MISE EN PLACE Bureau des Méthodes

et Contrôle
Le 23/12/2022
D'UN ERP

Sommaire
Étape 1 : établir un diagnostic
Etape 2 : choisir la solution ERP la plus adaptée
Étape 3 : communiquer
Etape 4 : lancer le déploiement ERP
Étape 5 : former au logiciel ERP
Etape 6 : mesurer le ROI de la mise en place de l'ERP

D’après « Technology Evaluation Centers » ;

Près de la moitié des déploiements d’ERP (Enterprise Resource Planning) échoue la première
fois.

SAP, Infor, Sage X3, Microsoft Dynamics 365 ou encore Oracle…, la réussite de la mise en
place d’un ERP ne dépend pas seulement de la solution de gestion choisie.

Coûts trop élevés, résistance au changement, difficulté lors du transfert des données…
Nombreux sont les obstacles qui peuvent se dresser sur le chemin du déploiement d’un ERP.
Alors comment faire pour relever ce défi ? 

Diagnostic, communication, formation ou encore mesure du ROI, sont tous des étapes qui
expliquent comment mettre en place votre ERP en 6 étapes.

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Étape 1 : établir un diagnostic

Ding, dong, c’est l’heure du diagnostic. Oui… mais par où commencer ? Et si vous partiez tout
simplement de l’état actuel de votre entreprise et de votre système d'information ? Si vous
souhaitez réussir la mise en place d'un ERP, c’est que votre entreprise a des enjeux auxquels il
faut répondre de manière efficace. Vous pouvez donc commencer par les identifier grâce à des
questions concrètes. 

 Quelles sont les problématiques qui vous poussent à déployer un ERP ? 

 Quel est votre enjeu principal dans le cadre de ce projet ? 
 Qui sont les personnes concernées par la mise en place de la solution ERP ? 
 Quels sont les différents flux d’informations existants ?
 Quels sont les outils utilisés par les différentes équipes concernées ?
 Quels sont les processus métiers impliqués ?
 Quel est le plus grand défi du déploiement ERP ? 
 Qu’est-ce qui rendra votre ERP pérenne ? 

Autant de questions qui vous permettront de :

1. Identifier les besoins de votre organisation clairement.

2. Etablir un cahier des charges ERP cohérent.
3. Implanter un ERP avec des modules de gestion adaptés à vos problématiques.

Impliquez l’entreprise dans la mise en place de l'ERP

Faire un diagnostic c’est bien, le faire avec le patient concerné c’est mieux. En l'occurrence, votre
patient est votre entreprise et les collaborateurs qui la composent. Pour pouvoir établir votre
diagnostic, il est donc fondamental que vous impliquiez l’ensemble de l’entreprise, et ce dès le
départ. Comment ? 

 Constituez une équipe projet : cette équipe pilotera l’intégralité du déploiement de

l’ERP. Elle devra élaborer un cahier des charges et veiller au bon déroulement du projet.
L’idéal est une équipe de 2 ou 3 référents aux profils complémentaires et aux rôles bien
définis. 
 Impliquez la Direction : un déploiement d’ERP sans le soutien de la Direction court à sa
perte. Assurez-vous que la Direction soit engagée afin d’impulser l’adhésion des
collaborateurs au projet ERP. 
 Impliquez les utilisateurs finaux : en matière d’adoption des logiciels, rien n’est plus
important que les utilisateurs finaux. Il est donc primordial que vous les impliquiez dès
l’étape du diagnostic en étant à l’écoute de leurs besoins, car c’est grâce à ces
informations précieuses que votre ERP pourra être le plus abouti. 

Etape 2 : choisir la solution ERP la plus adaptée

Il est temps de rentrer dans le vif du sujet : le choix de votre ERP ! Oracle, Infor, SAP ou
Dynamics 365... S’il existe de nombreuses solutions logicielles sur le marché des ERP, toutes ne
sont pas adaptées à vos enjeux de transformation digitale. Il est donc important de rester aligné
avec votre diagnostic afin de ne pas se disperser. Vous devez penser à plusieurs éléments, à
commencer par le type de progiciel qui vous conviendra le plus. 

 ERP généraliste ou ERP spécialisé ? Selon vos besoins, vous pouvez opter pour un
ERP généraliste ou un ERP spécialisé qui s'adapte davantage aux problématiques de
votre secteur. 

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  ERP open-source, ERP propriétaire ou ERP en mode Saas ? Là encore, tout dépend
de votre diagnostic. Vous pouvez choisir un ERP open-source, qui est moins coûteux car
il ne nécessite pas de licence. Vous pouvez choisir un ERP propriétaire avec licence qui
vous permet d’être accompagné dans votre projet et d’avoir accès à un SAV. Ou encore
vous pouvez choisir un ERP en mode Saas qui fonctionne avec le Cloud et sous
abonnement. 

Pour faire votre choix, il faudra à nouveau se poser les bonnes questions. Quelle est la
couverture fonctionnelle proposée par les différents éditeurs de logiciel ERP ? Quel est le niveau
de simplicité du progiciel (utilisation, paramétrage, intégration aux systèmes d’information) ?
L’offre de l’ERP est-elle évolutive (peut-elle accompagner votre croissance) ? Quel est le niveau
de maintenance proposé ? Quelle est la couverture géographique possible ? Enfin, quelles sont
les références clients ? 

