LIVRE BLANC

L’ERP pour les années à venir :

les qualités indispensables

Découvrez comment choisir et mettre en place l’ERP

qui relèvera les défis des 10 prochaines années
 SOMMAIRE

Introduction

Les entreprises et la durabilité de l’ERP

Les 8 qualités de l’ERP conçu pour durer

La gestion de projet qui assurera la longévité de votre ERP

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Êtes-vous prêt pour un choix durable ?

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Qui sommes-nous ?

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 INTRODUCTION

Au cœur du fonctionnement de votre entreprise, l’ERP est mis sous tension, à l’épreuve
des changements profonds que nous vivons et à l’accélération de la digitalisation. Les
besoins métier évoluent sans cesse et de nouvelles technologies font régulièrement
leur apparition.

Quels que soient leur taille, leur secteur ou leurs problématiques métiers, toutes les
sociétés sont aujourd’hui à la recherche de plus de collaboration, d’agilité, d’évolutivité
et d’ergonomie.

L’ERP est considéré comme le système cœur-poumon de l'entreprise : il est critique

pour sa survie au quotidien. S’il participe lui-même à la révolution numérique, son rôle
est aussi de centraliser et de rationaliser les nouveaux flux d’informations.

Un ERP devrait être utilisé idéalement plus de 10 ans et accompagner la croissance et

les changements de votre entreprise. Prenez garde aux éléments qui pourraient limiter
l’usage de l’ERP et vous forcer à réinvestir dans un nouveau logiciel bien plus tôt.

La durabilité, valeur forte de notre époque, est un critère essentiel. Au-delà de l’aspect
budgétaire, il s’agit de ne pas se voir sans cesse limité dans ses actions. De ce fait, la
résilience et l’adaptabilité seront des valeurs clés.

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 Les entreprises et la durabilité de l’ERP
Quel que soit le secteur ou la taille de votre entreprise, le futur dépendra de votre capacité à :

Assurer pour vos collaborateurs et vos partenaires la disponibilité de l’information en ligne : complète,
centralisée et en temps réel
Garantir une gestion performante des commandes en ligne et un suivi complet des transactions
Proposer une excellente expérience client et une interactivité de qualité
Tenir compte des enjeux environnementaux et sociétaux.

Nous sommes tous confrontés à l’enjeux de la durabilité.

PME et entreprise du mid-market

Les entreprises industrielles ont été les premières à s’équiper de logiciels de gestion.
Souvent sur mesure pour coller à leurs processus spécifiques, ces ERP ont rendu des
services pendant de nombreuses années. Cependant, ils souffrent aujourd'hui de
problèmes de maintenance. En effet, les technologies sont obsolètes et/ou
dépendent de personnes qui partent à la retraite.

Elles se retrouvent donc aujourd’hui bien dépourvues en constatant qu’aucune

évolution n’est possible sur leur solution ERP. Certains de ces processus leur ont
pourtant permis, à l’époque, de disposer d’un avantage concurrentiel. Il est donc
important de les conserver et de les traduire dans un nouvel ERP sur mesure.
Comment conserver les avantages de ces solutions anciennes, qui procurent
autonomie et ont une durée de vie relativement longue ?

Par ailleurs, les activités traditionnelles doivent aussi pouvoir se réinventer. Pour
perdurer, s’adapter et grandir, elles doivent être soutenues par des solutions
informatiques modernes et adaptées. Leur choix devrait être guidé par une volonté
d’indépendance et la nécessité de disposer d’un outil qui soit vecteur d’innovation et
de réactivité sur leur marché.

Enfin, certaines applications métier développées par l’entreprise sont toujours

performantes et doivent pouvoir être conservées et connectées à l’ERP.

Grande entreprise
Face à l’apparition de nouveaux acteurs sur le marché, les grandes entreprises sont amenées depuis quelques
années à devoir traiter de manière agile de nouvelles problématiques.

