EBOOK

Comment réussir
ses plans d’actions ?

De la théorie aux retours d’expériences,

toutes les bonnes pratiques
pour piloter ses plans d’actions
et l’amélioration continue
 SOMMAIRE
Page 03
Améliorer les performances… ou comment éviter
le phénomène de « la pluie de météorites »

Pages 04-05
Elaborer ses plans d’actions : les 4 règles essentielles

Pages 06-07
Exemples de démarches d’amélioration continue

Pages 08-09
Le succès réside dans le pilotage

Page 10
Outillez-vous pour performer !

Page 11
À propos de Humanperf Software

2 RÉUSSIR SES PLANS D’ACTIONS

 Améliorer
les performances ….
Vous ne le savez que trop bien : l’intensité concurrentielle sur nos marchés est telle que les entreprises
doivent opérer une transformation de fond sur le long terme pour assurer leurcompétitivité.
C’est à cette quête d’efficience que la démarche d’amélioration continue répond pour créer un
environnement d’innovation incrémental et ainsi se redonner des marges de manœuvre et de progrès.

L’amélioration continue est un mode de gestion d’entreprise, qui s’inscrit dans une recherche permanente
d’efficacité et de progrès. L’objectif est double : devancer les concurrents et fidéliser lesclients.
On cherche ainsi à agir sur les 3 leviers de performance de l’organisation :

- La qualité des produits ou services,

- L’efficacité et/ou la productivité,
- Les conditions de travail.
L’amélioration continue est donc une démarche transversale qui touche l’ensemble de l’organisation : du
dirigeant aux opérationnels en passant par le middle management ; autant dans le service qualité, qu’au sein
de la production, du service RH ou encore de la direction commerciale... Chaque service utilise et met en
œuvre ses propres outils méthodologiques « métiers », mais il existe un dénominateur commun à tous
les projets d’amélioration continue : la mise en œuvre de plans d’actions.

… ou comment éviter
le phénomène de la pluie de météorites
Qui dit « plans d’actions », dit actions à mettre en œuvre par des collaborateurs, quels qu’ilssoient.
Et qui peuvent bien vite se faire submerger de tâches à faire, tombant à l’improviste sur leur bureau
ou dans leur boite mail alors qu’ils ont déjà un planning (sur)chargé...

En effet, le 1er dysfonctionnement dans le pilotage des plans d’actions, c’est le phénomène de
« la pluie de météorites ». Et les collaborateurs font souvent tout pour l’éviter ! Peur de ne plus être
maître de son propre planning, d’avoir trop de choses à gérer et pas assez de temps pour tout faire, peur
de se voir attribuer des tâches au dernier moment et de gaspiller du « temps précieux » à « rendre des
comptes » sur l’avancement des tâches et des projets en remplissant un énième tableur Excel, email de
synthèse, compte-rendu sur Word, etc.
Ces travers se rencontrent bien trop souvent en entreprise pour ne pas être pris au sérieux.

Comment dans ces conditions faire accepter la démarche d’amélioration continue par l’ensemble
de l’organisation ? Comment faire pour que chacun puisse mener à bien ses projets, faire aboutir les idées en
les transformant en actions, et ce, dans un processus de travail standard, fluide et facile à mener ?

L’objectif de ce guide est de répondre à ces questions pour vous aider à faire évoluer votre
pilotage de plans d’actions vers de meilleures performances.

RÉUSSIR SES PLANS D’ACTIONS 3

 Elaborer ses plans d’actions :
les 4 règles essentielles
Mener à bien les plans d’actions est évidemment une
composante clé du processus d’amélioration continue
dans l’entreprise. C’est en effet le fil conducteur de tous
les projets et de l’ensemble des services.
Si grâce à une méthode systématisée, l’ensemble des
actions menées aboutit aux résultats escomptés, dans les
délais attendus, en évitant les freins et les écueils
habituels, alors on peut dire que l’entreprise se
rapproche de l’excellence opérationnelle.
Mais pour y arriver de façon systématique, il faut suivre
une méthodologie à la fois simple et rigoureuse,appliquée
à l’ensemble des projets et plans d’actions. Couplée à un outil
logiciel performant, vous pourrez concevoir et piloter les plans
d’actions plus facilement et enfin concrétiser les initiatives
servant les objectifs stratégiques de l’organisation.
Voici nos 4 conseils phares pour créer votre propre
méthodologie sur-mesure.

