnel
Réunion d’avancement Suivre le projet d’un point de vue technique, éco et contractuel. Ascendante
Recueillir les infos des différents acteurs du projet et faire le bilan Une à 2 fois par
des actions. Avoir du feedback mois
Réunion de coordination Gérer les priorités ce qui permet de débloquer les situations Descendante
critiques à venir. Document : tableau de répartition des rôles En fction des
besoins
Réunion de résolution de Trouver collectivement une solution à des situations de projet Horizontal
problème bloqué Au besoin
Réunion de clôture Faire le bilan du projet, tirer les leçons du projet . Ascendante -
Document : Bilan projet Descendante
22
Préparer la réunion
Pour être efficace une réunion doit être préparée et conduite selon une méthodologie précise.
Une réunion a un coût, il faut donc s’assurer de son utilité et de son efficacité.
On estime que chaque heure de réunion nécessite entre 2 et 4 heures de préparation.
23
Préparer la réunion : déterminer les points clés

Prépartion d'une réunion gestion de projet
Date : Lieu :
Quand? Heure : Salle :
Durée : Animateur :
Objectif de la réunion
Type de réunion :
Pourquoi?
Titre de la réunion : Suivi de l'installation des racks en cellule C
Cette réunion a pour objectif de faire un bilan du démontage des anciens racks,
préparer l'intervention du sous traitant
Qui? Personnes invitées
Participants internes : Participants externes :
Ordre du jour :
Faire le bilan du démontage des racks ( coûts et délais)
Prévoir la durée de stockage des palettes
Communiquer sur la mise en place des nouveaux racks dynamiques

Documents à préparer
Pour l'animateur : Pour les participants :
Comment? Suivi du budget prévisionnel
Gantt mis à jour
24
Réaliser une carte mentale

Une carte mentale est un diagramme qui représente les connexions de sens entre différentes
idées, et les liens hiérarchiques entre différents concepts.
Il s’agit d’une représentation arborescente basée sur les principes d’organigramme.
On part d’un sujet ou concept central (qui figure au centre du schéma)
On décline d’abord le concept par une liste de mots clés ou d’idées. Ces idées constituent les
premières branches de la carte. Ce sont les idées secondaires.
Ensuite, on part de ces branches pour les développer et étendre la carte à la manière d’un
arbre.
25
Réaliser une carte mentale Prez du projet (nom,

domaine)
Note de cadrage
Définition du projet
Objet, buts
Cahier des charges Documents du projet
Tableau de bord Livrables
Tâche 1 : XXX (durée) Membres de l’équipe

Tâches du projet Equipe projet
Nom du projet
Tâche 2 : XXX (durée)
Chef de projet
…. Liste des besoins en
ressources
Ressources du projet
Contrainte temps
Risques du projet Budget
Contraintes / ressources
26
Conduire une réunion projet
La réunion projet va se dérouler en 3 phases :
Lancement de la réunion : introduire

Déroulement de la réunion : engager et piloter
Fin de la réunion : conclure
27
Objectif du lancement : Sécuriser les participants et créer une ambiance de travail détendue
➢ Accueillir les participants, laisser le temps d’échanger et de s’installer

➢ Débuter à l’heure
➢ Se présenter ainsi que les participants si nécessaire (tour de table)
➢ Rappeler les livrables et les décisions précédentes
➢ Faire un état d’avancement par rapport au calendrier
➢ Rappeler l’objectif de la réunion et l’ordre du jour
➢ Définir les règles de fonctionnement et la méthode de travail
28
Objectif du déroulement: Conduire la réunion et les participants vers l’objectif, dans le respect des
consignes
➢ Gérer les interventions des participants (temps de parole)

➢ Favoriser l’analyse et la synthèse
➢ Susciter les réactions et les questions des participants
➢ Reformuler le résultat de l’échange
➢ Obtenir l’accord des participants quant au résultat proposé
➢ Formuler les décisions, un plan d’action, l’écrire ou le faire écrire par un participant
Une réunion est un dosage : 20% de directivité de la part de l’animateur et 80% d’expression des
participants
29
Objectif de la conclusion : Conclure et anticiper la suite des discussions du projet en organisant la réunion
suivante
➢ Evoquer à nouveau les objectifs de départ, les décisions prises et les prochaines
actions à mener
➢ Indiquer clairement les objectifs de chaque participant et le plan d’actions
➢ S’assurer que les participants s’entendent sur ces points
➢ Fixer la prochaine réunion et l’ordre du jour éventuel
➢ Remercier les participants
30
Animer une réunion projet
L’animateur est le pilote de la réunion.