Pour intégrer de nouveaux métiers, capables de faire face à cette concurrence mais aussi se positionner
davantage comme un acteur de l’innovation, elles doivent pouvoir compter sur leur solution ERP. Les grands
ERP du marché, tels que SAP ou Oracle, peuvent-ils offrir une approche durable dans cette démarche de
diversification ou d’innovation ? Et à quel coût ?

Bien souvent, les ERP dédiés aux grandes entreprises ne permettent pas suffisamment d’agilité et de
personnalisation. Ils n’offrent pas la réactivité nécessaire au vu du temps de développement de nouvelles
fonctionnalités ou de l’adaptation à de nouveaux processus. Néanmoins, ces ERP constituent un outil de
centralisation des données. D’autres solutions doivent pouvoir s’y connecter et apporter davantage de
flexibilité pour s’adapter aux évolutions du marché.

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 e-business

Les sociétés proposant exclusivement des services en ligne sont

aujourd’hui légion. Elles multiplient les stratégies pour se différencier de la

concurrence et perdurer.

Pour assurer leur avenir, ces entreprises, qui disposent souvent de

plusieurs plateformes d’e-commerce ou de services en ligne, cherchent

aujourd’hui à se diversifier et s’ouvrent à d’autres canaux de vente (points

de vente, B2B…). Elles lancent aussi régulièrement de nouveaux services à

valeur ajoutée.

Dans ce contexte, l’enjeu pour l’ERP est de faciliter l’intégration de

nouvelles technologies mais aussi de rester au cœur du système

d’information quoi qu’il arrive. C’est de cette manière qu’il pourra être

durable et assurer la stabilité des activités de l’entreprise. L’ERP doit offrir

une intégration fluide et en temps réel qui réponde aux enjeux holistiques

actuels.

Start-up innovante

Certaines start-ups bouleversent les codes du marché et proposent de

nouveaux produits et services qui requièrent des processus de gestion

innovants. Elles rencontrent donc des difficultés à trouver une solution

ERP prête à l’emploi.

Ces entreprises, qui ont démarré de rien, voient parfois leurs volumes de

transactions et de données exploser en très peu de temps.

Il s’agit donc pour elle de choisir une solution ERP capable de les

accompagner dans leur croissance. Cette solution doit être capable de

répondre à leurs besoins actuels, en termes d’ergonomie, de simplicité

mais aussi à leurs ambitions futures de développement, que soit au niveau

d’une expansion à l’international ou de croissance du volume d’activité.

5
Le choix d’un ERP doit être guidé

par la nécessité de disposer d’un

outil qui soit vecteur d’innovation

et de réactivité sur le marché.

Les 8 qualités de l’ERP

conçu pour durer

Dans le vaste choix des ERP du marché, à quoi devez-vous porter

attention du point de vue technique mais aussi ergonomique ?
Quelles sont les qualités essentielles pour être réactif sur votre
marché et faire face aux changements des 10 années à venir ?
Comment gérer un futur où les changements seront imprévisibles
mais réguliers ?

Choisir une solution ERP quand on ne sait pas de quoi sera fait
demain n’est pas une tâche facile. Voici les qualités essentielles
d’une solution ERP faite pour durer.

Une flexibilité à toute épreuve

Dans les prochaines années, vous serez surement amené à :

Lancer des nouveaux produits

Implanter votre entreprise sur un nouveau marché
Développer un nouveau canal de vente
Créer un business model innovant

Votre outil de gestion ne doit pas être un frein. Les fonctionnalités de votre ERP seront amenées à
évoluer. Pour cela, la solution devra disposer de la flexibilité nécessaire pour adapter les écrans et les
processus. Si vous lancez un nouveau business model, les processus doivent même pouvoir être
complètement personnalisés dans l’ERP. Attention au choix d’une solution qui nécessitera d’attendre
une prochaine version du logiciel pour répondre aux attentes du marché.

2. Connectivité & temps réel

De quoi aurez-vous besoin en 2026 : e-commerce, points de vente, logiciels métier, réseaux sociaux,
portails des fournisseurs et logisticiens ? Vous ne le savez pas encore ! C’est pourquoi votre solution de
gestion ne peut plus se permettre d’être difficile à interfacer.

