Ralisation dun Schma Directeur Informatique

Quest ce quun Schma Directeur Inf Informatique ormatique (SDI) ?

Un Schma Directeur Informatique est un document conu pour prparer lvolution et ladaptation de lenvironnement informatique dune entreprise (ou dune administration) pendant une priode donne (gnralement de 2 5 ans). Le terme Schma est loquent : le SDI nest ni une bible ni une encyclopdie. Il trace des grandes lignes, repose sur lidentification dun existant et de besoins futurs. Le terme Directeur signale que le SDI est un rfrentiel dans lequel des axes stratgiques sont consigns. Le SDI est aussi un outil de planification et darbitrage qui, par diffrents moyens, permet de prparer les investissements informatiques sur la priode concerne mais galement pouvoir de ragir face limprvu.

! Les fonctions du SDI

Le SDI est un outil qui doit tre utile tous les niveaux de lentreprise : ! au niveau de la direction gnrale : Le SDI est le moyen de consigner les choix stratgiques informatiques de lentreprise et de les confronter lexistant, aux moyens disponibles, des chances. Llaboration dun SDI est le moment idal pour mener, au niveau de la direction, une rflexion approfondie sur linformatique au sein de lentreprise : quelles sont les directions donner ? quels sont les rsultats attendre ? quels sont les moyens investir ? ! au niveau de la DSI : Le SDI permet de spcifier les missions et moyens confis la DSI et deffectuer, en fonction de cela, une planification globale des projets et investissements. Il est ainsi possible de raliser une planification des chantiers prvus sur la priode, de dterminer des mthodes darbitrage de nouveaux projets arrivant en cours de priode, de dfinir des systmes cibles. Le SDI doit permettre la DSI de pouvoir la fois anticiper les aspects stratgiques, oprationnels, technologiques des projets, mais galement les aspects budgtaires. Enfin, sur langle organisation , le SDI permet une planification de la charge de travail de la DSI et la prparation des ressources requises pour la ralisation des projets.
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! au niveau des utilisateurs : pour les utilisateurs1, llaboration du SDI est loccasion dexprimer leurs attentes. A lissue de llaboration du SDI, celui-ci prsentera une classification des besoins identifis auprs des utilisateurs et des solutions envisages. Dans les organisations prsentant une informatique fonctionnellement riche, le SDI est galement un moyen darbitrage des projets : le SDI est ce titre un rfrentiel dans lequel les investissements pourront tre classs par service, direction, ou dpartement et permettre aux utilisateurs de constater quils sont traits en parfaite quit vis--vis des moyens informatiques qui leur sont consacrs.

! Le SDI : que contientcontient-il ?

Il ny a pas de SDI type. En effet, le SDI dpendra, la fois dans son contenu et dans sa forme de nombreux paramtres : le type dentreprise concerne, lenvironnement de celle-ci (S.I. existant), les mtiers concernes, la place rserve linformatique, lorganisation Direction-DSI-utilisateurs, etc. En revanche, certains lments seront communs tous les SDI : ! le SDI doit prsenter un existant, un point point de dpart : ltude des besoins et la dfinition de systmes cibles devront tre faites aprs un tat des lieux. Le SDI doit donc intgrer (mme de manire non exhaustive) une prsentation du SI existant (architecture technique, fonctionnelle, organisationnelle), des prcdents axes stratgiques (priode prcdente), de lorganisation interne. De manire objective, les forces et faiblesses de lentreprise (sur le plan informatique) doivent tre voques ; ! le SDI doit consigner les missions et les moy moyens ens accords la DSI. DSI Il joue le rle de contrat de mission entre la direction gnrale et la DSI. Ainsi, la direction a une vision prcise des investissements raliss mais galement de missions attendre (en proportion des moyens accords) de la DSI ; ! le SDI doit intgrer des objectifs stratgiques et oprationnels rpondant des besoins. Il est ncessaire de solliciter les diffrentes entits de lentreprise pour estimer les besoins et mener une rflexion stratgique ce sujet. Sur le plan oprationnel, le SDI doit prsenter en quoi les moyens affects et les chances prvues sont en accord avec des objectifs fixs et rpondent rellement aux besoins identifis ; ! Le SDI doit prsenter les mthodes de travail mises en uvre au sein de lentreprise concernant la thmatique informatique : comment les utilisateurs sont-ils sollicits lors de lancement de nouveaux projets ? quelles mthodes la DSI met-elle en uvre pour piloter les projets informatiques ? quels sont les mthodes et outil de reporting de la DSI auprs de la direction
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Par utilisateurs nous entendons reprsentants des utilisateurs . La reprsentation des utilisateurs varie en effet fortement selon les entreprises (groupes de travails, correspondants utilisateurs , reprsentants de dpartements / entits, etc).