Son rôle est de mettre en mouvement le groupe vers les objectifs de la réunion.
Il doit pour cela adopter certaines attitudes et utiliser des techniques et outils.
Il n’y a pas de bonne animation sans une bonne préparation.
31
L’animateur veillera à ne pas monopoliser la parole au détriment des participants.

Il soumettra son point de vue aux participants à titre de proposition mais sans jamais l’imposer.
L’animateur a 3 Objectif Rôle / Techniques
fonctions
Production Atteindre l ’objectif fixé pour la réunion. Donner Utiliser la reformulation pour vérifier,
de l’efficacité au groupe. Produire des résultats : clarifier ou faire émerger des idées.
trouver des solutions, prendre des décisions, Utiliser le questionnement. Synthétiser
transmettre des infos
Organisation Organiser le groupe et son travail. Faire Gérer le temps de parole et la durée de
respecter l’ordre du jour. Favoriser l’expression la réunion. Faire le point par rapport au
des participants. Veiller à la participation de chemin prévu. Recentrer le sujet.
tous. Solliciter les avis. Faire respecter l’écoute
mutuelle.
Régulation Gérer les interactions entre les individus. Pratiquer l’écoute active.
Maintenir un équilibre relationnel
32

Ne pas fuir
Regard Alternativement chaque

membre
Bonne articulation Moyen d’avoir le retour

des participants
Volume : Intensité Les attitudes

de la voix
Déplacements : alterner
Débit : calme, Enonciation stationnements et déplacements
ménager
les pauses
Dynamique corporelle Rythme : relative lenteur
Ton : dynamique, Gestes : renforcent le message

affirmé
33

La réunion projet est une occasion de mettre en œuvre le team building c’est à dire faire travailler
en équipe afin d’optimiser les compétences de chacun.
Le tour de table : Le débat : il permet Le travail de groupe : Le brainstorming :

chaque participant d’élaborer des il s’agit de réfléchir en utilisé pour la
répond à tour de rôle solutions collectives groupe de travail sur production d’idées et
à une problématique grâce à l’interaction un sujet durant un la créativité
précise des participants temps limité
Les techniques d’animation

34

Les principaux outils à la disposition de l’animateur sont :
Le paper board
Le diaporama
Les documents papier
Les post it
Une carte mentale
Les outils visuels permettent de :

Focaliser l’attention
Mémoriser plus facilement
Visualiser la production du groupe
Garder une trace de ce qui est dit
Aider à convaincre
35

Les signes d’une réunion efficace sont :
L’objectif de la réunion est atteint
Les membres participent activement
La motivation du groupe augmente
La production du groupe est importante
Les membres sont satisfaits en partant
Malgré ses techniques et la qualité de ses interventions l’animateur n’arrivera à rien si les
participants n’acceptent pas leur rôle.
L’animation est donc une responsabilité partagée par le groupe et l’ingrédient essentiel est la
confiance, qui favorise la collaboration et le travail en équipe.
36
Animer une réunion projet à distance

Les réunions à distance au delà de permettre de respecter les gestes barrières permettent
également de :
Gagner du temps
Eviter des déplacements couteux
Participer au respect de l’environnement
Favoriser la convivialité et l’interactivité lors de projets collaboratifs
Les réunions à distance présentent des spécificités dans leur préparation et leur conduite afin
d’être efficace. La gestion technique et la distance supposent d’anticiper les appréhensions
techniques et les différentes modalités d’échange (moins de non verbal)
37