Les défis sont nombreux :

Qualité des données grâce à l’unicité de l’information
Optimisation du travail administratif en évitant la ressaisie d’informations et en réduisant le risque
d’erreurs
Qualité du service clients grâce à des données pertinentes et en temps réel
Agilité sur votre marché en étant plus souple dans la présentation de votre offre
Expérience utilisateur optimale

Votre ERP permet-il d’intégrer l’ensemble des flux et des données en toute sécurité ? Pour cela, l’ERP
doit disposer de l’ouverture nécessaire, via des web services performants et simples à mettre à en
place.

C’est ainsi qu’il pourra échanger avec d’autres applications et traiter rapidement, dans les meilleures
conditions, les transactions et la mise à jour des informations.
 3. L’ERP maître du référentiel de données
Dans tous les cas, quoi que vous fassiez, pensez à garder l’ERP comme maître du référentiel.

De la consolidation des informations au sein de votre logiciel de gestion dépendra la qualité de vos services
et la fidélisation de vos clients. Avec des systèmes décentralisés, le pilotage des données devient complexe
et source d’erreurs. Vous offrez une expérience utilisateur déplorable.

Commandes, stocks, expéditions, produits, tarifs, coordonnées des clients, historique des achats, paiements,
SAV… C’est l’ensemble du référentiel qui a vocation à être intégré et l’ERP doit être au cœur du système
d’information.

De cette manière, vous pouvez définir de manière fine et cohérente votre politique commerciale sur les
différents canaux de vente, mais aussi garantir l’exactitude des données. En plus, vous disposez d’une vue
globale sur les activités, sur l’ensemble des canaux de vente.

De quoi aurez-vous besoin en 2026 :

e-commerce, points de vente,
logiciels métier, réseaux sociaux,
portails des fournisseurs et
logisticiens ?

Vous ne le savez pas encore !

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 4. L’ERP au cœur des services en ligne et du e-commerce
La crise nous a fait entrer pleinement dans le règne des services en ligne et de l’e-commerce.
De nombreuses entreprises ont vu leurs commandes en ligne exploser, d’autres ont dû
développer très rapidement de nouveaux outils pour pouvoir assurer la continuité de leurs
activités.

Et votre ERP dans tout cela ? Si à court terme, vous avez dû parer au plus pressé, avec des
solutions non intégrées, sur le moyen terme et le long terme, la consolidation des informations
et des commandes au sein de votre logiciel de gestion sera essentielle pour assurer la qualité
de vos services et fidéliser vos clients.

En plus de consolider l’intégration d’applications ou portails web existants, vous devez pouvoir
anticiper l’avenir.

Vos clients, fournisseurs et partenaires peuvent également devenir des utilisateurs de votre
ERP. En effet, vous n’êtes pas obligé de vous lancer dans le développement d’une nouvelle
application. L’ERP offre en effet aujourd’hui une ergonomie suffisante pour des personnes
externes à l’entreprise. Vous pouvez par exemple l’utiliser dans vos relations client via un
portail de SAV ou de suivi des livraisons.

Disposer d’une vue à 360° sur les clients et assurer un suivi précis et réactif de la gestion de
l’ensemble des besoins des clients est essentiel. Il est important de pouvoir centraliser, en
temps réel, les informations des différentes plateformes afin d’assurer un service client de
qualité.

Dans ce cadre, Grâce à l’ouverture des technologies et aux différents modes d’interfaçage,
l’ERP se situe naturellement au cœur de l’architecture applicative. Grâce à de multiples web
services, il garantit l’unicité de l’information.

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 5. Mobilité pour tous les collaborateurs
et partenaires
Les impératifs climatiques, la perte de temps dans les transports,
le progrès amené par les outils connectés, la pluridisciplinarité
des équipes ont suscité de nouveaux usages et aspirations. Il est
devenu de plus en plus nécessaire de pouvoir travailler à
distance, avoir accès à des informations, à des outils de gestion, à
des outils métier et à communiquer de manière nomade.

