Partie III : Projet d’implémentation

Déploiement d’un ERP

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Table des matières
III. Organisation du projet................................................................................................................3
3.1. Constituer l’Equipe.................................................................................................................3
3.1.1. Quel est le rôle de l’équipe projet ?................................................................................3
3.1.2. Comment construire une équipe projet ?.......................................................................3
3.1.3. Les membres d’une équipe projet ?...............................................................................4
3.2. Le cahier de charge.................................................................................................................5
3.3. Phases du projet.....................................................................................................................6
3.3.1. Planification....................................................................................................................6
3.3.2. Implantation.................................................................................................................11
3.3.3. Post-implantation (Utilisation du système)...................................................................12
3.3.4. Reprise des données.....................................................................................................13
3.3.5. Phase de déploiement..................................................................................................17
3.3.6. Formation des utilisateurs............................................................................................18
3.3.7. UAT - tests d’acceptation..............................................................................................19

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 III. Organisation du projet

III.1. Constituer l’Equipe

La question ne se résume pas à choisir les bons consultants extérieurs et à lancer un appel d’offres.
Même si un intégrateur ERP est la clé de voûte du projet, avec un savoir-faire et un regard extérieur
indispensables, vous avez besoin de vos propres collaborateurs pour faire avancer le projet. Ces
utilisateurs clés jouent le rôle central dans ce dispositif. La phase la plus critique se joue en interne au
sein de l’entreprise.

La phase de préparation de votre projet ERP est déjà bien avancée. Vous avez défini vos objectifs,
rédigé votre cahier des charges et choisi la solution plus l’intégrateur logiciel qui vous accompagnera.
A présent, avec qui allez-vous travailler ?

Tous les secteurs et départements de l’entreprise sont concernés par la mise en place d’un ERP. Il
faut donc se poser deux questions :

 ce que l’ERP va changer pour chacun de ces secteurs

 ce que l’ERP va changer dans les échanges et les communications entre ces différents
départements.

Cela signifie, en termes de gestion de projet, qu’un travail de collaboration au sein d’une équipe
interdisciplinaire et représentative sera nécessaire.

Bien sûr, il faut choisir les des collaborateurs qui soient entièrement engagés dans la réussite du
projet. Les plus actifs, opérationnels, compétents et motivés. C’est ce que l’on appelle les key-users,
les utilisateurs-clés. Ce seront les « clients » types de l’ERP.

III.1.1. Quel est le rôle de l’équipe projet ?

 L’équipe projet a pour mission de mener à bien le déploiement du logiciel ERP au sein de
l’entreprise que ce soit des fonctionnalités, au paramétrage, des besoins à l’utilisation et la
formation des collègues.
 En collaboration étroite avec l’éditeur et intégrateur ERP, elle rédigera le cahier des charges
en identifiant les besoins de l’entreprise.
 Elle sera responsable du projet tout en attribuant les responsabilités principales aux
membres dédiés à 100% au projet.
 Enfin, elle suivra l’avancement des tâches, testera la phase intermédiaire et évaluera les
fonctionnalités.

III.1.2. Comment construire une équipe projet ?

Une équipe projet ne doit pas être construite trop rapidement. Elle demande une certaine réflexion,
la connaissance des personnalités des salariés, l’identification des compétences, …

Le nombre de membre n’est pas défini mais doit être proportionnel à la taille du projet.

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Il est d’ailleurs apprécié de mélanger les différents statuts de l’entreprise et de ne pas se limiter
qu’aux responsables opérationnels.

Cependant, il faut garder à l’esprit que les membres de l’équipe devront travailler ensemble ; autant
s’assurer que les différentes personnalités sont compatibles !

III.1.3. Les membres d’une équipe projet ?

Une équipe projet doit être composée

 d’un directeur de projet,

 d’un chef de projet,
 de keys users,
 d’une équipe d’utilisateurs
 d’une équipe informatique.

 Le directeur de projet

C’est un membre de la direction qui fait partie de l’équipe projet pour symboliser l’engagement de
l’entreprise vers la réussite du projet. Son rôle est de définir les objectifs et périmètres du projet,
d’arbitrer, d’organiser le planning de déploiement et d’attribuer les budgets. Dédié entièrement à
l’intégration du nouveau logiciel ERP, il est le porte-parole du projet lors des réunions de direction et
veillera au respect de l’engagement contractuel avec le prestataire. C’est à lui de concevoir une
équipe projet de choc.

