Rédiger le cahier des charges pour un

projet ERP
 
Rédiger un cahier des charges est clé pour toute gestion de projet d’intégration ERP.
L’entreprise va définir dans un document ses objectifs et choix stratégiques. Si vous lisez
cette page, c’est probablement que vous avez ou allez réaliser votre audit et organiser des
ateliers autour de vos besoins et processus. Vous êtes donc en recherche d’un exemple
de cahier des charges qui vous permettra de structurer votre projet. Nous avons
synthétisé les informations essentielles pour réussir son cahier des charges, et nous vous
proposons un modèle que vous pourrez facilement vous approprier.
 
Qu’est-ce qu’un cahier des charges ERP ?
Le cahier des charges d’un logiciel ERP va définir les besoins de votre entreprise et les attentes
métier. Il vous projette l’entreprise dans le futur tout en l’incitant à répondre aux bonnes questions
:
 
 Pourquoi se lancer dans un projet ERP ?
 Quels sont les bénéfices à l’intégration d’un logiciel ERP ?
 Si cela n’est pas fait, quels seraient les impacts sur la production ?
 Qui est à l’initiative ? Qui sont les principaux acteurs ?
 Quelle est l’offre de marché ?
 
Le cahier des charges doit servir à faire le lien entre besoins métiers de l’entreprise et possibilités
fonctionnelles et technologiques du futur outil ERP. En d’autres termes, le cahier des charges
ERP formalise votre couverture fonctionnelle (gestion comptabilité client, gestion des stocks,
suivi des commandes, de la production …) et structurel (usines, filiales, boutiques …) du projet.
 
Le cahier des charges vous permet aussi de présenter votre entreprise, son mode de gestion et
ses processus internes. Il est le document référentiel pour votre projet ERP et la base de toute
relation contractuelle entre vous, le client, et votre intégrateur de solutions.

Quel modèle et format privilégier ?

Word, Excel … le cahier des charges pour l’intégration d’un ERP peut se présenter sous divers
formats. Il est généralement rédigé sur Word et envoyé aux différents intégrateurs en format
PDF. Ainsi il prend la forme d’un document contractuel et détaillé. Vous pouvez ainsi intégrer
tous les schémas et tableaux nécessaires à la compréhension de votre besoin sous forme
d’annexes au cahier des charges.

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Pourquoi le cahier des charges est-il indispensable
pour un projet ERP ?

La mise en place d’un ERP relève d’objectifs stratégiques pour toute entreprise. La gestion de

projet prend toute son importance. L’implémentation d’un logiciel ERP se doit d’être un succès.
Dans chaque projet ERP, plusieurs interlocuteurs majeurs sont identifiés. La compréhension
générale peut s’avérer difficile à certaines étapes du développement. Des demandes trop floues
et des coûts supplémentaires peuvent, dès lors, apparaître.
 
Le cahier des charges ERP permet de revenir aux informations et bases définies en amont.
Il recentre les discussions autour des fonctions et objectifs visés.
 
La bonne rédaction d’un cahier des charges permettra aussi de comparer les réponses des
intégrateurs d’un progiciel et leur compréhension de votre projet. Le but de cette démarche n’est
pas d’impliquer un trop grand nombre de prestataires et leur solution mais plutôt de faire
une comparaison objective de leurs offres sur un contenu identique. Vous aurez plus de facilité
pour comparer les propositions de valeur des uns et des autres.
 
On ne peut se tromper dans les critères de choix de son outil ERP et de l’intégrateur.
 
Que doit-on trouver dans un cahier des charges ERP
?
Que doit-on trouver dans un cahier des charges ERP ? Parce que votre cahier des charges
constitue une véritable feuille de route dans le choix et la mise en œuvre de votre solution ERP et
de la gestion de projet, celui-ci se doit d’être un modèle de clarté et de précision.
 
Document structurant pour le travail de votre intégrateur ERP, le cahier des charges respecte un
certain fil logique que l’on peut matérialiser par les points d’étapes suivants :
 
 Etape 1 : L’objet de la consultation
 Etape 2 : L’organisation de la consultation
 Etape 3 : La présentation de l’entreprise
 Etape 4 : La présentation des processus et des fonctionnalités cibles
 
Cadre de la consultation
L’objet de la consultation
Quel est l’objet de votre consultation ? Quel est le périmètre des fonctions que vous souhaitez
pour votre métier ? Quel est le périmètre structurel et géographique de votre projet ?
 

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Il s’agit ici de comprendre le pourquoi de votre projet ERP pour votre entreprise. Concernant les
fonctionnalités, il est préférable de bien décrire vos processus et fonctions cibles.
 
L’organisation de la consultation
Quel est le délai associé ? Quel est votre planning de mise en œuvre de la consultation ? Qui
sont les interlocuteurs métiers dans votre entreprise ? Quels éléments de réponse et de
description sont attendus ?
 
Présentation de votre entreprise
Quel est votre activité ? Quels types de produits ou services vendez-vous ? Expliquez quel est
votre client cible ? Votre système et les types de flux ? Les services qui composent votre
organisation et leur fonction respective ?
 