 Étape 3 : communiquer

Votre déploiement ERP se fera avec vos collaborateurs ou ne se fera pas. Et pour cause, ils sont
un élément clé de la réussite de la mise en place de votre système ERP. Parce que l’implantation
d’un nouveau logiciel peut être un bouleversement dans le quotidien des collaborateurs, il est
essentiel de les accompagner vers ce nouveau système de travail. Pour cela, un mot d’ordre :
communiquer. Et c’est l’équipe projet qui aura la charge de cette mission, tant auprès des
collaborateurs qu’auprès de la Direction. Mais sur quoi devez-vous communiquez exactement ? 
Voici quelques exemples qui pourront vous aider. 

 Quelles sont les raisons du déploiement ERP dans votre organisation ?

 Quels sont les départements concernés (finance, logistique, RH, etc.) ?
 Comment va se dérouler la mise en place de l’ERP (implantation, formation, transition
vers la solution) ?
 Et surtout, qu’est-ce que vos collaborateurs ont à gagner dans tout ce changement ?

Voici des questions auxquelles il est impératif d’apporter des réponses pour pouvoir engager vos
collaborateurs et favoriser leur adhésion au projet et l’adoption digitale. Par ailleurs, la
communication se faire tout au long du projet, à savoir avant, pendant et après la mise en place
de la solution. 

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Instaurez une culture digitale

Si vous mettez en place un ERP dans votre entreprise, vous êtes déjà sur le chemin de la
transformation digitale. Parce que cette transformation ne fait que commencer, il est essentiel de
l’intégrer pleinement à la culture d’entreprise. Et pour cause, vos collaborateurs n’ont pas tous le
même rapport au numérique, il est donc important d’accompagner chacun dans la
compréhension et l’adhésion de cette transformation. Pour cela, il faut démystifier le numérique
en l’intégrant à leur quotidien et en leur montrant les bénéfices du changement afin de réduire les
résistances. 

Etape 4 : lancer le déploiement ERP

Après vous être posé les bonnes questions, avoir communiqué sur le changement et choisi la
solution la plus adaptée, il est grand temps de passer au déploiement de l’ERP. Alors comment
procéder concrètement ? 

 Paramétrer votre ERP : c’est une étape fondamentale qui vous permet d’avoir un
progiciel qui répond aux problématiques identifiées lors de votre diagnostic. 
 Tester votre ERP : testez, testez et retestez, pour ajuster votre outil ERP selon vos
besoins.
 Déployer votre ERP : une fois le paramétrage et les tests effectués, il est temps de
déployer votre solution. Mais cela ne suffit pas, une fois déployée, il est important de
veiller à la maintenance de cette dernière afin qu’elle reste la plus efficace possible. 

Étape 5 : former au logiciel ERP

Maintenant que vous avez déployé votre ERP, vous pouvez former vos collaborateurs à ce
dernier.

Tableaux de bord, reporting, facturation... La formation vaut pour toutes les solutions ERP. La
raison ? Cette étape est tout aussi importante que les autres : la formation a un impact direct sur
l’attrition de votre outil. Autrement dit, elle affecte directement l’adoption de votre ERP et donc la
réussite du déploiement. Alors comment s’y prendre ? Faites bonne impression ! 

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Etape 6 : mesurer le ROI de la mise en place de l'ERP

Vous ne pensiez tout de même pas que c’était fini ? Maintenant que vous avez formé vos
utilisateurs et qu’ils peuvent prendre en main leur ERP en toute simplicité, il ne vous reste plus
qu’à mesurer les retombées de la mise en place de votre ERP. Pour cela, commencez par définir
des indicateurs de performance afin de mesurer précisément la réussite de votre déploiement,
tels que : 

 L’évolution de la productivité des collaborateurs. 

 L’évolution des délais de livraison. 
 Le taux de rotation du stock.

L’ERP étant au cœur de nombreux processus, il est important de définir des KPI adaptés à
chaque métier et activité impliqués. Mais il ne suffit pas de mesurer. Une fois que vous avez
récolté et analysé vos données, il vous faut faire des ajustements afin d’améliorer
continuellement votre ERP. Mesurer et ajuster, oui mais comment ? 

Mesurez votre ROI avec le Learning Analytics

Vous avez déjà entendu parler du Learning Analytics ?  Ce dispositif permet de prendre des
décisions fondées sur la donnée : un véritable levier stratégique ! Mais comment cela fonctionne
exactement ? 

Prenons l’exemple d’une fonctionnalité de gestion des bons d’achats mal maîtrisée. Grâce au
Learning Analytics, vous pouvez découvrir la source exacte du problème : vos utilisateurs se
trompent à chaque fois au même endroit, ils ne consultent pas le guide dédié et ne maîtrisent
donc pas bien la solution. En sachant d’où viennent les différents blocages, vous pouvez alors
optimiser votre ERP en continu afin d’en améliorer l’utilisation.

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