 Le chef de projet

En tant que référent, il est l’interlocuteur direct et coordonne le projet ERP. Il doit s’assurer de la
faisabilité technique et fonctionnelle de la solution informatique. Il fait le lien entre l’éditeur –
intégrateur du logiciel ERP et l’entreprise. Son rôle est de gérer la réalisation des tâches par les
équipes, à chaque étape du projet. Il organise, planifie, attribue le travail des équipes. Il suit et évalue
la réalisation des actions pour le déploiement du logiciel ERP au sein de l’entreprise. Enfin, il veille à
la disponibilité des membres et intervenants et gère la logistique.

 Les keys users

C’est une équipe constituée de personnes de différentes fonction et services de l’entreprise. Elle a
pour mission de faire la promotion du projet ERP en interne. Les keys users sont les ambassadeurs du
projet. Ils ont pour mission de veiller au transfert de compétences, au bon paramétrage des données.
Ils testent la solution, vérifient la cohérence face aux besoins et alertent des disfonctionnements.

 L’équipe d’utilisateurs

Ce sont les utilisateurs finaux du logiciel ERP. Ils peuvent intervenir dans le projet de manière
régulière ou ponctuelle. Ils sont en première ligne pour utiliser la solution c’est pourquoi ils sont de
vrais aouts au moment des tests. Leurs avis sont importants pour évaluer les performances, les
procédures, la personnalisation de l’interface, l’intégration des données, … Certaines entreprises les
sollicitent également pour la saisie des données au moment de l’intégration du logiciel ERP.

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  L’équipe informatique

L’équipe informatique travaille conjointement avec l’intégrateur pour permettre le bon déploiement
du système ERP : accès au serveur, transfert des données, gestion des droits, passerelles entre
logiciels internes, …

III.2. Le cahier de charge

Un cahier des charges ERP est un document contractuel qui permet de définir et lister les attentes et
les exigences de l’entreprise en matière de logiciel ERP.

Le cahier des charges va rassembler toutes vos exigences et attentes en termes de solution ERP. Il
vous permet de faire un état des lieux de l’existant et de qualifier au mieux vos besoins. C’est une
étape cruciale et indispensable dans le choix de votre prestataire ERP.

Le cahier des charges ERP est rédigé par le responsable du projet, qui est également l’usager final de
la solution ERP : le maître d’ouvrage. Il est généralement aidé par un groupe de projet constitué de
différents collaborateurs, qui seront également représentatifs des différents services qui utiliseront
cette solution ERP. Il est également fréquent d’être assisté de prestataires dont c’est le métier.

Le cahier des charges ERP est un document à destination des prestataires intégrateurs. Ceux-ci
pourront proposer des solutions ERP adaptées aux besoins de l’entreprise après lecture de ce cahier
des charges.

Première étape d’un projet réellement maîtrisé, le cahier des charges est un prérequis à tout projet
ERP. Pourtant, bon nombre d’entreprises font l’impasse sur la rédaction de ce document alors qu’il
est stratégique pour assurer la réussite d’un projet.

Voici les principaux points abordés au travers du cahier des charges:

 Quelles sont les caractéristiques de l’entreprise et la façon dont elle est

structurée ? (métier et secteur d’activité, nombre d’employés, chiffre d’affaire, nombre de
sociétés / établissements / sites d’exploitation, typologie de clients finaux…)

 Quelle est l’envergure du projet actuel ? (nombre d’utilisateurs finaux, budget

envisagé pour le changement ERP…)

 Qui intervient dans le projet et quels sont les délais attendus pour la mise en place d’un
ERP ? (listing des membres de l’équipe projet, délais de déploiement attendus…)

 Quelle est l’architecture SI actuelle et quels sont les choix techniques envisagés pour
le renouvellement ERP ? (mode SaaS / Cloud ou on premise, cartographie des logiciels
internes actuels et plan de leurs éventuelles interactions ou connexions…)

 Quel sera le périmètre fonctionnel visé ? (listing détaillé des fonctionnalités attendues,
priorisées en fonction de l’importance – prioritaire, secondaire – et de l’échéance – court,
moyen, long terme – du besoin métier à couvrir)

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 III.3. Phases du projet

Le cycle de vie des projets ERP passe par trois (3) grandes phases incontournables. Bien que chacune
des phases peut être plus ou moins longue selon le cas, elles sont inévitables.