Les compétences requises pour l’animateur sont :
Maitriser le logiciel de visio afin d’aider le cas échéant les participants
Maitriser les outils numériques complémentaires
Avoir une capacité d’adaptation pour être réactif tant sur la technique que sur la dynamique de
groupe.
Pour bien préparer une réunion à distance il faut :

Avoir un ordre du jour très précis : 2 points max → la réunion va être plus lente
Avoir une durée plus courte et un nombre de participants réduits → concentration plus difficile
Envoyer le lien vers la visio et un bref mode d’emploi quelques jours avant
Demander aux participants de tester leur matériel en amont
38

Pour le déroulement de la réunion :
Les participants devront se connecter 10 min à l’avance
L’animateur doit : vérifier que tous les participants soient connectés, impulser la convivialité,
fixer les règles de communication, gérer l’arrivée des retardataires
L’animateur doit être plus vigilant qu’en présentiel : l’utilisation d’un outil de tchat est conseillé
pour poser ses questions
Selon le logiciel utilisé la visio peut être limitée dans le temps, il est alors important de
surveiller davantage l’horaire et conclure avant que tout s’arrête brusquement.
39
Coordonner les activités du groupe projet
Travailler à plusieurs
Travailler à plusieurs signifie pour les membres du groupe projet de collaborer en échangeant et en
partageant des informations.
Ce nouveau mode de travail n’est pas fondé sur l’organisation hiérarchique traditionnelle puisque de
nombreuses personnes exerçant parfois dans des entreprises différentes vont pouvoir travailler
ensemble sur un projet commun.
Le chef de projet va devoir assurer la coordination des activités des membres du groupe.
40
La distinction entre travail coopératif et travail collaboratif :
Le travail coopératif Le travail collaboratif
Les tâches sont réparties entre les acteurs Il n’y a pas de répartition préalable des
du groupe qui communiquent, échangent, tâches, les membres du groupe
partagent des ressources afin d’atteindre un communiquent en permanence et sont
objectif commun. engagés dans une production commune.
Les connaissances, compétences, et
Chaque individu réalise les tâches dont il a la ressources sont partagées.
responsabilité de façon autonome. Le travail individuel est difficilement
indentifiable.
A la fin du projet, les travaux individuels La responsabilité est collective.
seront assemblés. La coopération valorise Le support final se construit au fur et à
donc le travail individuel, facilement mesure de l’avancée du travail. La
identifiable. collaboration valorise le travail de groupe.
41
Le travail collaboratif dans le cadre du projet :
Un projet correspond à une méthode de travail collaborative selon laquelle l’équipe fonctionne de
manière horizontale.
Chaque membre du groupe connait son rôle et ses responsabilités mais travaille ensemble.
Chacun donne son avis et valide.
Le travail s’effectue par accumulations et modifications permanentes.
42
Les conditions d’un travail collaboratif efficace :
Le respect des règles Une communication La collaboration L’utilisation des

permanente entre les entre les membres technologies de Une bonne
communes de
membres de l’équipe, du groupe, pour production et de coordination des
fonctionnement :
afin que chacun encourager les partage des contenus activités de
délai, circuit d’info,
connaisse le degré initiatives et ainsi que des outils de groupe
confidentialité
d’avancement du projet l’innovation communication
43
La coordination du travail à plusieurs :

Le chef de projet a pour rôle de créer une dynamique entre les membres du groupe dont il assure la
coordination, en établissant un lien cohérent entre leurs activités.
Chaque membre du groupe facilité l’action en coopérant étroitement avec le chef de projet.
De nombreux outils permettent de faciliter la coordination dans le cadre d’un projet :

Tableau de répartition des tâches
Agenda partagé
Compte rendu de réunion d’avancement
Tableau de bord
Logiciel de gestion de tâches
Diagramme de Gantt, réseau Pert
44
45
La communication dans les groupes de travail :
Elle est fondée sur l’échange des infos entre les individus qui composent le groupe. Au cours des
échanges, la rétroaction est systématique : une relation s’établit donc entre le chef de projet et les
membres du groupe. Elle obéit à des normes et à des codes préalablement fixés par le chef de projet et
son équipe.
La communication orale et en face à face formelle (réunions, entretiens) ou informelle (pause café,
temps de repas)
La communication écrite est aujourd’hui essentiellement électronique. De nombreux outils permettent

cette communication l’essentiel étant de trouver l’outil le plus approprié.
46
Le processus de transmission d’une communication :
Etape 1 : déterminer les objectifs du message