Se fixer des objectifs concrets

Le plan d’actions permet d’aller d’un point A à un point B « ensemble » : c’est une « course de relais » dont le parcours

1
peut être plus ou moins compliqué. Il est donc impératif de connaître la situation existante et le problème à régler (le
point A), pour définir précisément l’objectif à atteindre (le point B) afin de pouvoir valider, ou non, son atteinte.
C’est l’écueil majeur de la gestion de plans d’actions que de ne pas savoir se fixer d’objectif concrets.
Comment dans ce cas valider la destination si un cap clair n’avait pas été décidé ?

Il existe de nombreux outils et méthodes pour réussir cette première étape tout à fait fondamentale : méthode
« SMART », les « 5 P », etc., mais le plus important est de savoir les définir de manière claire et accessible, par exemple :
l’objectif « le délai de traitement des commandes doit être réduit » peut devenir opérationnel en étant reformulé ainsi
« 100% des commandes doivent être traitées en 12H au lieu de 24H aujourd’hui ». Et ça change tout sur le résultat.

Faire simple et formaliser clairement les choses

Faire simple, c’est s’assurer l’adhésion de l’ensemble des parties prenantes, de la direction aux collaborateurs.

- Simple à comprendre : l’intitulé doit être clair et non ambigu, décrire l’essentiel ;

2
- Simple à exécuter dans le sens où tout est défini précisément : les étapes, les ressources, les délais, les
intervenants, sans laisser de place au doute ;

- Simple à communiquer auprès des différentes personnes impliquées : de l’avancée des actions
jusqu’à l’aboutissement et la réussite du projet.

Et pour faire simple, le maitre mot, c’est la préparation ! Il faut en amont bien définir le contour
de la mission, les problématiques, les ressources nécessaires, les délais de livraison et les freins à lever.
Une fois effectué, le plan d’actions devient alors une feuille de route à suivre, sans plus se poser davantage
de questions. Le temps passé dans cette phase préparatoire fera par la suite gagner un temps considérable.

4 RÉUSSIR SES PLANS D’ACTIONS

 Prioriser sans se précipiter
“Quand tout est prioritaire, alors rien ne l’est”

3
Il est fondamental de prioriser dans le pilotage des plans d’actions. En amont d’abord, en priorisant
les initiatives à développer et à mettre en œuvre parmi toutes celles proposées : « tout est à faire mais pas
forcément en même temps ». L’engorgement crée un sentiment d’épuisement et l’on ne valorise plus le travail.
Une bonne pratique consiste alors à retenir celles qui servent le mieux les objectifs à atteindre avec le meilleur
retour sur investissement (ROI). Les indicateurs d’objectifs sont alors essentiels pour être en mesure de savoir
lesquelles seront les plus efficaces, les plus rentables ou les plus appréciées...

Ensuite, lorsque l’on souhaite piloter la mise en œuvre d’actions qui nécessitent davantage de moyens
(humains / temps / budget), cela implique de disposer d’une vue consolidée de la totalité des plans d’actions en
cours et de leur état d’avancement. Ce sera la seule façon d’opérer un arbitrage en cas de besoin.

Mesurer pour apprécier la création de valeur

Définir les éléments de mesure (KPI pour Key Performance Indicator) au moment de la définition du plan

4
d’actions évite de piloter ensuite à l’aveugle et donc diminue drastiquement les risques d’échec.
Au-delà d’aider à prioriser les actions à mener, les KPI permettront donc de vérifier la conformité des résultats
par rapport aux objectifs de départ.

Comment choisir les indicateurs à appliquer ? Cela dépend du besoin, du sujet concerné et de la structure dans
laquelle ils sont appliqués. Un bon indicateur est forcément en relation étroite avec l’objectif à atteindre. Cela peut
être un indicateur « maison » ou un indicateur plus générique (ROI, délai moyen, % de conformité, etc.).

A SAVOIR : un indicateur peut être un outil de pilotage au niveau décisionnel mais ne sera pas forcément utilisé au
niveau opérationnel.

“If you want engagement, you must engage.”