III.3.1. Planification

La première étape consiste à planifier les activités.

On va essentiellement chercher à répondre aux cinq questions suivantes :

1. Pourquoi on implante un ERP ?

2. Quelle est la portée (inclusions et exclusions) de l’implantation ?

3. Qui participera au projet ?

4. Quand (début et fin) ?

5. Comment réaliser le projet ?

6. Finalement, combien tout cela va coûter ?

III.3.1.1. Pourquoi on implante un ERP

Quels sont les objectifs du projet ERP ? Quelles principales améliorations voulons-nous en
entreprenant ce projet ? Est-ce que c’est avant tout une question d’efficacité ?

Également, est-ce qu’on désire intégrer les processus pour simplifier le nombre de plateformes
utilisées ?

Il est donc crucial de bien définir ses objectifs avant d’aller plus loin.

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 III.3.1.2. Quoi ? Quelle est la portée du projet ?

Quelle est la portée du projet ERP dans l’entreprise ? Quelles fonctions d’entreprise désirons-nous
donc supporter avec ce nouveau système ?

Est-ce qu’on désire inclure les fonctions ressources humaines ? Maintenant ou dans une phase
ultérieure ?

Par exemple, a-t-on besoin d’une plateforme pour supporter la force de vente (fonction CRM) ?

Bref, on veut définir ce qui est inclus et ce qui est exclus.

La définition de la portée (périmètre) du projet est essentielle pour bien circonscrire notre zone
d’intervention.

III.3.1.3. Qui sont ceux qui participeront au projet ?

Il faut également déterminer qui sera impliqué dans le projet.

Non seulement il faudra choisir un système ERP et un intégrateur.

Il faudra également déterminer qui, dans l’entreprise, sera impliqué dans le projet.

L’implication de votre personnel-clé est essentielle à la bonne réussite du projet d’implantation.

III.3.1.4. Quand veut-on commencer ? Quand veut-on finir tout ça ?

Point de vue calendrier, quand désirons-nous débuter le projet ?

Y va-t-il une date cible à respecter compte tenu du calendrier financier de l’entreprise ou, par
exemple, de périodes moins occupées durant l’année ?

Bien définir le calendrier cible du projet est une étape essentielle à franchir.

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Durée d’implantation d’un système ERP dans une entreprise

Plusieurs facteurs peuvent influencer la durée de l’implantation d’un ERP dans la PME. Parmi les
facteurs les plus importants, notons :

1. Couverture fonctionnelle : Quelles fonctions de l’entreprise sont couvertes ? Veut-on couvrir

aussi les Ressources Humaines, les activités manufacturières ? Plus on voudra supporter de
fonctions de l’entreprise, plus l’implantation prendra du temps. Il ne sera pas nécessairement
possible de tout réaliser en parallèle.

2. Complexité derrière chacune des fonctions : Quelle profondeur désire-t-on avoir dans
chacune des fonctions ? Par exemple, une entreprise manufacturière pourrait décider
d’uniquement gérer les bons de travail pour sa portion de fabrication. La complexité va
influencer directement la durée de l’implantation et peut faire la différence entre un projet
de six mois et huit mois.

3. Nombre de sites : Dans combien de sites doit-on réaliser l’implantation ? Est-ce que
l’entreprise compte un seul ou 10 emplacements ? Est-ce qu’on parle d’une seule usine ou
plusieurs ? Implanter un ERP dans des sites aux opérations différentes va avoir un impact
direct sur le calendrier.

4. Type de solution : « sur les lieux » (« on-premises ») ou SaaS. Les solutions de type SaaS sont
basés sur de nouveaux paradigmes de configuration et requièrent typiquement moins de
temps pour la configuration.

5. Approche d’implantation (partage de responsabilités entre l’intégrateur et l’entreprise) :

Comment les responsabilités sont-elles partagées entre l’entreprise et l’intégrateur ? Si
l’entreprise s’implique beaucoup dans le projet et qu’elle a des contraintes de disponibilité
des ressources, cela va avoir un impact sur la durée.