Il peut s’agir de rendre compte, motiver son équipe, susciter l’adhésion, transmettre ses
connaissances…
Etape 2 : déterminer les composantes du processus de communication

L’émetteur : personne à l’origine de la communication
Le message : il est constitué par l’ensemble des informations transmises par l’émetteur aux
destinataires du message
Le support de communication : moyen par lequel le message va être véhiculé
Le canal : média de transmission de l’info qui permet l’acheminement du message vers le destinataire
Le destinataire : personnes à qui le message est adressé
47
Suivre le projet
Le suivi d’avancement du projet
Gérer un projet nécessite de suivre son avancement afin de vérifier qu’il se déroule conformément au
planning établi, dans le respect du budget alloué et des ressources humaines et matérielles.
L’organisation du suivi : le suivi du projet s’organiser au niveau du projet global et au niveau des tâches.
A chaque niveau, les supports, les acteurs et la fréquence doivent être définis : ces modalités sont le
plus souvent précisées dans la note de cadrage.
Niveau de pilotage Supports Acteurs Fréquence indicative

Projet Tableau de bord du projet Comité de pilotage Mensuelle
Planning général Chef de projet
Budget actualisé
Tâches Suivi d’avancement Contributeur Hebdomadaire
individuel
48
Suivre le projet
Les étapes de suivi :
Le suivi de l’avancement du projet se divise en 3 étapes :

Collecte des données auprès des services ou des responsables concernés
Analyse des données : il s’agit de comparer les données réelles avec les prévisions, de mesurer
et expliquer les écarts
Alerte si nécessaire : en cas d’écart défavorable, il s’agit d’appliquer une procédure d’alerte
débouchant sur la mise en place d’actions correctives éventuelles.
49
Suivre le projet
Les indicateurs de suivi :
Les éléments nécessitant un suivi sont nombreux et dépendent des objectifs et des contraintes du
projet. Ils varient d’un projet à l’autre, d’une entreprise à l’autre, d’un responsable à l’autre. Ils sont
choisis en fonction des besoins et sont regroupés dans un tableau de bord.
Dans le cadre d’un projet, on retrouve généralement :
Un suivi des délais Un suivi des budgets

Les indicateurs peuvent être des dates Il s’agit de vérifier que les acteurs du projet restent
calendaires, des jours de travail ou les deux. dans l’enveloppe déterminée généralement en amont
du projet. Les indicateurs sont des montants, des
pourcentages d’évolution, des pourcentages de part.
50
Suivre le projet
La mise à jour des indicateurs du tableau de bord:
Les informations sont collectées auprès des membres du projet selon un processus et selon des outils
propres au projet. Elles nécessitent généralement d’être travaillées avant d’être intégrées au tableau de
bord.
Le choix des indicateurs doit se faire en lien avec la stratégie : les indicateurs doivent permettre de
guider les membres du groupe projet. Vous ne devez pas suivre trop de chiffres, il faut aller à l’essentiel
afin que le tableau de bord soit facile et rapide à analyser.
51
Suivre le projet
La mise à jour des indicateurs du tableau de bord:
L’expression « faire parler les chiffres » prend tout son sens car une donnée brute ne peut pas être
analysée en tant que telle. Pour « faire parler les chiffres » il faut les comparer à un autre.
Comparaison dans le temps : comparer une donnée aujourd’hui à cette même donnée hier, pour
mesurer son évolution.
Comparaison avec des objectifs : comparer une donnée avec des prévisions
Comparaison dans l’espace : comparer une donnée avec celle des concurrents.
Le calcul en % est un excellent moyen de faire parler les chiffres
52
Suivre le projet
L’analyse des données
Analyser les chiffres clés :
Les indicateurs en % permettent de relativiser par rapport aux montants en volume, et inversement.
Il faut tenir compte des 2 informations pour proposer une analyse pertinente.
Certains indicateurs peuvent déraper par rapport aux objectifs, sans conséquence majeure :
Dans certaines situations, des dépassements du budget sont à surveiller mais ne sont pas définitifs et
peuvent être rattrapés.
Tout comme, dans certaines situations, des dépassements de délais ne remettent pas en cause pour
autant la poursuite du projet.
53
Suivre le projet
Alerter et mettre en œuvre des actions correctives
Les risques liés au projet :
Plusieurs événements sont susceptibles de survenir au cours du projet, qui peuvent entraîner un
dérapage. Certains peuvent toutefois être anticipés : on parle alors de risque.
Un risque est un événement dont l’apparition n’est pas certaine mais qui, s’il se produisait, aurait une
conséquence négative sur le projet : retard, augmentation des coûts, problème technique ou de
performance, image dégradée de l’entreprise, problème juridique…
Un risque qui se réalise devient un problème.
54
Suivre le projet
La gestion des risques liés au projet :
Un risque se caractérise par sa criticité, qui va définir la procédure à mettre en œuvre :

