Guide de projet : ARYANS JEAN

27-05-2023

Réalisé par : YASSINE SELLAK

ILYASS OUAHMANE

Évalué par : Mr Y.HILLALI

Année universitaire 2022-2023

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 INTRODUCTION (OpenErp)
Open ERP est un logiciel fabuleux, possédant de très nombreuses
fonctionnalités parmi des centaines de domaines fonctionnels. La meilleure
façon d’aborder Open ERP est de se placer dans une situation réaliste. Ce
manuel d’accompagnement présente un exercice d’apprentissage graduel,
développé au fur et à mesure des chapitres et permettant de se familiariser
progressivement avec les fonctions de base d’Open ERP, sans évoquer
directement les détails techniques et nombreux paramétrages de ces
fonctions. Un contexte réaliste servira donc de fil conducteur tout au long
des différents exercices. Cet exercice couvre les principaux modules d’Open
ERP que sont: la gestion de stock et production, la gestion des ressources
humaines, la comptabilité analytique et financière, les ventes, les achats et
l’administration de base du système.

1.ARYANS JEAN
1.1 La société ARYANS JEAN
La société ARYANS JEAN est située à Ain sebaa au Maroc, et possède une
fabrique des jeans, domaine textile, dont un modèle est présenté ci-dessous.

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La société a été fondée en 2023 par deux associés : Ilyass Ouahmane et Yassine
Sellak
• ILYASS OUAHMANE, l’actuel directeur général, a un parcours professionnel
plutôt technique et est à la base des grandes innovations qui ont fait la
renommée de ARYANS JEAN
• YASSINE SELLAK, le vice-président, a un profil plutôt financier et commercial.
Il a fondé ARYANS JEAN après plusieurs années d’expérience dans un grand
cabinet de consultance français. Il a permis à ARYANS JEAN de décrocher
des contrats importants qui ont poussé l’entreprise dans sa croissance.

1.2 Le projet Open ERP

Etant donné que la société ARYANS JEAN connaît une forte progression de son
activité depuis ces dernières temps, elle est maintenant dans une situation où
les processus sont devenus compliqués et demandent beaucoup d’effort et
de travail de la part des employés: double encodage, erreurs dans les processus,
avec des logiciels et programmes qui ne sont pas combinés ni intégrés. ARYANS
JEAN a donc organisé un groupe interne chargé de gérer le projet de logiciel de
gestion et de faire une sélection. Après avoir passé 3 mois à évaluer les
principaux logiciels de gestion d’entreprise disponibles sur le marché, nous
avons décidé de choisir Open ERP, le logiciel qui semble être le plus avancé et
complet parmi tous ses concurrents. Afin de limiter les risques liés à
l’intégration, ils vous ont contacté afin de construire un prototype fonctionnel
basé sur leurs propres données. Vous aurez cinq jours pour mettre en place une
configuration propre d’Open ERP pour organiser les processus de l’entreprise.
Après une première réunion avec le chef de projet de ARYANS JEAN, vous
convenez de construire le prototype suivant sur une période de 5 jours, en le
raffinant progressivement au cours de réunions de travail avec les utilisateurs
clé:
• mise en place et configuration du système de base
• gestion de la gamme des produits ARYANS JEAN
• gestion des ventes et des achats
• gestion des relations clients et fournisseurs de ARYANS JEAN
• gestion documentaire transversale
• gestion des ressources humaines (personnel, fiches de présences, notes de
frais, congés, ...)

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• comptabilité et contrôle des coûts
• gestion des projets et services ARYANS JEAN
• gestion de stock
• gestion de la production

2. Installation et paramétrage
2.1 Création d’une base de données
Pour démarrer sur une nouvelle installation d’OpenERP, il y a deux alternatives
principales:
• S’inscrire sur le service OpenERP à la demande (ODOO)
• Ou installer soi-même un serveur OpenERP en téléchargeant le logiciel sur
www.openerp.com
Afin de configurer le système, vous devez commencer par préparer une nouvelle base de
données pour ARYANS JEAN. Votre prototype sera construit à partir d’une base vide, donc il
ne faut pas charger les données démo. Choisissez
la langue du système (FR) et prenez le profil minimal car les différents modules seront
chargés au fur et à mesure des besoins. Durant le processus, vous devrez configurer l’en-tête
et pied de page des documents de ARYANS JEAN.