6. Approche big bang ou par vagues (phases) : Comment va-t-on réaliser l’implantation ? Est-ce
qu’on fait une implantation de toutes les fonctionnalités et unités d’affaires d’un seul coup ?

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 Ou on va y aller progressivement en implantant d’abord le coeur (par exemple, les fonctions
financières et la gestion d’inventaire) ?

En général, il faut prévoir entre quatre (4) et douze (12) mois pour une implantation.

Il peut arriver que certaines implantations soient plus rapides ou plus longues, mais ça demeure des
cas d’exception.

III.3.1.5. Comment réaliser le projet ERP ?

Comment va-t-on se rendre à destination ? On entend souvent dire que l’implantation d’un ERP est
une véritable expédition.

Différentes activités de gestion critiques doivent être réalisées durant le projet.

Le fournisseur a sa part de responsabilités, mais l’entreprise a aussi la sienne.

III.3.1.6. Combien tout cela va coûter ?

Il est bien important de planifier de façon réaliste les coûts de l’implantation.

Non seulement faut-il prévoir les coûts en logiciels et services du fournisseur, il faudra
impérativement calculer les coûts de l’implication du personnel durant le projet (phases de
planification et implantation).

Estimer le coût budgétaire de votre projet ERP est un exercice relativement périlleux. Il y a beaucoup
de variables à considérer.

Pour vous aider dans cette démarche, nous avons un modèle d’estimation approximatif basé sur
deux variables importantes :

1. Le niveau de complexité du projet. Ceci revient à évaluer les points 1, 2 et 3 de la section

3.3.1.4.

2. Le nombre d’utilisateurs requis.

En fonction de ces deux variables, le modèle vous permet d’établir la fourchette (min et max) du
coût total du système sur une période de cinq ans.

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Exemples d’applications :

 Projet simple, 20 utilisateurs : 98 000 $ à 250 000 $. Coûts de projet (30 %) : 29 400 $ à 75
000 $.

 Projet moyen, 40 utilisateurs : 166 000 à 430 000 $. Coûts de projet : 49 800 $ à 129 000 $.

Hypothèses utilisées

Prenez note. Lors de l’élaboration de ce modèle, certaines hypothèses ont été utilisées :

 Implantation type infonuagique

 Tous les coûts en $ CAN.

 Coûts de licences par utilisateur par mois variant de 40 $ à 150 $.

 Coûts de l’implantation : 50 000 $, 70 000 $ et 150 000 $.

 Inclut uniquement les dépenses en logiciels et services professionnels. N’inclut pas l’effort de
l’entreprise.

Mises en garde :

 Ce modèle est un modèle approximatif et ne saurait convenir à une estimation détaillée du

coût du projet.

 La réalité est que certains coûts de projet pourraient être en dehors des valeurs minimales et
maximales calculées. Ainsi, un projet qui nécessiterait énormément de personnalisations
pourrait engendrer un coût de projet supérieur.

Vous avez maintenant une idée approximative du coût de votre projet envers vos fournisseurs
externes. Maintenant, il reste à déterminer l’implication que votre entreprise aura durant le projet.

III.3.1.7. Bien planifier son projet ERP : Une importance cruciale

Mal planifier son projet, c’est mal s’outiller pour l’ascension qui suivra.

Durant la phase de planification, l’élément critique à considérer est le choix du système ERP et du
fournisseur qui sera responsable de l’implantation de celui-ci dans l’entreprise.

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 III.3.1.8. L’importance de bien choisir son système ERP

Il y a deux raisons fondamentales :

 La première repose sur le fait que tout écart entre les capacités du système ERP et les
besoins de l’organisation a un impact direct sur les coûts du projet mais aussi sur le coût de la
maintenance à plus long terme.

 La seconde tient au fait qu’on remarque constamment des écarts de prix importants entre
les ERP lors de nos appels d’offres. Les différences vont de 30 à 50 %. Vous pouvez en
conclure que si vous ne magasinez pas, vous êtes à risque de payer beaucoup plus cher.

III.3.2. Implantation

Durant la phase d’implantation, on procède à l’installation, configuration, personnalisation du

système ERP. On va également procéder à la formation des utilisateurs et à la conversion des
données en prévision de la mise en production.