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pour suivre latteinte des objectifs ? quels sont les comits de pilotage informatique et groupes de travail identifis ? etc. ! Le SDI doit prsenter un ensemble de projets. projets Les besoins doivent tre classs selon des priorits, les investissements justifis, et des systmes cibles dfinis. Ce portefeuille de projets permet de les comparer les uns aux autres et de les classer selon diffrentes vues (chancier, risques, charge interne, cots, besoins en conduite du changement, etc.). Il doit tre possible de rattacher les projets aux besoins et aux diffrentes entits de lentreprise1. ! Le SDI doit offrir un cadre de rfrence intelligent et adaptable : dans la pratique, la planification de projets informatiques sur une longue priode est un exercice trs difficile. Les budgets ne sont pas ncessairement prvisibles sur une priode pluriannuelle ; les projets prvus peuvent faire lobjet du retard ; des priorits non prvues peuvent survenir ; des technologies pressenties peuvent se rvler obsoltes ou inadaptes lors de leur mise en oeuvre. Le SDI doit permettre de ragir limprvisible en toute intelligence : Comment ragir si . Idalement, le SDI doit intgrer les procdures mettre en uvre (runions organiser, comits solliciter) selon diffrents scnarios. Le SDI est donc la fois un outil de travail oprationnel pour la DSI et un rfrentiel pour la direction gnrale et les utilisateurs. Llaboration du SDI est notamment loccasion : ! de mener une rflexion sur lintgration de nouveaux outils de travail ou de nouvelles technologies dans lentreprise ; ! de repenser lorganisation informatique et les mthodes utilises ; ! de prparer la mise en uvre de chantier chelonns dans le temps ou dactions qui ncessitent une forte conduite du changement (ex : mise en uvre dune politique de scurit du systme dinformation, ou refonte des applications mtier) ; ! de mener des actions de formation et dinformation du personnel tous le niveaux de lentreprise ; ! de communiquer sur la thmatique informatique, dorganiser des ateliers de rflexion permettant des changes directs entre personnes qui se rencontrent peu : llaboration du SDI favorise lchange de linformation au sein de lentreprise et la communication des ides.

Une dmarche de classification analytique des projets permet de mieux dfinir les investissements rpartis entre plusieurs entits/services et dans certains cas de procder une meilleure rpartition des budgets informatiques (budgets dinvestissement, budgets de fonctionnement).

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Comment raliser un SDI ?

Orsian propose une dmarche dlaboration du SDI en trois phases. phases

! Une dmarche de rflexion : phase 1

La premire tape consiste mener une rflexion globale et de faire un bilan sur la priode coule : quels sont t les faits marquants ? Comment qualifier le SI ? Comment linformatique au sein de lentreprise est-elle perue par les utilisateurs, la direction, les informaticiens ? De cette rflexion peuvent merger des thmes forts. Ces thmes trouvent-ils un cho dans la ralisation dun SDI ? Il est rapidement possible de voir ce quaurait pu (ou ne pas pu) simplifier lutilisation dun SDI durant la priode coule : si nous avions men telle rflexion en amont, nous aurions vit tel cueil . De mme, le SDI est loccasion de capitaliser sur des succs : notre russite tient au fait que essayons dappliquer cette mthode lavenir . A lissue de cette rflexion prliminaire (qui doit tre objective, ce qui est parfois dlicat quand elle est mene exclusivement en interne), lopportunit globale du SDI apparat.