ARYANS JEAN

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Cette partie permet de définir les différentes informations de la société, Le Nom, l’adresse ...

Grâce à l'utilisation du logiciel OpenERP, les entreprises peuvent gérer efficacement leurs
processus commerciaux et leurs opérations quotidiennes. OpenERP est une solution de
gestion intégrée qui offre une gamme complète de modules fonctionnels, tels que la
comptabilité, la gestion des ressources humaines, la gestion des ventes, des achats et bien
plus encore.

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Grâce à la création d'un exercice et d'un plan de compte dans OpenERP, vous pouvez gérer
efficacement votre comptabilité et suivre avec précision les mouvements financiers de votre
entreprise. Cette fonctionnalité vous permet d'obtenir des rapports financiers détaillés, de
simplifier la déclaration fiscale et d'avoir une vision globale de la santé financière de votre
entreprise. En utilisant OpenERP, vous bénéficiez d'un système comptable complet et intégré
qui facilite la gestion financière de votre entreprise.

2.2 Création des modules

L'installation des modules dans OpenERP est un processus simple et flexible qui vous permet
de personnaliser le système en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise. OpenERP
propose une vaste bibliothèque de modules fonctionnels, tels que la gestion des ventes, des
achats, de la comptabilité, des ressources humaines, du marketing et bien d'autres encore.

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Pour installer un module, vous pouvez accéder à l'interface d'administration d'OpenERP et
naviguer vers la section "Applications". À partir de là, vous pouvez rechercher le module
souhaité et l'installer en un clic. OpenERP téléchargera et installera automatiquement le
module, et il sera ensuite disponible pour être configuré et utilisé dans votre système.
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En installant les modules appropriés dans OpenERP, vous pouvez améliorer et étendre les
fonctionnalités de votre système, ce qui vous permet de gérer efficacement vos activités
commerciales. Que vous ayez besoin de gérer vos ventes, vos achats, votre comptabilité ou
tout autre aspect de votre entreprise, OpenERP offre une solution complète et modulaire
pour répondre à vos besoins.

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3. Ajout des utilisateurs
L'ajout d'utilisateurs dans OpenERP est une étape importante pour permettre à votre équipe
d'accéder et de collaborer efficacement dans le système. OpenERP offre un système de
gestion des utilisateurs robuste qui facilite la création de profils d'utilisateurs, la gestion des
autorisations et la définition des rôles au sein de votre organisation. Pour ajouter un
utilisateur dans OpenERP, vous pouvez accéder à l'interface d'administration et naviguer vers
la section "Utilisateurs". À partir de là, vous pouvez créer un nouveau profil d'utilisateur en
spécifiant les informations telles que le nom, l'adresse e-mail et le mot de passe. Vous pouvez
également attribuer des autorisations spécifiques à chaque utilisateur en fonction de leurs
responsabilités et de leur rôle dans l'entreprise.

En ajoutant les utilisateurs appropriés dans OpenERP, vous pouvez créer un environnement
de travail collaboratif et sécurisé. Chaque utilisateur pourra accéder aux fonctionnalités qui
lui sont nécessaires et contribuer efficacement aux activités de l'entreprise. Avec OpenERP,
vous disposez d'un système de gestion des utilisateurs flexible et personnalisable qui s'adapte
aux besoins de votre organisation.

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4. Création des catégories de produits
Pour créer des catégories de produits dans OpenERP, vous pouvez accéder à l'interface
d'administration et naviguer vers la section "Produits". À partir de là, vous pouvez ajouter
une nouvelle catégorie en spécifiant son nom, sa description et éventuellement des attributs
supplémentaires tels que des codes ou des images. Vous pouvez également définir des
catégories parentes pour créer une hiérarchie logique entre les différentes catégories.