Les méthodologies d’implantation peuvent varier, mais essentiellement, on retrouve les étapes
suivantes :

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L’implantation est normalement sous la responsabilité de l’intégrateur (fournisseur du système ERP).
L’entreprise a également des tâches bien précises à accomplir durant l’implantation afin d’assurer un
succès.

III.3.3. Post-implantation (Utilisation du système)

Dans les jours suivants la mise en route, il est normal que la situation ne roule pas à la perfection. Il
est essentiel de faire une certaine activité de stabilisation.

Trois types d’événements peuvent survenir :

 Problèmes réels (bogues) à utiliser le système. Ceux-ci vont nécessiter des correctifs ou
solutions alternatives.

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  Enjeux de mauvaise compréhension du système qui nécessitent une formation d’appoint.

 Insatisfactions quant à certaines fonctionnalités. Celles-ci pourraient requérir des

changements mineurs.

Objectifs de la stabilisation

L’objectif de la phase de stabilisation est de pouvoir réagir rapidement à chacun des types
d’événements, de façon concertée.

Essentiellement, on veut s’assurer de garder la direction pendant le passage de ces « turbulences ».

Par contre, avant de penser sérieusement à cette phase du projet, on doit faire les choses dans
l’ordre et d’abord faire le bon choix du système ERP pour la PME. Cela pourrait faire la différence
entre une période de stabilisation normale et une stabilisation pénible, voir catastrophique.

III.3.4. Reprise des données

Dans un projet ERP la reprise des données est la phase qui consiste à récupérer un ensemble de
données existantes pour les importer dans un nouveau logiciel.

Elle implique donc la préparation des données, l’injection dans un nouvel outil, mais aussi le contrôle
de ces données injectées. La qualité des informations existantes, tout comme la multiplicité des
sources de données, font partie des facteurs qui influencent la réussite de la démarche. Si cette
réussite ne dépend donc pas seulement de l’entreprise ou de l’éditeur-intégrateur, la reprise de
données est une étape cruciale qui ne peut être négligée dans le cadre d’un projet ERP..

Le projet de reprise de données, une étape complexe du projet ERP

Quand une entreprise se lance dans un projet ERP, elle voudra rependre les données qu’elle a
stockées. Et avant d’importer des données dans le logiciel cible, il convient de toutes les prendre en
considération. Or, celles-ci peuvent être nombreuses et provenir de différentes sources, ce qui peut
interroger : quel est la bonne méthodologie d’une reprise de données ? Quel doit être le plan d’une
reprise de données ? Une migration passe par un certain nombre d’étapes :

 le nettoyage des données – et les questions qui en découlent :

que faire des données fournisseurs, des clients, mais aussi des factures impayées, des
commandes non honorées et des temps passés par les consultants ;

 la vérification des données ;

 l’import des données ;

 le contrôle des données final.

Véritable sous-projet du projet ERP, la reprise de données nécessite bien souvent la constitution
d’une équipe dédiée. C’est elle qui devra se poser toutes les bonnes questions, identifier les
informations à reprendre et poser la stratégie. Quelles sont les données que l’entreprise doit
absolument reprendre ? Faut-il reprendre les projets des 5 dernières années ? Etc.

Véritable sous-projet du projet ERP, la reprise de données nécessite bien souvent la constitution
d’une équipe dédiée. C’est elle qui devra se poser toutes les bonnes questions, identifier les

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informations à reprendre et poser la stratégie. Quelles sont les données que l’entreprise doit
absolument reprendre ? Faut-il reprendre les projets des 5 dernières années ? Etc.

Bien qu’elle soit souvent sous-estimée, la reprise de données est une étape critique, mais aussi et
surtout indispensable.

III.3.4.1. L’objectif : injecter des données fiables dans l’ERP

D’une reprise de données efficace dépend, en partie, la réussite d’un projet ERP. Si vous ne devez pas
la négliger, c’est notamment parce qu’elle doit vous permettre d’atteindre un objectif précis :
injecter des données fiables dans le nouveau logiciel de gestion.