Rien ne sera plus comme avant… D’une part, vos collaborateurs

ont goûté au télétravail et ont pu apprécier ses avantages.
D’autre part, vos clients aussi ont utilisé de manière plus
intensive et plus large les services en ligne. En tant que citoyen,
chacun est devenu plus attentif aux enjeux environnementaux et
sociétaux. De nouvelles formes de business, qui s’adaptent à ces
nouvelles réalités, vont donc s’installer et se développer.

Dans ce contexte, l’ERP est un outil structurant crucial. Il se doit

d’être mobile, de contenir des informations en temps réel à la fois
synthétiques et visuelles. Il doit permettre une analyse rapide
d’une situation tout en accédant facilement aux détails. Il est
essentiel que tous les processus soient disponibles sur tous les
supports, à tout moment, peu importe le lieu.

Un des objectifs de l’ERP est de contribuer à un mode de gestion

dématérialisé (paperless). Cependant, malgré la dématérialisation
et le développement technologique, l’ERP doit contribuer à
favoriser les relations de confiance entre collaborateurs ainsi
qu’avec les clients et partenaires.

6. Ergonomie et accès à des utilisateurs non experts

Les ERP modernes proposent généralement une bonne ergonomie. Vous n’avez pas
forcément besoin d’être un spécialiste ou d’avoir suivi une longue formation pour les
utiliser.

En matière d’ergonomie, ou plus globalement d’expérience utilisateur, plusieurs éléments

sont à prendre en considération dans le choix d’un ERP.

un accès rapide aux fonctionnalités essentielles

une personnalisation et donc une simplification des écrans pour chaque rôle
la mobilité avec des écrans adaptés aux smartphones et tablettes
une navigation intuitive, permettant d’augmenter la productivité
La possibilité de créer des écrans spécifiques pour privilégier l’accessibilité, la
productivité et la prise de décisions
la guidance dans les processus de gestion

Des interfaces sont adaptées à l’usage spécifique des vendeurs, des opérateurs
logistiques ou industriels, tant en termes d’ergonomie que de mobilité.
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 Ne négligez pas les aspects techniques
et les performances...

7. Haute disponibilité à tout moment

Même si les aspects techniques ne sont pas au centre de
votre attention, il est nécessaire de s’en préoccuper quand on
parle d’ERP, sous peine de créer rapidement des limitations
pour votre business.

La haute disponibilité implique de couvrir au moins un certain

nombre de contraintes. Le système doit :

garantir une disponibilité 24/

permettre un back-up sans interruption de service ;
être exploité dans des “clusters” applicatifs résilients dans
lesquels plusieurs instances applicatives travaillent en
parallèle pour prendre le relais l’une sur l’autre en cas de
défaillance d’un service ;
couvrir des variations ou des augmentations de charge de
manière transparente pour l’utilisateur et sans interruption
de service.

Sachant que vous ne savez pas de quoi sera fait demain, la

puissance technologique de votre solution de gestion sera un
véritable atout par rapport à la concurrence.

8. Résilience face aux montées de charge

L’ERP doit offrir la résilience nécessaire pour ne pas être limité en
termes de charge ou de volumétrie. Que ce soit de manière
ponctuelle ou structurelle, il s’agit de vérifier si vous avez la
possibilité d’augmenter les ressources en termes de :

capacité de calcul, notamment dédiée à certaines tâches

(comme le reporting)
capacité de base de données.

L’objectif est de dédier plus de ressources - mémoire et CPU - là

où vous en avez besoin pour de ne pas impacter tous les autres
utilisateurs. Ainsi, par exemple, lors d’une facturation massive, il
n’y a pas d’impact en termes d’accessibilité et de performances.

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Géré avec une bonne méthodologie,

un projet ERP renforce la productivité

de l’entreprise et l’esprit de

collaboration sur le long terme.

 La gestion de projet qui assurera la longévité de votre ERP

L’implémentation d’un nouvel ERP met à l’épreuve une

organisation. Consommateur de temps, un projet ERP
implique tous les niveaux de pouvoir, interfère avec son
quotidien, et remet parfois en question des processus
établis. Pourtant, s’il est géré avec une bonne méthodologie,
il renforce sur le long terme la productivité mais aussi l’esprit
de collaboration.