! Le cadre de travail : phase 2

Si lopportunit globale du SDI est perue comme un atout par les diffrents acteurs, il est alors tant dtudier le cadre de ralisation du SDI. La seconde phase a pour objectif de : 1. de fixer des objectifs au SDI (Le SDI doit permettre de, le SDI doit intgrer) 2. et destimer des gains attendus (amlioration des cots, meilleure gestion des RH, visibilit de la direction et des utilisateurs, etc.) 3. de prsenter un tat des lieux reprsentatif du SI (ex : bilan des investissements, organisation interne, mthodes de travail) sans tre trop dtaill ; 4. de dterminer un primtre de travail et une mthode de travail et de conduite du changement en fonction : o de lenvironnement de lentreprise ; o de la disponibilit des acteurs et de la sensibilit des diffrentes entits de lentreprise au thme du SDI ; 5. de prparer un groupe de travail interne, avec les rles et responsabilits A lissue de cette phase, lentreprise doit disposer dun cahier des charges pour llaboration du SDI (dans le cadre dun march public, le document ralis pourrait tre un CCTP). Lentreprise doit
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galement disposer dlments de discussion en interne sur la ncessit (ou non) de faire un SDI : les arguments et les gains attendus doivent tre prsents la direction. La dcision de poursuivre le travail dlaboration trouvera donc une continuit immdiate, car le cahier des charges sera prt.

! Llaboration : phase 3
Dans cette phase, lentreprise pourra tre amene collaborer avec un professionnel, soit pour la matrise duvre globale, soit en assistance matrise douvrage. Dans les deux cas, llaboration du SDI va revtir plusieurs aspects : ! une dmarche de communication et rflexion avec les diffrents utilisateurs de lentreprise : des ateliers de rflexion sont mens pour collecter les besoins, informer les utilisateurs, mener la rflexion sur les systmes cibles ; ! une dmarche danalyse technique et technologique. Le SI doit tre tudi sous diffrents angles : architecture technique, projets en cours, technologies mettre en uvre ; ! une dmarche o organisationnelle rganisationnelle et fonctionnelle : les besoins doivent tre rattachs des projets, les projets une organisation. Les rles des diffrents acteurs doivent tre explicits. Cette dmarche demande de prendre fortement en compte la sensibilit du personnel et des entits sollicites ; ! une dmarche stratgique : elle est mene entre la direction gnrale et la DSI. Lobjectif est de dterminer des grands axes stratgiques et de rattacher concrtement ceux-ci des objectifs oprationnels ; ! une dmarche budgtaire budgtaire Le SDI rsultant de ltude doit tre compris de tous et assimil en tant quoutil de travail par la DSI. De plus, le SDI peut prendre plusieurs formes : ! un document rdig avec des annexes (exemple dannexes : feuilles de calculs pour la consignations des informations de projets) ! un document associ une base de donnes ! un site Intranet avec des accs hirarchiques (consultation pour la direction, les utilisateurs, la DSI)

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Combien cote la ralisation dun SDI ?

Ajuster le SDI au besoin rel : En phase 2 (parfois en fin de phase 1) il est possible destimer le cot de ralisation du SDI. Il est fondamental dadapter linvestissement requis pour llaboration dun SDI aux gains attendus (en autres termes : le SDI doit tre adapt en degr de couverture et de dtails aux besoins et la taille de lentreprise qui le ralise). Cerner le niveau de dtail : Lors de la rflexion sur lopportunit de la ralisation dun SDI, les entreprises se rendent parfois compte quelles ont peu de recul et dinformations sur le SI. La recherche dinformations semble parfois elle-mme coteuse1, et la ralisation dun SDI, avec des tudes annexes, peut apparatre comme un ensemble de cots pour lentreprise. En ralit, le choix de linvestissement doit rsulter dun compromis en fin de phase 2 : les objectifs et gains attendus ayant t valus, il est possible dinvestir de manire avise sur certaines composantes du SDI.