OpenERP offre également des fonctionnalités avancées pour la gestion des catégories de
produits. Vous pouvez configurer des caractéristiques spécifiques pour chaque catégorie,
telles que des unités de mesure, des prix de vente par défaut ou des taxes applicables. De
plus, vous pouvez définir des règles de tarification, des promotions ou des variantes de
produits pour chaque catégorie, ce qui vous permet d'adapter vos offres aux besoins de votre
entreprise.

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En créant des catégories de produits dans OpenERP, vous pouvez organiser votre inventaire
de manière cohérente et structurée. Cela facilite la recherche, la gestion des stocks et la
présentation de vos produits aux clients. Avec OpenERP, vous disposez d'un système de
gestion des catégories de produits flexible et intuitif, vous permettant de mieux contrôler
votre inventaire et d'optimiser vos opérations commerciales.

5. Partenaires
5.1 Insertion des partenaires externes :
L'étape des partenaires dans OpenERP est cruciale pour la gestion des relations avec vos
clients, fournisseurs et autres parties prenantes de votre entreprise. Pour ajouter un
partenaire dans OpenERP, vous pouvez accéder à l'interface d'administration et naviguer
vers la section "Partenaires". À partir de là, vous pouvez créer un nouveau profil de
partenaire en spécifiant les détails tels que le nom, l'adresse, les coordonnées et d'autres
informations pertinentes. Vous pouvez également classer les partenaires en différentes
catégories, telles que clients, fournisseurs, prospects, etc., pour faciliter la recherche et la
segmentation de votre base de données de partenaires.

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Pour ajouter un partenaire client dans OpenERP, vous pouvez accéder à l'interface
d'administration et naviguer vers la section "Partenaires". À partir de là, vous pouvez créer
un nouveau profil de partenaire en spécifiant les détails pertinents, tels que le nom, l'adresse,
les coordonnées et d'autres informations spécifiques au client. Vous pouvez également
attribuer une catégorie spécifique pour distinguer les partenaires clients des autres types de
partenaires.

5.2 Partenaires clients :

En gérant vos partenaires clients dans OpenERP, vous pouvez améliorer la relation avec vos
clients en leur offrant un service personnalisé et en répondant à leurs besoins spécifiques.
Vous pouvez également suivre les ventes, analyser les performances et générer des rapports
détaillés sur l'activité de vos clients. Grâce à OpenERP, vous disposez d'un système de gestion
des partenaires clients complet et intégré, qui vous aide à optimiser votre service client et à
renforcer la fidélité de vos clients.

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EXEMPLE : Produit JEAN BAGGY
Dans le logiciel OpenERP (Odoo), l'onglet qui contient les produits est généralement appelé
"Catalogue de produits" ou "Produits". Cet onglet constitue un élément central pour la
gestion de votre inventaire et la configuration de vos offres commerciales. Dans cet onglet,
vous pouvez créer, organiser et suivre tous les détails relatifs à vos produits. OpenERP offre
une interface conviviale et intuitive pour gérer efficacement votre catalogue de produits.
Vous pouvez ajouter de nouveaux produits en spécifiant des informations telles que le nom,
la description, les variantes, les prix, les taxes applicables, les unités de mesure, les images et
bien d'autres.

En utilisant l'onglet des produits dans OpenERP, vous bénéficiez d'un système complet de
gestion des produits qui facilite la configuration, le suivi et la vente de vos offres commerciales.

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Vous pouvez organiser vos produits de manière cohérente, améliorer votre visibilité sur les
stocks et offrir des informations détaillées à vos clients. Avec OpenERP, vous disposez d'un
outil puissant pour gérer votre catalogue de produits et stimuler votre activité commerciale.