— Karen Martin, The Outstanding Organization

Pour réussir sa démarche d’amélioration continue,

il faut une mobilisation au plus haut niveau de l’organisation.
L’implication de la Direction est la condition indispensable
pour faire adhérer ensuite les collaborateurs…

5
 Exemples de démarches
d’amélioration continue
Comme nous l’avons vu précédemment, un plan d’actions
mené avec succès de bout en bout est avant tout bien préparé.
Une fois définis les objectifs à atteindre, les tâches à effectuer,
les exécutants, les moyens à disposition et les délais
à respecter, il ne reste plus qu’à agir. Mais comment cela peut-
il s’appliquer concrètement en entreprise ?
Voici 2 exemples de démarches et d’approches vécues
dans le secteur industriel et le secteur des services.

SECTEUR INDUSTRIEL
Redynamiser l’amélioration continue
Contexte
Entreprise leader sur son marché à l’international mais contrainte par des exigences
réglementaires de plus en plus fortes. La démarche d’amélioration continue s’essoufflait et
les fichiers Excel se multipliaient, rendant impossible le suivi et la priorisation des actions.
L’absence de respect des délais et des livrables a entraîné une baisse de l’adhésion des
collaborateurs et un essoufflement de la démarche…

Objectifs
Redynamiser le dispositif en offrant un cadre plus structurant et davantage de visibilité.

Approche
- Identification des différentes natures de plans d’actions et de la gouvernance associée :
décentralisation de la validation des plans d’actions « simples » tandis qu’un chantier
touchant un processus restera validé par le responsable du processus lié, etc.
- Formalisation d’un mode opératoire précis pour chaque nature de plans d’actions :
- Qui déclare le plan d’actions ? Quelles sont les exigences en termes d’informations
pour bien saisir le problème, identifier les enjeux et les actions à mener…
- Qui anime le plan d’actions ? Quelle est la périodicité des revues ?
- Qui réalise le plan d’actions et reporte sur son avancement ?
- Qui valide et planifie le plan d’actions ?

Réalisations
Centralisation des plans d’actions dans un seul outil avec un déploiement progressif sur les
différentes entités pour d’abord atteindre de premiers succès sur lesquels communiquer afin
de motiver les autres parties prenantes par des preuves et exemples concrets…

Résultats
- Une meilleure réactivité grâce à l’adaptation du mode opératoire des différents plans d’actions.
- Un accès immédiat et transversal à l’information concernant tous les plans d’actions en cours.
- Une charge de travail maîtrisée grâce à une meilleure priorisation et planification des actions.
- Une démarche à nouveau sous contrôle et des bénéfices tangibles…

6
“L’amélioration continue, ce n’est pas que pour les entreprises industrielles.”

SECTEUR DES SERVICES

Pérenniser l’amélioration continue
Contexte
Entreprise de services financiers positionnée sur un marché ultra-concurrentiel dont l’objectif
stratégique est de développer à la fois l’acquisition et la fidélisation des clients. L’entreprise a
donc initié une démarche d’amélioration continue participative au service de l’amélioration de
l’expérience client. Malgré des efforts conséquents d’animation via l’intranet et de suivi de
fichiers Excel, il est vite devenu impossible de répondre aux exigences de pilotage et de visibilité.

Objectifs
Garantir la pérennité du dispositif d’amélioration continue.

Approche
- Centralisation des actions pour mieux partager une vue d’ensemble de leur avancement.
- Evangélisation pour permettre à chaque collaborateur de contribuer au sein du dispositif.
- Dissociation des initiatives locales avec les actions transverses pour éviter les goulots
d’étranglement au sein des différentes instances.
- Homogénéisation des méthodes de travail entre les différentes entités.
Réalisations
Centralisation des plans d’actions dans un seul outil partagé et accessible à tous.

Résultats
- Une meilleure identification des actions prioritaires pour temporiser et arbitrer afin de ne pas
« confondre vitesse et précipitation »…
- Une identification plus facile des actions déjà saisies pour supprimer d’éventuels doublons.
- Une meilleure adhésion des équipes à la démarche d’amélioration continue et au suivi
régulier des plans d’actions.
- Un reporting plus simple et plus rapide aux différentes instances qui libère les énergies sur
des tâches à valeur ajoutée (accompagnement méthodologique, suivi des instances).
- Une communication plus aisée pour valoriser les portefeuilles des actions et les apports des
personnes impliquées.