Estimation de la charge des phases

La phase 1 est une phase de rflexion. Elle est essentiellement constitue de runions avec les reprsentants de diffrentes entits de lentreprise, et de collecte dinformations. Sa charge est donc estime en gnral quelques jours de travail. La phase 2 est une phase danalyse et de cadrage. Le travail raliser sera plus proportionnel la taille de lentreprise que la phase 1. La charge de travail est estime en gnral de quelques jours un mois de travail. La phase 3 est la phase relle dlaboration. Elle dpend de plusieurs facteurs : le rsultat de la phase 2 (cahier des charges), les investissements raliss, et la mthode prconise pour llaboration du SDI. Dans 80% des cas, cette phase a une charge comprise entre 20 et 200 hj. Une grande partie de cette charge fait lobjet de runions, dateliers auprs des reprsentants de utilisateurs. Sur le plan oprationnel, un SDI doit tre ralis sur 3 6 mois afin de ne pas tre en dcalage avec la priode dapplication. En rapportant cette estimation la charge mentionne au dessus, llaboration dun SDI mobilise temps plein 1 4 personnes.

Estimation de la charge interne

A cette charge, il ne faut pas oublier dajouter la charge interne : sollicitation du personnel (utilisateurs, direction) lors des runions, sollicitation des informaticiens lors de la collecte des informations, actions de conduite du changement, etc. La charge interne requise est proportionnelle la charge dlaboration.
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Lobtention dinformations parat souvent difficile : ex pour savoir estimer les cots engendrs par le SI, il faudrait faire un audit de , une tude de TCO, une analyse budgtaire sur les dernires annes, etc. etc. : ce serait beaucoup trop cher et difficile raliser.

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Prestations proposes par Orsian pour la ralisation du Schma Directeur Informatique

Accompagnement Orsian
En phase 1 : Orsian peut intervenir dans votre entreprise pour ! rencontrer et dialoguer avec les diffrents interlocuteurs (notamment direction gnrale et DSI) ! faire un bilan auprs de votre entreprise ! analyser lopportunit de la ralisation dun schma directeur ! le livrable est o une synthse stratgique rdige et assortie de recommandations ; o une prsentation orale (type Powerpoint) la direction et aux diffrents acteurs. En phase 2 : Orsian peut raliser ltude dopportunit dtaille du schma directeur. Le livrable peut tre un cahier des charges pour la ralisation du SDI, dans lequel apparatront : ! des objectifs du SDI ! des recommandations sur la mthode dlaboration ! les gains attendus ! une synthse de lexistant sous diffrents angles (techniques, stratgique, organisationnel, budgtaire). Par ailleurs, ce livrable sera prsent et argument en runion de direction afin que celle-ci ait tous les lments pour dcider de poursuivre ou non llaboration du SDI. En phase 3 : Orsian peut laborer le SDI la condition de ne pas av avoir oir particip la phase 2. Si Orsian a particip la ralisation du cahier des charges en phase 2, nos interventions ne seront pas en matrise duvre mais en assistance matrise douvrage : Orsian aidera lentreprise piloter le projet, conduire les travaux, grer les sous-traitants. Pour une raison dontologique simple (ne pas tre juge et partie), Orsian ne participe pas la matrise duvre conjointement sur les phases 2 et 3 dun mme projet de SDI. Orsian sadapte aux besoins de lentreprise et peut proposer un accompagnement intermittent tout au long du projet (des phases 1 3) en assistance matrise douvrage (sous forme par exemple de coaching).

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Contact Orsian Orsian

Pour toute information, contacter : M. Christophe Lanuit +33 (0) 6 63 04 20 85 christophe.lanuit@orsian.com Orsian 59 avenue de Colmar 67100 Strasbourg

! Orsian propose un accompagnement dans les diffrentes phases. Indpendamment de ces prestations mentionnes ci-dessous, nhsitez pas nous contacter pour une information ou un gratuit. conseil gratuit . ! Orsian travaille en direct pour les entreprises et administrations mais galement en support, sur des projets complexes, pour les cabinets de conseil en organisation de SI, SSII, et grands groupes informatiques. ! Orsian est base Strasbourg mais intervient dans la France entire, ainsi que dans des environnements anglophones ou germanophones.

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