L’entreprise, tout comme l’éditeur-intégrateur, aimerait que tout aille vite. Mais une reprise de
données demande du temps. Parvenir à une vraie qualité des données sans faire preuve de patience
est impossible : il faut voir en cette phase cruciale l’opportunité de mettre toutes les informations
dont on dispose au propre, et de repartir sur de bonnes bases… ce qui passe, évidemment, par un
processus de nettoyage des données. Fichier client, fournisseurs, factures payées ou non,
commandes ou encore temps passés : aucune donnée ne doit être laissée de côté. Il est temps de
trier, de consolider, de faire le ménage pour que le nouvel ERP puisse être composé de données
saines.

Pour atteindre cet objectif, il est nécessaire de classer les données par catégorie et de prioriser. Il
restera ensuite à établir une stratégie de reprise des données précise, puis à lier toutes les
informations à la nouvelle solution de gestion.

III.3.4.2. Catégorie de données sont concernées par la migration

S’il est important, pour ne pas dire essentiel, de faire l’inventaire de l’intégralité des données que
l’entreprise a à sa disposition, toutes ne se valent pas : elles doivent être classées. On distingue alors
trois catégories de données…

Les données de structure

Une première catégorie doit comprendre les données de structure : le plan comptable, les axes
analytiques, la numérotation des pièces de gestion… Il s’agit de l’étape la plus simple, puisque
les volumes de données sont généralement relativement faibles, et que les informations peuvent
être saisies directement à la main dans le nouvel ERP.

Les données de référentielles

La seconde catégorie, les référentiels, regroupe les clients, les fournisseurs, les contacts, la
nomenclature des produits vendus et achetés… Au cœur de celle-ci se trouve le fichier client, qui
comporte souvent des données manquant de fiabilité, en plus d’être éclaté dans différents systèmes.
Il complexifie ainsi la démarche, d’autant plus que les référentiels doivent ensuite être reliés aux
données de structure – qui peuvent grandement varier entre l’ancien et le nouveau logiciel.

Les données de gestion

Troisième et dernière catégorie, les données de gestion regroupent les factures de ventes et
d'achats avec leurs soldes, les commandes client et fournisseur en cours, le stock… Il s’agit aussi de
l’étape la plus complexe, qui implique la mise en œuvre d’une véritable stratégie et un certain
nombre d’interrogations, telles que : faut-il reprendre les données des trois dernières années pour

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pouvoir faire des comparatifs, ou bien uniquement les projets en cours ? Faut-il se baser sur les
données de l’ancien système, ou sur les données comptables ?

Ces catégories permettent de classer les données et d’avancer méthodiquement : les données de
structure d’abord, les référentiels ensuite, et les données de gestion pour finir.

III.3.4.3. Les difficultés de la reprise de données

Savoir précisément quelles sont les données concernées et comment prioriser ne fait pas tout. C’est
peut-être le plus grand défi de votre projet ERP… alors forcément, certaines difficultés entrent dans
la balance d’un bon processus de reprise des données !

Les multiples sources de données

Avoir plusieurs sources différentes pour un seul et même type de données peut s’avérer
problématique. Faut-il les fusionner, les centraliser dans un fichier source unique ? Ou bien choisir
une seule source et sacrifier les autres ? Le bon choix dépend du temps, mais aussi des informations
dont vous disposez.

La granularité des données

Un nouvel ERP est censé offrir un niveau de détail plus élevé que l’ancien. Mais les données sont-
elles prêtes pour cela ? Il faut faire en sorte que le futur logiciel puisse accueillir les anciennes
données, même si la granularité n’est pas la même.

Des données par milliers

Bien souvent, les données accumulées sont nombreuses. Voire très nombreuses. Voire
innombrables. Si cela peut être effrayant, c’est aussi l’occasion de faire un grand tri dans ces
données. Priorisez, commencez par les données nécessaires au démarrage avant de vous attaquer
aux données historiques !

Le format des données à reprendre

Les anciennes données sont-elles dans un format compatible avec le nouvel ERP ? Des fonctions
d’export sont-elles présentes ? Ou bien faut-il recourir à un prestataire ? Le format des données est
l’un des critères qui peut décupler le temps de migration, et retarder la mise en production : mieux
vaut y penser en amont...

L’import des données

Un import de données passe souvent par plusieurs étapes, et il est rare – pour ne pas dire impossible
– de le réussir dès le premier coup : paramétrage des codes, mauvais formats, espaces parasites… La
patience est de mise !