7
 Le succès
réside dans le pilotage
Les deux exemples précédents nous montrent que
l’amélioration continue doit être suivie de manière
permanente. Quelle que soit l’activité, maintenir
continuellement une dynamique positive autour de la
démarche est essentiel.
Et surtout, le dénominateur commun de ces deux
exemples : c’est le pilotage des plans d’actions qui
a mené vers la réussite et l’atteinte des objectifs fixés.
En effet, la centralisation des plans d’actions dans
un seul outil et la mise en place d’une gouvernance
associée avec des modes opératoires de suivi
clairement définis ont permis de trouver les leviers
efficaces du succès et facilité l’adhésion à la
démarche d’amélioration continue.
Alors, quelles sont les clés pour piloter
efficacement ses plans d’actions ?

1
Fédérez les équipes
Il faut obtenir la mobilisation de chacun pour que la
démarche d’amélioration continue se répande dans
l’entreprise. Pour cela, il faut créer une « ambiance
d’amélioration continue » et faire en sorte que cela
devienne un véritable état d’esprit chez les
collaborateurs

La direction a des objectifs, qui ne sont pas toujours les

mêmes que les problématiques rencontrées par les
opérationnels au quotidien. Faire converger ces objectifs
à l’occasion de challenges par exemple, permet de
valoriser la contribution des collaborateurs et, en même
temps, de montrer l’exemple d’une action qui sert la
stratégie globale.

Par la mise en œuvre d’une démarche

participative, l’entreprise valorise son capital
humain et en fait un véritable levier
de différenciation.

8 RÉUSSIR SES PLANS D’ACTIONS

2 3
Dédramatisez
l’amélioration continue
Comme évoqué précédemment, les collaborateurs
ont souvent peur « de la pluie de météorites ».
Le risque existe d’une charge de travail
supplémentaire en administratif, gestion et suivi
des plans d’actions puisque la démarche exige
un certain formalisme et un reporting
supplémentaire qui n’avait pas lieu
précédemment. Mais ce risque peut être
écarté si la démarche de progrès est bien
menée dans l’organisation et que celle-ci
se dote des bons outils.
Dans un objectif d’amélioration des conditions de
travail et de la productivité, il est fondamental de
s’adapter le plus possible aux méthodes
et fonctionnement des opérationnels. Ils sont la force
vive de l’entreprise, ce sont eux qui connaissent bien
les freins et les blocages à lever et ce sont eux
qui vont mettre en œuvre les actions préventives
ou correctrices décidées. Il est donc évident
que pour les faire adhérer, il faudra commencer
par leur prouver les bienfaits de la méthode.
4
Laissez tomber Excel pour réussir vos plans d’actions
Excel est assurément l’outil de prédilection dans les
entreprises. Mais lorsqu’il est utilisé pour gérer les plans
d’actions et sert de feuille de route pour l’ensemble des
projets, ces derniers se dispersent rapidement sur
les ordinateurs des différentes parties prenantes.
Alors voilà, malgré des fonctionnalités puissantes, Excel atteint
très vite ses limites dès qu’il s’agit de travail collaboratif.
Pilotez finement
Avez-vous une idée précise :
- Du nombre d’actions menées par an ?
- De la charge de travail des collaborateurs
pour le traitement des actions ?
- Des ressources immobilisées par toutes ces actions ?
- De l’avancement des actions (respect des délais,
aboutissement réel) ?
- De la rentabilité des actions menées ?
Si la réponse est non, alors il est nécessairede vous doter
au plus vite d’un outil de pilotage des plans d’actions.
La gestion de plans d’actions implique 2 niveaux de suivi :
- Le suivi individuel de chacun des plans d’actions sur
leur bonne mise en œuvre et leur aboutissement ;
- Le suivi global des plans d’actions, en ayant
une vision consolidée de toutes les actions
menées au sein de l’organisation.
En effet, l’intérêt ici est de pouvoir arbitrer et prioriser les
différents plans d’actions selon leur rentabilité, les
ressources immobilisées, les coûts, etc. C’est faisable
lorsque des indicateurs ont été définis en amont, comme
nous l’avons vu, mais aussi lorsque l’on bénéficie d’une vue
d’ensemble des plans d’actions. Et ils peuvent être très
nombreux, donc impossible à gérer sur un tableur Excel.
Il ne permet pas d’être partagé, ni actualisé en temps réel
auprès de toutes les personnes impliquées, ni de donner
une vision globale claire et à jour de tous les plans d’action
menés.
Il est donc temps de laisser vos tableurs de côté (en
tout cas pour la gestion des plans d’actions) et de
trouver un outil collaboratif bien plus adéquat.
9
 Outillez-vous
pour performer!

