MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR ET UNIVERSITAIRE

HAUTE ECOLE DE COMMERCE

SECTION INFORMATIQUE DE GESTION

IMPLATATION D’UN SECRETARIAT DANS

UNE ENTREPRISE

Projet tutores présenté Par : SANGA ILUNGA DIVINE

MWAJI MUBIKAYI VIYA
Option : Science de technique et secrétariat

[Date]

Grade : L2 B STS-JOUR/LMD
Introduction
L’implantation d’un secrétariat dans une entreprise est une étape cruciale pour
assurer une gestion efficace et une communication fluide. Le secrétariat joue un
rôle central dans la coordination des activités, la gestion des informations et le
soutien aux différentes unités de l’entreprise.

Dans un monde de plus en plus numérique et interconnecté, le rôle du secrétariat a

évolué pour inclure des tâches telles que la gestion des courriels, la planification
des réunions, la gestion des documents et bien d’autres. Par conséquent,
l’implantation d’un secrétariat nécessite une planification minutieuse et une
compréhension claire des besoins de l’entreprise.

Dans ce document, nous explorerons les différentes étapes de l’implantation d’un

secrétariat dans une entreprise, en mettant l’accent sur les meilleures pratiques, les
défis potentiels et les stratégies pour assurer une transition en douceur et efficace.
Nous discuterons également de l’importance d’un secrétariat dans le contexte actuel
des affaires et comment il peut contribuer à la réussite globale de l’entreprise.

1. Objectif du projet
Organiser le quotidien des dirigeants : Les secrétaires aident les
dirigeants dans leurs tâches administratives quotidiennes.1
Gestion de l’agenda : Les secrétaires assurent la gestion de l’agenda des
dirigeants et optimisent le temps dont ils disposent1.
Effectuer des tâches chronophages : Les secrétaires sont capables
d’effectuer une multitude de tâches chronophages à la place des dirigeants,
ce qui leur permet de se concentrer sur leur cœur de métier1.
Gestion administrative : Les secrétaires assurent une grande partie de la
gestion administrative des entreprises1.
Adaptabilité : Le service de secrétariat s’adapte aux besoins de leurs
clients pour assurer une collaboration efficace et fluide1.

1
Comment ouvrir une entreprise de secrétariat ? Suivez notre guide ! (creer-mon-business-plan.fr)
 Gestion des ressources humaines : Les secrétaires peuvent également
évoluer vers d’autres domaines, tels que la gestion des ressources
humaines2.
Communication : Les secrétaires jouent un rôle crucial dans la
communication interne et externe de l’entreprise2.
Administration : Les secrétaires peuvent également s’occuper de
l’administration de l’entreprise2.

Ces objectifs visent à améliorer l’efficacité et la productivité de l’entreprise

en déchargeant les dirigeants de nombreuses tâches administratives. Ils
permettent également de mieux organiser le flux de travail au sein de
l’entreprise.

2. Analyse du projet au point de macro et micro

L’analyse d’un projet de secrétariat dans une entreprise peut être effectuée à la fois à
un niveau macro et micro.

 Analyse Macro :
L’analyse macro fait référence aux caractéristiques générales d’une
société dans un pays particulier1. Elle examine les facteurs externes qui
pourraient affecter le projet. Par exemple, l’économie, le marché, les
tendances technologiques, les réglementations gouvernementales, les
facteurs sociaux et culturels, etc. Ces facteurs peuvent avoir un impact sur
la demande de services de secrétariat, la disponibilité des ressources, les
coûts, etc.
 Analyse Micro :
L’analyse micro se concentre sur les facteurs internes à l’entreprise2. Elle
examine les ressources, les processus, les compétences ainsi que les actifs
et les taux d’endettement d’une entreprise2. Par exemple, elle peut inclure
l’analyse des ressources financières, matérielles et humaines ainsi que les
 différents processus (processus commercial, opérationnel, managérial,
marketing…)2.
Pour réaliser ces analyses, plusieurs outils peuvent être utilisés, tels que
l’analyse SWOT, la matrice BCG, la méthode Six Sigma, le diagramme
d’Ishikawa, etc2. Ces outils peuvent aider à évaluer les forces, les
faiblesses, les opportunités et les menaces de l’entreprise, ainsi qu’à
déterminer les points de dysfonctionnement2.

En somme, l’analyse macro et micro permet de mieux comprendre le contexte dans

lequel le projet de secrétariat sera mis en œuvre, d’identifier les défis potentiels et de
développer des stratégies pour les surmonter.

3. A mettre à place une structure organisationnelle

La structure organisationnelle est un concept qui se réfère à la manière dont une
entreprise est organisée, hiérarchisée et divisée en différents départements, unités ou
équipes. Elle définit la manière dont les responsabilités, les pouvoirs et les relations
sont répartis au sein de l’entreprise.