elle se calcule à partir de la gravité et de la probabilité du risque.
- Gravité : degré d’importance et de conséquences

- Probabilité : pourcentage de survenue du risque (niveaux à définir en début de projet)
- Criticité (gravité * probabilité) : niveau d’impact et d’acceptabilité du risque
55
Suivre le projet
La gestion des risques liés au projet :
P = Probabilité G = Gravité C = Criticité (P*G)

Niveau 1 : Très peu probable Niveau 1 : Impact insignifiant C < 2 → gestion responsable
Niveau 2 : Peu probable Niveau 2 : Impact léger sans du lot
Niveau 3 : Probable conséquence sur le 2 < C < 9 → gestion chef de
Niveau 4 : Quasi certain déroulement du projet projet
Niveau 3 : Impact / C > 9 → gestion comité de
déroulement du projet pilotage
Niveau 4 : Impact / poursuite
du projet
56
Suivre le projet
La procédure d’alerte :
Alerte du responsable Mise en place

Réalisation du risque
concerné d’actions correctives
Un document spécifique doit être mis en place afin de synthétiser la gestion des risques et la
mise en place des actions. Il s’agit d’une fiche de risque dont la forme est libre.
57
Les outils projet
Le choix des outils se fait en fonction de l’avancée du projet, il existe beaucoup d’outils à
disposition du chef de projet qui doivent être utilisés en fonction du contexte et des besoins
du projet.
Outils qualité :
Outils et méthodes pour définir le
Triangle Q/C/D
problème :
PDCA
Audit – Diagnostic
Diagramme d’Ishikawa (cause-effet)
Benchmarking
QQOQCP
SWOT
Diagramme de Pareto
https://www.youtube.com/watch?v=R3CnSuPeGV4
58
Les outils projet
59
Les outils projet
60
Les outils projet
https://www.youtube.com/watch?v=K9GlH3g6Tb8
61
Les outils projet
Méthode : gestion de projet
62
Les outils
TEMPS 1 : P = PLAN Ce premier temps signifie Planifier, Prévoir, définir.

Il ne s’agit pas d’élaborer un planning mais de réfléchir à ce qu’il faut faire.
Appliqué à votre TODO list quotidienne, il s’agit ici de choisir et prioriser les tâches à réaliser sur
votre journée, dans quel ordre et d’estimer peut être le temps à passer sur chaque action. Une fois le
PLAN effectué, vous disposez de votre TODO list de la journée.
TEMPS 2 : D = DO Il s’agit de mettre en œuvre ce qui a été prévu dans le PLAN.