Le contrôle de données

Une fois les données importées, le travail est terminé ? Non ! Si l’étape du contrôle peut être
considérée comme un écueil, c’est qu’elle est bien souvent négligée, voire oubliée. Pourtant, pour ne
pas s’en mordre les doigts plus tard, l’intégrité des informations présentes dans le logiciel de gestion
cible doit être vérifiée. Parce que les obstacles d’une reprise de données peuvent avoir de fâcheuses
conséquences, mieux vaut prévenir que guérir !

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 III.3.4.4. Les étapes clés de la reprise de données

Pour réussir une reprise de données, pas question de négliger la moindre étape. Il est indispensable
d’avancer pas à pas, du tri de l’existant au contrôle des données. Voici la marche à suivre !

1 – Faire le tri parmi les données sources

En premier lieu, une reprise commence par un tour d’horizon des données existantes : lesquelles
faut-il absolument reprendre ? Comment est-il possible de les hiérarchiser pour avancer de manière
progressive ? Attention à ne pas céder à la tentation de tout reprendre, et à se focaliser sur les
éléments vraiment nécessaires pour le fonctionnement de la société.

2 – Vérifier les sources de données

Recenser et vérifier les sources de données, parfois dispersées aux quatre coins de l’entreprise, peut
être une étape fastidieuse. Il est important d’accorder un maximum d’attention aux capacités
d’extraction, à la fraîcheur des données, à la granularité des informations et aux formats acceptés par
le nouvel outil, pour se concentrer sur les bonnes sources.

3 – Importer les données dans l’ERP

Une fois les données triées et les sources vérifiées, la migration peut commencer, en suivant l’ordre
recommandé par l’éditeur-intégrateur, qui connaît l’outil mieux que quiconque, et en établissant une
base « test ». Pensez également données de structure, référentiels et données de gestion ! Des
essais, hors base de production, doivent permettre de repérer les erreurs et de les corriger, pour ne
pas avoir à tout reprendre en fin de projet.

4 – Assurer le contrôle des données

Pas question de s’arrêter une fois l’import des données terminé. L’une des étapes les plus
importantes est la dernière, trop souvent négligée : le contrôle des données. Vérifiez que toutes les
données se retrouvent dans le nouvel ERP, en effectuant des recherches similaires dans les deux
logiciels, source et cible, pour vérifier l’adéquation des résultats.

III.3.4.5. Quelques conseils pour réussir une reprise de données

 Préparer un plan de migration comportant l’inventaire des données, des sources et des
tables cibles, les règles de mapping, le plan de nettoyage, de consolidation et de
transcodification.

 Choisir un outil pour réaliser la migration, qu’il s’agisse d’outils de BDD, d’un ETL ou d’Excel.

 Utiliser les fonctionnalités d’import standard de votre nouvel ERP, pour plus de sécurité.

 Travailler sur des échantillons pour valider la stratégie de reprise des données et avancer
avec agilité.

 Contrôler la reprise des données : c’est indispensable pour éviter d’avoir à revenir en arrière
bien plus tard

16
 III.3.4.6. Qui impliquer dans un projet de reprise de données

Constituer une équipe interne dédiée à la reprise de données

Vous aimeriez que la reprise données soit entre les mains d’un Prestataire , qu’il vous dise que vos
données sont parfaitement propres et qu’il les importe dans le nouvel ERP, d’un coup de baguette
magique ? En réalité, c’est impossible ! Vous pouvez constituer une équipe dédiée, mais en interne :
celle-ci doit maîtriser le contenu de votre ancien système d’information pour extraire les
données avant de les injecter dans le système cible.

Un chef de projet doit organiser la reprise de données et s’assurer, auprès de tous les services
concernés, d’avoir l’intégralité des sources de données et les formats correspondants. Par exemple, il
est possible que les données clients soient stockées dans la base de la comptabilité… tandis que les
consultants utilisent leur propre outil. Il convient alors de recouper toutes les informations pour ne
pas passer à côté d’une source de données « fantôme », importante mais invisible.

III.3.4.7. Cas : plusieurs sources de données pour une seule donnée

Parfois, une seule et unique donnée peut être présente dans deux sources de données. Des
informations clients qui se retrouvent sur le logiciel de compta et dans le CRM, par exemple. C’est
sans doute l’opération la plus compliquée d’une reprise de données.