La mise en place d’une structure organisationnelle pour un projet d’implantation d’un

secrétariat dans une entreprise implique plusieurs étapes12:

Définir les objectifs du projet : Il est important de comprendre clairement

quels sont les objectifs du projet d’implantation d’un secrétariat dans une
entreprise implique et comment ils s’alignent sur les objectifs globaux de
l’entreprise1.
Identifier les rôles et les responsabilités : Chaque membre de l’équipe doit
avoir un rôle clairement défini. Cela comprend le secrétaire, les gestionnaires de
projet, les membres de l’équipe, etc1.
Établir la hiérarchie : Il est important de déterminer qui a autorité sur qui et
qui est responsable de quoi. Cela peut être représenté par un organigramme1.
Définir les processus de communication : Il faut déterminer comment
l’information sera partagée au sein de l’équipe. Cela peut inclure des réunions
régulières, des rapports d’étape, etc1.
Planifier et allouer les ressources : Il faut déterminer quelles ressources sont
nécessaires pour le projet et comment elles seront allouées1.
Mettre en place des mécanismes de suivi et de contrôle : Il est important de
suivre les progrès du projet et de s’assurer qu’il reste sur la bonne voie1.
Évaluer et ajuster la structure organisationnelle : Une fois le projet en cours,
il peut être nécessaire d’ajuster la structure organisationnelle en fonction des
besoins changeants du projet1.
Il est important de noter que la structure organisationnelle doit être flexible et
adaptable pour répondre aux besoins changeants du projet1. Elle doit également
favoriser la collaboration et la communication efficace au sein de l’équipe2.
2

4. Mise en œuvre du projet point de vu ;

La mise en œuvre d’un projet de secrétariat dans une entreprise nécessite plusieurs
types d’équipements et de fournitures de bureau123:
 Équipement :

Ordinateur : Un ordinateur est essentiel pour effectuer diverses tâches,

telles que la rédaction de documents, la gestion des e-mails, l’utilisation
de logiciels de bureau, etc1.
Photocopieuse : Une photocopieuse est nécessaire pour faire des copies
de documents importants1.
Fauteuil de bureau ergonomique : Un fauteuil confortable est important
car une secrétaire passe la majeure partie de sa journée assise1.
Souris et tapis de souris ergonomiques : Ces éléments peuvent aider à
prévenir les problèmes de santé liés à l’utilisation prolongée de la souris1.

 Fournitures de bureau :

Tampon encreur : Un tampon encreur est un outil essentiel pour

marquer les documents avec les informations de l’entreprise1.
Fournitures d’écriture : Cela comprend les stylos, les crayons, les
marqueurs, etc3.
Fournitures de classement : Cela comprend les dossiers, les classeurs,
les porte-documents, etc., qui sont nécessaires pour organiser et stocker
les documents1.
Autres fournitures : Cela peut inclure des agrafeuses, des perforatrices,
des trombones, du ruban adhésif, de la colle, un taille-crayon, etc3.

Ces équipements et fournitures de bureau aideront à assurer le bon fonctionnement du

secrétariat et à améliorer l’efficacité et la productivité1
3

2
Structure organisationnelle de projet | Smartsheet
3
Les meilleurs outils pour une secrétaire efficace : tampon encreur, fauteuil ergonomique, souris et tapis de
souris (7-dragons.com)
Structure organisationnelle de projet | Smartsheet
eeas.europa.eu/sites/default/files/liste-de-fournitures-pour-le-bureau.pdf
 CONCLUSION
En conclusion, la mise en place d’un secrétariat dans une entreprise est une tâche
complexe qui nécessite une planification minutieuse et une allocation adéquate des
ressources. Les équipements et fournitures de bureau, tels que les ordinateurs, les
photocopieuses, les fauteuils de bureau ergonomiques, les souris et tapis de souris
ergonomiques, les tampons encreurs, les fournitures d’écriture, les fournitures de
classement et autres fournitures sont essentiels pour assurer le bon fonctionnement du
secrétariat. Ces éléments contribuent à améliorer l’efficacité et la productivité du
secrétariat, permettant ainsi aux dirigeants de se concentrer sur leurs responsabilités
principales. En fin de compte, un secrétariat bien organisé et bien équipé peut
grandement contribuer à la réussite globale de l’entreprise.
Table des matières
Introduction..........................................................................................................................................1
1. Objectif du projet.........................................................................................................................1
2. Analyse du projet au point de macro et micro...........................................................................2
3. A mettre à place une structure organisationnelle.......................................................................3
4. Transformer du courrier, mise en œuvre du projet point de vu ;.............................................4
CONCLUSION.....................................................................................................................................5