Ce temps déroule votre TODO list dans l’ordre prévu, avec le timing prévu et non pas de mener votre
journée comme bon vous semble. Probablement, des aléas vont survenir : une réunion dure plus
longtemps que prévu, vous êtes interrompu à plusieurs reprises au téléphone alors que vous êtes en
train de rédiger un rapport important. Une nouvelle tâche s’impose peut-être car urgente, etc.
Vraisemblablement, tout ne va pas se dérouler comme prévu ; tout au long de la journée, vous faites
vivre votre TODO list en biffant telle action ou en ajoutant telle autre
63
Les outils
TEMPS 3 : C = CHECK Ce temps consiste à vérifier et mesurer les résultats, ainsi qu’à comprendre les
écarts entre le prévu et le réalisé.
Il est 19 heures et vous vous attelez à faire le point de votre journée : avez-vous déroulé les 12 tâches
prévues, que s’est-il passé ? Comprendre pourquoi il y a des écarts est important : vous avez peut-être
sous-estimé certaines tâches, oublié d’autres, omis des temps libres.
Il convient pour vous de comprendre les écarts entre le prévu (PLAN) et le réalisé (DO).
ll peut arriver que certaines journées, tout se déroule bien et votre TODO list a été totalement réalisée.
Sinon, vous disposez après cette analyse des raisons des écarts.
64
Les outils
Méthode : gestion de projet
TEMPS 4 : A = ACT Voici venu le temps de l’amélioration, de la réaction et de l’ajustement.

Que faut-il changer pour que votre prochaine TODO list soit plus efficiente et juste ? Si vous le
pouvez, il conviendrait de ne pas répondre au téléphone pendant l’élaboration de ce précieux
rapport qu’attend impatiemment votre supérieur hiérarchique, ou prévoir un peu de « mou » pour
une réunion qui risque de durer, peut être tout simplement ne pas se surestimer et réduire la
voilure.
Et c’est reparti pour un deuxième tour de roue le lendemain, muni de vos pistes
d’amélioration.
Si vous procédez comme cela, votre organisation du temps de travail va
progresser. Vous le voyez : la roue est très simple à comprendre, il faut un peu
plus de temps pour la dérouler et s’améliorer. La roue PDCA résume très bien
les démarches qualité et progrès
65
Les outils projet
Modèle de structuration de projet

CEO – Actionnaire…
Bureau de pilotage du
projet
Sous projet 1 Sous projet 2 Sous projet 3 Sous projet 4
Pilotage du projet dirigé Pilotage du projet dirigé Pilotage du projet dirigé Pilotage du projet dirigé
par le sponsor du projet par le sponsor du projet par le sponsor du projet par le sponsor du projet
Reunions de projet Réunions de projet Réunions de projet Réunions de projet

animées par le chef de animées par le chef de animées par le chef de animées par le chef de
projet projet projet projet
L’équipe projet L’équipe projet L’équipe projet L’équipe projet

(multi taches) (multi taches) (multi taches) (multi taches)
66
Les outils projet
Réunion projet hebdomadaire

Qui lead ? Réunion gérée par le chef de projet
Qui est présent ? Toute l’équipe projet est présente
Objectif ? Etat d’avancement : Focus sur les actions réalisées / à réaliser en fonction du planning
défini
Résultat ? Prise de décision, plan d’action et ajustement du planning
Atelier de travail :
Qui lead ? Réunion gérée par leader du sujet
Qui est présent ? Membre de l’atelier de travail à définir par le leader
Objectif ? Réunion de brainstorming, de benchmark, d’analyse, de recherche de solutions…
Résultat ? Comparaisons de scénario (Avantage & inconvénient / gain financier / planning de mise
en place)
67
Les outils projet
Sponsor meeting
Qui lead ? Pas de leader, échange ouvert entre le chef de projet et le sponsor
Qui est présent ? Le chef de projet et le sponsor du projet
Objectif ? Echange ouvert sur les avancées du projet
Résultat ? Conseil du sponsor, validation des grandes étapes du projet, aide à la résolution de
problématique
Comité de pilotage
Qui lead ? Peut être le Programme manager, le Sponsor ou le chef de projet en fonction de
l’objectif du COPIL
Qui est présent ? Le comité de pilotage, le programme manager, le chef de projet
Objectif ? Etat d’avancement du projet, validation des objectifs,
Résultat ? Prise de décision
68
En résumé un projet c’est …
Quel est l’impact du Quelles sont les notions