Dans un paysage de transformation permanente

où l’environnement économique de demain
est en mutation profonde, il est plus que jamais
indispensable d’avoir une stratégie
d’amélioration continue déclinée en plans
d’actions pilotés avec efficacité et mis en œuvre
par des collaborateurs fédérés autour du projet.

Le succès tient en ce que l’humain remis au cœur de l’entreprise

devient le principal moteur du changement, de la transformation
et donc de l’amélioration continue. Il suffit bien souvent d’appliquer
les méthodes qui marchent déjà et d’apporter les bons outils.

L’outil est aujourd’hui devenu indispensable à toute démarche

qualité et d’amélioration continue. Les récentes innovations
technologiques apportent de nouvelles générations de
plateformes de gestion de plans d’actions plus intuitives et plus
collaboratives.

À la fois outil de pilotage et d’animation de cette démarche

de progrès, la plateforme de gestion des plans d’actions garantit
la bonne compréhension des objectifs de progrès
par tous les collaborateurs et permet de structurer une approche
qui était auparavant insuffisamment formalisée et partagée.

Si l’outil est devenu indispensable, remporter l’adhésion des équipes

en fédérant autour d’objectifs communs et permettre un pilotage
précis par les responsables le sont tout autant pour garantir
la réussite à long terme des plans d’actions. A ces conditions,
vous pourrez dire adieu au phénomène de « la pluie de
météorites »…

“Pour réussir la démarche

d’amélioration continue,
il faut s’outiller, c’est un facteur clé de succès.
Sans un outil, on n’y arrivera pas.”

10 RÉUSSIR SES PLANS D’ACTIONS

 Challenge ou Appel à idées

Mobilisez les forces vives de votre entreprise!

Collectez et analysez les idées

de vos collaborateurs, de vos clients,
de vos partenaires, pour mieux répondre A propos de Humanperf Software
aux enjeux de demain.

EN SAVOIR PLUS

Humanperf est un éditeur de logiciels spécialisé dans l’innovation,

l’amélioration continue et la gestion de projets. Notre aventure est
Innovationparticipative
née du constat qu’une entreprise ne devrait pas se priver du potentiel
d’innovation et de progrès de ses collaborateurs.

Nous avons donc travaillé à concevoir une plateforme participative et

Profitez d’un réservoir d’idées inépuisable ! collaborative qui permette aux entreprises de profiter au mieux de toute

Profitez d’un réservoir d’idées inépuisable !
Gérez le cycle de vie complet des idéesdepuis
leur capture jusqu’à leur mise en œuvre.
EN SAVOIR PLUS
cette énergie, et aux collaborateurs de concrétiser leurs initiatives
individuelles ou collectives, de partager leur enthousiasme et de s’épanouir
dans leur travail.

Depuis plus de 15 ans, nous accompagnons avec succès des entreprises de

Gestion des plansd’actions
toutes tailles et de tous secteurs, dans le monde entier.
Ce succès, nous le devons à l’étroite collaboration que nous créons
avec nos clients pour intégrer les meilleures pratiques en termes
d’innovation et de progrès dans notre solution afin qu’elle soit la
plus intuitive, la plus complète et la plus fiable du marché.

Fédérez vos équipes autour d’outils

simples et performants !

Gagnez en efficacité et en rapidité dans

le pilotage de vos plans d’amélioration continue.
Parmi nos références
EN SAVOIR PLUS

Gestionde portefeuilles de projets

Stimulez la collaboration !
Profitez enfin du juste milieu entre
le tableur et les outils de gestion
de projets complexes.

EN SAVOIR PLUS

RÉUSSIR SES PLANS D’ACTIONS 11

199/201 Rue Colbert Tél : +33 3 20 13 97 33
59000 Lille Email : team@humanperf.com
Site : www.humanperf.com