Du classique ici. Vous pouvez donner des données chiffrées pour plus de visibilité (nombre
d’utilisateurs potentiels du logiciel, volume de produits …).
 
Présentation des processus et fonctionnalités cibles
Quels sont les processus clés de votre métier et activité autour de votre organisation ? Décrivez
vos pratiques existantes pour chaque processus. Quelles évolutions attendez-vous pour
demain ? Classez vos besoins jugés incontournables et ceux estimés complémentaires.
 
Vous pouvez fournir un rétroplanning classique de votre activité surtout si la saisonnalité est
marquée. N’hésitez pas à schématiser vos flux, vos phases opérationnelles ou à décrire une
fiche article avec les champs de données types.
 
Qui doit rédiger le cahier des charges de votre
solution ERP ?
La rédaction d’un cahier des charges ERP n’est pas un exercice facile. Cela demande
une expertise aussi bien sur votre métier que sur l’ensemble de votre système
d’information et processus internes.
 
C’est aussi un exercice de projection vers votre organisation et votre stratégie future qui doit
être mise en œuvre pour que votre ERP soit conforme à vos attentes du moment et celles de
demain.
 
La rédaction du cahier des charges entraîne souvent de nombreux débats au sein des
entreprises. Qui doit le rédiger ? Qui doit aider la personne en charge pour la rédaction ?
 
Porteur de projet ERP et processus interne d’expression de besoins
En bref, le porteur du projet doit être le premier contributeur au cahier des charges. On parle du
maître d’ouvrage du projet. Il s’agit du représentant de l’entreprise porteur du besoin, c’est-à-
dire soit une personne en interne, soit le cabinet de conseil mandaté pour la réalisation de cette
tâche soit les deux.
 
Se faire accompagner dans la rédaction du cahier des charges ERP
Le maître d’ouvrage ou assistance à maitrise d’ouvrage est responsable (AMOA), entre autres,
de la définition du besoin, des objectifs associés au projet et du choix final de la solution. Donc
de la rédaction du cahier des charges entre autres.
 
Du fait des enjeux que représente l’implémentation d’un ERP, de nombreuses entreprises de
toutes tailles optent pour un accompagnement dans la définition du besoin, l’établissement du
cahier des charges et la sollicitation des potentiels intégrateurs. Tout dépend de vos ressources,
de vos compétences internes et de votre calendrier.
 

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A partir de quel moment entre en scène l’intégrateur ERP ? Une fois celui-ci sélectionné, il
interviendra après la rédaction du cahier des charges. C’est à dire en aval de la maîtrise
d’ouvrage en tant que maître d’œuvre. Un rôle différent de celui d’un cabinet de conseils ou
d’une AMOA puisqu’il aura pour fonction de maître en œuvre l’ERP choisit conformément au
descriptif de ce cahier des charges.
 
Les conseils pour bien rédiger un cahier des
charges ERP

Vous l’aurez compris, la création du cahier des charges est essentielle dans les différentes
étapes de l’intégration d’un ERP. N’hésitez pas à y intégrer tous les éléments qui semblent
utiles. Cela permettra de nourrir les réflexions avec votre intégrateur.
 
Quels conseils à suivre pour réussir son cahier des charges ERP ?
 
Nous avons listé quelques conseils pratiques pour vous aider dans cette lourde tâche et faire
un choix éclairé d’une solution :
 
 Pensez à toujours recentrez votre projet autour du pourquoi et des objectifs que vous
fixez
 Évitez les listes de fonctionnalités « basiques » et standards à toute entreprise pour
mettre l’accent sur vos processus métier
 Nommez votre maître d’ouvrage et définissez le cadre de ses responsabilités
 Classez chaque fonction et processus par ordre stratégique. Ajoutez-y leur description.
Des cas concrets. Fournissez des documents d’exemples
 Anticipez sur la conduite au changement aussi bien auprès de votre département
informatique que des autres services
 Pensez agilité. Pensez long terme. Pensez TCO et ROI pour votre solution ERP
 Incitez votre intégrateur à être précis. Vous pouvez fournir une grille de questions sous
Excel en plus du document principal
 Laissez des questions ouvertes sur vos enjeux et objectifs pour obtenir des retours
d’analyse et un peu de créativité de l’intégrateur
 
Les conseils de notre expert pour votre cahier des charges ERP
Parce que nous avons recevons tous les jours des cahiers des charges de toute nature, voici 5
points importants pour orienter votre document dans le bon sens :
 
 Décrivez au plus précis votre organisation ainsi que toutes les spécificités de votre
activité
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 Détaillez le contexte actuel du projet, tous les éléments déclencheurs à l’origine du
besoin et du projet
 Listez toutes vos contraintes qui pourraient avoir un impact sur le déroulé des
opérations
 Définissez exactement le périmètre du système d’information actuellement en place
 Mettez en avant les problématiques bloquant majeurs dans votre activité de tous les
jours mais aussi pour le développement de l’entreprise