Date de mise à dispo Eléments quantifiables en succès du projet pour le de valeur pour le
Profitabilité calculée fin de projets décideur?
décideur?
Qui possède les moyens

financiers? Autorité
Identification – Prise en Délais Livrables Intérêt Valeurs
compte dans le projet
Rentabilité Pouvoir
Liberté de manœuvre
du décideur?
Utilisateurs Contraintes
Reporting : à l’utilisateur, au
décideur, aux partenaires
Communication Expertise
Interne Externe
Phasage Humain
Planning – Anticipation –
Autonomie- Dispo -
Coordination – Plan
Complémentarité
d’actions
Cible (s) Matériel Disponible – Acheté -

QCD – Clarté pour Loué
tous
Budget Financier Direct, co financement
Pilotage des coûts
69
En résumé un projet c’est …
70

Support de Cours Gestion de Projet

Transféré par

Informations du document

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Support de Cours Gestion de Projet

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Gestion de projet

Septembre 2023 Aurélie TAMISIER

▪ Définir le projet et les modalités de son pilotage

▪ Identifier les acteurs

▪ Préparer et conduire une réunion projet

▪ Coordonner les activités du groupe projet

▪ Les outils du projet

Pour l’organisation international de normalisation (ISO) un projet est un processus unique,

Il existe 3 niveaux de projet en fonction :

- du nombre de personnes mobilisées sur le projet

Les 3 types de projet

Les éléments constitutifs du projet :

Les étapes du projet et les outils associés :

Un indicateur est toujours lié à un objectif précis : quantitatif ou qualitatif.

✓ Être indépendant : il ne doit s’appliquer qu’à un seul objectif

✓ Être réel : Il doit refléter le contenu essentiel d’un objectif

✓ Être mesurable : Il doit pouvoir être évalué quantitativement et/ou qualitativement

Le choix des indicateurs pertinents :

Il est important de choisir des indicateurs pertinents, propres à chaque projet.

La communication de projet : elle peut se définir comme un ensemble cohérent d’actions et

La communication de projet : les objectifs

✓ Préparer, organiser, synthétiser la communication d’un projet à destination de parties

✓ Favoriser l’implication de l’ensemble des acteurs et leur contribution à la réalisation du

La communication de projet : les groupes cibles

✓ Informer de l’existence du projet

La communication de projet : les actions de com’

La communication de projet : la conception du planning

PROJET PLANNING DE COMMUNICATION PROJET

La communication de projet : la conception du planning

Etapes du projet L’une des 5 étapes du projet : initialisation, lancement, organisation,

Quelle est la nature du

Quelle est la communication

Les acteurs du projet

Rend des comptes

Coordonne Rend des comptes Partenaires et sous

Contributeurs internes Contributeurs externes

Les acteurs du projet

Le chef de projet L’équipe projet Les partenaires et

Le chef de projet devra faciliter une communication orale efficace en :

Le chef de projet devra également créer une dynamique de groupe en :

La gestion des documents

L’ensemble des documents produits au cours du projet devront répondre à 3 conditions :

La standardisation des documents

Un document se compose de 3 éléments :

Les réunions projet

Le pilotage de projet exige l’organisation de réunions projets assez nombreuses et fréquentes,

Les réunions sont organisées périodiquement, ponctuellement, ou occasionnellement à la

Types de réunion Objectifs de la réunion Information

On estime que chaque heure de réunion nécessite entre 2 et 4 heures de préparation.

Préparer la réunion : déterminer les points clés

Communiquer sur la mise en place des nouveaux racks dynamiques

Réaliser une carte mentale

On part d’un sujet ou concept central (qui figure au centre du schéma)

Réaliser une carte mentale Prez du projet (nom,

Tableau de bord Livrables

Tâche 1 : XXX (durée) Membres de l’équipe

Conduire une réunion projet

La réunion projet va se dérouler en 3 phases :

Lancement de la réunion : introduire

Conduire une réunion projet

➢ Accueillir les participants, laisser le temps d’échanger et de s’installer

Conduire une réunion projet

➢ Gérer les interventions des participants (temps de parole)

Conduire une réunion projet