Deux solutions existent :

1. Fusionner les données.

Réunir les deux sources de données, les extraire pour avoir une base de donnée propre et
complète (en choisissant les données les plus pertinentes si elles ne sont pas les mêmes dans
les deux sources). Il faut alors arbitrer champs par champs... Cela prend énormément de
temps, mais garantit des données de grandes qualités.

2. Choisir une source de donnée, arbitrairement.

Une solution bien plus simple, qui évite de passer des mois à croiser de nombreuses sources
de données différentes. Quitte à faire des concessions, c’est un vrai gain de temps !

III.3.5. Phase de déploiement

Le déploiement correspond à la mise en production de votre logiciel ERP ainsi que son installation.

1. Mise à jour de l’infrastructure

Pendant le paramétrage de votre logiciel ERP, certaines mises à jour matérielles peuvent être
anticipées. Un serveur sera utile pour héberger les données de votre ERP et, de la même façon, votre
parc sera à réévaluer. Installer un ERP performant sur des postes antédiluviens nuira aux bonnes
performances de votre outil. Si votre ERP intègre des fonctionnalités de mobilité, il serait bon
d’équiper vos travailleurs nomades de supports mobiles.

17
2. Déploiement

Loin d’être la dernière étape de l’installation de votre ERP, le déploiement est la mise à disposition de
tous de votre outil.

3. Tests et paramétrages

Après le déploiement, votre équipe ERP devra centraliser les feedbacks des utilisateurs de l’ERP afin
de régler d’éventuelles erreurs et de tester les éléments personnalisés.

Félicitations, votre ERP est à disposition de vos utilisateurs !

III.3.6. Formation des utilisateurs

La formation des utilisateurs est une étape essentielle pour que le logiciel ERP soit bien intégré en
interne et correctement utilisé.

Afin d’accroître le taux de réussite de la mise en œuvre de l’ ERP, Il est conseillé ardemment de
prendre la formation des utilisateurs de votre fournisseur. Voici pourquoi :

1. Si les employés (utilisateurs du système) sont correctement formés et reçoivent l’attention et

les compétences nécessaires pendant la phase de mise en œuvre du système,

2. Leurs performances individuelles s’amélioreront augmentant ainsi leur productivité.

3. Lorsque toutes les performances individuelles augmentent, la performance et l’efficacité de

l’entreprise s’améliorent.

Quand on dit aux employés d’utiliser un nouveau système, mais qu’on ne leur montre pas la bonne
façon de le faire dès le début, les responsables se demandent pourquoi le système ne fonctionne pas
correctement et cherchent à blâmer le système lui-même ou le fournisseur de logiciels. Pendant ce
temps, dans certains cas, une formation adéquate est tout ce qui était nécessaire.

Si les cadres sont informés par rapport à la valeur et à l’importance de la formation des utilisateurs,
les avantages du système peuvent être rapidement réalisés. Les systèmes seront finalement utilisés
tels qu’ils ont été conçus et développés.

Avantages de la formation :

C’est au fournisseur de logiciels d’éduquer les utilisateurs et les dirigeants d’entreprise sur les raisons
pour lesquelles la formation et le soutien sont fortement recommandés pendant et après une
nouvelle implémentation de logiciel.

La formation destinée aux utilisateurs est susceptible de:

 Atténuer le stress et lutter contre les peurs liées au système (surtout si nous parlons d’une
mise en œuvre complète de la suite ERP).

 Permettre aux employés d’accepter le système.

 Avoir des effets positifs sur le comportement et la performance.

 Enseigner les compétences nécessaires pour prévenir les problèmes dans le système et
d’utiliser le système efficacement et adéquatement que possible.

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 III.3.7. UAT - tests d’acceptation

Les tests de validation utilisateur (UAT) constituent l’étape finale de tout cycle de développement
logiciel. A cette étape, les utilisateurs testent le logiciel pour voir s’il est capable d’effectuer, en
situation réelle, les tâches pour lesquelles il a été conçu. Les UAT vérifient la conformité du produit
aux attentes des clients. Les testeurs UAT ont pour objectif de valider les modifications effectuées en
se basant sur les demandes originales.

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