6. Définir le prix de produit et la comptabilité :

L’étape de définir le prix d'un produit et la comptabilité sont étroitement liées pour assurer
une gestion financière efficace. La fonctionnalité de détermination des prix dans Open ERP
permet aux utilisateurs de configurer et de gérer facilement les prix de vente, en prenant en
compte différents facteurs tels que les coûts de production, les marges bénéficiaires
souhaitées et les stratégies de tarification. Ces paramètres peuvent être ajustés en fonction
des besoins spécifiques de l'entreprise et des fluctuations du marché.

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7. Création de la nomenclature :
La création de nomenclatures dans le logiciel Open ERP offre à notre entreprise une méthode
structurée pour définir les composants et les ressources nécessaires à la fabrication de
produits. En intégrant cette étape dans leur processus de gestion de production, les
utilisateurs peuvent bénéficier d'une meilleure visibilité sur les coûts, d'une planification plus
efficace et d'une gestion optimisée de leurs opérations de fabrication.

Une fois la nomenclature créée, elle devient une référence essentielle pour la planification de
la production. Cette solution permet de générer automatiquement les ordres de fabrication
en se basant sur la nomenclature, en prenant en compte les niveaux de stock actuels et les
commandes en cours. Cette fonctionnalité facilite la gestion de la production, en assurant
une utilisation optimale des ressources et en évitant les ruptures de stock ou les surplus
inutiles.

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8. Centres de travail :
Les centres de travail dans Open ERP sont étroitement liés aux ordres de fabrication et à la
planification de la production. Lors de la création d'un ordre de fabrication, les centres de
travail associés à chaque opération sont automatiquement pris en compte, ce qui facilite la
gestion de la production et assure une traçabilité complète des opérations.

Grâce à la gestion des centres de travail dans Open ERP, les entreprises peuvent optimiser
leurs opérations de production. Le logiciel offre la possibilité de planifier et de gérer les
capacités des centres de travail, en tenant compte des contraintes de disponibilité et de
charge de travail. Cela permet d'éviter les goulets d'étranglement et d'assurer une utilisation
optimale des ressources.

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9. Gammes :
Dans le logiciel Open ERP, l'étape d'insertion des gammes est cruciale pour la gestion de la
production. Les gammes représentent les différentes étapes séquentielles nécessaires à la
fabrication d'un produit spécifique. Open ERP permet aux utilisateurs de créer et de gérer
facilement les gammes, en définissant les opérations, les temps de travail et les ressources
associées à chaque étape.

Lors de l'insertion des gammes dans Open ERP, les utilisateurs peuvent spécifier les
différentes opérations requises pour fabriquer un produit, telles que l'assemblage, l'usinage,
la peinture, etc. Ils peuvent également définir les temps de travail nécessaires pour chaque
opération, en tenant compte des contraintes de production et des compétences du personnel.

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10. Création d’un inventaire périodique :
Les utilisateurs peuvent sélectionner les produits et les emplacements de stock à inclure dans
l'inventaire. Le logiciel génère ensuite des listes de comptage, qui peuvent être utilisées lors
de la vérification physique des stocks. Une fois le comptage terminé, les utilisateurs peuvent
saisir les quantités réelles dans le système, et Open ERP les compare automatiquement aux
quantités enregistrées précédemment.

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Note : L'inventaire périodique dans Open ERP permet également de générer des rapports
d'inventaire détaillés, fournissant une vue d'ensemble précise de l'état des stocks. Ces
rapports peuvent inclure des informations telles que les écarts, les valeurs comptables, les
coûts des stocks, etc., offrant ainsi aux utilisateurs une analyse approfondie de la gestion des
stocks.

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11. Création des devis :
Lors de la création d'un devis dans Open ERP, les utilisateurs peuvent sélectionner les
produits ou services à inclure, en spécifiant les quantités, les prix unitaires et d'autres
informations pertinentes. Le logiciel permet également d'appliquer des remises, des taxes et
des frais supplémentaires, offrant ainsi une flexibilité pour adapter le devis aux besoins
spécifiques du client.