Une solution ERP n’est pas seulement une histoire de

technologie et de fonctionnalités... Il s’agit aussi de relations
humaines. Dans la manière de gérer votre projet ERP, quels
sont les éléments clés qui permettront la mise en place d’un
ERP durable ?

Focus sur les besoins des utilisateurs

Le succès d’un projet ERP repose notamment sur l’adhésion
des utilisateurs. L’évolution du système de gestion doit faire
sens pour eux et rencontrer leurs attentes. Vous devez tenir
compte des besoins de tous les utilisateurs, en les incluant
dans le projet dès la phase d’analyse.

Il s’agit de garder sans cesse le focus sur les utilisateurs avec

la productivité en point de mire mais aussi les clients pour
qui le nouvel ERP doit être synonyme d’efficacité et d’une
expérience positive avec votre entreprise.

Ensuite, tout au long du projet, des outils méthodologiques

solides vous permettront de valider l’adéquation de la
solution aux attentes, ainsi que le niveau d’apprentissage et
d’adoption au sein des équipes.
Analyse des besoins & Plan Qualité Projet
Validation des fonctionnalités et des écrans au fur et à
mesure
Tests permettant de couvrir tous les cas d’usage

Face à l’évolution des technologies, les utilisateurs de l’ERP,

formulent également des attentes fortes en termes de
mobilité et d’ergonomie. Attention à ne pas se focaliser
uniquement sur les fonctionnalités.
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 Méthodologie de projet rigoureuse

Pour chaque projet, il faut mettre en place une équipe et une gouvernance de projet adaptées aux
attentes de l’organisation et à l’importance du projet. Cependant, certains éléments permettent de
garantir que votre ERP sera fait pour durer quelle que soit votre entreprise.

Plan Qualité Projet Gouvernance de projet

Tout projet informatique débute par une
préparation. Cette étape est fondamentale car
elle permet de fixer les rôles des différents
intervenants et de prévoir le déroulement des
différentes phases du projet. L’élaboration
d’un Plan Qualité Projet, véritable travail de
collaboration entre l’équipe du prestataire et
le client formalise cette première étape d’un
projet ERP.  Comité de Pilotage est l’outil de management
La gestion du projet se réalise à l’aide de deux
outils de pilotage : Le Comité de Projet et le
Comité de Pilotage. Il est impératif que le
projet soit rythmé par ces rendez-vous. Le
Comité de Projet, hebdomadaire, est l’outil de
conduite de l’exécution du projet et de
coordination entre l’équipe projet du client et
celle du prestataire. Généralement mensuel, le
du projet : gestion des risques, choix de
solutions, arbitrages et pilotage financier.

Formation et documentation Conduite du changement

Les Key Users acquièrent la connaissance de
l’application tout au long du projet et ont pour
mission de former les utilisateurs. Il est
important que la documentation spécifique
soit réalisée par les key users sur base des
ateliers et des documents de projet. Cela
permet de les impliquer très tôt dans la prise
en main de la solution et de garantir un
transfert de compétences optimal.
La conduite de changement s’opère tout au
long du projet ERP en s’appuyant notamment
sur le concept “train the trainer” et le
maintien des ressources de l’équipe projet de
l’entreprise et sa participation active, de sorte
à capitaliser sur la connaissance acquise au fil
du projet.

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 Implication des ressources internes
Une des principales causes d’échec dans l’implémentation d’une nouvel ERP est l’absence de prise en
compte de l’effort interne à déployer. Il est primordial de s’assurer de la qualification mais aussi de la
disponibilité de certaines personnes.
Direction de l’entreprise
Un projet ERP doit être porté par la Direction
Générale de l’entreprise, généralement par un
“Sponsor” du projet. La direction doit tout
d’abord fixer les objectifs, en veillant à les
rendre compréhensibles, et à les
communiquer aux équipes. En cours de projet,
elle assure le pilotage en participant aux Copil
mensuels et veille à ce que des mesures
nécessaires à la réussite du projet soient
mises en place.
Key users
Les Key Users ont la connaissance pratique et
approfondie de leur domaine fonctionnel et
de l’interaction de celui-ci avec les autres. Il
s’agit donc souvent d’un responsable d’un
département (finance, logistique,
production…). Durant le projet, le Key User
peut faire référence à d’autres personnes de
son équipe, qui possèdent une expertise
pointue dans un domaine particulier.
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Chef de projet
Le Chef de Projet assure la gestion
quotidienne du projet. Il comprend les enjeux
et maîtrise parfaitement le périmètre
fonctionnel et technique. Il est responsable
du planning et de la coordination interne de
l’ensemble des ressources de l’entreprise.
C’est pourquoi, il est l’interface entre l’équipe
projet de l’entreprise et celle du fournisseur. Il
a pour mission de clarifier toute l’information
nécessaire à la maîtrise du projet.
Utilisateurs
Les utilisateurs seront formés par les key
users. Néanmoins, dès le début du projet, il
est très important de leur expliquer les
implications de l’intégration d’un nouvel ERP
et les efforts de l’équipe projet. C’est ainsi
que vous pourrez garantir une bonne
compréhension de l’investissement personnel
de l’équipe projet et un soutien réel dans la
reprise de tâches courantes.
 Pensez au futur

Une projet ERP ne s’arrête pas à la mise en production de la solution. Si votre choix a été
guidé par les critères évoqués plus haut et que la mise en place de l’ERP a été réalisée dans
les règles de l’art, votre ERP aura toutes les chances d’être durable.

Néanmoins, pour qu’il réponde réellement à vos attentes en termes de durabilité, il s’agit
aussi d’une attention de tous les instants après sa mise en place. Prenez garde à maintenir
une organisation qui permette de garantir une continuité des services et une adaptation
constante aux nouveaux usages et aux besoins des utilisateurs et du marché.

Le centre de support du prestataire assure évidemment la maintenance corrective et

évolutive mais il pourra également être force de proposition. En effet, l’IT aura pour objectif
de faire profiter des bénéfices techniques et fonctionnels des nouvelles versions.

Inversément, il est important de mettre en place un processus permettant au business de

communiquer avec l’IT sur les nouvelles attentes du marché et des utilisateurs.

C’est ainsi que l’ERP restera up to date, et permettra à l’entreprise d’optimiser ses processus
ou de développer de nouveaux services.

 Êtes-vous prêt pour un choix durable ?

Faites le point sur ces éléments et vérifiez que votre entreprise est prête

pour la prochaine décennie.

Durabilité et résilience sont des valeurs clés de notre époque.

Les technologies Open Source ou le Cloud apportent aujourd’hui des

réponses concrètes à ces problématiques et permettent de relever le défi.

Ne tombez pas dans le piège de la précipitation en négligeant la phase

d’analyse des besoins. Elle prend de plus en plus de place dans l’offre

d’implémentation des ERP. Les méthodologies sont bien connues mais

encore sous exploitées.

N’hésitez pas à vous faire accompagner dans la réflexion. La mise en place

d’un ERP demande une analyse de nombreux éléments, c’est un processus

complexe. S’appuyer sur une équipe pouvant vous guider dans cette

démarche, ayant l’expérience de nombreuses implémentations, contribue

à faire de votre projet un succès.

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Qui sommes-nous ?

Une équipe d’experts pour accompagner votre entreprise sur le long terme

Chaque entreprise est unique.

Dans un environnement complexe et changeant, chacune trouve sa voie et les
outils pour se développer. Nous pensons que la technologie doit s’adapter à
votre entreprise, son contexte et ses ambitions.

Audaxis met en place des solutions de gestion d’entreprise Open Source et

Cloud qui permettent d’automatiser les processus métier et d’accroître vos
capacités de gestion. Ces ERP sont personnalisés à vos besoins et connectés à
vos autres applications. C’est ainsi que nous vous apportons de la valeur
ajoutée.

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dans l’implémentation d'ERP depuis plus de 20 ans.

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