Une fois le devis créé, Open ERP génère automatiquement un document clair et
professionnel, prêt à être envoyé au client. Les utilisateurs peuvent personnaliser le format
du devis en ajoutant des informations supplémentaires telles que les conditions de paiement,
les délais de livraison ou toute autre clause contractuelle nécessaire. Ces devis peuvent être
envoyés par e-mail directement depuis le système, simplifiant ainsi le processus de
communication avec les clients.
En résumé, l'étape de création des devis dans le logiciel Open ERP simplifie et automatise le
processus de proposition commerciale. En utilisant cette fonctionnalité, les utilisateurs
peuvent générer rapidement des devis précis, les personnaliser selon les besoins du client et
suivre l'évolution des opportunités commerciales. Cela permet une gestion efficace des
ventes, favorisant ainsi la croissance et la rentabilité de l'entreprise.

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12. Les ordres des fabrications :
12.1 Lancement des ordres des fabrications :
Lors du lancement des ordres de fabrication dans Open ERP, les utilisateurs peuvent
sélectionner le produit à fabriquer, en spécifiant les quantités souhaitées. Le logiciel génère
alors automatiquement l'ordre de fabrication, intégrant les informations de la nomenclature,
des gammes de production et des ressources nécessaires. Les utilisateurs peuvent également
définir des délais de début et de fin, en tenant compte des contraintes de production et des
exigences des clients.

Une fois les ordres de fabrication lancés, Open ERP facilite le suivi et la gestion de la
production. Les utilisateurs peuvent visualiser l'état de chaque ordre de fabrication, en
connaissant les opérations déjà réalisées, celles en cours et celles à venir. Le logiciel offre
également la possibilité de saisir les temps de travail réels et d'enregistrer les quantités
produites, permettant une meilleure gestion des coûts et une évaluation précise des
performances.

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12.2 Traitement de colisage :
Traitement de colisage dans Open ERP, dont les utilisateurs peuvent sélectionner les produits
à inclure dans chaque colis en spécifiant les quantités. Le logiciel offre des options pour
définir la taille, le poids et d'autres caractéristiques du colis, ce qui permet de calculer les
frais d'expédition et de générer des étiquettes correspondantes. De plus, Open ERP permet de
gérer les colis groupés, où plusieurs colis peuvent être regroupés en une seule expédition.

Une fois les colis préparés, Open ERP facilite le suivi des expéditions. Les utilisateurs peuvent
générer des étiquettes d'expédition contenant les informations nécessaires telles que
l'adresse du destinataire, les détails de l'expéditeur et les codes de suivi. Ces étiquettes
peuvent être imprimées directement depuis le logiciel, simplifiant ainsi le processus
d'emballage et de marquage des colis. (Le colisage a été réalisé avec succès !)

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13. Factures clients :
Les utilisateurs peuvent sélectionner les commandes clients ou les contrats de service
correspondants. Le logiciel récupère automatiquement les informations pertinentes, telles que les
prix, les quantités et les conditions de paiement, pour générer des factures précises. Les
utilisateurs peuvent également personnaliser les factures en ajoutant des détails supplémentaires
tels que les coordonnées du client, les mentions légales ou les remises spécifiques.

Le suivi des paiements et la gestion des créances clients. Permission des utilisateurs pour
visualiser l'état des factures, savoir si elles sont payées, en attente de paiement ou en retard. Le
logiciel offre également des fonctionnalités de relance automatique pour les factures impayées,
permettant aux utilisateurs de gérer efficacement les délais de paiement et de réduire les
retards de recouvrement.

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Exemple des factures :

Le logiciel assure un suivi précis des factures émises, des paiements reçus et des
éventuels rappels de paiement. Grâce à une intégration complète avec d'autres
modules d'OpenERP, il permet également de gérer les relations clients, les
stocks et la comptabilité, offrant ainsi une vision globale de l'activité financière
de l'entreprise. En résumé, la partie factures dans le logiciel OpenERP simplifie
et optimise le processus de facturation, améliorant ainsi l'efficacité et la gestion
financière de l'entreprise.

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